PROCEDIMIENTO INGRESO PROVEEDORES PARA ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO

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1 PROCEDIMIENTO INGRESO PROVEEDORES PARA ADSMUNDO TURISMO RECEPTIVO I.- OBJETIVO: Estandarizar una metodología que controle el ingreso de los proveedores que ADSMUNDO Turismo Receptivo utiliza para la prestación de sus servicios, de manera de garantizar un proceso controlado de documentación al día de cada proveedor. II.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS SOPTUR: Sistema de operaciones turísticas. III.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO a) INGRESO DE PROVEEDORES El ingreso de un proveedor se realiza mediante el llenado de la ficha de proveedor (Ver anexo 1), que contiene los datos obligatorios y datos optativos. Bajo esta clasificación, no se ingresará ningún proveedor que no cuente con los datos obligatorios señalados y los datos del voucher, sin embargo, para mantener una base de datos limpia y actualizada, es necesario contar con todos los datos del proveedor. El conducto oficial para el ingreso es producto administración, donde el departamento de producto es el responsable de solicitar todos los datos señalados en la ficha al nuevo proveedor (Ver procedimiento de selección y verificación de proveedores), para ser entregado a Administración quien hará el ingreso de todos los datos recibidos. Todo esto en la medida que Producto va haciendo las negociaciones con nuevos productos y/o se generan modificaciones de los actuales. Una vez ingresado el proveedor y para efectos de actualización de datos existirá un filtro que permitirá al departamento de producto modificar sólo los datos relativos al área comercial, dejando el resto de la información sólo para consulta sin opción a modificar. Mismo caso para el departamento de administración, quien luego del ingreso, podrá modificar todos los datos a excepción del área comercial. Para el ingreso de los proveedores, existe un módulo de ingreso de proveedores en SOPTUR, al cual tienen acceso las personas responsables de cada una de las áreas involucradas (Producto; Ejecutiva de Productos/ Administración; Jefe de Proveedores). Por lo anterior es necesario que tanto administración como los departamentos de productos, envíen la nómina de las personas a las que asignarán dicha responsabilidad en caso que se genere alguna modificación de las personas actualmente responsables. Cabe destacar que los datos del área comercial son los que Administración considera para el voucher, por lo que estos datos deben representar los datos del voucher. Además los datos financieros deben incluir si el pago se hace en pesos chilenos o en dólares americanos. Respecto al número de teléfono del proveedor (dato que aparece en el itinerario para el pasajero y en el voucher), éste debe ser ingresado bajo la siguiente estructura: (Código país) (código ciudad) teléfono. Si es celular: (código país) (9) teléfono. Ejemplos: (56) (2) (56) (9) Fecha de vigencia: 01 de febrero de 2011 Página 1

2 En caso que el proveedor exija prepago, este será negociado por el Ejecutivo de Productos, quién tratará de generar una política de pago contra factura. De no resultar se llenará por el Encargado de Stock de productos la Planilla Prepago Proveedores que después será enviada a Administración para su actualización de condiciones (Ver anexo 2). Las vigencias de las condiciones de prepago se renovarán en forma automática bajo más mismas condiciones, salvo que el Ejecutivo de Productos entregue nuevas condiciones. El proceso completo de ingreso de proveedores se encuentra descrito en el diagrama de flujo adjunto al procedimiento. (Ver anexo 3). IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS Ficha Ingreso de proveedor Ficha de Proveedor con Prepago Diagrama de flujo de ingreso de proveedores Procedimiento de selección y verificación de proveedores V.- ALCANCE DE APLICACIÓN Este procedimiento aplica al departamento de producto y administración, y la responsabilidad de su ejecución corresponde al área de operaciones. VI.- CONTROL CUADRO DE MODIFICACIONES Fecha N de Versión Motivo de la modificación Responsable 02 Ene/ Versión original Subgerente de Producto 12 Feb/ Se definió tiempo para ingreso del proveedor y los cargos responsables en cada gestión del proceso. Se corrigió nombre de registro Planilla de Prepago a Ficha de Proveedor con prepagos. 25/01/ Se cambió concepto de División de Turismo Receptivo, a ADSMUNDO Turismo Receptivo. Además, se agregó protocolo para ingreso de números telefónicos de proveedores. Ejecutiva Productos Subgerente Operaciones de de Fecha de vigencia: 01 de febrero de 2011 Página 2

3 FICHA INGRESO PROVEEDOR (Anexo 1) FICHA DE INGRESO PROVEEDORES Datos básicos obligatorios Cadena a que pertenece: Razon Social Nombre de Fantasía: R.U.T.: - Zona geográfica Giro: Web Fono : Fax: E. Mail: Fono emergencia para pax: Categoria: Area Comercial Datos de voucher: Teléfono: Fax: Persona Contacto Area Comercial:(1) Persona Contacto Area Comercial:(2) Tel1: - - Tel1: - - Fax: - - Fax: - - E. Mail: E. Mail: Persona Contacto Area Reservas:(1) Persona Contacto Area Reservas:(2) Tel1: - - Tel1: - - Fax: - - Fax: - - E. Mail: E. Mail: TARIFA ESTIPULADA CONVENIO: Neto Comisionable % NETO % + IVA % IVA INCLUIDO TIPO DE MONEDA DE PAGO: Pesos chilenos USD Tipo de cambio acordado: Observaciones: Area Financiera: Tel1: - - Fax: - - Tel2: - - E. Mail: Persona de Contacto:(1) (1) Persona de Contacto:(2) (2) FORMA DE PAGO: Transferencia Pago en caja Ads Courrier Depósito Cta. Cte. Cuenta corriente 1: Cuenta corriente 2: Nombre titular: Nombre titular: N Cta.Cte.: N Cta.Cte.: ABA N : ABA N : Swift Banco: Swift Banco: Banco: Banco: Ciudad: Ciudad: País: País: Sucursal: Sucursal: Observaciones: Nombre de responsable por la Información Firma Aurorizada Fecha de Actualización Fecha de vigencia: 01 de febrero de 2011 Página 3

4 FICHA DE PROVEEDOR CON PREPAGO (Anexo 2) SISTEMA DE PREPAGO RAZÓN SOCIAL: NOMBRE DE FANTASÍA: NOMBRE DE PRODUCTO: INDIVIDUAL GRUPOS DESDE HASTA PASAJEROS DESDE HASTA PASAJEROS 1.- TIPO DE MONEDA DE PAGO 1.- TIPO DE MONEDA DE PAGO PESOS DÓLARES PESOS DÓLARES 2.- MODALIDAD DE PREPAGO 2.- MODALIDAD DE PREPAGO SOBRE TARIFA NETA SOBRE TARIFA VENTA SOBRE TARIFA NETA SOBRE TARIFA VENTA 3.- ABONO ABONO POLÍTICA DE ABONO CONTRA RESERVA: POLÍTICA DE ABONO CONTRA RESERVA: MONTO DEL ABONO MONTO DEL ABONO PORCENTAJE: % DE PREPAGO PORCENTAJE: % DE PREPAGO 4.- ABONO ABONO POLÍTICA DE ABONO POLÍTICA DE ABONO MONTO DEL ABONO MONTO DEL ABONO PORCENTAJE: % DE PREPAGO PORCENTAJE: % DE PREPAGO 5.- SALDO 5.- SALDO FECHA LÍMITE FECHA LÍMITE DÍAS ANTES DE LA LLEGADA DEL PAX CONTRA FACTURA DÍAS ANTES DE LA LLEGADA DEL PAX CONTRA FACTURA OBSERVACIONES VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE PREPAGO DESDE HASTA FIRMA AUTORIZADA DEL DEPARTAMENTO PRODUCTO ADSMUNDO DIVISIÓN RECEPTIVO Fecha de vigencia: 01 de febrero de 2011 Página 4

5 DIAGRAMA DE FLUJO INGRESO PROVEEDOR (Anexo 3) Fecha de vigencia: 01 de febrero de 2011 Página 5