PLAN DE DIVULGACIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN ALTIPAL S.A.

Transcripción

1 ALCANCE Desde que es rediseñado, documentado y aprobado un procedimiento, hasta que es almacenado el formato de capacitación firmado por parte de los asistentes a la divlugación, en la plataforma Az Digital. RESPONSABLE Los responsables de hacer cumplir este documento son los Directores de cada una de las áreas involucradas con los documentos y el Coordinador Nacional de Mejoramiento Continuo. DEFINICIONES 1. Az Digital: Es un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM), desarrollado para manejar grandes volúmenes de información de una manera sencilla y eficiente. Por medio del cual se puede administrar toda la información no estructurada de una organización y almacenar de manera centralizada cualquier tipo de contenido digital. 2. Divulgación: Difundir, promover o publicar algo para ponerlo al alcance del personal interesado. 3. Go to meeting: Es una herramienta que permite a los usuarios de PC y Mac organizar o asistir a reuniones en línea en cualquier momento y en cualquier lugar. PASO A PASO 1. Se debe contar con el procedimiento documentado y aprobado con las correspondientes firmas de quien Elaboró, Revisó y Aprobó, tal como se muestra a continuación: 2. Una vez el procedimiento cuente con las firmas correspondientes, debe ser escaneado y almacenado por parte de un integrante del área de Mejoramiento Continuo (únicas personas que tienen permisos de Administradores en todo lo referente a colecciones de procedimientos), en la plataforma Az Digital; donde podrá ser visualizado por todos los empleados de la compañía, en la siguiente ruta: Gestión de Contenido/ Mis colecciones/ Procedimientos Divulgados/ Procedimientos pendientes por divulgar

2 3. A continuación se debe proceder a indagar con cada una de las personas responsables del cumplimiento de los procedimientos, los empleados a los cuales se les debe divulgar la información. De acuerdo a la cantidad de personas, es recomendable realizar la programación de la divulgación teniendo en cuenta que la herramienta Go to Meeting tiene la posibilidad de permitir el ingreso de máximo 16 asistentes, sin embargo para que se tenga mayor claridad en la realización de la socialización es recomendable hacerla a un máximo de 10 personas por sesión. 4. Una vez se tengan identificadas las personas a las cuales se les vaya a realizar la divulgación, se debe proceder a realizar la programación de la misma; por ejemplo para mayor facilidad al momento de programar y divulgar puede ser realizada en sesiones diferentes para cada una de las Regionales que tiene Altipal S.A. (Regional Norte, Regional Centro, Regional Oriente). Para realizar la programación se hace necesario solicitar a una de las personas que cuenta con los permisos como organizadores en esta herramienta de programar la divulgación, quienes pueden ingresar a progamarla como se muestra a continuación: 5. Una vez realizada la programación en la herramienta Go to meeting, se va a tener un link a través del cual se podrá acceder a la herramiento en la hora y fecha programadas, posteriormente se debe programar la reunión con el personal involucrado enviando este link, tal como se muestra a continuación:

3 6. En el momento de la divulgación se debe ingresar a la herramienta Go to meeting tal como se muestra a continuación: a. Si es la primera vez que se ingresa a la heramienta, es necesario realizar la instalación del software necesario. b. A continuación iniciará la instalación y se solicitará el ingreso del nombre del usuario y el tal como se muestra: c. Posteriormente saldrá una pequeña ventana que indica que se esta conectando correctamente a la herramienta: d. Una vez se encuentre conectada la herramienta se podrá visualizar a que corresponde la programación, el presentador y organizador de la misma. * El asistente podrá visualizarlo de la siguiente forma:

4 * El organizador y presentador puede visulizarlo de la siguiente forma, la persona que vaya a realizar la divulgación debe dar click en Show My Screen (A), con el fin de que los asistentes puedan visualizar en la pantalla el material de apoyo. I. La pantalla del organizador podrá ser visualizada entonces por los asistentes, de la siguiente forma: II. Una vez se verifique que se encuentran todos los asistentes, se explica la metodología a seguir que normalmente es: * Aplicar la opción B, para poner en silencio a todas las personas * Realizar una explicación de la información referente al procedimiento. * En el caso que alguién tenga alguna duda solicita la palabra a través del chat. * El organizador da la palabrá al mismo dando click en el microfono verde que aparece junto al nombre de la persona. * Finalmente una vez divulgada toda la información se da click en la opción C, con el fin de reanudar el sonido a todos los asistentes y atender las inquietudes presentadas.

5 7. Finalmente es enviado el FORMATO DE CAPACITACIÓN DE PROCEDIMIENTOS GM.001.FOR.CEP.002; para que sea firmado por los asistentes y devuelto escaneado, a la persona encargada de realizar la solicitud, con el fin de llevar trazabilidad de quienes se encuentren capacitados. 8. Posteriormente una vez sea recibido el FORMATO DE CAPACITACIÓN DE PROCEDIMIENTOS GM.001.FOR.CEP.002 con las correspondientes firmas, debe ser almacenado en la plataforma Az Digital, donde podrá ser visualizado únicamente por las personas del área de Mejoramiento Continuo quienes estarán prestas a poner a disponibilidad esta documentación en el momento que cualquier persona la necesite; en la ruta: Gestión de Contenido/ Mis colecciones/ ACTAS DE CAPACITACIONES, en la carpeta de la gestión correspondiente.

6 9. Finalmente y una vez haya sido divulgado el procedimiento a las personas involucradas en el mismo; el procedimiento que se encuentra almacenado en Az Digital en la ruta: Gestión de Contenido/ Mis colecciones/ Procedimientos Divulgados/ Procedimientos pendientes por divulgar; se debe mover con la opción que se muestra en la parte superior, de la siguiente imágen, a la ruta: Gestión de Contenido/Mis Colecciones/Procedimientos Divulgados/ Procedimientos ALTIPA S.A, en la gestión correspondiente.