INFORME DE EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL PRIMER TRIMESTRE

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1 INFORME DE EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL PRIMER TRIMESTRE

2 PRESENTACIÓN El Plan Operativo Institucional de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, constituye el instrumento de Gestión Institucional, que contiene Objetivos, Metas, Actividades y Proyectos programados a alcanzarse en el periodo del ejercicio fiscal El Informe de Evaluación del Plan Operativo Institucional 2009, constituye el documento de gestión institucional en el que se evalúan estos, que para el presente documento corresponde al avance acumulado del Primer y segundo Trimestre 2009; el mismo que se elaboró con la participación de las unidades orgánicas dependientes de la Municipalidad Provincial de Chiclayo, que en coordinación con la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización proporcionaron la información de sus respectivas áreas. El documento incluye, un Consolidado de la Evaluación del Plan Operativo I II Trimestre 2009, donde se refleja el avance porcentual de todas las unidades orgánicas y su incidencia a nivel institucional y una Evaluación del Plan Operativo Institucional por Unidad Orgánica, donde se expresa porcentualmente el avance de cada actividad programada y la ejecución de las metas al cierre del Primer Trimestre con respecto a la Programación Anual. Gerencia Planeamiento y Presupuesto Sub Gerencia de Planeamiento y Racionalización 2

3 BASE LEGAL Ley N º 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. Ley N º 27783, Ley de Bases de la Descentralización. Ley N º 27209, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado. Ley Nº 28411, Ley general del sistema nacional de presupuesto Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Ley Nº Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado su Reglamento y modificatorias. Ley Nº 28056, Ley Marco del Presupuesto Participativo. Directiva Nº EF/76.01, aprobada con R.D. Nº EF/ Directiva para la Programación, Formulación y Aprobación del Presupuesto de los Gobiernos Locales para el Año Fiscal Inst. Nº EF/ aprobado con R.D. Nº EF/76.01, Instructivo para el Proceso del Presupuesto Participativo. Directiva Nº GPP-GPCH, Normas para la Formulación, Aprobación y Evaluación del Plan Operativo Institucional (POI 2009) del GPCH aprobada con Resolución de Alcaldía Nº GPCH/A. 3

4 EVALUACION PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL: La deducción de gestión del I y II trimestre del año 2009, en promedio es de 29.93% ; tomando en cuenta que algunas áreas no remitieron la información correspondiente, lo que indica que se viene desarrollado de forma parcial las actividades y metas programadas en la mayoría de áreas, siguiendo los lineamientos y políticas trazadas. En ciertas unidades orgánicas no se han concretizado metas por las siguientes dificultades: Con respecto al Recurso Humano Insuficiente personal calificado y/o capacitado para desarrollar actividades. Dependencias municipales carece de suficiente servidores capacitados para desarrollar actividades Escasa conciencia e identificación de funcionarios y trabajadores. Con respecto a la Capacitación del Personal Inexistencia de un Plan de Capacitación de personal. No se destina presupuesto para la capacitación del personal. Con respecto a la Gestión administrativa Funcionarios no cumplen con los plazos establecidos para emitir información, opiniones o pronunciamientos. Falta de coordinación y comunicación interna Documentos de Gestión desactualizados. Atención inoportuna de requerimientos logísticos. Falta de difusión de actividades. Con respecto al Presupuesto No se Cuenta con asignación presupuestal para el desarrollo de actividades. Incremento del gasto corriente. Con respecto a la Infraestructura e Instalaciones Carencia de infraestructura institucional para desarrollar las actividades laborales. Instalaciones eléctricas desprotegidas. 4

5 Con respecto a la Tecnología y Maquinaria y Equipos Carencia de Sistemas Informáticos Integrados No se cuentan con documentos (manuales) de los sistemas que se encuentran en entorno PC. Carencia de unidades móviles para desarrollar actividades (cisternas, camionetas, volquetes etc.) CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: CONCLUSIONES: En la actualidad la distribución interna del personal Profesional, Técnico y Auxiliar, no es la más adecuada; no existen criterios pre establecidos que permitan planificar y orientar adecuadamente este proceso, por lo que el personal se asigna teniendo en cuenta los requerimientos inmediatos que sustentan las dependencias en función del sentido común de los Jefes y las aspiraciones personales que tienen los servidores, sobreponiéndose con frecuencia a los intereses institucionales. Así mismo el personal no cuenta con capacitación, lo que se acentúa con las rotaciones repentinas, no permitiendo conformar equipos de trabajos sólidamente constituidos, restando eficacia y eficiencia en el seguimiento y ejecución de las actividades proyectadas. Es un tema álgido y generalizado la Capacitación del Personal; es palpable la falta de cultura institucional orientada a mejorar la calidad del capital humano, no existe una inversión, políticas y plan de capacitación municipal racional y equitativa que permita actualizar al trabajador en adelantos técnicos y administrativos para un mejor desempeño de sus funciones. Se debe tener en cuenta que el Gobierno Central tiene puesto en marcha el Plan de Descentralización que otorgara a las municipalidades el manejo de nuevos Programas y Proyectos. La información que se remite al área de planeamiento y racionalización sobre la evaluación del POI u otros documentos presenta deficiencias, por ejm. metas, indicadores, resultados mal definidos o incompletos; esto se debe a que la elaboración y posterior redacción de este documento (POI) la realiza personal no capacitado. Existe desinterés y desconocimiento en la gran mayoría de los funcionarios, sobre la importancia de los instrumentos de gestión, 5

6 medición y de orientación para el desarrollo y cumplimiento de sus actividades programadas, la elaboración de estos documentos son delegadas al personal no existiendo la formalidad y los criterios técnicos que corresponde para su elaboración, incumpliendo en muchos casos con presentarlos ante esta Sub Gerencia La falta de concertación y coordinación oportuna entre las dependencias municipales, y otros organismos externos, constituye uno de los grandes inconvenientes para el logro de las metas propuestas por la actual gestión, conllevando al desorden, toma de decisiones inadecuadas, duplicidad de acciones y derroche de recursos logísticos. El problema presupuestal es un tema delicado dentro de la MPCH, considerando la escasez de los recursos económicos, dada un ausencia de una identidad tributaria por parte de los contribuyentes de la Ciudad de Chiclayo y a los recortes presupuestales realizados por el Gobierno Central. El aspecto logístico en la municipalidad es otro tema crítico, constituyéndose en un punto negativo para el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas. Existe una insatisfacción por parte de los usuarios internos con respecto a la distribución de los materiales, insumos, enseres y equipos, todo esto generado por la escasez de recursos financieros incrementándose este problema por la lentitud de procesos y excesivos formalismo burocráticos de las Sub Gerencias responsable. La Biblioteca Municipal José Eufemio Lora y Lora donde actualmente se encuentran ubicadas la mayoría de las oficinas administrativas, no cuentan con las condiciones necesarias, lo que no permite una distribución adecuada de los espacios originando molestias en la mayoría de los trabajadores por la falta de espacio, seguridad y restringiendo la capacidad operativa de la Sub Gerencia de Educación y Cultura administradora de la Biblioteca Municipal. Producto de esta improvisación existe un problema latente con las conexiones eléctricas y cableados de Red, los que no se encuentran empotrados siendo un riesgo; del mismo modo, no se ha realizado un estudio técnico del tendido eléctrico de las instalaciones de la biblioteca para establecer si soportará la carga de energía actual; este mismo problema existe en otros locales municipales. La municipalidad cuenta con equipos tecnológicos que en su gran mayoría son obsoletos más del 50%, los que lejos de ser una ayuda, retrazan el normal desempeño de las acciones diarias; así mismo, esta comuna no cuenta con sistemas informáticos integrados (Racionalización, Logística, Contabilidad, Presupuesto, Administración, Tesorería, Biblioteca, Tramite Documentario, Urbanismo etc.). Falta 6

7 implementar en diversas oficinas el servicio de Internet e Intranet y proveer de antivirus a equipos informáticos. El parque automotor de la MPCH, se encuentra deteriorado en su gran mayoría, las unidades móviles no se dan abasto para cubrir todos lo requerimientos de las unidades orgánicas (P.M. Vaso de Leche, Urbanismo, Edificaciones, Limpieza Pública etc.) RECOMENDACIONES: Establecer criterios para la adecuada distribución interna del personal empleado (profesional, técnico, auxiliar) y obrero, debiendo estar acordes a su preparación académica, experiencia, condición laboral etc Fortalecer la capacidad del recurso humano (Funcionarios, Técnicos, Profesionales etc), municipal, mediante la formulación de un Plan Anual de Capacitaciones, implementándose a través de convenios con instituciones públicas y privadas con el propósito de mejorar el rendimiento en cada una de las áreas. Efectuar intercambio de experiencias de gestión municipal con municipalidades exitosas. Efectuar ciclos de capacitación (Talleres, charlas, cursos etc ) dirigido a todos los funcionarios y trabajadores orientándolos en la elaboración de los Documentos de Gestión, resaltando la importancia de estos instrumentos para el cumplimiento de los objetivos trazados. Implementar mecanismos para mejorar la eficiencia administrativa de los programas y proyectos transferidos producto de la Descentralización del Gobierno Central Propiciar entre las dependencias municipales una oportuna y fluida comunicación permitiendo la concertación y coordinación de acciones y ejecución de actividades. Propiciar políticas de Alianzas Estratégicas con organismo públicos y privados. Propiciar un adecuado manejo presupuestal, debiendo efectuarse una mejor distribución de los recursos financieros. 7

8 Aplicar una política de austeridad y racionalización del recurso humano (contratos), materiales, y de equipamiento, a fin de que cada área disponga de los recursos mínimos necesarios en forma oportuna. Propiciar políticas interinstitucionales para el mejor aprovechamiento de los recursos locales y la inversión privada. Modernizar, estandarizar y automatizar los procesos, procedimientos y sistemas municipales mediante la implementación y equipamiento de moderna tecnología. Solicitar el asesoramiento de entidades especialistas como IBM del Perú, Microsoft entre otras, con la finalidad de desarrollar un Sistema Integral de Informática en la municipalidad y dotar a las diferentes oficinas de equipos de cómputo que cumplan los requerimientos de cada función. Tomar acciones necesarias para evaluar los espacios físicos existentes y de propiedad municipalidad a fin de redistribuir a las oficinas administrativas. Implementar medidas técnicas para ordenar el sistema de cableado eléctrico e informático de todas las dependencias municipales. Implementar medidas de seguridad contra accidentes, incendio, sismos; debiendo proveer de extintores, señalización áreas de seguridad, vías de escape y capacitación al personal para uso y desenvolvimiento ante estos hechos. 8

9 CONSOLIDADO DE LA EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL AÑO FISCAL

10 RESUMEN AVANCE FISICO DE ACTIVIDADES AÑO 2009 POI POI 2009 TOTAL CODIGO UNIDAD ORGANICA EV PROG % AVANCE TRIM EJECUC 2008 I II III IV ACUMUL Gerencia General 127,08 35,08 43,83 78, Planeamiento y Presupuesto 57,52 19,31 30,04 49, Planeamiento y Racionalizacion 74,47 25,56 11,49 37, Presupuesto y Estadistica 98,92 0, Programacion e Inversiones 13,54 29,38 32,91 62, Asesoria Juridica 0,00 14,71 15,42 30, Sistemas e Informatica 75,59 15,28 12,50 27, Administracion y Finanzas 61,54 23,14 26,18 49, Recursos Humanos 100,45 19,43 19,26 38, Logistica 144,12 20,14 19,60 39, Tesoreria 108,25 21,64 17,10 38, Contabilidad 134,21 0, Seguridad Ciudadana 78,29 30,38 17,03 47, Urbanismo 87,63 49,40 30,12 79, Obras Privadas y Catastro 85,87 0, Control Urbano y Fizcalizacion 73,10 0, Medio Ambiente y Ornato 81,78 31,74 28,13 59, Edificaciones 79,45 28,26 11,33 39, Obras y Convenios 59,10 0, Estudios y Proyectos 80,34 50,15 56,85 107, Desarrollo Humano 95,83 18,82 37,15 55, Educacion, Cultura, Deportes y Rec. 88,54 12,50 12,27 24, Registro Civil 76,15 14,70 19,28 33, Turismo 96,83 0, Programas Sociales 102,60 0, Transito y Transportes 0,00 32,25 21,09 53, Transito 129,53 0, Transportes 30,38 13,30 15,76 29, Servicios a la Ciudad 131,08 20,81 21,03 41, Limpieza Pública 66,52 21,02 17,17 38, Sanidad 138,27 19,19 18,55 37, Promocion Empresarial y Def.del Cons. 0,00 24,33 31,23 55, Mecanica y Mantenimiento 87,83 26,79 21,84 48, Asesoria Tecnica 60,00 0, Coordinacion de Alcaldia 98,33 0, Secretaria General 62,73 19,53 23,11 42, Procuraduria Pública Municipal 93,46 0, Relaciones Públicas e Imagen instituc. 91,36 28,80 41,04 69, Participacion Vecinal 34,74 0, Defensa Civil 69,99 0, Organo de Control Institucional 147,56 0, Programa Vaso de Leche 82,55 0, Programa Comedores 100,00 0,00 Programa Integral Nutricional 100,00 0,00 T O T A L,,,,,.. 82,13 15,13 14,80 0,00 0,00 29,93 OBSERVACIONES 10

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