Anexo D: Componente: Apoyo para el mejoramiento en el Control, Almacenamiento y Distribución de Bienes y Suministros en el Área de Almacenamiento y

Transcripción

1 Anexo D: Componente: Apoyo para el mejoramiento en el Control, Almacenamiento y Distribución de Bienes y Suministros en el Área de Almacenamiento y Distribución (AAD) del Ministerio de Salud

2 Reunión # 01 Equipo CC-MS Fecha Definición de lineamientos del proyecto, objetivos Dirección de División Administrativa, Ministerio de Salud. Hora de Inicio 1:30 p.m. Hora de Finalización 2:30 p.m. Entendimiento de la problemática, de la situación Definición de objetivos del proyecto Conocimiento de resultados de la auditoría 2:00 pm 3:00 pm MBA. Sandra Barrientos Escobar División Administrativa Presente Asistente UCR Presente Presentación de la situación actual de la Central de Almacenamiento y necesidades principales, a partir de los resultados del informe de la auditoría Definición de principales objetivos del proyecto Acuerdos: Revisión de informe de auditoría Preparación de Propuesta de Plan de Trabajo del Proyecto

3 Reunión # 02 Equipo CC-MS Fecha Visita para el entendimiento de la situación de la Central de Almacenamiento y Distribución (CAD) Central de Almacenamiento y Distribución (CAD) Hora de Inicio 1:30 p.m. Hora de Finalización 2:30 p.m. Visita a las instalaciones de la Central de Almacenamiento y 8:00 am 11:00 am Distribución (CAD) MBA. Sandra Barrientos Escobar División Administrativa Presente Ing. Cristian Madrigal Fonseca Gestión Inmobiliaria Presente Asistente UCR Presente Revisión de informe de auditoría Preparación de Propuesta de Plan de Trabajo del Proyecto 3 días Visita a las instalaciones para familiarización con la situación actual y las necesidades principales. Preparación de Propuesta de Plan de Trabajo del Proyecto

4 Reunión # 03 Equipo CC-MS Fecha Revisión del Plan de Trabajo Dirección de División Administrativa, Ministerio de Salud Hora de Inicio 9:00 a.m. Hora de Finalización 11:00 a.m. Revisión de actividades propuestas 8:00 am 11:00 am Revisión del cronograma propuesto MBA. Sandra Barrientos Escobar División Administrativa Presente Licda. Vanessa Arroyo Chavarría Proveedora Institucional Presente Lic. José Miguel Medina Mejías Unidad de Bienes y Servicios Presente Asistente UCR Presente Revisión de informe de auditoría Preparación de Propuesta de Plan de Trabajo del Proyecto 3 días Se revisaron las actividades y cronogramas, se detalló más este último, y se aprobó la propuesta. Doña Sandra va a hacer el contacto con el MAG para hacer un proceso de Benchmarking, de igual forma Licda. Vanessa con el Ministerio de Hacienda.

5 Reunión # 04 Equipo CC-MS Fecha Revisión de Avance de actividades y familiarización con procesos Central de Almacenamiento y Distribución (CAD) Hora de Inicio 9:00 a.m. Hora de Finalización 11:00 a.m. Revisión de avance de actividades 8:00 am 11:00 am Familiarización de puestos, funciones Asistente UCR Presente Aprobación del Plan de Trabajo Inicio de Benchmarking de procesos de almacenamiento con otras entidades similares al Ministerio de Salud 15 días Se revisaron las actividades y cronogramas Se estudiaron los procesos, funciones Queda de tarea el estudio de la documentación brindada y realización de benchmarking

6 Reunión # 05 Equipo CC-MS Fecha Benchmarking de Procesos de Almacenamiento Ministerio de Agricultura y Ganadería Hora de Inicio 3:00 p.m. Hora de Finalización 4:00 p.m. Entendimiento de manejo y procesos que emplean en el 1:00 pm 2:00 pm Ministerio de Agricultura y Ganadería Licda. Blanca Córdoba Proveeduría, Suministros - MAG Presente Asistente UCR Presente Realizar Benchmarking de los procesos con entidades similares al Ministerio de Salud. 15 días Inicio de Benchmarking de procesos de recepción, almacenamiento, control de inventarios y distribución; así como la organización del personal y sus funciones/roles. Entendimiento de situación real del MAG, similar al del Ministerio de Salud. Tampoco tienen manuales, ni controles efectivos del inventario. Su organización interna es sobreentendida mas no debidamente documentada.

7 Reunión # 06 Equipo CC-MS Fecha Revisión de Avance de actividades y familiarización con procesos Central de Almacenamiento y Distribución (CAD) Hora de Inicio 9:00 a.m. Hora de Finalización 11:00 a.m. Revisión de avance de actividades 9:00 am 11:00 am Propuesta de ajuste en cronograma Asistente UCR Presente Aprobación del Plan de Trabajo Inicio de Benchmarking de procesos de almacenamiento con otras entidades similares al Ministerio de Salud 15 días Se revisaron las actividades y cronogramas Se conversó sobre dudas de la documentación prestada Se presentaron algunas ideas para la propuesta Se acordaron las siguientes fechas y metodologías: * semana Julio: Propuesta de Manual de estructura y funciones, revisión y validación con jefaturas atinentes * semana Julio: entrevistas con funcionarios CAD para presentación de funciones, validación y recolección de información sobre procedimientos. * semana Julio: Correcciones Manual de funciones, presentación documento final. Elaboración de propuesta de Manual de Procedimientos * semana 3-7 Agosto: Propuesta de Manual de procedimientos, revisión y validación con jefaturas atinentes. * semana Julio: entrevistas con funcionarios CAD para presentación de procedimientos, validación Desde esta semana y paralelo a la validación, dar inicio a las consideraciones de distribución de planta, pues se espera a finales de agosto finalizar la limpieza respectiva

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9 Reunión # 07 Equipo CC-MS Fecha Revisión de Propuesta de Manual de Funciones e inicio de procesos Dirección de División Administrativa, Ministerio de Salud Hora de Inicio 1:30 p.m. Hora de Finalización 3:30 p.m. Revisión de funciones y procesos propuestos 1:00 pm 4:00 pm MBA. Sandra Barrientos Escobar Dirección División Administrativa Presente Lic. José Miguel Medina Mejías Unidad de Bienes y Servicios Presente Asistente UCR Presente Revisión de Propuesta de Manual de organización y funciones + principales procesos asociados 15 días Se revisó la estructura, las funciones y procesos Se acordó hablar en términos de Área y Sub-Áreas No hay Director sino Coordinador general Varias observaciones y detalles Prioridad el procedimiento de registro y plaqueo Próxima reunión el jueves 24 de septiembre.

10 Reunión # 08 Equipo CC-MS Fecha Revisión de Avance de actividades y familiarización con procesos Central de Almacenamiento y Distribución (CAD) Hora de Inicio 9:00 a.m. Hora de Finalización 11:00 a.m. Revisión de avance de actividades 9:00 am 11:00 am Propuesta para distribución planta Asistente UCR Presente Se revisaron las actividades y cronogramas Se conversó sobre dudas de la documentación prestada Se presentaron algunas ideas para la propuesta 15 días Se revisaron las actividades, se plantearon propuestas y planes de acción Ha sido difícil establecer reuniones con todos los involucrados, en parte por ello los atrasos y reuniones parciales. Mucha comunicación vía correo electrónico.