Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico

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1 Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General de Pregrado Coordinación de Pasantías Complejo Siderúrgico de Guayana (COMSIGUA, C.A.) OPTIMIZACIÓN DEL PROCESO DE RECEPCIÓN, CONFORMACIÓN DE SERVICIO Y REGISTROS DE FACTURAS DE CUENTAS POR PAGAR DE LA EMPRESA COMSIGUA, C.A (Informe Técnico de Pasantía para optar al grado de Licenciado en Contaduría Pública) Autor: Albelin Graffe C.I.: V Ciudad Guayana, Octubre del

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3 ÍNDICE Pág. Introducción 5 Desarrollo Descripción de la empresa 6 Descripción del Departamento donde se desarrolló la pasantía 8 Problemas observados 10 Objetivos de la pasantías 11 Explicación de plan inicial de trabajo 12 Logro del Plan de Trabajo 16 Facilidades y dificultades en el desarrollo de pasantía 29 Apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante la pasantía 30 Conclusiones 31 Recomendaciones Glosario de Términos Referencias Bibliográficas 35 Anexos 36 3

4 ÍNDICE DE CUADRO Pág. Figura n 1. Ubicación geográfica de la empresa 6 Figura n 2. Pantalla de ingreso de datos de factura- MMS 19 Figura n 3. Pantalla apuntes de datos de factura- BPCS 21 Figura n 4. Tabla de proveedores locales- AEI 22 Figura n 5. Archivo móvil del área de Contabilidad y Finanzas 27 Figura n 6. Espacio asignado para el desarrollo de la pasantía 29 4

5 INTRODUCCIÓN La pasantía en la empresa Complejo Siderúrgico Guayana, C.A, se realizó con el fin de Optimizar el Proceso de Recepción, Conformación de Servicio y Registros de Facturas de las Cuentas por Pagar; mediante evaluaciones, análisis en los procedimientos contables llevados a cabo en el departamento de Contabilidad y Finanzas y así canalizar la mejor manera de realizar actividades inmersas en el sistema contable de la organización. En otras palabras, la optimización en el presente informe sugiere detectar fortalezas y debilidades del proceso que ayuden al departamento a maximizar ciertas funciones y minimizar retrasos. Las acciones asignadas para cumplir con el objetivo general del sumario se proyectaron en un plan, donde se describen y desarrollan las siguientes actividades: revisión y análisis de toda la documentación recibida, recepción de facturas y como se registran en los sistema MMS, BPCS y SEP, aplicación de impuesto de acuerdo a leyes y normas que lo rigen, confirmación, proceso de pago y otras labores relacionado con la evaluación de los procedimientos de las obligaciones por pagar. Asociado a esto, se cumple con el margen metodológico académico, en suministrar una información detallada del desarrollo de la pasantía, en lo cual se estructuró el presente informe de la siguiente manera: breve descripción de la empresa, la detección de problemas observado, objetivos y explicación del plan de trabajo, los logros y procedimientos del plan, las facilidades y dificultades encontradas en la ayudantía, la apreciación de los conocimientos adquiridos y las respectivas conclusiones y recomendaciones. 5

6 DESARROLLO Antecedente de la empresa El complejo Siderúrgico de Guayana (COMSIGUA, C.A.), fue establecido en Mayo de 1996, y el Contrato de Suministro de Planta (Plant Suply Contract), fue firmado el mismo año en el mes de Junio entre COMSIGUA y KOBE STEEL LTD. El periodo de construcción fue de 25 meses (comprendido desde el 20/06/96 hasta el 23/07/98), incluía la construcción de una planta de pellas, dos módulos de reducción directa y de una acería para fabricar planchones mediante el proceso de colado continua, considerándose como unos de los tiempos más cortos registrados, construyendo de tal tipo de planta. La prueba de producción empezó en el mes de Agosto de 1998 y la producción comercial de hierro reducido en caliente (HBI), fue hecho el 22 de Octubre de El capital de la compañía es Bs. F ,00 dividido acciones con valor de un Bolívar Fuerte (Bs. F. 1,00) cada una. Actualmente COMSIGUA posee una fuerza laboral de 242 trabajadores y cuenta con una infraestructura de doscientos mil metros cuadrados ( mt 2 ). Ubicación Geográfica El Complejo Siderúrgico de Guayana se encuentra ubicada en la parcela , Parque Industrial CVG-MINORCA, Zona Industrial Matanzas, Sector Punta de Cuchillo, Ciudad Guayana, Estado Bolívar. Ver figura nº 1. Figura No.1 Fuente: intranet COMSIGUA, ubicación geográfica de la empresa 6

7 COMSIGUA, C.A. Se localiza al sureste de Venezuela, siendo un territorio con grandes potenciales económicos. Su ubicación geográfica facilita la conexión con el mundo por vía aérea y también fluvial, donde se observa una cercanía de 20m Km. entre la planta y las orillas del Río Orinoco. También se encuentra el Puerto de Palúa, bajo la Gerencia de Compañía Operadora de Puerto (COPAL), que sirve de instalaciones portuarias a COMSIGUA. En este puerto, el HBI de COMSIGUA es acumulado en pilas, fletado y cargado en embarques hacia el océano. Filosofía de gestión de la empresa: Misión Satisfacer los requisitos del mercado mundial HBI manteniendo una consistente calidad de nuestro producto y entrega a tiempo. Retar a una alta eficiencia produciendo HBI mediante avanzados procedimientos operativos y de mantenimientos. Garantizar el continúo crecimiento de la organización. Ser líderes en rentabilidad. Los empleados son la llave a nuestro éxito, y nosotros nos comprometemos a fomentar su crecimiento profesional y personal. Están comprometidos a proteger y preservar el ambiente natural con el uso de avanzada tecnología y amigable con el medio ambiente. Visión Ser la planta entre todos los productores mundiales de HBI, manteniendo el entusiasmo de nuestros clientes y accionistas, mediante las mejoras continuas, basado en la integridad, trabajo en equipo y creatividad de nuestro personal. 7

8 Objetivo General El objetivo principal de la sociedad es la construcción, operación y explotación comercial de una planta diseñada al denominado Proceso Midrex para la fabricación y exportación de briquetas, las cuales son Hierros Reducidos Briqueteados en Caliente (HBI), ubicada en Ciudad Guayana. Objetivos Específicos Utilizar el hierro briqueteado en caliente como materia prima en la industria siderúrgica mundial. Utilizar el proceso de Midrex para la elaboración de las briquetas en caliente (HBI). Producir al año un millón de toneladas métricas ( TM/AÑO) de hierros briqueteado en caliente. Utilizar como insumos básicos para la producción de las briquetas, la energía eléctrica, gas natural y agua. Optimización de costos Descripción del Departamento donde se desarrolló la pasantía La pasantía se llevo a cabo en el departamento de Contabilidad y Finanzas adscripto a la Gerencia de Administración en la empresa COMSIGUA, C.A y se describe en lo siguiente: Departamento de Contabilidad y Finanzas Política del Departamento Presentar la información adecuada y oportuna para la medición y evaluación de la posición financiera de la compañía, que contenga a su vez acciones proactivas. 8

9 Determinar los parámetros a seguir, para el manejo correcto y eficiente del control de caja, así como también el manejo de los costos fijos, variables, operativos y administrativos, la asignación del pago de la misma, para implementar las correctas decisiones gerenciales. Seguir con los lineamientos prescritos en la Organización. Objetivo del Departamento Su primordial objetivo es planificar, coordinar, controlar y tramitar todas las actividades relacionadas con la contabilidad de COMSIGUA. Analizar los resultados obtenidos vs su presupuesto anualmente y adicionalmente se realizan comparaciones con años anteriores a fin de determinar desviaciones o cumplimiento de las metas previamente establecidas. Funciones del Departamento Establecer planes, programas y mecanismos de control requeridos para la preparación de los estados financieros e informes contables. Elaborar, revisar y conformar los estados financieros. Asegurar el establecimiento, desarrollo y mantenimiento del sistema contable. Registrar, en base al análisis efectuado, los asientos de ajustes, las reclasificaciones de cuentas, preparar los informes respectivos y con sus soportes. Coordinar las actividades relativas al cierre del ejercicio contable y preparar los estados financieros. Propiciar la realización de estudios y/o proyectos tendentes a optimizar el sistema contable. Codificar y conservar en buenas condiciones, en archivos seguros y durante los lapsos previstos por la ley, todos aquellos comprobantes de 9

10 contabilidad que respaldan las operaciones realizadas por el Complejo Siderúrgico de Guayana. Coordinar el procedimiento de la información del sistema contable mecanizado, revisar y validar todo el material procesado. Garantizar el establecimiento del código contable que facilite el manejo y uso de la información registrada. Inventariar y registrar las incorporaciones, desincorporaciones y las depreciaciones de los bienes muebles propiedad del Complejo Siderúrgico de Guayana. Programar y efectuar el inventario físico anual de materiales y bienes muebles del Complejo Siderúrgico de Guayana. Organigrama General y del Departamento de Contabilidad y Finanzas Ver anexos 1 y 2 PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA EMPRESA Dentro del Complejo Siderúrgico Guayana, C.A las secciones adscrita a la Administración gozan de manuales de normas y procedimientos desde que inicio la empresa (1998), aun vigente y en pleno uso para el control interno de la organización. En efecto, en la parte financiera el control abarca un conjunto de operaciones que lo constituye las cuentas por pagar, factor que activa los lineamientos interrelacionados a los departamentos involucrados para cumplir con las deudas contraídas con los proveedores. Desde luego, en el departamento de Contabilidad y Finanzas existe un proceso transparente en la recepción, verificación, registro de las obligaciones hasta el pago o cancelación a terceros; aunque requiere de pequeños ajuste en algunas políticas, es decir, actualizar el manual en este departamento a los cambios a razón del proceso de nacionalización de COMSIGUA y su adaptabilidad a los requerimientos exigidos por la Administración Pública. 10

11 No obstante, los problemas observados en el departamento de Contabilidad y Finanzas surgen de situaciones en el momento del registro de factura como: falta de documentación requerida, errores en facturas, centro de costos incorrecto, entregas tardías de confirmación de servicio por otros departamentos referentes a la materia prima e insumo, retrasos en las entregas de las fianzas por parte de los proveedores; esto trae como consecuencia demoras con el proceso de pago e incumplimiento de las actividades de manera secuencial. Este departamento atribuye la responsabilidad de la recepción de factura a la sección Caja a cargo de un empleado, que tiene el deber de revisar exhaustivamente las facturas a los proveedores nacionales de acuerdo a las normas y procedimientos internos y las formalidades exigidas por el SENIAT. Sin embargo, en Caja se encuentra una persona, la cual ejerce otras funciones, teniendo como suplente a pasantes, cuyas rotaciones son frecuentes, requiriendo esto mayor supervisión y haciendo más susceptible este proceso a cometer errores. Por otro lado, los sistemas de registro contables no son flexibles, en los cuales figura dos sistema: MMS y BPCS. El primero accede por la orden de compra o servicio anexa a la factura y el segundo es para realizar los registro por las solicitudes de pago interno, por ello se exige gran nivel de conocimiento contable al personal participante del proceso de las cuentas por pagar. OBJETIVO DE LA PASANTIA Para solventar la(s) debilidad(es) actual en el departamento de Contabilidad y Finanzas se establece como objetivo general: Analizar y revisar el Proceso de Recepción, Conformación de Servicio y Registros de Facturas de las Cuentas por Pagar de la empresa COMSIGUA, C.A Objetivos específicos: Revisión y análisis del manual de normas y procedimientos de cuentas por pagar del departamento. Evaluar la recepción, confirmación de servicio de las facturas. 11

12 Describir del registro de facturas en los sistemas BPCS Y MMS. Detallar del sistema SEP Determinar las fortalezas y debilidades que se presentan en los procesos de pago de las obligaciones. Sugerir lineamientos adecuados en los procesos de cuentas por pagar. EXPLICACION DEL PLAN DE TRABAJO INICIAL La pasantía realizada en COMSIGUA, C.A. alcanzo un lapso de tiempo de 20 semanas en total con el propósito de ejecutar, rotar en las actividades inherentes al proceso de revisión, confirmación y registros de las facturas por pagar a proveedores, correspondiendo al desarrollo de la siguiente planificación de trabajo: Semana 1 y 2: Inducción y diseño del plan de trabajo Al respecto, la primera semana corresponde el ingreso del pasante, la ubicación del área de ayudantía, presentación del personal inmediato, charlas de seguridad, dotación y recorrido del edificio administrativo y planta de producción. La planificación de las actividades de pasantía concierne a la segunda semana, bajo la asesoría de la Tutora Industrial Licda. Adriana Blanco, Ver anexo 3 Ahora bien, la admisión de los pasantes dentro de la empresa está sujeta a la responsabilidad del Lic. José Nicieza empleado del Departamento de Recurso Humano, notificador del lugar de trabajo y el tutor industrial asignado, ya mencionada anteriormente. La sección de Protección de planta gestiona la ficha de pase e inspecciona el lapso de estadía en planta. Luego, la charla de higiene y seguridad industrial con exposición del Sr. Carlos Falcón con el propósito de evitar riesgos a los pasante que afecte su integridad tanto física como mental, autorizando la dotación de uniforme atendiendo las políticas higiene y seguridad industrial de COMSIGUA. 12

13 Semana 3: Revisión del manual de normas y procedimiento de las cuentas por pagar. La exploración de este manual es importante para cumplir con el objetivo general del presente informe, se programó la semana tres con el fin de conocer, documentar y visualizar las fases del proceso inherente a la recepción, verificación, confirmación de servicio y pago de las obligaciones. Tal actividad permitirá visualizar los procesos e identificar las acciones de las unidades o departamentos involucrados. Semana 4: Recepción de facturas según providencia del SENIAT Recibir a los proveedores con sus facturas los días martes de cada semana influye positivamente para instruirse respecto a las normas internas y externas (manual de la empresa y SENIAT respectivamente). Desde luego ejecutar la revisión de documentos bajo esos parámetros y observar cualquier suceso para mejorar el proceso de recepción. La Sección de Caja, unidad de recepción y verificación de facturas, proyecto otras semanas como dispositivo de apoyo al personal del departamento de contabilidad. Semana 5 y 6: Registro de facturas en el sistema MMS y BPCS Los sistemas de registro contable de COMSIGUA comprenden MMS y BPCS, software con variedad de aplicaciones financieras, las cuales resultan complejas; se necesita ingresar los datos de la factura por pagar, orden de compra y/o servicio para que el sistema procese la información, con funciones determinadas, corre en red permitiendo a los subsistemas y a otras áreas aplicar el respectivo modulo que le compete. Por otro lado, es de gran beneficio conocer el sistema ya que no cuenta con un manual de usuario. Semana 7 al 9: Actualización impuesto de actividad económica (IAE) de los proveedores locales según reforma del Municipio Caroní. De acuerdo a las normas especiales de la Alcaldía Socialista del Municipio Caroní (ALSOBOCARONI), como deberes formales COMSIGUA debe exigir el Registro Único al Contribuyentes (RUC) a los proveedores, a causa que hoy en 13

14 día aun existe empresas que no tienen ninguna actividad económica y no renuevan sus estatus por modificaciones en su registro mercantil. La diligencia de asistir al departamento de contabilidad en actualizar la data de los proveedores corrientes locales de forma urgente con el fin de agilizar los cambios en el sistema contable de modo que procesa la alícuota referente al impuesto municipal. Semana 10: Análisis de confirmaciones de Servicios. La confirmación de servicios se refiere a pedidos de materia prima, en COMSIGUA son mineral del hierro y pellas, además de servicios primos como la electricidad, el gas metano y el agua. Las facturas por pagar por el concepto antes señalado, no se tienen que registrar en el sistema contable sin que el departamento de contabilidad solicite la(s) afirmación(es) o autorizaciones de los departamentos de Comercialización-Ventas, y Control de Producción para procesar el pago de esos servicios. Semanas 11 y 12: Realizar reportes emisión de pago y cheques por el sistema SEP El sistema SEP trabaja en conexión con MMS y BPCS, en consecuencia las facturas registradas son enviadas en red a esta aplicación. De modo que se carga un listado de proveedores preliminares para realizar sus correspondientes emisión de pago; reporte que especifica el monto causado menos las retenciones empleadas y la cantidad total a pagar, automáticamente pasan a otra ventana o modulo que controla el correlativo de los comprobantes de egreso, facilitando elaborar los cheques ordenadamente según las solicitudes verificadas. Semana 13: Aplicación de Retenciones (IVA, ISLR; IAE) a facturas por pagar El departamento de Contabilidad y Finanzas cuenta con analistas en obligaciones fiscales con el propósito de responder los pagos de los tributos; de manera que las facturas son revisadas, relacionando la base imponible para aplicar las retenciones de acuerdo a las normas que los rigen. La inspección de tales 14

15 tributos se divide en tres empleados observándose una buena planificación fiscal y medida de control ante los registros contables. Semana 14: Conciliación Bancaria Realizar las conciliaciones bancarias es muy importante ya que le permite al departamento encargado mantener el control de las partidas pendientes, más bien examina los movimientos del mes e informa la disponibilidad de los bancos cotejados, a su vez relaciona sus compromisos u obligaciones con el saldo real del efectivo. Semana 15: Análisis del proceso actual de las cuentas por pagar Describir el tratamiento actual de las cuentas por pagar, cada uno de los procesos que se ejecutan, sirve de fuente de investigación para obtener pleno conocimiento respecto a la ruta que cumple las obligaciones económicofinancieras de la empresa. Analizar es una herramienta esencial para verificar y cotejar con las normas y procedimientos existentes. Semana 16-17: Manejo del archivo del departamento de Contabilidad Desde que comienza el día en cualquier oficina se observan la reproducción de documentos; por tal motivo se planifico al iniciar la pasantía el adiestramiento de manejar el archivo del departamento de Contabilidad y Finanzas, actividad de gran importancia porque admite asociar la forma de guardar la información contable-financiera y de cómo ubicarla de forma rápida por requerimiento de los superiores y auditores externos. Semana 18: Ordenamiento de factura según la fecha de vencimiento Los términos y condiciones en la orden de compra o servicios expresan generalidades que dan lugar al contrato, a su vez este documento da origen a la factura del proveedor. Ambos escritos deben coincidir en la condición o el tiempo de trámite de pago, es decir, pronunciar los días de crédito convenido por las partes, a través de la fecha de recepción más el plazo establecido advierte al asistente administrativo de respectar el vencimiento a favor de la empresa para 15

16 evitar generar interés de mora y gasto en el mismo. Razón de organizar las facturas registradas de acuerdo al término máximo indicado en la orden, más no pasar la fecha de vencimiento, donde se maneja una agenda especial programando sus pagos correspondiente. Modalidad que aligera la elaboración de cheques semanal. Semana 19: Formulación de fortalezas y debilidades del proceso Mediante los diagnósticos anteriores o previos, contribuye en identificar y enunciar las fortalezas y debilidades del proceso de las cuentas por pagar en un momento determinado, para así sugerir mejoras en los procedimientos. LOGRO DEL PLAN DE TRABAJO Las actividades convenidas en el plan de trabajo se desarrollaron a su cabalidad. A continuación se describen el logro de las mismas: Revisión del manual de normas y procedimiento de las cuentas por pagar. Este sumario se encuentra digitalizado en la base de datos del departamento de Contabilidad y Finanzas de COMSIGUA, por lo general suelen estar encuadernados en carpetas auxiliares, caso que favorece el alcance del contenido descriptivo de este instructivo de control a los usuarios que lo requieran. La carpeta se ubica en la unidad de disco duro de cualquier computadora del área, tiene dos opciones: en inglés y español, con el nombre de MANUALES. Se observan tres documentos que indican las normas y procedimientos de las cuentas por pagar; tratan de lo siguiente: 43-02: Conformación y manejo de pago Regula las operaciones para gestionar pagos de las cuentas por pagar de la empresa mediante emisión de cheques y transferencias bancarias. Aplica a toda la organización para gestionar desembolsos a tercero y de personal, a través de una solicitud de pago autorizado por la firma del Gerente del departamento. Los 16

17 garantes del control de pago involucran al Gerente de Administración y el departamento de Contabilidad y Finanzas : Recepción, revisión y registro de documentos por pagar Sintetiza en gran parte las responsabilidades de verificación y la contabilización de los compromisos al departamento de Finanzas. Aplica las normas y procedimientos a las secciones de Compras, Almacén, Servicios Generales y Caja. Las principales regla se exponen adelante, en la parte referente a la recepción y registro de facturas : Recepción, verificación facturas de Materia Primas Describe las medidas que se debe seguir para el correcto manejo de las facturas por concepto de materia prima y servicios; procedimientos para formalizar la recepción, verificación de documentos como el oportuno pago de las mismas. También inspeccionar y controlar los consumos reales de los montos físicos facturados, entre otras regulaciones. Los tres instructivos anteriores están bien estructurados en cinco partes fundamentales como la aplicabilidad, normas, procedimientos, definiciones y anexos, asegurando informar las labores y/o acciones, es decir, lo que hay que hacer, quien, cómo y cuándo. Recepción de facturas según providencia del SENIAT La Sección de Caja, unidad de recepción y verificación de facturas, cumple con la normas de recibir todas las semanas específicamente los días Martes en la tarde a los proveedores en horario 1:30 p.m. a 3:30 p.m. Otra política, indica que el personal adscrito a otro(s) departamento(s) de la empresa por motivos operacional reciba factura, debe presentarlo a Caja de forma inmediata, máximo al día siguiente de recibirla para revisar y formalizar la recepción. El proveedor debe presentar la factura en original y tres (3) copia, adjunto el original de la nota de entrega y/o despacho (Sí existe) y la copia de la orden de compras y/o servicios. 17

18 Las facturas por concepto de materia prima, servicios o contratación de obras menores, serán enviadas la sección de Control de Producción para su conformación, una vez realizado este procedimiento, el proveedor o la unidad contratante, deberá enviar las facturas a la unidad de Caja. Inspeccionar que la(s) factura(s) cumpla la(s) Resolución 320, providencia Administrativa 0421, emanadas del SENIAT en lo siguiente: Razón Social. Dirección Fiscal. Registro de Información Fiscal (R.I.F). Número de identificación Tributaria (N.I.T). Monto de la factura. Número del pedido. Concepto del gasto. Cálculo de los tributos a los que haya lugar (corrección en los montos) Sin enmiendas o alteraciones en cifras o en textos. Beneficiario del pedido Firmas respectivas. Igualmente, examinar que la factura indique el número de patente 18 de la empresa acreedor como la descripción del municipio, por ejemplo Municipio Lagunilla, Municipio Caroní. Finalmente, La sección de Caja afirma la conformidad de los documentos recibidos con la colocación del sello de recepción de COMSIGUA y regresa al proveedor copia de facturas sellada y firmada, en donde la fecha de admisión es dato importante para procesar el pago correspondiente. Registro de facturas en el sistema MMS El analista encargado de los registros de las obligaciones por pagar en el departamento de Contabilidad y Finanzas, recibe de la sección de Caja los lotes de facturas sellados y firmados por esta unidad. Procede a revisarlos y separar los documentos que tienen adjunto la orden de compra y/o servicio, característica

19 esencial para ejecutar el registro por el Sistema de Gestión de Mercancía conocido por las siglas MMS (Merchandise Management System), ver figura n 2; se comprende que la(s) orden(es) fueron cargado al sistema por el departamento de compras, mediante esta información se inicia el registro por MMS y se detalla a continuación: 1.- Ingresar a MMS, usuario y clave ENTER, luego seleccionar el número 8 (función de ingresar factura), se presiona CTRL 2.- Anotar el N de la Orden de compra y/o Servicio, CTRL. 3.- Escribir el número de la Factura, presionar F10 (Comprueba dato). 4.- Se entra en el reglón de cantidad, cuando la entrega es parcial para reemplazar el valor. 5.- Sustituir el N 1 por el 14, en casos de valuar renglones aun no facturados. 6.- Validar los datos con F2, luego SHIF, F9 7.- Ingresar código de impuesto debajo del I12 (IVA), Colocar R75 (retención 75% IVA), F2, nuevamente F2 y la tecla CTRL. Figura No 2. Pantalla de ingreso de datos de la factura Fuente: Sistema MMS 19

20 8.- En la parte que dice fecha de descuento, escribir la fecha de la factura, presionar F2, otra vez F Colocar el Código del Proveedor, pisar F2, seguido F Se anota AMIP, para contabilizar, luego CTRL, el numero 3 (cuentas por pagar), dos veces CTRL, F2, F3, F12 (regresa al menú Principal) Colocar Sello, firma y fecha de registro. Registro de facturas en el sistema BPCS El sistema BPCS, siglas en ingles: Bussines Planning and Control System, traducido se denomina Sistema de control y Planeamiento de Negocios, permite registrar las operaciones contables de ventas, compras, nómina, almacén (inventario) y obligaciones por pagar, donde conecta la información a la contabilidad general. No obstante, es importante señalar que la configuración del sistema está establecida en ingles debido a las participaciones extranjeras desde su creación y por relaciones existentes en el mercado internacional. Ahora bien, las facturas por pagar recibidas por la Sección de Caja se registran en BPCS por presentar las solicitudes de pago, a continuación se describe los siguientes pasos para ingresar datos al sistema: 1.-Ingresar a BPCS (usuario y clave), luego seleccionar modulo sesión manager, presionar la secuencia de accounts payable e invoice entry. 2.- Se ingresa nº de factura, código de la compañía y proveedor, luego presionar File create, se despliega la ventana de Add Invoice y prensar OK. 3.- Se observa tres pestaña (ver figura n 3) la primera se identifica Invoice Entry A en la barra de titulo; allí se anotan código del banco, tipo de moneda, modalidad de pago, también la fecha de la factura a fin de computar el vencimiento del mismo. 20

21 Figura No 3. Pantalla de apuntes de datos de la factura Fuente: Sistema BPCS 4.- La pestaña Invoice Entry B se anota monto sin IVA y nº de control de la factura. 5.- La última pestaña (invoice entry C) se escribe la fecha de la factura, fecha de recepción de caja y fecha del registro a contabilidad, aceptar en OK. 6.- Surge una ventana (invoice entry distribution), donde se coloca de la cuenta y/o concepto contable, en la columna de Amount el monto sin IVA, la siguiente, el código del impuesto del IVA por ejemplo I12 expresa la alícuota del 12%, luego OK y presionar F6, se espera breve mensaje. 7.- Presionar SHIFT + F2 para minimizar el mensaje, muestra los correspondiente asientos referido a la factura registrada, dar doble Clic a las Cuentas de Gasto y cargar su centro de costos, se revisa con opción a corregir la partidas antes de finalizar la transacción, se le anota a la factura en número de evento y se contabiliza al presionar F Sellar, firmar y anotar la fecha del registro a la factura. 21

22 Actualización impuesto sobre actividad económica (IAE) de los proveedores locales según reforma del Municipio Caroní. La Alcaldía Socialista del Municipio Caroní (ALSOBOCARONI) a finales del año pasado atribuyo cambio parcial en la Ordenanza de Impuesto sobre Actividades Económicas, de Industria, Comercio, Servicio o Índole Similar, la cual entró en vigencia el primero de Enero de Por ello, el analista en la materia del departamento de Contabilidad ajustó las orientaciones dadas por el órgano regulador para dar marcha a la actualización del nuevo Clasificador de Actividades, apoyándose con el área de sistema y la contribución de mi ayudantía. En efecto, se investigo por medio de la página de ALSOBOCARONÍ, a través del RIF de cada proveedor el número de licencia, nº de registros único de contratistas (RUC) y número(s) de códigos de actividad. Se logro descargar una lista de proveedores corrientes local en EXCEL anotando los campos ya señalado. Tal base de dato se remitió a informática, procediendo de inmediato a la realización de la actualización en los sistemas contables. NOMBRE PROVEEDOR RIF LAE RUC Actividad I Act II Act III Act IV Act V Act VI SUMINISTRO MATERIALES ELECTRIC J TRAPOVEN,C.A. J MICROCHIP CONSULTORES,C.A. J SISTEMAS TECNOLOGICOS, C.A. J DISTRIBUIDORA INDUSTRIAL DE MA J DISTRIBUIDORA CAMI, C.A J XERCOM GUAYANA J GUMIS, C.A. J HERRAMIENTAS Y TRANSMISIONES,C J TORNILLOS DE FIJACION Y REPRES J TORINOCO, DISTRIBUIDORA TORVEN J TORNILLOS AVILA,C.A. J PAPELERIA LATINA ORIENTE, C.A. J AGA GAS, C.A. J TECNICA INDUSTRIAL NEKUIMA,C.A J ESPECIALIDADES TECNICAS INDUST J MANGUERAS GUAYANA, C.A. J ASOC.COOP. DE TRANSP.DE CARGA J SL VENEZOLANA DE COMBUSTIBLES,S.A J SOLUCIONES TECNICAS INDUSTRIAL J SERVICIOS TECNICOS DE MAQUINAS J SUMINISTROS Y SERVICIOS SUR-OR J INGENIERIA MERCADEO CONTROL AM J H WELLE, S.A. J HIERROS SAN FELIX,C.A. J Figura No 4. Tabla de proveedores locales-aie. Análisis de confirmaciones de Servicios. Las facturas por concepto de materia prima (mineral del hierro y pellas) o servicios (electricidad, el gas metano, agua), por lo general, las secciones de Control de Producción, Comercialización y ventas, División de administración y departamento de Contabilidad y finanzas son responsables de la recepción, verificación, control y pago de las mismas; cada sección le compete seguir 22

23 lineamientos concretos con el fin de obtener eficiencia en el manejo de estas facturas. A continuación las se describen las normas principales: Las facturas recibidas deben ser entregadas inmediatamente al Gerente de la División de Administración, debidamente selladas mostrando la fecha de recepción del departamento Contabilidad y finanzas. Sección de Control de Producción es responsable de verificar que las cantidades y calidad física facturadas se correspondan con las efectivamente recibidas y/o consumidas. La División de Administración es el garante de comprobar que el valor monetario de las facturas sea el correcto. En caso de discrepancias en los montos físicos y monetarios facturados, es responsabilidad del Gerente de la División de Administración el tomar las medidas pertinentes para solventar la situación. El procedimiento sintetiza en la emisión de tres juegos de copias de la facturas, conjuntamente con una notificación por parte de la Administración para que las correspondientes secciones inspeccione y confirmen el contenido; en la cual responden la aprobación mediante memorándum enviado al Gerente, a su vez este comunica a Contabilidad y finanzas. La Sección de Contabilidad y Finanzas, recibe memorándum instruyendo pago con sus correspondientes anexos (Original de factura y memorándum emanado de la sección de Control de Producción). Encausa y efectúa el pago. Archiva documentación con la factura original cancelada. Realizar reporte de emisión de pago y cheques por el sistema SEP Las siglas SEP resumen el nombre de programa que significa Sistema de Emisión De pago. Consiste en el control de cheques para pagos a beneficiarios y proveedores; así como los cheques caducados y anulados. Además permite registro, consultas y reportes señalando fechas, entidad bancaria, retenciones, montos totales u otro criterio definido por el usuario. 23

24 El sistema debe permitir cargar las transacciones realizadas en MMS- BPCS y tiene como ventaja admitir reversar movimientos de ingresos o de egreso registrados erróneamente, pero solo a usuarios autorizados para ello. El proceso de factura en SEP, primeramente implica analizar, registrar cada documento con el fin de definir la retención ISLR varias correspondientes a los mismos. Se deriva como sigue a continuación: 1.- Ingresar modulo de SEP (usuario y clave), luego seleccionar botón aplicar retención. 2.- Desplegado el cuadro aplicar retenciones anotar el código de beneficiario o buscar por nombre del proveedor, también por la opción de vencimiento (ordena por fecha de vencimiento de factura), clip en filtrar, extiende una o varias facturas; se revisa el número con el documento físico, seleccionar, aparece barra de retención y optar la alícuota respectiva de acuerdo al decreto 1808 analizado sobre la descripción en la factura. Desde luego llenar los otro campos como opción del banco, tipo de pago (transferencia, cheque, anticipo, otro), luego clip en guardar. 3.- En el caso de registros especiales, ingresar en solicitud pago especial, anotar datos en los campos: unidad solicitante (ejemplo Recursos Humano), beneficiario (ejemplo Seguros Caroní), cuenta (partida afectada), tipo de pago, descripción de pago, monto, guardar y aceptar. Las ejecuciones descriptas anteriormente, son necesarias para poder editar los reportes de los pagos o la emisión de pago. Se ingresa en configurar pago, buscar el proveedor, marca al lado izquierdo, tal acción carga a otro recuadro mostrando lista por emitir cheque, luego clip en guardar. Consecutivamente, entrar en el botón chequeo, vista preliminar donde se observa rango de las páginas solicitadas, luego imprimir. La sección de Caja resguarda los cajones que contienen los cheques, clasificados por nombre de los bancos; son hojas en formas continuas (comprobante) que se instalan en la impresora Epson. Por ello, los reportes deben 24

25 ser agrupados por cada ente bancario agilizando emitir los cheques por lotes. Desde luego, la impresora debe estar lista con los comprobantes de egreso anexado. Emitir los cheques en el sistema SEP es muy sencillo, entrar en imprimir cheques, en esa ventana seleccionar el banco o colocar el código de la entidad bancaria, en seguida anotar el número de cheque y accionar imprimir. Aplicación de Retenciones (IVA, ISLR; IAE) a facturas por pagar Las obligaciones fiscales se teoriza que son partes de las operaciones económicas de cualquier empresa pública o privada, más aun COMSIGUA como empresa distinguida cumple con las siguientes: Las retenciones mensuales del Impuesto sobre la renta, las obligaciones de Impuesto al Valor Agregado e de Impuesto sobre Actividad Económicas, de Industria, Comercio, Servicio o Índole Similar; también las declaraciones de las antes expresada. En efecto, cumpliendo con las normas y leyes respectivas: Ley y Reglamento de ISLR, decreto 1808 (retención ISLR) y Ordenanzas municipal del Municipio Caroní. Cuando se registran las cuentas por pagar por MMS y BPCS, este paso mueve la aplicación de retención del IVA (75%) con el código I12 alícuota general, reducidas código I8; manera similar la proporción de actividad municipal (revisado por el portal de ALSOBOCARONI). En el sistema SEP se registra y aplica retenciones varias de ISLR. Asociado a esto, las normas tributarias designan la emisión de comprobantes por retenciones de ISLR, IVA e IAE, relacionando hecho imponible determinado en personas naturales y jurídicas para el proceso de abono o pago; es por ello que estos distintos comprobantes se revisan y verifican en el sistema contable antes de exportar al programa TXT e impresión de soportes. Conciliación Bancaria La empresa posee cuentas corriente con cuatro (4) instituciones bancarias nacionales las cuales son Banco Caribe, Del Sur, Fondo Común y Venezuela; 25

26 más dos (2) son internacional: el Miszhu y Giro Bank; mensualmente se realizan conciliaciones bancarias. Se ejecutó las conciliaciones bancarias en dos oportunidades (marzo y abril). Se procedió a imprimen los estados de cuentas de los bancos por internet en el portal de cada uno de éstos y se le sacan copias, igualmente con los mayores analíticos, se agrega copia de los registros pendiente del mes anterior. Viene el cotejo y se van verificando las principales causas de las diferencias de los saldos entre ambos, en otras palabras, las partidas no registradas y en tránsitos (cheques, depósitos, transferencias, nota de debito, nota de crédito, otras partidas). Emplean el método de saldo ajustado, usando el programa de Excel bajo un formato predeterminado, se cargan y abonan las respectivas cuentas comprobando que los saldos coincidan, luego con base a lo anterior se realizan los asientos de reclasifican en el sistema contable (MMS-BPCS) y se actualiza el control de las partidas en tránsito en Excel. Por otro lado, el procedimiento es similar referente a los bancos internacional. Discrepa por el idioma inglés pero de fácil reconocimiento de palabras (ejemplo, note debite) y tipo de moneda, usualmente son dólares. Por eso, los auxiliares de las cuentas por pagar en sistema deben coincidir en moneda nacional como moneda extranjera. Análisis del proceso actual de las cuentas por pagar Ver anexos 3 y 4 Manejo del archivo del departamento de Contabilidad Dentro del área Contabilidad y Finanzas se observa a mano izquierda el archivo móvil (véase en figura No.3), donde se guardan los comprobantes de la información contable conocido también como documentos justificantes. Además, representa la prueba formal de asientos contables plasmados y se conserva no solo por razones lógicas sino también por imperativo legal. 26

27 Figura No. 5. Archivo móvil del área de Contabilidad y Finanzas. Con referencia a lo anterior, el manejo del archivo se ordena en lo siguiente: Las tres primeras estanterías comprenden documentos relativos a cobros y pagos, incluyendo el actual periodo cantable y de tres años atrás. La disposición de las carpetas (lomo ancho) son: Comprobante de egresos, transferencias. La segunda estantería contiene soportes referentes a temas fiscales y de conciliaciones bancarias, correspondencia de la misma índole y; La tercera y cuarta estanterías, libros auxiliares, reportes de las mercancía en tránsito, carpetas de control de materia prima y servicio, facturas pendiente por pagar, etc. Ordenamiento de factura según la fecha de vencimiento Actividad determinante para clasificar cronológica las facturas a pagar por fecha de recepción de caja (sello) y las condiciones de las órdenes de compra o servicio, observándose el plazo del crédito. Con tales términos, se ordenan normalmente, efectuando un conteo en el almanaque y anotando la fecha de vencimientos en agenda. Generalmente, las facturas que tienen anexado la solicitud de pago se le programa el desembolso a la siguiente semana, entendiéndose como urgencia o contra entrega. 27

28 Se pasa el grupo de facturas al asistente administrativo que requieren ser procesados en SEP (emisión de pago) y se archivan las que correspondan a pagar a quince días en adelante. Formulación de fortalezas y debilidades del proceso Las fortalezas y dificultades encontradas durante el proceso de recepción, confirmación y registro de las cuentas por pagar se enuncia a continuación: FORTALEZA La existencia de normas y procedimiento de obligaciones (manuales). Cumple los lineamientos exigidos para la recepción de facturas, primordialmente los emitidos por el SENIAT. Verifican calidad y cantidad de materia prima e insumos con lo facturado por el proveedor en el Dpto. Control de Producto y Ventas y Comercialización Dominio de los programas MMS, BPCS y SEP por personal del área. Cuenta con un buen equipo de trabajo, incluyendo analistas calificado en materia tributaria. DEBILIDADES No se han actualizado los manuales procedimentales del departamento de Contabilidad y Finanzas. Rotaciones de suplentes y pasante en la recepción de documentos por pagar e incumplimientos de requisitos por parte de proveedores. Realizan entregas tardías de confirmación de servicio al departamento de Contabilidad y Finanzas. Ausencia de manual de usuario, susceptible a cometer error en el ingreso de los datos por futuros suplente. Gran volumen de trabajo para poco analistas. Implementación del reciente software (SAP). 28

29 Proveedor extranjero La planta procesadora de briqueta de la empresa es moderna, automatizada, modelo Midrex, en el cual cuenta con tres proveedores extranjeros para exportar piezas, equipos, repuestos entre otros, con el fin de ejecutar los mantenimiento pertinentes en distintas áreas en el plano de producción general. Los proveedores son dos de Norte América y uno en México (México S.A de Acero). FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS DURANTE EL DESARROLLO DE LA PASANTIA Y LOS APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN Durante el ejercicio de las pasantías en el departamento de Contabilidad y Finanzas del Complejo Siderúrgico Guayana, C.A, las facilidades encontradas para el cumplimiento del plan de trabajo asignado fue oportuno desde su inicio, debido a que la empresa proporcionó un contexto laboral confortable (véase en figura No.4), suministrando recursos materiales y tecnológicos ineludibles; además del gran apoyo en el personal del área, incluyendo a la tutora industrial, permitiendo el logro del objetivo general del presente informe. Figura No. 6. Espacio asignado para el desarrollo de la pasantía. 29

30 Con respecto a las dificultades, los sistemas BPCS- MMS no tienen instructivo o manual. Se enfatiza que BPCS está configurada en ingles, lo cual no es tan sencilla la manipulación de este programa. Asociado a esto, la aportación dada a la organización concurrió en la ejecución de actividades administrativas, manteniendo el proceso de recepción, control y registro de cuentas por pagar evitando atrasos, así como la actualización de datos de proveedores locales en el sistema. APRECIACIÓN SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE EL PROCESO DE PASANTIA La oportunidad en desarrollar las pasantías en la empresa Complejo Siderúrgico Guayana, C.A; operar en el proceso contable de las obligaciones por pagar representó un hecho valioso dentro del crecimiento profesional de mi carrera de Contador Público, obteniendo conocimientos importantes en la recepción de factura por la normativas de Seniat, retenciones de impuestos (IVA, ISLR, IAE) y sus bases legales, proceso de pagos y lo más importante la contabilización de los mismos, además nociones significativos en inventarios en tránsito, los libros auxiliares de las cuentas por pagar y documentos de acuerdo al manual de normas y procedimientos contable. Sin duda alguna, ésta pasantía dejó un gran aporte técnico, teórico y práctico para ser ejercidos en futuros cargos en cualquier empresa. 30

31 CONCLUSIONES Luego de haber realizado la ayudantía en la empresa COMSIGUA, la revisión y el análisis del Departamento de Contabilidad y Finanzas en su sistema contable, iniciado con toda la documentación recibida del área, y la aplicación de las normas y procedimientos, se formaliza a continuación las siguientes conclusiones: * El Departamento de Contabilidad y Finanzas, es un área eficiente en términos generales, pero necesita actualizar algunos aspectos como es el caso de los manuales internos, que lo llevaran al éxito en el logro de las metas deseadas. * Dentro de la ejecución de sus procesos objeto de estudio, se presentan situaciones que afectan el procesamiento de las facturas, algunas de ellas se derivan de los departamentos que intervienen directamente en el proceso de pago. * No existía una lista de RUC de los Proveedores locales actualizado. * Irresponsabilidad de algunos proveedores para cumplir con los requisitos exigidos, generándose un porcentaje considerable de facturas devueltas. Ahora bien, el transcurso de la pasantía fue realmente productivo, debido que permitió la adquisición de nuevos conocimientos en el área contable y se han convertido en una experiencia nueva y gratificante, donde se cumplió satisfactoriamente con los objetivos y las actividades planificadas. Respetando en todo momento la jerarquía y los límites de las responsabilidades respectivas, dando aportaciones oportunas a situaciones particulares de la empresa. 31

32 RECOMENDACIONES Para que el Departamento de Contabilidad y Finanzas de la empresa Complejo Siderúrgico de Guayana, C.A.; realice sus actividades sin contratiempo y sea en su totalidad eficaz y eficiente, es recomendable tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: * Evaluar y mejorar el proceso que se lleva para el registro de las obligaciones a proveedores, con el objeto de aligerar el procesamiento de las facturas. * Mejorar la comunicación con los demás departamentos que intervienen directamente en el proceso. * La persona a cargo del registro de las obligación esta en él deber de revisar cuidadosamente la factura antes de ingresar los datos al sistema, también chequear asientos del mismo para evitar errores. * Ante los proveedores, manifestar las quejas para que no se repitan los errores en las facturas para que las mismas no le sean devueltas. * Ser más equitativo en la proporción de trabajo otorgado, o en su defecto emplear más personal, refiriendo el caso de transición de la empresa (nacionalización), la cual se esta implementado y adaptando el sistema contable del sector público bajo leyes y reglamentos de la administración público. * Para mejorar las entregas tardías de fianzas aprobadas sirve de sugerencia esta opción: Una vez aprobada la fianza, los proveedores o el departamento de Compras, envié copia, escaneada vía correo electrónico a el jefe del Departamento de Contabilidad, y este se encargue de difundirla a sus empleados. 32

33 GLOSARIO Confirmación (Confirmation): Generalmente la comprobación de un hecho o condición que hace una persona que tiene conocimiento del mismo, la demostración de la verdad de una declaración, prueba de existencia, carácter o cantidad. Cuenta por pagar (Account payable): Cantidad que se debe a un acreedor, por lo general en cuenta abierta, como resultados de bienes entregados o servicios terminados, normalmente se pagará en un plazo determinado. Factura (invoice): Documento que muestra el carácter, la cantidad, el precio, las condiciones, forma de entrega y otras particularidades de las mercancías vendidas o de servicios prestados. Comprobante regulado por preceptos en el Código de Comercio. Es para el vendedor el medio de contabilizar la deuda, y para el comprador es el comprobante por medio del cual justifica la obligación que contrae o el pago que ha efectuado. Nota de Entrega (note delivery): Es un comprobante en donde se relacionan los bienes y/o servicios requeridos en la Orden de Compra/Servicio. Es para el Proveedor el medio de justificar la entrega de la misma, y para COMSIGUA el documento que le sirve como control de ingreso de bienes y servicios a la Empresa así como para conformar el pago correspondiente, conjuntamente con otros documentos. Orden de Compra (purchase order): Documento que autoriza a un vendedor a entregar la(s) mercancía(s) o material(es) descrito(s) a un precio especificado. Al momento de la aceptación por parte del vendedor, un pedido se convierte en un contrato. Legalmente la obtención de artículos, materiales, repuestos y/o equipos puede ser en el mercado nacional o internacional. Orden de Servicio (service order): Documento legal donde consta que la Empresa se compromete a la contratación de determinado servicio, previa negociación de condiciones, oportunidad, calidad y costo, en que deben prestarse tales servicios. 33

34 Procedimiento Contable (Accounting Procedure): Una o más de las reglas o prácticas que rigen el trabajo diario de un sistema de cuenta particular. Proceso (Process): Cualquier secuencia relacionada de actos, pasos, eventos o sucesos. Registro (Record): Acto de registrar, asentar consecutivamente cualquier clase de transacciones, con indicación de los detalles esenciales que puedan necesitarse para consulta posterior. Retención (Withholding): Proceso de deducir del pago de un salario, una cantidad especificada por la ley o por su reglamentos (ISLR, IVA,IAE), que el patrón o la organización debe retener y enterar a las autoridades fiscales. Requisición de Compras/Solicitud de Servicios (purchase requisition/service request): Documento el cual es utilizado por las unidades organizativas de la Empresa para comunicarle a la Sección de Compras que requieren de material(es), bien(es) o Servicio(s) para satisfacer sus necesidades. Servicio (service): capaz de usarse, útil; que contribuye a la producción o a las operaciones En el presente informe se utiliza la palabra Servicio para designar aquella materia prima que son Gas metano, electricidad y agua. Sistema de Contabilidad (accounting system): proceso de operar, probar y acumular información bajo un sistema de tal naturaleza, de acuerdo a políticas de control interno y administración y con requisitos reguladores de la autoridad. 34

35 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Ley de Impuesto sobre la Renta (ISLR) y decreto del 23 de Abril de 1.997, publicado en gaceta oficial No , del 12 de mayo de Juan G. Y Miren G. (2.005) Reglamento. Ley de Impuesto al Valor Agregado y su Resolución 320 de gaceta oficial No del 29 de diciembre e Providencias 591 y 592, de gaceta oficial No del 31 de agosto de FUENTE DE INTERNET: Articulo en internet, recuperado el 16 de Febrero de la página web: Artículo en internet orientación sobre ordenanzas recuperado el 22 de Marzo; 35

36 ANEXOS 36

37 Anexo 1. Estructura Organizativa de COMSIGUA Junta Directiva Presidente Vicepresidente Gerente Secretaria Gerencia División de Administración Gerencia de División Secretaria Gerencia de Operaciones Gerencia de Mantto. Eléctrico Gerencia de División Gerente de Administración Gerencia de Personal Sección de Persona Sección de Servicios Generales Sección de Higiene y Seguridad Sección de Protección de Planta Sección de Planificación y Sistema Sección de Contabilidad y Finanzas Sección de Compra Almacén Sección de Comercialización y Venta Sección de Control de Producto Fuente: Intranet de COMSIGUA 37

38 Anexo 2. Estructura Organizativa del Departamento de Contabilidad y Finanzas de COMSIGUA. Director Asistente Administrativo Coordinador Supervisor de Impuesto Contabilidad Asistente de Finanzas Contabilidad de Costo Auxiliar de Contabilidad y Finanzas I Auxiliar de Contabilidad y Finanzas II Fuente: Intranet de COMSIGUA 38

39 Anexo 3. Flujograma de registro de la cuenta por pagar en BPCS INICIO Presentación de la Factura por parte del Usuario en Caja Cumple con los Deberes Formales del Seniat y Municipal? NO No se Acepta la Factura SI Cumple con los Procedimientos de CSG? NO No se Acepta la Factura SI Se Registra la Factura en BPCS con sus respectivo Impuesto y Retenciones Se registro acorde con el monto y el numero de la factura en sistema? SI Se archiva la factura en espera del pago NO Se anula la Factura en el sistema BPCS, se registra nuevamente Creación Lcdo. Carlos Álvarez 39

40 Anexo 4. Flujograma de registro de la cuenta por pagar en MMS Presentación de la Factura en Caja Cumple con los Deberes Formales del Seniat y Municipal? NO No se Acepta la Factura SI Cumple con los Procedimientos de CSG? NO No se Acepta la Factura SI Con Cuerda el precio y la Cantidad física de la Factura con el Sistemas? NO Se devuelve la Factura al Proveedor Se anula la Factura en el sistema BPCS y Se registra de nuevo en BPCS NO SI Se Registra la Factura en MMS con sus respectivo Impuesto y Retenciones Se Imprime la auditoria Se registro acorde con el número de factura en sistema? SI Se archiva la factura en espera del pago Se realiza la interfaces de MMS a BPCS para generar los asientos contables Creación Lcdo. Carlos Álvarez 40

41 Anexo 5. Plan de Trabajo Inicial 41

42 Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General de Pregrado Coordinación de Pasantías PLAN DE TRABAJO ACTIVIDADES Semana de Inducción Diseño de plan de trabajo Revisión manual de normas y procedimiento de ctas por pagar Recepción de factura s/providencia del seniat Registro de factura en el sistema MMS Registro de factura en el sistema BPCS Actulización de LAE a los proveedores, Nva. Reforma Municipal Analisis de las confirmaciones de servicios Solicitud de pagos por el sistema SEP Manejo del sistema SEP para emitir cheques Aplicación de retenciones (IVA, ISLR, LAE) facturas por pagar Conciliación bancaria Analisis de proceso actual Manejo de Archivo del departamento de contabilidad Proveedores Extranjero Midrex Ordenamiento de facturas por fecha de vencimiento Formulacion de Fortaleza y debilidades del proceso Elaboracion de Informe Final 42

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