ARRENDAMIENTO DE SISTEMAS ININTERRUMPIDOS DE POTENCIA UPS s Y AIRES ACONDICIONADOS PARA CENTROS DE CABLEADO. INDICE

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1 ARRENDAMIENTO DE SISTEMAS ININTERRUMPIDOS DE POTENCIA UPS s Y AIRES ACONDICIONADOS PARA CENTROS DE CABLEADO. INDICE 1.1. ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO VALORES INSTITUCIONALES AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO OBJETIVO DEL SERVICIO A CONTRATAR ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA VALIDEZ DE LA PROPUESTA IDIOMA Y MONEDA DE LA PROPUESTA VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA CLÁUSULA DE PROPIEDAD INTELECTUAL RESPONSABILIDAD DE LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN) POLÍTICAS DE SEGURIDAD FECHA Y LUGAR DE ENTREGA DE PROPUESTAS METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS ACLARACIONES DEL CONTENIDO DE LA PROPUESTA ACTIVIDADES ADICIONALES NO PREVISTAS CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA SOLUCIÓN REQUERIDA ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LAS UPS S AIRES ACONDICIONADOS PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN ARRENDAMIENTO DE HARDWARE SOPORTE A LA SOLUCIÓN OFRECIDA LA PROPUESTA DEBE INCLUIR LOS SIGUIENTES SERVICIOS PARA LOS EQUIPOS ARRENDADOS (AIRES Y UPS S): SERVICIOS DE INSTALACIÓN VALOR AGREGADO QUE APORTARÁ A LA SOLUCIÓN OFRECIDA PLAN DE TRABAJO A EJECUTAR EN LA REALIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN Esquema de Implantación y Adecuación Pruebas de la Solución Ofrecida CARTA DE PRESENTACIÓN

2 5.2. COSTOS FORMA DE PAGO TÉRMINOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO REQUISITOS DE LEGALIZACION POLIZAS DE GARANTIA DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRAÍDAS GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA SUBCONTRATOS CAPITULO I - GENERALIDADES DE LA PROPUESTA 1.1. ANTECEDENTES DEL SERVICIO A CONTRATAR Actualmente Bancoldex soporta los equipos de cómputo de sus oficinas principales en un sistema eléctrico regulado bajo un esquema centralizado; es así como en su datacenter aloja dos UPS s de 30 KVAs marca Liebert, que operan en paralelo, una en respaldo de la otra, sistema que distribuye la alimentación eléctrica a los pisos 37,38, 39, 40, 41 y 42, donde se ubican los equipos de los usuarios en el Edificio Cento de comercio Internacional. Las UPS s se alimentan desde una subestación propiedad del Banco ubicada en el piso 43, dicha subestación tiene una capacidad de 112 KVAs y en caso de corte eléctrico se activa una trasferencia para que la carga sea asumida por una planta eléctrica ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL BANCO Bancóldex es una sociedad anónima de economía mixta, organizada como establecimiento de crédito bancario y vinculada al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, enfocado en la financiación de capital de trabajo, la inversión, el arrendamiento financiero o Leasing y la creación, adquisición y capitalización de empresas. Creado por la Ley 7 de 1991, la cual está reglamentada en el Decreto 2505 de Esta Ley dispuso la transformación del Fondo de Promoción de Exportaciones - Proexpo - en el Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A.

3 1.3. VALORES INSTITUCIONALES El proponente deberá dar lectura al documento titulado Valores Institucionales y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de dichos valores. Estos documentos se encuentran en el Anexo 1 Valores Institucionales AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DEL BANCO El Banco cuenta con 480 equipos desktops y 217 portátiles distribuidos entre los pisos 37, 38, 39, 40, 41 y 42. Los equipos portátiles estan destinados para funcionarios que trabajan parcialmente fuera de las instalaciones del Banco. El Banco cuenta con un centro de cómputo ubicado en el piso 40 que aloja 9 racks: 5 de servidores que alojan equipos IBM, HP y Dell y 4 con equipos de telecomunicaciones propios y de terceros. La carga actual del centro de cómputo es de 16 KVA soportada en una UPS Powerware de 40 KVA. Existen dos UPS s Liebert de 30 KVA que se encuentran en paralelo, las cuales alimentan la carga regulada de los pisos y actualmente su carga esta en 15 KVA por cada UPS, en cada piso se encuentra un promedio de 100 equipos de escritorio conectados. Ofimática: Se dispone de una red interna con computadores personales conectados a un servidor que dispone a cada funcionario de herramientas de oficina a través del paquete Office de Microsoft. Telecomunicaciones: Se dispone de una red interna LAN soportada en switches Cisco, cuenta con un cableado estructurado categoría 6A fabricante Systimax y una red externa que provee los servicios de internet, correo electrónico, intranet y extranet. Los servicios de Internet se soportan en un servidor WEB, un servidor de aplicaciones con OAS y un servidor de bases de datos. Algunas de las aplicaciones están soportadas en J2EE, ASP y.net de Microsoft, el sistema de Telefonía está basada en tecnología Siemens Openscape v.6. Core Bancario: Componente tecnológico que soporta los sistemas de información la operación bancaria, basado en arquitectura AS/400 la cual está siendo migrada a la plataforma AIX. Además se cuenta con aplicaciones de negocio desarrolladas en ambiente Windows y diferentes bases de datos, primando entre ellas Oracle y SQL.

4 Sistema de Información Gerencial: Componente tecnológico basado en servidores HP con sistema operativo Windows y ambiente de bases de datos Oracle. Se utiliza Business Object como herramienta permanente de consulta para los usuarios OBJETIVO DEL SERVICIO A CONTRATAR El Banco presenta un crecimiento en el consumo eléctrico debido a un incremento en puestos de trabajo; esta situación le ha llevado a definir una nueva estrategia de soporte eléctrico a los equipos de cómputo instalados en los diferentes pisos donde funciona la entidad. La estrategia consiste en migrar parte de la carga electrica de la subestación propia ubicada en el piso 43 a otra subestación que tiene 800 KVA propiedad del edificio (que se encuentra en el mismo piso) y que cuenta con capacidad disponible suficiente para las necesidades del Banco, esta subestación alimenta actualmente el sistema de iluminación de las áreas comunes. El sistema eléctrico regulado de los pisos que se migren a la subestación de 800 KVA ya no dependeran de las UPS s centralizadas, ni de la trasferencia que da continuidad a la operación con la planta eléctrica, este sistema dependerá entonces de las nuevas UPS s que serían instaladas en estos pisos, para dar a los usuarios el tiempo de autonomía necesario para la grabación de los trabajos en curso, el cierre de aplicaciones y el adecuado apagado de sus equipos. Los pisos a migrar a la subestación de 800 KVA son: 37, 38, 40 y 41, cada uno de estos pisos cuentan con un centro de cableado eléctrico y de datos, donde se ubican los tableros de distribución de la red regulada y donde se debe instalar la nueva UPS. Bancoldex esta interesado en contratar los servicios de una empresa especializada en soluciones de sistemas de soporte de energía para centros de datos para el arrendamiento de sistemas UPS s y de de sistemas de refrigeración para los centros de cableado de los pisos 37, 38, y 41. El piso 40 solo requiere de UPS ya que su distribución se encuentra en el centro de cómputo ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR Se requieren los servicios de arrendamiento de 4 UPS s para los pisos 37, 38, 39 y 41 y 3 aires acondicionados para los centros de cableado de los pisos 37, 38 y 41. La distribución eléctrica regulada del piso 40 está en el centro de cómputo.

5 El servicio debe incluir: Instalación de los equipos. Transporte hasta el sitio de Instalación. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo. Plan de atención de emergencias 7 x 24. Monitoreo 7X % repuestos CONDICIONES PARA LA GESTIÓN DE LA PROPUESTA Presentación de la propuesta La propuesta debe ser presentada en original impreso y una copia en medio electrónico, en el orden solicitado en el presente documento, debidamente numerada, las cuales deberán ser entregadas dentro del plazo fijado en sobres sellados, debidamente rotulados en su parte exterior con el nombre, dirección, teléfono y número de fax del proveedor, número de folios de que consta y la indicación del contenido del sobre según sea: Original impreso y la copia en medio electrónico. En caso de discrepancia entre el Original impreso y la copia en medio magnético, se tendrá en cuenta la información contenida en el Original impreso. Las propuestas técnicas y económicas deben presentarse en formato original, junto con el registro de proveedores del Banco debidamente diligenciado, con sus respectivos anexos, en sobres independientes. La presentación completa de los documentos exigidos es un factor de calificación dentro del proceso. Ver pagina No se aceptarán propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente. No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación, salvo que hayan sido solicitadas por el Banco. Tampoco se aceptarán las propuestas enviadas por correo electrónico.

6 Carta de presentación de la propuesta La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por su representante legal o por el apoderado constituido para el efecto; diligenciar el formato Carta de presentación de la propuesta que se encuentra en los anexos Validez de la propuesta La propuesta debe tener una validez mínima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación Idioma y moneda de la propuesta Toda la información y datos que tenga que presentar el proponente en su oferta deberán estar en idioma castellano. En los casos en que deba aportar información que se encuentre en un idioma diferente, deberá presentar su correspondiente traducción al castellano a no ser que se trate de aspectos muy técnicos que no son de total traducción y que pueden ser entendidos en su enunciado original. En la propuesta deben indicarse los precios expresados en pesos colombianos, incluyendo todos los costos en que pueda incurrir durante toda la vigencia del contrato. El proveedor deberá contemplar cualquier costo, dado que si no se informa, el posible sobre costo deberá asumirlo el proponente para el completo desarrollo del proyecto. Los valores en moneda extranjera deben expresarse en pesos colombianos indicando la tasa utilizada para la reexpresión y se debe dejar expreso, que dichos valores serán los que se aprueben para el contrato, independientemente de la TRM vigente a la fecha de su legalización. De esta forma, el valor aprobado de la propuesta no tendrá modificaciones durante el proceso de formalización Veracidad de la información suministrada Tanto el Banco como los proveedores están obligados a responder por la confidencialidad de la información recibida y entregada durante el proceso de selección de proveedores. Bancóldex, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el

7 proponente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la entidad podrá verificar la información suministrada por el proponente Cláusula de propiedad intelectual Los derechos de propiedad intelectual de toda clase de creaciones protegidas por esta disciplina (Derecho de Autor y Derechos Conexos, etc), que se generen con motivo de la ejecución de los trabajos y actividades objeto del contrato y que se concretan en el presente documento, en cuanto a Derechos patrimoniales (Reproducción, comunicación pública, transformación y distribución), resultados del contrato, conclusiones, productos desarrollados u obtenidos durante la ejecución del contrato o de explotación económica pertenecerán al Bancoldex. El proveedor recibirá a cambio de los trabajos contratados, la remuneración pactada y acordada y conservará los derechos morales respectivos a favor del equipo de trabajo conformado Responsabilidad de la elaboración de la propuesta (Confidencialidad de la información). El contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de absoluta reserva y no podrá utilizar total o parcialmente la información que reciba directa o indirectamente del Banco, o aquella a la cual tenga acceso en cumplimiento del proceso de contratación o por cualquier otro motivo, adoptando las medidas necesarias para mantener la confidencialidad de los datos suministrados. La información que conozca el proponente durante el proceso debe ser entendida como confidencial y dará un adecuado tratamiento Políticas de seguridad El proponente deberá dar lectura al documento titulado Políticas de la información y deberá diligenciar la carta sobre la aceptación de dichas políticas. Estos documentos se encuentran en el anexo Políticas corporativas Fecha y lugar de entrega de Propuestas Las propuestas técnicas y económicas deberán ser entregadas debidamente firmadas, junto con los documentos exigidos en la Calle 28 #13A-15 Piso 39 Bogotá - Oficina de correspondencia dirigida al Departamento de Sistemas hasta el día 2 de agosto de 2013 hasta las 02:00 PM. Las propuestas

8 técnicas no deben incluir costos de ninguna naturaleza, pero si cantidades y especificaciones necesarias para calificar el diseño de la misma. La propuesta económica debe clarificar costos unitarios y globales de la solución. Las cantidades deben coincidir puntualmente en la propuesta técnica y económica. Las propuestas deberán ser entregadas en sobres cerrados, con su respectiva carta remisoria, la cual debe indicar con claridad el número de la invitación a cotizar a la cual hace referencia y si la propuesta es técnica o económica. BANCOLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes Metodología para la evaluación de propuestas La metodología de evaluación de propuestas se basará en los criterios de evaluación especificados por el Banco antes de la publicación de este documento, teniendo en cuenta los aspectos solicitados en los términos de referencia, con el fin de identificar las propuestas que por su calidad, coherencia técnica, funcional, experiencia y prestación de servicio, sin análisis de costos (evaluación técnica), ameriten ser tenidas en cuenta en la evaluación por cada una de las áreas del Banco, quienes son las encargadas de realizar el análisis y calificación para cada factor de evaluación correspondiente. Igualmente se hará verificación de la documentación básica requerida que deberá adjuntar el proponente. La mejor o mejores propuestas serán las que alcancen el mayor porcentaje de cumplimiento de la evaluación técnica, que para este caso es del 80% de cumplimiento las cuales pasarán a la siguiente etapa de evaluación económica que tiene un valor del 20%; por tanto, la propuesta que obtenga un porcentaje de cumplimiento alto en la evaluación técnica, así como, una evaluación económica ajustada a las necesidades del Banco, será señalada como la mejor opción. BANCOLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes.

9 Para que su propuesta pueda ser evaluada, debe encontrarse a paz y salvo por todo concepto en sus relaciones o vínculos comerciales con BANCOLDEX, aspecto que deberá declarar expresamente y por escrito. Los criterios a evaluar se relacionan a continuación: 1. Empresa 2. Cumplimiento aspectos técnicos: especificaciones de los equipos, servicios de soporte, mantenimiento e instalación. 3. Experiencia 4. Plan de implementación Aclaraciones del contenido de la propuesta El Banco solicitará por medio de la Dirección de Sistemas, mediante comunicación escrita de ser necesario, ampliar el contenido de su oferta o aclarar temas sobre la propuesta. Los proponentes podrán solicitar las aclaraciones y/o explicaciones que consideren necesarias para presentar sus propuesta, para ello podrán formularlas por escrito vía correo físico o electrónico al contacto: Byron Alberto Arciniegas Cáceres (byron.arciniegas@bancoldex.com) y Gonzalo Fino Tovar (gonzalo.fino@bancoldex.com) hasta el día 31 de julio de Actividades adicionales no previstas BANCOLDEX podrá ordenar, por escrito, la ejecución de las actividades adicionales no previstas por las partes siempre que las mismas resulten necesarias para el adecuado cumplimiento del objeto contractual y la debida atención de las finalidades de la contratación. El proponente no ejecutará dentro del desarrollo del contrato actividades adicionales no previstas que generen mayor valor del contrato sin la previa suscripción del respectivo contrato adicional y la ampliación y/o modificación de las garantías correspondientes. Cualquier actividad que se realice sin la suscripción del respectivo contrato adicional será asumida por cuenta y riesgo del proponente, de manera que Bancóldex no reconocerá su costo.

10 Causales de Rechazo de la propuesta BANCOLDEX S.A se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así lo conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes. Algunas causales de rechazo son: El proponente no cumpla con las condiciones mínimas de participación. El proponente no cumpla con los requisitos definidos los presentes términos de referencia. El proponente no aporte toda la documentación requerida en el presente documento. Se haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. Se incluya información que no sea veraz. Se incluyan disposiciones contrarias a la ley colombiana. No se incluya la garantía de seriedad, o la garantía aportada no cumpla con los requisitos establecidos en los Términos de Referencia (cuando se hubiere requerido su presentación). Previo al proceso de Evaluación, EL BANCO hará la consulta de control previo de LAFT y centrales de riesgo de los proponentes. Si el proponente se encuentra reportado en alguna de las listas de consulta de BANCOLDEX, la propuesta se considera rechazada inmediatamente. El proponente ha sido condenado por delitos contra la Administración Pública, estafa y abuso de confianza que recaigan sobre bienes del Estado, utilización indebida de información privilegiada, lavado de activos y soborno transnacional. CAPITULO II. REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS 2.1. SOLUCIÓN REQUERIDA BANCOLDEX requiere arrendar equipos de soporte electrico ininterrumpido UPS s para los pisos 37, 38, 40 y 41, aires acondicionados para los centros de cableado de los pisos 37, 38 y 41 por un plazo de 36 meses. El proponente debera realizar la entrega e instalación de los equipos en la oficina principal del Banco ubicada en la Calle 28 #13A-15 Piso 37 al 42 Bogotá. De igual forma, las devoluciones de los equipos

11 se realizaran en las instalaciones del Banco oficina principal ubicada en la Calle 28 #13A-15 Pisos 37 al 42 Bogotá Especificaciones técnicas de las UPS s ITEM Característica Descripción CUMPLE ESPECIFICAR 1 Capacidad inicial 15 KVA 2 Diseño Debe ser modular con un esquema de alta disponibilidad. 3 Autonomía 20 minutos a full carga. 4 Escalable Con capacidad de crecimiento hasta 30 KVA. 5 Control Digital Debe tener control digital DSP (Procesamiento digital de señal) 6 Baterías Internas libres de mantenimiento 7 Eficiencia >=92% 6 Servidor web Herramienta de monitoreo vía internet. 7 Direccionamiento IP V4/ IPV6 IP 8 Interfaces de Red RJ45 para acceso a gestión web. Compatible 9 Panel frontal de gestión 10/100/1000 Mbps. Debe indicar en display: capacidad total/usada por fases, alarmas, estado de operación (normal, bypass, baterías), voltajes de entrada/salida, factor de potencia, voltajes de entrada/salida. Alarma sonora. 10 Factor de Potencia Redundancia Debe proveer redundancia en ventiladores y tarjeta de alimentación. 12 Protección de sobrecargas 13 Bypass de mantenimiento 14 Apagado de emergencia Debe soportar el 125% durante 10 minutos, 150% durante un minuto y el 1000% durante 10 milisegundos. Incluir un módulo que permita dar continuidad a la alimentación de la carga durante el mantenimiento. Interruptor de emergencia EPO y REPO Aires acondicionados Se debe contemplar un sistema de aire acondicionado de precisión para el enfriamiento, control de la humedad y la filtración de aire de áreas pequeñas para cada uno de los centros de cableado de los

12 pisos 37, 38 y 41 donde se alojan los switches de red LAN y se ubicaran las UPS s, el consumo eléctrico de los switches es de 3300 vatios como máximo. El diseño del aire debe hacerse con base en la visita técnica a realizarse el día 25 de julio de 2013 a las 2 pm. Algunas especificaciones técnicas deseables son: CARACTERISTICA CUMPLE EXPLICACIÓN Tipo Precisión Alimentación Trifásica Montaje Cielorraso Voltaje Rango de temperatura C Área de aplicación (m²) <10 Debe especificar dimensiones y peso de los componentes. Es deseable que el sistema sea lo más compacto Dimensiones y peso posible. CAPITULO III. PRESENTACIÓN DEL PROPONENTE 3.1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA Los interesados deben (a título individual u oferente plural) realizar una presentación general de su empresa, en la cual, se puede conocer el objeto de su negocio, su estructura organizacional y operacional, para desarrollar el objeto de este proceso en diferentes ciudades del país, el talento humano con que cuenta a nivel interno y los instrumentos que dispone para contratar profesionales y técnicos, su capacidad de asociación, trayectoria en el mercado. En lo relativo con la estructura organizacional, es de especial interés conocer si la empresa cuenta con los siguientes documentos, los cuales debe adjuntar a la propuesta: a. Misión, visión, objetivos

13 b. Personal vinculado y/o asociado con experiencia en proyectos similares, diligenciar formato composición del equipo de trabajo del proponente asignado al proyecto c. Sucursales en algunas de las ciudades en las que se va a desarrollar el contrato. (Si aplica) d. Estados financieros que permitan acreditar el estado económico en el que se encuentra la empresa; en caso de tener estados financieros negativos, explicar por qué y cómo soportarán la participación en la contratación. e. Presentar el certificado de inscripción Registro Único tributario RUT. f. Certificado de existencia y representación legal, o sus documentos equivalentes en caso de personas jurídicas, expedidos dentro del mes anterior a la fecha señalada para la presentación de las manifestaciones de interés. g. Tiempo de permanencia en el mercado. h. Experiencia en implementaciones o servicios similares al solicitado en este documento. i. Diligenciar el formato de Vinculación, Actualización de clientes, naturales o jurídicos, con todos los documentos anexos correspondientes. j. Actualización de los documentos, en el caso de las empresas que tienen contrato vigente con el Banco. Si aplica. k. Diligenciamiento del formato Certificación/cuestionario sobre la prevención del lavado de activos y financiación al terrorismo exigido por el gobierno para procesos de contratación. l. Incluir resumen ejecutivo de la propuesta m. Plan de Gestion Ambiental n. Certificaciones en ITIL V3 Deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del representante legal, de la persona jurídica, cuyas facultades deberán constar en los documentos antes mencionados y ser suficientes para presentar la propuesta y celebrar y ejecutar el contrato. En caso de resultar necesario, deberán adjuntar las autorizaciones adicionales que se requieran. Como complemento de este documento, la empresa podrá adjuntar el catálogo de presentación o portafolio de servicios de la empresa, así como la dirección de la página Web si dispone de ella EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL PROPONENTE

14 El Banco esta interesado en que se certifique experiencia por parte del proponente en contratación de arrendamiento de UPS s y aires acondicionados así: 1. El proponente deberá certificar 3 contratos de arrendamiento o provisión de UPS s para centros de cómputo en los últimos 3 años. 2. El proponente deberá certificar 1 contrato de arrendamiento o provisión de aires acondicionados para centros de cómputo en los últimos 3 años. 3. El proponente deberá certificar que al menos uno de los contratos relacionados de arrendamiento de UPS s incluya servicios de mantenimiento y soporte técnico. Estas certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información para ser calificada: Nombre o razón social del contratante. Datos básicos del contacto del contratante (teléfono, dirección, correo electrónico). Objeto del contrato. Fecha de inicio ó suscripción del acta de inicio y/o plazo de ejecución del contrato (indicar por lo menos el año). Calificación del servicio (Excelente, Bueno, Regular). Para este propósito el proponente deberá diligenciar el formato adjunto de experiencia. CAPITULO IV. ESQUEMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TECNICA/FUNCIONAL DEL PROPONENTE 4.1. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Y TÉRMINOS DE LA SOLUCIÓN OFRECIDA El proponente deberá detallar los conceptos y términos que son particulares de su propuesta, con el fin de tener un mejor entendimiento por parte del Banco para fines de calificación de los proveedores.

15 4.2. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN El proponente deberá presentar de una manera resumida las características generales de la solución ofrecida, que cubra los requerimientos funcionales y no funcionales solicitados. Además de servicios que ofrezcan un valor agregado para la solución ARRENDAMIENTO DE HARDWARE La propuesta deberá especificar lo siguiente: Plazo de entrega de los equipos: La propuesta debe especificar que la entrega de los equipos correspondientes se realizará en un plazo máximo de 45 días después de generada la carta de aceptación por parte del Banco Entrega/Devolución de equipos: La propuesta debe especificar que tanto la entrega de los equipos como su devolución se realizará en las instalaciones del Banco esto es la Calle 28 No 13ª-15 pisos del 37 al SOPORTE A LA SOLUCIÓN OFRECIDA La propuesta debe incluir los siguientes servicios para los equipos arrendados (aires y UPS s): Monitoreo remoto:la propuesta debe incluir el servicio de monitoreo remoto 7X24 para detección de fallas en tiempo real y su atención inmediata Tiempo de solución de fallas: la propuesta debe comprometer un tiempo de solución máximo de 4 horas apartir de que se presente la falla y sea detectado por el monitoreo o reportada por el Banco a su centro de soporte Centro de soporte: El proponente debera contar con un centro de soporte donde se pueda registrar el caso para atención de incidentes relacionados con los equipos arrendados Apertura de tickets: la propuesta debe incluir la apertura de tickets via telefonica y web en horario 7X Escalamiento de fallos: la propuesta debe incluir un procedimiento de escalamiento de fallos de los equipos arrendados.

16 Mantenimiento Preventivo: La propuesta debe incluir mínimo cuatro (4) mantenimientos preventivos en el año, periodicos trimestrales, para todos los equipos que se encuentren en arrendamiento en las instalaciones del Banco Procedimiento de mantenimiento preventivo: La propuesta debe especificar un procedimiento para la ejecución de los mantenimientos preventivos de los equipos en arrendamiento. Dicho mantenimiento debe incluir forma de programación, herramientas de limpieza, diagnostico y reportes a entregar Mantenimiento Correctivo: La propuesta debe especificar un procedimiento para el mantenimiento correctivo Soporte Tecnico: La propuesta debe especificar un procedimiento para el soporte técnico El tiempo de respuesta de soporte tecnico: La propuesta debe especificar un tiempo de respuesta de su centro de soporte no mayor a 1 hora Repuestos en Stock: La propuesta debe incluir la cobertura del 100% en repuestos, especificar la disponibilidad de un stock de repuestos para atender cualquier contingencia en los equipos que permita cumplir con los compromisos a adquirir SERVICIOS DE INSTALACIÓN La propuesta debe incluir la instalación de los equipos en los centros de cableado de los pisos 37, 38, 40 y 41, donde se requiere: o Realizar las conexiones electricas de entrada y salida. Las acometidas necesarias seran suministradas por el Banco para la instalación de las UPS s a 0 mts. o Preparar y entregar la documentación respectiva. o Incluir todos los accesorios de instalación requeridos. o La instalación no debe tomar más de 10 días calendario a partir de su entrega VALOR AGREGADO QUE APORTARÁ A LA SOLUCIÓN OFRECIDA El proponente deberá especificar el valor agregado que ofrece como complemento a la propuesta.

17 4.7. PLAN DE TRABAJO A EJECUTAR EN LA REALIZACIÓN DE LA SOLUCIÓN El Proponente deberá presentar con la propuesta un cronograma o plan de trabajo, en el cual describa los procesos/actividades requeridos para alcanzar el objeto de la solución o servicio requerido, explicando claramente el número de días de la actividad y profesionales dedicados para desarrollar cada actividad relacionada en el cronograma. El cronograma debe cumplir con las siguientes condiciones: a. Explicar claramente la relación entre las distintas actividades, especificando la ruta crítica. b. Indicar los productos específicos a ser presentados y su oportunidad (informes, reportes, etc.). c. Indicar el personal empleado en cada actividad, de manera que garantice el adecuado cumplimiento del objeto del presente proceso según los términos de referencia. d. El cronograma general debe presentarse respecto de las actividades a ejecutar, Identificar entregables, plan de pago y secuencia prevista para las actividades detalladas en esta contratación. Identificando: Actividades, fecha de inicio, fecha de terminación, hitos, ruta crítica. La secuencia y duración de cada una de las actividades debe estar discriminada en semanas. Si la propuesta llegara a ser seleccionada, al momento de la firma del acta de inicio, se deberá entregar a BANCOLDEX, el cronograma detallado y ajustado, teniendo en cuenta el presentado inicialmente. Bancóldex a través del Supervisor del contrato verificará el desarrollo del cronograma presentado, la dedicación del personal ofrecido, los resultados esperados y en general el cumplimiento de los compromisos adquiridos. 1. Esquema de Implantación y Adecuación. El proponente deberá describir la metodología que será utilizada durante la entrega de los equipos. Así mismo deberán especificarse los tiempos, y recursos del Banco requeridos y recursos del proveedor ofrecidos para la implantación exitosa de acuerdo con un cronograma de actividades propuesto.

18 De igual manera, el proponente deberá comprometerse a realizar las adecuaciones o extensiones necesarias para que la entrega e implementaion ofrecida cumpla totalmente con los requerimientos definidos en estos términos. El proponente deberá destacar: Metodología de implantación del servicio que incluya como mínimo: Planeación detallada del proceso de instalación y prueba del equipo. Tiempo de adecuación para los requerimientos funcionales que se comprometen a realizar según las caracteristicas del Banco. Esquema de funcionamiento. Implantación. Equipo de trabajo. Cronograma de trabajo general del proyecto. 2. Pruebas de la Solución Ofrecida El proponente debera realizar las pruebas técnicas para la entrega efectiva de equipos al Banco y hacer la presentación de informe de resultados de las pruebas. El plan de pruebas debe hacer parte dentro del tiempo establecido para la instalación de la solución. CAPITULO V - CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONOMICA CARTA DE PRESENTACIÓN. El proveedor presentará por separado su propuesta económica, con carta dirigida a la Dirección del Departamento de Sistemas de Bancóldex. Todos los valores que se estimen en la propuesta económica deberán presentarse en pesos colombianos. En caso que el valor de fábrica se exprese en moneda extranjera debe quedar explicito la tasa de cambio en la que se hizo la reexpresión y establecer cuál se tomará para el momento del pago COSTOS.

19 La propuesta debe indicar claramente precios unitarios y totales para cada ítem, discriminando IVA y descuentos. Adicionalmente diligenciar el siguiente cuadro: Item Valor mensual Plazo en meses Total Arrendamiento UPS 36 (debe incluir todos los servicios enunciados previamente) Arrendamiento Aire 36 acondicionado(debe incluir todos los servicios enunciados previamente) Total propuesta Se debe diligenciar el formato Propuesta económica del proponente que se encuentra en los anexos FORMA DE PAGO BANCÓLDEX realizara los pagos de forma mensual al proveedor contra la respectiva presentación de la factura y aprobación por parte del supervisor del contrato. CAPITULO VI ELABORACIÓN DEL CONTRATO 6.1. TÉRMINOS PARA SUSCRIBIR EL CONTRATO Una vez se adjudique el Contrato, el Banco informará por escrito de dicha decisión al Proponente favorecido, quien procederá a la firma y devolución del contrato junto con los demás documentos requeridos para su legalización, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de envío del documento.

20 En caso de negativa u omisión del adjudicatario a suscribir el Contrato en el plazo previsto, o en el evento de presentarse cualquier otra circunstancia por la cual el adjudicatario no esté en condiciones de firmar conforme a estos términos de referencia, el Banco podrá contratar con el Proponente siguiente en el orden de calificación mayor a menor, y así sucesivamente. En caso de presentar garantía de seriedad de la oferta, el Banco podrá hacer efectiva la garantía sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía REQUISITOS DE LEGALIZACION El contrato se entenderá legalizado, una vez se cumpla con los siguientes requisitos: Reconocimiento notarial del texto y de la firma por parte de un Representante Legal de el Contratista. Aprobación por parte del Departamento Jurídico del Banco, de los seguros constituidos por el contratista de acuerdo con lo dispuesto en el contrato. Si el valor de este contrato supera las autorizaciones dadas al representante legal para suscribir contratos, anexar la autorización del órgano legal de la compañía, que le habilite para suscribir el respectivo contrato según la propuesta presentada POLIZAS DE GARANTIA El proveedor seleccionado deberá constituir a favor de Bancóldex garantías, que podrán consistir en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia o garantía bancaria expedida por un Banco local De cumplimiento de las obligaciones contraídas. Será constituida para garantizar el cumplimiento del contrato. Por un monto asegurado equivalente al veinte por ciento (20 %) del valor del contrato, por el término de vigencia del contrato y tres (3) meses más.

21 Garantía de seriedad de la oferta El Proponente deberá incluir una garantía de seriedad de la oferta por un valor asegurado del 20% del valor de la oferta y con una vigencia igual a la de la vigencia de la oferta SUBCONTRATOS El adjudicatario de los recursos podrá subcontratar a su propia conveniencia las labores que requiera para la ejecución del Contrato, siempre y cuando por este conducto no se deleguen sus propias responsabilidades. En todo caso, ante BANCOLDEX S.A., el Contratista será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.