ELE. OfiELE. Completo Programa de Gestión integral de una Escuela de Español como Lengua Extranjera E/LE. Dossier de producto

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María Rosario Padilla Montero
hace 8 años
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1 Completo Programa de Gestión integral de una Escuela de Español como Lengua Extranjera E/LE Dossier de producto

2 Introducción Completo Programa de Gestión integral de una Escuela de español como lengua extranjera E/LE Las Escuelas de Español para Extranjeros presentan unas necesidades de gestión muy específicas y unas necesidades metodológicas que no pueden ser resueltas con herramientas informáticas de uso genérico ni con el uso de programas estándar, de manera realmente operativa y, por tanto, productiva para la Administración y Gerencia de la Escuela. Conscientes de esa necesidad, desde AFTIE se nos lanzó el reto de desarrollar una aplicación que cubriera todos los aspectos relacionados con la actividad diaria de la Escuela, desde la parte administrativa (contabilidad, facturación, tesorería, inventarios, liquidaciones...) hasta de gerencia (informes y estadísticas), pasando por la comercial (web pública con motor de reservas, CRM con seguimiento de contactos y generación de campañas), la documental (certificados, registros...), la docencia (creación de cursos y grupos, planning de horarios, control de asistencia...), hasta la logística (traslados, reserva de alojamientos, actividades...). Con los 30 años de experiencia de Ofimática en el desarrollo de toda clase de software empresarial (sobre todo en las áreas de Turismo y Hostelería) y la aportación de la experiencia en la gestión de la docencia y administración de varias Escuelas asociadas, la solución ha sido crear el programa como una herramienta totalmente diseñada para satisfacer de forma integrada todas las necesidades de las distintas áreas de la Escuela, eliminando la introducción de datos repetitivos y enlazando todos los procesos, consiguiendo así el incremento de productividad de todo el personal y una agilización máxima del funcionamiento diario de la Escuela.

para la Administración y Gerencia de la Escuela.

3 Procesos Matrículas y Reservas (vía web o tradicional). Cursos (con desglose de Clases) y Precios. Plannings Horarios (Clases, Grupos y Profesores). Fichas de Alumnos (general, académica y financiera). Fichas de Profesores (general, académica y financiera). Proveedores. Agencias de Viaje / Colaboradores. Alojamiento con Planning. Traslados. Actividades. Otros Servicios ofrecidos. Docencia. Facturación. Liquidaciones (Proveedores, Colaboradores y Profesores). Diplomas. Control de Material didáctico: Biblioteca. Videoteca... CRM de alumnos. Evaluación de la Calidad. Finanzas: Cobros, Gastos, Caja... Control Presupuestario. Banca electrónica y Pasarela de Pago. Registro Documental. Integración Contabilidad.

Alojamiento con Planning. Traslados. Actividades. Otros Servicios ofrecidos. Docencia. Facturación. Liquidaciones (Proveedores, Colaboradores y Profesores). Diplomas.

4 Características Generales Desarrollado con filosofía Cloud Computing (en la "nube"): los programas pueden estar en los ordenadores locales de la Escuela o en un Servidor de Internet (propio o, más recomendable, Datacenter externo), así se podrá trabajar desde cualquier lugar y ordenador con una simple conexión a internet (teletrabajo). Distribución por módulos y gestión multipuesto y multiusuario por medio de contraseñas y concesión de permisos a los usuarios. No todos tienen permiso para acceder a toda la información. Acceso protegido por contraseñas de acuerdo a la Ley Protección de Datos. Gestión especial centralizada en el Alumno, con amplia toma de información. Agenda personal de cada usuario. Gestión avanzada de plannings. Gestión documental. Gestión de Biblioteca, Videoteca y Libros para la clase: - Inventario. - Control de préstamos con alarmas señaladas y antes de la fecha prevista de salida del estudiante. - Avisos al imprimir los certificados. - Control de préstamos a profesores y personal con alarmas señaladas y antes de la fecha prevista de fin de contrato. Autocopia de seguridad diaria (hasta 1 Gb) en datacenter externo. La parte administrativa está integrada con la plataforma Web para la recogida automática de las reservas y matrículas, así como el alojamiento de la documentación del Alumno (facturas, recibos, certificados ) para su descarga desde la web. Se puede (debe) mantener la web de cada Escuela, simplemente es necesario sustituir (o añadir) el botón de "Reservas on Line" para integrar el motor de reservas de. Se incluye conexión a la Pasarela de Pagos del banco de cada Escuela. Permite facturar a los Alumnos directamente o a Empresas, Agencias...

Distribución por módulos y gestión multipuesto y multiusuario por medio de contraseñas y concesión de permisos a los usuarios. No todos tienen permiso para acceder a toda la información.

5 Gestión Académica Facilita al Profesor y Jefatura de Estudios los modelos a cumplimentar de un modo fácil y rápido: Informes, Control de Asistencia de Alumnos, Certificados, Expedientes... Exportación opcional a Word, Excel y emisión de documentación. Profesores Control Asistencia y Evaluaciones. Liquidaciones. Alumnos tutelados.

6 Jefe de Estudios Aulas: distribución de grupos por niveles, asignaturas, horas y profesores. Horarios individualizados para cada profesor y estudiante. Control de peticiones de tipo académico. Control de participación en actividades y excursiones. Control de calidad en las clases y actividades: emisión de cuestionarios al respecto. Control de Asistencia e introducción de observaciones y calificaciones de exámenes parciales y final. CVs de profesores. Boletines de notas o conceptos evaluables. Elaboración de plannings. Gráficos y estadísticas sobre: - Número de estudiantes por fechas. - Número de alumnos por grupos. - Número de alumnos por tipos de curso. - Estadísticas de aprobados y suspensos. - % de asistencia de cada estudiante: global y semanal. - Calificaciones de pruebas internas y media final.

Control de Asistencia e introducción de observaciones y calificaciones de exámenes parciales y final. CVs de profesores. Boletines de notas o conceptos evaluables. Elaboración de plannings.

7 Gestión Administrativa Alumnos: Inscripción de matrículas y datos personales. Descarga de datos desde el Formulario de inscripción de la web. Alojamiento: día de llegada, salida, tipo de alojamiento, noches extras. Planning de alojamientos. Emisión de Hojas de pago personalizadas. Listas de llegadas y salidas. Transfers. Actividades. Ventas de Otros Productos (seguros...). Tarifas de Precios de cada concepto. Chequeo de Facturas. Liquidaciones de Proveedores, Agencias y Profesores. Emisión de Pagos. Elaboración automática de recibos. Elaboración semiautomática de otros documentos (Contratos, impresos de Prolongación de Curso, Hoja de Desistimiento, Cartas para Visado... Elaboración automática de facturas. Elaboración automática de la contabilidad (Diarios, Mayores, Balances...). Control de Cobros y Pagos pendientes. Amortizaciones. Análisis de Rentabilidad. Control Presupuestario con Gráficos. Profesores: resumen mensual de horas trabajadas y previsión de pagos con datos para previsión de nómina. Control de calidad en los servicios: emisión de cuestionarios al respecto. Estadísticas (alumnos, cursos, comparativos...).

Ventas de Otros Productos (seguros...). Tarifas de Precios de cada concepto. Chequeo de Facturas. Liquidaciones de Proveedores, Agencias y Profesores. Emisión de Pagos.

8 Fidelización de Clientes (CRM) Base de Datos integrada de los Alumnos con histórico de contactos. Alumnos potenciales y otros ficheros de colectivos, colaboradores... Seguimiento de todos los contactos habidos. Elaboración y seguimiento de Presupuestos. Campañas de Comunicaciones por , sms, mailings... Alertas de cumpleaños, onomásticas, recordatorios... Actividades pendientes. Agenda personalizada por usuario. Estadísticas por Medios de Captación y tipo de Contactos. Actividad de Comerciales y Colaboradores. Control de Quejas y Reclamaciones. Elaboración cuestionarios de Calidad. Control de Calidad.

Elaboración y seguimiento de Presupuestos. Campañas de Comunicaciones por email, sms, mailings... Alertas de cumpleaños, onomásticas, recordatorios.

9 Con OfiCRM los Comerciales tendrán toda su actividad planificada, llevando un perfecto seguimiento (Diario y Mensual) de todos los Contactos y Actividades pendientes, así como sus Comunicaciones y Asuntos Personales. El seguimiento y planificación de los Contactos es uno de los elementos fundamentales de una buena gestión CRM y del aumento de su productividad. Con OfiCRM podrá clasificarlos en Teléfono, , Visita, Correo, Fax, Mailing, Feria y Otros. Tendrá a la vista otros Contactos Anteriores y posteriores previstos, la persona con la que contactar, hora y duración prevista, motivo y temas a tratar, productos de su interés, resultado del contacto, acciones posteriores a tomar y cuándo... todo bajo su control para una perfecta optimización de su tiempo y gestión comercial. Incluso desde el propio Contacto podrá crear una Oportunidad de Venta o un Presupuesto e imprimirlo o enviárselo por directamente. OfiCRM incorpora numerosos listados e informes, estándar y generados por el propio usuario, que le ayudarán a tener un mayor conocimiento=control) de lo que pasa comercialmente en su empresa: Pirámides de Clientes, Clasificación de Clientes ABC, Establecimiento y Control de Objetivos, Informes de Ventas por Vendedores, Zonas, Sectores, Productos...

Con OfiCRM podrá clasificarlos en Teléfono, email, Visita, Correo, Fax, Mailing, Feria y Otros.

10 Gestión Documental Generación de Documentos vinculados al Alumno y a otras áreas y actividades de la Escuela. Con esta utilidad podrán generarse tantos documentos como necesiten, en base a los textos fijos que escriban más campos de los ficheros que puedan cruzar. Cada documento tendrá su nombre más la extensión idioma para que puedan tener el mismo documento en los idiomas que quieran. Ejemplos de posibles documentos: PreConfirmación. Inscripción. Confirmación Inscripción. Hoja de Inscripción. Certificados. Prolongación curso. Hoja Desistimiento. Alojamiento Residencia propia. Alojamiento Piso compartido. Carta recibimiento en el hotel. Información del Estudiante (Individual). Información del Estudiante (Grupos). Información del Estudiante (Adolescentes). Información para las familias. Mantenimiento Pisos. Información General. Certificado Asistencia. Certificado Aptitud. Cuestionario Cambio Alojamiento. Diploma Español.

Cada documento tendrá su nombre más la extensión idioma para que puedan tener el mismo documento en los idiomas que quieran. Ejemplos de posibles documentos: PreConfirmación. Inscripción.

11 Flujo de procesos Clases Cursos Alojamiento Actividades Transfers Otros Pdtos Otros Procesos Control Calidad Registro Documentos Biblioteca Videoteca Estadísticas Informes Oferta Web Alumnos CRM Matrícula Aulas Clases Profesores Cobros Facturas Planning Finanzas Liquidación Docencia Asistencia Contabilidad Proveedores Recepción Facturas Control Presupuestario Pagos

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