DOCUMENTO BANCÓLDEX INDICE

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1 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 1 de 16 INDICE 1. CAPITULO I GENERALIDADES DE LA PROPUESTA ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO RÉGIMEN JURÍDICO VALORES INSTITUCIONALES AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR LUGAR DE PRESENTACION DE LOS SERVICIOS CONDICIONES PARA LA GESTION DE LA PROPUESTA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA VALIDEZ DE LA PROPUESTA IDIOMA Y MONEDA DE LA PROPUESTA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA CLÁUSULA DE PROPIEDAD INTELECTUAL RESPONSABILIDAD DE LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA POLÍTICAS DE SEGURIDAD FECHA Y LUGAR DE ENTREGA DE PROPUESTAS METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS CRITERIOS DE DESEMPATE CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN ACLARACIONES DEL CONTENIDO DE LA PROPUESTA ACTIVIDADES ADICIONALES NO PREVISTAS CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA CAPITULO II REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS CAPITULO III PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE CAPITULO IV CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA... 13

2 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 2 de CARTA DE PRESENTACIÓN COSTOS OTROS COSTOS FORMA DE PAGO CAPITULO V - ELABORACIÓN DEL CONTRATO TÉRMINOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN OBLIGACIONES DEL BANCO OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CONTRATO PÓLIZAS DE GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRAÍDAS DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES GARANTÍA TÉCNICA SUBCONTRATOS... 15

3 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 3 de CAPITULO I GENERALIDADES DE LA PROPUESTA 1.1 ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR Dentro de los procesos de actualización tecnológica planeados por el Banco, es necesario contar con herramientas que se encuentren alineadas a las mejores prácticas y estándares que actualmente tiene el mercado con el fin de poder prestar un mejor servicio a nuestros usuarios internos. Teniendo en cuenta que el Banco inició el levantamiento e implementación de sus procesos tecnológicos adoptando una metodología ITIL, se hace necesario migrar o cambiar la actual herramienta que utiliza la mesa de ayuda de Bancóldex, con el fin de que ésta pueda soportar la implementación de éstos. 1.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO RÉGIMEN JURÍDICO Bancóldex es una sociedad anónima de economía mixta, organizada como establecimiento de crédito bancario y vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, enfocado en la financiación de capital de trabajo, la inversión, el arrendamiento financiero o leasing y la creación, adquisición y capitalización de empresas.

4 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 4 de 16 Creado por la Ley 7 de 1991, la cual está reglamentada en el Decreto 2505 de Esta Ley dispuso la transformación del Fondo de Promoción de Exportaciones - Proexpo - en el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A VALORES INSTITUCIONALES El proponente deberá dar lectura al documento titulado Valores Institucionales y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de dichos valores. Estos documentos se encuentran en el anexo 1 Valores Institucionales. 1.3 AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO Actualmente Bancóldex basa su tecnología de información en los siguientes componentes: - Ofimática: Se dispone de una red interna con computadores personales conectados a un servidor que dispone a cada funcionario de herramientas de oficina a través del paquete Office de Microsoft. - Telecomunicaciones: Se dispone de una red interna LAN soportada en switch Cisco, cuenta con un cableado estructurado categoría 6ª fabricante Systimax y una red externa que provee los servicios de internet, correo electrónico, intranet y extranet. Los servicios de Internet se soportan en un servidor WEB, un servidor de aplicaciones con OAS y un servidor de bases de datos. Algunas de las aplicaciones están soportadas en J2EE, ASP y.net de Microsoft, el sistema de Telefonía está basada en tecnología Siemens open scape v.3 - Core Bancario: Se cuenta con el Core bancario T24 de Temenos, contabilidad en AS400 en proceso de migración, tecnologías de objetos web enabled y aplicaciones cliente servidor. Además se cuenta con aplicaciones de negocio desarrolladas en ambiente Windows y diferentes bases de datos, primando entre ellas Oracle, Sybase y SQL. - Sistema de Información Gerencial: Componente tecnológico basado en servidores HP con sistema operativo Windows y ambiente de bases de datos Oracle. Se utiliza Business Object como herramienta permanente de consulta para los usuarios. 1.4 OBJETIVOS DEL SERVICIO A CONTRATAR Bancóldex, Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., invita a las entidades interesadas a cotizar el licenciamiento de una herramienta para la mesa de ayuda del Departamento de Sistemas que cumpla con los siguientes objetivos: Poder implementar los procesos de TI bajo estándares ITIL. Poder hacer la administración del inventario de software y hardware que actualmente tiene el banco de manera automática.

5 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 5 de 16 Prestar soporte tecnológico a las estaciones de los funcionarios que actualmente tiene el Banco de manera rápida y eficiente. Poder generar reportes e indicadores de gestión con el objetivo de poder medir el proceso de TI que presta actualmente el Departamento de Sistemas al Banco. Manejar el control del licenciamiento del Banco con el fin de poder cumplir todo lo relacionado con derechos de autor. 1.5 ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR El Banco requiere migrar o adquirir a una nueva herramienta para la mesa de ayuda de Bancóldex que permita la implementación de los procesos de tecnología bajo un estándar ITIL y que permita el cumplimiento de los objetivos específicos a los que hace referencia el documento denominado anexo técnico. 1.6 LUGAR DE PRESENTACION DE LOS SERVICIOS Los servicios de la presente convocatoria se realizarán en la sede principal de Bancóldex ubicada en la ciudad de Bogotá. 1.7 CONDICIONES PARA LA GESTION DE LA PROPUESTA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las ofertas deberán ser presentadas en medio físico (impresas), así como la carta de presentación de la oferta, el formato de vinculación de clientes, los documentos solicitados en él y la garantía de seriedad de la oferta, si es el caso, debidamente numerada, las cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado en sobres sellados, debidamente rotulados en su parte exterior con el nombre, dirección, teléfono y número de fax del proveedor, número de folios de que consta y la indicación del contenido del sobre según sea: Original impreso y la copia en medio electrónico. En caso de discrepancia entre el Original impreso y la copia en medio magnético, se tendrá en cuenta la información contenida en el Original impreso. Las propuestas técnicas y económicas deben presentarse en formato original, junto con el registro de proveedores del Banco debidamente diligenciado, con sus respectivos anexos. La presentación completa de los documentos exigidos es un factor de calificación dentro del proceso. Ver página No se aceptarán propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente. No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación, salvo que hayan sido solicitadas por el Banco. Tampoco se aceptarán las propuestas enviadas por correo electrónico.

6 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 6 de CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por su representante legal o por el apoderado constituido para el efecto; diligenciar el anexo 2 Plantilla Carta de presentación de la propuesta VALIDEZ DE LA PROPUESTA Las propuestas deben tener una validez mínima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación IDIOMA Y MONEDA DE LA PROPUESTA Toda la información y datos que tenga que presentar el proponente en su oferta deberán estar en idioma castellano. En los casos en que deba aportar información que se encuentre en un idioma diferente, deberá presentar su correspondiente traducción al castellano a no ser que se trate de aspectos muy técnicos que no son de total traducción y que pueden ser entendidos en su enunciado original. En la propuesta deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo todos los costos en que pueda incurrir durante toda la vigencia del contrato y los impuestos correspondientes, por ejemplo IVA. El proveedor deberá contemplar cualquier costo, dado que si no se informa, el posible sobre costo deberá asumirlo el proponente para el completo desarrollo del proyecto. Los valores en moneda extranjera deben expresarse en pesos colombianos indicando la tasa utilizada para la reexpresión y se debe dejar expreso, que dichos valores serán los que se aprueben para el contrato, independientemente de la TRM vigente a la fecha de su legalización. De esta forma, el valor aprobado de la propuesta no tendrá modificaciones durante el proceso de formalización. El contrato que se lleve a cabo entre las partes se elaborará en idioma castellano e indicando los precios expresados en pesos colombianos VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA Tanto el Banco como los proveedores están obligados a responder por la confidencialidad de la información recibida y entregada durante el proceso de selección de proveedores. Bancóldex, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el proponente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el proponente CLÁUSULA DE PROPIEDAD INTELECTUAL Los derechos de propiedad intelectual de toda clase de creaciones protegidas por esta disciplina (Derecho de Autor y Derechos Conexos, etc.), que se generen con motivo de la

7 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 7 de 16 ejecución de los trabajos y actividades objeto del contrato y que se concretan en el presente documento, en cuanto a Derechos patrimoniales (Reproducción, comunicación pública, transformación y distribución), resultados del contrato, conclusiones, productos desarrollados u obtenidos durante la ejecución del contrato o de explotación económica pertenecerán al Bancóldex. El proveedor recibirá a cambio de los trabajos contratados, la remuneración pactada y acordada y conservará los derechos morales respectivos a favor del equipo de trabajo conformado RESPONSABILIDAD DE LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA El contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de contratación o por cualquier otro motivo, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados. La información que conozca el proponente durante el proceso debe ser entendida como confidencial y dará un adecuado tratamiento POLÍTICAS DE SEGURIDAD El proponente deberá dar lectura al documento titulado Políticas Corporativas y deberá diligenciar el anexo 3 sobre el entendimiento y cumplimiento de dichas políticas. Los documentos mencionados forman parte de las propuestas entregadas al Banco FECHA Y LUGAR DE ENTREGA DE PROPUESTAS Las propuestas deberán ser entregadas debidamente firmadas, junto con los documentos exigidos en la Calle 28 #13A-15 Piso 39 Bogotá - Oficina de correspondencia dirigida al Departamento de Sistemas. La fecha límite de entrega es el día 05 de enero de 2015 hasta las 04:00 PM. Las propuestas deberán ser entregadas en sobres cerrados debidamente foliadas, con su respectiva carta remisoria, la cual debe indicar con claridad el número de la invitación a cotizar a la cual hace referencia y si la propuesta es técnica o económica. BANCOLDEX S.A, se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente convocatoria y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los oferentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguno de los proponentes METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS La metodología de evaluación de propuestas se basará en los criterios de evaluación especificados por el Banco antes de la publicación de este documento, teniendo en cuenta los aspectos solicitados en los términos de referencia, con el fin de identificar las

8 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 8 de 16 propuestas que por su calidad, coherencia técnica, funcional, experiencia y prestación de servicio, sin análisis de costos (evaluación técnica), ameriten ser tenidas en cuenta en la evaluación por cada una de las áreas del Banco, quienes son las encargadas de realizar el análisis y calificación para cada factor de evaluación correspondiente. Igualmente se hará verificación de la documentación básica requerida que deberá adjuntar el proponente. La evaluación está compuesta por un puntaje técnico del 80% y por uno económico correspondiente al 20%. Ningún proponente podrá ser considerado con una puntuación inferior al 80% de la evaluación técnica. Dentro de la propuesta técnica se evaluarán los siguientes aspectos:

9 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 9 de CRITERIOS DE DESEMPATE Cuando entre dos o más propuestas se presente un empate en la calificación total obtenida, se tendrán en cuenta los siguientes criterios de desempate en su orden: a. El mayor puntaje en componente técnico. b. El mayor puntaje en el componente económico y de valores agregados. c. La oferta que acredite que por lo menos el 10% de la nómina del proponente la conforman empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas en la Ley 361 de 1997 debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un año a la presentación de la propuesta CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN El desarrollo de esta convocatoria tendrá lugar de conformidad con el siguiente cronograma, el cual podrá ser modificado por el Banco sin restricción, mediante la publicación de adendas. EVENTO FECHA Y HORA Apertura y publicación de los Términos de Diciembre 11 de 2014 Referencia Fecha límite de formulación de inquietudes Diciembre 19 de 2014 Respuesta a las inquietudes formuladas Diciembre 26 de 2014 Cierre de la invitación y límite de entrega Enero 05 de 2015 hasta las 4 pm de propuestas ACLARACIONES DEL CONTENIDO DE LA PROPUESTA El Banco solicitará por medio de la Dirección de Sistemas, mediante comunicación escrita de ser necesario, ampliar el contenido de su oferta o aclarar temas sobre la propuesta. Los proponentes podrán solicitar las aclaraciones y/o explicaciones que consideren necesarias para presentar su propuesta, para ello podrán formular por escrito vía correo físico o electrónico a los contactos: Oscar Alfonso Hernández Onriza (oscar.hernandez@bancoldex.com) o Patricia Verjel Ibañez (patricia.verjel@bancoldex.com) hasta el día 19 de diciembre de 2014.

10 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 10 de ACTIVIDADES ADICIONALES NO PREVISTAS BANCOLDEX podrá ordenar, por escrito, la ejecución de las actividades adicionales no previstas por las partes siempre que las mismas resulten necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto contractual y la debida atención de las finalidades de la contratación. El proponente no ejecutará dentro del desarrollo del contrato actividades adicionales no previstas que generen mayor valor del contrato sin la previa suscripción del respectivo contrato adicional y la ampliación y/o modificación de las garantías correspondientes. Cualquier actividad que se realice sin la suscripción del respectivo contrato adicional será asumida por cuenta y riesgo del proponente, de manera que Bancóldex no reconocerá su costo CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA BANCOLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes. El proponente no cumpla con las condiciones mínimas de participación. El proponente no cumpla con los requisitos definidos los presentes términos de referencia. El proponente no aporte toda la documentación requerida en el presente documento. Se haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. Se incluya información que no sea veraz. Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana. Previo al proceso de Evaluación, EL BANCO hará la consulta de control previo de LAFT y centrales de riesgo de los proponentes. Si el proponente se encuentra reportado en alguna de las listas de consulta de Bancóldex, la propuesta se considera rechazada inmediatamente. El proponente ha sido condenado por delitos contra la Administración Pública, estafa y abuso de confianza que recaigan sobre bienes del Estado, utilización indebida de información privilegiada, lavado de activos y soborno transnacional. 2. CAPITULO II REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS La solución requerida se encuentra especificada en el anexo técnico adjuntado a los presentes términos de referencia.

11 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 11 de CAPITULO III PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE 3.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Los interesados deben (a título individual u oferente plural) realizar una presentación general de su empresa, en la cual se puede conocer el objeto de su negocio, su estructura organizacional y operacional para desarrollar el objeto de este proceso en diferentes ciudades del país, el talento humano con que cuenta a nivel interno y los instrumentos que dispone para contratar profesionales y técnicos, su capacidad de asociación, trayectoria en el mercado. En lo relativo con la estructura organizacional, es de especial interés conocer si la empresa cuenta con los siguientes documentos, los cuales podrá adjuntar a la propuesta: a. Misión, visión, objetivos b. Personal vinculado y/o asociado con experiencia en proyectos similares, diligenciar formato composición del equipo de trabajo del proponente asignado al proyecto c. Sucursales en algunas de las ciudades en las que se va a desarrollar el contrato, si aplica d. Responsabilidad social y ambiental. e. Estados financieros que permitan acreditar el estado económico en el que se encuentra la empresa; en caso de tener estados financieros negativos, explicar por qué y cómo soportarán la participación en la contratación. f. Presentar el certificado de inscripción Registro Único tributario RUT. g. Certificado de existencia y representación legal, o sus documentos equivalentes en caso de personas jurídicas, expedidos dentro del mes anterior a la fecha señalada para la presentación de las manifestaciones de interés. h. Tiempo de permanencia en el mercado. i. Experiencia en implementaciones o servicios similares al solicitado en este documento. j. Informar si ha tenido o tiene contratos u órdenes de servicio con el Banco y en caso afirmativo indicar los números y fechas de los mismos. k. Diligenciar el formato de Vinculación, Actualización de clientes, naturales o jurídicos, con todos los documentos anexos correspondientes. l. Actualización de los documentos, en el caso de las empresas que tienen contrato vigente con el Banco. Si aplica. m. Diligenciamiento del formato Certificación/cuestionario sobre la prevención del lavado de activos y financiación al terrorismo exigido por el gobierno para procesos de contratación. n. Incluir resumen ejecutivo de la propuesta Deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del representante legal de la persona jurídica cuyas facultades deberán constar en los documentos antes mencionados y ser suficientes para presentar la propuesta y celebrar y ejecutar el contrato. En caso de resultar necesario, deberán adjuntar las autorizaciones adicionales que se requieran.

12 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 12 de 16 Como complemento de este documento, la empresa podrá adjuntar el catálogo de presentación o portafolio de servicios de la empresa, así como la dirección de la página Web si dispone de ella. Se acepta la participación de Proponentes asociados bajo la figura de consorcios o uniones temporales. En el evento de presentarse haciendo uso de alguna de estas figuras tendrán aplicación las siguientes reglas: Presentar copia del acuerdo consorcial o documento de la conformación de la unión temporal según se trate en el que expresamente se deberá designar a un representante de los miembros del consorcio o de la unión temporal para todos los efectos de la presentación de la propuesta de la eventual suscripción y ejecución del contrato (en el evento que se les adjudique la convocatoria). No se acepta ninguna limitación de responsabilidad, por lo que la responsabilidad de los miembros será solidaria tanto para la presentación de la propuesta como para la eventual celebración y ejecución del contrato. Las garantías que se pidan para la eventual celebración del Contrato, deberán otorgarse por, y cubrir a todos y cada uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio, aportándose además el recibo de pago de la prima. Cada uno de los requisitos de tiempo de existencia, experiencia y capacidad financiera deberá acreditarse en su totalidad por al menos uno de los miembros del consorcio o unión temporal, no pudiendo ser acumulable entre los distintos participantes. La carta de presentación de la propuesta deberá presentarse suscrita por el apoderado designado por cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal. El formato de vinculación de clientes deberá ser diligenciado en su totalidad por cada uno de los miembros del consorcio o de la unión temporal además de entregarse toda la información de cada uno de los participantes exigida en los presentes términos de referencia y el formato de vinculación de clientes. 3.2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE Si la empresa se presenta en la figura de canal deberá demostrar que es un canal autorizado de la herramienta que está ofreciendo, para lo cual deberá adjuntar certificación del fabricante donde lo autoriza a vender, implementar y dar mantenimiento al software.

13 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 13 de 16 La empresa deberá adjuntar mínimo 3 certificaciones donde haya realizado procesos de implementación de mesa de ayuda en empresas con más de estaciones de trabajo, estas certificaciones deben tener la fecha en que fue realizado el proyecto. Si la empresa ha realizado proyectos en el sector bancario debe adjuntar éstas referencias. 4. CAPITULO IV CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA 4.1 CARTA DE PRESENTACIÓN El proveedor presentará por separado su propuesta económica, con carta dirigida a la Dirección del Departamento de Sistemas de Bancóldex. Todos los valores que se estimen en la propuesta económica deberán presentarse en pesos colombianos, si la propuesta se específica en dólares se deberá especificar la tasa a la cual se hará la reexpresión una vez el Banco vaya a realizar los pagos. 4.2 COSTOS La propuesta debe indicar claramente precios unitarios y totales para cada ítem, discriminando IVA y descuentos. En caso de trabajos de obra debe incluirse la referencia de la solución llave en mano donde los costos expresados serán los que se paguen así durante la obra, se ejecutan mayor o menor valor por utilización de materiales o servicios requeridos OTROS COSTOS El proponente debe discriminar otros costos que deberá relacionar en la propuesta económica que también son de igual importancia y que se deben tener en cuenta para el valor total, como los que a continuación se enumeran: Valor de capacitación (descripción detallada). Consultoría para servicios de Implementación. Costo de desarrollos evolutivos. Otros costos (explicar). 4.3 FORMA DE PAGO El Banco realizará el pago del licenciamiento una vez el fabricante o el canal haga la entrega de las licencias al Banco. Para los servicios de capacitación, implementación el proveedor deberá discriminar como se realizarán los pagos de acuerdo a los entregables planteados.

14 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 14 de CAPITULO V - ELABORACIÓN DEL CONTRATO 5.1 TÉRMINOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO Una vez se adjudique el Contrato, el Banco informará por escrito de dicha decisión al Proponente favorecido, quien procederá a la firma y devolución del contrato junto con los demás documentos requeridos para su legalización, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de envío del documento. En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el Contrato en el plazo previsto, o en el evento de presentarse cualquier otra circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones de firmar conforme a estos términos de referencia, el Banco podrá contratar con el Proponente siguiente en el orden de calificación mayor a menor, y así sucesivamente. Ante eventuales incumplimiento que presente el contratista seleccionado, el contrato contendrá multas y cláusula penal a cargo del proponente seleccionado. 5.2 REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN El contrato se entenderá legalizado, una vez se cumpla con los siguientes requisitos: I. Reconocimiento notarial del texto y de la firma por parte de un Representante Legal del Contratista. II. Aprobación por parte del Departamento Jurídico del Banco, de los seguros constituidos por el contratista de acuerdo con lo dispuesto en el contrato. III. Si el valor de este contrato supera las autorizaciones dadas al representante legal para suscribir contratos, anexar la autorización del órgano legal de la compañía, que le habilite para suscribir el respectivo contrato según la propuesta presentada. IV. Certificado de pago de aportes parafiscales de los empleados del contratista. 5.3 OBLIGACIONES DEL BANCO En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Banco tendrá las siguientes obligaciones: i. Pagar al Contratista la suma debida según los términos del Contrato. ii. Cooperar con el Contratista para el normal desarrollo del Contrato. iii. Entregar al Contratista el material e información con la que cuente y sea susceptible de entregar para efectos del desarrollo del objeto del contrato. 5.4 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA En el desarrollo del Contrato suscrito en virtud de estos Términos de Referencia, el Contratista tendrá, entre otras, las siguientes obligaciones:

15 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 15 de 16 i. Desarrollar las actividades contratadas, de conformidad con lo establecido en el Contrato y en sus documentos anexos y, ii. Dar cumplimiento a las demás obligaciones inherentes al objeto del contrato que se encuentren señaladas en el mismo. 5.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL CONTRATO Sin perjuicio del control y supervisión interno que deberá establecer el adjudicatario de la presente invitación para supervisar sus actividades, el Banco supervisará la ejecución del Contrato, verificando las actividades relacionadas con el mismo. El supervisor del Contrato por parte del Banco será, para todos los efectos, el que se designe en el Contrato. 5.6 PÓLIZAS DE GARANTÍA El proveedor seleccionado deberá constituir a favor de Bancóldex garantías, que podrán consistir en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia o garantía bancaria expedida por un banco local DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRAÍDAS Será constituida para garantizar el cumplimiento del contrato, por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, por el término de vigencia del contrato y tres (3) meses más. Esta cobertura también debe incluir el cumplimiento del pago, por el asegurador, de la cláusula penal pecuniaria y multas, en los porcentajes señalados en el contrato. Esta garantía permanecerá vigente hasta la liquidación final del contrato DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES Se constituye para garantizar los pagos de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que haya de utilizar el proveedor para la ejecución del contrato, con una suma asegurada equivalente al diez por ciento (10%) del precio del contrato y con una vigencia igual al término de vigencia del contrato y tres (3) años y tres (3) meses más GARANTÍA TÉCNICA El proveedor seleccionado debe otorgar a favor del Banco una garantía técnica sobre el software adquirido, con una duración como mínimo de seis (6) meses contados a partir de la fecha de recibo del informe final, la cual deberá pactarse dentro del contrato. 5.7 SUBCONTRATOS El adjudicatario de los recursos podrá subcontratar a su propia conveniencia las labores que requiera para la ejecución del Contrato, siempre y cuando por este conducto no se deleguen sus propias responsabilidades y se garanticen las mismas condiciones

16 HERRAMIENTA DE MESA DE AYUDA ENFOCADA A ITIL Página 16 de 16 solicitadas por BANCÓLDEX S.A. para la ejecución del contrato. En todo caso, ante BANCÓLDEX S.A., el Contratista será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.