DEDICATORIAS. A mis amigos, Liz, Eli y de más que siempre están junto a mi ayudándome y apoyándome en todos los momentos de mi vida.

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4 DEDICATORIAS En primer lugar doy gracias a Dios porque me brindó la oportunidad de concluir un éxito más en vida, porque sin él y sin FE nada puede ser posible. A mi madre que aunque no está conmigo físicamente se que está muy orgullosa de mi por haber llegado hasta donde de esto; gracias a sus enseñanzas su amor eterno y por ser la guía de mi vida. A mi padre que la vida me dio la oportunidad de acercarme más a él, que sin su apoyo, comprensión, cariño, paciencia, amor y confianza no podría haber alcanzado este logro tan grande en mi vida. A Charito que Dios te puso en nuestros caminos para ser la esposa y madre que él ha querido que seas. Por el apoyo incondicional y amor que nos has brindado. A mi compañera fiel y más que mi amiga Hilse, que sin tu apoyo, tu aliento de fortaleza para seguir adelante cuando no quería continuar. Por estar ahí cuando más te he necesitado, por que creer en mí día a día por tu amor y cariño tan grande, no hubiera lo hubiera logrado. A mis amigos, Liz, Eli y de más que siempre están junto a mi ayudándome y apoyándome en todos los momentos de mi vida. A todas las personas que directa o indirectamente me ayudaron para que este trabajo sea uno de mis más grandes éxitos en mi vida.

5 ÍNDICE RESUMEN 1 INTRODUCCION 2 CAPITULO PRIMERO. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Planteamiento Del Problema Objetivo General Objetivos Específicos Justificación Diseño Del Instrumento De Investigación Cuestionario Para Realizar El Análisis De Puestos 10 CAPITULO SEGUNDO. MARCO TEORICO: LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS Ámbitos Que Definen Una Institución Educativa Organización Interna Y Funcionamiento De Las Escuelas Perspectivas De La Organización En Las Escuelas Definición E Importancia Del Estudio Organizacional Estructura Organizacional Eficacia Y Eficiencia En La Estructura Organizacional La Esencia De La Estructura Organizacional Mecanismos Coordinadores Parámetros De Diseño 23 II

6 2.10 Necesidad De Un Diagnóstico Previo A La Realización De Cambios Estructurales Estructura Y Contexto Edad Y Tamaño Sistema Técnico Entorno Diseño de organizaciones Estructura Burócrata Estructura Matricial Estructura Simple Características técnicas o modelos para la formalización de estructuras Técnicas más usadas en el rediseño de la estructura organizacional Manual De Funciones Organigramas...34 CAPITULO TERCERO. MARCO CONTEXTUAL: INSTITUCION EDUCATIVA ILUSTRE COLEGIO SANTIAGO DE COMPOSTELA Antecedentes Históricos Visión, Misión De El Ilustre Colegio Santiago De Compostela Visión Misión Valores Propósitos Estructura Orgánica Organigrama General Descripción De Puestos Director General 42 III

7 3.5.2 Director Por Nivel Secretaria Personal Docente Cajera Técnico En Computación Intendencia...46 CAPITULO CUARTO. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Análisis del planteamiento del problema de la institución educativa Resultados de la información Análisis de la información Rediseño de la estructura organizacional Organigrama Descripción De Puestos 61 CONCLUSIONES RECOMENDACIONES FUENTES DE INFORMACION 97 IV

8 RESUMEN Los objetivos por los cuales se rigen las instituciones educativas, depende de cómo se integre la misión y la visión de la misma, tomando en cuenta que lo que se espera lograr son resultados de éxito; para ello es necesario contar con la plena colaboración de todo el personal. Esta comprobado que en toda organización debe existir una estructura organizacional que sirva como guía en el desarrollo de las funciones de cada puesto. La estructura es la forma de organización de un conjunto o bien de un sistema bajo condiciones particulares de tiempo y lugar. Decir que existe una estructura es cuando una serie de elementos se integran en su totalidad como un conjunto. La finalidad de esta investigación es conocer si la falta de una buena estructura organizacional delimita el cumplimento de los objetivos plasmados en la misión y visión de la institución educativa, para lograr la eficacia y eficiencia de la misma. Se aplicaron instrumentos de captación de información, en este caso entrevistas al personal administrativo y docente, para lograr obtener la información necesaria que ayudó a conocer y concluir si la estructura organizacional funciona de manera adecuada. 1

9 INTRODUCCIÓN

10 La finalidad de toda institución educativa es cumplir con los objetivos que son establecidos con base a la misión y visón de la misma. Un objetivo es una situación deseada que se intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro y al conseguir este objetivo la imagen se vuelve real y actual. Los centros educativos se definen por cuatro ámbitos que son la finalidad, planteamiento, condición y su estructura. El estudio principal de esta investigación se inclina al estudio de la estructura orgánica de la institución y conocer cuáles son sus debilidades. En esta investigación se busca conocer si la ausencia de una adecuada estructura orgánica dificulta el cumplimento de los objetivos plasmados en la misión y visión de la misma. Franklin (2004), menciona que la estructura orgánica es la descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización según sus relaciones de jerarquía. Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas como su nivel jerárquico. Si partimos de este punto, es sencillo decir que la estructura implica la coordinación y dirección de un grupo de trabajo y las actividades que realizan para que las estructuras sigan funcionando de manera adecuada. Es de suma importancia conocer como está organizada la institución puesto que de ello depende que el personal realice su desempeño laboral con éxito en sus resultados. Es muy sencillo contar con una estructura organizacional que indique la especialización de las tareas y los niveles jerárquicos de autoridad por los cuales se rige el desempeño de cada elemento; la dificultad es saber aplicarla; puesto que en muchas organizaciones la falta de orden trae varias debilidades que repercuten en el proceso administrativo. Para poder planear la estructura de una institución educativa, es necesario conocer el contexto en donde se desenvuelve dicha institución, así como las 3

11 perspectivas y las dimensiones desde las que se pueden describir y a partir de las cuales se estructurará el plantel escolar. La organización es un aspecto de gran importancia en la vida de una escuela, ya que de ella también depende la calidad del servicio que se ofrece a los alumnos. Lo que se busca lograr es una reorganización administrativa en la especialización de las funciones de cada puesto y establecer un orden jerárquico que nos permita facilitar la toma de decisiones. Esta reorganización parte de la necesidad de disponer de una estructura que permita elevar el nivel de desempeño como institución y crear condiciones para afrontar los retos que se presentan día a día. El objetivo de la tesina es rediseñar una estructura organizacional que facilite una adecuada delimitación de funciones y responsabilidades y favorezca el cumplimiento de los objetivos plasmados en la misión y visión de la institución educativa. Después de realizar la investigación al plantel educativo que se propone como estudio de campo, se hará un análisis de la información obtenida para crear una propuesta que facilite la solución a las debilidades que sean detectadas en la institución. La tesina se divide en cuatro capítulos. El primero contiene la definición y planteamiento del problema que me ayudará para comenzar a desarrollar la investigación, para tener un panorama de la situación que se está generando dentro del centro escolar. La justificación, es decir, de dónde nace la inquietud por desarrollar este proyecto, que no es más que la experiencia de poder desarrollarme como parte del personal administrativo de la organización educativa. Para la obtención de dicha información se realizarán entrevistas al personal que me parece presentan los problemas dentro de la institución; con el objetivo de encontrar las fallas que están generando que no se logre ser una organización que este encaminada al éxito. En el capítulo segundo expondré la teoría que me sirva como sustento de mi propuesta y la solución que deseo obtener a la problemática de la institución, 4

12 como debe estar organizada una institución educativa en cuanto a su estructura organizacional, cuáles son las variables que la definen y principalmente los métodos que me ayudarán a realizar mi objetivo de rediseñar y proponer una descripción de las funciones que debe realizar cada puesto. El capítulo tercero presentará como se encuentra organizado el Ilustre Colegio Santiago de Compostela, como surge la idea de crear un proyecto educativo que tenga como finalidad el ser líder en la educación; se mostrará la estructura actual con la que se cuenta, como esta distribuidos los puestos y la descripción de cada uno, detallando las funciones que realiza el personal. En el capítulo cuarto se analizarán los resultados que se obtuvieron de las entrevistas que se le aplicarán al personal administrativo y docente del plantel, mostrando los problemas que están generando el desorden y afectan en el proceso administrativo. Se hará un análisis de la información recaudada, comparándola con lo que nos mencionan los autores en su obra; para poder determinar las causas del problema y dar así mi punto de vista de lo que se está teniendo como consecuencia y sea más fácil elaborar la propuesta. Finalmente realizaré mi propuesta del rediseño del organigrama y la descripción de los puestos que presentan la problemática actualmente, con la finalidad de poder dar una solución. Efectuaré unas recomendaciones que sirvan de apoyo a mi propuesta para que posteriormente se pudiera realizar un diagnóstico detallado en donde se realice un manual de organización que implemente un organigrama completo y una descripción de puestos más detallada. 5

13 CAPÍTULO PRIMERO: METODOLOGIA DE INVESTIGACIÓN

14 Por la importancia que considero el tener bien definida la estructura organizacional dentro de una Institución educativa, y cómo la ausencia de ésta dificulta el cumplimiento de los objetivos plasmados en la misión y visión de la misma; decidí realizar una investigación que ayude a identificar y entender la problemática. Esta investigación se llevó a cabo en la Institución educativa Ilustre Colegio Santiago de Compostela en donde, a mi consideración, no se están cumpliendo los objetivos como el resultado que se espera obtener. En éste capítulo se presenta el planteamiento del problema, los objetivos generales, la justificación, el diseño del instrumento de investigación que me servirán como guía para el desarrollo de la propuesta que se pretende elaborar. 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Sí la estructura organizacional de las instituciones educativas es la forma por la cual se rige el funcionamiento de las mismas, en algunos casos, esta estructura no funciona por la falta de claridad que tiene personal administrativo al respecto. Por tal motivo, es de suma importancia definir una estructura organizacional que el personal conozca para que sirva como guía a la institución en la toma de decisiones y el logro de sus objetivos. La institución educativa de la que se habla en esta investigación no cuenta con una estructura orgánica que muestre la definición correcta de los elementos que la conforman y las actividades o funciones que se realizan; de la misma manera, no se puede hablar de una organización, dirección y coordinación correcta de estos elementos y actividades, si los resultados actuales muestran un desorden y un mal funcionamiento de ella; generando así una serie de problemas comunes que a continuación se muestran: 7

15 Falta de conocimiento de quien es su jefe inmediato. Personal que desempeña actividades de dos o más puestos a la vez. La existencia de una estructura orgánica que contempla mayor número de funciones en un puesto que no le corresponden. Falta de comunicación entre los departamentos. Desconocimiento de las relaciones jerárquicas. Por tales circunstancias, es necesario realizar el rediseño de la estructura orgánica en donde se definan bien las funciones del personal, los niveles de autoridad y crear un departamento de apoyo que cumpla con la función de delegar responsabilidades a la dirección general; una vez definida esta estructura es importante darla a conocer al personal que labora en la institución. 1.2 OBJETIVO GENERAL El objetivo para la presente investigación se traduce en el siguiente enunciado: Rediseñar una estructura organizacional que facilite una adecuada delimitación de funciones y responsabilidades y favorezca el cumplimiento de los objetivos plasmados en la misión y visión de la institución educativa OBJETIVOS ESPECÍFICOS Conocer el contexto en donde se desarrolla el proceso administrativo de la institución educativa. Identificar los factores que dificultan y facilitan el trabajo del personal docente y administrativo. Delimitar los niveles y grados de autoridad entre el personal académico, escolar y administrativo de la institución educativa. 8

16 Crear un departamento de apoyo que sirva a la dirección general para delegar funciones. Favorecer una comunicación eficaz y eficiente entre departamentos y niveles jerárquicos. Contribuir a elevar los niveles de eficiencia en el desempeño de las funciones que se llevan a cabo. Facilitar al director de la escuela la información recabada para la toma de decisiones sobre la administración de la institución educativa que tiene a su cargo. Difundir la estructura formal y el funcionamiento de la institución educativa. 1.3 JUSTIFICACIÓN Los conocimientos adquiridos en base a lo que es la estructura orgánica y las aportaciones de diferentes autores consultados, así como colaborar en esta institución educativa, me permitió tener un panorama de la situación administrativa y laboral que se vive dentro de ésta e identificar cuáles son las debilidades que presenta. En virtud de la experiencia obtenida en esta Institución educativa me ha generado la inquietud de realizar una propuesta de estructura orgánica que sirva como modelo o guía para definir bien las funciones y los niveles jerárquicos; que la impulse a ser una institución de éxito que se vea reflejado en el cumplimiento de los objetivos plasmados en la misión y visión de la misma. 1.4 DISEÑO DEL INSTRUMENTO DE INVESTIGACIÓN Es indispensable utilizar técnicas de investigación que se adapten a problemática de la organización. la Para obtener las respuestas que me ayudarían a cumplir con los objetivos de la investigación, se diseñó un instrumento con preguntas que facilitaron la detección 9

17 de los problemas que se han presentado en la administración de esta institución educativa. Con el proceso de entrevista y la obtención de los resultados, se logrará concretar la propuesta de un rediseño de la estructura que permita cumplir los objetivos específicos y así tener un panorama más amplio de la situación que se vive en el plantel. En el siguiente punto se muestra el cuestionario que se realizó para hacer un análisis más detallado de los puestos que actualmente se desarrollan en la Institución CUESTIONARIO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DE PUESTOS Indicar el nombre del puesto: Señalar la ubicación física del puesto: Especificar el nivel jerárquico que tiene el puesto en el organigrama Indicar quien es su jefe inmediato superior Nombre: Puesto: Reporta además: Nombre: Puesto: Porque: Mencionar puestos del personal bajo su mando Describir el objetivo del puesto 10

18 Especificar las actividades que realiza diariamente Especificar las actividades que realiza periódicamente Especificar las actividades que realiza eventualmente Las actividades mencionadas se alcanzan de manera eficiente. Si ( ) No ( ) porque En general su trabajo se encuentra Al corriente ( ) Atrasado ( ) cuanto tiempo Especifique los motivos por los cuales su trabajo no se encuentra al corriente. Carga excesiva de trabajo Falta de equipo apropiado No llegan documentos o información a tiempo Falta de procedimientos adecuados Falta de normas o políticas Otros especifique: Considera que existen actividades que originan duplicidad de labores en su área de trabajo Si ( ) No ( ) especifique que actividades Las instrucciones para el desarrollo de sus actividades las recibe de su jefe inmediato 11

19 Si ( ) No ( ) Otras personas ( ) Nombre: Puesto: Como informa a su jefe inmediato: Diario ( ) Quincenal ( ) Mensual ( ) Esporádicamente ( ) En forma: Verbal ( ) escrita ( ) La comunicación que tiene usted con sus compañeros de trabajo, clientes, proveedores, etc., es adecuada: Si ( ) No ( ) porque Considera que su ambiente de trabajo es: Normal ( ) Agradable ( ) Desagradable ( ) Especificar porque: Cuenta Usted con el mobiliario, material, quipo y material de trabajo apropiado para cumplir adecuadamente con sus actividades: Si ( ) No ( ) especifique Las instalaciones físicas en las que realiza su trabajo son apropiadas en cuanto a higiene, seguridad, ventilación, ruido, iluminación, espacio, etc. Si ( ) No ( ) especifique 12

20 Especificar para que le delega autoridad su jefe inmediato Especificar sobre que tiene autoridad en el desempeño de su puesto Definición y logro de objetivos Establecer estrategias de trabajo Supervisión de personal Manejo de dinero en efectivo Manejo de valores en documentos Documentos y/o información confidencial Equipo y accesorios de cómputo Guarda y custodia de artículos y/o materiales Toma de decisiones Equipo de transporte Manejo de archivos Trámites administrativos Vigilancia de instalaciones Mobiliario y equipo de oficina Atención a clientes Otros especifique: Señalar con que puestos mantiene una relación interna de trabajo y para que Con Para Con Para Señalar con que personas y/o instituciones tiene relación externa de trabajo y para que Con Para Con Para Recomendaciones o sugerencias para mejorar su trabajo 13

21 Una vez elaborado el instrumento que servirá de apoyo para la obtención de los datos, se procederá a realizar el marco teórico que guiará el curso de toda la investigación. Y así sea más fácil la realización de la propuesta que se pretende presentar. 14

22 CAPÍTULO SEGUNDO: MARCO TEORICO. LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

23 Existe una gama de autores importantes que tratan sobre la estructura organizacional de las organizaciones, y a su vez sobre el funcionamiento que debes seguir para desempeñar un buen papel en el proceso administrativo. El trabajo de tesina establece como pregunta de investigación Es la ausencia de una adecuada estructura organizacional lo que dificulta el cumplimento de los objetivos plasmados en la misión y visión de luna Institución Educativa?, por lo que se analizaran autores Chiavenato, Franklin, García, Geli, González, Hernández y Rodríguez, Mintzberg, Robbins, entre los principales. Se presenta a continuación los Ámbitos Que Definen Una Institución Educativa, Organización Interna y Funcionamiento de las Escuelas, Perspectivas de la Organización en las Escuelas, Definición e Importancia del Estudio Organizacional, Estructura Organizacional, Parámetros de Diseño, Diseño de Organizaciones, así como las Técnicas más Usadas en el Rediseño de la Estructura Organizacional. 2.1 ÁMBITOS QUE DEFINEN UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA Los Centros Escolares se definen por su finalidad, planteamiento, condición y estructura (García, 2002), desarrollando estas variables que nos menciona el autor, la finalidad está enfocada en el contexto de para qué se crean los centros?; es aquí donde es necesario definir cuáles son las finalidades que se desean obtener por este tipo de proyectos. Si bien sabemos que las Instituciones Educativas son creadas con el fin de llevar a cabo un proceso educativo que tenga como respuesta la preparación concreta del educando. El planteamiento por su parte, se debe establecer una aspiración de las Instituciones educativas las cuales deben estar encaminadas a predisponer al 16

24 alumnado para poder desarrollar, a lo largo de su vida, la gran tarea de saber convivir con otras personas, lo cual implica un cultivo constante de sí mismo, y de la mejora continua de la relación y de las habilidades sociales. Cuando mencionamos la condición hablamos de institucionalidad, el carácter esencial de una Institución educativa puesto que es uno de sus ámbitos definitorios, ya que todos ellos se nos presentan como entes fundados para conseguir un objetivo común. Si por institución entendemos como aquella organización que satisface alguna necesidad determinada de los miembros de una sociedad (Stephen P. Robbins, 2004), bien podemos considerar que estas Instituciones están aptos para cumplir con las necesidades que el alumnado presenta y que este carácter institucional queda refrendado por el respaldo que le concede. Finalmente y de suma importancia la estructura; lo primero que define a una Institución Educativa es la ordenación de todos y cada uno de los elementos que lo integran. En ellos de aprecia una conveniente disposición y, sobre todo, sistematicidad (García, 2002). 2.2 ORGANIZACIÓN INTERNA Y FUNCIONAMIENTO DE LAS ESCUELAS Para poder planear la estructura de una institución educativa, es necesario conocer el contexto en donde se desenvuelve dicha institución, así como las perspectivas y las dimensiones desde las que se pueden describir y a partir de las cuales se estructurará el plantel escolar. La organización es un aspecto de gran importancia en la vida de una escuela, ya que de ella también depende la calidad del servicio que se ofrece a los alumnos. 17

25 2.3 PERSPECTIVAS DE LA ORGANIZACIÓN EN LAS ESCUELAS González (2003), describe una perspectiva teórica desde el punto de vista pedagógico como un marco cognitivo a partir del cual se define lo que se quiere estudiar, describir, explicar e interpretar sobre un centro escolar. Toda teoría se compone de dos elementos: los conceptos y las relaciones; y las reglas que rigen el conocimiento del objetivo de estudio. La autora presenta tres perspectivas teóricas desde las cuales se puede estudiar un centro escolar. En primer término menciona que la perspectiva técnica basada en las ciencias de la naturaleza, está regida por la teoría de la gestión, basada en un conjunto de principios y regularidades que explican el funcionamiento de las organizaciones, qué es lo que hacen, como va a funcionar y cómo se van a gestionar, para alcanzar mayor eficiencia y eficacia. En segundo lugar, trata la perspectiva cultural, inspirada en las ciencias interpretativas que intentan entender lo social y lo humano; busca construir un conocimiento que permita acceder y comprender el sentido, razón de ser y esencia de los acontecimientos; ayudan a mejorar las prácticas, debido a que en la medida en que el conocimiento teórico aumenta, existe mayor comprensión de cómo es y cómo se comporta una organización escolar. Las estructuras de las escuelas están formadas por el recurso humano y cada grupo de individuos tiene una forma de pensar individual, sus propios valores, su propia cultura, que de una u otra forma influyen en el quehacer cotidiano de las instituciones educativas. De aquí que cada institución educativa tiene su propia estructura y su desempeño está en función del contexto en que se desenvuelve. Finalmente la perspectiva política se basa en las ciencias de la reflexión y critica de los valores y la acción, debido a que las escuelas son construcciones ideológicas determinadas por factores históricos, económicos y políticos. Se centra en la política dentro de la organización, que está formada por individuos que difieren en sus intereses y que idean estrategias para lograr sus objetivos. 18

26 Se puede observar que existen diversas formas de analizar a las instituciones, según sea el objetivo de estudio, en donde intervienen los individuos que la conformar y de los cuales dependen, en gran medida el funcionamiento de la misma, ya que son los actores principales los que toman decisiones para el funcionamiento del centro escolar. 2.4 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DEL ESTUDIO ORGANIZACIONAL Una de las causas principales de la preocupación de la dirección con respecto a la organización radica en que las condiciones técnicas, económicas y geográficas que enfrentan las organizaciones se están tornando cada vez más diversas y están en constante cambio (Lawrence y Lorsch, 1986). La estructura de una organización es un punto fundamental para determinar sí una organización es compleja o no, puesto que la administración define la complejidad en el grado de burocracia o de líneas de autoridad que se utilizan. Si se estudia a la organización se puede visualizar como un sistema, en el cual el comportamiento de los miembros está interrelacionados entre sí, el comportamiento de estos es interdependiente de la organización de las tareas a lograr, de las personalidades de otros individuos, y de las reglas no escritas sobre el comportamiento apropiado. Los estudios organizacionales deben analizar primeramente la estructura orgánica de una organización; en el siguiente apartado se explica detalladamente en qué consiste dicha estructura. 2.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura es el conjunto de elementos que conforman a las escuelas, implica el establecimiento de políticas, reglas, organización, organigramas, definición de tareas, relaciones entre los elementos, así como el lugar físico. (Hall, Owens y 19

27 Scott citados por González, 2003) menciona que los aspectos a los que concierne una estructura son los recursos humanos, materiales y la actividad. (Mintzberg, 1984) menciona que la estructura organizacional como una de las diferentes maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos. (Stephen P. Robbins 2004) confirma que la estructura es la que define cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en el trabajo. Hay seis elementos básicos que deben abordar los administradores cuando diseñan la estructura de su organización: especialización laboral, departamentalización, cadena de mandos, tramo de control, centralización y formalización. Es la descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización según sus relaciones de jerarquía (Franklin, 2004). Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas como a su nivel jerárquico de adscripción. En cualquiera de los conceptos mencionados con anterioridad, podemos percatarnos de que la estructura implica la coordinación y dirección de un grupo de trabajo y las actividades que realizan para que las estructuras sigan funcionando de manera adecuada. La estructura es la parte fundamental de los centros escolares ya que son la base de un buen funcionamiento. (García, 2002) menciona que la estructura se refiere a los objetivos y entidades, así como a las relaciones que existen entre estos elementos dentro de la organización. Así mismo, define dos principios que determinan la estructura de una organización: la diferenciación y la integración. Si hablamos de diferenciación nos referimos a como se va a distribuir y asignar las actividades definidas en la organización; es la asignación del personal y los recursos con los que cuenta la institución en las determinadas actividades que 20

28 esta realiza y los niveles jerárquicos de autoridad a las personas involucradas en dichas actividades. En pocas palabras se habla de una división y distribución del trabajo pertenecientes al desarrollo de los conocimientos y habilidades específicos. Ahora cuando hablamos de una integración nos referimos a los pasos a seguir para el logro de los resultados definidos en las metas, el cumplimiento de los objetivos plasmados en la misión y visión; utiliza la jerarquía de autoridad, las reglas y los procedimientos a seguir, que especifican el proceso de la toma de decisiones y la mejor manera de llevarlo a cabo. Para toda estructura hay que tomar en cuenta tres dimensiones: la formalización, que define el que hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quien debe hacerlo; la complejidad que se refiere a la cantidad y diversidad de tareas que se pueden realizar; y la centralización en donde se distribuye la autoridad (González, 2003). Así se realiza una combinación entre la integración y la diferenciación, en donde una vez distribuidos el recurso humano y las actividades correspondientes, se realiza el proceso completo y su integración para que la organización pueda alcanzar el logro de sus objetivos, con la máxima eficacia y eficiencia. 2.6 EFICACIA Y EFICIENCIA EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Se refieren a la búsqueda deliberada, por medio del diseño de la estructura formal, de un grado adecuado de eficacia y eficiencia en la organización (Franco, 1998). La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un ambiente interno adecuado en la organización, en el que las actividades que desarrollan sus miembros contribuyen al logro de los objetivos organizacionales. En ese contexto una estructura la llamamos eficaz sí facilita dicha contribución y decimos que es eficiente si permite una consecución con el mínimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organización. 21

29 2.7 LA ESENCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La división del trabajo en distintas tareas a realizar y la coordinación de esas tareas para llevar a cabo la actividad surgen de toda actividad humana organizada. La estructura de una organización se puede definir simplemente como las maneras en que su trabajo se divide en diferentes tareas y luego se logra la coordinación de las mimas. 2.8 MECANISMOS COORDINADORES Retomando a la institución educativa como una organización se debe saber los elementos que componen la estructura, así como definirlos para poder lograr entender cómo se lleva a cabo el proceso de la toma de decisiones. Existen cinco mecanismos que coordinan la estructura orgánica, mismo que explican las maneras fundamentales en que se puede coordinar el trabajo. Estos mismos corresponden al proceso de coordinación del trabajo, como la comunicación y al control (Mintzberg, 1984). 1. Adaptación mutua: logra la coordinación por medio del proceso simple de la comunicación informal. 2. Supervisión directa: la coordinación se logra haciendo que una persona emita órdenes o instrucciones a otras varias cuyo trabajo está interrelacionado, 3. Normalización de los procesos de trabajo: alcanza la coordinación especificando los procesos de trabajo de las personas que desempeñan tareas interrelacionadas (operativo). 4. Normalización de los outputs: logra la coordinación especificando los resultados de diferentes trabajos o tareas. 5. Normalización de las habilidades: y de los conocimientos, los diferentes trabajos se coordinan en virtud de la preparación correspondiente que han recibido los trabajadores. 22

30 6. Normalización de las reglas: las reglas que afectan el trabajo son las que se controlan, generalmente para toda la organización, para que todo el mundo funcione de acuerdo con el mismo conjunto de doctrinas. Se puede considerar que estos mecanismos de coordinación son los elementos básicos de la estructura; preguntarnos si realmente se está dividiendo las tareas y asignando las actividades a las personas correspondientes. La mayoría de las personas siguen un mismo patrón de orden aproximado: conforme el trabajo de la organización se hace más complicado, el medio preferido de coordinación parece desplazarse desde la adaptación mutua hacia la supervisión directa, luego hacia la normalización, preferentemente de los procesos de trabajo o reglas, o, de otro modo, de los outputs o habilidades, revirtiendo finalmente a la adaptación mutua. Ninguna organización puede depender de un solo mecanismo, éstos pueden ser sustituibles parcialmente unos de otros, pero todos se encontrarán, representativamente, en toda organización razonablemente desarrollada. En particular, la adaptación mutua y la supervisión directa son casi siempre importantes. 2.9 PARÁMETROS DE DISEÑO El diseño organizacional se presta para la manipulación de una serie de parámetros que determinan la división del trabajo y el logro de la coordinación. Algunos de ellos tienen que ver con el diseño de posiciones individuales y otros con el diseño de la estructura, otros con el diseño de los enlaces laterales para dar forma a esa estructura, y en último grupo que ver con el sistema para tomar decisiones de la organización. La especialización del trabajo: se refiere al número de tareas en un trabajo dado y el control del trabajador sobre estas tareas. Especialización horizontal se refiere a que abarca unas pocas tareas bien definidas. Especialización vertical en cuanto que el trabajador carece de control sobre las tareas realizadas. 23

31 1. Trabajos de poca habilidad: están muy especializados en ambos sentidos. 2. Trabajos de más habilidad: especializados horizontalmente pero no verticalmente. 3. Enriquecimiento del trabajo: se refiere a la ampliación de los trabajos en las dos dimensiones: la vertical y la horizontal. En la mayoría de la organizaciones algunas tareas exigen habilidades muy desarrolladas, en tanto que otras las pueden realizar trabajadores no calificados; se debe tener cuidado en este tipo de aspectos, puesto que si no se está calificado para desarrollar ciertas actividades o lo contrario el individuo altamente capacitado realizando tareas sencillas por debajo de su capacidad será difícil lograr el objetivo en los resultados (Mintzberg, 1984). La formalización del comportamiento: se refiere a la normalización de los procesos de trabajo imponiendo instrucciones operativas, descripciones del puesto de trabajo, reglas, reglamentos y similares. Las estructuras que dependen de cualquier forma de normalización para su coordinación se pueden llamar burocráticas, las que no orgánicas. La formalización se refiere más que nada al uso de programas formales de instrucción que proporcionan a las personas y normalizan las habilidades y los conocimientos requeridos para hacer los trabajos o tareas en las organizaciones. El adoctrinamiento: se refiere a los programas y técnicas por medio de los cuales se normalizan las reglas de los miembros de una organización, para que sean sensibles a las necesidades ideológicas de la misma, por tanto, se puede confiar en ellos para tomar decisiones y realizar actividades. La departamentalización: se refiere a que la estructura comprende un proceso por el cual nos guía hasta el logro de los resultados que esperamos obtener. Después de que se ha dividido las tareas mediante la especialización de ellas, es necesario agruparlas de modo que se puedan coordinar aquellas que sean comunes (Stephen P. Robbins 2004). 24

32 Una de las maneras más comunes y prácticas para agrupar las tareas se lleva a cabo por medio de las funciones realizadas. Desde luego que la departamentalización por funciones sirve de gran ayuda en las organizaciones y las funciones van cambiando de acuerdo con los objetivos y las actividades. La cadena de mando: Debido al descontrol que en algunas organizaciones genera el hecho de no saber qué es la autoridad o a quien poder dirigirse para seguir una orden, existe la cadena de mando que es una línea continua de autoridad que se extiende de la parte superior de la organización hasta el último escalafón y aclara quien reporta a quien. He aquí que con esta variable de cadena de mando responde a la pregunta de los empleados como a quien acudir si se presenta un problema o ante quien son responsables. No se puede analizar a la cadena de mando sin antes definir que es la autoridad y unidad de mando. La autoridad se refiere al hecho inherente de una posición gerencial para dar órdenes y esperar a que estas se acaten. El principio de unidad de mando sostiene el concepto de línea continua de autoridad (Stephen P. Robbins 2004), afirma que una persona debe tener solo un superior ante el cual es responsable directa. Si se rompe la unidad de mando, un empleado podría enfrentar prioridades contradictorias de varios superiores. El tramo de control: determina el número de niveles y administradores o personal que tiene una organización. En igual circunstancias, cuanto más ancho o largo sea el tramo de control, el desempeño de los empleados disminuye porque los supervisores ya no tienen tiempo para dar el liderazgo y el apoyo necesario. Un tramo de control sencillo o estrechos es más fácil de emplear, puesto que solo podemos asignar un número de empleados menor y la persona a cargo puede ejercer un control riguroso. Pero aún así siendo fácil de aplicarlos tienen tres inconvenientes, en primer lugar son más caros por que añaden niveles administrativos. En segundo lugar, complican la comunicación vertical en la organización. Tener más niveles jerárquicos hace más lenta la toma de decisiones y aísla a la dirección. Y por último los tramos de control más estrechos fomentan 25

33 una supervisión excesivamente rígida y desalientan la autonomía de algunos empleados. La centralización y descentralización: como en todas o en algunas organizaciones, los directores toman todas las decisiones. Los que siguen en el nivel jerárquico solamente siguen las instrucciones de la dirección. En casos extremos hay organizaciones en las que la toma de decisiones se lleva hasta los gerentes que están cerca de la acción. Las primeras organizaciones están muy centralizadas y las últimas, están descentralizadas. La centralización se refiere al grado en que la toma de decisiones está concentrada en un solo punto de la organización. Se dice que si la dirección toma las principales decisiones de la organización sin la aportación del personal de niveles inferiores, entonces la organización está centralizada. En cambio, cuanto más colaboración y participación hay por parte del personal o incluso asume la responsabilidad de tomar decisiones, se dice que hay más descentralización (Stephen P. Robbins 2004). En la actualidad algunas de las organizaciones son más flexibles y sensibles, hay una tendencia a la descentralización en la toma de decisiones; haciendo más participe al personal en las responsabilidades de la organización y mayormente participativos durante el proceso NECESIDAD DE UN DIAGNÓSTICO PREVIO A LA REALIZACIÓN DE CAMBIOS ESTRUCTURALES La estructura organizacional deber ser diseñada como un elemento de apoyo y sustento de una estrategia consciente de posicionamiento. Ese diseño no debe ser un hecho estático y aislado, sino formar parte de un proceso continuo y participativo de reflexión y autoconomiento organizacionales, quienes deben recordar permanentemente que la estructura es el cimiento de la organización (Franco, 1998). 26

34 El primer paso indispensable para realizar con éxito modificaciones en la estructura organizacional es formular un diagnóstico que describa adecuadamente las patologías organizacionales, para lo cual es preciso analizar qué es lo que hacen las personas que trabajan en la organización, de quiénes dependen, quiénes dependen de ellas y qué información necesitan para tomar las decisiones correctas en que hacer; debe ponerse atención en el análisis de los canales de comunicación utilizados en el trabajo cotidiano, por los que circula la información, que, según (Mintzberg, 1984) es el flujo sanguíneo que mantiene unido y en funcionamiento a toda la organización. Todas las actividades que la organización exige para funcionar se hacen en el ambiente específico de la misma; para llevar a cabo las tareas de diagnóstico, diseño e implementación de los cambios estructurales, se deben tomar en cuenta los usos, costumbres, valores y creencias que caracterizan el ambiente de trabajo, así como algunas particularidades generales de las organizaciones, que pueden facilitar o dificultar el estudio de la estructura y la implementación de las transformaciones requeridas ESTRUCTURA Y CONTEXTO Existe cierto número de factores o variables significativas que influyen en la configuración estructural de una organización, es decir, sobre la selección de los parámetros de diseño y viceversa. Entre estos se incluyen la edad y tamaño de la organización; su sistema técnico; varias características de su entorno (estabilidad y complejidad, sistema de poder, etc.) EDAD Y TAMAÑO Cuantos más años tiene una organización, más formalizado es su comportamiento, puesto que tienden a repetir dicho comportamiento. 27

35 Cuanto más grande es una organización, mas formalizado es su comportamiento, puesto que la organización más grande formaliza lo que ve más a menudo. Cuanto más grande es una organización, más elaborada es su estructura; esto es, más especializados son sus puestos de trabajo y unidades y más desarrollados son sus componentes administrativos. La estructura refleja la época de la fundación del sector al que pertenece, obviamente se esperaría diferentes estructuras en distintos periodos, sin embargo, lo sorprendente es que estas estructuras parecen prolongarse en los nuevos períodos, quedando las organizaciones fieles a sus estructuras iniciales SISTEMA TÉCNICO Se refiere al desarrollo y tipo de tecnologías utilizadas en el núcleo de operaciones, lo que influye sobre la configuración de los demás componentes estructurales (Mintzberg, 1984). Cuanto más regulado este el sistema técnico, más formalizado estará el trabajo de los operarios y más burocratizada será la estructura del núcleo de operaciones. Los sistemas técnicos que regulan el trabajo de los operarios hacen que ese trabajo sea altamente rutinario y predecible, además de que favorecen así su especialización y formalización ENTORNO Cuanto más dinámico sea el entorno de una organización, más organizada será su estructura, esto es, que cuando el entorno de una organización es estable dicha organización puede predecir sus condiciones futuras, por tanto, puede depender fácilmente de la normalización para conseguir la coordinación; sin embargo, cuando las condiciones son dinámicas, la organización no puede normalizar sino que tiene que mantenerse flexible haciendo uso de la supervisión directa o de la 28

36 adaptación mutua para conseguir la coordinación, así tendrá que usar una estructura más orgánica. Cuanto más complejo sea el entorno de una organización, más descentralizada será su estructura. La razón principal para descentralizar una estructura es que toda la información necesaria para tomar decisiones no puede estar encerrada en una sola cabeza DISEÑO DE ORGANIZACIONES A partir de la información que se ha desarrollado podemos empezar a describir las tres de los diseños organizacionales más comunes en uso: la estructura burócrata, estructura matricial y la estructura simple ESTRUCTURA BURÓCRATA Para este tipo de estructura el mecanismo coordinador principal es la estandarización de procesos de trabajo, es el concepto clave con el que se fundan todas las burocracias. La burocracia se caracteriza por el tener tareas operativas muy rutinarias que se consiguen mediante especialización, reglas y regulaciones muy formalizadas, tareas agrupadas en departamentos funcionales, autoridad centralizada, tramos estrechos de control y toma de decisiones que sigue la cadena de mando. (Stephen P. Robbins 2004). Una de las ventajas principales que podemos encontrar en la burocracia es que está en su capacidad de realizar actividades estandarizadas con gran eficiencia. Una de las principales desventajas es que en el proceso de la especialización o división del trabajo llega a generar conflictos entre unidades. Las metas de las unidades funcionales pueden ahogar las metas generales de la organización. 29

37 ESTRUCTURA MATRICIAL Otra opción que nos ofrece el diseño organizacional es la estructura matricial, que uno encuentra en agencias de publicidad, laboratorios de investigación, hospitales, etc. En esencia, la matriz combina dos formas de departamentalización por funciones y por productos. La ventaja de la departamentalización por funciones es que se reúnen especialistas, lo que minimiza el tiempo que permite conjuntar y compartir recursos de varios productos. Pero, su principal desventaja es la dificultad para conjuntar y coordinar las diversas actividades o tareas de diversos especialistas de modo que sus actividades se completen a tiempo y dentro del presupuesto. La característica principal más evidente de la matriz es que rompe con el concepto de unidad de mando. Los empleados de la matriz tiene dos jefes, el jefe de su departamento funcional y el gerente del su producto. Por lo tanto, estamos hablando que la matriz tiene una doble cadena de mando ESTRUCTURA SIMPLE Si se llega al cuestionamiento que entender el común denominador de una empresa grande con una organización pequeña, tal vez con alguna mediana; las tres nos darán como resultado su estructura simple de cómo se han diseñado organizacionalmente. Se dice que la estructura simple no es elaborada, tiene poca departamentalización, tramos de control amplio, autoridad centralizada en una sola persona y poca formalización. Estamos hablando de que es una organización plana, por lo regular tiene pocos niveles jerárquicos, un grupo suelto de empleados y un individuo que concentra la autoridad de tomar decisiones. La mayoría de las organizaciones en donde el dueño es el director o gerente de la misma, es en donde aplicamos este tipo de estructura, puesto que es la más 30

38 sencilla. La ventaja de este tipo de estructuras que es simple. Es rápida, flexible, se mantiene fácilmente y la contabilidad es clara. Pero una de las principales desventajas es que se dificulta sostenerla en las organizaciones que no son pequeñas. A medida que una organización crece, se vuelve cada vez más inadecuada, porque su poca formalización y su centralización generan una sobrecarga de información en la dirección. Al aumentar el tamaño, la toma de decisiones se vuelve lenta y hasta llega a detenerse si un único ejecutivo trata de tomar todas las decisiones, lo que en muchos casos suele ser la ruina de muchas organizaciones pequeñas. Si la estructura no se cambia por una más elaborada, la empresa pierde impulso y fracasa. Otra desventaja es que la estructura simple es muy riesgosa puesto que la responsabilidad recae en una sola persona y es por eso que la toma de decisiones y el logro de los objetivos se hace más lento. Para entender el funcionamiento de las organizaciones y la solución de los problemas que en ellas se presentan, es necesario servirse de modelos que sean adecuadamente descriptivos y representativos de la problemática organizacional (Franco, 1998) CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS O MODELOS PARA LA FORMALIZACIÓN DE ESTRUCTURAS Entiéndase que los modelos nos sirven para explorar y experimentar, son representaciones simplificadas de la realidad; esa simplificación está relacionada con el fin para el cual se construyen. El desarrollo de modelos utilizados en la administración organizaciones es muy antiguo: la contabilidad del siglo XV, la matemática financiera en el siglo XIX, etc. Son ejemplos de modelos usados por la administración organizacional los organigramas, gráficos, procedimientos, estados contables, manuales, proyectos de inversión (Franklin, 2004). 31

39 Las características de los modelos varían en los diferentes niveles de la estructura de la organización. Algunas de las condiciones que los modelos deben poseer para ser usados en la toma de decisiones en la organización son: Simplicidad y representatividad: el modelo no debe ni puede poseer todas las características del objeto que se trata de reorganizar, es un instrumento para el conocimiento y la transformación del mundo. Debe entenderse como cierto punto que reúne una serie de propiedades que han sido aisladas en función de un problema dado. Actualidad: debe representar y describir las condiciones actuales de funcionamiento de la organización que se estudia, para ello, es necesario percibir su situación actual. Es preciso desarrollar un nuevo modelo a partir de la percepción de la insuficiencia anterior; en ese sentido hay que tener permanentemente una actitud proactiva, un conocimiento profundo de problema y la creatividad conceptual indispensable para generarlo. Grado de detalle: una simplificación extrema puede ser inadecuada, pero también el excesivo grado del detalle, al olvidar que si hablamos de un modelo es hablar de una simplificación de la realidad. Visión compartida: para que sean útiles estos modelos, además de ser fácilmente comprensibles para quienes hagan uso de estos, deben ser aceptados como la herramienta que está mostrando la realidad que se simplifica. Es indispensable contar en la organización con una visión compartida respecto de su valor; así mismo, tener asegurada la confianza en su utilidad para facilitar la realización de las tareas organizacionales cotidianas. 32

40 2.14 TÉCNICAS MÁS USADAS EN EL REDISEÑO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Las técnicas de modelado que son más utilizadas ampliamente por los profesionales de las ciencias de la administración se usan para representar la estructura de la organización. De modo tal que permita su rápida comprensión, facilitando el análisis y la exposición de los problemas que posee MANUAL DE FUNCIONES Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas (Franklin, 2004). Es el complemento escrito del organigrama y junto con el forma parte del manual de organización; debe decir de un puesto de trabajo: Objeto: la finalidad del sector en la organización Puesto: la descripción del cargo, y sus misiones y funciones básicas. Responsabilidad: la descripción de las tareas por las cuales responde el sector. Autoridad: quiénes dependen de él y de quien depende el sector. Información: que información debe generar y recibir el sector, y con qué grado de detalle. Actualización: la especificación del procedimiento de actualización periódica y la revisión del manual de organización. Se puede extender a todos los puestos y niveles, que están pormenorizados en el organigrama, debiendo tenerse en cuenta que a mayor cantidad de puestos y niveles descriptivos: 33