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1 CÓDIGO: DSI-002 Página 1 de 34 ESPECIALES ADMINISTRADOS POR BANCOLDEX INDICE CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO Régimen Jurídico Valores Institucionales AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA VALIDEZ DE LA PROPUESTA IDIOMA Y MONEDA DE LA PROPUESTA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA CLÁUSULA DE PROPIEDAD INTELECTUAL RESPONSABILIDAD DE LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN) POLÍTICAS DE SEGURIDAD FECHA Y LUGAR DE ENTREGA DE PROPUESTAS METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS ACLARACIONES DEL CONTENIDO DE LA PROPUESTA ACTIVIDADES ADICIONALES NO PREVISTAS CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS SOLUCIÓN REQUERIDA INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA SOLUCIÓN REQUERIDA SERVICIO CORREO SERVICIO ALMACENAMIENTO SERVICIO COMUNICACIÓN SERVICIO TRANSFERENCIA ARCHIVOS PUBLICO PTP A FILE SERVER CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE CAPITULO IV. ESQUEMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TECNICA/FUNCIONAL DEL PROPONENTE... 20

2 Página 2 de DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN PLATAFORMA TECNOLÓGICA QUE SOPORTARÁ LA SOLUCIÓN Arquitectura Tecnológica Características Generales de la Plataforma Tecnológica Software que requiere la solución para funcionar Hardware que soportará la solución requerida Migración de datos para la operatividad de la solución Servicios profesionales que prestará en sitio o desde su empresa SOPORTE DEL SERVICIO A LA SOLUCIÓN OFRECIDA GARANTÍA SOPORTE TÉCNICO A LOS SERVICIOS PROFESIONALES EXPUESTOS EN LA SOLUCIÓN OFRECIDA CAPACITACIÓN QUE BRINDARÁ A LA SOLUCIÓN OFRECIDA VALOR AGREGADO QUE APORTARÁ A LA SOLUCIÓN OFRECIDA EQUIPO DE TRABAJO QUE INTEGRARÁ A LA REALIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN PLAN DE TRABAJO A EJECUTAR EN LA REALIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN ENTREGA Y PUESTA EN MARCHA DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA ESQUEMA DE IMPLANTACIÓN Y ADECUACIÓN PRUEBAS DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA Y DE USUARIO RECIBO Y ENTREGA DEFINITIVA SEGURIDAD QUE POSEE LA SOLUCIÓN OFRECIDA CAPITULO V - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA CARTA DE PRESENTACIÓN COSTOS RELACIÓN DE COSTOS OTROS COSTOS FORMA DE PAGO CAPITULO VI ELABORACIÓN DEL CONTRATO TÉRMINOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN PÓLIZAS DE GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRAÍDAS DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS RESPONSABILIDAD CIVIL SUBCONTRATOS... 34

3 Página 3 de 34 CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA 1.1 ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR Actualmente los Programas Especiales tienen implementado el servicio de correo, comunicación y colaboración en la nube bajo la plataforma de Google Apps for bussines para 153 usuarios con las siguientes características: Drive Backupify Cloudkey Signature Vault Hangout Esta plataforma les ha permitido a los usuarios de los Programas Especiales tener su servicio de correo y colaboración de una manera segura, estable y de fácil acceso. Los programas especiales están compuestos por Programa de Transformación Productiva PTP, la Unidad de desarrollo en innovación UDI y Fondo de Modernización e Innovación para las Mipymes FMI los dominios de correo que componen los programas especiales son los siguientes Innpulsacolombia.com Ptp.com.co :

4 Página 4 de ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO Régimen Jurídico Bancóldex es una sociedad anónima de economía mixta, organizada como establecimiento de crédito bancario y vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, enfocado en la financiación de capital de trabajo, la inversión, el arrendamiento financiero o leasing y la creación, adquisición y capitalización de empresas. Creado por la Ley 7 de 1991, la cual está reglamentada en el Decreto 2505 de Esta Ley dispuso la transformación del Fondo de Promoción de Exportaciones - Proexpo - en el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A.

5 Página 5 de Valores Institucionales El proponente deberá dar lectura al documento titulado Valores Institucionales y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de dichos valores. Estos documentos se encuentran en el ANEXO 1 Valores Institucionales. 1.3 AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO Actualmente Bancóldex basa su tecnología de información en los siguientes componentes: - Ofimática: Se dispone de una red interna con computadores personales en sistemas operativos Windows 7 conectados a un dominio en el cual cada funcionario posee herramientas de oficina a través del paquete Office 2010 y 2013 de Microsoft. - Directorio Activo: Forest functional level: Windows Server 2008 R2 Domain functional level: Windows Server 2008 R2. - Telecomunicaciones: Se dispone de una red interna LAN soportada en switch Cisco, cuenta con un cableado estructurado categoría 6ª fabricante Systimax y una red externa que provee los servicios de internet, correo electrónico, intranet y extranet. - Servicio correo y colaboración en la nube Bancóldex: Office 365 plan E1 con Archivado de Exchange Online - Google Apps: Los Programas especiales tienen su correo con Google Apps y comparten el mismo Directorio Activo de Bancóldex. - Antivirus: Symantec Endpoint Protection versión 12.1 para servidores y computadores personales - Google Apps Password Sync y Google Apps Directory Sync 1.4 OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR El Banco de Comercio Exterior de Colombia está interesado en contratar lo siguiente: - Suscribir 153 licencias de servicio de correo, comunicación y colaboración en la nube mediante la modalidad de licenciamiento por un periodo de 12 meses y todas las actividades necesarias que se requieran para llevar a cabo este propósito para los usuarios de los programas especiales: Programa de Transformación Productiva PTP, la Unidad de desarrollo e innovación UDI y Fondo de Modernización e Innovación para las Mipymes FMI

6 Página 6 de 34 - Realizar las actividades necesarias para llevar a cabo la migración de los buzones de correo del servicio actual de los programas especiales: Programa de Transformación Productiva PTP, la Unidad de desarrollo e innovación UDI y Fondo de Modernización e Innovación para las Mipymes FMI hacia el servicio de correo en la nube utilizado por Bancóldex actualmente. - Realizar las actividades necesarias para la migración de los públicos Programa de Transformación Productiva PTP ubicadas en la nube hacia el File Server local del banco. - Realizar las actividades necesarias para la migración de la información personal de los usuarios alojadas en el sistema actual de almacenamiento a la nueva plataforma de almacenamiento en la nube. 1.5 ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR Contratar con un proveedor autorizado por el fabricante que suministre las suscripciones de licencias de servicio de correo, comunicación, colaboración en la nube, la migración de servicio de correo de los programas especiales hacia la plataforma de correo en la nube que actualmente tiene Bancóldex buscando la unificación y facilitando la administración de estos, el cual deberá cumplir con todas las especificaciones de licencias y de servicios profesionales para alcanzar el objeto del contrato y las descritas en el apartado 2.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA SOLUCIÓN REQUERIDA, garantizando la migración de la totalidad de los buzones, confiable y transparente para el usuario final. 1.6 CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA Presentación de la propuesta Las ofertas deberán ser presentadas en medio físico (impresas), así como la carta de presentación de la oferta, el formato de vinculación de clientes y los documentos solicitados en él, si es el caso, debidamente numerada, las cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado en sobres sellados, debidamente rotulados en su parte exterior con el nombre, dirección, teléfono y número de fax del proveedor, número de folios de que consta y la indicación del contenido del sobre según sea: Original impreso y la copia en medio electrónico. En caso de discrepancia entre el original impreso y la copia en medio electrónico se tendrá en cuenta la información contenida en el original impreso.

7 Página 7 de 34 Las propuestas técnicas y económicas deben presentarse en formato original, junto con el registro de proveedores del Banco debidamente diligenciado, con sus respectivos anexos. La presentación completa de los documentos exigidos es un factor de calificación dentro del proceso. Ver página No se aceptarán propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente. No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación, salvo que hayan sido solicitadas por el Banco. Tampoco se aceptarán las propuestas enviadas por correo electrónico Carta de presentación de la propuesta La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por su representante legal o por el apoderado constituido para el efecto; diligenciar el ANEXO 2 Carta de presentación de la propuesta Validez de la propuesta Las propuestas deben tener una validez mínima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación Idioma y moneda de la propuesta Toda la información y datos que tenga que presentar el proponente en su oferta deberán estar en idioma castellano. En los casos en que deba aportar información que se encuentre en un idioma diferente, deberá presentar su correspondiente traducción al castellano a no ser que se trate de aspectos muy técnicos que no son de total traducción y que pueden ser entendidos en su enunciado original. En la propuesta deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo todos los costos en que pueda incurrir durante toda la vigencia del contrato y los impuestos correspondientes,

8 Página 8 de 34 por ejemplo IVA. El proveedor deberá contemplar cualquier costo, dado que si no se informa, el posible sobre costo deberá asumirlo el proponente para el completo desarrollo del proyecto. Los valores en moneda extranjera deben expresarse en pesos colombianos indicando la tasa utilizada para la reexpresión y se debe dejar expreso, que dichos valores serán los que se aprueben para el contrato, independientemente de la TRM vigente a la fecha de su legalización. De esta forma, el valor aprobado de la propuesta no tendrá modificaciones durante el proceso de formalización. El contrato que se lleve a cabo entre las partes se elaborará en idioma castellano e indicando los precios expresados en pesos colombianos Veracidad de la información suministrada Tanto el Banco como los proveedores están obligados a responder por la confidencialidad de la información recibida y entregada durante el proceso de selección de proveedores. Bancóldex, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el proponente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el proponente Cláusula de propiedad intelectual Los derechos de propiedad intelectual de toda clase de creaciones protegidas por esta disciplina (Derecho de Autor y Derechos Conexos, etc), que se generen con motivo de la ejecución de los trabajos y actividades objeto del contrato y que se concretan en el presente documento, en cuanto a Derechos patrimoniales (Reproducción, comunicación pública, transformación y distribución), resultados del contrato, conclusiones, productos desarrollados u obtenidos durante la ejecución del contrato o de explotación económica pertenecerán al Bancóldex. El proveedor recibirá a cambio de los trabajos contratados, la remuneración pactada y acordada y conservará los derechos morales respectivos a favor del equipo de trabajo conformado.

9 Página 9 de Responsabilidad de la elaboración de la propuesta (Confidencialidad de la información) El contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de contratación o por cualquier otro motivo, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados. La información que conozca el proponente durante el proceso debe ser entendida como confidencial y dará un adecuado tratamiento Políticas de seguridad El proponente deberá dar lectura al documento titulado Políticas de la información y deberá diligenciar la carta sobre la aceptación de dichas políticas. Estos documentos se encuentran en el ANEXO 3 Políticas corporativas Fecha y lugar de entrega de Propuestas Las propuestas técnicas y económicas deberán ser entregadas debidamente firmadas, junto con los documentos exigidos en la Calle 28 #13A-15 Piso 39 Bogotá - Oficina de correspondencia dirigida al Departamento de Sistemas. La fecha límite de entrega es el día 19 de mayo de 2015 hasta las 01:00 PM. Las propuestas técnicas no deben incluir costos de ninguna naturaleza, pero si cantidades y especificaciones necesarias para calificar el diseño de la misma. La propuesta económica debe clarificar costos unitarios y globales de la solución. Las cantidades deben coincidir puntualmente en la propuesta técnica y económica. Las propuestas deberán ser entregadas en sobres cerrados, con su respectiva carta remisoria, la cual debe indicar con claridad el número de la invitación a cotizar a la cual hace referencia y si la propuesta es técnica o económica. (Esto está en el ítem presentación de la propuesta) BANCÓLDEX S.A, se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin

10 Página 10 de 34 necesidad de dar explicación alguna a los oferentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de los proponentes Metodología para la evaluación de propuestas La metodología de evaluación de propuestas se basará en los criterios de evaluación especificados por el Banco antes de la publicación de este documento, teniendo en cuenta los aspectos solicitados en los términos de referencia, con el fin de identificar las propuestas que por su calidad, coherencia técnica, funcional, experiencia y prestación de servicio, sin análisis de costos (evaluación técnica), ameriten ser tenidas en cuenta en la evaluación por cada una de las áreas del Banco, quienes son las encargadas de realizar el análisis y calificación para cada factor de evaluación correspondiente. Igualmente se hará verificación de la documentación básica requerida que deberá adjuntar el proponente. La evaluación está compuesta por un puntaje técnico del 80% y por uno económico correspondiente al 20%; por tanto, la propuesta que obtenga un porcentaje de cumplimiento alto en la evaluación técnica, así como, una evaluación económica ajustada a las necesidades del Banco, será señalada como la mejor opción. Ningún proponente podrá ser considerado con una puntuación inferior al 80% de la evaluación técnica. Los criterios a evaluar se relacionan a continuación: 1. Empresa 2. Cumplimiento características técnicas solución de correo, comunicación y colaboración en la nube 3. Garantía, soporte, capacitación y gestión del cambio 4. Implementación y migración de información 5. Experiencia

11 Página 11 de Aclaraciones del contenido de la propuesta El Banco solicitará por medio de la Dirección de Sistemas, mediante comunicación escrita de ser necesario, ampliar el contenido de su oferta o aclarar temas sobre la propuesta. Los proponentes podrán solicitar las aclaraciones y/o explicaciones que consideren necesarias para presentar su propuesta, para ello podrán formular por escrito vía correo físico o electrónico a los contactos César F. García, correo electrónico (cesar.garcia@bancóldex.com) y/o Gonzalo Fino Tovar (gonzalo.fino@bancóldex.com) hasta el día 14 de mayo de :00 p.m Actividades adicionales no previstas BANCÓLDEX podrá ordenar, por escrito, la ejecución de las actividades adicionales no previstas por las partes siempre que las mismas resulten necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto contractual y la debida atención de las finalidades de la contratación. El proponente no ejecutará dentro del desarrollo del contrato actividades adicionales no previstas que generen mayor valor del contrato sin la previa suscripción del respectivo contrato adicional y la ampliación y/o modificación de las garantías correspondientes. Cualquier actividad que se realice sin la suscripción del respectivo contrato adicional será asumida por cuenta y riesgo del proponente, de manera que Bancóldex no reconocerá su costo Causales de Rechazo de la propuesta BANCÓLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes. Algunas causales de rechazo son: El proponente no cumpla con las condiciones mínimas de participación. El proponente no cumpla con los requisitos definidos los presentes términos de referencia. El proponente no aporte toda la documentación requerida en el presente documento.

12 Página 12 de 34 Se haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. Se incluya información que no sea veraz. Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana. El proponente no entrega la propuesta en la fecha limite 19 de mayo de 2015 a las 01:00 PM Previo al proceso de Evaluación, EL BANCO hará la consulta de control previo de LAFT y centrales de riesgo de los proponentes. Si el proponente se encuentra reportado en alguna de las listas de consulta de Bancóldex, la propuesta se considera rechazada inmediatamente. El proponente ha sido condenado por delitos contra la Administración Pública, estafa y abuso de confianza que recaigan sobre bienes del Estado, utilización indebida de información privilegiada, lavado de activos y soborno transnacional. Criterios de desempate. Entre los criterios de desempate a tener en cuenta, la oferta ganadora será aquella que acredite que por lo menos el 10% de la nómina del proponente la conforman empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la Ley 361 de 1997 debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año a la presentación de la propuesta. CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS 2.1 SOLUCIÓN REQUERIDA Los Programas Especiales requiere la suscripción de 153 licencias de servicio de comunicación y colaboración en la nube, por un periodo de 12 meses renovable si así lo desea, bajo el esquema de computación en la nube que permita la unificación de la plataforma de los programas especiales hacia la plataforma de servicios en la nube que Bancóldex posee actualmente, estos servicios deben estar enmarcados en una plataforma que garantice alta disponibilidad, contingencia, seguridad de la información, acceso seguro a los servicios desde internet para los funcionarios, simplificando la administración y gestión de los servicios. 2.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA SOLUCIÓN REQUERIDA

13 Página 13 de Servicio Correo Las siguientes son las especificaciones técnicas mínimas requeridas que se deben tener en cuenta para el servicio de correo en la nube, la implementación y la migración de los buzones de correo. Licencias a) Proveer un total de 153 suscripciones de licencia de servicio de correo en la nube plan E1 con Archivado de Exchange Online, el modelo de servicio y facturación debe tener la posibilidad de manejar bajo demanda, Seguridad y Privacidad: a) El proveedor no deberá analizar o procesar el contenido de los correos electrónicos de la entidad para ningún propósito diferente al servicio contratado b) El proveedor deberá configurar la sincronización del Directorio Activo de la entidad, de tal manera que la creación y mantenimiento de usuarios y listas de distribución estén centralizados en el directorio local. Esta sincronización deberá incluir la contraseña de cada usuario de tal manera que los usuarios puedan usar sus credenciales locales para acceder a los servicios provistos. c) Se debe especificar que certificaciones de seguridad y procesos cuenta la solución ofrecida. d) El proponente deberá garantizar que los buzones puedan ser respaldados y resguardarlos al menos por 3 meses con el fin de cumplir con las políticas internas del Banco, y así mismo recuperar esa información de una manera fácil e integra, si la solución se hará con una herramienta de tercero favor detallarla en la propuesta técnica y económica con un ítem adicional. El proveedor deberá implementar los componentes necesarios para la implementación de servicio de correo en la nube y tener en cuenta lo siguiente para su implementación:

14 Página 14 de 34 a) Validar si los anchos de banda de internet actual de programas especiales en su oficina principal son los adecuados para el funcionamiento de servicio de correo en la nube. b) El proveedor deberá configurar la sincronización del Directorio Activo de la entidad, de tal manera que la creación y mantenimiento de usuarios y listas de distribución estén centralizados en el directorio local. Esta sincronización deberá incluir la contraseña de cada usuario de tal manera que los usuarios puedan usar sus credenciales locales para acceder a los servicios provistos. c) La solución debe tener la capacidad de personalización de firma de pie de correo especial para los programas especiales y difiere a la actual de los funcionarios de Bancldex, el mensaje de seguridad y ecológico, colores, fuentes y el aspecto general de los mensajes de correo preferiblemente contar con despliegue automático personalizable para todas las cuentas del dominio. Esto incluye la posibilidad de incluir logos e imágenes. El proponente deberá indicar como podrá cumplir con esta solicitud y detallar los elementos tecnológicos a utilizar para tal propósito, si utilizará programas de terceros para cumplir este requisito debe ser detallados en la propuesta técnica y en la económica. Esta firma debe aplicar tanto para el cliente Outlook como el OWA. d) Preparar toda la infraestructura para la migración de los buzones e) Activar las licencias adquiridas en el portal del fabricante. f) Implementar servicio de correo electrónico para los dominios o subdominios que los programas especiales dispongan (Cambio registros (mx, txt, spf, etc) y demás configuraciones que se necesiten. g) Redirigir el correo electrónico hacia el servicio de correo en la nube de Bancóldex. h) Describir la posible personalización del acceso web del correo teniendo en cuenta que ya existe una página de personalización para los usuarios de Bancóldex i) Configuración y validación de correo desde dispositivos móviles y en clientes Outlook que disponga los programas especiales. j) Permitir el envío de correos de forma masiva. k) En caso que la entidad decida migrar a una nueva plataforma al finalizar el periodo de suscripción, el contratista se compromete a entregar una copia de cada buzón en un formato estándar que permita su migración, sin costos adicionales a los estipulados en la propuesta económica a presentar, detallar en que formato se entregará esta información.

15 Página 15 de 34 2) El proveedor deberá asegurar y detallar durante el proceso de la migración como mínimo los siguientes ítems: a) Migrar la totalidad de los buzones. Para esta migración deberá minimizarse el impacto en usuarios finales. En caso de requerir herramientas de terceros para este fin, estas deben ser provistas en su totalidad por el proveedor y deben ser detalladas en la propuesta técnica y económica como un ítem aparte b) Especificar si la migración compromete la seguridad de las contraseñas de los usuarios de los programas especiales, detallar esta actividad como se abarcaría. c) La migración debe hacerse de manera íntegra y debe considerar un mínimo tiempo de indisponibilidad del servicio para el usuario. d) La migración debe considerar todos los buzones que se encuentran en la plataforma actual de los programas especiales con la característica de Vault habilitado. e) Migrar direcciones de correo secundarias o alias de correo electrónico, salas, delegación de buzones, buzones compartidos, libreta de direcciones, contactos, políticas, reglas, retenciones, firmas definidas para los usuarios y demás configuraciones que existan en el sistema de correo actual. f) Migración de reglas de filtrado (conexión, contenido, filtrado de salida) existentes en la solución de Antispam actual a la servicio de correo en la nube de Bancóldex g) El proponente debe especificar todos los riesgos que puedan existir en esta actividad, así como su mitigación y asignar los responsables de cada una de ellas Servicio almacenamiento El proponente deberá cumplir con las siguientes actividades como mínimo para el servicio de almacenamiento personal de los actuales usuarios de los programas especiales Instalación del cliente para almacenamiento personal sobre cada uno de los usuarios de los programas especiales, indicar la forma de instalación de este cliente. Migración de los archivos y permisos que actualmente tienen los usuarios de los programas especiales en el almacenamiento personal actual hacia la nueva plataforma, si utilizará

16 Página 16 de 34 programas de terceros para cumplir este requisito debe ser detallados en la propuesta técnica y en la económica Describir los tipos de archivos que se puedan guardar en este nuevo servicio de almacenamiento en la nube y el tamaño máximo por archivo a guardar en este servicio Servicio comunicación El proponente deberá cumplir con las siguientes actividades como mínimo para el servicio de comunicación de los actuales usuarios de los programas especiales : Entrega de requerimientos técnicos necesarios para ejecutar las implementaciones del servicio de comunicaciones en la nube (puertos, software, permisos, etc) Definir condiciones técnicas mínimas para operar con servicio de comunicaciones en la nube en ambiente nuevo. Validar si los anchos de banda de internet actual de los programas especiales en su oficina principal son los adecuados para el funcionamiento de servicio de comunicaciones en la nube. Instalación del cliente en todos los equipos de cómputo de los usuarios de los programas especiales para aprovechar todas las características del servicio de comunicación, indicar la forma de instalación de este cliente. Debe cumplir con las siguientes características técnicas e indicar cuál de ellas se lograría vía web y/o mediante cliente instalado en el equipo: o Debe informar la presencia en tiempo real (como fotos, estado de disponibilidad y ubicación) o Debe realizar llamadas de voz a través del equipo a otros usuarios del servicio de mensajería instantánea o Debe crear, moderar y unirse a reuniones web, de audio y video programadas con personas dentro de la organización. La activación de estas licencias debe contar con la característica de activar o desactivar licencias de forma granular para un usuario o conjunto de usuarios, también debe indicar si desde el portal web puede quitar o adicionar características a un usuario en particular o grupos de usuarios particulares.

17 Página 17 de 34 Definir los registros en internet para que el servicio pueda operar. Describir sobre los fabricantes y versiones de dispositivos móviles los cuales son soportados por el producto propuesto y también sus limitantes. Debe permitir llamadas de audio y/o video entre los usuarios de Bancóldex y de los programas especiales de alta definición, indicar número máximo de participantes simultáneos Servicio transferencia archivos publico PTP a File server El proponente deberá cumplir con las siguientes actividades como mínimo para el servicio de comunicación de los actuales usuarios de los programas especiales Garantizar una réplica exacta de la información que se cuenta en la nube con la que se debe tener a File server. Detallar la forma de realizar este procedimiento : actividades, tiempos, recursos, software, si utilizará programas de terceros para cumplir este requisito debe ser detallados en la propuesta técnica y en la económica Plan de riesgos para esta actividad CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE 3.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Los interesados deben (a título individual u oferente plural) realizar una presentación general de su empresa, en la cual se puede conocer el objeto de su negocio, su estructura organizacional y operacional para desarrollar el objeto de este proceso en diferentes ciudades del país, el talento humano con que cuenta a nivel interno y los instrumentos que dispone para contratar profesionales y técnicos, su capacidad de asociación, trayectoria en el mercado.

18 Página 18 de 34 En lo relativo con la estructura organizacional, es de especial interés conocer si la empresa cuenta con los siguientes documentos, los cuales debe adjuntar a la propuesta: a. Misión, visión, objetivos b. Personal vinculado y/o asociado con experiencia en proyectos similares, diligenciar ANEXO 4 COMPOSICION DEL EQUIPO DE TRABAJO del proponente asignado al proyecto. c. Sucursales en algunas de las ciudades en las que se va a desarrollar el contrato, si aplica d. Responsabilidad social y ambiental. e. Estados financieros que permitan acreditar el estado económico en el que se encuentra la empresa; en caso de tener estados financieros negativos, explicar por qué y cómo soportarán la participación en la contratación. f. Presentar el certificado de inscripción Registro Único tributario RUT. g. Certificado de existencia y representación legal, o sus documentos equivalentes en caso de personas jurídicas, expedidos dentro del mes anterior a la fecha señalada para la presentación de las manifestaciones de interés. h. Tiempo de permanencia en el mercado. i. Experiencia en implementaciones o servicios similares al solicitado en este documento. j. Informar si ha tenido o tiene contratos u órdenes de servicio con el Banco y en caso afirmativo indicar los números y fechas de los mismos. k. Diligenciar el formato de Vinculación, Actualización de clientes, naturales o jurídicos, con todos los documentos anexos correspondientes. l. Actualización de los documentos, en el caso de las empresas que tienen contrato vigente con el Banco. Si aplica. m. Diligenciamiento del ANEXO 5 CERTIFICACIÓN/CUESTIONARIO SOBRE LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN AL TERRORISMO exigido por el gobierno para procesos de contratación. n. Incluir resumen ejecutivo de la propuesta Deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del representante legal de la persona jurídica cuyas facultades deberán constar en los documentos antes mencionados y ser suficientes para presentar la propuesta y celebrar y ejecutar el contrato. En caso de resultar necesario, deberán adjuntar las autorizaciones adicionales que se requieran.

19 Página 19 de 34 Como complemento de este documento, la empresa podrá adjuntar el catálogo de presentación o portafolio de servicios de la empresa, así como la dirección de la página web si dispone de ella. 3.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE La empresa deberá demostrar experiencia en desarrollo de proyectos similares del objeto que plantea este documento y adjuntar en un formato la empresa y datos del contacto como dirección, número de teléfono y fecha en la que se desarrollaron las actividades del plan de trabajo de los proyectos realizados. El proponente deberá certificar como mínimo 3 contratos de implementación y/o migración del servicio de correo en la nube (mínimo cada contrato de 1000 buzones) en los últimos 2 años, deseable al menos uno de ellos en el sector financiero. El proponente deberá certificar mediante carta emitida por el fabricante que está avalado para ser distribuidor de las licencias e instalación de los productos y servicios ofrecidos en la nube. Incluir nivel de calificación dado por el fabricante, esta certificación no debe tener fecha de expedición superior a 45 días. Estas certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información para ser calificada: Nombre o razón social del contratante Datos básicos del contratante (ciudad, teléfono, dirección, correo electrónico del contacto del contratante) Objeto del contrato Fecha de inicio o suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del contrato (indicar por lo menos el año) Calificación del servicio (Excelente, Bueno, Regular) Diligenciar ANEXO 6 - EXPERIENCIA DEL PROPONENTE.

20 Página 20 de 34 CAPITULO IV. ESQUEMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TECNICA/FUNCIONAL DEL PROPONENTE 4.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA El proponente deberá detallar los conceptos y términos que son particulares de su propuesta, con el fin de tener un mejor entendimiento por parte del Banco. Es importante hacer aclaración expresa de su diferencial con respecto al mercado y cuál es la fortaleza de su propuesta. Todo lo anterior debidamente justificado en argumentos técnicos y funcionales 4.2 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN El proponente deberá presentar de una manera resumida las características generales de la solución ofrecida, que cubra los requerimientos funcionales y no funcionales solicitados. Además de servicios que ofrezcan un valor agregado para la solución Plataforma Tecnológica que soportará la solución A continuación, en los puntos detallados dentro de este numeral, el proponente dará respuesta a la plataforma tecnológica que soporta el sistema ofrecido. Particularmente, se debe aclarar el modo de operación general de la solución propuesta. La propuesta deberá tener especificados cada uno de los elementos y componentes que hacen parte de la solución, los cuales sean prerrequisito para la implementación y funcionamiento de ésta. De no ser explicito, se asume estas serán presentadas por el proponente como parte integral de su propuesta Arquitectura Tecnológica Especificar la arquitectura de los diferentes componentes; hardware, software, comunicaciones, datos, otros recursos de tecnología, que tendrá la solución propuesta y si existirá convivencia entre la solución actual y la propuesta.

21 Página 21 de 34 Debe incluir los requerimientos mínimos y óptimos necesarios para la implementación. Relacionar un gráfico con la arquitectura de la solución propuesta con todos los elementos que interactúen en esta Características Generales de la Plataforma Tecnológica. El proponente debe dar claridad de cuál es la plataforma tecnológica en que está desarrollada la solución que ofrece, detallando requerimientos de software, hardware, comunicaciones, esquemas de seguridad, datos y recurso humano necesarias para el desarrollo de la solución Software que requiere la solución para funcionar El proponente debe especificar si la solución propuesta comprende o requiere de algún software específico para que la solución funcione con todas sus características, el proponente deberá especificar: Nombre completo. Versión. Proveedor o casa de software que lo distribuye. Propuesta del esquema adecuado de dicho licenciamiento. Especificación de compatibilidad con otros sistemas y plataformas sobre las que puede operar. Si los costos de licenciamiento son incluidos en los valores generales de la solución propuesta Hardware que soportará la solución requerida. Detallar la arquitectura de hardware que soporta la solución. Se debe especificar los requerimientos mínimos y óptimos en que trabaja la solución y si estos deben ser suministrados por Bancóldex. Las interacciones que se deben dar entre cada uno de los componentes

22 Página 22 de Migración de datos para la operatividad de la solución El proponente deberá presentar un plan de migración inicial de datos para la operatividad de la solución indicando la participación del Banco y del proponente y qué condiciones se requieren para obtener una funcionalidad de las dos soluciones y migración exitosa. Se debe mencionar si se utilizará una herramienta de terceros para las migraciones tanto de correo como de almacenamiento personal, también si existirá una convivencia entre la solución de correo actual de los programas espaciales y la de Bancóldex, indicar cuánto tiempo durará la migración total de la migración de los buzones y de almacenamiento personal Servicios profesionales que prestará en sitio o desde su empresa El proveedor de la solución deberá estar conformado como mínimo del siguiente personal: Gerente de proyectos: Profesional en ingeniería con matrícula profesional vigente expedida por la autoridad competente, certificado PMP y/o especialización en gerencia de proyectos. Experiencia profesional de más de 5 años y experiencia especifica en más de 5 años como director de proyectos relacionados con implementación Office 365 Ingenieros implementadores: Profesionales en ingeniería con matricula profesional vigente expedida por la autoridad competente, certificados como MCSA en Office 365, experiencia profesional de más de dos años y experiencia especifica en más de tres contratos relacionados con la implementación de Office SOPORTE DEL SERVICIO A LA SOLUCIÓN OFRECIDA La propuesta debe incluir adicional al servicio de soporte del fabricante a la suscripción de licencias de servicio de correo en la nube los siguientes servicios para la implementación y migración de correo adquirida: Garantía Tramite de garantía: La propuesta debe indicar el tiempo de garantía a los servicios de implementación, migración de correo y todo lo expuesto en el punto 2.2, mínimo 1 mes a

23 Página 23 de 34 partir de la fecha de la firma del acta de cierre, especificar un procedimiento claro para el trámite de garantía del servicio contratado Soporte Técnico a los servicios profesionales expuestos en la solución ofrecida El proveedor por intermedio del fabricante debe presentar el respectivo acuerdo de nivel de servicio (SLA, Service Level Agreement) que respalde el nivel de 99,9%, indicar con claridad las respectivas multas o sanciones en caso de incumplimiento. La plataforma debe ofrecer soporte en español a través de Internet (Portal de Administración) y Telefónico 7x24x365. Una vez finalizada el tiempo de garantía de los servicios de implementación y migración de las actividades expuestas en el punto 2.2 del presente documento, el proponente debe proporcionar una bolsa de 40 horas para uso exclusivo de Bancóldex y los programas espaciales de una manera proactiva o reactiva para los servicios de Servicio de correo y colaboración en la nube implementados y configurados. Serán valorados los tiempos de respuestas dados mediante una tabla especificando los ANS. La caducidad de esta bolsa de horas será la fecha de finalización de suscripción de las licencias de servicio de correo en la nube según quede registrado en portal de administración, para este ítem también se deben indicar con claridad las respectivas multas o sanciones en caso de incumplimiento Capacitación que brindará a la solución ofrecida La solución debe incluir capacitación técnica certificada como mínimo de 24 horas por parte del proponente para dos (2) personas. Se debe incluir la totalidad del contenido o temario a tratar y la disponibilidad, como mínimo se debe incluir los siguientes temas para los administradores: o Administración de usuarios o Suscripciones o Solicitudes de servicio técnico o Antispam

24 Página 24 de 34 Para la mesa de ayuda se debe incluir capacitación sobre configuración, acceso, verificación de primer nivel sobre servicios de comunicación y colaboración en la nube para 10 personas con una intensidad de 5 horas como mínimo Se debe incluir capacitación presencial para usuario final sobre la herramienta de correo que se contrate, esta capacitación debe ser enfocada en el uso de la herramienta vía web. La capacitación debe darse a un 100% de usuarios de las licencias finalmente adquiridas. Deberá ser considerado actividades para la gestión del cambio y detallarlo dentro de un plan Capacitación de almacenamiento, servicios de comunicación y servicios de colaboración para un 100% de las licencias finalmente adquiridas. El proponente deberá entregar contenidos de capacitación que puedan utilizarse en plataformas virtuales y que apoyen el proceso de apropiación de las herramientas Valor Agregado que aportará a la solución ofrecida El proveedor deberá especificar qué valor agregado entregará al Banco como parte de su solución. 4.4 EQUIPO DE TRABAJO QUE INTEGRARÁ A LA REALIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN El proponente deberá contar, para la ejecución del contrato, con la totalidad del equipo humano requerido en la presente propuesta. Para efectos de la evaluación, el proponente deberá presentar, junto con su oferta, la documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos exigidos para el equipo de trabajo. El equipo de trabajo principal deberá ser presentado por el proponente, diligenciando el formato Composición del equipo de trabajo del proponente, incluyendo la información allí requerida, la cual deberá ser soportada de conformidad con los criterios y condiciones anteriormente mencionadas. El equipo de trabajo principal, con su perfil mínimo, es el relacionado a continuación: Cargo No de personas % de tiempo asignado Duración estimada en meses Formación académica Tipo de Experiencia Específica (certificada) Salario Beneficios

25 Página 25 de 34 Además del personal relacionado anteriormente, deberá contar con los profesionales o técnicos que se requieran para cumplir cabalmente el objeto del contrato tanto en su plazo como en calidad, y se deberá contar con todo el apoyo y todo el personal administrativo de la oficina central. Nota: El Banco no tendrá ningún tipo de responsabilidad laboral con el empleado, ésta depende totalmente del proveedor. 4.5 PLAN DE TRABAJO A EJECUTAR EN LA REALIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN El Proponente deberá presentar con la propuesta un cronograma o plan de trabajo en el cual describa los procesos/actividades requeridos para alcanzar el objeto de la solución requerida, explicando claramente el número de días de la actividad y profesionales dedicados para desarrollar cada actividad relacionada en el cronograma. El cronograma debe cumplir con las siguientes condiciones: a. Explicar claramente la relación entre las distintas actividades, especificando la ruta crítica. b. Indicar los productos específicos a ser presentados y su oportunidad (informes, reportes, etc.). c. Indicar el personal empleado en cada actividad, de manera que garantice el adecuado cumplimiento del objeto del presente proceso según los términos de referencia. d. El cronograma general debe presentarse respecto de las actividades a ejecutar, Identificar entregables, plan de pago y secuencia prevista para las actividades detalladas en esta contratación. Identificando: Actividades, fecha de inicio, fecha de terminación, hitos, ruta crítica. La secuencia y duración de cada una de las actividades debe estar discriminada en semanas. Si la propuesta llegara a ser seleccionada, al momento de la firma del acta de inicio, se deberá entregar a Bancóldex el cronograma detallado y ajustado, teniendo en cuenta el presentado inicialmente.

26 Página 26 de 34 Bancóldex a través del Supervisor del contrato verificará el desarrollo del cronograma presentado, la dedicación del personal ofrecido, los resultados esperados y en general el cumplimiento de los compromisos adquiridos. 4.6 ENTREGA Y PUESTA EN MARCHA DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA Esquema de Implantación y Adecuación. El proponente deberá describir la metodología que será utilizada durante la adecuación e implantación de la solución ofrecida. Así mismo deberán especificarse los tiempos, recursos del Banco requeridos y recursos del proveedor ofrecidos para la implantación exitosa de su solución de acuerdo con un cronograma de actividades propuesto. De igual manera, el proponente deberá comprometerse a realizar las adecuaciones o extensiones necesarias para que la solución ofrecida cumpla totalmente con los requerimientos definidos en estos términos. El proponente deberá destacar: Metodología de implantación del servicio que incluya como mínimo: Planeación detallada del proceso de instalación, prueba y migración del objeto del contrato. Tiempo de configuración y adecuación para los requerimientos funcionales que se comprometen a realizar. Pruebas: Técnicas y de usuario. o Esquema de funcionamiento. Capacitación. Equipo de trabajo (Banco y proveedor). Resultados/productos de cada fase. Cronograma de trabajo general del proyecto

27 Página 27 de Pruebas de la Solución Ofrecida El proveedor se debe comprometer a realizar las pruebas técnicas de la solución ofrecida antes de iniciar las pruebas del Banco e implantación, las cuales incluyen: Pruebas para verificar que la solución ofrecida funciona correctamente. Pruebas de sincronización de contraseñas forzada y automática Pruebas de envío y recepción de correo del servicio de correo en la nube (Outlook, dispositivos móviles) Pruebas de envío de correo de aplicativos que usan el servicio de correo Pruebas orientadas a verificar la integridad de los datos después de la migración. Pruebas para verificar que el servicio ofrecido funciona como se esperaba. Pruebas de rendimiento Pruebas de integridad de información al migrar la información personal de los usuarios a la nueva plataforma de almacenamiento en la nube Pruebas de integridad de información de la transferencia archivos publico PTP a File server Documentación técnica y de usuario El proponente deberá entregar la documentación técnica del proyecto en español incluyendo los siguientes elementos: Documentación final de la solución implementada. Documento requerimientos técnicos para soportar el servicio de comunicaciones y colaboración en la nube. Manuales de administración y configuración de la solución ofrecida. Manuales de usuario final de la solución ofrecida Manuales de configuración de servicio de comunicaciones y colaboración en la nube para los siguientes elementos: o Correo: Outlook 2010 y Dispositivos móviles (Android, Iphone y Windows Phone) o Mensajería instantánea: En caso de requerirse la instalación del cliente sobre el equipo

28 Página 28 de 34 Licenciamiento de la solución Manual instalación cliente de almacenamiento en la nube Recibo y Entrega Definitiva BANCÓLDEX considerará implementada la solución cuando se hayan cumplido los siguientes eventos: Las pruebas hayan finalizado con resultados a satisfacción del Banco. Se haya migrado la información de la solución actual a la solución propuesta previa verificación por parte del Banco. Se hayan realizado todos los cursos de capacitación para el personal definido por el Banco. Se hayan entregado y aprobado los manuales y documentos solicitados por el Banco. Se haya firmado un acta de terminación y aceptación por parte de los responsables autorizados por el Banco, de aceptar la solución ofrecida, y por el proveedor, el representante autorizado Seguridad que posee la solución ofrecida El proponente debe cumplir al menos siguiente cumplimiento regulatorio y certificaciones de seguridad: Aspectos previstos en el numeral 3.2 de la C.E. 042 de 2012 y en general disposiciones en relación con Protección de Datos Personales para información sensible: o Terceros que participan en la solución de la nube ( cadena de valor de la nube ) o Cómo funciona la administración de copias de seguridad durante la ejecución del contrato o Acuerdos de nivel de servicio tanto para disponibilidad como para desempeño del sistema. o Devolución y destrucción de la información al término del contrato o Tratamiento transfronterizo de datos

29 Página 29 de 34 o Localización de los datos : Sitio principal y de contingencia en el que estarán los datos del Banco o Control de acceso por roles y responsabilidades o Control de usuarios que atienda las políticas de administración de usuarios del SGSI Certificación Seguridad ISO Certificación Seguridad SSAE 16 Type II Certificación Seguridad FISMA Si cuenta con otras certificaciones a nivel de seguridad favor relacionarlas en las propuestas. CAPITULO V - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA 5.1 CARTA DE PRESENTACIÓN. El proveedor presentará por separado su propuesta económica, con carta dirigida a la Dirección del Departamento de Sistemas de Bancóldex. Todos los valores que se estimen en la propuesta económica deberán presentarse en pesos colombianos. En caso que el valor de fábrica se exprese en moneda extranjera debe quedar explicito la tasa de cambio en la que se hizo la reexpresión y establecer cuál se tomará para el momento del pago. 5.2 COSTOS. La propuesta debe indicar claramente precios unitarios y totales para cada ítem, discriminando IVA, descuentos y la tasa de arrendamiento. Diligenciar ANEXO 7 Diligenciar el formato Propuesta económica del proponente Relación de costos El proponente debe discriminar cada uno de los costos en su propuesta económica con relación a la solución planteada. Ej. Software, servicios profesionales, licencias, etc.