1. Uso y archivo de los comprobantes de egreso y cheques sin un orden correlativo y cronológico

Transcripción

1 1461 RESOLUCION N 2 k ENE EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO CONSIDERANDO: I. Que como resultado del estudio del informe del examen especial DA , practicado por la Dirección de Auditoría 4, de la Contraloría General del Estado a los ingresos, existencias para consumo y bienes de administración del Cuerpo de Bomberos del cantón La Maná, por el período comprendido entre el 1 de junio de 2006 y el 31 de diciembre de 2010, realizado con cargo a imprevistos del plan operativo de control del año 2011, en cumplimiento a la disposición del señor Subcontralor General del Estado, encargado, contenida en memorando 442 de 21 de marzo de 2011 y a la orden de trabajo constante en oficio 0013-DA de 25 de marzo de 2011, se predeterminó responsabilidad administrativa culposa en contra de la señora Jesús María Vera Suarez, Tesorera, al incurrir en las siguientes desviaciones administrativas: 1. Uso y archivo de los comprobantes de egreso y cheques sin un orden correlativo y cronológico No registró oportunamente en el libro de bancos, utilizó y archivó los comprobantes de egreso y cheques en forma correlativa y cronológica, especificó el objeto de pago en forma clara, verificó que previo al pago, los comprobantes cuenten con la autorización del Primer Jefe y estén legalizados por los beneficiarios, situación originada por la falta de control que asegure la integridad, conservación y custodia de la documentación; lo que dificultó una rápida ubicación de los mismos. / ' N Carrera Administrativa; inobservó la Norma Técnica de Contabilidad Mantenimiento de documentos y registro de la Normativa del Sistema de Administración Financiera, y lo que establecen las Normas de Control Interno Documentación de Respaldo y su Archivo ; Oportunidad en el Registro de los hechos económicos ; Formularios y documentos vigentes al 13 de diciembre de 2009; Documentación de respaldo y su archivo, Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información financiera y Formularios y documentos vigentes desde el 14 de diciembre de Establecimiento de tarifas y recaudación de permisos de funcionamiento No llevó un control mediante kárdex de la emisión, egresos de las especies valoradas por permisos de funcionamiento, a fin de conocer su saldo oportunamente, documentos que no recibió de la imprenta y entregó con acta de entrega-recepción al responsable de la recaudación, y realizó el cobro de permisos de funcionamiento, sin que exista previamente la inspección del negocio, como se explica a continuación: Dirección de Responsabilidades. Teléfono: Oficina matriz: Av. Juan Montalvo e4-37 y Av. 6 de Diciembre. Quito-Ecuador

2 Los artículos 35, de la Ley de Defensa Contra Incendios y 40 del Reglamento General de la misma Ley, faculta a los Jefes de los Cuerpos de Bomberos del país, conceder permisos de funcionamiento anuales y ocasionales a los locales comerciales, industriales y de servicios, para ello, los Miembros del Consejo de Administración y Disciplina del Cuerpo de Bomberos de La Maná, aprobaron un clasificador tarifario con sus respectivas categorías. Del análisis a los permisos de funcionamiento, se estableció lo siguiente: El clasificador tarifario contiene los diferentes tipos de negocios y las tarifas de pago por cada uno, sin embargo, se desconoce cuáles fueron los parámetros técnicos que se consideraron para establecer dichos valores. La impresión de los permisos de funcionamiento de los años 2006, 2007, 2008, 2009 y 2010 se realizó sin que exista una solicitud del número de formularios requeridos a base de un catastro establecido, lo que no permitió determinar la cantidad y el valor de los permisos de funcionamiento emitidos; documentos que no se entregaron con acta de entrega-recepción, al responsable de la custodia y recaudación. No existe control sobre el ingreso y egresos de los permisos de funcionamiento, lo. que no permitió conocer oportunamente el saldo y los valores recaudados por cada uno de los permisos de funcionamiento. Las tarifas por permisos de funcionamiento se cobran sin inspeccionar, previamente, el tipo y tamaño del negocio, a fin de aplicar la tarifa que corresponde según el clasificador tarifario aprobado. A partir de diciembre de 2010, el procedimiento que realizan los contribuyentes para obtener el permiso de funcionamiento, es acercarse a la Tesorería del Cuerpo de Bomberos y verbalmente proporcionan los datos para llenar la ficha de inspección, estableciéndose en ese momento el valor a pagar. Una vez realizado el depósito en el Banco Nacional de Fomento, presenta el comprobante de depósito y la Tesorera de la institución entrega el permiso. Esta situación se originó por no haber establecido controles para la emisión, custodia y recaudación de los valores por permisos de funcionamiento; lo que ocasionó que no se precise la cantidad y monto de permisos emitidos, se desconozca si los valores recaudados corresponden al monto real; y, que exista inconformidad y resistencia de los propietarios de los negocios para el pago de las tarifas determinadas. Contraloría General del Estado; 24 letra a) de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa; e, inobservó lo que establecen las Normas de Control Interno Control administrativo de bienes, valores y documentos internos"; Responsabilidad del control vigentes al 13 de diciembre de 2009; Responsabilidad del control y Especies valoradas vigentes desde el 14 de diciembre de

3 No se programó y llevó control de las existencias para el consumo No llevó un control de las existencias para el consumo mediante kárdex, que le permita determinar mínimos y máximos de existencias, lo que ocasionó que se desconozca si las adquisiciones eran realmente necesarias, si fueron realizadas bajo los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economía y no se conozca oportunamente los saldos para su reposición. Carrera Administrativa; e, inobservó lo que establecen las Normas de Control Interno Adquisición ; Almacenamiento y distribución, Sistema de Registro, Identificación y protección, Custodia, Constatación Física de existencias y bienes de larga duración vigentes al 13 de diciembre de 2009, Almacenamiento y distribución, Sistema de registro y Identificación y protección vigentes desde el 14 de diciembre de Ausencia de control de los bienes de larga duración No llevó un control de los bienes de larga duración, actualizó el listado, codificó los bienes, realizó la entrega recepción de los bienes muebles, vehículos al servidor responsable de su uso, a fin de garantizar su conservación, seguridad y existencia de los mismos, realizó constataciones físicas periódicas, como se explica a continuación: El Cuerpo de Bomberos del Cantón La Maná, para la ejecución de sus actividades administrativas y operativas, cuenta con bienes muebles, equipos, motos, vehículos motobombas, camioneta, edificios y otros, los mismos que fueron listados a partir del 20 de marzo de 2009, fecha en la cual, una Analista de Presupuesto de la Dirección Provincial del Ministerio de Inclusión Económica y Social, MIES, realizó el levantamiento y constatación física de los bienes muebles, inmuebles y bienes sujetos a control de esta institución; suscribiendo el acta de esta diligencia, la mencionada funcionaría, la Directora Provincial del MIES, el Primer Jefe y la Tesorera del Cuerpo de Bomberos. Del análisis a la información contenida en este listado y de la constatación física realizada por los Auditores, se estableció lo siguiente: El listado de bienes de larga duración, contiene bienes que son sujetos de control, como son: cilindros de gas, de aire y nitrógeno; juegos de rescate; extintores. El listado está desactualizado, por cuanto no contiene los bienes adquiridos en los años 2009 y 2010, por 7 268,39 USD, que comprende bienes de larga duración por 1 293,99 USD y sujetos de control por 5 974,40 USD, los mismos que no fueron codificados para su fácil identificación, ubicación.

4 Los bienes muebles, vehículos y los sujetos de control no fueron valorados, por tanto se desconoce el monto de activos fijos de propiedad de la institución y de los bienes sujetos a control. El código de varios bienes se ha borrado por el uso y manipulación, lo que dificultó su identificación. El Ministerio de Inclusión Económica y Social, con escritura pública suscrita el 11 de enero de 2010, entregó en comodato al Cuerpo de Bomberos una camioneta marca Toyota, modelo Hilux 4x4, placas XEA-456, año 1989, motor 4Y , chasis YN , vehículo que no fue ingresado en el listado de bienes de larga duración y no está valorado. En el listado de vehículos consta una camioneta cabina simple, marza Ford 250, que se encuentra obsoleta y sin uso desde hace años aproximadamente, la misma que en sesión del Consejo de Administración y Disciplina, de 21 de marzo de 2011, resolvieron darle de baja. En el listado de bienes de larga duración se incluyó un terreno ubicado en la parroquia El Carmen, que según acta de 15 de enero de 1982, fue recibido en donación para la construcción de la sede del Benemérito Cuerpo de Bomberos, cuyo otorgante se comprometió a otorgar la escritura cuando los personeros del Cuerpo de Bomberos lo soliciten, proceso que no se llevó a cabo hasta el 31 de mayo de 2011, fecha de la conferencia final de resultados, por tanto, el Cuerpo de Bomberos no cuenta con las escrituras que determine la propiedad del terreno donado, e inclusive, el Municipio construyó un malecón, un PAI y una calle pública en este terreno. Así mismo, se encuentra un terreno donado por la Asociación Bendición de Dios, que comprende el solar 9 de la lotización Los Rosales, según consta en el acta suscrita el 27 de julio de 2008, por el Presidente, tesorero y Secretaria, representantes de la Asociación Bendición de Dios, sin que algún representante legal del Cuerpo de Bomberos haya suscrito esta acta; por lo que el terreno ingresado en el listado de bienes inmuebles, no tiene respaldo legal alguno que determine su propiedad. La adquisición de bienes muebles, no se sujetó a una programación anual, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economía; se realizaron a base de una necesidad presentada y disponibilidad bancaria. No se realizó el acta de entrega recepción de los bienes muebles, vehículos al servidor responsable de su uso, a fin de garantizar su conservación, seguridad y existencia de los mismos. En el período analizado, no se efectuó constatación física de los activos fijos de la institución, que permita determinar la existencia, ubicación y estado actual de los bienes de la entidad y mantener un listado actualizado y valorado. 4

5 De la constatación física realizada por los auditores, se estableció que existen bienes dañados y que no han sido dados de baja. Situación originada por la falta de políticas para el control, custodia y programación periódica de constataciones físicas, lo que ocasionó que no se cuente con un listado completo, actualizado y valorado en su totalidad. Carrera Administrativa; 12 Obligatoriedad de inventarios y Disposición Transitoria del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, e, inobservó lo que establecen las Normas de Control Interno Adquisición, Almacenamiento y distribución, Sistema de Registro, Identificación y Protección, Custodia y Constatación física de existencias y bienes de larga duración vigentes hasta el 13 de diciembre de 2009; Almacenamiento y distribución, Sistema de registro, Identificación y protección, Constatación física y bienes de larga duración ; y, Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto vigentes desde el 14 de diciembre de Falta de aseguramiento y control en el uso, mantenimiento de los vehículos de la institución No gestionó la matriculación y aseguramiento de los vehículos, realizó pagos por adquisición de repuestos sin contar con la solicitud de requerimiento de los usuarios y no llevó un control sobre la provisión del combustible, respecto a que los recibos otorgados por el consumo especifiquen el número o la placa del vehículo que fue abastecido, no requirió la emisión de políticas de control, uso y mantenimiento de los vehículos de la Institución, lo que originó que los egresos por mantenimiento, compra de repuestos y consumo de combustible, no estén respaldados con documentación pertinente y suficiente; y, no se conozca la periodicidad con que se efectuaron los trabajos de mantenimiento y si se justifican o no realizarlos. En tal virtud, contravino lo establecido en los artículos: 40 de la Ley Orgánica de la Carrera Administrativa; 8, 17 y 18 del Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades de los Vehículos del Sector Público; 94 y 95 del Reglamento General Sustitutivo de Bienes del Sector Público e inobservó lo que establecen las Normas de Control Interno Documentación de respaldo y su archivo, Mantenimiento de bienes de larga duración vigentes hasta el 13 de diciembre de 2009; Documentación de respaldo y su archivo ; y, Mantenimiento de bienes de larga duración vigentes desde el 14 de diciembre de Que por estos motivos, el 20 de septiembre de 2012 se predeterminó la responsabilidad administrativa culposa N DADSySS-0027 en contra de la señora Jesús María Vera Suarez, quien fue notificada en persona el 3 de octubre de 2012 dándole a conocer el fundamento de la responsabilidad administrativa y concediéndole el plazo improrrogable de treinta días, para que ejerza su derecho de defensa, de conformidad con lo dispuesto

6 en el artículo 56, letra a) del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. III. Que dentro del plazo legal la señora Jesús María Vera Suarez, da contestación a la responsabilidad administrativa predeterminada en su contra, mediante control de comunicaciones de la Contraloría General del Estado N de 30 de octubre de 2012; a través de la cual manifiesta que ha depositado la cantidad de la multa. En efecto, a fojas 8 del expediente administrativo consta el comprobante de depósito con referencia N de 24 de octubre del 2012 del Banco Nacional de Fomento, sucursal La Maná, por el valor de 876 USD correspondiente a la sanción administrativa, cantidad que ha sido depositada a la cuenta corriente de la Contraloría General del Estado. IV. Que analizados tanto el informe de examen especial como el memorando de antecedentes registrados en el archivo de la Dirección de Responsabilidades, con el número , al igual que la comunicación y pruebas remitidas se concluye: Que la administrada se allanó al motivo de la responsabilidad administrativa, al haber pagado el valor de la sanción pecuniaria establecida, con lo cual se ha extinguido la obligación en los términos del numeral 2 del artículo 1583 de la Codificación del Código Civil, por la solución o pago en efectivo. En razón de lo expuesto, en ejercicio de las facultades que le confiere la Ley, RESUELVE: i. DECLARAR, por el pago realizado, cumplida la sanción (multa) de 876 USD, que corresponde a tres salarios básicos unificados para el trabajador en general de 292 USD cada uno, predeterminada en contra de la señora Jesús María Vera Suarez, Tesorera del Cuerpo de Bomberos del cantón La Maná, provincia de Cotopaxi. II. SOLICITAR al señor Director de Patrocinio, Recaudación y Coactivas de la Contraloría General del Estado, disponga la devolución del valor de la multa por 876 USD a favor del Cuerpo de Bomberos conforme a lo que determina el artículo 51 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Notifíquese, Por el Contralor General del Estado: Directora de Responsabilidades