FORMATO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA. * * Radicado No.: Fecha:

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1 Página 1 de 16 M E M O R A N D O Bogotá, D.C., * * Radicado No.: Fecha: PARA: Dra. LYDIA EDITH RIVAS NIÑO Directora General (E) Dra. ANA SOCORRO GIRAL JUNCA Subdirectora Administrativa y Financiera Dr. FELIX OSCAR MURCIA ORDOÑEZ Coordinador Grupo Talento Humano DE: ASUNTO: CONTROL INTERNO Informe de Auditoría al proceso de Talento Humano Respetados Doctores: En cumplimiento del Plan de Actividades de Control Interno, de manera atenta remito el informe del asunto, para su conocimiento y fines pertinentes. Adicionalmente, es preciso que se elabore el correspondiente Plan de Mejoramiento, el cual debe ser remitido dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo del presente informe. Cordial saludo, SANDRA MILENA NEIRA SÁNCHEZ Asesora Control Interno Anexo: Lo anunciado en dieciséis (16) folios.

2 Informe de Auditoria Interna Página 2 de 16 NOMBRE DEL PROCESO O AREA RESPONSABLE (S) EQUIPO AUDITOR FECHA DE AUDITORIA 31 de julio de 2014 Gestión de Talento Humano Dra. ANA SOCORRO GIRAL JUNCA Subdirectora Administrativa y Financiera Dr. Félix Oscar Murcia Ordóñez Coordinador Grupo Talento Humano SANDRA MILENA NEIRA, Asesora Control Interno JAIRO QUINTERO CAICEDO Profesional Grupo Control Interno OBJETIVO DE LA AUDITORIA Establecer, verificar y realizar seguimiento a los procedimientos de Talento Humano teniendo en cuenta la eficacia, eficiencia, efectividad, conveniencia y adecuación del Proceso de Gestión del Talento Humano, así como el cumplimiento de los requisitos del Modelo Estándar de Control Interno, Decreto 943 de 2014, la Ley 909 de 2004 y demás normas complementarias. ALCANCE DE LA AUDITORIA Se verifica el cumplimiento de las normas, objetivos, metas, ejecución del POA, gestión del recurso humano en capacitación, bienestar e incentivos, indicadores de gestión y la actualización de mapas de riesgo, informes externos y acuerdos de gestión. El periodo a auditar corresponde a la vigencia 2013 y lo corrido del año 2014 a junio 30. CRITERIOS UTILIZADOS Revisión de los soportes documentales y digitales que reposan en el Grupo de Talento Humano confrontados con el cumplimiento de la norma. Así como la verificaron a la ejecución de los procedimientos definidos; cumplimiento del Plan de Capacitación, Bienestar, salud ocupacional, comisión de personal y reportes a entidades u órganos que lo exigen y demás documentación del proceso. Nombre del Documento PIC, Plan de Bienestar y actos administrativos relacionados con el talento humano, Hojas de vida, Mapa de Riesgos, Informes presentados DOCUMENTOS, ARCHIVOS REVISADOS Actividad Revisión y verificación de la documentación, frente al cumplimiento de la norma

3 FORTALEZAS Página 3 de 16 El Grupo de Talento Humano, cuenta con servidores idóneos y comprometidos con la entidad. Se cuenta con información de funcionarios y contratistas actualizada en la aplicativo SIGEP. El archivo de hojas de vida se encuentra actualizado y debidamente foliado. DEBILIDADES El proceso de gestión humana presenta debilidad en la construcción y aplicación de instrumentos definidos formalmente en las Guías definidas por el DAFP y demás normas aplicables para el desarrollo de su función. HALLAZGOS 1. Plan Estratégico de Recursos Humanos: Según el artículo 15 de la Ley 909 de 2004, corresponde a las unidades de personal elaborar un Plan Estratégico de Recursos Humanos. A la fecha se evidenció que no se cuenta con esta herramienta. De acuerdo con la Carta Iberoamericana de la Función Pública, adoptada por Colombia en el 2003, se entiende por estrategia de Recursos Humanos el conjunto de prioridades o finalidades básicas que orientan las políticas y prácticas de gestión de Recursos Humanos, para ponerlas al servicio de la estrategia organizativa. Cabe anotar, que la Planificación de Recursos Humanos, permite realizar el estudio de las necesidades cuantitativas y cualitativas de recursos humanos y facilita la coherencia estratégica de las políticas y prácticas organizacionales con las prioridades de la organización. En consecuencia, es indispensable que se elabore dicho plan, como quiera que es uno de los instrumentos más importantes en la administración y gerencia del talento humano; que permite alinear la planeación estratégica del recurso humano con la planeación institucional y en donde se recopila y estudia la información estratégica básica del entorno y de la propia organización; teniendo en cuenta CAMBIOS DEL ENTORNO (tecnológicos, diversidad de la fuerza de trabajo (manejo de heterogeneidad, cambios políticos, económicos y sociales, globalización); CAMBIOS ORGANIZACIONALES (flexibilidad, competencia, restructuración, dirección de personal, variedad estructural, manejo de colectividades sindicatos, Implementación tecnológica, cultura organizacional); y CAMBIOS INDIVIDUALES (ética, Productividad, empoderamiento, exigencia constante, adecuación permanente). De otro lado, de acuerdo con lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno es preciso definir políticas de operación para los procesos organizacionales, que en el caso del talento Humano resultan vitales para la entidad y no se observan dentro de la

4 documentación objeto de evaluación. FORMATO INFORME DE AUDITORÍA Página 4 de Plan anual de Vacantes: Las unidades de personal o quienes hagan sus veces de los organismos o entidades a las cuales se les aplica la Ley 909 de 2004, deberán elaborar y actualizar anualmente planes de previsión de recursos humanos y remitirlo al Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP. Al respecto, se verificó que el grupo de talento humano elaboró y remitió al Departamento Administrativo de la Función Pública, el plan de vacantes estructurado para la vigencia 2014, el cual está ajustado al formato establecido por el DAFP y cuya remisión se realizó el 14 de mayo de Revisado el contenido del plan anual en referencia se observa que todas las vacantes definitivas con que cuenta la entidad, están pendientes de ser ofertadas en la OPEC, sujetas a disponibilidad presupuestal. Comparado el plan de vacantes de la vigencia 2014, frente al de la vigencia 2013, se evidencia que en esta última se incluyeron como vacantes los cargos de secretario ejecutivo código 4210 grado 22 y el de auxiliar administrativo código 4044 grado 19. Como quiera que se trata de vacantes definitivas, mientras no sean provistas, siempre deben ser reportadas. En consecuencia, es preciso revisar dicha situación y de ser necesario informar al DAFP si se produjo un error en el reporte efectuado. Finalmente, el documento LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE VACANTES elaborado por el DAFP, recomienda a cada una de las entidades públicas diligenciar los formatos 3-1 (Análisis de la planta de personal), 3-2 (Necesidades de personal), 3-3 (Plan de previsión recursos humanos) y 4-1 (Plan anual de vacantes), de acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 909 de Solicitados estos formatos, el grupo de talento humano sólo suministró los formatos 3-1 y Plan Institucional de Capacitación: Se evidencia que la entidad cuenta para la vigencia 2014, con un documento denominado PLAN DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO AÑO 2013 CAPACITACIÓN POR COMPETENCIAS, el cual contiene un cuadro con la siguiente estructura: Proyecto o funciones con requerimientos por dependencias, competencia, actividades y contenido, meta, productos por semestre, fecha probable de inicio, costo estimado y responsable. Se relacionan seis (6) actividades a desarrollar durante el presente año a saber:

5 ACTIVIDAD FECHA PROBABLE DE INICIO Página 5 de 16 ASISTENTES OBSERVACIÓN Seminario taller. Bases de un sistema de planeación y construcción del Plan de Acción Office Estándar y Excel Especializado No se realizó Diplomado en Administración de redes No se realizó Diplomado en Normas Internacionales de Contabilidad e Información Financiera NIIF IFRS No se realizó Seminario Taller. Redacción Profesional y presentación de informes No se realizó Curso en Contratación Estatal Como actividad adicional, se autorizó la asistencia de 2 funcionarios en el Congreso FIAP- Asofondos. Revisados los soportes de las referidas capacitaciones se observa que están previstas únicamente para el primer semestre del año, con lo cual el segundo semestre se encuentra desprovisto de capacitación. Por lo tanto, es necesario revisar dicha planeación con el fin de incluir programación para este último semestre. Adicionalmente, de seis (6) actividades previstas durante este primer semestre sólo se realizaron 2 de las programadas. De otro lado, se evidencia que estas capacitaciones se han impartido a todos los servidores de la entidad, incluyendo funcionarios de carrera administrativa, provisionales, de libre nombramiento y remoción y contratistas. Al respecto, es necesario precisar que el parágrafo 1 del artículo 70 del Decreto 1227 de 2005, modificado por el artículo 1 del Decreto 4661 de 2005 dispone: Los programas de educación no formal y de educación formal básica primaria, secundaria y media, o de educación superior, estarán dirigidos únicamente a los empleados públicos. Lo anterior, complementado por el parágrafo del artículo 73 del Decreto 1227 de 2005: Parágrafo. Los empleados vinculados con nombramiento provisional y los temporales, dado el carácter transitorio de su relación laboral, no podrán participar de programas de educación formal o no formal ofrecidos por la entidad, teniendo únicamente derecho a recibir inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo. Igualmente, el concepto de 2008, expedido por el DAFP, aclara que se puede impartir capacitación sobre la implementación del MECI y la norma NTCGP a todos los empleados de la entidad. En consecuencia, es imperativo que la entidad de estricto cumplimiento a esta normatividad, como quiera que las capacitaciones, salvo esas 2 excepciones mencionadas (MECI y NTCGP), sólo pueden ser impartidas a funcionarios de carrera administrativa y libre nombramiento y remoción.

6 Página 6 de 16 De otra parte, el artículo 3º del Decreto Ley 1567 de 1998 define el plan institucional de capacitación como uno de los componentes del Sistema Nacional de Capacitación, a saber: (..) c) Planes institucionales. Con el propósito de organizar la capacitación internamente, cada entidad formulará con una periodicidad mínima de un año su plan institucional de capacitación. Este deberá tener concordancia con los parámetros impartidos por el Gobierno Nacional a través del Plan Nacional de Formación y Capacitación, con los principios establecidos en el presente decreto ley y con la planeación institucional. Para ello las entidades podrán solicitar asesoría de la Escuela Superior de Administración Pública y del Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad ésta que podrá revisar los planes, hacerles las observaciones que considere pertinentes y ordenar los ajustes que juzgue necesarios, los cuales serán de forzosa aplicación. La Comisión de Personal participará en la elaboración del plan y vigilará su ejecución. Sobre este aspecto, es preciso denotar que como se mencionó al comienzo de este punto 3, el documento con que cuenta la entidad es sólo uno de los elementos que debe contener el plan de capacitación, como lo explica más en detalle la Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación PIC y no se observa que guarde relación con lo dispuesto en el Plan Nacional de Capacitación Tercera edición 2012, aprobado mediante Decreto 4665 de noviembre de Programas de Inducción y reinducción. Esta temática forma parte del Plan Institucional de Capacitación, el cual se encuentra desarrollado en el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos para el Desarrollo de Competencias. El artículo 64 de la Ley 190 de 1995 establece que todas las entidades públicas tendrán, además del programa de inducción para el personal que ingrese a la entidad, uno de actualización cada dos años, al igual que lo dispone el artículo 7 del Decreto Ley 1567 de 1998 que crea el Sistema Nacional de Capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado, sobre estos programas define: ARTICULO 7o. PROGRAMAS DE INDUCCION Y REINDUCCION. Los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de inducción y de reinducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y a suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo. Tendrán las siguientes características particulares ( ) (La negrilla es nuestra) Sobre este aspecto, en primer lugar es necesario anotar que dentro del PLAN DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO AÑO 2013 CAPACITACIÓN POR COMPETENCIAS, no se observa programación relacionada con la inducción y reinducción, de acuerdo con lo dispuesto en la precedente norma relacionada. Por otra parte, se identificó que la entidad cuenta con un documento denominado programa de inducción y reinducción y un MANUAL DE INDUCCION Y REINDUCCION. Este

7 Página 7 de 16 último relaciona entre otros temas, la Misión, Visión, Código de Ética, Código de Bueno Gobierno, Compromisos de Gestión, Indicadores de Buen Gobierno, Sistema de Gestión de Calidad, Reseña histórica, Marco Legal, Organigrama, Funciones de Fonprecon por área, Órganos de Asesoría y Coordinación, Sistema de Control Interno. Al respecto, es preciso anotar que dicho Manual es una buena herramienta para la ilustración y conocimiento de la organización, puesto que contempla los diferentes elementos que forman parte de la entidad, su organización y las líneas base de gestión; sin embargo se encuentra desactualizado, y se requiere urgente revisión, como quiera que no se está brindando información adecuada al nuevo servidor. Es necesario, actualizar las normas sobre estatutos del Fondo, actualizar el organigrama, incluyendo todos los grupos que actualmente tiene el Fondo, efectuar las correcciones en relación con los Comités de Control Interno, Institucional de Desarrollo Administrativo y de Archivo y el riesgo SARU. Como observación general, se aprecia que la herramienta básica de los programas de inducción y reinducción es el Manual entregado a los nuevos servidores, pero es necesario que se ofrezca una capacitación que brinde conocimiento detallado de la organización y su entorno ya que este es el objetivo básico de una inducción. (Ver Guía de Inducción y reinducción del DAFP) En cuanto a la reinducción, se evidencia que la entidad realizó una Jornada de Inducción y Reinducción Principios y Valores Corporativos, el 13 de noviembre de Sin embargo, es pertinente precisar que este tema es sólo uno de los elementos a tener en cuenta en un programa de reinducción, de acuerdo con la Guía definida por el DAFP para tal fin, en la que se dispone que es necesario brindar información sobre las funciones de cada una de las dependencias, competencias, responsabilidades, actualizaciones, e.t.c. En consecuencia, es forzoso concluir que no se ha realizado un programa de reinducción en los 2 últimos años, tal como lo exige la normatividad y los contenidos definidos para dicho programa con que cuenta la entidad. Finalmente, de acuerdo al MECI se define que el encargado de Talento Humano debe asegurar que en los ejercicios de inducción y reinducción se socialice el documento que contiene los principios y valores de la Entidad, de tal manera que éste sea conocido por todos los funcionarios, y que éstos lo entiendan y apliquen de manera correcta. Al revisar este aspecto dentro del Manual, se observa que se mencionan dichos valores, pero en relación con el código de ética, no hay información concreta sobre la actual Resolución 0644 de 2005 del Fondo en relación con este tema. Igualmente, revisado el contenido del Código de Conducta Ética del Fondo, se observa que en el Manual de Inducción no se incluye como principio corporativo la Transparencia, adoptado por dicha Resolución. En relación con el Decálogo de valores que se menciona en el Manual de Inducción, no se incluye el valor de la Tolerancia, adoptado en la mencionada Resolución, y por el contrario se adiciona la Autoestima que no está reconocida dentro del acto administrativo. Adicionalmente, el Código contempla y relaciona la estructura y funciones, anteriores al Decreto 3992 de 2008 actualmente vigente y está enfocado a dar cumplimiento a la Circular 088 de 2000 de la

8 Página 8 de 16 Superintendencia Financiera, en relación con los riesgos de conductas de los servidores del área financiera. Lo anterior, no conduce a concluir que es necesario, realizar un ejercicio revisión participativa de dichos principios y valores y por supuesto una consecuente actualización del dicho Código y permanente socialización. 5. Plan de Incentivos - bienestar: Revisado este aspecto se evidencia que mediante Resolución 081 de febrero 14 de 2014, se adoptó el plan anual de incentivos para los servidores del Fondo, durante la vigencia 2014, tomando como procedimiento el dispuesto en la Resolución 0678 de 2011, que reglamentó el sistema de estímulos en la entidad y creo el Comité de Estímulos. Igualmente, se cuenta con un documento denominado PLAN DE DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO AÑO 2014 BIENESTAR SOCIAL, que contiene la relación de actividades previstas, así: FECHA ACTIVIDAD ASISTENTES OBSERVACIÓN ACTIVIDAD Brigada de salud: 28 6 funcionarios de carrera administrativa, 4 provisionales, Emermedica y Coovitel 1 de libre nombramiento y remoción y 17 contratistas Ceremonia de exaltación a Ya se realizó la ceremonia los mejores servidores Jornada Deportiva A la fecha no se ha realizado Medición y Diagnostico A la fecha no se ha realizado Clima Laboral Celebración Día de los No aplica Niños Reunión Institucional Fin No aplica de Año. Realizada la verificación respectiva, se observa que en lo corrido del año, se desarrollaron las 2 primeras actividades. De acuerdo con el artículo 70 del Decreto 1227 de 2005, las entidades públicas podrán ofrecer sus empleados y a sus familias, programas deportivos, recreativos, vacacionales, artísticos, culturales, de promoción y prevención de la salud, capacitación informal en artes y artesanías u otras modalidades que conlleven la recreación y el bienestar del empleado y que a mejorar su calidad de vida. Sobre este aspecto, revisadas las actividades programadas para esta vigencia, es urgente fortalecer la programación de actividades adicionales que mejoren la calidad de vida del funcionario. Otro aspecto a evaluar dentro del sistema de estímulos es la elección del mejor funcionario de carrera administrativa por niveles y el de libre nombramiento y remoción. El proceso durante esta vigencia ya se desarrolló, de acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 0081 de 2014, sin embargo, es necesario al revisar el artículo 80 del Decreto 1227 de 2005, que exige: Artículo 80. Los empleados deberán reunir los siguientes requisitos para participar de

9 los incentivos institucionales: FORMATO INFORME DE AUDITORÍA Página 9 de Acreditar tiempo de servicios continuo en la respectiva entidad no inferior a un (1) año No haber sido sancionados disciplinariamente en el año inmediatamente anterior a la fecha de postulación o durante el proceso de selección Acreditar nivel de excelencia en la evaluación del desempeño en firme, correspondiente al año inmediatamente anterior a la fecha de postulación. Verificado el proceso adelantado en mayo de este año, según la Resolución 0081 de 2014 y 0678 de 2011, vigentes para seleccionar los mejores funcionarios de carrera administrativa y de libre nombramiento, se observa que no se determinó una lista de los funcionarios a ser elegidos, que cumplían con el nivel de excelencia adecuado (es decir sobresaliente) y los demás requisitos dispuestos en la norma. Es así, como se realizó convocatoria para todos los empleados, sin determinar cuáles eran los candidatos seleccionados y aptos para ser elegidos, tal como lo dispone el numeral 2 del artículo 6 de la mencionada Resolución. De otra parte, se observa que luego de concluido el mencionado proceso, la entidad no seleccionó mejor funcionario del nivel profesional, tal como lo exige la norma. Igualmente, se evidencia que en la citada Resolución se creó el Comité de Estímulos, del cual no se obtuvo evidencia de funcionamiento, ni actas que soporten su gestión. De otro lado, el artículo 75 del Decreto 1227 de 2005 establece que: De conformidad con el artículo 24 del Decreto-ley 1567 de 1998 y con el fin de mantener niveles adecuados de calidad de vida laboral, las entidades deberán efectuar los siguientes programas: Medir el clima laboral, por lo menos cada dos años y definir, ejecutar y evaluar estrategias de intervención Evaluar la adaptación al cambio organizacional y adelantar acciones de preparación frente al cambio y de desvinculación laboral asistida o readaptación laboral cuando se den procesos de reforma organizacional Preparar a los prepensionados para el retiro del servicio Identificar la cultura organizacional y definir los procesos para la consolidación de la cultura deseada Fortalecer el trabajo en equipo Adelantar programas de incentivos. Parágrafo. El Departamento Administrativo de la Función Pública desarrollará metodologías que faciliten la formulación de programas de bienestar social para los empleados y asesorará en su implantación. Sobre el cumplimiento de este artículo, en los últimos 2 años no se evidencia acción alguna sobre la medición del clima laboral, se encontró un documento Diagnóstico de riesgo Psicosocial, elaborado por la ARP Positiva en diciembre de 2011, que recomendó a la Administración entre otros aspectos: Efectuar análisis de puestos de trabajo tipo, con el fin

10 Página 10 de 16 de establecer las condiciones específicas que general el factor de riesgo, para aclarar o disminuir la percepción de sobrecarga laboral el exceso de trabajo percibido por los funcionarios. En todos los cargos se sugiere fortalecer la práctica de hábitos saludables, mayor consumo de agua diario, ejercicios de respiración, espacios para alimentación adecuados, pausas activas, hábitos de sueño adecuados, encuentros para desarrollar actividades de relajación, lectura, cine u otras actividades que generen espacios de tranquilidad y fortalezcan relaciones a nivel intralaboral Aspectos frente a los cuales no se observa gestión. Igualmente, dentro de la planeación de bienestar no se observan actividades en relación con los funcionarios ad portas de ser pensionados. En relación con el Comité Paritario de Salud Ocupacional, es preciso anotar que no se evidencia programa de salud ocupacional en la entidad, hoy denominado, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, exigencia del artículo 1º de la Resolución 1016 de 1989, expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y dicho programa debe evaluarse cada seis (6) meses. Igualmente, se observa que se ha reunido el Comité en 2 ocasiones, de las cuales reposan sendas actas del 22 de octubre y 4 de diciembre de 2013, cuando la exigencia del artículo 7 de la Resolución 2013 de 1986 del mismo Ministerio dispone que sea una reunión mensual. 6. Comisión de Personal: En cumplimiento del Decreto 1228 de 2005, se observa que la entidad mediante Resolución 040 de 2013, efectuó el procedimiento para la conformación de la Comisión de Personal vigencia Para el efecto se elaboró cronograma para la elección de sus integrantes, que no fue incluida dentro de la convocatoria sino en documento independiente y según los artículos 5.6 y 5.7 del mencionado Decreto debe señalarse claramente dentro de la convocatoria, el lugar, día y hora en que se abrirá y se cerrará la votación y en que se efectuará el escrutinio general. Igualmente se observa que el artículo 4 del referido Decreto establece que se convocará a elecciones con una antelación no inferior a treinta (30) días hábiles al vencimiento del respectivo periodo. La convocatoria se efectuó el 1º de febrero de 2013 y sólo estuvo dispuesta por diez (10) días hábiles y el periodo comenzaba en febrero de En consecuencia, el término dispuesto en la norma no se cumplió. Se observó que no se presentó ningún candidato en la primera convocatoria efectuada, ni acto mediante el cual se prorrogue el término de la convocatoria para la nueva inscripción de los candidatos, modificando la Resolución 0040 de 2013 o expidiendo una nueva. Ante esta situación, de no inscripción de candidatos, dispone el artículo 7 del Decreto 1228 de 2005 que debe prorrogarse nuevamente la convocatoria por un lapso igual al establecido, es decir otros treinta (30) días hábiles y adicionalmente, prevé el artículo 20 del mismo Decreto, que se debe aperturar el proceso a los funcionarios en provisionalidad, con el fin de que puedan participar tanto como aspirantes a ser elegidos, como a ejercer su derecho al votar.

11 Página 11 de 16 Revisado el proceso efectuado en la entidad para el efecto, se evidencian comunicaciones de los funcionarios Neyla Caro y Jesús Alfonso Ramírez del 19 de febrero de 2013, solicitando ser reelegidos. Se observa que el artículo 16 del mencionado Decreto es perentorio en establecer que los representantes de los empleados y sus suplentes no podrán ser reelegidos para el periodo siguiente. Sobre este punto el Grupo de Talento Humano allegó concepto de la Comisión Nacional del Servicio Civil que expone que sí es posible su reelección, siempre y cuando se agote el procedimiento establecido en la norma. Sobre este punto considera este grupo que es necesario solicitar concepto al DAFP, como quiera que la Comisión Nacional, no tiene dentro de sus funciones establecidas en los artículos 12 y 13 de la Ley 909 de 2004, competencia para estos asuntos y proceder de conformidad, y si es del caso realizar un nuevo proceso Finalmente, mediante Resolución 120 de marzo 15 de 2013, se conforma la comisión de personal del Fondo, para el periodo 14 de marzo del 2013 al 15 de marzo de Se evidenció que la Comisión se ha reunido en tres (3) ocasiones, (3 y 24 de abril y 3 de mayo de 2014) y reposan actas debidamente firmadas. Establece el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 que la Comisión deberá reunirse una (1) vez al mes, lo cual no se evidencia en los soportes allegados para esta auditoría. Igualmente, no se evidencia el informe trimestral que debe allegarse por parte de la Comisión de personal a la Comisión Nacional del Servicio Civil, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 16 de la misma Ley. Tampoco se observó el cumplimiento de las funciones establecidas en la norma, como su participación en la elaboración del plan de capacitación, bienestar e incentivos en la entidad y su seguimiento, ni la medición del clima organizacional, ni su seguimiento en relación con los procesos de selección y que los cargos se provean en orden de prioridad. Se evidencia la existencia de la Resolución 0555 de 2011, expedida por el Director General, el Presidente y Secretario de la Comisión de personal, por medio de la cual se establece el reglamento interno para el funcionamiento de la Comisión de Personal del Fondo y del reglamento interno aprobado en sesión del 3 de mayo de 2013 por los miembros de la Comisión. Se sugiere que la primera sea derogada, como quiera que dicho reglamento debe ser expedido por dicha Comisión, como efectivamente ya se realizó. 7. Mapas de Riesgo: Se observa que el grupo de talento humano, realizó actualización de sus riesgos, eliminando uno de su anterior versión. Se excluyó el riesgo Errores Datos, estimaciones o interpretaciones equivocadas o incompletas. El nuevo formato presenta como elementos tenidos en cuenta para la administración del riesgo, su identificación, análisis, evaluación, políticas de administración, plan de tratamiento, indicador y plan de contingencia.

12 Página 12 de 16 Referente al elemento plan de tratamiento, este se encuentra sin diligenciamiento para los cuatro (4) riesgos identificados. En relación a la valoración de los controles para la probabilidad e impacto, las escalas definidas en la matriz de riesgos no coinciden con lo relacionado en la hoja EVALUACION CTRLES (sic), ni con los controles identificados, ni los valores asignados. Adicionalmente en lo que respecta a la gestión de riesgos, en los informes de gestión sobre los Sistemas SARO y SARLAFT, producidos por el Grupo de Control Interno de fecha abril 30 de 2014, se hace recomendación sobre la necesidad urgente de tomar acciones correctivas para solucionar el riesgo acaecido con el aplicativo que liquida la retención en la fuente. Al respecto se identificó que el grupo de talento humano ha notificado las inconsistencias presentadas en varias oportunidades, tanto en el formato definido en SARO para estos eventos, como por notificación electrónica a la Subdirección Administrativa y Financiera como a la Oficina Asesora de Planeación, sin que a la fecha se ha presentado solución para la adquisición del aplicativo respectivo que permita liquidar la nómina sin ningún riesgo. 8. Reportes a organismos externos: En desarrollo de la presente auditoría se realizó seguimiento a los informes presentados por el grupo de Talento Humano, verificando que han sido reportados en forma oportuna los siguientes: - Informe semestral a la Comisión nacional del Servicio Civil el 9 de junio de 2014, Empleos, Servidores y Contratistas - Informe a la Contraloría por el aplicativo SIRECI, transmitido el 18 de febrero de 2014, Costos y Gastos - Informe al DAFP, sobre el plan anual de vacantes, cargado en el aplicativo SIGEP y enviado al correo planvacantes@dafp.gov.co el día XXXXX Es importante resaltar que la entidad fue exaltada por el DAFP, como modelo en la implementación del SIGEP, por ser la primera Institución a nivel nacional que actualizó los módulos de Hojas de Vida y Bienes y Rentas y se invitó al grupo de Talento Humano a dictar una charla a las demás entidades del Estado, en la cual se indicaron los trámites que adelantó la Entidad para alcanzar dicha meta. Para el presente año, el DAFP, ha otorgado plazo hasta el 15 de agosto de 2014 para que el Sector Salud, realice la actualización de toda la información contenida en el SIGEP, por lo que se sugiere realizar las adecuaciones respectivas. 9. Acuerdos de Gestión: En desarrollo de la función de evaluación asignada a Control Interno, según los artículos 50 de la Ley 909 de 2004, 102 del Decreto 1227 de 2005, se verificaron los siguientes Acuerdos en la entidad:

13 NÚMERO 1 2 CARGO Subdirector Administrativo y Financiero Subdirectora de Prestaciones Económicas FECHA POSESISON Sept. 16 de 2013 FECHA DE CONCERTACIÓN (Acuerdo de Gestión) EVALUACION CUALITATIVA Página 13 de 16 EVALUACION CUANTITATIVA (Porcentaje de Cumplimiento) Sept. 16 de 2013 SATISFACTORIA 80 a 100 % o rango de la escala Nov. 28 de 2008 Dic. 30 de SATISFACTORIA 80 a 100 % o rango de la escala Se observa que de acuerdo con el artículo 105 del Decreto 1227 de 2005, dispone que Las Oficinas de Planeación deberán prestar el apoyo requerido en el proceso de concertación de los Acuerdos, suministrando la información definida en los respectivos planes operativos o de gestión anual de la entidad y los correspondientes objetivos o propósitos de cada dependencia. Sobre este aspecto de los planes operativos, se destaca que para está vigencia se cuenta con dichos instrumentos desde el mes de mayo, pero sería interesante que estén disponibles al inicio de cada vigencia como quiera que en el año 2013 no se contó con esta herramienta para la construcción de los acuerdos de gestión y ellos pueden facilitar el seguimiento y evaluación por parte de la Dirección General. Se verifica que los Acuerdos de Gestión fueron suscritos en forma oportuna y cuentan con indicadores de seguimiento. Es conveniente que junto con la evaluación realizada a los Acuerdos, reposen los soportes de los indicadores definidos. Finalmente, se observa que la Dirección General realizó seguimiento el 30 de junio de 2013, al Acuerdo de Gestión suscrito con vigencia anual. 10. Manual de funciones. Mediante Resolución 052 del 30 de enero de 2014, expedida por el Director General, se adoptó el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, frente al cual se tienen las siguientes observaciones: - Es preciso que se aclare por técnica jurídica en que condiciones quedó la Resolución anterior que regía (Resolución No. ) como quiera que no se dijo nada en el texto que permita determinar si fue derogada o se trata de una actualización del Manual adoptado originalmente. - Con motivo de los cambios surtidos al interior de la entidad, como es el traslado del área de contratación de la entidad de la Oficina Asesora a la Subdirección Administrativa y Financiera, es preciso que se realice una nueva actualización del Manual, como quiera que dichas funciones estaban a cargo de la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. - Igualmente, se observa que el grupo de Control Interno tiene asignado un cargo de auxiliar administrativo con el que actualmente no cuenta. Ahora bien, es preciso anotar que el artículo 8º del Decreto 2489 de 2006 dispone: Cuando de conformidad con el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los organismos y entidades a quienes se aplica el presente decreto creen grupos internos de trabajo, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente.

14 Página 14 de 16 En la relación de grupos internos de trabajo suministrada por Talento Humano, se reportan 8 grupos, sin embargo, se observa que no se allegó información sobre el grupo de contratación creado recientemente, ni sobre el grupo de atención al usuario, creado mediante Resolución 0478 de 2012, que consolidarían un total de 10 grupos. Igualmente, se evidenció que el sistema de información del DAFP, refleja un total de 9. En relación con el grupo interno de trabajo de Control Interno, Talento Humano expresó De conformidad con el Decreto 3993/2008, que modifico la Planta de Personal; este Grupo no se tuvo en cuenta en la creación de los Grupos internos de trabajo. Al respecto, se evidencia que el grupo de Control Interno fue creado, mediante Resolución 1542 de 2005, la cual no se observa derogada, como quiera que los Decretos 3992 y 3993 de 2008 no contemplan los grupos internos, sino que los grupos internos han sido creados mediante resoluciones internas, como la 1529 de 2008, que al efecto, creó los grupos de trabajo de las Subdirecciones de Prestaciones Económicas y Administrativa y Financiera. Adicionalmente, el grupo de trabajo de control interno, tiene soporte en normas del nivel nacional, como es el parágrafo 2, del artículo 11 de la Ley 87 de 2003, que reza: El auditor interno, o quien haga sus veces, contará con el personal multidisciplinario que le asigne el jefe del organismo o entidad, de acuerdo con la naturaleza de las funciones del mismo. De otra parte, revisada la conformación de los grupos internos de trabajo, se observa que el grupo de trabajo administrativo y de gestión judicial sólo cuenta con tres (3) funcionarios. Para verificar la conformación de los grupos de trabajo, se revisaron los de Gestión Judicial y de Gestión Financiera. Revisadas las hojas de vida de los funcionarios que conforman el grupo de gestión judicial no se observa comunicación a los funcionarios sobre su asignación a dichos grupos; lo cual incide de manera definitiva en el cumplimiento de las funciones dispuestas en el acto de creación del grupo y su correspondencia en el Manual de funciones. Igual sucede con uno de los funcionarios del grupo de Gestión Financiera. Así mismo, se evidenció que fue designado como coordinador del grupo contable, un funcionario de carrera administrativa que ostenta el cargo en la planta de personal de Técnico Administrativo, asignándole funciones de carácter profesional; lo cual contraría lo dispuesto en la Circular Externa de febrero 25 de 2009, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública que señala expresamente que las funciones adicionales a un empleo deben responder a la naturaleza del mismo, por ejemplo, si el empleo está ubicado en el nivel técnico, no se le pueden asignar funciones que correspondan al nivel profesional o cualquier otro nivel jerárquico, así el servidor acredite requisitos para desempeñar funciones propias de un cargo de otro nivel. RECOMENDACIONES 1. Se recomienda la construcción del Plan Estratégico de Recursos Humanos, de acuerdo con el artículo 15 de la Ley 909 de 2004 y siguiendo los lineamientos definidos por el DAFP para el efecto. 2. Se recomienda la revisión de la información remitida al DAFP, en relación con el plan anual de vacantes, correspondiente a las vigencias 2013 y 2014 y en caso de

15 Página 15 de 16 ser necesario informar al DAFP si se produjo un error en el reporte efectuado. 2.1 Se sugiere elaborar los formatos 3-1 y 4-1, requeridos en el documento LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE VACANTES elaborado por el DAFP. 3. Se recomienda dar cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto de 2005, en el sentido brindar capacitación exclusiva a funcionarios de carrera administrativa y libre nombramiento y remoción y a todos los servidores en temas de MECI y Calidad. 3.1 Se recomienda la formulación del Plan Institucional de Capacitación, de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Guía elaborada por el DAFP para tal fin y que guarde relación con lo dispuesto en el Plan Nacional de Capacitación. 4. Se recomienda, revisar y ajustar el documento que contiene los programas de inducción y reinducción, de acuerdo con lo dispuesto en la Guía establecida por el DAFP para el efecto y proceder a realizar en la entidad una jornada de reinducción y adelantar las actividades mínimas requeridas en la Guía para la inducción de los nuevos servidores de la entidad. 4.1 Se recomienda actualizar el Manual de Inducción y Reinducción. 4.2 Se recomienda realizar un ejercicio revisión participativa de los principios y valores de la entidad y por supuesto una consecuente actualización del dicho Código y permanente socialización. 5. Se recomienda complementar las actividades de bienestar del funcionario y sus familias, dentro de las posibilidades presupuestales de la entidad y propendiendo a un mejoramiento en la calidad de vida del funcionario. Por ejemplo, se sugiere adecuar el horario de la entidad a las 8 horas reglamentarias, tal como lo hizo el Ministerio de Trabajo, en su Resolución 2643 de 2013, adecuación de zonas de alimentación, actividades lúdicas y de pausas activas, entre otras. 5.1 Se recomienda realizar nuevamente el proceso de selección de los mejores funcionarios de carrera administrativa y de libre nombramiento, determinando una lista de candidatos que cumplan los requisitos previstos en la norma para tal fin, incluyendo única y exclusivamente los funcionarios de carrera administrativa, en el nivel asistencial, técnico y profesional y los funcionarios de libre nombramiento y remoción. 5.2 Se recomienda poner en funcionamiento el Comité de Estímulos creado en la entidad. 5.3 Realizar medición del clima laboral, tal como lo dispone el Decreto 1227 de 2005 y adelantar las acciones sugeridas en el diagnóstico elaborado por la ARP Positiva en el año Establecer y adelantar las actividades necesarias para los funcionarios que se encuentren próximos a ser pensionados. 5.5 Elaborar programa de salud ocupacional, de acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 1066 de 1989, expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, el cual debe ser evaluado cada 6 meses. 5.6 Se recomienda que el Comité Paritario de Salud Ocupacional de estricto cumplimiento a la Resolución 2013 de 1986, que dispone que se reúna de manera mensual y proceda a construir el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

16 Página 16 de 16 Trabajo y su correspondiente evaluación, cada 6 meses. 6. Solicitar al DAFP concepto sobre la posibilidad de reelección de los funcionarios que integran la Comisión de Personal y proceder de conformidad. 6.1 Exhortar a la Comisión de Personal para que de cumplimiento a sus funciones y sesiones, de acuerdo con el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 y solicitar el informe trimestral que debe enviarse a la Comisión Nacional del Servicio Civil. Igualmente, se sugiere derogar de manera expresa la Resolución 0555 de 2011, expedida por el Director Gereral. 7. Sugerimos adecuar la información plasmada en la actualización que se hizo al mapa de riesgos, con el fin de que todos los formatos coincidan. 7.1 Recomendamos adelantar urgentemente las acciones correctivas frente a la actualización de la aplicación para administración y control de la nómina de funcionarios, especialmente lo relacionado con la retención en la fuente. 8. Se recomienda adelantar las respectivas actualizaciones en el SIGEP, antes del 15 de agosto de 2014, de acuerdo con el plazo otorgado por el DAFP. 9. Se recomienda que para la vigencia 2015 se cuente con los planes operativos de todas y cada una de las dependencias en el mes de enero, esto posibilitara a los responsables controlar y ajustar los compromisos acordados, que servirán de apoyo a los Acuerdos de Gestión y a la evaluación a los funcionarios de carrera administrativa. 10. Se recomienda realizar modificar la Resolución 052 del 30 de enero de 2014, que adoptó el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, precisando la derogatoria de los anteriores Manuales e incorporando lo pertinente en relación con los nuevos grupos de trabajo creados Se recomienda dar cumplimiento estricto al Decreto 2489 de 2006, en relación con la conformación de los grupos internos de trabajo y que sus funciones estén relacionadas directamente con las responsabilidades asignadas al grupo, norma que dispone la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente. Igualmente, las funciones asignadas para cada uno de estos funcionarios, deben verse reflejadas en los compromisos de carrera administrativa, para su posterior evaluación Se reitera la recomendación efectuada en el Informe de Auditoría de Contabilidad, no incorporada en el Plan de Mejoramiento, en el sentido de designar un responsable con el cargo de profesional en la planta, para la coordinación del grupo contable ya sea otorgando el encargo de profesional al técnico administrativo o designando otro profesional de la planta y dar cumplimiento a la Circular Externa de 2009, expedida por el DAFP.

17 PLAN DE MEJORAMIENTO Página 17 de 16 Es necesario elaborar un plan de mejoramiento a las recomendaciones efectuadas, en el término de 10 días hábiles, contados a partir del recibo del presente informe, el cual debe remitirse Control Interno. Nombre y Cargo Dra. Lydia Edith Rivas Niño Directora General (E) Dra. Ana Socorro Giral Junca Subdirectora Administrativa y Financiera Dr. Félix Oscar Murcia Ordóñez Coordinador Grupo Talento Humano AUDITORES Nombre: Firma: Sandra Milena Neira Asesora Control Interno Jairo Quintero Caicedo Profesional Control Interno DISTRIBUCIÓN DEL INFORME fecha Julio 31 de 2014 FECHA Julio 31 de 2014