Premio Interamericano a la Innovación para la Gestión Pública Efectiva- Edición 2015 User Information

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1 Premio Interamericano a la Innovación para la Gestión Pública Efectiva- Edición 2015 User Information Name: Anonymous N/A Location: N/A Company: N/A Position: N/A IP Address: Started: 06/24/2015 3:54 PM Completed: 06/26/2015 4:22 PM Time Spent: 2 days, 48 hours, 2908 minutes, seconds, milliseconds Custom 1: N/A Custom 2: N/A Custom 3: N/A I. INFORMACIÓN GENERALEstado Miembro Postulante Colombia Institución Pública Postulante Ministerio de Defensa / Ejército Nacional Nombre de la Experiencia Innovadora Proceso Gestión Proyectos del Ejército Nacional de Colombia Tiempo de implementación de la Experiencia Innovadora: Cuatro (4) años. Categoría a la que postula Innovación en la Planificación y/o Evaluación de Políticas Públicas II. BREVE PRESENTACIÓN/SUMILLA DE LA EXPERIENCIA INNOVADORA: En este apartado, se requiere hacer una presentación resumida de la Experiencia Innovadora (200 palabras como máximo). Proceso de gestión integral de proyectos mediante la aplicación de una metodología de desarrollo a partir de etapas y herramientas elaboradas de acuerdo a las necesidades institucionales. III. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL Nombre de la entidad Postulante: Ministerio de Defensa Nacional / Ejército Nacional de Colombia Dirección: Calle 26 No Teléfono: Fax: - 1/8

2 Página Web: Nivel Administrativo de la Entidad Nivel Nacional Naturaleza Administrativa de la Entidad Ministerio, Secretaría IV. INFORMACIÓN DE LA EXPERIENCIA INNOVADORAPor favor, exponga el caso de la Experiencia Innovadora de su Entidad utilizando un lenguaje claro y una redacción breve y concisa. Para tal efecto, le pedimos organizar la información procurando responder las interrogantes contenidos en los siguientes ítems:1. Descripción de la Experiencia innovadora En esta sección, se solicita exponer en detalle la Experiencia Innovadora presentada. Por favor, facilite información que corrobore y otrogue más elementos sobre la iniciativa y tome en cosnideración las siguientes interrogantes para orientar su descripción: Cuál fue el problema que se buscó solucionar? (No más de 300 palabras). En el Ejército Nacional existía una baja cultura en materia de proyectos. Ello hacía que su ejecución adoleciera de un proceso estructurado y por ende sin maduración técnica, con riesgo de posible desaprovechamiento y pérdida de recursos. En qué consiste la Experiencia Innovadora? (No más de 300 palabras). Establecer una metodología de gestión de proyectos acorde con la institución, los postulados universales de la gerencia de proyectos y la normatividad que rige la inversión de recursos públicos. Concebida la metodología, se estableció el proceso de desarrollo integral de proyectos, elevado a acto administrativo institucional, mediante la promulgación de la directiva EJC No de Vinculación de la Experiencia Innovadora con la Categoría SeleccionadaPor favor, explique la relación existente entre la Experiencia Innovadora y la Categoría seleccionada en forma breve y concisa (No más de 300 palabras): La categoría seleccionada para esta convocatoria es la primera: PLANIFICACIÓN, toda vez que el Ejército Nacional, tras sendos estudios de planificación, diagnóstico y prospectiva, se estableció la estrategia que debe seguir la institución durante los próximos quince años (2030), en un contexto de posconflicto, sin desconocer la amenaza, mediante el fortalecimiento de sus capacidades y áreas funcionales administrativas. Estrategia materializada en seis funciones de conducción de la guerra, 20 áreas de capacidad, 56 capacidades específicas, 111 enunciados de capacidad y once subsistemas con 77 iniciativas administrativas, todo ello con la clara, precisa y cuantificada relación de requerimientos técnicos, tales como doctrina, organización, material, personal, infraestructura y sostenibilidad, que en forma holística permiten definir las necesidades a satisfacer y obtener y fortalecer las capacidades institucionales. Estrategia de planificación participativa que se concreta y hace efectiva mediante la identificación, estructuración, preparación, ejecución y evaluación de proyectos, para lo cula se estableció el modelo, la metodología y el proceso aquí presentado. 3. Vinculación de la Experiencia Innovadora con los Criterios de EvaluaciónA continuación, le solicitamos que proporcione información específica que será valorada por el Jurado Especial. Le pedimos por favor brevedad, y en lo posible proporcionar datos e información específicos: a. Originalidad. Creación de procesos dentro de la Administración Pública sobre la base del conocimiento y experiencia que tenga carácter inédito y transformador. A través de este criterio, se busca estimular la creatividad de los gestores públicos en la solución de problemas cotidianos relacionados al quehacer estatal.precise la siguiente información: Quién ideó la Experiencia Innovadora? (No más de 300 palabras).por favor tomar en cuenta:- Informe de Consultoría- Propuesta Política- Funcionarios de la misma entidad 2/8

3 Un equuipo de trabajo integrado por funcionarios de la institución, bajo la conducción del Segundo Comandante del Ejército Nacional, Jefe de Planeación y Transformación y el Director de Gestión Proyectos. Describa los elementos que hacen que la Experiencia Innovadora en gestión pública de su entidad sea innovadora (No más de 300 palabras): Por favor, tomar en consideración la siguiente información: - Viabiliza poblaciones no atendidas - Primera vez que una Administración Pública se ocupa del tema - Cuenta con un inédito apoyo del sector privado - Involucra en la gestión, por primera vez, a los ciudadanos - Otros datos que ayuden a explicar el carácter inédito y transformador de la Experincia Innovadora Primera vez que una entidad pública colombiana se ocupa del tema inherente al proceso de gestión integral de desarrollo de proyectos. Adaptación estratégica, procedimental y normativa de la teoría universal de proyectos (PMI) a las necesidades específicas y particulares del Ejército Nacional. Existieron algunos antecedentes de la Experiencia Innovadora?, en la misma entidad u otras entidades? (No más de 300 palabras). Esta experiencia comenzó a desarrollarse en 2012 cuando el Gobierno Nacional le asignó a la institución dos billones de pesos para atender sus necesidades estratégicas. Antes los proyectos del Ejército respondían a diversos criterios, no estandarizados, sin la centralización de la información a nivel del mando que permitiera la toma oportuna de decisiones, mejoramiento continuo y correctivos, ni su trazabilidad y archivo. Adicional, hasta entonces lo único relevante era la ejecución presupuestal y contractual de los proyectos (presupuesto y compras), sin tener mayor importancia otros indicadores inherentes al alcance, tiempo, riesgo, calidad y a todas las demás actividades no contractuales del proyecto. b. Impacto Ciudadano. Implica demostrar que la innovación repercute en un mayor beneficio a la ciudadanía. Por ejemplo, tiempo menor de espera, información en un lenguaje claro y sencillo, procesos simplificados, etc. Precise la siguiente información: Población(es) beneficiaria(s) objetivo. Precise datos cualitativos (quiénes). De no ser determinable. por favor precise la forma en la que se benefician los(as) ciudadanos(as) (No más de 300 palabras). Con la maduración de los proyectos, previa a su ejecución, los resultados obtenidos responden a las necesidades motivadoras de los respectivos proyectos que, una vez entran en operación, a lo largo y ancho del país, generan beneficios, no solo al personal de funcionarios del Ejército Nacional, sino a la población en las áreas de incidencia de las unidades ejecutoras de tales proyectos. Población(es) beneficiaria(s) objetivo. Precise datos cuantitativos (cuántos - directos e indirectos). De no ser determinable. por favor precise la forma en la que se benefician los(as) ciudadanos(as) (No más de 300 palabras). Con esta metodología se han gestionado 25 proyectos de inversión y seis grandes operaciones de funcionamiento con los que se ejecutaron los dos billones de pesos del recurso extraordinario asignado al Ejército durante el cuatrienio Metodología que por su aporte en tales proyectos, se hizo extensiva a todos los proyectos presentes y futuros de la institución, específicamente para el desarrollo de la estrategia cuyo horizonte va hasta el 2030 y que se ha implementado, inicialmente, en 26 proyectos en etapa de identificación. Para el cumplimiento total de la estrategaia a 2030, se calcula que se requieren estructurar, bajo esta metodología y proceso innovador, al menos 120 proyectos, con una cobertura nacional, es decir, para el beneficio de 40 millones de colombianos. Explique, cómo se beneficia a los(as) ciudadanos(as) (No más de 300 palabras).por favor, tomar en cuenta la siguiente información:- Menores tiempo de espera- Reducción de costos de trámites- Mejora de condiciones de vida de ciudadanos(as) en diferentes dimensiones El beneficiado directo, en principio, es el mismo Ejército, dado que puede darle mayor eficiencia al uso de sus recursos y suplir sus reales y más sentidas necesidades. En segundo lugar, la población nacional, pues con la entrada en operación de esos proyectos, perciben una más cercana presencia estatal, mayor sensación de seguridad y soberanía por la presencia efectiva del soldado en áreas estratégicas neurálgicas, permitiendo el desempeño en la adecuación de infraestructura en comunidades que así la requieran, construcción de carreteras y obras civiles de consolidación, entre otros. 3/8

4 Cuenta con indicadores cualitativos que así lo demuestren? Específique, por favor (No más de 300 palabras): Con esta metodología se han gestionado 25 proyectos de inversión y seis grandes operaciones de funcionamiento con los que se ejecutaron los dos billones de pesos del recurso extraordinario asignado al Ejército durante el cuatrienio (Indicador de eficacia). Metodología que por su aporte en tales proyectos, se hizo extensiva a todos los proyectos presentes y futuros de la institución, específicamente para el desarrollo de la estrategia cuyo horizonte va hasta el 2030 y que se ha implementado en 26 proyectos en etapa de identificación, y al menos en 120 más (indicador de efectividad). Cuenta con indicadores cuantitativos que así lo demuestren? Especifíque, por favor (No más de 300 palabras): Los indicadores establecidos para estos proyectos son los definidos por el DNP en cuanto a las inversiones que estos proyectos causan en los ámbitos: social, económico, ambiental, político e institucional. Cada proyecto tiene su indicador de impacto, según ámbito, establecido a partir del antes del proyecto (necesidad), para confrontarlo con el después de entrar el ejecución (satisfacción). Medición que se hace periódicamente y durante la vida útil de la operación del proyecto. c. Replicabilidad. Se refiere a la capacidad de replicabilidad de la Experiencia Innovadora en otros países de las Américas. Para tal efecto, deberían ser valorados la posibilidad de adaptación de los procesos administrativos a otros contextos institucionales, accesibilidad de la financiación, condicionamientos políticos y sociales, etc.precise la siguiente información: Por qué la Experiencia Innovadora de su Entidad es suceptible de ser replicada por otras entidades? (No más de 300 palabras)por favor, tomar en consideración lo siguiente:- Adaptabilidad a instituciones de diferentes dimensiones- No requiere de mucho presupuesto- Fácil manjeo de posibles conflictos de diversa índole al tratarse de una iniciativa demandada y de uso común- No requiere de mucho personal- Capacitación del personal se realiza de forma sencilla- Otros aspectos que considere pertinentes Este modelo, su proceso y herramientas es aplicable en cualquier entidad o empresa pública o privada, dada que su base es la metodología general de gestión de proyectos. De por sí, el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) de Colombia tuvo conocimiento del inicio de esta iniciativa en el año 2013, y además de darle un reconocimiento público a lo que hasta entonces se estaba desarrollando, consideró pertinente hacer extensiva esta práctica en todo el Estado, con énfasis en las entidades territoriales, donde el problema inherente es más sentido. De igual forma, internamente en el Ministerio de Defensa Nacional, y en el mismo Ejército, teniendo en cuanta la magnitud de la institución, ya se está avanzando en ese sentido: replicar el modelo. Qué elementos centrales deberían ser considerados antes de que la Experiencia Innovadora sea replicada en otras entiddades? Por favor, explíque (No más de 300 palabras): Ajustarse a la normatividad inherente, de acuerdo a cada país, entidad, sector, nivel u orden administrativo. El diagnóstico de la entidad, que permita identificar qué herramientas de la estrategia y la metodología general de proyectos sea aplicable en cada caso. El nivel de cultura en proyectos de cada país, entidad, sector, nivel, orden. La formación y capacitación de los funcionarios encargados de esta función. d. Eficacia. Hace referencia a la capacidad de medir/alcanzar los resultadis esperados por medio de la Experiencia Innovadora, en función a los objetivos que se han propuesto en una determinada política pública (entendida en sentido amplio como programa, actividad, proceso, etc).precise la siguiente información: Cuáles fueron los plazos que se consideran desde el inicio de la política pública?, se cumplieron? (No más de 300 palabras) Se tenía un cuatrienio ( ) para la ejecución de los recursos del patrimonio asignado, bajo una metodología que garantizara su ejecución óptima. Dentro de este lapso no sólo se diseñó la metodología y el proceso, sino que se ejecutaron los recursos asignados a través de proyectos y se comprobó que esta herramienta debía seguirse utilizando para cualquier recurso, independiente de su fuente generadora, en tanto se tratara de proyectos. Su normalización (volverse norma general) llevó dos años y su implementación y posicionamiento 4/8

5 es tema de permanente impulso y desarrollo. Precise por favor, los resultados obtenidos, en datos cualitativos (No más de 300 palabras): Optimización de recursos. Maduración de proyectos antes de su ejecución. Mitigación de riesgos de diversa índole. Cambio de cultura en materia de proyectos. Estandarización mediante la normalización (Acto administrativo) de la metodología y del proceso y sus herramientas. Precise por favor, los resultados obtenidos, en datos cuantitativos (No más de 300 palabras): Ejecución de $2.04 billones de pesos a través de proyectos. 26 proyectos desarrollados bajo esta metodología. Seis macro actividades de funcionamiento a las que, sin ser proyectos, se les aplicó con éxito la metodología y sus herramientas. Réplica de la metodología y sus herramientas en dos unidades mayores del Ejército. Solicitud de asesoría por parte de dos instancias del Ministerio de Defensa (Armada Nacional y Dirección de Logística del MDN) para la transferencia del modelo. Cuarenta gerentes de proyectos capacitados bajo esta metodología, así como a sus respectivos equipos de trabajo. Veintidós nuevos proyectos del Ejército en etapa de identificación y formulación bajo esta metodología, con unos costos estimados de $6 billones de pesos. Capacitación a veintidós nuevos gerentes y sus equipos de trabajo. Cuál fue el medio de evaluación de la política pública innovadora? (No más de 300 palabras) Evaluación del proceso por parte del mando mediante los informes gerenciales presentados. El fenecimiento de las cuentas inherentes a los recursos involucrados en los proyectos inherentes a la iniciativa, por parte de los entes de control. Presentaciones inofmrativas y seguimientos por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública, desde donde se gestó un reconocimeinto como buena práctica administrativa, otorgado al Comandante del Ejército, por parte del Presidente de la República. Si pudiera dar una opinión sobre los reusltados obtenidos a través de la Experiencia Innovadora: Diría Ud. que los resultados obtenidos han sido de mayor, regular o menor impacto? Por favor, explíque (No más de 300 palabras): Alto impacto en la gestión de los recursos de la institución, con dificultades por la reacción al cambio y la falta de cultura en materia de proyectos. Se logra la alineación de la inversión de los recursos al análisis estratégico y priorizado de las necesidades institucionales, logrando con eficiencia el adecuado empleo de los recursos públicos, a través de una planeación con visión en el tiempo para la sostenibilidad de los proyectos derivados. Los impactos causados con estos proyectos bajo la metodología y el proceso presentado, tienen cobertura nacional, tanto en lo social, económico, ambiental y político, como en lo institucional. En qué medida se solucionó el problema público inicial? (No más de 300 palabras) En cuanto al establecimiento del proceso metodológico, que faltaba se estableció y se volvió acto administrativo, por lo que se considera resuelto en un 100%. En cuanto a la cultura de proyectos, se continúa con la sensibilización de los interesados, a través de diversos medios, y por la magnitud de la insitución, se considera que el proceso se encuentra en un 25%, de los directamente interesados en el tema. e. Eficiencia. Se refiere a la capacidad de la Administración Pública para ordenar sus procesos de tal forma que éstos optimicen sus recursos (financieros, humanos, etc); y a su vez, generen mayores y mejores resultados. Precise la siguiente información: Presupuesto General de toda la Entidad y Presupuesto de la Experiencia Iinnovadora postulante Se ejecutó todo el 5/8

6 Presupuesto? (No más de 300 palabras) El Ejército Nacional tiene asignado un presupuesto anual de $6, 63 Billones (2015). Número de personas de la Entidad y Número de las personas involucradas en la Experiencia Innovadora postulante (No más de 300 palabras) El presupuesto anual asignado para los gestores de la Dirección Gestión Proyectos es de $300 millones (2015). Si pudiera dar una opinión sobre el costo-beneficio de la aplicación de la Experiencia Innovadora, diría Ud. que es positiva? (No más de 300 palabras) Es muy positiva y productiva Qué dificultades encontró en el proceso de implementación de la Experincia Innovadora y qué hicieron para superarlas? (No más de 300 palabras)asimismo, precise por favor la siguiente información: - Dificultades presupuestales - Dificultades políticas - Dificultades sociales- Otras (Explicar, por favor) Falta de cultura de proyectos, rotación de personal de planta, rotación del mando, resistencia del personal. Para sortear la falta de cultura y la resistencia, se procedió con persistencia en difundir entre el mando la importancia de implementar la iniciativa. Igualmente, se acudió a la capacitación con las personas directamente involucradas en el proceso. Para la rotación del personal y del mando, son variables exógenas, incluso a la institución. f. Complejidad del problema que soluciona. Hace alusión a la complejidad del problema y de la solución que desde la Administración Pública se puede dar. En ese sentido, son más valorados las experiencias innovadoras que tienen que ver con el manejo central de la Administración Pública, aquellas que involucran a una mayor población, aquellas están relacionadas con la administración de problemas en múltiples niveles de gobierno y mancomunidades, etc.precise la siguiente información: Por qué su Experiencia Innovadora es compleja? Explíque (No más de 300 palabras):por favor, tomar en consideración los siguientes datos:- Involucra poblaciones disímiles y grandes- Involucra distintos niveles administrativos- Escasez de Recursos- Esfuerzo adicional por concertar con diferentes actores para implementar la experiencia, con quiénes fue necesario coordinar?- Contexto superlativamente hostil para el trabajo de las entidades públicas- Otros (Por favor, explíque) Involucra a toda la institución, la empresa más grande del país. Implica a distintos niveles del mando. Arraigo de procesos antagónicos a la iniciativa. Necesidades y obligaciones institucionales inmensas frente a los recursos posibles y asignados. Normatividad arraigada, inmóvil. Resistencia al cambio. Dependencias antagónicas, celos interdependencias, roles afectados. g. Sustentabilidad de la Experiencia Innovadora. Implica el nivel de "enraizamiento" de la Experiencia Innovadora que la haga capaz de mantenerse en el tiempo, a cambios políticos de la administración, cambios institucionales y organizativos, financiamiento, grado de compromiso de las autoridades y funcionarios(as) gubernamentales, etc.precise la siguiente información:tiempo de implementación de la Experiencia Innovadora (No más de 300 palabras): 42 meses Número de años con Presupuesto asegurado (precisar horizontes presupuestales de 1, 5, 10 años) (No más de 300 palabras): Cuatro Número de administraciones que la han seguido desarrollando (No más de 300 palabras): Tres administraciones (Tres Comandantes del Ejército). 6/8

7 Origen del Presupuesto Público o Privado) (No más de 300 palabras): Público, Gobierno Nacional / Ministerio de Defensa/ Ejército Nacional Reconocimiento Legal de la Experiencia Innovadora que la haga obligatoria en el tiempo (No más de 300 palabras): Resolución Ministerio de Defensa Nacional No de 2014, Disposiciones Nos y 011 de 2014, Comando General Fuerzas Militares y Comando Ejército Nacional, directiva 0207 de Otra información que comprenda la Sustentabilidad de la Experiencia Innovadora postulada (No más de 300 palabras): Omitido h. Perspectiva de Género. Implica determinar como la Experiencia Innovadora sometida a concurso impacta de forma diferenciada en hombres y mujeres, y cómo las Administraciones Públicas han adaptado sus procesos internos en la planificación, implementación, evaluación y monitoreo para atender esta realidad. Por favor, precise la siguiente información:precise la sigueinte información:al momento de diseñar y planificar la Experiencia Innovadora se tomço en cuenta la realidad de mujeres y hombres y se consideró que ésta podría impactarlos de forma diferenciada? (No más de 300 palabras) La iniciativa ha considerado un porcentaje diferencial de hombres y mujeres en su administración e implementación? De ser el caso, indique cifras, por favor (No más de 300 palabras): Los cargos directivos son ocupados por hombres y mujeres?, Existió algún mecanismo de selección expecífico como cuotas?. De ser el caso, por favor, indique cifras (No más de 300 palabras): La Experiencia Innovadora cuenta con una Estrategia explícita/institucionalizada de acción afirmativa o discriminación positiva con los beneficiarios atendiendo las diferencias de género? Por ejemplo: servicios diferenciados, horarios especiales para madres de familia, entre otros. Explíque cuáles, por favor (No más de 300 palabras): La Experiencia Innovadora ha considerado un porcentaje diferencial de hombres y mujeres entre sus beneficarios? De ser el caso, indique cifras, por favor (No más de 300 palabras): A considerado la Experiencia Innovadora algún método de monitoreo y evaluación distinta para determinar cómo impacta diferencialmente a hombres y mujeres? Si es así, se cuenta con alguna estrategia adoptada para superar las dificultades? (No más de 300 palabras) DECLARACIÓN DE LOS(AS) PARTICIPANTES Nombre del Representante Legal: Cargo: Luis Carlos Villegas Echeverri Ministro de la Defensa Nacional 7/8

8 Teléfono: Nombre de la persona de contacto: Cargo: dipes@ejercito.mil.co Luis Fernando Romero Sarmiento Director (e) Gestión Proyectos Ejército Nacional Teléfono: dipes@ejercito.mil.co He leído y acepto los términos y condiciones descritos anteriormente en relación al Premio Interamericano a la Innovación para la Gestión Pública Efectiva - Edición 2015 Yes 8/8