Interpretación de Resultados

Transcripción

1 Evaluación del Sistema del Sistema Interprete fácilmente el signi cado de los resultados obtenidos por su en el Reporte del Sistema vigencia 2013, así como las acciones de mejora que puede emprender. Este documento le suministra las herramientas necesarias para realizar una búsqueda ágil del tema de su interés. En el menú ubicado a la izquierda de este documento encontrará los aspectos generales y los cinco componentes establecidos para la evaluación y sus niveles de cali cación. Compare sus resultados con el nivel y acciones de mejora correspondientes. Las sugerencias descritas son generales para todos los organismos evaluados; por lo tanto, deben ser adaptadas a las características de su y al conocimiento que tiene de su Sistema. Es importante que tenga en cuenta que estos resultados no son comparables con los resultados obtenidos en la vigencia 2012 y anteriores, evaluados con una metodología y niveles de valoración diferentes.

2 Conceptos Clave Evaluación del Sistema del Sistema NIVEL DE MADUREZ MECI Es el estado alcanzado en cada uno de los factores evaluados (Entorno de Control, Comunicación, Control, del Riesgo y Seguimiento), de acuerdo a los siguientes niveles: Inicial, básico, intermedio, satisfactorio o avanzado. ALCANCE Identi car el nivel de madurez del Sistema que permita establecer acciones tendientes a la mejora del mismo. ESTRUCTURA DE EVALUACIÓN Se tienen en cuenta los siguientes factores: Entorno de control (EC): De ne los parámetros éticos y de talento humano que propicien un ambiente favorable al control. Recoge los lineamientos éticos, el compromiso de la Alta Dirección, el Desarrollo del Talento Humano y Direccionamiento Estratégico. comunicación (IC): Los mecanismos y medios de comunicación requeridos dentro de la para garantizar la transparencia en la actuación pública. Recoge los elementos de información tanto interna como externa, Comunicación Pública y organizacional. control (AC): Se re ere a todas las acciones de control diseñadas para el desarrollo de las operaciones de la aplicables a los procesos y en todos los niveles de la organización. : Recoge el modelo de operación por procesos, indicadores, acciones correctivas y preventivas frente a los procesos y el manual de operaciones (o de procesos y procedimientos). : Mecanismos que permiten a la Entidad evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o bien aquellos eventos positivos, que permiten identi car oportunidades para un mejor cumplimiento de sus funciones. Recoge todos los elementos que lo desarrollan y su relación con los procesos. : Tiene que ver con el análisis de toda la información que se genera al interior de la o que la recolecta de manera externa para el mejoramiento del MECI. También incluye las herramientas de evaluación que puede implementar la par hacerle seguimiento a su gestión. Recoge el seguimiento realizado por la o cina de control interno y el seguimiento a los procesos por parte los líderes (autoevaluación de la gestión).

3 : Indicador de Madurez MECI (%) Evaluación del Sistema INICIAL: Evaluar el avance del sistema de control interno de las Entidades mediante la determinación de niveles de madurez, basados en la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI, que permitan establecer acciones de mejora con el n de fortalecer el Control Interno. BÁSICO: El modelo de control interno se cumple de manera primaria. La cumple las funciones que la ley le exige, pero no tiene en cuenta la voz de la ciudadanía ni de sus servidores. Los datos de seguimiento y revisión del modelo son mínimos. del Sistema INTERMEDIO: El modelo de control interno se cumple, pero con de ciencias en cuanto a la documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o tiene una delidad de ciente con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las de ciencias urgentemente, para que el sistema sea e caz SATISFACTORIO: El modelo de control interno se cumple, se toman acciones derivadas del seguimiento y análisis de datos. Existen tendencia a mantener la mejora en los procesos. La ha identi cado los riesgos para la mayoría de sus procesos, pero no realiza una adecuada administración del riesgo AVANZADO: Se gestiona de acuerdo con el modelo MECI1000:2005, y son ejemplo para otras es del sector. El nivel de satisfacción de las partes interesadas se mide continuamente y se toman decisiones a partir del seguimiento y revisiones que se le hacen a los procesos y servidores. Se mide la e cacia y la e ciencia de las actividades y se mejora continuamente para optimizarla. La administración de los riesgos es e ciente y mantiene a la cubierta ante amenazas.

4 Factor Puntaje de 1 a 5 Evaluación del Sistema 1-1,4 NIVEL DE MADUREZ INICIAL: La se encuentra en la fase de reconocimiento de sus objetivos legales y como. Consulte los aspectos a mejorar del Sistema 1,5-2,4 2,5-3,6 3,7-4,6 4,7-5 NIVEL DE MADUREZ BÁSICO: La avanza en dotarse de personal y recursos físicos que le permitan encaminarse en el cumplimiento de sus funciones. Cuenta con procesos para el desarrollo de sus funciones, pero éstos no permiten que el cumplimiento de sus tareas sea efectivo. Consulte los aspectos a mejorar NIVEL DE MADUREZ INTERMEDIO: La crea mecanismos tanto para dar a conocer a los servidores temas concernientes a la institución, como recíprocamente, conocer por parte de ellos sus opiniones en cuanto a la misma. Se debe trabajar más en los procesos y la estructura organizaciones para que la gestión por procesos sea más exible. Consulte los aspectos a mejorar NIVEL DE MADUREZ SATISFACTORIO: Las opiniones de los servidores son tenidas en cuenta de manera continua para mejoramiento los planes de bienestar e incentivos. Así mismo el plan de formación es revisado teniendo en cuenta las evaluaciones de desempeño de los servidores. Falta es prestar más atención a la actualización, revisión y divulgación de los planes de inducción, reinducción. Aspectos Consulte a los mejorar aspectos a mejorar NIVEL DE MADUREZ AVANZADO: La cuenta con planes de bienestar e incentivos que evitan mediciones negativas a su interior. Se mantiene un ambiente Los planes de formación y capacitación son revisados, mejorados e implementados mínimo cada seis meses. Consulte los aspectos a mejorar

5 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Inicial La se encuentra en la fase de reconocimiento de sus objetivos legales y como. Organización del equipo MECI. Identi cación de los objetivos como, las funciones de la y los nes esenciales del Estado mediante la. Adopción de la misión y visión institucionales. Adopción de la cultura de la. Adopción de un código de ética dentro de la. Documentación y legalización a través de Acto Administrativo del documento con los principios y valores de la.

6 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Básico La avanza en dotarse de personal y recursos físicos que le permitan encaminarse en el cumplimiento de sus funciones. Cuenta con procesos para el desarrollo de sus funciones, pero éstos no permiten que el cumplimiento de sus tareas sea efectivo. La ya ha de nido las funciones y competencias laborales requeridas de los servidores y/o particulares y se documentan (Manual de funciones y competencias laborales). La ya ha de nido la estructura organizacional. La ya ha diseñado un programa de inducción para los servidores vinculados a la misma y se divulga. La ya ha creado programas de bienestar. La ya ha creado planes de incentivos. La ya ha plani cado procesos necesarios para la ejecución de las funciones de la (elabora caracterizaciones de proceso). La determina y proporciona los recursos humanos y de infraestructura necesarios para avanzar en el desarrollo de sus funciones y deberes y cumplimiento de sus objetivos institucionales. La establece pliegos de condiciones u otras disposiciones aplicables para proveedores, productos y/o servicios adquiridos y requisitos legales en el desarrollo de sus funciones. La tiene de nida una política y un plan de comunicaciones.

7 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Intermedio La crea mecanismos tanto para dar a conocer a los servidores temas concernientes a la institución, como recíprocamente, conocer por parte de ellos sus opiniones en cuanto a la misma. Se debe trabajar más en los procesos y la estructura organizaciones para que la gestión por procesos sea más exible. La realiza medición del clima laboral en intervalos de tiempo no adecuados, adicionalmente no toma medidas para mejorar los resultados de ser necesario. Los planes formación y capacitación son revisados y mejorados en intervalos de tiempo no adecuados. La diseña un programa de re-inducción para los servidores y se divulga. La cuenta ya con un plan institucional de formación. La cuenta ya con un plan institucional de capacitación. La estructura organizacional no se adecua fácilmente frente a cambios en los procesos y tampoco es exible para la gestión por procesos y toma de decisiones. Los procesos se encuentran interrelacionados y se plani can procedimientos para la ejecución de dichos procesos, pero se requieren mejoras para optimizar su trazabilidad.

8 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Satisfactorio Las opiniones de los servidores son tenidas en cuenta de manera continua para mejoramiento los planes de bienestar e incentivos. Así mismo el plan de formación es revisado teniendo en cuenta las evaluaciones de desempeño de los servidores. Falta es prestar más atención a la actualización, revisión y divulgación de los planes de inducción, reinducción. El plan de bienestar se mejora a partir del análisis de la medición del ambiente laboral de manera continua. El plan de incentivos se mejora a partir del análisis de la medición del ambiente laboral de manera continua. Normalmente el programa de inducción es revisado, actualizado y divulgado frente a cambios y/o novedades que se presenten a nivel organizacional, técnico y/o normativo. Normalmente el programa de re-inducción es revisado, actualizado y divulgado frente a cambios y/o novedades que se presenten a nivel organizacional, técnico y/o normativo. Los planes formación y capacitación se mejoran a partir de las evaluaciones del desempeño de los funcionarios. La estructura organizacional ha alcanzado un esquema que facilita la gestión por procesos, la toma decisiones y su actualización frente a cambios en los procesos pero requiere mejoras.

9 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Avanzado NIVEL DE MADUREZ AVANZADO: La cuenta con planes de bienestar e incentivos que evitan mediciones negativas a su interior. Se mantiene un ambiente Los planes de formación y capacitación son revisados, mejorados e implementados mínimo cada seis meses. La medición del ambiente laboral se realiza con continuidad y los planes de bienestar e incentivos permiten evitar mediciones negativas. Los planes formación y capacitación son revisados y mejorados semestralmente. Los planes formación y capacitación se mejoran a partir de las evaluaciones del desempeño de los funcionarios. Los programas de inducción y re-inducción son revisados, actualizados y divulgados siempre que se presenta algún cambio organizacional, técnico y/o normativo. La trazabilidad de cada uno de los procesos se encuentra en un óptimo nivel. La estructura organizacional ha alcanzado un nivel óptimo que facilita la gestión por procesos, la toma decisiones y su actualización frente a cambios en los procesos.

10 Factor Comunicación(IC) Puntaje de 1 a 5 Evaluación del Sistema 1,5-2,4 NIVEL DE MADUREZ BÁSICO: La cuenta con lo mínimo para poderse comunicar con la ciudadanía y en su interior. Ya ha identi cado sus fuentes de información primaria. del Sistema 2,5-3,6 NIVEL DE MADUREZ INTERMEDIO: La se encuentra en capacidad de recolectar información acerca de la percepción externa de su gestión, también quejas, sugerencias y peticiones pero los sistemas de información de la no facilitan el acceso o el análisis a los mimos. La administración de la información generada al interior de la debe ser sistematizada en vías a tener mecanismos e caces y e cientes. El sistema de información requiere sustanciales mejoras que le permitan a la administrar de manera más e ciente toda la información que ella maneja. 3,7-4,6 4,7-5 NIVEL DE MADUREZ SATISFACTORIO: Aunque todo está sistematizado al interior de la en cuento a la administración de la información, y el acceso a ella es en tiempo real y fácil, y la recolección es continua y permanente, se presentan fallas porque no se revisa con periodicidad la funcionalidad de los sistemas de información y de los canales de comunicación. Se falla en no estar en una continua mejora de los mismos. NIVEL DE MADUREZ AVANZADO: La información que se genera al interior de la está disponible para sus usuarios así como la suministrada por la fuente primaria. Los mecanismos de recolección, administración, análisis de datos se encuentran e cazmente sistematizados e implementados mediante un óptimo sistema de información. La comunicación entre la alta dirección y los demás servidores es clara y casi nunca presenta fallas de e ciencia. Los canales de comunicación y su funcionalidad están actualizados con las necesidades presentes de la.

11 Factor Comunicación(IC) - Nivel de Madurez Básico La cuenta con lo mínimo para poderse comunicar con la ciudadanía y en su interior. Ya ha identi cado sus fuentes de información primaria. La ya ha identi cado sus fuentes de información primaria. del Sistema La cuenta con un sistema de información electrónico para la captura, procesamiento, administración y distribución de información. La tiene de nida una política y un plan de comunicaciones. La cuenta con una página web o cial. La cuenta con canales de comunicación internos y externos para socializar la información generada aparte de su página web. La cuenta con un área de atención al ciudadano. La conoce y tiene en cuenta para sus procesos de atención a la ciudadanía los lineamientos establecidos en la Ley 962 de 2005 (Antitrámites).

12 del Sistema Factor Comunicación(IC) - Nivel de Madurez Intermedio La se encuentra en capacidad de recolectar información acerca de la percepción externa de su gestión, también quejas, sugerencias y peticiones pero los sistemas de información de la no facilitan el acceso o el análisis a los mimos. La administración de la información generada al interior de la debe ser sistematizada en vías a tener mecanismos e caces y e cientes. El sistema de información requiere sustanciales mejoras que le permitan a la administrar de manera más e ciente toda la información que ella maneja. La ha adoptado por lo menos un mecanismo que le permite recolectar información acerca de las sugerencias, quejas, peticiones o reclamos por parte de la ciudadanía. La ha adoptado por lo menos un mecanismo que le permite recolectar información requerida para evaluar la percepción externa de su gestión. La ha adoptado por lo menos un mecanismo que le permite recolectar información acerca de las necesidades y prioridades en la prestación del servicio. La ha adoptado por lo menos un mecanismo que le permite recolectar sugerencias o recomendaciones por parte de los servidores. La información generada al interior no es de fácil acceso y su registro no se encuentra e cientemente sistematizado La cuenta con tablas de retención documental pero no son eles a lo dispuesto en la Ley 594 de El sistema de información electrónico lo administran personas idóneas y capacitadas y le ha permitido a la sistematizar la correspondencia aunque requiere de mejoras. Los recursos físicos, humanos, nancieros y tecnológicos son administrados a partir de un sistema de información electrónico, pero éste no cumple con todos los requerimientos necesarios para una sistematización e ciente. Los canales de comunicación entre la alta dirección y los demás servidores no son claros y no se les evalúa su e ciencia. El portal virtual se encuentra en cuanto a la información obligatoria que debe publicar la según su función administrativa. En el portal virtual no se encuentra información con los indicadores para evaluar la gestión de la. A los canales de información se les veri ca su funcionalidad en intervalos de tiempo no adecuados. El área de atención al ciudadano necesita mejoras para su fácil acceso y también ser actualizada en cuanto a los servicios que ofrece.

13 del Sistema Factor Comunicación(IC) - Nivel de Madurez Satisfactorio Aunque todo está sistematizado al interior de la en cuento a la administración de la información, y el acceso a ella es en tiempo real y fácil, y la recolección es continua y permanente, se presentan fallas porque no se revisa con periodicidad la funcionalidad de los sistemas de información y de los canales de comunicación. Se falla en no estar en una continua mejora de los mismos. La ha adoptado por lo menos un mecanismo que le permite recolectar de manera permanente información sobre su gestión. La ha adoptado por lo menos un mecanismo que le permite recolectar de manera permanente información sobre las necesidades y prioridades en la prestación del servicio. La ha adoptado un mecanismo electrónico para recolectar las sugerencias, quejas, peticiones o reclamos por parte de la ciudadanía de manera continua y permanente. La ha adoptado por lo menos un mecanismo que le permite recolectar sugerencias o recomendaciones por parte de los servidores de manera continua y permanente. La información generada al interior de la se registra oportunamente y su administración se encuentra sistematizada con di cultades que impiden su óptimo funcionamiento. Las tablas de retención documental han sido diseñadas según lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, pero se actualizan de manera regular. Los canales de comunicación entre la alta dirección y los demás servidores son claros para todos al interior de la, pero su funcionamiento no es el más e ciente. El portal virtual contiene la información obligatoria a ser publicada según la función administrativa de la misma, pero no se encuentra completamente actualizada. El portal virtual permite tener acceso a la información de los indicadores para evaluar la gestión de la, pero no están completamente actualizados. A los canales de información se les veri ca su funcionalidad regularmente. El área de atención al ciudadano necesita mejoras para su fácil acceso y también ser actualizada en cuanto a los servicios que ofrece.

14 del Sistema Factor Comunicación(IC) - Nivel de Madurez Avanzado La información que se genera al interior de la está disponible para sus usuarios así como la suministrada por la fuente primaria. Los mecanismos de recolección, administración, análisis de datos se encuentran e cazmente sistematizados e implementados mediante un óptimo sistema de información. La comunicación entre la alta dirección y los demás servidores es clara y casi nunca presenta fallas de e ciencia. Los canales de comunicación y su funcionalidad están actualizados con las necesidades presentes de la. Los mecanismos para recolectar la información sobre la gestión de la le permiten obtener información pertinente y completa. Los mecanismos para recolectar la información sobre las necesidades y prioridades en la prestación del servicio le permiten obtener información pertinente y completa. Los mecanismos para la recolección de las sugerencias, quejas, peticiones o reclamos son e ciente en cuanto a la recepción, registro y la clasi cación de los mismos. La información generada al interior de la se administra de manera sistemática y óptima en cuento al registro y divulgación, y el acceso es fácil para los usuarios e interesados. La cuenta con un sistema de información electrónico robusto, con el cual la administración y actualización de la correspondencia, los recursos físicos, humanos, nancieros y tecnológicos son e cientes y con ables. Las tablas de retención documental han sido diseñadas e implementadas según lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y se actualizan de manera continua. Los canales de comunicación entre la alta dirección y los demás servidores son claros para todos al interior de la y se considera que su funcionamiento permite el ujo de información entre la alta dirección y los servidores de manera e ciente. El portal virtual contiene la información obligatoria a ser publicada según la función administrativa de la misma y se actualiza de manera continua. El portal virtual permite tener acceso a la información de los indicadores de evaluación de la gestión de la y éstos se actualizan de manera continua. A los canales de información se les veri ca su funcionalidad continuamente. El área de atención al ciudadano es de fácil acceso para la ciudadanía y los servicios son ofrecidos como lo dispone la Ley 962 de 2005.

15 Factor Puntaje de 1 a 5 Evaluación del Sistema 1,5-2,4 NIVEL DE MADUREZ BÁSICO: Sin aproximación formal. Los procesos se implementan sin ser validados y sin tener en cuenta información primaria. No se ejecutan sistemáticamente. Se documentan en el Manual de Operaciones. del Sistema 2,5-3,6 NIVEL DE MADUREZ INTERMEDIO: Los procesos se validan y se determinan acciones preventivas y correctivas pero no se realiza de manera permanente y tampoco en tiempos adecuados para evitar fallas en la gestión. La percepción de la ciudadanía es tenida en cuenta junto con la de los servidores, pero no es un comportamiento frecuente dentro de la. Por otro lado aunque se determinan las acciones preventivas y/o correctivas a los procesos, no se mide la e cacia de éstos. Muy pocos procesos cuentan con indicadores de e ciencia, e cacia y efectividad. 3,7-4,6 4,7-5 NIVEL DE MADUREZ SATISFACTORIO: Los procesos cuentan con indicadores de e cacia, e ciencia y efectividad pero no se alimentan con regularidad. La ha alcanzado un estado donde puede detectar a tiempo cualquier irregularidad con el desempeño de los servidores y la corrige. La información primaria es esencial en la mejora de los procesos y procedimientos y el Mapa de Procesos se revisa de manera regular frente a los cambios que puedan sufrir los mismos. NIVEL DE MADUREZ AVANZADO: Los procesos se encuentran debidamente caracterizados y el Mapa de procesos muestra interacciones e cientes entre ellos, re ejando que la ha alcanzado un nivel óptimo en su desempeño. Los indicadores de los procesos se alimentan y analizan periódicamente y los resultados obtenidos se ven re ejados en el mejoramiento los mismos. Todo cambio a nivel de procesos, Mapa de procesos, indicadores, acciones correctivas y/o preventivas es actualizado y divulgado evitándole a la presentar fallas en el desarrollo de sus funciones. La información primaria y secundaria es continuamente revisada con el n de mantener a los procesos actualizados a las necesidades de la ciudadanía, los servidores y la misma.

16 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Básico Sin aproximación formal. Los procesos se implementan sin ser validados y sin tener en cuenta información primaria. No se ejecutan sistemáticamente. Se documentan en el Manual de Operaciones. Los procesos se encuentran documentados en el Manual de Operaciones. Los roles y las responsabilidades de las personas que tengan a cargo procesos se encuentran documentados en el Manual de Operaciones. Los planes y programas fueron diseñados teniendo en cuenta los requisitos legales. Los planes y programas fueron diseñados teniendo requisitos presupuestales.

17 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Intermedio Los procesos se validan y se determinan acciones preventivas y correctivas pero no se realiza de manera permanente y tampoco en tiempos adecuados para evitar fallas en la gestión. La percepción de la ciudadanía es tenida en cuenta junto con la de los servidores, pero no es un comportamiento frecuente dentro de la. Por otro lado aunque se determinan las acciones preventivas y/o correctivas a los procesos, no se mide la e cacia de éstos. Muy pocos procesos cuentan con indicadores de e ciencia, e cacia y efectividad. Los procesos y procedimientos son validados con respecto a la opinión de la ciudadanía y/o las partes interesadas rara vez Los procesos y procedimientos son validados con respecto a la opinión externa sobre la gestión de la en intervalos de tiempo no adecuados. Los procesos y procedimientos son validados con respecto a las recomendaciones o sugerencias de los servidores en intervalos de tiempo no adecuados. Los procesos y procedimientos son validados con respecto a las fuentes internas de información en intervalos de tiempo no adecuados. Los procesos y procedimientos son validados con respecto a la información suministrada por la ciudadanía y/o partes interesadas en cuanto a las necesidades y prioridades en la prestación del servicio en intervalos de tiempo no adecuados. Se determinan acciones correctivas a los procesos, se requiere realizar una revisión para determinar la e cacia de cada una. Se determinan acciones preventivas a los procesos, se requiere realizar una revisión para determinar la e cacia de cada una. Se determinan acciones correctivas a la prestación de servicios, se requiere realizar una revisión para determinar la e cacia de cada una. Se determinan acciones preventivas a la prestación de servicios, se requiere realizar una revisión para determinar la e cacia de cada una. La cuenta con indicadores para medir la e cacia, la e ciencia y efectividad de los procesos pero están desactualizados y no se alimentan. No todos los procesos cuentan con al menos un indicador para medir su e cacia, e ciencia y efectividad. El plan y la política de comunicaciones son revisados en intervalos de tiempo no adecuados. Los procesos son documentados y esquematizados en un Mapa de procesos el cual se incluye en el Manual de Operaciones. Los planes y programas fueron diseñados teniendo la opinión y satisfacción del cliente y de las partes interesadas. Se le da seguimiento a la planeación institucional frente al cumplimiento de las actividades presupuestadas en intervalos de tiempo no adecuados.

18 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Satisfactorio Los procesos cuentan con indicadores de e cacia, e ciencia y efectividad pero no se alimentan con regularidad. La ha alcanzado un estado donde puede detectar a tiempo cualquier irregularidad con el desempeño de los servidores y la corrige. La información primaria es esencial en la mejora de los procesos y procedimientos y el Mapa de Procesos se revisa de manera regular frente a los cambios que puedan sufrir los mismos. Los indicadores de la e cacia, e ciencia y efectividad de los procesos se alimentan y se analizan los resultados de manera regular. Los indicadores son revisados de manera regular con el n de corregirlos. Se implementan las acciones correctivas a los procesos y se revisa la e cacia de cada una. Se implementan las acciones preventivas a los procesos y se revisa la e cacia de cada una. La conoce de cerca el desempeño de sus servidores y detecta a tiempo cualquier irregularidad en su desempeño y la corrige. Los procesos y procedimientos son validados con respecto a la opinión de la ciudadanía y/o las partes interesadas de manera regular. Los procesos y procedimientos son validados con respecto a la opinión externa sobre la gestión de la de manera regular. Los procesos y procedimientos son validados con respecto a las recomendaciones o sugerencias de los servidores de manera regular. Los procesos y procedimientos son validados con respecto a la información suministrada por la ciudadanía y/o partes interesadas en cuanto a las necesidades y prioridades en la prestación del servicio de manera regular. Los cambios a los procesos y procedimientos son divulgados a los interesados de manera regular. El plan y la política de comunicaciones son revisados de manera regular. El Manual de Operaciones (o de procesos y procedimientos) es actualizado con los cambios y mejoras realizadas a los procesos de manera regular. El Mapa de procesos es actualizado con los cambios y mejoras realizadas a las caracterizaciones de los procesos de manera regular. El Manual de Operaciones (o de procesos y procedimientos) es actualizado con los cambios y mejoras realizados a las funciones y competencias laborales requeridas para avanzar en el cumplimento de las funciones de la. Se le da seguimiento a la planeación institucional frente al cumplimiento de las actividades presupuestadas de manera regular.

19 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Avanzado Los procesos se encuentran debidamente caracterizados y el Mapa de procesos muestra interacciones e cientes entre ellos, re ejando que la ha alcanzado un nivel óptimo en su desempeño. Los indicadores de los procesos se alimentan y analizan periódicamente y los resultados obtenidos se ven re ejados en el mejoramiento los mismos. Todo cambio a nivel de procesos, Mapa de procesos, indicadores, acciones correctivas y/o preventivas es actualizado y divulgado evitándole a la presentar fallas en el desarrollo de sus funciones. La información primaria y secundaria es continuamente revisada con el n de mantener a los procesos actualizados a las necesidades de la ciudadanía, los servidores y la misma. Todos los procesos tienen indicadores que le permiten a la medir la e cacia, e ciencia y efectividad de cada uno de ellos. Los indicadores de los procesos son alimentados de manera continua y los resultados obtenidos a partir de las mediciones son analizados para determinar acciones correctivas sobre los procesos de manera continua. Se controla continuamente que los procesos estén actualizados con respecto a las acciones correctivas y/o preventivas adoptadas y los cambios son divulgados a los interesados. Se detecta a tiempo cuando un proceso debe ser actualizado y corregido, y se toman las acciones necesarias para realizarlo con las personas involucradas en el mismo. Los procesos y procedimientos son validados con respecto a la opinión de la ciudadanía y/o las partes interesadas de manera continua. Los procesos y procedimientos son validados con respecto a la opinión externa sobre la gestión de la de manera continua. Los procesos y procedimientos son validados con respecto a las necesidades y prioridades en la prestación del servicio. Los procesos y procedimientos son validados con respecto a las recomendaciones o sugerencias de los servidores de manera continua. La mantiene actualizado y documentado el Mapa de procesos frente a cualquier cambio que requiera. El Manual de Operaciones (o de procesos y procedimientos) se actualiza cada vez que se efectúa una modi cación a algún proceso. El Manual de Operaciones (o de procesos y procedimientos) se actualiza cada vez que se efectúa una modi cación a algún indicador. El plan y la política de comunicaciones es revisado de manera continua y de ser necesario se le realizan los ajustes pertinentes. Se le da seguimiento a la planeación institucional frente al cumplimiento de las actividades presupuestadas de manera continua.

20 Factor Puntaje de 1 a 5 Evaluación del Sistema 1,5-2,4 NIVEL DE MADUREZ BÁSICO: La reconoce que pueden existir amenazas en su entorno. del Sistema 2,5-3,6 3,7-4,6 4,7-5 NIVEL DE MADUREZ INTERMEDIO: La identi cación de riesgos no se ha extendido para todos los procesos sino para unos pocos y es por eso que al interior de la no se podido madurar a la valoración y administración de los mismos y al diseño de mapas de riesgo por proceso e instructivos para la administración de riesgos. NIVEL DE MADUREZ SATISFACTORIO: La se esmera por estar al día, con que su política de riesgos sea coherente con los cambios que surjan al interior de la y sus procesos. La falla es que no es un comportamiento frecuente de la y faltan aún procesos a los cuales se les deben construir un mapa de riesgos y otros a quienes se les actualizar. Se sensibilizan a los servidores en cuanto a las metodologías de administración de riesgos pero no se re ejan avances en la implementación. NIVEL DE MADUREZ AVANZADO: Todos los procesos cuentan con su mapa de riesgos y el mapa de riesgos institucional se encuentra completo. El ejercicio de detectar nuevos riesgos se re eja en la revisión continua de los mapas. La sensibilización de la administración de riesgos se da en toda la y las personas involucradas en procesos cuentan con herramientas de control e instructivos de administración de riesgos, actualizados y completos.

21 Factor - Nivel de Madurez Básico La reconoce que pueden existir amenazas en su entorno. La no ha determinado una política de riesgos. La conoce la metodología para la administración del riesgo, pero no la aplica. La ha iniciado por procesos básicos para la identi cación de riesgos a los procesos. del Sistema

22 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Intermedio La identi cación de riesgos no se ha extendido para todos los procesos sino para unos pocos y es por eso que al interior de la no se podido madurar a la valoración y administración de los mismos y al diseño de mapas de riesgo por proceso e instructivos para la administración de riesgos. La ha determinado una política de riesgos. La conoce la metodología de administración del riesgo. La ha identi cado los factores en su entorno que pueden afectar negativamente el cumplimiento de sus objetivos. La no conoce de forma clara los objetivos y el alcance de los procesos o actividades que se ejecutan para el cumplimiento de sus funciones. Las posibles eventualidades adversas que impiden la correcta ejecución de los procesos se han identi cado en muy pocos de ellos. Los riesgos que impiden la correcta ejecución de los procesos se han identi cado para muy pocos de ellos. El impacto y probabilidades de falla de los procesos se ha determinado para muy pocos de ellos. Muy pocos de los procesos cuentan con herramientas de control e instructivos para la administración de sus riesgos. Muy pocos procesos cuentan con un mapa de riesgos.

23 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Satisfactorio La se esmera por estar al día, con que su política de riesgos sea coherente con los cambios que surjan al interior de la y sus procesos. La falla es que no es un comportamiento frecuente de la y faltan aún procesos a los cuales se les deben construir un mapa de riesgos y otros a quienes se les actualizar. Se sensibilizan a los servidores en cuanto a las metodologías de administración de riesgos pero no se re ejan avances en la implementación. La revisa de forma regular la política de riesgos. La ha iniciado procesos de sensibilización para dar a conocer a todos los funcionarios la metodología de administración del riesgo. En la mayoría de los casos la conoce los objetivos y el alcance de los procesos o actividades que ejecuta para el cumplimiento de sus funciones. Las posibles eventualidades adversas que impiden la correcta ejecución de los procesos se han identi cado en casi todos ellos. Los riesgos que impiden la correcta ejecución de los procesos se han identi cado pero no para todos los procesos de la. El impacto y probabilidades de falla de los procesos se han determinado, pero no para la totalidad de los procesos de la. La cuenta con herramientas de control e instructivos para la administración de riesgos, pero no para la totalidad de los procesos que los requieren. Se han construido mapas de riesgos pero aún existen procesos que no cuentan su mapa de riesgos adecuado o actualizado.

24 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Avanzado Todos los procesos cuentan con su mapa de riesgos y el mapa de riesgos institucional se encuentra completo. El ejercicio de detectar nuevos riesgos se re eja en la revisión continua de los mapas. La sensibilización de la administración de riesgos se da en toda la y las personas involucradas en procesos cuentan con herramientas de control e instructivos de administración de riesgos, actualizados y completos. La revisa y actualiza la política de riesgos de acuerdo a las necesidades de los procesos. La aplica la metodología de administración del riesgo y los líderes de proceso la conocen de forma completa. Cada proceso construido y ejecutado dentro de la tiene sus objetivos y alcances bien de nidos. Para cada proceso se han identi cado las posibles eventualidades adversas que impidan el cumplimiento del mismo. Los riesgos, junto con el impacto y probabilidades de falla se han identi cado para todos los procesos de la. La cuenta con herramientas de control y sus respectivos instructivos para la administración de riesgos por proceso. Cada proceso cuenta con un mapa de riesgo, el cual es revisado continuamente, actualizado y divulgado diligentemente. La tiene un mapa de riesgo institucional actualizado con los procesos de mayor impacto y alta probabilidad de ocurrencia.

25 Factor Puntaje de 1 a 5 Evaluación del Sistema 1,5-2,4 NIVEL DE MADUREZ BÁSICO: La no cuenta con todo lo necesario para de nir su Plan de Mejoramiento Institucional o su Plan de Mejoramiento por Procesos o sus Planes de Mejoramiento Individual. del Sistema 2,5-3,6 NIVEL DE MADUREZ INTERMEDIO: La realiza medición de clima laboral pero la información obtenida no se convierte en una fuente de posibles fallas y propuestas de mejoras. Así mismo la opinión de la ciudadanía (percepción de la gestión de la, quejas, sugerencias y reclamos) y de los servidores (sugerencias y recomendaciones) no se analiza con rigurosidad en intervalos de tiempo periódicos. Los planes de mejoramiento no dirigen a la a un mejor desempeño de la misma y tampoco de sus servidores. La realiza auditorías internas pero le hace falta tener más en cuenta los resultados de las mismas. 3,7-4,6 4,7-5 NIVEL DE MADUREZ SATISFACTORIO: La medición del clima laboral y el desempeño de los servidores le permite a la ir mejorando en su gestión, pero las auditorías internas aun no evaluan la totalidad de los procesos, sus acciones preventivas y correctivas. En consecuencia, el Plan de Mejoramiento Institucional es parcialmente e caz para mejorar el desempeño de la. El Plan de Mejoramiento Individual no conduce del todo a un buen desempeño laboral. Dedido a que no hay monitoreo al total de los procesos, el Plan de Mejoramiento por Procesos aun no evita fallas en el desarrollo de los mismos. NIVEL DE MADUREZ AVANZADO: El mejoramiento en la es continuo debido a los resultados de las evaluaciones periódicas del desempeño y clima laboral, y las auditorias internas. El Plan de Mejoramiento Institucional es e caz para mantener a la un ótpimo desempeño. El Plan de Mejoramiento por Procesos encamina a la a un funcionamiento exitoso y a superar e cazmente las fallas en el desarrollo de los procesos. El Plan de Mejoramiento Individual re eja una apropiada labor de los servidores.

26 Factor - Nivel de Madurez Básico La no cuenta con todo lo necesario para de nir su Plan de Mejoramiento Institucional o su Plan de Mejoramiento por Procesos o sus Planes de Mejoramiento Individual. La no cuenta con un Plan de Mejoramiento Institucional. La no ha de nido un Plan de Mejoramiento por Procesos. del Sistema La no ha establecido Planes de Mejoramiento Individual.

27 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Intermedio La realiza medición de clima laboral pero la información obtenida no se convierte en una fuente de posibles fallas y propuestas de mejoras. Así mismo la opinión de la ciudadanía (percepción de la gestión de la, quejas, sugerencias y reclamos) y de los servidores (sugerencias y recomendaciones) no se analiza con rigurosidad en intervalos de tiempo periódicos. Los planes de mejoramiento no dirigen a la a un mejor desempeño de la misma y tampoco de sus servidores. La realiza auditorías internas pero le hace falta tener más en cuenta los resultados de las mismas. La realiza medición del clima laboral en intervalos de tiempo no adecuados, pero no toma medidas para mejorar los resultados de ser necesario. La realiza evaluaciones del desempeño de los funcionarios con regularidad. La información recibida por la ciudadanía y partes interesadas en cuanto a las necesidades y prioridades en la prestación del servicio se analiza en intervalos de tiempo no adecuados. La información recibida por la ciudadanía y partes interesadas en cuanto sugerencias, quejas, peticiones o reclamos es analizada en intervalos de tiempo no adecuados La información recibida por la ciudadanía y partes interesadas en cuanto a la gestión de la es analizada en intervalos de tiempo no adecuados La información recibida por servidores en cuanto a sugerencias o recomendaciones es analizada en intervalos de tiempo no adecuados La satisfacción del cliente y las partes interesadas es evaluada y su opinión es analizada por la en intervalos de tiempo no adecuados. Las auditorías internas le permiten a la veri car el cumplimiento de sus objetivos. Las auditorías internas le permiten a la veri car la e cacia, e ciencia y efectividad de pocos procesos. Las auditorías internas le permiten a la veri car la e ciencia del manejo de sus recursos. La cuenta con un Plan de Mejoramiento Institucional pero éste no dirige a la de manera efectiva a un buen desempeño. La cuenta con un Plan de Mejoramiento Institucional pero éste no resuelve de forma e caz los hallazgos de los organismos de control. La cuenta con un Plan de Mejoramiento por Procesos, pero la gestión de la misma no se ve drásticamente bene ciada. La cuenta con un Plan de Mejoramiento Individual, pero los resultados en su implementación no re ejan una mejora en el desempeño de los servidores.

28 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Satisfactorio La medición del clima laboral y el desempeño de los servidores le permite a la ir mejorando en su gestión, pero las auditorías internas aun no evaluan la totalidad de los procesos, sus acciones preventivas y correctivas. En consecuencia, el Plan de Mejoramiento Institucional es parcialmente e caz para mejorar el desempeño de la. El Plan de Mejoramiento Individual no conduce del todo a un buen desempeño laboral. Dedido a que no hay monitoreo al total de los procesos, el Plan de Mejoramiento por Procesos aun no evita fallas en el desarrollo de los mismos.a reconoce que pueden existir amenazas en su entorno. La realiza medición del clima laboral con regularidad y se mejoran los planes de bienestar e incentivos a partir del análisis de los resultados. La información recibida por la ciudadanía y partes interesadas en cuanto a las necesidades y prioridades en la prestación del servicio es analizada de manera regular. La información recibida por la ciudadanía y partes interesadas en cuanto sugerencias, quejas, peticiones o reclamos es analizada de manera regular. La información recibida por la ciudadanía y partes interesadas en cuanto a la gestión de la es analizada de manera regular. La información recibida por servidores en cuanto a sugerencias o recomendaciones es analizada de manera regular. La satisfacción del cliente y las partes interesadas es evaluada y su opinión es analizada por la manera regular. Las auditorías internas le permiten a la dar seguimiento a algunos procesos. Las auditorías internas le permiten a la dar seguimiento a las acciones preventivas de algunos procesos. Las auditorías internas le permiten a la dar seguimiento a las acciones correctivas de algunos procesos. El Plan de Mejoramiento Institucional ha sido parcialmente e caz para mejorar el desempeño de la.

29 del Sistema Factor - Nivel de Madurez Avanzado El mejoramiento en la es continuo debido a los resultados de las evaluaciones periódicas del desempeño y clima laboral, y las auditorias internas. El Plan de Mejoramiento Institucional es e caz para mantener a la un ótpimo desempeño. El Plan de Mejoramiento por Procesos encamina a la a un funcionamiento exitoso y a superar e cazmente las fallas en el desarrollo de los procesos. El Plan de Mejoramiento Individual re eja una apropiada labor de los servidores. La medición del ambiente laboral se realiza con continuidad y los planes de bienestar e incentivos permiten evitar mediciones negativas. La realiza evaluaciones del desempeño de sus servidores continuamente. La analiza continuamente la información suministrada por la ciudadanía y/o partes interesadas en cuanto a las necesidades y prioridades en la prestación del servicio. La analiza continuamente la información recibida por la ciudadanía y partes interesadas en cuanto a sugerencias, quejas, peticiones o reclamos. La analiza continuamente la información recibida por la ciudadanía y partes interesadas en cuanto a la gestión de la es analizada de manera regular. La analiza continuamente la información recibida por servidores en cuanto a sugerencias o recomendaciones La satisfacción del cliente y las partes interesadas es evaluada y su opinión es analizada por la manera continua. Las auditorías internas le permiten a la dar seguimiento a la mayoría de los procesos. Las auditorías internas le permiten a la dar seguimiento a las acciones preventivas de la mayoría de los procesos. Las auditorías internas le permiten a la dar seguimiento a las acciones correctivas de la mayoría de los procesos. El Plan de Mejoramiento Institucional ha sido e caz para mejorar el desempeño de la y para resolver de forma e caz los hallazgos por parte de los organismos de control. El Plan de Mejoramiento por Procesos encamina a la a un funcionamiento exitoso y a superar e cazmente las fallas en el desarrollo de los procesos. El Plan de Mejoramiento Individual le permite realizar continuo seguimiento al desempeño de los servidores y re eja una apropiada labor de los mismos.