CONDICIONES TÉCNICAS NECESARIAS PLURALIDAD DE OFERTAS. PROCESO No. 306 de 2013

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1 CONDICIONES TÉCNICAS NECESARIAS PLURALIDAD DE OFERTAS PROCESO No. 306 de 2013 CONTRATACIÓN DEL APOYO PARA EL SOSTENIMIENTO DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA 1

2 RECOMENDACIONES GENERALES: Se solicita al proponente cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: 1. Leer cuidadosamente estos documentos de Condiciones Técnicas Necesarias, antes de elaborar la propuesta. 2. Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas en el presente documento. 3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice y debidamente foliada. La presentación de la propuesta por parte del proponente constituye evidencia de que estudió completamente las especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que este documento es completo, compatible y adecuado para identificar los bienes y servicios que se contratarán. Así mismo, la presentación de la propuesta por parte del proponente constituye evidencia de que está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud la orden de servicio que se celebrará. 2

3 CAPÍTULO I 1. OBJETO Y CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN CONTRATACIÓN DEL APOYO PARA EL SOSTENIMIENTO DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA 1.1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN Contratar el apoyo para el sostenimiento de su plataforma tecnológica a través de la modalidad de servicios informáticos que cubran los siguientes esquemas de trabajo: Apoyo en administración de red de datos y centro de cómputo, apoyo en la atención a usuarios, apoyo en la administración de bases de datos ORACLE, apoyo en desarrollo de aplicaciones y apoyo en contenido multimedia y actualización de información, de acuerdo con lo establecido en el documento de Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas OBJETIVOS ESPECÍFICOS El apoyo para el sostenimiento de la plataforma tecnológica de la UPME se enmarca dentro de cinco (5) objetivos específicos, que agregados proporcionan a la entidad una efectiva sostenibilidad de las actividades diarias estratégicas y operativas propias de cada área. Estos objetivos son: i.) Apoyar a la Subdirección de Información, en especial al grupo de informática para realizar las labores de administración de la red de datos y el centro de cómputo. ii.) Apoyar a la Subdirección de Información, en especial al grupo de informática para realizar las labores de atención a usuarios finales. iii.) Apoyar a la Subdirección de Información, en especial al grupo de informática para realizar las labores de administración de las bases de datos ORACLE. iv.) Apoyar a la Subdirección de Información, en especial al grupo de informática para realizar las labores de desarrollo de aplicaciones de propósito específico en.net. v.) Apoyar a la Subdirección de Información, en especial al grupo de informática para realizar las labores de desarrollos y mantenimiento de contenidos multimedia ALCANCE La firma proponente y su grupo de profesionales, como resultado de su experiencia y conocimiento en el tema, podrán proponer actividades adicionales, las que deberán ser explicadas y justificadas en la propuesta. Las actividades que deberán desarrollar incluyen, pero no se limitan a las descritas a continuación: 1. Ofrecer una solución integral de servicios de apoyo que integre una mesa de ayuda especializada en tecnología para la atención, soporte técnico y mantenimiento de la infraestructura informática y 3

4 los servicios y aplicaciones que se brindan al usuario final en la UPME. Estos servicios de apoyo se prestarán fundamentados en las mejores prácticas (ampliamente aceptadas) tanto para la administración de servicios como para control en Tecnologías de la Información (TI). Los servicios que debe prestar como mínimo, son los siguientes: a) Apoyo en la administración de centro de cómputo. b) Apoyo en la administración de bases de datos ORACLE. c) Apoyo en la atención a usuarios. d) Apoyo en desarrollo de aplicativos sobre plataforma.net. e) Apoyo en desarrollo de contenidos multimedia. 2. Brindar el soporte y la seguridad requerida para la administración de todos los elementos que componen la red de datos y el centro de cómputo de la entidad. Ofrecer este servicio garantizando disponibilidad presencial o remota de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad. Administrar el correo electrónico: Crear usuarios, modificar usuarios, administración de permisos y demás actividades que exige esta labor. Todo ello en las versiones de los productos que la UPME tiene instalados. Desarrollar planes de contingencia para los sistemas de información, utilizando los recursos existentes y con los cuales cuenta la Unidad. Realizar recomendaciones técnicas del plan y proyección de éste al Plan Estratégico de Sistemas. Apoyar a la Subdirección de Información con las diferentes actividades que se generen en el desarrollo de los objetivos de la Unidad. 3. Atender lo relacionado con las solicitudes diarias de los usuarios, en tiempo real y con permanencia de tiempo completo en las instalaciones de la UPME. Ofrecer este servicio durante tiempo completo en las instalaciones de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad. Realizar mantenimiento preventivo tanto al software como al hardware de todas los PCs y Portátiles de la UPME, una vez cada tres (3) meses; además de la limpieza interna y externa de los dispositivos y periféricos, implica entre otras la optimización del espacio en disco duro; optimizando el desempeño del mismo. Mantener actualizado el inventario de hardware y software que exista instalado en la UPME. En esta labor, el personal técnico revisará cada PC y llevará una hoja de vida con las características técnicas de éstos. Cualquier otro dato adicional, a solicitud del supervisor la orden de servicio. Apoyar a la Subdirección de Información con las diferentes actividades que se generen en el desarrollo de los objetivos de la Unidad. 4. Brindar el soporte y la seguridad requerida para la administración de la plataforma de la base de datos ORACLE de la entidad. Ofrecer los servicios profesionales para la administración de las bases de datos ORACLE, durante la jornada laboral de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad. Adelantar la supervisión, vigilancia y mantenimiento de las bases de datos existentes ORACLE del SIMEC, y demás bases de datos en ambiente ORACLE que sean requeridas por la UPME durante la ejecución la orden de servicio, monitoreando el desempeño de las mismas y aplicando las acciones preventivas y correctivas cuando se requiera de manera permanente. Apoyar a la Subdirección de Información con las diferentes actividades que se generen en el desarrollo de los objetivos de la Unidad. 5. Brindar soporte al Sistema de Información Minero Energético Colombiano-SIMEC. Apoyar, mantener y actualizar las aplicaciones propias de la Unidad desarrolladas en.net, trabajando con bases de 4

5 datos SQL Server y Oracle. Garantizar el desarrollo y mantenimiento de sistemas de información existentes sobre la plataforma de desarrollo.net, durante la jornada laboral de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad. Realizar desarrollos de aplicativos de propósito específico que requiera la UPME de corto alcance y desarrollo rápido (tiempo de desarrollo máximo 2 meses). Apoyar a la Subdirección de Información con las diferentes actividades que se generen en el desarrollo de los objetivos de la Unidad. 6. Brindar soporte para la creación, edición, modificación y/o actualización de contenidos multimedia interactivos, videos, presentaciones o películas flash, animaciones 3D, manipulación de imágenes, audio, cortometrajes, simulaciones y otras tecnologías multimediales; a través del uso y manejo de las herramientas informáticas existentes en la UPME: ActionScript, DreamWeaver, Flash, PhotoShop, InDesign, Ilustrator, DNN, JOOMLA. Garantizar la disponibilidad y el soporte necesario en los portales del SIMEC e Intranet, durante la jornada laboral de la UPME y mantener disponibilidad de 24 horas al día durante 7 días a la semana cuando la Unidad lo requiera en caso de contingencias o por necesidades del servicio propio de la Entidad. Apoyar a la Subdirección de Información con las diferentes actividades que se generen en el desarrollo de los objetivos de la Unidad. 7. El contratista deberá adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural. 8. Guardar confidencialidad sobre la información que le facilite la UPME en o para la ejecución la orden de servicio o que por su propia naturaleza deba ser tratada como tal. Se excluye de la categoría de información confidencial toda aquella información que sea divulgada por la UPME, aquella que haya de ser revelada de acuerdo con las leyes o con una resolución judicial o acto de autoridad competente. Este deber se mantendrá durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio PRODUCTOS ESPERADOS 1. Garantizar la disponibilidad permanente de todos los servicios y recursos tecnológicos disponibles en la UPME: Red activa y pasiva; Telefonía IP ALCATEL Lucent IPtouch; Plataforma de servidores físicos y virtualizados. Informe mensual que contenga los registros de los cambios y/o modificaciones y/o actualizaciones hechos sobre cada uno de los servicios y recursos tecnológicos existentes; así la recomendaciones y/o propuestas sobre el mejoramiento de la seguridad y acceso servicios y recursos tecnológicos existentes. Informe final impreso y en medio magnético que contenga entre otros: Diagramas funcional y lógico de la estructura computacional existente, que refleje los componentes físicos, los componentes lógicos, componentes virtuales, las direcciones IP, memoria RAM, capacidad de almacenamiento en disco, sistemas operativos, software instalado, servicios que presta y demás características relevantes; Relación detallada de usuarios y claves de 5

6 cada uno de los servidores instalados, tanto usuarios de red como usuarios administradores locales; Tramitar garantías con los proveedores cuando haya lugar a ello. 2. Garantizar la atención oportuna y el correcto funcionamiento de la totalidad de los PCs, portátiles, impresoras, escáner y video beams, disponibles en la UPME. Presentar un informe mensual detallado que contenga los registros de los cambios y/o modificaciones y/o actualizaciones hechos sobre cada uno de los y recursos tecnológicos antes mencionados; así la recomendaciones y/o propuestas sobre el mejoramiento de la seguridad y acceso servicios y recursos tecnológicos existentes. Informe final impreso y en medio magnético que contenga entre otros: Inventario de: PCs, portátiles, impresoras, escáner y video beams, identificando en cada uno las principales características: nombre del recurso, dirección IP, responsable, memoria RAM, capacidad en disco, sistema operativo, software instalado, número de placa, fecha de compra, vigencia de la garantía.; Relación detallada de usuarios y claves de cada uno de los PCs y portátiles, tanto usuarios de red como usuarios administradores locales; Tramitar garantías con los proveedores cuando haya lugar a ello. 3. Garantizar la disponibilidad permanente y el correcto funcionamiento de la plataforma ORACLE, existente en la UPME; Adelantar la supervisión, vigilancia y mantenimiento de las bases de datos existentes ORACLE del SIMEC, y demás bases de datos en ambiente ORACLE que sean requeridas por la UPME durante la ejecución la orden de servicio, monitoreando el desempeño de las mismas y aplicando las acciones preventivas y correctivas cuando se requiera de manera permanente; Realizar los backups de las bases de datos de ORACLE de cada uno de los sistemas de información mencionados, con el fin de disponer de un respaldo que evite las pérdidas de información; Documentar los procesos propios de las bases de datos ORACLE de la UPME; Administrar y desarrollar consultas en la herramienta para inteligencia de negocios Oracle Discoverer; Relación detallada de usuarios y claves de cada uno de los esquemas existentes en la Bases de Datos ORACLE, tanto usuarios de datos como usuarios de administración de las mismas. 4. Garantizar la disponibilidad permanente y el correcto funcionamiento de los aplicativos desarrollados sobre la plataforma.net, existente en la UPME; Adelantar el desarrollo, capacitación e implementación de nuevos aplicativos o complementos a los ya existentes; Cargar información de las series de tiempo dentro de los portales del SIMEC de acuerdo a las necesidades de la entidad; Gestionar mantenimientos, adecuaciones, modificaciones y/o actualizaciones de desarrollos existentes en los distintos módulos del SIMEC, presentando los informes correspondientes a la UPME; Documentar los nuevos programas realizados y/o las mejoras realizadas a los programas existentes, lo cual debe comprender: manual de usuario final, manual técnico o de instalación y diccionario de datos.; Relación detallada de usuarios y claves de cada uno de los aplicativos, tanto usuarios de datos como usuarios de administración de los mismos. 5. Garantizar la disponibilidad permanente y el correcto funcionamiento de los todos los contenidos multimedia que soportan los portales Web del SIMEC e Intranet.; Adelantar el desarrollo, capacitación e implementación de nuevos contenidos multimedia o complementos a los ya existentes; Presentar un informe mensual detallado de las solicitudes recibidas con respecto a los contenidos y publicaciones hechas sobre cada uno de los portales del SIMEC e INTRANET; Actualizar las noticias sectoriales y su correspondencia en cada uno de los portales Web del SIMEC 6

7 e Intranet. Prestar apoyo para la migración de sistemas de información que entregue el Ministerio de Minas y Energía; Cargar información de las series de tiempo dentro de los portales del SIMEC de acuerdo a las necesidades de la entidad; Documentar los nuevos desarrollos o contenidos realizados y/o las mejoras realizadas a los contenidos multimedia existentes en cada uno de los portales del SIMEC e Intranet, lo cual debe comprender cuando sea del caso: manual de usuario final, manual técnico o de instalación, ubicación de los archivos fuentes, y de los archivos publicables o finales; Relación detallada de usuarios y claves de cada uno de los aplicativos, tanto usuarios de datos como usuarios de administración de los mismos. 6. Implementar las políticas de protección que considere oportunas tanto para el hardware como para el software. Adicionalmente el contratista deberá realizar el Back Up, copias de seguridad de la información y los procedimientos de recuperación regulares del contenido y su almacenamiento, todo ello respecto a la información que se genere en los sistemas informáticos. 7. Garantizar a la UPME que todo el software que se instale en los equipos de la Unidad o aquel que sea usado para implementar sus funciones, es original, y no vulnera ninguna ley, derecho o interés de tercero alguno, en especial los referidos a propiedad industrial e intelectual, y que cuenta con las correspondientes licencias de uso para funcionar. El contratista, salvo pacto en contrario y por escrito, hará la cesión a la UPME de aquellas licencias de uso sobre el software que instale para el desarrollo del objeto la orden de servicio en los equipos de la Unidad, se entenderá que la UPME no adquiere la propiedad de las mismas, ni el derecho de exclusividad respecto a su uso. 8. Transferir toda la gestión del sistema informático a la terminación del presente contrato a la UPME o al tercero que esta designe con el objeto de posibilitar la continuidad de la gestión del sistema informático. También deberá presentar un Informe final con las recomendaciones y sugerencias con respecto a las actividades ejecutadas y las futuras que se puedan llevar a cabo RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE Este proceso de contratación se rige por los Principios Constitucionales indicados en su artículo 209, por la Resolución UPME No 0319 de 2012, por lo contenido en estos Condiciones Técnicas Necesarias, las adendas que se emitan y demás documentos relacionados con el proceso 1.6. PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto asignado por la Unidad es de CIENTO OCHENTA Y OCHO MILLONES DE PESOS M/CTE ($ ) según Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) número 6313 del 14 de febrero de 2013, presupuesto que incluye todos los costos asociados directos e indirectos, IVA, retención en la fuente, y cualquier otro costo o impuesto en que incurra el proponente seleccionado para la ejecución del presente proyecto TERMINO DE DURACION LA ORDEN DE SERVICIO 7

8 El término de duración la orden de servicio será de seis (6) meses contados a partir de la firma del Acta de Iniciación El acta de iniciación se suscribirá previa aprobación de la garantía exigida en el contrato, pago de los derechos de publicación del mismo e impuesto de timbre si a ello hubiere lugar VALOR DE LA PROPUESTA El proponente deberá indicar un único valor de la propuesta en pesos colombianos, el cual incluye todos los costos relacionados con ello. Se deberá precisar el valor correspondiente al IVA y el valor de la propuesta antes de IVA FORMA DE PAGO La Fiduciaria, previa autorización de la UPME, realizará en seis pagos mensuales contra entrega de la totalidad de los productos y servicios objeto la orden de servicio, previa presentación de la factura y certificación del cumplimiento expedida por el supervisor la orden de servicio. La factura debe estar acompañada de la copia legible del pago efectuado al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, o en su defecto del certificado expedido por el representante legal y/o revisor fiscal de la persona jurídica, según fuere el caso. El contratista asumirá todos los impuestos, tasas y/o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia MODALIDAD DE SELECCIÓN De acuerdo a lo previsto en el artículo 16 numeral 2º de la Resolución UPME 0319 de 2012, se tramita bajo el proceso Pluralidad de Ofertas CRONOGRAMA: ACTIVIDADES Desde Hasta Publicación de los Documentos de Condiciones Técnicas 21 febrero-2013 Necesarias Definitivos, emisión de invitaciones solicitud aclaraciones a los Documentos de Condiciones Técnicas 21 febrero febrero-2013 Necesarias Definitivos Respuesta a las aclaraciones formuladas a través de la página Web 26 febrero-2013 de la UPME Emisión de adendas si fuere necesario 26 febrero-2013 Presentación de Propuestas 01 marzo a.m. Informe de evaluación de propuestas 08 marzo-2013 Observaciones al informe de evaluación por parte de los 11 marzo marzo-2013 proponentes 8

9 Respuesta a las observaciones presentadas al informe de evaluación a través de la página Web de la UPME Suscripción de la orden de servicio entre el contratista y el ordenador del gasto 13 marzo marzo CONSULTAS DE LOS PROPONENTES Las Condiciones Técnicas Necesarias pueden ser consultadas en la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Carrera 50 # en Bogotá D.C. y dentro del plazo de un (1) día a partir del recibo de este documento podrá solicitar aclaraciones a los ADENDAS En el evento en que se efectúen cambios al presente documento, éstos se realizarán mediante adendas escritas que se darán a conocer a los proponentes a través de la página Web de la UPME, las cuales pasarán a formar parte del mismo INFORMES DE EVALUACIÓN La UPME deberá preparar informe detallados sobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta. Esta será comunicada a través de la página Web de la UPME dentro del término indicado en el cronograma establecido en el numeral Las propuestas permanecerán, para su consulta, en la Secretaría General de la UPME ubicada en la Carrera 50 # en Bogotá D.C TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DE LA ORDEN DE SERVICIO El contratista se obliga a firmar la orden de servicio dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la comunicación que le envíe la Unidad, acerca de la disponibilidad la orden de servicio para la firma. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante podrá adjudicarlo al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable para la entidad y considerada como elegible PARTES QUE INTERVIENEN UPME Son contratos todos los actos jurídicos generadores de derechos y obligaciones que celebre la Unidad de Planeación Minero Energética 9

10 FIDUCIARIA Es la entidad que maneja los recursos de la Unidad SUPERVISOR La supervisión de este contrato será ejercida por el Subdirector de Información de la UPME, o por quien éste designe y así se dará a conocer al contratista en su oportunidad. El Supervisor velará por los intereses de la misma y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza la orden de servicio le sean propias. El Supervisor tendrá entre otras las siguientes funciones: a. Adoptar las medidas de control e intervención necesarias que garanticen la ejecución la orden de servicio. b. Expedir la certificación sobre el cumplimiento del objeto contratado. c. Hacer seguimiento a las labores de EL CONTRATISTA. d. Verificar permanentemente que el CONTRATISTA cumpla con el pago de los aportes parafiscales y mantener vigente y al día los aportes de sus empleados y dependientes destinados al cumplimiento del presente contrato al sistema General de Salud y Pensión. e. Suscribir el acta de inicio. Corresponde al supervisor, expedir las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar, respecto al cumplimiento de las obligaciones por parte de EL CONTRATISTA, en un término no mayor a ocho (8) días hábiles. Dentro del mismo plazo podrá realizar y remitir las objeciones, observaciones y/o solicitar las aclaraciones respecto de los informes presentados por EL CONTRATISTA, las cuales deberán ser atendidas por éste último en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles; igual término tendrá el supervisor, una vez recibida la respuesta por parte de EL CONTRATISTA, para expedir las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar, o comunicar a la Dirección General sobre los motivos de su negativa CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION Este contrato requiere para su perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y contraprestación. 2) Que se eleve a escrito. 3) Que exista el respectivo registró presupuestal. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores requisitos queden cumplidos a entera satisfacción. Para su ejecución se requerirá aprobación de las garantías, y firma de la respectiva acta de iniciación DOCUMENTOS A PRESENTAR A LA FIRMA DE LA ORDEN DE SERVICIO Certificado de pago de aportes a la seguridad social integral y parafiscales. 10

11 En el evento que el adjudicatario sea una persona natural deberá allegar adicionalmente: Afiliación al sistema de riesgos profesionales Manifestar por escrito si el valor de la contratación es lo único que percibirá o si tiene otros ingresos derivados de otras actividades, para efectos de determinar la base de liquidación de los aportes parafiscales y seguridad social integral. El proponente favorecido deberá tener en cuenta lo siguiente: Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este caso, igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso o seleccionar, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad. El CONTRATISTA dispondrá de tres (3) días hábiles para constituir las garantías requeridas y demostrar el pago del respectivo impuesto de timbre la orden de servicio si a ello hubiere lugar. Los gastos de legalización la orden de servicio correrán por cuenta de EL CONTRATISTA y no serán reembolsados CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento de alguna de las partes del presente Contrato respecto de cualquiera de las obligaciones contraídas en el presente Contrato, este pagará a la otra parte, a título de pena, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total la orden de servicio por el incumplimiento. Esta suma se hará efectiva por parte del CONTRATANTE mediante el cobro de la Garantía Única de Cumplimiento o, en su defecto, de los saldos que adeude al CONTRATISTA, si los hubiere, para lo cual se entiende expresamente autorizado con la suscripción la orden de servicio. Si el cobro no es posible realizarlo en la forma antes descrita, se cobrará por la vía judicial. En todo caso, la aplicación de la Cláusula Penal Pecuniaria no excluye la obligación a cargo del CONTRATISTA de indemnizar perjuicios CESIÓN Se prohíbe al proponente seleccionado ceder total o parcialmente, a cualquier título, el orden de servicio que se suscriba, salvo expresa aceptación de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME FORMAS DE TERMINACIÓN DE LA ORDEN DE SERVICIO 11

12 Podrá darse por terminado la orden de servicio suscrito por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por cualquiera de ellas como consecuencia del incumplimiento debidamente comprobado de cualquiera de las obligaciones derivadas de la orden de servicio. Igualmente si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control de EL CONTRATISTA o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera imposible, las partes podrán dar por terminado la orden de servicio que suscriban. Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control contratista o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera impracticable temporalmente, las partes podrán suspender la orden de servicio por el tiempo que resulte estrictamente necesario para restablecer las condiciones normales del mismo GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas, la cual se mantendrá vigente durante la vida de la orden de servicio y su liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGÉTICA- UPME. Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución la orden de servicio: Clase de Riesgos % Sobre el valor Vigencia Cumplimiento la orden de 20 La orden de servicio La la orden de servicio y seis (6 ) servicio meses màs Calidad 20% La orden de servicio La la orden de servicio y un año más Salarios y prestaciones 5 La orden de servicio La la orden de servicio y tres (3) años sociales más ENTREGA Y RECIBO DEL OBJETO LA ORDEN DE SERVICIO Los productos resultados la orden de servicio, se recibirán en las instalaciones de la Unidad, ubicada en la Carrera 50 # en Bogotá D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad. No obstante el objeto la orden de servicio deberá ser desarrollado por el contratista en sus propias instalaciones CORRESPONDENCIA 12

13 Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente proceso contractual., deberán dirigirla a la Secretaría General - Contratación -, ubicada en la Carrera 50 # en Bogotá D.C. o vía correo electrónico a la Dirección: contratos@upme.gov.co PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS Será de propiedad de la UPME los resultados de los estudios, análisis, encuestas, programas y demás aplicaciones en computador y en general los trabajos realizados durante y para el desarrollo la orden de servicio. Lo relacionado con los derechos de autor se sujetará a lo establecido por la Ley 23 de y demás normas complementarias. En el evento de requerirse el contratista deberá previo al pago final suscribir documento de transferencia de derechos de autor. Igualmente el contratista liberará a la UPME de toda responsabilidad por las acciones que inicien terceros en razón de las transgresiones de Derechos de autor, marca o patente como consecuencia de los productos o servicios que se contraten y que sean utilizados por el contratista para la ejecución del objeto de la contratación. En los eventos en que la UPME entregue para el desarrollo del objeto la orden de servicio información considerada confidencial, el contratista deberá suscribir a la iniciación la orden de servicio el respectivo acuerdo de confidencialidad INDEMNIDAD EN LOS SUBCONTRATOS Queda expresamente entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre la UPME y el oferente seleccionado o el personal que éste contrate para la realización de las actividades que constituyen objeto la orden de servicio a suscribir. El contratista mantendrá indemne a la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME- contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por responsabilidad de cualquier naturaleza, ocasionados por el Contratista, sus subcontratistas (grupo de profesionales o sus proveedores), durante la ejecución de los servicios que se contraten VISITAS La Unidad de Planeación Minero Energética se reserva el derecho a efectuar visitas al lugar donde desarrollan su actividad económica los proponentes y en la ejecución la orden de servicio al respectivo contratista REVALUACION DEL CONTRATISTA (PROVEEDOR) Para dar cumplimiento a lo establecido en la norma NTC 1000:2004, al vencimiento del término la orden de servicio se realizará la reevaluación de proveedores por parte del supervisor la orden de servicio siguiendo los siguientes criterios: 13

14 CRITERIOS REVALUACIÓN PROVEEDOR CALIFICACIÓN MÁXIMA 1. Calidad del producto o servicio 10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo 2 2. Oportunidad (cumplimiento Tiempo de entrega) 10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo 2 4. Reclamos sobre el producto o servicio 10, así: 0 quejas 10; de 1 a 5, 5 y más de 6 se asigna 0 puntos Nota: Promedio mínimo 6 puntos Promedio 1. La calidad del producto se tomará con base en la certificación expedida por el supervisor la orden de servicio. 2. La de oportunidad con base en la fecha de entrega del producto (fecha de radicación o acta de entrega). 3. Reclamos de productos para ello se tendrá en cuenta la información que al respecto señale el supervisor la orden de servicio. Esta reevaluación se dará a conocer por escrito al proveedor (contratista). Los parámetros para la calificación se establecen así: Calidad o reclamos sobre el producto 10 puntos Ningún reclamo 8 puntos 1 a 2 reclamos 5 puntos 3 a 4 reclamos 2 puntos Más de 5 reclamos Oportunidad (cumplimiento tiempo de entrega) Oportunidad (cumplimiento tiempo de entrega) 10 puntos Entrega en la fechas establecidas en el contrato 8 puntos Entrega entre 5 y 10 días después de la fecha establecida en el contrato 5 puntos Entrega entre 11 y 15 días después de la fecha establecida en el contrato 2 puntos Entrega después de 15 días de la fecha establecida en el contrato 14

15 CAPÍTULO II CAPÍTULO II. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Los interesados deberá radicar su propuesta en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética ubicada en la Carrera 50 # 26-20, hasta la hora y fecha indicada en el cronograma del proceso. Se tomará como hora oficial de entrega de la propuesta, la hora y fecha indicada en el reloj de radicación de la Unidad, a falta de esta, la hora legal que indique el reloj de la Superintendencia de Industria y Comercio Vencido el plazo de presentación de propuestas, se procederán a abrir y verificar las presentadas, proceso del cual se levantará un acta. Si se presentan discrepancias entre el original y alguna copia prevalecerá el original. 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN La propuesta se deberá entregar en original y una copia en medio impreso y magnético lo correspondiente a la experiencia del proponente y de cada uno de los profesionales que conforman el grupo básico (formularios 2, 3 y 4). La propuesta deberá presentarse en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente (el original y la copia) en la parte inferior de cada hoja, contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para la evaluación de la propuesta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el proponente en la misma propuesta. Adicionalmente, si fuere necesario la Unidad podrá solicitar que los proponentes aporten los formatos solicitados en este documento, diligenciados tanto en forma impresa como en medio digital. El original y las copias presentarán idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico. Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así: UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA, UPME Proceso Contractual número 306 DE 2013 Propuesta para la contratación de: CONTRATACIÓN DEL APOYO PARA EL SOSTENIMIENTO DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA 15

16 Dirección: Teléfono: Fax: Original / copia 1 Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y formatos contenidos en las presentes condiciones técnicas necesarias, sin efectuar cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado. Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original. 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA Para ser evaluada la propuesta es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento más no de calificación, razón por la cual se consideran subsanables a título de adición, modificación o complementación DOCUMENTOS JURIDICOS CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo establecido en el Formato anexo. En esta carta el oferente deberá indicar, de la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter GARANTÍA DE SERIEDAD Con la propuesta, los proponentes deberán presentar la póliza de garantía de seriedad de la propuesta por un valor equivalente al 10% del valor del presupuesto oficial definido en el presente documento de Condiciones Técnicas Necesarias. Así mismo, deberá aportar con la propuesta, el recibo o constancia de pago de la prima correspondiente, emitido directamente por el asegurador o avalista bancario autorizado y vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia. La garantía debe consistir en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, y debe constituirse a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética UPME (NIT ). 16

17 Cuando se trate de una garantía bancaria emitida por un establecimiento de crédito vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia, se deberá incluir la siguiente leyenda: "La presente garantía será pagada por el garante dentro de los treinta días siguientes a la fecha de la ejecutoria del acto administrativo que declare el incumplimiento de los ofrecimientos del proponente". Cuando la propuesta sea presentada por un proponente conjunto, la póliza o garantía bancaria deberá ser tomada a nombre de tal proponente y, en el documento, se deberán indicar los integrantes del mismo, junto con los números de NIT y porcentajes de participación de cada uno. La vigencia de la garantía de seriedad de la propuesta deberá ser igual al plazo de vigencia de la oferta y 90 días más, contados a partir del cierre del presente proceso de contratación. En todo caso, la UPME podrá solicitar la ampliación del periodo de validez de la garantía de seriedad, cuando sea necesario prorrogar el término para la presentación de las propuestas o de evaluación de las mismas. En caso de no ampliarse el periodo de validez, dentro del término establecido por la Entidad, se procederá al rechazo de los ofrecimientos hechos por el proponente. De igual manera, si la vigencia inicial no fuere suficiente en caso de que se prorrogue el plazo para la suscripción la orden de servicio o para la constitución de la garantía única, el adjudicatario deberá prorrogar la vigencia de la garantía de seriedad. El mayor valor que pueda generar la ampliación de dicha póliza, correrá en todos los casos a cargo del proponente. Sanción por incumplimiento del oferente: Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, la garantía de seriedad se hará efectiva a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, si el oferente seleccionado no se allanase a cumplir las obligaciones establecidas en este documento de Condiciones Técnicas Necesarias y/o especialmente: a) Cuando el proponente solicite el retiro de su propuesta con posterioridad al cierre del presente proceso y durante el período de validez de la misma, salvo cuando se haya constatado inhabilidad o incompatibilidad sobrevinientes, acaecidas después del momento de presentación de la propuesta. b) Cuando el proponente seleccionado no proceda a la suscripción del mismo dentro del plazo establecido en el presente documento de Condiciones Técnicas Necesarias. c) Cuando una vez firmado la orden de servicio, el contratista se niegue injustificadamente a entregar los documentos necesarios para la legalización y ejecución la orden de servicio, dentro del plazo establecido en el presente documento de Condiciones Técnicas Necesarias. Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de seriedad de la propuesta, la UPME podrá demandar por la vía ejecutiva el valor asegurado, para lo cual prestará mérito ejecutivo suficiente la propuesta presentada por el proponente. Devolución de la garantía: La garantía de seriedad será devuelta por la UPME a los oferentes no favorecidos, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la suscripción la orden de servicio o a la no selección de 17

18 propuestas DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos solicitados en este capítulo y otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el Artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el Artículo 480 del Código de Comercio. Por lo tanto, deberán autenticarse por funcionarios competentes del país de origen, a su vez por el Cónsul Colombiano o Agente Diplomático, al autenticar los documentos el Cónsul o Agente Diplomático hará constar que la sociedad existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país, la firma del Cónsul o Agente Diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Apostilla: Cuando se trate de documentos que provienen de países que hacen parte de la convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos se extranjeros, se aplicará lo dispuesto en ésta convención CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Las Personas Jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal o agencia en Colombia deberán presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anterior a la fecha de cierre del proceso contractual, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia la orden de servicio y un (1) año más. El objeto de la sociedad deberá permitir realizar el objeto de la presente contratación PROPONENTES EXTRANJEROS Tratándose de personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia deberán aportar los siguientes documentos: Documento que acredite su existencia y su representación o su equivalente en el pais de origen, en donde se determine claramente el objeto y facultades del representante legal así como las limitaciones establecidas a este para poder contratar, el cual deberá tener fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del proceso contractual, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia la orden de servicio y un (1) año más. Documento de constitución de apoderado domiciliado en Colombia debidamente facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato cuando participe a título de oferente, así como para representarla extrajudicialmente, mediante la presentación del respectivo poder debidamente otorgado y legalizado. Los documentos otorgados en el exterior, deberán presentarse debidamente traducidos al idioma español, consularizados y refrendados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (Art. 259 del C. de P. Civil. 18

19 Apostilla: Cuando se trate de documentos que provienen de países que hacen parte de la convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos se extranjeros, se aplicará lo dispuesto en ésta convención. En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado. Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociación (que no sea comercial), deberá aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente ACTA DE JUNTA DE SOCIOS De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este proceso contractual, deberá presentar el acta o extracto de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado DOCUMENTO ORIGINAL DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION TEMPORAL Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Mediante un documento se designará la persona que los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. En caso de unión temporal, se indicará a la UPME la participación que tendrá cada uno de sus integrantes. Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer consorciados durante el término de la vigencia la orden de servicio sus prórrogas y término de liquidación la orden de servicio. En ningún caso podrá haber cesión la orden de servicio entre quienes integren el consorcio o unión temporal. Los términos y extensión de la participación en la Unión Temporal no podrán ser modificados. Si la propuesta es conjunta, deberá ser presentada por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento original de conformación de consorcio o unión temporal. La responsabilidad de los miembros del consorcio o la unión temporal se regirá por las normas vigentes en la materia. Toda la información y documentación solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una de las personas que integran el consorcio o unión temporal. 19

20 En el evento de suscribir contrato la Unión Temporal o Consorcio deberá solicitar el número de Registro Único Tributario- RUT - ante la DIAN y la facturación deberá realizarla la modalidad conformada. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo la orden de servicio y un año más. Cuando se obre en ejercicio de poder especial, es necesario que en el mismo se exprese concretamente que se otorga la facultad de participar en el presente proceso contractual, suscribir el contrato o contratos que de ella se deriven, para su ejecución, representación judicial y extrajudicial, por lo menos por el término la orden de servicio y un (1) año más. Las ofertas deberán estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma, consorcio o unión temporal, quien debe tener facultades específicas y vigentes para contratar y estar autorizado para comprometerla en cuantía igual o superior al valor de la oferta. Cuando se presente Consorcio o Unión Temporal bastará que uno de los integrantes se haya inscrito, de conformidad a lo establecido en el Capítulo I de estas condiciones técnicas necesarias FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CÉDULA DE CIUDADANIA DE LA PERSONA NATURAL O LOS REPRESENTANTES LEGALES FOTOCOPIA DEL RUT DE LA EMPRESA O EMPRESAS CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Para las personas jurídicas, el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo a los requerimientos de ley y/o el Representante Legal si no estuviere obligado a tener aquel, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses (ley 789 del 2002). En el evento en que el proponente sea un consorcio o unión temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integren deberá acreditar que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta. Tratándose de personas naturales se deberá presentar la manifestación bajo la gravedad del juramento que se encuentra efectuando aportes a la seguridad social en forma oportuna y a paz y salvo a la fecha de presentación de la propuesta. 2.3 DOCUMENTOS FINANCIEROS La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al conjunto de indicadores financieros que a continuación se enuncian los cuales serán tomados del Registro Único de Proponentes 20

21 siempre y cuando los índices financieros figuren en dicho documento con corte a 31 de diciembre de 2012 así: Que el proponente posea como mínimo un capital de trabajo equivalente al treinta (30%) del valor del presupuesto oficial. El capital de Trabajo se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente. Que el proponente disponga de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>1). La solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente. Que el proponente tenga un nivel de endeudamiento inferior al 70% El endeudamiento se calculará como el resultado de la siguiente fórmula Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total. NOTA: Los siguientes documentos serán exigibles a los Proponentes extranjeros sin sucursal o agencia en Colombia y para los proponentes Nacionales cuando en el Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio figuren los índices financieros con corte a 31 de diciembre de 2011, así: El proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General detallado, Estados de Resultados del año de 2011 y Notas a los Estados Financieros del mismo periodo, estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal si el proponente está obligado a tenerlo. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación. Tratándose de personas naturales deberán presentar estos documentos suscritos por un Contador Titulado con Tarjeta profesional El proponente deberá adjuntar fotocopia de la Tarjeta Profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse éste último; de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este proceso contractual. Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se sumarán los respectivos activos, pasivos y patrimonios y cada uno de los integrantes deberá anexar la documentación aquí solicitada. Tratándose de personas jurídicas extranjeras, la acreditación se realizará conforme al régimen legal del país, respectivo. 21