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3 In ic io Nu e v a Un id a d : Unidad 1: Introducción al sistema SAP y al Módulo SAP HCM En esta unidad encontrarás detalles sobre el funcionamiento de nuestro sistema de capacitación, la presentación del instructor e introducción a SAP HCM. Curso: Consultor Funcional Módulo HCM Nivel Inicial CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. Le damos la Bienvenida a una nueva unidad! Unidad 1: Introducción al sistema SAP y al Módulo SAP HCM CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 2

4 :: Descripción de Unidad Carrera Consultor Funcional HCM MÓDULO: Consultor Funcional HCM Nivel Inicial UNIDAD: Introducción al Sistema SAP y al Módulo SAP HCM CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 3

5 :: Lecciones Unidad 1: Introducción al sistema SAP y al Módulo SAP HCM Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios: Lección: Generalidades SAP Explicaremos la serie de productos que ofrece SAP para una amplia variedad de empresas y las distintas soluciones para empresas de diversos tamaños. Lección: SAP ECC y los módulos que lo constituyen Veremos los módulos que constituyen SAP ECC. Lección: Navegación por el sistema SAP En esta lección realizaremos una introducción a la estructura de la pantalla básica y a la navegación por el sistema. Lección: Ayuda e interfaz de usuario En esta lección haremos uso de la ayuda y aprenderemos a personalizar la interfaz de usuario. Lección: Introducción a SAP HCM En esta lección veremos una Introducción a SAP HCM, conoceremos que submodulos lo integran y cual es la integración de HR con los demás módulos de SAP Lección: Módulos de HCM e Integración con SAP En esta lección aprenderemos cuales son los principales componentes de HCM, explicando cada uno de ellos y cómo se relaciona e integra HCM con el resto de los Módulos de SAP. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 4

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9 1 Introducción L e c c ió n : Generalidades SAP Explicaremos la serie de productos que ofrece SAP para una amplia variedad de empresas y las distintas soluciones para empresas de diversos tamaños. Curso: Consultor Funcional Módulo HCM Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al sistema SAP y al Módulo SAP HCM CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. SAP fue fundada en 1972 en Mannheim Alemania, por cinco antiguos empleados de IBM con el objetivo de desarrollar software de aplicación estándar para la gestión empresarial en tiempo real. SAP Proporciona una completa gama de aplicaciones de software empresarial y soluciones empresariales para fortalecer cada aspecto del negocio de una empresa. Es una abreviatura para Sistema, Aplicaciones y Productos en procesamiento de datos, en inglés "System, Applications and Products in Data Processing". Veamos a continuación algunas de las soluciones que ofrece. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 8

10 2 Soluciones de SAP SAP BUSINESS SUITE es una completa familia de aplicaciones empresariales que permite a las empresas administrar toda su cadena de valores y los procesos empresariales más importantes. Ofrece una solución de software flexible para empresas con muchos usuarios y procesos en constante evolución. Gráfico 2.1 Funcionalidad / Soporte del Sector / Adaptabilidad Finanzas, recursos humanos y logística son el núcleo de toda empresa. SAP ERP combina todos estos procesos empresariales cruciales de una empresa y proporciona funciones tanto para la central de la misma como para las subsidiarias más pequeñas. Todas las empresas pueden beneficiarse del uso de SAP ERP. Todo el software debe adaptarse a cada empresa. Una empresa pequeña con pocos empleados y unos procesos relativamente estables pueden utilizar sistemas SAP preconfigurados. SAP Business All in One es el nombre de la marca de soluciones verticales (específicas del ramo o del país) basadas en la tecnología de SAP Business Suite. SAP Business ByDesign es la solución empresarial más completa y adaptable del mundo diseñada para liberar a las empresas medianas de las restricciones de TI tradicional. SAP Business One es una aplicación ERP integrada y de gran alcance con una interfase parecida a la de Microsoft Windows. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 9

11 3 Aplicaciones de SAP SAP Business Suite consiste en aplicaciones individuales, cada una de las cuales se centra en un área y están disponibles como una suite integral o individualmente. Todas las aplicaciones se basan en la plataforma tecnológica SAP Netweaver, una plataforma de integración y aplicación que reduce el costo total de adquisición en toda la infraestructura de TI y soporta la evolución de SAP Business Suite hacia una arquitectura orientada hacia los servicios. Aplicaciones y componentes Las aplicaciones son productos de SAP vistos desde la perspectiva del cliente, los componentes sin embargo, representan la vista técnica del software de SAP. Los componentes no son soluciones empresariales en sí, sólo son bloques técnicos. La flexibilidad y las amplias opciones de integración y adaptación que ofrece el software de SAP dan lugar a aplicaciones de e business de alto rendimiento, específicas o independientes de la industria. SAP NetWeaver Gráfico 3.1 Aplicaciones SAP SAPNETWEAVER es una plataforma tecnológica de SAP que activa las plataformas empresariales de SAP, interlocutores y clientes. Esta aplicación y su punto de vista centrado en los procesos son diferenciadores claves en comparación con los proveedores de tecnología pura. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 10

12 SAP ERP Gráfico 3.2 SAP NetWeaver Hoy más que nunca es imperativo garantizar, que los procesos empresariales de una organización estén integrados, intercomunicados y sean transparentes. SAP ERP se ha diseñado de modo que las empresas puedan implementar sólo las funciones empresariales que necesitan mientras las necesiten. Con SAP ERP, SAP ha fijado un nuevo estándar para sistemas ERP. Esta aplicación incorpora las soluciones SAP ERP Financials, SAP ERP Human Capital Management, SAP ERP Operations y SAP ERP Corporate Services. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 11

13 SAP ERP Financials Gráfico 3.3 SAP ERP El objetivo de esta solución es utilizar los fondos de una empresa eficazmente, incrementando la rentabilidad a largo plazo. SAP ERP Human Capital Management Esta solución abarca todos los aspectos de los recursos humanos, desde la contratación del personal a la formación, pasando por el cálculo de la nómina. SAP ERP Operations Proporciona una amplia solución operativa para automatizar y perfeccionar el aprovisionamiento y la ejecución de la logística, el desarrollo de productos y la fabricación, las ventas y el servicio. SAP ERP Corporate Services Presenta soluciones de servicio para ciclos de vida end to end para gestión de viajes, medio ambiente, salud y seguridad y gestión de bienes inmuebles. Todos los procesos están totalmente integrados. Antes un sistema ERP se conectaba sólo a una base de datos. Con SAP, un sistema ERP es ahora una combinación de componentes que integran personas, información y procesos de forma flexible y genérica. SAP ERP es la aplicación principal de SAP Business Suite. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 12

14 Evolución de ERP SAP R/3 ha pasado por varios ciclos de release. En cada nuevo release, las funciones se han ampliado, las aplicaciones se han optimizado y las interfases con otros componentes de software se han ampliado. SAP R/3 se desarrollo con ABAP, el lenguaje de programación de SAP. SAP ERP Central Component (SAP ECC) es el sucesor de SAP R/3. Con la tecnología de entrega de paquetes de aplicación, SAP le ofrece a los clientes nuevos desarrollos y ampliaciones de las aplicaciones para sus instalaciones de SAP existentes. Gráfico 3.4 Evolución del ERP Los paquetes de ampliación son opcionales y permiten a las empresas aprovechar las innovaciones actuales. Cada paquete de ampliación de SAP proporciona un conjunto de funciones empresariales nuevas o mejoradas. SAP Business Suite Las funciones y soluciones principales de SAP ERP se ven reforzadas y ampliadas con las siguientes aplicaciones de SAP Business Suite: CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 13

15 SAP Customer Relationship Management SAP CRM es una aplicación que da prioridad al cliente. SAP Product Lifecycle Management Ofrece funciones para el desarrollo y la seguridad del producto, calidad y mantenimiento. SAP Supply Chain Management SAP SCM se utiliza para planificar y optimizar cadenas logísticas más allá de los límites de la empresa. SAP Supplier Relationship Management Pueden utilizar esta aplicación para el aprovisionamiento con información acerca de la demanda directamente desde sus centros de trabajo. Sectores SAP también ofrece aplicaciones específicas de sector. Muchos sectores requieren soluciones que se agrupan y enriquecen de manera especial con funciones y procesos específicos. SAP satisface esta necesidad con portafolios de soluciones para sectores. Hoy en día existen ofertas disponibles para más de 20 sectores. Entre ellas se incluyen soluciones para: Banca (SAP Banking), Industria Química (SAP for Chemicals), Sanidad (SAP for Healthcare), petróleo y gas (SAP for Oil & Gas), Administración Pública (SAP for Public Sector), Comercio al por menor (SAP Retail), etc. SAP Business All in One Todas las soluciones de SAP Business All in One son versiones sectoriales preempaquetadas de mysap Business Suite con contenido, herramientas y metodologías incorporadas para lograr una implementación rentable y muy fácil. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 14

16 SAP Business One FIGURA X.X D Gráfico 3.5 SAP Business All in one Diseñado exclusivamente para pequeñas empresas, SAP Business One es una solución empresarial asequible que integra toda la empresa a través de finanzas, ventas, clientes y operaciones. Se puede implementar en tan sólo unos días y es fácil de mantener. Esta aplicación se basa en tecnologías abiertas y se puede ampliar con funciones especiales en cualquier momento si fuera necesario. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 15

17 Gráfico 3.6 SAP Business one CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

18 1 SAP ECC L e c c ió n : SAP ECC y los módulos que lo constituyen Veremos los módulos que constituyen SAP ECC. Curso: Consultor Funcional Módulo HCM Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al sistema SAP y al Módulo SAP HCM CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. Como vimos en la lección anterior, SAP ECC (SAP ERP Central Component) es el ERP de SAP y sucesor de SAP R/3. A continuación veremos cuáles son los módulos que lo constituyen. 2 Módulos que constituyen SAP El siguiente esquema representa los distintos módulos que conforman el sistema y su correspondiente descripción. Gráfico 2.1 Módulos que constituyen SAP La carrera HCM proveniene de la abreviatura en inglés "Human Capital Management". Será de suma importancia conocer los principios básicos de los módulos restantes que la empresa utiliza a parte de HCM y que interactúan permanentemente con éste. El módulo SAP HCM anteriormente era conocido como SAP HR por lo que encontraremos que muchos manuales o gráficos disponibles en la web así lo mencionan. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 17

19 FI Gestión Financiera Gráfico 2.2 Módulos que constituyen SAP por sectores Proporciona una visión completa de las funciones contables y financieras, incluyendo un amplio sistema de información y de generación de reportes para facilitar la toma de decisiones. CO Contabilidad de Costos El módulo de CO se utiliza para representar la estructura de costos y los factores que tienen influencia, lo que genéricamente se conoce como contabilidad interna de la compañía. AM Activos Fijos Se ocupa de la gestión de información de los bienes de uso de la empresa, su registro y determinación de las amortizaciones. MM Gestión de materiales (Material Management) Comprende todas las fases de gestión de materiales: planificación y control, compras, entrada de mercaderías, gestión de stocks y verificación de facturas. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 18

20 SD Ventas y Distribución (Sales and Distribution) Se ocupa de toda la relación con los clientes, desde la pre venta, venta, relación con MM para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por los clientes, planificación y preparación de la entrega, transporte y facturación a los clientes. PP Planificación de la Producción Es el módulo responsable de la gestión de producción, esto es, definición de procesos, ámbitos y recursos para su desarrollo, solicitudes a MM para la provisión de materias primas, herramientas y maquinaria, a RR.HH. para satisfacer las necesidades de mano de obra, control de los ciclos productivos y los recursos involucrados, entre muchos otros. PM Mantenimiento de Planta Orientado a cubrir todas las actividades de Mantenimiento, dando soporte a la planificación, programación y ejecución, con énfasis en la disponibilidad de equipos, costos y aseguramiento del personal. HR Recursos Humanos Módulo responsable de la planificación de recursos necesarios, el reclutamiento y la selección, la gestión del personal, la liquidación de haberes, el desarrollo del personal y la capacitación. QM Control de Calidad (Quality Management) Este módulo soporta a la compañía a lo largo de todo el ciclo de vida del producto. Ofreciendo diferentes funciones y servicios para asegurar la calidad del producto. PS Project System Tanto los grandes proyectos, como la construcción de una fábrica, como los pequeños proyectos, precisan una planificación de las diversas actividades detalladas que componen cada proyecto. Este módulo garantiza un seguimiento detallado y constante de todos los aspectos del proyecto. WF Workflow No puede ser considerado un módulo de las características de los anteriores, sino una poderosa herramienta de automatización y control de tareas que facilita y agiliza procesos. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 19

21 L e c c ió n : Navegación por el sistema SAP En esta lección realizaremos una introducción a la estructura de la pantalla básica y a la navegación por el sistema. Curso: Consultor Funcional Módulo HCM Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al sistema SAP y al Módulo SAP HCM 1 Acceso a un sistema de SAP CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. Puede acceder a sistemas SAP con distintos programas de front end (interfaces gráficas de usuario) con diversos diseños. En esta lección se explica y demuestra cómo acceder a un sistema SAP a través del front end general: SAP Logon. SAP GUI y SAP LOGON Si bien mencionábamos que se puede acceder a sistemas SAP con distintos programas de front end; a casi todos los componentes de SAP, se puede acceder con un programa front end general: la interface gráfica de usuario SAP, SAP GUI. El programa SAP GUI conecta el equipo front end con un sistema SAP concreto. Para iniciar SAP GUI, SAP proporciona otro programa, SAP Logon. Cuando se llama al SAP Logon, se visualiza una ventana con una lista de los sistemas SAP para los que se puede iniciar el proceso de acceso. Esta lista se obtiene de un fichero en el equipo front end: saplogon.ini. La figura a continuación muestra un ejemplo de un SAP Logon, desde el cual se puede acceder al sistema CVOSOFT: Gráfico 1.1 SAP Logon CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 20

22 Proceso de acceso al sistema Antes de acceder al sistema por primera vez, el responsable del sistema debe darle una contraseña inicial. Una vez que acceda al sistema, deberá introducir una contraseña nueva la cual utilizará a partir de entonces para acceder al sistema. 2 Navegación por el sistema SAP Gráfico 1.2 Acceso al Sistema La pantalla SAP EASY ACCESS es la pantalla inicial por defecto de los sistemas SAP. En la parte izquierda de la pantalla se muestra una estructura jerárquica en forma de árbol compuesta por los menús disponibles para el usuario en el sistema SAP. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 21

23 Estructura de la pantalla Una pantalla SAP puede contener los siguientes elementos: Gráfico 2.1 SAP Easy Access Campo de comandos: puede iniciar transacciones directamente si introduce el código correspondiente en el campo de comandos. Barra de menús: es la línea superior en cualquier ventana primaria del sistema SAP. Los menúes visualizados en cada caso dependerán de la transacción que esté utilizando. Barra de herramientas estándar: los botones de la barra de herramientas estándar aparecen en todas las pantallas del sistema SAP. Barra de herramientas de transacción: en la barra de herramientas de transacción se visualizan los botones disponibles en la aplicación que se está utilizando en ese momento. Barra de título: muestra el nombre de la función que se está utilizando en ese momento. Casillas de selección: permiten marcar varias opciones de un grupo de campos. Botones de selección: sólo permiten marcar una opción. Barra de status: muestra información acerca del status actual del sistema, como mensajes de advertencia y de error. Campos de entrada: para ingresar valores. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 22

24 Veamos a algunos de estos objetos en la pantalla a continuación: 3 Menús de usuarios basado en roles Gráfico 2.2 Estructura de la pantalla SAP ofrece dos formatos de visualización de menús de transacciones, reportes o aplicaciones basadas en WEB: El menú estándar de SAP Los menús de usuario basado en roles El menú estándar de SAP es una lista completa de todas las transacciones y reportes posibles que ofrece el sistema. Los menús de usuario basados en roles son conjuntos de actividades que se utilizan en escenarios empresariales. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 23

25 Utilización de favoritos Gráfico 3.1 Menús basado en roles Aunque los usuarios no puedan visualizar el menú SAP, si que podrán utilizar los códigos de transacción para iniciar transacciones y funciones si tienen la autorización correspondiente. En SAP Easy Access puede crear una lista de favoritos que contenga: Transacciones Enlaces a ficheros Direcciones de Internet CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 24

26 Gráfico 3.2 Menú favoritos La lista de favoritos que en un principio está en blanco, se puede editar según sus preferencias. Cada usuario sólo puede ver su propia lista de favoritos. Los favoritos se pueden organizar en carpetas y se pueden tratar en la pantalla SAP Easy Access mediante el menú Favoritos. Opciones de navegación Existen varias opciones al navegar por el sistema SAP: Introducir códigos de transacción en el campo de comandos. Seleccionar opciones de menú en la barra de menús. Seleccionar opciones de menú en la lista Favoritos o en los menús de usuario basados en roles. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 25

27 Gráfico 3.3 Opciones de navegación Código de transacción: cada transacción o función tiene asignado una código de transacción en el sistema. Puede introducir el código de transacción en el campo de comandos para iniciar la transacción. Es la forma más directa de iniciar una transacción. Para conocer el código de una transacción, puede navegar hasta ella y luego seleccionar Sistema >> Status. También puede habilitar el nombre técnico de la transacción desde el menú Detalles Opciones, como muestra la siguiente pantalla. Gráfico 3.4 Visualizar nombre técnico CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 26

28 Menús: los menús permiten buscar una transacción concreta cuando no se conoce el código de la transacción. Los menús son desplegables. Menús de usuario o favoritos: puede parametrizar menús de usuario o favoritos para ir directamente a las transacciones, funciones y reportes que utiliza con frecuencia. Las convenciones siguientes son consejos importantes para que ahorre tiempo cuando utilice códigos de Barra de status transacción. Entrada Resultado /n Cancela la transacción actual. /nxxxx Inicia la transacción especificada directamente desde otra transacción. /o Visualiza un resumen de los modos. /oxxxx Inicia la transacción especificada en un modo nuevo. /nend Finaliza la sesión con una ventana de diálogo de confirmación. /nex Finaliza la sesión sin una ventana de diálogo de confirmación. /i Borra el modo actual. Tabla 3.1 Códigos de transacción La barra de status proporciona información general acerca del sistema SAP y de la transacción o tarea en la que se está trabajando. A la izquierda de la barra de status se visualizan los mensajes del sistema. A la derecha, se visualizan tres campos: Uno con información acerca del servidor y dos con información acerca del status. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 27

29 En el extremo izquierdo de la barra de status: Se identifican mensajes de error Se identifican otros mensajes del sistema En el extremo derecho, se visualiza: Sistema Mandante Usuario Programa Transacción Tiempo de respuesta Gráfico 3.5 Barra de Status CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

30 4 Varios programas de acceso al sistema y varios modo Hay dos formas de abrir más de un sistema SAP: Con varios programas de acceso al sistema o con varios modos Si utiliza varios modos, podrá abrir varias ventanas a la vez en el mismo equipo. Gráfico 4.1 Varios modos CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 29

31 L e c c ió n : Ayuda e interfaz de usuario En esta lección haremos uso de la ayuda y aprenderemos a personalizar la interfaz de usuario. 1 Funciones de ayuda Curso: Consultor Funcional Módulo HCM Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al sistema SAP y al Módulo SAP HCM El menú Ayuda contiene las siguientes opciones: Ayuda de aplicación CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. Si se seleccionamos esta opción de menú en la pantalla inicial, se visualiza una introducción a SAP. Biblioteca SAP Aquí encontraremos toda la documentación en modo interactivo. Glosario Veamos un ejemplo empresarial Estamos introduciendo datos nuevos en el sistema. Llegamos a un campo que no hemos utilizado hasta ahora. Necesitamos saber qué clase de datos debemos introducir en él y si hay valores existentes para el campo. El sistema SAP ofrece una extensa explicación en modo interactivo. Podemos visualizar esta ayuda con el menú Ayuda o el ícono correspondiente. Podemos buscar definiciones de términos en el glosario. Información de versión Muestra información que describe las modificaciones funcionales en una versión del sistema SAP respecto a la anterior. SAP Service Marketplace Nos permite acceder a SAP Service Marketplace. Crear un mensaje de soporte Con los mensajes de soporte, podemos ponernos en contacto directamente con la unidad de soporte responsable en el SOLUTION MANAGER del sistema SAP. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 30

32 Parametrizaciones Estas parametrizaciones hacen referencia a la ayuda. Ayuda de CAMPO Gráfico 1.1 Biblioteca SAP Utilizamos F1 para obtener ayuda acerca de campos, menús, funciones y mensajes. F1 proporciona además información técnica acerca del campo seleccionado. Gráfico 1.2 Ayuda de Campo: F1 CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 31

33 Utilizamos F4 para obtener información acerca de los valores que se pueden introducir en el campo. Podemos acceder a la ayuda para entradas de un campo ya sea pulsando F4 en el campo o seleccionado el matchcode a la derecha del campo. Gráfico 1.3 Ayuda de Campo: F4 Si los campos de entrada están marcados con un tilde, sólo podremos continuar si introducimos un valor en el campo. Gráfico 1.4 Campo Obligatorio CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 32

34 Podemos marcar muchos campos en una aplicación para convertirlos en campos de entrada obligatoria u opcional. El usuario dispone de varias opciones de personalización que le ayudarán a parametrizar su entorno de trabajo. Algunas de las cosas que se pueden hacer son: Modificar la disposición de la pantalla de SAP Easy Access. Realizar un seguimiento de su historial de entrada para obtener Ayuda para entradas. Visualizar mensajes de status en una ventana de diálogo en vez de en la barra de status. Fijar preferencias respecto a la forma de visualización de los datos. Ajustar el color y la estructura de las pantallas y los campos. Veamos algunas de estas opciones 2 Métodos para personalizar la interface de usuario Accedemos a estas opciones desde el botón de la barra de herramientas. Gráfico 2.1 Historial ON CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 33

35 La opción Historial ON permite al usuario visualizar las entradas que ingresó previamente presionando la barra espaciadora en el campo en cuestión. La figura a continuación muestra un ejemplo para el campo centro de coste: Gráfico 2.2 Historial de campo. Gráfico 2.3 Solapa Experto La opción "Visualizar teclas en todos los cuadros desplegables" que se visualiza en el recuadro Controles permite visualizar la codificación de las opciones en un campo que tiene una lista desplegable; mientras que la opción "Clasificar entradas según clave" ordena dichas opciones según este código. A continuación se puede visualizar un ejemplo: CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 34

36 Gráfico 2.4 Cuadro desplegable Gráfico 2.5 Solapa Opciones Las opciones en el recuadro de Mensajes hace que se visualice un mensaje de status en una ventana de diálogo. En el siguiente ejemplo, se visualiza un mensaje de error, según se tildó la opción "Ventana diálogo en error": CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

37 Gráfico 2.6 Mensaje de Error Es recomendable investigar las opciones restantes usando la Ayuda F1 tal como aprendimos en esta lección. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN

38 L e c c ió n : Introducción a SAP HCM En esta lección veremos una Introducción a SAP HCM, conoceremos que submodulos lo integran y cual es la integración de HR con los demás módulos de SAP Curso: Consultor Funcional Módulo HCM Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al sistema SAP y al Módulo SAP HCM 1 Generalidades de SAP HCM CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. Las aplicaciones o módulos de SAP ECC se dividen en tres grandes áreas: financiera, logística y de recursos humanos. Estos tres grupos no son independientes unos de otros. Además de éstos, existen otros componentes, llamados cross applications, que son válidos para todas las aplicaciones. Los principales módulos del sistema SAP ECC incluyen cientos de procesos de negocio para satisfacer las necesidades de las empresas en sus aplicaciones de gestión e información. Las aplicaciones del programa funcionan de modo integrado, de forma que existe una conexión implícita entre los procesos financieros y logísticos, y también con los humanos. El módulo HR de ECC incluye todos los procesos de negocio necesarios para controlar y gestionar de una manera eficaz las necesidades de recursos humanos de las empresas: desde gestión de candidatos a puestos de trabajo a la elaboración de nóminas o al desarrollo de personal, así como al control de tiempos. Como el resto de las aplicaciones de ECC, el objetivo del módulo HR es que los usuarios introduzcan los datos una única vez, con lo que estarán disponibles de forma inmediata para cualquier otra aplicación relacionada, como la contabilidad FI, el mantenimiento de planta PM, el sistema de proyectos PS o el de workflow. Es bastante habitual escuchar que el módulo de HR y todos los procesos de negocio asociados están en relación directa con los países específicos, dado que el software debe ser compatible con las leyes de cada país en materia laboral, impuestos, beneficios sociales, etc. Por este motivo SAP incluye procedimientos, transacciones y variables que varían para los distintos países. Los componentes del módulo HR incluyen y abarcan totalmente la administración de salarios y nóminas, modelos de turnos, planificación de trabajo, gestión de gastos de viajes, etc. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 37

39 Gráfico 1.1 Generalidades de SAP HCM Dentro del área de HR se distinguen dos componentes principales: Componente PA: Administración de personal. Comprende los submódulos: PA APP: Reclutamiento o gestión de candidatos. PA BEN: Beneficios. PA CM: Gestión de la remuneración. PA PAD: Administración de personal. PA SAD: Administración de compensaciones. PA PY: Payroll. PA TIM: Gestión de tiempos. PA TRV: Gestión y gastos de viajes. Componente PD: Desarrollo y planificación personal. Dentro de éste existen los siguientes componentes: PD OM: Gestión de la organización. PD PD: Desarrollo de personal. PD RPL: Planificación y reservas de salas. PD SCM: Formación y gestión de eventos. PD WFP: Planificación del trabajo. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 38

40 2 Administración de Personal En una época de creciente descentralización y globalización de los mercados, la gestión centralizada y el acceso permanente a los datos de personal se está convirtiendo en una ventaja cada vez más decisiva. Con este componente podemos gestionar todas las tareas actuales de gestión de personal. La Gestión de personal nos libera de las costosas y pesadas actividades administrativas rutinarias del día a día y nos ayuda, al mismo tiempo, en las exigentes actividades de planificación. Gráfico 2.1 Gestión de Personal PA Otra ventaja de este componente de aplicación, especialmente para los consorcios internacionales, son las versiones creadas para atender a las distintas características específicas de cada país. Las versiones específicas en función del país permiten configurar la gestión de personal de forma estándar en los distintos países. Con este componente se pueden registrar y procesar datos relacionados con el empleado dentro de la empresa. La Gestión de personal verifica automáticamente todos los datos mientras se introducen para garantizar que son plausibles. Todos los datos relacionados con el empleado se graban en log con la fecha exacta. Los datos son en todo momento transparentes y constituyen la base para tomar decisiones de personal lógicas. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 39

41 3 Desarrollo y Planificación de Personal Podemos utilizar el componente Desarrollo de personal para maximizar la utilidad de los empleados en la empresa. Podemos planificar e implementar medidas específicas de personal y formación para promover el desarrollo profesional de los empleados. Del mismo modo, podemos asegurarnos que se cumplen y planifican los requisitos de cualificación del personal. Podemos conseguir que los empleados estén más satisfechos de su trabajo si tenemos en cuenta sus preferencias y aptitudes. El Desarrollo de personal pretende garantizar que todos los empleados, en todas las áreas funcionales de la empresa, estén cualificados según las exigencias actuales y que esto siga siendo así en el futuro. Todo esto lo conseguimos mediante el desarrollo de potenciales de cualificación. Gráfico 3.1 SAP ERP HCM Las necesidades de desarrollo del personal de una empresa se determinan comparando los requisitos de trabajo actuales o futuros con las cualificaciones de los empleados, sus preferencias y sus aspiraciones. Los escenarios de planificación de carreras y sucesión pueden incluir medidas de desarrollo del personal destinadas a buscar a una persona que cubra un determinado puesto. Estos escenarios pueden incluir también medidas generales para cualificar a los empleados con el objetivo de que conserven o aumenten sus capacidades y habilidades y estén al día de los avances tecnológicos. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 40

42 1 SAP HCM L e c c ió n : Módulos de HCM e Integración con SAP En esta lección aprenderemos cuales son los principales componentes de HCM, explicando cada uno de ellos y cómo se relaciona e integra HCM con el resto de los Módulos de SAP. Curso: Consultor Funcional Módulo HCM Nivel Inicial Unidad: Unidad 1: Introducción al sistema SAP y al Módulo SAP HCM CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas. Como hemos visto, el módulo de RRHH de SAP permite una gestión eficiente de la información y los procesos del personal de una organización. Además integra toda esta información y procesos tanto con los demás módulos de SAP como con posibles aplicaciones externas. La gestión de los recursos humanos tiene como objetivo obtener y coordinar a las personas de una organización, de forma que consigan las metas establecidas. Para ello es muy importante cuidar las relaciones humanas. Este proceso requiere un objetivo coherente con las políticas de la empresa en donde este departamento debe de mantener el activo más valioso de cualquier organización como lo son las personas. Gráfico 1.1 La importancia de los Recursos Humanos CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 41

43 Debemos tener en cuenta una serie de ventajas que logramos utilizando un ERP como SAP, trabajando a diario con el módulo de HCM: Mejorar la calidad y la eficacia de los servicios de Recursos Humanos a través de la implantación, puesta en marcha y producción de una solución integral de administración ERP. Estandarizar los procesos de negocio y estructuras de información incorporando las prácticas comunes propuestas por la funcionalidad de SAP. Fortalecer la planeación a corto, mediano y largo plazo y la toma de decisiones. Asegurar la integridad, solidez y veracidad de la información. Disminuir las actividades manuales y redundantes que no agreguen valor a los procesos operativos. Mejorar la estructura de control interno a través de los procesos de negocio configurados en las aplicaciones implantadas. Permitir un almacenamiento efectivo y una correcta administración de los datos. Ordenar las jerarquías organizacionales de la organización y las relaciones entre empleados. Gráfico 1.2 Relación entre los empleados CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 42

44 Los procesos típicos de cualquier departamento de Recursos Humanos y que están reflejados en el módulo HCM SAP son: Gestión de la Organización (OM): desde la perspectiva de Gestión de la Organización, las compañías pueden modelar su jerarquía de negocio (estructura organizacional), las relaciones de los empleados con una o varias unidades de negocio y la estructura y flujo de la información entre los empleados. Administración de Personal (PA): un sub módulo que ayuda a los responsables de recursos humanos y a los empleadores a realizar seguimientos de los datos maestros, funciones, salario y bonos. Desarrollo de Personal (PD): la funcionalidad de este módulo se centra en las cualidades y tareas de cada empleado, cualificaciones y plan de carrera. Evaluación de Tiempos (PT): procesa fichajes, abstinencias, etc. Así como su impacto en el salario bruto y los cálculos de impuestos relacionados. Nómina (PY): pago a empleados. Reclutamiento y Selección del Personal (RC): se encarga del reclutamiento y la selección de los recursos humanos de la empresa. Gestión de Actos o Eventos (PE): se centra en la Capacitación del Personal. Otros sub módulos y componentes de HCM SAP son: Gestión de Viajes, E Recruiting, Planificación de Costos, Compensación de beneficios sociales en la nómina, Higiene y Seguridad del Entorno de Trabajo. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 43

45 Gráfico 1.3 Componentes de SAP HCM Lo más destacado, es que el módulo de SAP HCM comparte información con otros módulos, como Finanzas (FI), Controlling (CO), Planificación de la Producción y Flujos de Trabajo. Los procesos de nómina utilizan funciones de las Cuentas de Acreedores para emitir cheques, gestionar información de pagos y bancos, y procesar pagos a Hacienda. Los resultados de la nómina también se reflejan en las cuentas de Libro Mayor para su uso en informes periódicos de ingresos y gastos, por poner algunos ejemplos. También, para la contabilidad de gestión, la información relacionada con los costes de personal se puede transferir a Centros de Coste gracias al módulo de CO. Los empleados pueden ser asignados a Centros de Trabajo, que son utilizados y explotados por otros módulos como Planificación de la Producción (PP). Las posiciones asignadas y los canales de la información corporativa son usados en los Business Workflows (Flujos de Trabajo) para trazar la ruta de documentos para su estudio y/o aprobación; por ejemplo, flujo de los documentos para pedir un permiso o para solicitar una compra. En definitiva, con el módulo SAP HCM se pueden gestionar todas las operaciones relacionadas con los recursos humanos de la empresa. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 44

46 2 Componentes de SAP HCM El módulo de SAP HCM habilita a las compañías para gestionar de manera eficiente toda la información sobre los empleados en la organización. Como sabemos está perfectamente integrado con otros módulos de SAP y sistemas externos. Podemos hacer cuatro grandes diferenciaciones que nos ayudarán a entender mejor el funcionamiento del Módulo de SAP HCM: Procesos de Administración Gestión del Talento SAP ERP Human Capital Management es la solución on Premise más completa para la gestión integral de los recursos humanos. Aplicaciones de Autoservicio Integración con otros Módulos de SAP Procesos de Administración CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 45

47 Gráfico 2.2 Procesos de Administración Dentro de los procesos de Administración en SAP HCM podremos distinguir diferentes sub módulos: Gestión de Datos Maestros: Podremos gestionar la información del personal desde una única pantalla de acceso. Disponemos de pantallas de acceso rápido y masivo de información, donde tenemos menúes de Trabajo adaptables a las necesidades del Usuario y por supuesto sistema de Información que nos permitirán emitir reportes. Con este componente podemos registrar y procesar datos relacionados con el empleado dentro de la empresa. La Gestión de personal verifica automáticamente todos los datos mientras se introducen. Todos los datos relacionados con el empleado se graban en log con la fecha exacta. Los datos son en todo momento transparentes y constituyen la base para tomar decisiones de personal. Gestión de Organización: Con este componente SAP HCM nos habilita a definir la estructura de la compañía en ámbitos jerárquicos, departamentales, etc. Además permite simular variaciones en la estructura para analizar el impacto que supondría el cambio. Podremos administrar y gestionar el Organigrama (compuesto por Personas, Posiciones, Centros de Costo, Unidades Organizativas). Acceder a toda la información desde una única pantalla de acceso donde contamos con Interfaces Gráficas y por supuesto sistema de Información que nos permitirán emitir reportes. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 46

48 Gestión de Tiempos: Podremos registrar Tiempos en forma Negativa (Tiempos Teóricos) y Positiva (Tiempos Reales); en forma individual o masiva. También, generar automáticamente horas extras y vacaciones con autorizaciones. Administrar la planificación de Turnos y planes de Horario de Trabajo. Es decir que este sub módulo proporciona la posibilidad de llevar a cabo la planificación, grabación y evaluación de tiempos de los empleados de cada departamento, así como su propio calendario de días festivos. Además permite gestionar fácilmente desde las ausencias, fichajes y planificación de turnos del personal. Gestión de Nómina: Este componente incorpora toda la funcionalidad sobre la configuración de la nómina de su compañía, además de los procesos que están presentes en un ciclo de nómina completo. Nos permite realizar las siguientes tareas: Cálculo de Nómina integrada a la Gestión de Tiempos. Retroactividad automática por Empleado. Liquidaciones Especiales (anticipos, vacaciones). Diseño libre del formato de recibo. Emisión de transferencias bancarias (soporte magnético). Contabilización automática. Integración directa con los módulos de FI/CO de R/3. Listado de empleados bloqueados para proceso posterior. Creación de cantidad ilimitada de conceptos de liquidación Procesos de Gestión del Talento Gráfico 2.3 Procesos de Gestión del Talento CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 47

49 Dentro de la Gestión del Talento en SAP HCM podremos distinguir diferentes sub módulos: Reclutamiento y Selección del Personal: Este componente proporciona los procesos necesarios para la selección de los candidatos que mejor se adaptan a las necesidades de la compañía, desde la publicación de una vacante, la presentación del curriculum vitae por el candidato hasta la contratación. Donde también podremos gestionar escenarios en Internet e Intranet. Debemos saber que en cuanto se cargan los Datos Básicos y Adicionales de los Candidatos nos permite agilizar el acceso de información. También se puede generar correspondencia en forma automática y por supuesto que nuestro sistema de Información nos permitirá emitir reportes. Como puntos importantes a conocer, debemos distinguir las siguientes tareas que se pueden realizar: Buscar por Competencias (Habilidades). Gestionar Base de Datos de Candidatos. Relacionar los Datos del Candidato a Datos del Personal. Crear Correspondencia y Contratos de empleo en forma automática reutilizando los datos almacenados durante la contratación. Desarrollo del Personal: Las necesidades de desarrollo del personal de una empresa se determinan comparando los requisitos de trabajo actuales o futuros con las cualificaciones de los empleados, sus preferencias y sus aspiraciones. Los escenarios de la planificación de carreras y sucesión pueden incluir medidas de desarrollo del personal para buscar una persona que cubra un determinado puesto. Los escenarios también pueden incluir medidas generales para cualificar a los empleados, con el objetivo de que su personal conserve o fomente sus capacidades y habilidades. En este sub módulo podremos realizar las siguientes tareas: Gestión por Competencias. Cuadro de Reemplazos. Plan de Desarrollo (Corto y Largo Plazo). Proceso de Evaluación de Desempeño. Encuestas de Clima / Satisfacción. Gestión de Capacitación: También llamado gestión de actos, en este módulo se definen los diferentes actos y eventos formativos de los que dispondrá la compañía y que junto con el módulo de desarrollo de personal se pueden establecer planes de formación para los empleados, con el fin de conseguir una plantilla mejor cualificada. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 48

50 En este sub módulo podremos realizar las siguientes tareas: Planificar Eventos de Capacitación presentes y futuros. Gestionar Eventos y Recursos. Realizar inscripciones con entrada rápida, reservas anticipadas, sustituciones y cancelaciones de cualquier cantidad de asistentes, sin identificarlos con nombres. Evaluar Participantes e Instructores. Actualizar automáticamente el perfil de competencias a partir de la formación recibida. Generar automáticamente correspondencia y compromisos en la agenda. Gestión de Compensaciones: En este sub módulo podremos valorar funciones y administrar Encuestas Salariales de Mercado. También generar automáticamente estructuras de bandas salariales y gestionar ajustes salariales en función de la estrategia de la Empresa y por supuesto sistema de Información que nos permitirán emitir reportes. Planificación de Costos de Personal: Podremos planificar con input de información desde diferentes escenarios. Imputar automáticamente en la contabilidad de Centros de Costo y realizar un seguimiento posterior comparando lo Planificado vs. Real. Tendremos a disposición una interface con MS Excel. Comparar entre versiones de planificación propias y/o de terceros y por supuesto sistema de Información que nos permitirán emitir reportes. Aplicaciones de Autoservicio CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 49

51 Gráfico 2.4 Aplicaciones de Autoservicio Podemos distinguir dos principales aplicaciones de autoservicio para Recursos Humanos: Employee Portal Employee Self Services: El objetivo en este módulo es un portal que permita a los empleados ver, crear y mantener los datos propios y de la compañía en cualquier lugar y hora usando múltiples tecnologías de acceso. Este sub módulo dispone de 80 servicios disponibles en 32 idiomas para 34 países. Y tiene como beneficios, que permite a los empleados un acceso fácil a la información correcta para hacer sus tareas, también permite a los empleados ver, crear y mantener sus datos propios y de la compañía en cualquier lugar y hora usando múltiples tecnologías de acceso a la información. SAP Employee Self Services es una efectiva forma de proveer acceso en tiempo real y posibilidad de mantenimiento al dueño de los datos. Employee Portal Manager Self Services: El objetivo es un portal para los Gerentes que provee una interface intuitiva, servicios web, gestión de autorizaciones y capacidad de reportes que dan a los Gerentes un único punto de acceso a la gestión de sus empleados y del presupuesto, efectiva y proactivamente. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 50

52 Integración con otros Módulos de SAP Claramente la integración con otros Módulos de SAP resulta una ventaja competitiva. Gráfico 2.5 Integración de SAP HCM El Módulo de SAP HCM puede relacionarse principalmente con los siguientes módulos de SAP, donde veremos a continuación las tareas en las que son integrados dichos componentes: Controlling (CO): En los reportes de distribución de conceptos de nómina y gastos de viaje. En la distribuición de gastos por centros de costo, proyectos, órdenes de controlling, etc. El Costeo de conceptos de Gestión de Tiempos por ausencias, presencias, suplencias, órdenes de trabajo, etc. Finanzas (FI): La Contabilización de los resultados del payroll por empleado. Los Embargos a terceras partes (Ej.: Justicia). La generación de facturas por actividades de entrenamiento. Manejo de Activos (AM): El seguimiento del equipo entregado a los empleados. El seguimiento de los vehículos asignados a los empleados. Proyectos (PS): La asignación de recursos basándonos en competencias. El seguimiento de las horas trabajadas por proyecto. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 51

53 Gestión de Materiales (MM): El seguimiento de personal de contratistas. La asignación de personal de contratistas basándonos en competencias. El reporte de horas trabajada Mantenimiento de Planta (PM): El seguimiento del tiempo asignado/consumido a una orden de PM. Ventas y Distribución (SD): La venta a empleados. Planificación de la Producción (PP): La integración con Gestión de Tiempos para permitir la gestión de costos de producción. La integración con costos para generación de reportes financieros. La integración con Payroll. CVOSOFT IT ACADEMY ISBN info@cvosoft.com 52

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