RESUMEN EJECUTIVO. Examen especial a las operaciones administrativas y financieras..

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1 RESUMEN EJECUTIVO EQUIPO AUDITOR Supervisor: Gonzalo Castro Alvear José Espinoza Quinteros Jefe de Equipo: Antonio Cobo Operativos: ENTIDAD: Carlos Revelo Vallejo Jeanneth Oña Sampedro Oliverio Heredia Tapia Ángel Cueva Correa Jairo Proaño Mayorga Escuela Politécnica Nacional TIPO DE EXAMEN Examen especial ALCANCE : Examen especial a las operaciones administrativas y financieras.. Período examinado: Desde: Hasta: TITULO COMENTARIO, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Cursos dictados por ACIERTE sin recaudación íntegra Debido a la falta de coordinación entre la Tesorera y los responsables de la administración de la Academia ACIERTE, no se recaudaron por exoneración de cursos dictados USD, ocasionando la disminución de los ingresos por autogestión y su capacidad operativa. Recomendaciones Al Decano de la Facultad de Ingeniería Eléctrica y Electrónica 1. Dispondrá al Jefe del Departamento de Electrónica, Telecomunicaciones y Redes de la Información, DETRI, que conjuntamente con el Coordinador de ACIERTE, previo a la planificación de diferentes eventos, se cuente con una base legal para las exoneraciones y se genere la documentación de soporte de este proceso.

2 A la Jefe del Departamento de Tesorería 2. Coordinará con el Jefe del Departamento de Electrónica, Telecomunicaciones y Redes de la Información DETRI y Coordinador de ACIERTE, para que previo a la recaudación, se solicite el detalle de estudiantes inscritos, información que permita cruzar con los depósitos realizados en la cuenta de la entidad y los pagos por los estudiantes inscritos. Viáticos pagados sin documentación de soporte Los servidores comisionados no presentaron la documentación de soporte, para el reconocimiento de viáticos y subsistencias, autorizaciones para el pago de los anticipos y las liquidaciones, lo que originó que desembolsos por ,50 USD, sin respaldos. Al Director Financiero 3. Dispondrá a las Jefes de los Departamentos de Contabilidad y Tesorería que previo el pago de viáticos, subsistencias, alimentación y transporte, se cuente con la respectiva autorización para la movilización y al final de la comisión se exija a los comisionados el informe de actividades cumplidas dentro de los cuatro días posteriores al cumplimiento de servicios institucionales y utilizarán los formularios emitidos para el efecto por el Ministerio de Relaciones Laborales. Pago de incentivos económicos El Director del Proyecto PIC presentó cinco informes similares, que no correspondieron a la planificación mensual de actividades de la Unidad de Gestión de Proyectos, lo que ocasionó pagos por USD, sin sustento legal. Al Director Financiero 4. Dispondrá a la Contadora de la Unidad de Gestión de Proyectos y Jefe del Departamento de Tesorería, validen los informes de actividades cumplidas por los Directores Responsables de los planes, para lo cual considerarán la planificación

3 constante en los convenios y proyectos suscritos entre las entidades requirentes de los servicios y las autoridades de la Escuela Politécnica Nacional. Pagos a profesores de la EPN para solventar obligaciones con profesores cubanos El Director Financiero autorizó la transferencia de 3.900,00 USD a las cuentas del banco privado del Decano y Docente de la Facultad de Ingeniería Mecánica, para que paguen los honorarios a los profesores cubanos, debido a que estos profesionales no han aperturado cuentas bancarias en el Sistema Financiero Nacional, lo que no facilitó el seguimiento y control posterior de los recursos financieros. Al Director Financiero 5. Dispondrá a las Jefes de los Departamentos de Contabilidad y Tesorería, que previo al pago y emisión de los Comprobantes Únicos de Registro para la cancelación de remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles a profesores extranjeros, se exija la apertura de cuentas corrientes o de ahorros individuales, en el Sistema Financiero nacional o internacional. Pago de servicio de alimentación sin sustento legal Con autorización de los miembros del Consejo Politécnico, se efectuaron pagos en efectivo con carácter retroactivo desde febrero a julio de 2012, por ,50 USD, por concepto de servicio de alimentación a los servidores que laboran en la EPN, sin considerar los informes emitidos por los Directores de Asesoría Jurídica y Financiero, quienes objetaron el pago, ni el criterio del Procurador General del Estado, quien en forma reiterada se pronunció en el sentido de que no se puede acreditar el valor de la alimentación en las cuentas bancarias de sus servidores, en razón de que la LOSEP y su reglamento de aplicación no prevén estos pagos, disminuyendo la disponibilidad económica de la entidad.

4 A los miembros del Consejo Politécnico 6. Dispondrán al Rector, en coordinación con los Directores Financiero y de Talento Humano que los pagos se respalden observando la normatividad vigente. Bienes de Larga Duración La falta de conciliación de los saldos generados, por la Jefe del Departamento de Contabilidad, el Director Financiero y el Jefe del Departamento de Control de Bienes, limitó la depuración de los mismos, ocasionando que la información no sea confiable y no permita conocer el patrimonio institucional. El Sistema de Contabilidad y Administración de Activos Fijos, SCAAF presentó errores en los reportes de depreciaciones y saldos de bienes, los que fueron ajustados en forma constante por el técnico Informático ocasionando inconsistencias en la información y dificultades para la conciliación de cuentas. 7. Dispondrá a los Directores Financiero y Administrativo, a la Contadora General, y al Jefe del Departamento de Control de Bienes, para que conjuntamente con los responsables de las diferentes unidades administrativas y descentralizadas del EPN planifiquen y ejecuten una constatación física integral de los bienes, a fin de que realicen la conciliación de los saldos contables con los físicos y depuración de los bienes, a fin de disponer de saldos reales, conocer el patrimonio institucional y cruzar los resultados con el Departamento de Control de Bienes. 8. Dispondrá a los Directores Financiero, Administrativo y al Jefe del Departamento de Control de Bienes, para que con el apoyo del Director de la Unidad de Gestión de la Información, implementen un sistema informático para la administración y control de bienes de larga duración que cubra con las necesidades de información institucional, que controle los bienes muebles e inmuebles y cumpla con la normatividad de contabilidad gubernamental emitida por el Ministerio de Finanzas.

5 Bienes Inmuebles Del inventario de inmuebles, cuatro propiedades se encuentran inscritas en el Registro de la Propiedad, dos terrenos adquiridos por la EPN se mantienen con contrato de compra-venta, por necesidad institucional, siete propiedades se encuentran sin utilización y tres no fueron considerados en el revalúo de bienes, además no se acataron las cláusulas de garantía y de plazo de pago de los contratos de arrendamiento sobre sus bienes inmuebles, por la falta de control los bienes institucionales por parte Rector, Director Financiero, Director Administrativo, Jefe de Tesorería y Jefe del Departamento de Control de Bienes, situación que no facilita su seguimiento en el uso y cumplimiento de las cláusulas contractuales. 9. Dispondrá a los Directores de Planificación, Administrativo, de Asesoría Jurídica y Financiero, a los Jefes Departamentales de Control de Bienes y de Servicios Generales, implementar controles para el uso de los bienes inmuebles para que cumplan con los fines institucionales. 10. Dispondrá a los Directores Financiero y de Asesoría Jurídica, conformen una comisión para la revisión y revalorización de los terrenos propiedad de la EPN a su finalización, dispondrá a la Jefe del Departamento Contabilidad realice los ajustes a las cuentas de Bienes Inmuebles correspondientes. 11. Dispondrá al Director Administrativo y a la Jefa de Tesorería revisen los contratos de arrendamiento, exijan la entrega de las garantías y remitan a la Jefa de Tesorería para su registro y custodia; además, verifiquen los plazos de vencimiento y soliciten la renovación o cambio oportuno, a fin que cumplan con las condiciones estipuladas en los mismos. 12. Dispondrá al Director de Asesoría Jurídica gestione ante los Municipios y Registradores de la Propiedad de los cantones en donde existan bienes inmuebles

6 propiedad de la EPN, a fin de que actualicen sus registros y se obtenga un certificado que convalide la propiedad de estos inmuebles, cuya copia será remitida al Departamento de Control de Bienes para su respectiva actualización de datos en el inventario, acompañada de la escritura pública de propiedad del inmueble. 13. Dispondrá al Director de Asesoría Jurídica impulse el trámite de las promesas de compra-venta de los terrenos adquiridos en Cotopaxi y Tungurahua, hasta que se obtengan las autorizaciones de desmembramiento y se pueda suscribir la escritura pública definitiva, la cual, una vez obtenida, será remitida en copia al Director Financiero y al Jefe del Departamentos de Control de Bienes para su registro. Control de Bienes de Larga Duración - La falta de un adecuado control de los documentos que respaldan el archivo de las actividades ejecutadas en el Departamento de Control de Bienes, no permitió la ubicación y revisión de los mismos; así como, el cumplimiento de los cronogramas de constatación física y sus documentos de respaldo, lo impidió el control posterior. - El Sistema de Control de Activos Fijos, SCAAF, utilizado para el control de los bienes y de las existencias para consumo corriente, no cubre todas las necesidades requeridas para este propósito, tiene limitaciones en los reportes emitidos, ocasionando errores e inconsistencias al generar la información. - El espacio físico destinado a la salvaguarda de los bienes institucionales es inadecuado e insuficiente, lo que ocasionó que se mantengan a la intemperie y sujetos al deterioro y obsolescencia. - Bienes donados por el INECEL en los años 2000 y 2003, se encuentran embodegados, sin ser utilizados ni registrados por la falta de entrega formal de su custodio, subvalorando el saldo de la cuenta Bienes de Larga Duración. - En el inventario se revelan bienes muebles sin describir las características específicas completas, otros fueron registrados en conjunto como un solo equipo a pesar de ser individuales pero no independientes, lo que dificultó su identificación, ubicación y control.

7 14. Dispondrá a los Directores de Talento Humano y Administrativo para que provean los recursos humanos y materiales necesarios para la implementación de un sistema de control administrativo de la información generada en el Departamento de Control de Bienes. 15. Dispondrá al Director Administrativo para que se dote de espacios físicos suficientes y adecuados para la implementación de las bodegas lo que permitirá salvaguardar los bienes que se encuentren sin uso. 16. Dispondrá a los Directores de Asesoría Jurídica, Financiero y Administrativo para que realicen la apertura de las bodegas y la conformación de una comisión de técnicos especializados en electricidad y electrónica, a fin de que emitan su criterio técnico respecto a la identificación, constatación, utilidad y cruce de los bienes donados por el INECEL con sus respectivas actas, señalando el estado y uso; el inventario será remitido a los Departamentos de Contabilidad y Control de Bienes para el registro y control respectivo. De aquellos bienes que no prestan utilidad alguna a la Institución, el Director Administrativo iniciará el proceso de venta, donación o baja por deterioro u obsolescencia y comunicará a los Departamentos de Contabilidad y Control de Bienes para realizar los registros pertinentes. 17. Dispondrá al Director Administrativo y al Jefe del Departamento de Control de Bienes diseñen y efectúen procedimientos de control, a fin de que la documentación y demás información que se genere en el Departamento de Control de Bienes se mantenga organizada, de tal manera que sea de fácil manejo y resguardo para todos los servidores generadores y usuarios de dicha información. El registro de los bienes incluirá todas las características técnicas y físicas que permitan su identificación, inclusive de aquellos equipos conformados por partes o piezas individuales, lo que permitirá mantener un control y ubicación de los mismos.

8 Proceso de chatarrización La máquina extrusora que el Servicio de Rentas Internas entregó en donación a la EPN se mantuvo sin uso y sin registro contable por cuatro años, por falta de comunicación entre el Jefe del Departamento de Control de Bienes y el custodio, ocasionando que el proceso de baja y transformación de chatarra no se efectúe. 18. Dispondrá al Coordinador de la Junta de Remates continúe con el proceso de transformación de chatarra de la máquina extrusora de polietileno aplicando los procesos y procedimientos del MIPRO, comunicará al Director Financiero para el registro contable e informará al Director Administrativo para la baja respectiva. Bienes perdidos Bienes muebles se extraviaron de la entidad presentando las correspondientes denuncias, con sentencia de los jueces de garantías penales se desestimaron las causas por falta de elementos suficientes para formular cargos y otros bienes fueron restituidos por los custodios, sin proceder al registro contable, ocasionado que el saldo de la cuenta bienes de larga duración no sea real y oportuno. Bienes por ,88 USD a costo histórico se extraviaron de la entidad presentando las correspondientes denuncias, las cuales se encuentran en la etapa de indagación previa y sin resolución. La falta de un adecuado control y registro de los bienes siniestrados y restituidos por sus custodios, ocasionaron que los saldos contables y de inventarios no se encuentren conciliados. 19. Dispondrá al Director de Asesoría Jurídica que realice el seguimiento de las causas legales relacionada con la pérdida de los bienes hasta la conclusión del proceso.

9 Al Director Financiero 20. Dispondrá al Contador que conjuntamente con el Jefe del Departamento de Control de Bienes depuren de los registros contables e inventarios de Bienes de Larga Duración, considerando los siniestrados y restituidos, procedimiento que permitirá generar información real y oportuna. Proceso de donación de bienes - Se entregaron en donación bienes muebles de la EPN a la Fundación Ecuador para el Mundo, FEPEM, sin que se evidencie que se haya comunicado a otras entidades sin fines de lucro para que sean beneficiarias, lo que no permitió transparentar el proceso. - Se omitió el registro contable de los bienes dados de baja, por cuanto el Jefe del Departamento de Control de Bienes no remitió las actas de baja al Departamento de Contabilidad, lo que ocasionó la sobrevaloración del saldo de la cuenta Bienes de Larga Duración por ,13 USD. 21. Dispondrá al Director Administrativo que establezca disposiciones y procedimientos administrativos que permitan una adecuada y equitativa entrega de los bienes obsoletos a favor de instituciones sin fines de lucro, cumpliendo la normativa vigente. 22. Dispondrá al Director Financiero y Jefe del Departamento de Contabilidad procedan al registro contable y administrativo después de producido la venta, remate, donación y/o baja de bienes a base de las actas correspondientes. Control de Vehículos No se estableció el procedimiento administrativo ni determinó el responsable para el trámite de matriculación vehicular, tampoco se reglamentó el uso del servicio de la Metalmecánica para el mantenimiento del parque automotor institucional, limitándose a

10 direccionar el control general de los vehículos en el Departamento de Servicios Generales. El Departamento de Servicios Generales no tiene un servidor asignado para el control de la unidad de Seguridad y Transporte, desde el 9 de febrero de 2011, en que renunció el anterior responsable; el servidor reemplazante, cumple las actividades sin ser posesionado pese que participó y ganó el concurso interno y siguió percibiendo la misma remuneración anterior. : 23. Dispondrá al Director Administrativo que conjuntamente con el Director de Asesoría Jurídica y el Jefe del Departamento de Servicios Generales reformen el Instructivo para el Manejo y Administración de los Activos Fijos y de Uso de los Vehículos incluyendo lo relacionado con el proceso y procedimientos a seguir sobre la matriculación vehicular, señalando un responsable, la normativa vigente, plazos; así como, el uso del servicio que brinda la unidad de Metalmecánica para el mantenimiento del parque automotor de la EPN, documento que será puesto en su conocimiento para la aprobación, previa su implementación. 24. Dispondrá al Director de Talento Humano para que conjuntamente con el Director Administrativo designen un servidor responsable con las funciones de seguridad y transporte y posesionen oficialmente en este cargo. RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES No consta en el informe seguimiento de recomendaciones