Informe de Rendición de Cuentas OAI. Periodo Oficina de Acceso a la Información Pública (OAI)

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1 Informe de Rendición de Cuentas OAI Periodo Oficina de Acceso a la Información Pública (OAI) Agosto 2014

2 Una Publicación de la: Oficina de Acceso a la Información Pública. Titulo: Informe de Rendición de Cuentas OAI, Periodo Equipo de Trabajo: Directora: Tomasina Ulloa Responsable de Acceso a la Información (RAI). Equipo Técnico: Alberth Montero Encargado del portal web de transparencia. Ámbar Gómez Encargada del proceso de Consultas Públicas y Proyectos de transparencia. Joanne Marie Rosario Encargada del proceso de QDRS. Llamil Herrera Encargada del proceso de clasificación de la información. Víctor Valentín Encargado del proceso de solicitudes de Información. Yojabel Ayala Encargada del Proceso de Gestión de la Calidad. Colaboradores: Arisleydi Pimentel Oficial de Acceso a la información. Jorge Castro Oficial de Acceso a la Información Raquel Pérez Asistente administrativa. Página2

3 Contenido I. Introducción... 4 II. Antecedentes... 5 III. Objetivos... 6 IV. Lineamientos Estratégicos... 6 V. Logros Alcanzados Información y servicios brindados a la ciudadanía Portal de Transparencia Solicitudes de Información Quejas, Denuncias, Reclamaciones y Sugerencias Consultas Públicas Clasificación de la Información Otros resultados obtenidos durante el periodo Participación en la Feria de Transparencia y Participación Ciudadana Proyectos de Transparencia Contribución a la iniciativa de Gobierno Abierto Proyectos e iniciativas de participación ciudadana Apoyo a la promoción de la vigencia de la Ética Pública e Institucional Proceso de Gestión de la Calidad VI. Lecciones Aprendidas VII. Retos VIII. Bibliografía Página3

4 I. Introducción La transparencia de los procesos institucionales como política de gobierno impulsada y promovida por el Sr, Presidente Lic. Danilo Medina, desde su plan de gobierno tiene su expresión en la ley de Libre acceso a la información pública. El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social con el propósito de promover una cultura de transparencia ha creado la Oficina de Acceso a la Información pública (OAI), la cual es la encargada de implementar en esta institución los sistemas y mecanismos necesarios para que la población pueda realizar sus demandas de información y también puedan realizar sus quejas, denuncias y sugerencias y que las mismas puedan ser canalizadas a los departamentos concernientes y estas a su vez ser investigas y resueltas para así dar respuestas oportunas a los ciudadanos que utilicen dichos servicios. Es una gran oportunidad de mejora para el Estado Dominicano, el dotar a la población de los mecanismos necesarios para poder canalizar sus requerimientos de información y las diversas opiniones, quejas, denuncias o sugerencias de todo lo relacionado al desempeño y responsabilidades por parte de la administración pública y el gobierno. En el siguiente informe se detalla todo lo concerniente al desempeño obtenido por esta oficina en cuanto a las actividades realizadas en orden de ayudar a dar respuestas a las solicitudes de los ciudadanos y promover un ambiente de transparencia dentro de la institución durante el periodo de gestión Página4

5 II. Antecedentes La Oficina de Acceso a la Información pública (OAI) del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSP), es la instancia concebida para cumplir con los preceptos de la "Ley General de Acceso a la Información Pública" (Ley ), el Decreto No que crea el reglamento de dicha ley, y demás normativas relativas al libre acceso a la información. A través de las múltiples funciones que le otorga la ley, garantiza que la ciudadanía ejerza el derecho de libre acceso a la información pública y promueve la transparencia institucional. Desde su creación en el año dos mil siete (2007), la OAI ha asumido como su política de calidad ser el ente responsable de asegurar la difusión de los actos administrativos, e informaciones relacionadas con el funcionamiento del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, y a su vez, velar para que dichas informaciones entregadas a la ciudadanía sean oportunas cumpliendo con lo establecido en la normativa de acceso a la información y de salud, mejorando de forma continua la eficiencia y eficacia de sus servicios. La Oficina de Acceso a la Información del Ministerio de Salud Pública se planteó trabajar con los siguientes objetivos: 1. Tramitar y brindar información oportuna y veraz a la ciudadanía. 2. Colaborar para que el portal web institucional sea un medio de consulta oportuno. 3. Canalizar las inquietudes y sugerencias de los ciudadanos a los departamentos correspondientes a fin de hacer mejorar los servicios que ofrece la cartera. 4. Proponer acciones que colaboren a transparentar la gestión púbica en salud. 5. Instalar un sistema de mejoramiento continuo en la OAI. Siguiendo esta línea de objetivos, a continuación presentamos este informe de rendición de cuentas de la OAI, gestión Página5

6 III. Objetivos Rendir cuentas de la producción de información institucional asequible, entendible, veraz y oportuna y su disposición a la ciudadanía a través de los mecanismos establecidos por la LGLAIP y su reglamento de aplicación. IV. Lineamientos Estratégicos Las principales acciones desarrolladas por la OAI responden a los objetivos definidos en nuestra política de calidad, estos son los siguientes: 1- Atención de Solicitud de Acceso a la Información Pública. Este proceso comprende las siguientes actividades: Recepción, tramitación, entrega y/o denegación de Información. 2- Clasificación de la Información: Este proceso comprende la actualización de información pública de oficio y el índice de expedientes clasificados como reservados para la organización de los archivos del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSP). 3- Servicio de Consultas Públicas, para la recopilación de informaciones relativas a nuevos proyectos de regulaciones y normas cuyos resultados obtenidos son enviados a las entidades competentes. 4- Recepción y remisión de Quejas, Denuncias, Reclamaciones y Sugerencias. 5- Además incluye los procesos de apoyo (Gestión de los Recursos Humanos y Gestión de Documentos), el proceso de Planificación Estratégica para la Calidad y los procesos de medición, análisis y mejora (Auditoría Interna y Acciones Correctivas/Preventivas) Página6

7 Las políticas, metas y estrategias institucionales a las que responden nuestras actividades son las siguientes: Contribuir al avance de la política de transparencia y rendición de cuentas del gobierno dominicano. Dar a conocer el uso y aplicación de los recursos públicos manejados por la institución. La estrategia nacional de desarrollo en sus objetivos de transparencia Objetivo General 1.1 Administración pública eficiente, transparente y orientada a resultados Fortalecer el sistema de control interno y externo y los mecanismos de acceso a la información de la administración pública, como medio de garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y la calidad del gasto público. El POA Institucional 2013 y 2014, en sus puntos VIII. 2.4-Objetivos estratégicos y estrategias / PLANDES, objetivo 6, plantea como estrategia el siguiente enunciado: "Promover la transparencia en el uso de la información". Página7

8 V. Logros Alcanzados 5.1. Información y servicios brindados a la ciudadanía Portal de Transparencia Una de las políticas de calidad de la OAI es la mejora continua en todos los procesos que lleva a cabo, es por ello que en cumplimiento a dichas políticas y otras normativas, durante este periodo presento la versión 4.0 del Portal de Transparencia de este Ministerio de Salud Pública, al cual se le han realizado cambios novedosos en la imagen y en la publicación de las informaciones para mayor utilidad para los usuarios tanto internos como externos de este Ministerio. Imagen 1: Nuevo portal de transparencia. En el portal de transparencia se pueden encontrar las publicaciones oficiales, marco legal, todo lo referente a los procesos de compras y contrataciones, plan estratégico, estadísticas de salud, finanzas, normativas, en fin toda una variedad de informaciones útiles y abiertas a la ciudadanía. Página8

9 Durante este periodo la OAI, a través de su portal de transparencia coloco a disposición de la ciudadanía un total de 1,326 archivos de información, distribuidos en 45 categorías diferentes. Periodo Cantidad Agosto 2012 Diciembre Enero 2013 Diciembre Enero 2014 Junio Total de archivos 1,326 Tabla 1: Total de Archivos colocados en el portal de transparencia. (Fuente: Portal de Transparencia MSP) Año 2012 Año 2013 Año 2014 Gráfica 1: cantidad de archivos agregados al portal de transparencia por año. (Fuente: Portal de Transparencia MSP). Página9

10 El portal de transparencia del Ministerio de Salud Pública y Asistencia social recibió un volumen de tráfico ascendente a un total de 156, 079 visitas. Valor que representa la cantidad de ocasiones en la que los ciudadanos han accedido al portal y a los cuales se les ha brindado algún tipo de información o servicio a través de nuestro portal. En la siguiente tabla se detalla la cantidad de visitas recibidas para el periodo de este informe. Periodo Visitas Enero 2013 Diciembre ,381 Enero 2014 Julio ,698 Total de visitas 156,079 Tabla 2: Total de visitas recibidas portal de transparencia. (Fuente: Portal de Transparencia MSP). Total de visitas 53, ,698 Enero Julio ,698 Enero Diciembre ,381 Gráfica 2: Detalle de visitas recibidas portal de transparencia. (Fuente: Portal de Transparencia MSP). Página10

11 Solicitudes de Información Durante el periodo, la Oficina de Libre Acceso a la Información (OAI) del Ministerio de Salud Pública (MSP) recibió 1,438 solicitudes de información. Período Cantidad Agosto 2012 Diciembre Enero Diciembre Enero 2014 Junio Total de solicitudes 1,438 Tabla 3: Total de solicitudes de información recibidas, tramitadas y respondidas. (Fuente: Sistema de Solicitudes de Información (SISDI) de la OAI) Año 2012 Año 2013 Año 2014 Gráfica 3: Cantidad de Solicitudes tramitadas por año (Fuente: SISDI - OAI). Página11

12 De las 1,438 solicitudes de información que fueron recibidas durante este periodo, 1,368 fueron tramitadas en menos de diez días, lo que representa un 95% del total de solicitudes. Logrando así la oficina cumplir con el objetivo de calidad de tramitar y brindar información oportuna y veraz a la ciudadanía, en tiempos menores a los 10 días hábiles, de los 15 que se establecen en la Ley de Acceso a la Información Pública y su decreto de aplicación (Decreto No ) que crea el reglamento de dicha ley Menos de 5 días De 6 a 10 días De 11 a 15 días Más de 15 días Gráfica 4: Tiempo de tramitación de las solicitudes de información recibidas (Fuente: SISDI - OAI) Quejas, Denuncias, Reclamaciones y Sugerencias 654 QDRS (Quejas, Denuncias, Reclamaciones y Sugerencias) fueron recibidas de parte de los ciudadanos, de las cuales 239 fueron declinadas y 415 pudieron ser confirmadas y remitidas a las instancias correspondientes según se describe en el documento OAI-PR-AC-01 [6], donde 387 fueron remitidas en menos de 5 días representando esto un 93.25% del total de remitidas y 28 en más de 6 días. Página12

13 Periodo Remitidas Declinadas Agosto 2012 Diciembre Enero Diciembre Enero 2014 Junio Subtotal de QDRS Total de QDRS 654 Tabla 4: Total de Quejas, Denuncias, Reclamaciones y Sugerencias recibidas, remitidas y declinadas. (Fuente: Sistema de QDRS - OAI). Año Año Año Remitidas Declinadas Gráfica 5: Total de QDRS tramitadas y declinadas durante el periodo agosto 2013 junio (Fuente: sistema QDRS - OAI). Página13

14 Consultas Públicas Imagen 2: Consultas Públicas realizadas a través del portal de transparencia. Durante este periodo se colocaron Diez (10) anteproyectos de Normativas Sanitarias para consulta pública, a los fines de permitir la expresión de opiniones y sugerencias por parte de todos los interesados respecto a los mismos, según se establece en el artículo número cuarenta y seis (46) del Decreto que aprueba el reglamento de la Ley general de libre acceso a la información pública número A los cuales, al 100% se les realizo el correspondiente proceso de publicidad y promoción y se concluyó con la elaboración del informe en el plazo de 8 días según lo establece los objetivos de calidad. La lista de los llamados a consulta para este periodo incluye los siguientes: 1. Manual para el manejo clínico programático de la tuberculosis Drogo-resistente (TBDR). 2. Política de calidad en salud. 3. Anteproyecto de reglamento técnico para la atención integral del niño y la niña menor de cinco (5) años. 4. Política nacional de sangre. 5. Consulta Pública del Código de Ética del servidor público del MISPAS. Página14

15 6. Consulta Pública del Anteproyecto de Reglamento Técnico para la Exportación de Medicamentos, Productos Cosméticos de Higiene y Sanitarios. 7. Consulta Pública Estudios Previos a la Implementación del 1er Nivel de Atención en el Régimen Contributivo de la Seguridad Social. 8. Consulta Pública Anteproyecto Guía de Diagnóstico y Tratamiento de Intoxicaciones Agudas por Plaguicidas. 9. Consulta Pública Reglamento Técnico para la Prevención y Control de la Tuberculosis. 10. Consulta Pública Guía Técnica para la implementación de la Lista de Verificación de la Seguridad de la Cirugía Clasificación de la Información Cumpliendo con lo establecido en los artículos numero dos (2), diecisiete (17), dieciocho (18), diecinueve (19), veinte (20), veintiuno (21) y veinticinco (25) de la ley general de libre acceso a la información pública No y los artículos tres (3), veintitrés (23), treinta y dos (32) y treinta y tres (33) del Decreto No que aprueba el Reglamento de la ley. Se realizaron doce procesos de clasificación para los cuales se elaboraron 12 disposiciones de clasificación de la información, conteniendo la clasificación de 414 documentos con denominación de libre acceso. Durante este periodo no se clasificaron documentos con denominación de reservados Otros resultados obtenidos durante el periodo Dentro de los principales logros se destaca el haber mantenido un resultado de 100% de estandarización y actualización de las informaciones de oficio en el portal de transparencia, en la evaluación de Estandarización de los portales que lleva a cabo la DIGEIG. Página15

16 Durante este periodo, debemos destacar el fortalecimiento de la transparencia activa y el acceso de los ciudadanos a la información pública de la institución, lo cual se evidencia en el aumento de las visitas y descargas de documentos desde el portal de transparencia y el descenso sistemático de las solicitudes de información por las distintas vías, como consecuencia de la permanente actualización de las informaciones de oficio en el portal. Las cuales han descendido de 1,006 a 432 solicitudes en comparación con el periodo Agosto 2012 Julio 2013 y Agosto Junio 2014, lo que representa una reducción de un 63 % , , , Periodo Periodo Visitas al Portal Solicitudes Gráfica 6: Comparación de visitas al portal y cantidad de solicitudes de información recibidas. (Fuente: sistema QDRS OAI / Portal de Transparencia). Página16

17 Imagen 2: Diversos talleres y conferencias organizados por la OAI. 205 estudiantes de carreras de salud fueron capacitados en talleres y conferencias sobre la Ley , transparencia y ética. Además, se orientaron se orientaron 67 oferentes de la institución sobre transparencia y acceso a la información. Se realizaron 2 talleres de Sensibilización sobre Ética, Transparencia y Acceso a la Información, con la participación de 140 servidores (Directores, gerentes y técnicos), de los Servicios Regionales de Salud (SRS) 0, II, III, VII y VIII. Se oriento a 135 Directores y técnicos de las 39 Direcciones Provinciales y Municipales de Salud sobre la temática. 121 servidores del Nivel Central del Ministerio participaron en inducciones y conferencias sobre Transparencia, Acceso a la Información y Ética Pública. 88 técnicos del área de salud del Sistema de Gestión de Emergencias del recibieron inducción sobre Transparencia, Acceso a la Información y Ética Pública. Página17

18 Durante este periodo, también se conmemoró la 1 era Semana del Servidor Público del Ministerio, del 24 al 31 de Enero 2014, con la participación activa de más de 700 servidores y la entrega de reconocimientos a servidores meritorios. Imagen 3: La Sra. Milagros Paredes Fermín recibe placa de manos del Ministro de Salud. Imagen 4: Participantes de las actividades de la Semana del Servidor Público. Página18

19 Participación en la Feria de Transparencia y Participación Ciudadana La feria de administración pública y la sociedad civil tuvo lugar los días quince, dieciséis y diecisiete del mes de mayo 2013, en la plaza España de la zona colonial. La OAI aportó al desarrollo de la misma a través la divulgación de diversas informaciones interesantes de carácter público, las cuales fueron ofrecidas a los ciudadanos por medio de volantes, trípticos, pancartas y afiches sobre las normativas, proyectos y programas de salud, así como también medidas de carácter preventivo. Dicha feria conto con la presencia de todo el equipo de la oficina de acceso a la información, distribuidos en diferentes horarios y quienes estuvieron disponibles para responder las inquietudes de los ciudadanos que visitaron la feria Proyectos de Transparencia En este periodo se logró, en coordinación de la DIGEIG (Dirección General de Ética e Integridad Gubernamental), la apertura de dos OAI en hospitales descentralizados, el Hospital Vinicio Calventi en los Alcarrizos y el Hospital Materno Reynaldo Almánzar. Página19

20 Imagen 5: Acto de inauguración de la OAI Hospital Vinicio Calventi. Imagen 6: Acto de inauguración de la OAI Hospital Materno Reynaldo Almánzar. Página20

21 5.3. Contribución a la iniciativa de Gobierno Abierto Durante este periodo, participamos activamente en la elaboración del 2 do plan de Gobierno Abierto, donde se creó una mesa de salud y fue seleccionado por los participantes como proyecto relevante la sistematización y creación de un sistema para el seguimiento a los medicamentos de los pacientes del Programa de Medicamentos Protegidos, víctimas de enfermedades catastróficas, el cual se encuentra en su fase de diseño, de igual forma tenemos especial participación en la mesa de trasparencia. Se ha identificado como contribución al Gobierno Abierto, la implementación por parte de la Dirección de Tecnología de la Información de nuevos sistemas de consulta de nomina y consulta de suplidores y pagos en el portal web institucional, los cuales permiten exportar la información a formatos abiertos, reutilizables y que facilitan el consumo de los datos por la ciudadanía. Siendo dichos sistemas ofrecidos a través del portal de transparencia. Además, siguiendo con dicha iniciativa actualmente el 5% de los documentos del portal de transparencia han sido colocados en formatos abiertos, con la proyección de seguir aumentando dicho porcentaje Proyectos e iniciativas de participación ciudadana Se resalta como iniciativa de participación ciudadana, la inclusión como observadores, de los miembros de las Sociedades clínicas y usuarios del Programa de Medicamentos Protegidos, en la Licitación para Adquisición de Medicamentos para el programa Apoyo a la promoción de la vigencia de la Ética Pública e Institucional La OAI ha apoyado activamente a la Comisión de Ética Pública de la institución en las siguientes actividades: 1. El diseño, elaboración, socialización y puesta en circulación del Código de Ética del Servidor Público de la institución, con una 1 era edición de 500 ejemplares, que han sido distribuidos en diferentes actividades. Página21

22 Imagen 8: puesta en circulación del Código de Ética. 2. Realización de un taller de Ética, Deberes y Derechos del Servidor Público, con la participación de 35 servidores del Nivel Central. Imagen 9: Taller de Ética, Derechos y Deberes del Servidor Público impartido por el MAP y el INAP y coordinado por la OAI, DGRH, CEP para concienciar a los servidores públicos del MSP. Página22

23 3. Celebración de una Jornada de Conmemoración del Día Nacional de la Ética Ciudadana, el 29 de Abril 2014, donde se distribuyeron diversos materiales promocionales. Esta jornada alcanzo tanto a servidores de la institución como a usuarios de la misma. Imagen 10: Jornada de Promoción del Día Nacional de la Ética Ciudadana Proceso de Gestión de la Calidad Para este periodo se realizaron tres auditorías internas, dos auditorías externas y una revisión por la dirección al Sistema de Gestión de Calidad de la oficina. Durante dicho proceso el equipo auditor realizo algunas observaciones a los procesos internos, para las cuales se aplicaron las acciones correctivas planteadas en el plan de mejora, logrando la oficina por segundo año consecutivo mantener la Certificación de Calidad del Sistema ISO que actualmente ostenta. Durante el ciclo correspondiente se realizaron 35 reuniones concernientes a los seguimientos oportunos de todos los procesos de la Oficina, y reuniones a fines de organizar las auditorías internas y externas. Página23

24 VI. Lecciones Aprendidas 1- La transparencia y rendición de cuenta institucional sólo son posibles cuando la autoridad máxima y funcionarios de alto nivel emiten señales claras de acogerse a las políticas del gobierno relativas al tema. 2- La puesta a disposición de la ciudadanía de las informaciones de oficio, es directamente proporcional a la transparencia. El fortalecimiento de la transparencia activa que consiste en la colocación masiva de informaciones y su actualización permanente en el portal, disminuyen la transparencia pasiva que tiene su expresión en las solicitudes de información. VII. Retos 1- Colaborar en la estrategia de gobierno abierto, identificando y promoviendo proyectos que contribuyan a transparentar la gestión. 2- Avanzar en la aplicación de datos abiertos. 3- Contribuir a la promoción de la transparencia institucional y de derecho al acceso a la información, desarrollando jornadas de promoción en las escuelas y colegios del entorno de la institución. 4- Contribuir con el fortalecimiento de la transparencia en el sector salud a través del acompañamiento, asesoría, para la apertura de OAI en los hospitales descentralizados y colocación de enlaces en los entes desconcentrados, para viabilizar y agilizar la gestión de información, quejas, denuncias y reclamaciones de los ciudadanos. 5- Seguimiento y fortalecimiento del Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos misionales. Página24

25 VIII. Bibliografía [1] Informe Estadístico y de Gestión OAI, Agosto 2012 Julio 2013, Oficina de Acceso a la Información Pública, Agosto [2] Informe Estadístico y de Gestión OAI, Agosto 2013 Junio 2014, Oficina de Acceso a la Información, Julio [3] Informe Estadístico de Quejas, Denuncias y Sugerencias, Diciembre 2013, Oficina de Acceso a la Información, Diciembre [4] Informe Estadístico de Quejas, Denuncias y Sugerencias, Junio 2014, Oficina de Acceso a la Información, Junio [5] Informe Estadístico de Quejas, Denuncias y Sugerencias, Enero Diciembre 2012, Oficina de Acceso a la Información, Diciembre [6] Procedimiento de Recepción, Trámite y Cierre de Quejas, Denuncias, Reclamaciones y/o Sugerencias (QDRS), Oficina de Acceso a la Información, 07 Diciembre [7] Plan Operativo Anual (POA) Institucional, MSP años 2013 y 2014 [8] Plan Estratégico Plurianual MSP, periodo [9] Plan Decenal de Salud , (PLANDES), Segunda parte Página25