MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS EN ALMACENES

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1 ~. MANUAL DE PROCEDMENTO PARA LA TOMA FSCA DE NVENTAROS EN ALMACENES '\ \ " \. \. \ \ \ \\ \ \ ~ 1 FECHA 18 DE DiCiEMBRE DE 2009 DRECCiÓN DE FNANZAS Y PLANEACÓN

2 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 Revisión: liconsa FRMAS DE APROBACiÓN C. P. Car:G&-Hernám:le:Z'Gerónimo Jefe del Departamento de Costos e nventarios Revisó: Aprobó: ng. Gonzalo E. Robles Valdés Director de Finanzas y Planeación Vigencia: Este documento fue autorizado por el Comité de Mejora Regulatoria nterna en su Sexta Sesión Ordinaria del 18 de diciembre de 2009 y entrará en vigor al dia siguiente de su autorización FECHA 18 DE DiCiEMBRE DE 2009 eág!na 1 DE. 70 osecco-. E FNANZAS Y PLANEAC1ÓN

3 (. Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de '"' Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 Revisión: " índce GENERAL Página 1. NTRODUCCiÓN OBJETVOS GLOSARO V. MARCO LEGAL V. ALCANCE V. POLíTCAS GENERALES V. DESCRPCÓN DE ACTVDADES V. DlAGRAMA DE FLUJO X. RELACiÓN DE ANEXOS X. HSTORAL DE CAMBlOS ! \ (.Hf v X. AUTORZACiÓN DEL COMTÉ DE MEJORA REGULATORA 70 NTERNA FECHA 18 DE DCEMBrtE.DJ;.._zé~9 PÁGiNA: 2 DE. 70 OfRECC!( DE FfNANZAS y PLANEACÓN

4 Manual de Procedimiento para la Toma Flslca de Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 Revisión: NTRODUCCiÓN Uno de los principales objetivos de este manual es apoyar para lograr una eficiente distribución comercialización y abastecimiento de nuestros productos a la población en pobreza por lo que consideramos de primordial relevancia el obtener la máxima rentabilidad y reforzar el Control nterno de las inversiones estableciendo normas y procedimientos que fortalezcan el adecuado control en las operaciones de los almacenes de Materias Primas Materiales de Envase y Empaque Producción en Proceso Productos Semiterminados Productos Terminados y en Recuperación Herramientas Refacciones y Accesorios e nventarios en Poder de Terceros. El personal que interviene en la recepción despacho y control de las existencias que se encuentran en los almacenes; como servidores públicos tienen la responsabilidad de asistir a cursos de capacitación para que estén conscientes de la importancia que representa mantener las materias primas y los productos terminados en óptimas condiciones a fin de ser utilizados en la producción o para su venta además de mantener el máximo nivel de eficiencia en su manejo físico y en el flujo de información que se genera a las áreas involucradas para su correcta aplicación y registro contable "" de tal forma que los estados financieros reflejen información veraz y confiable como resultado del proceso de la Toma Fisica de los nventarios para que posteriormente sean valuados apegándose en todo momento a los Postulados Básicos incluidos en las Normas de información Financiera emitidos por el Consejo Mexicano para la nvestigación y Desarrollo de Normas de nformación Financiera A.C. y con base a los Postulados Bá~icos de Contabilidad Gubernamental emitidos por el Consejo Nacional > de Armonización Contable. (V~... 1 Por lo anteriormente mencionado los inventarios representan uno de los rubros más! representativos en los estados financieros consolidados de y son la base para '\. dar respuesta a las diversas estrategias adoptadas por la Administración de la Entidad por lo que para cumplir con la Norma Revelación Suficiente en notas a los Estados Financieros se señala el método de valuación adoptado por ; se muestran las cuentas contables que integran este renglón incluyendo las estimaciones por baja de 1\ valor y cuando la Norma lo indique el importe correspondiente a la actualización de las\ ~ cifras así como alguna otra situación importante que pueda afectar a este renglón'\- como son las mercancías en tránsito y aquella pendiente de embarcar. La adecuada aplicación del presente documento permite cumplir con los. ordenamientos establecidos por el Gobierno Federal en mat~ria de Ad~inistración ~ Abasto Social y de Responsabilidad de los Servidores Públicos; asi como dar cumplimiento a las disposiciones emitidas por los Órganos de Control nt. et. l FECHA' 8 DE DCiEMBRE DE 2009 pagina 3 DE 70 DRECCiÓN DE FNANZAS Y PLANEACÓN

5 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 i Revisión: OBJETVOS Verificar que los importes y unidades que se muestran en los estados financieros como inventarios de: Materias Primas Materiales de Envase y Empaque Producción en Proceso Productos Semiterminados Productos Terminados Productos en Recuperación Herramientas Refacciones y Accesorios e nventarios en Poder de Terceros estén efectivamente representados por las existencias físicas que se encuentran en los almacenes. nspeccionar que los almacenes contengan solamente mercancías en buenas condiciones de uso o para su venta a excepción de los almacenes de recuperación y herramientas refacciones y accesorios. Comprobar que los inventarios están aritméticamente correctos y hayan sido valuados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Verificar la aplicación y cumplimiento de los manuales de procedimientos y politicas establecidas para este fin así como las disposiciones para el control interno y el flujo de la información y documentación soporte de las operaciones hacia las áreas involucradas. :"" \ \ l( ~(~ r: 1! FECHA: 18 DE DCEMBRE DE 2009 i'agina: 4 DE 70 DRECCÓN DE FNANZAS Y PLANEACÓN

6 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de " '1) Clave: V8T-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 Revisión: GLOSARO ARTíCULOS EN RECUPERACON: Materias primas materiales de envase y empaque y productos terminados para su reproceso venta substitución devolución al proveedor o destrucción. ARTíCULOS SEMTERMNADOS: ncluye bienes comprados o fabricados y no destinados a la venta hasta que no sean objetos de transformación posterior: Premezclas y mezclas para suplementos alimenticios leche entera y descremada en polvo reconstituida para envasado. ARTíCULOS TERMNADOS: Son productos fabricados por la empresa para su venta o distribución algunos productos son: leche reconstituida en envase de 1 y 2 litros; leche entera en polvo sobre de 240 grs. para abasto social; suplementos alimenticios sobres de 240 qrs.; para niños y mujeres embarazadas y en estado de lactancia y leche semidescremada descremada y entera UHT de Y 250.ml. \\ CONTROL NTERNO: HERRAMENTAS REFACCONES Y ACCESOROS: Políticas métodos y sistemas establecidos en almacenes ~ A para el control y verificación de las operaciones de entrada r salida y almacenaje de mercancias asi como el suministro de! información a las áreas encargadas del control de almacén. Son las utilizadas para mantenimiento de la planta productiva edificios oficinas y parque vehicular. En este rubro se manejan aproximadamente 5000 artículos. Vi' Ji clk~ f NVENTAROS: Forma parte del Activo en el balance y es la suma de todos aquellos artlculos tangibles propiedad de L1CONSA S. A de C. V. disponibles para su venta o para ser sometidos a algún proceso de producción o para consumo en el mantenimiento de otros bienes.! 1 ( L1CONSA S.A. DE C. V.: L1CONSA FECHA: 18 DE DiCEMBRE DE 2009 PÁGNA: 5 DE 70 DRECCÓN DE FNANZAS Y PLANEACÓN

7 i! ~j Manual de Procedimiento para la Toma Física de l=--;-;;;===-=;::-c=:c---toc;--=--cc-c~-::c-:-----i l clave: V8T-DFP-PR-003 l';;;;;e~m-;-is-;-io-;-'n-o-r'''''ig-cin-a-c-:1;c:8c-:_ O;;-C4c-_ 1;C:9C;::9""2 -t;;;----;-;;-;c---~~=~j MATERALES DE ENVASE Y EMPAQUE: Se asocian directamente con el producto terminado para contenerlo e identificarlo; los de mayor demanda son: polietileno para 1 y 2 litros de leche laminación para sobres y cajas de cartón corrugado. MATERAS PRMAS: Materiales e insumos comprados por L1CONSA y que son sometidos a otras operaciones de transformación antes de que se puedan vender como productos terminados. Los más importantes: leche en polvo y fresca maltodextrina saborizantes azúcar mezclas vitamínicas aceite de palmoleína grasa de coco y vitamina A+D3. MERCANCíAS Objetos de trato o venta. NORMA REVELACiÓN SUFCENTE: PRODUCCiÓN EN PROCESO: Establece las características que debe reunir la información financiera contenida en los estados financieros para satisfacer apropiadamente las necesidades comunes de los usuarios generales de la misma. \ { \J r '-- i 1' Materias primas y materiales sujetos a acciones que se encuentran interrelacionadas de forma dinámica orientadas a! la transformación; de tal manera que. dichos elementos pasan' cm! a ser productos terminados listos para su venta tras un proceso en el que se incrementa su valor que comprende f materiales mano de obra y gastos indirectos de fabricación. VALUACiÓN U. E. P. S.: Valuación de inventarios por el método de Últimas Entradas-1 Primeras Salidas. " i J FECHA 18 DE DCiEMBRE DE 2009 P:\GiNA 6 DE Te DRECCiÓN DE FNANZAS Y PLANEACÓN

8 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 Revisión: V. MARCO LEGAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Vigente. 1. Leyes - Ley del mpuesto Sobre la Renta. Vigente. Ley del mpuesto al Valor Agregado. Vigente. Ley del mpuesto al Activo de las Empresas. Vigente. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Vigente. - Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Vigente Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría. Vigente Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Vigente. 2. Códigos - Código Fiscal de la Federación. Vigente >. - 3 Reglamentos Reglamento de la Ley del mpuesto Sobre la Renta. Vigente. - Reglamento de la Ley del mpuesto al Valor Agregado. Vigente - Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. Vigente. 4. Documentos Normativos Administrativos nternos - Bases Generales para el Registro Afectación Disposición Final y Baja de Bienes Muebles - Manual de Organización General de L1CONSA JY r " 5. Otros - Circular Técnica de Normas de nformación Financiera (NF-06 BS) - Boletines C-4 y B-10 de la Comisión de Principios de Contabilidad del nstituto Mexicano de Contadores Públicos - Normas de información Financiera del Consejo Mexicano para la nvestigación y Desarrollo de Normas de nformación Financiera AC. Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental del Consejo Nacional de Armonización Contable. 1 í 1! FECHA: 13 DE DCEMBRE DE 2009 PÁColNA 7 DE 70 DRECCiÓN DE FNANZAS Y PLANEACÓN

9 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 Revisión: l1li V. ALCANCE A. En Oficina Central - Dirección de Producción - Subdirección de Aseguramiento de la Calidad - Subdirección de Producción - Subdirección de Maquila y Compra de Leche - Dirección de Materiales - Subdirección de Adquisiciones de Consumo nterno - Subdirección de Adquisición de Leche. - Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales - Dirección de Administración - Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales - Subdirección de Recursos Humanos - Subdirección de Modernización Subdirección de Sistemas nformáticos - Dirección de Finanzas y Planeación - Subdirección de Contabilidad General B. En Centros de Trabajo i - Gerencias de los centros de trabajo Subgerencias de Administración y Finanzas - Subgerencias de Producción y Mantenimiento Subgerencias de Distribución de Leche Subgerencias de Padrón de Beneficiarios Cargos similares a las Subgerencias u homólogos en materia de control de almacenes incluyendo Jefes de Departamento y demás personal involucrado \ i t1 f j _. ~~ FECHA 18 DE OCEMBRE DE 2009 PÁGNA 8 DE 70 DRECCiÓN DE FNANZAS Y PLANEACJÓN

10 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de i Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 ~=--;-;-;---;--;---;--;-;::-;~;-;:C;:C::--+-;;;:--;--~~:-7::-==---i!...L Revisión: V. polítcas GENERALES 1. Será responsabilidad de las áreas involucradas cumplir y hacer cumplir este manual. a. El titular de la Gerencia de cada uno de los centros de trabajo será el responsable de la programación cumplimiento y resultado de la Toma Física de nventarios de sus almacenes. b. El titular de la Dirección de Materiales será el responsable de la programación cumplimiento y resultado de la Toma Física de nventarios en el caso de la leche en polvo de importación. 2. La Dirección de Finazas y Planeación anticipadamente y por escrito girará \ instrucciones a los titulares de los centros de trabajo y a la Dirección de Materiales \\. para la realización de la Toma Física de nventarios. \\'- 3. En la realización de la Toma Físíca del nventarios se acatarán las políticas \ establecidas en este manual así como las instrucciones por escrito que en su í\rla í caso sean emitidas por la Dirección de Finanzas y Planeación o por la Subdirección de Contabilidad General Este manual aplica para los siguientes almacenes: "{ ( Uf Y Almacenes Materias Primas Materiales de Envase y Empaque Producción en Proceso Productos Semiterminados Productos Terminados Recuperación Herramientas Refacciones y Accesorios nventarios en Poder de Terceros Mercancías en Custodia (maquila) Cuentas de Mayor Cuentas de Orden h 1 ~ la "'-L." ~ 5. Efectuar semestralmente inventarios físicos de los almacenes indicados en el punto anterior excepto en el almacén de Herramientas Refacciones y Accesorios. FECHA 8 DE DCEMBRE DE 2009 PAGNA 9 DE 70 E: FNANZAS Y PLANEACÓN

11 t! e"" Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 Revisión: El inventario físico del almacén de Herramientas Refacciones y Accesorios se efectuará anualmente. 7. Efectuar adicionalmente para su control inventarios físicos rotativos mensuales de los bienes existentes en los almacenes que menciona el punto 4 incluyendo los de mayor rotación los inventarios de lento y nulo movimiento y las herramientas refacciones y materiales a resguardo de los empleados. Los inventarios físicos rotativos abarcarán de un 10% (diez por ciento) a un 20% (veinte por ciento) de las existencias de tal forma que antes de los recuentos semestrales o anuales ya se hayan efectuado conteos al total de partidas mínimo una vez en el año. 8. El inventario físico comprenderá todas las existencias de los almacenes a cargo del Centro de Trabajo yo de la Dirección de Materiales considerando los puntos 4 5 Y ) El titular de la Subdirección de Contabilidad General designará al encargado r-\i\ \ responsable de la Mesa de Control Central. 10. Será responsabilidad de las Gerencias de los Centros de Trabajo a través de su área de Administración y Finanzas yo sus diferentes departamentos y de la. Dirección de Materiales a través de la Subdirección de Adquisición y Distribución de Materiales lo siguiente: dk. V' a. Elaborar por escrito el Programa de Actividades para la Toma Física de nventarios mismo que remitirán a la Dirección de Finanzas y Planeación con copia al Órgano nterno de Control en L1CONSA y a la Subdirección de Contabilidad General con quince días naturales anticipados a la fecha de dicho inventario contemplando lo siguiente: Fecha de inicio del inventario físico. Tiempo estimado de realización. Horario de trabajo. Personal participante en: #" Mesa de Control General. #" Mesa de Control Auxiliar. #" Parejas de Conteo..Jo Grupos de Conteo (Dirección de Materiales) Funciones a realizar por el personal participante. Nombres y firmas del personal que interviene. 1 FECHA 18 DE DCiEMBRE DE 2009 pagina: 10 DE 70 DREceON DE FNANZAS Y PLANEACÓN

12 Manual de Procedimiento para la Toma Física de Clave: VST-DFP-PR-003 Emisión oríginal: No. Revisión: 04 Revisión: b. Una vez establecido el programa no podrá modifícarse salvo autorización previa de la Subdirección de Contabilidad General. c. Los integrantes del Órgano nterno de Control en su calidad de órgano de vigilancia y control podrán estar presentes en las mesas de Control General y sugerir en su caso adecuaciones particulares a la forma de realizar los inventarios físicos además de recomendaciones para la atención a la problemática particular observada. d. Los representantes del Órgano nterno de Control podrán realizar durante el proceso del inventario físico las pruebas selectivas que consideren convenientes. e. Sí el Centro de Trabajo mantiene inventarios en Poder de Terceros o en Custodia contemplará la Toma Física en su programa de actividades así como lo indicado en el punto 5.»<. \\ '; f. g. Llevar a cabo la Toma Física de nventarios de leche en polvo de importación en Poder de Terceros como lo indican los puntos 4 y 5 por su importancia en cuanto al valor monetario cantidad almacenada y con la finalidad de mantener y un riguroso control. Para la realización de la Toma Física de nventarios la Subgerencia de Administración y Finanzas o el área designada por el titular de la Gerencia en los centros de trabajo así como la Subdirección de Adquisición y Distríbución de Materíales o el área designada por el titular de la Dirección de Materiales en Oficina Central son los responsables de efectuar los trámites necesarios ante los terceros responsables de la custodia de los bienes propiedad de L1CONSA. h. Si por alguna causa autorizada previamente por la Dirección de Finanzas y Planeación no se lleva a cabo el levantamiento físico de las existencias en poder de terceros o en custodia se efectuará una conciliación de cifras por producto a la fecha de la Toma Física firmada por el tercero responsable de la custodia de las mercancías propiedad de L1CONSA. 1 i J \ e l.-...-:jr ~ -~----~-- FECHA 13 DE OlCEVBRE DE 2009 pagna: 11 DE 70 DRECCiÓN DE FNANZAS Y PLANEACÓN

13 (1; Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de ~. Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 Revisión: i. Un día antes de la Toma Física de existencias el kardex de cada uno de los almacenes deberá estar actualizado y el responsable de la bodega entregará al encargado de la Mesa de Control General un listado de dicho kardex a fin de poder realizar al término de los conteos la comparación de cifras a una misma fecha contra los resultados obtenidos en el levantamiento físico. j. Para un mejor conteo de los productos un día antes del inventario físico de existencias los marbetes asignados a cada estiba anaquel rack etc. del almacén deberán estar colocados de manera clara y ordenada. k. Antes de la realización del inventario físico y con la intención de determinar fielmente las cantidades existentes de cada artículo deberán proveerse y verificar el buen funcionamiento y exactitud adecuada de todos los instrumentos de medición con los cuales se realizarán tanto los conteos como las pruebas selectivas. \ \ 1. Al iniciar el conteo se seguirá un orden de izquierda a derecha y del fondo al frente con el objeto de evitar que quede sin contar algún producto. m. Designar en los almacenes el área estiba anaquel rack etc. a inventariar por cada pareja o grupo de conteo. '\ r"" e l r ji! \ o r n. Elaborar y entregar al encargado de la Mesa de Control General los planos de piso mencionando la ubicación de las mercancías; número de marbete. asignado a cada estiba anaquel rack etc. así como la distribución del primero:ja y segundo conteos a realizar por las parejas o grupos de conteo en las } diferentes áreas de almacenamiento anexando a dicho plano la cédula de ~ Personal de Conteo (ANEXOS 5c ó 5d). ltl.- o. Concentrar las mercancías de características iguales en una sola área clasificándolas y asignándoles número de código según su naturaleza e igualar los niveles de las estibas racks etc. en igual número de sacos cajas piezas etc. en los distintos almacenes cuando se requiera. ~ 17 p. La Subgerencia de Administración y Finanzas o en su defecto el área designada en los centros de trabajo será responsable de la adquisición ca y llenado de los marbetes a utilizar así como supervisar su colocación en visible a fin de poder realizar un adecuado conteo de las mercancías. FECHA: 18 DE 9J~~ 2009 PAGNA 12 DE 70 DiRECCÓN DE FNANZAS Y PLANEACJÓN

14 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de Clave: VST-DFP-PR-003! No. Revisión: 04! Revisión: q. Cerciorarse que no exista mercancía documentada que no haya sido despachada. En tal caso la documentación se cancelará y se anexará al corte documental; las mercancías se contarán formando parte del inventario. r. No se permitirá en los almacenes la guarda o custodia de ningún tipo de mercancías propiedad de empleados de darse el caso se solicitará al responsable de los bienes retirarlos de inmediato. s Vigilar que el encargado de cada almacén ponga los sellos ÚLTMO DE MES en los últimos documentos utilizados en el mes para recibir y despachar mercancías y PRMERO DE MES en los primeros documentos a utilizar del siguiente mes para recibir y despachar mercancías; esta operación se realizará mensualmente en la fecha establecida para el cierre contable de operaciones y..~ con la finalidad de que se cuente con la documentacíón respectiva para el corte \ documental antes de iniciar los conteos del inventario físico. Los encargados. de dar el Vo. 80. al corte documental fecharán y firmarán cada uno de los documentos así como la Cédula de Corte Documental (ANEXO 1). 11. Antes de iniciar la Toma Física de nventarios de leche en polvo importada en~\ J bodegas propias ylo de terceros se requiere por parte de la Dirección de Materiales de L1CONSA o por parte del área que ésta designe lo siguiente:.a a. Mantener entarimados y bien acomodados los sacos al momento del inventario cl:jl con el propósito de que los conteos sean ágiles y se determinen fielmente las i cantidades de leche en polvo que se encuentren en las bodegas. [\!!\ í b. Previo y durante la Toma Física deberán retirar las tarjetas cartelones o cualquier tipo de documento o anotación que indique la cantidad de sacos que conforman la estiba a inventariar; de igual forma deberán permanecer las tarjetas de identificación del producto las cuales deberán contener como mínimo los siguientes datos: el tipo de leche origen o procedencia número de contrato número de orden de movilización y número de clave asignada pero no mencionar la cantidad de producto. '...~ FECHA 18 DE OCEMBRE DE 2009 PÁGNA 13 DE 70 DRECCiÓN DE FNANZAS Y PLANEAC ÓN

15 (;1) Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de -' Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 i Revisión: c. Con el fin de que la Mesa de Control pueda efectuar el corte documental de formas utilizadas por L1CONSA para recibir y despachar producto antes de iniciar el inventario físico se deberán entregar al encargado de la Mesa de Control General los últimos documentos utilizados en el mes y los primeros a utilizar para el mes siguiente. d. Con el propósito de que previo al inventario se puedan colocar los marbetes adecuadamente y en lugar visible y se establezca la distribución y recorrido del personal que hará los conteos; a la brevedad posible el área responsable de los almacenes deberá proporcionar a la Mesa de Control General los planos de ubicación de las existencias por almacén. e. nformar con anticipación el número de bodegas y la cantidad aproximada de marbetes a utilizarse de acuerdo al volumen de existencias por almacén. f. Se establecerá una Mesa de Control Auxiliar por bodega si se necesita la cual es responsable de ordenar y relacionar progresivamente los marbetes vaciar las cantidades del 1 y 2 conteos determinar diferencias entre éstos y en caso necesario solicitar a la Mesa de Control General un tercer conteo definitivo (Anexo 8). g. La Dirección de Materiales designará a su personal para participar en la Mesa de Control Auxiliar conforme al número de bodegas a inventariar y como lo indica el punto 20. í1 (. 12. Antes de iniciar la Toma Física de nventarios de leche en polvo importada en bodegas propias yo de terceros se requiere por parte del responsable de la custodia de las mercancías propiedad de L1CONSA lo siguiente: a. Contar con la presencia del encargado del almacén y un auxiliar con el objetivo de que cada uno de ellos forme parte de los grupos y poder efectuar los dos conteos establecidos en el procedimiento para Toma Física de nventarios de L1CONSA. ~ ~ 1 ~? FECHA 186E DCEMBRE DE 2009 PÁGiNA 14 DE 70 -CON DE FNANZAS Y PLANEAC1ÓN

16 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de i Clave: VST-DFP-PR-003 ino. Revisión: 04 Revisión: ~~~~~~' b. Dos copias del cierre de operaciones una con cifras a la fecha de la Toma Física para la comparación de cifras entre el kardex y la cantidad física contada en el inventario estableciendo las posibles diferencias y aclaración de las mismas y otra a la fecha del cierre de operaciones del mes a fin de efectuar el comparativo físico contra registros contables de L1CONSA c. Una vez determinadas las existencias de leche en polvo y aceptadas por L1CONSA y la "almacenadora" o tercero responsable de la custodia de las mercancías se solicitará por escrito la confirmación de saldos. d. El servicio de montacargas; para facilitar las labores del personal de conteo y mover las estibas en caso necesario. e. El apoyo indispensable para que el personal de L1CONSA pueda desempeñar \ sus funciones \ 13. El personal para conteos se integrará de dos grupos por bodega y cada uno de ellos por tres personas una verificará que las estibas estén completas y auxiliará \\ contando los "restos" desde la parte superior de las estibas; otra también verificará que las estibas estén completas y efectuará los conteos y la otra anotará en el espacio correspondiente de cada marbete: }i El número de pareja o grupo La procedencia de la leche El número de orden de movilización La clave de "liberada" o "no liberada" El número del contrato El nombre del proveedor Clave asignada al producto Resultado de lo contado i. 'r <ja \i 14. En los centros de trabajo la Subgerencia de Administración y Finanzas o el área designada por la Gerencia será la encargada de recibir de la Mesa de Control General la documentación original generada durante el inventario (Punto 18 inciso "i") para que a su vez entregue copia a los representantes de la Dirección de Finanzas y Planeación y del Órgano nterno de Control; en su defecto enviará dicha documentación a la Dirección de Finanzas y Planeación y al Órgano nte Control dentro del cuadernillo como lo indica el siguiente punto. r' "' dec-- f f p ~REOE2C09 <rcn PÁGiNA 15 DE 70 DlR: HNANZA5 Y PLANEACfÓN

17 Manual de Procedimiento para la Toma Física de Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 i! Revisión: Asimismo deberán integrar a la documentación: la Cédula Comparativa de Existencias Físicas Contra Saldos en Libros por Código (Anexo 10); la Cédula Comparativa de Existencias Físicas Contra Saldos en Libros por Almacén (Anexo 11); debidamente valuadas y soportando documentalmente las aclaraciones de las posibles diferencias determinadas; de igual forma integrarán a la documentación la Cédula de Saldos de las Cuentas de nventarios Según Balanza de Comprobación a la fecha del inventario y con los ajustes correspondientes (Anexo 12). Toda la documentación será enviada a la Dirección de Finanzas y Planeación con copia al Órgano nterno de Control en un cuadernillo junto con el estado financiero del mes en que se realizó el levantamiento físico con el objetivo de que ambas unidades administrativas actúen de acuerdo a sus responsabilidades. Para la aclaración de las posibles diferencias de inventarios de leche en polvo de importación derivadas de los comparativos se reunirá al personal de las áreas de Contabilidad General y Adquisición de Leche. 16. En caso de diferencias faltantes no aclaradas las gerencias de los centros de trabajo como responsables de los inventarios en sus respectivos almacenes apoyándose en su propio análisis procederán a deslindar responsabilidades en aquellos servidores públicos que hubieren participado en significativas pérdidas económicas en contra de L1CONSA procediéndose a la recuperación mediante el cobro al responsable del monto de dichas diferencias. De lo anterior se notificará a la Dirección de Finanzas y Planeación a la Unidad Jurídica y al Órgano nterno de Control adjuntando la documentación soporte respectiva. a. Es importante recalcar la observancia del Manual de Procedimientos para el Registro Control Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de S. A. de C. V. clave VST-DA-PR-04 vigente a partir del 14 de octubre del 2008 así como las Bases Generales para el Regístro Afectación Disposición Final y Baja de Bienes Muebles clave VST-DA-BS-017 con vigencia del 7 de abril del 2008 y. las disposiciones de la Ley al Valor Agregado en su artículo 8 y su respectívo reglamento en el artículo 25 considerando las siguientes premisas: La valuación de las diferencias resultantes del comparativo físico contra contable será a la fecha de la Toma Física del inventario contemplando las diferencias como una operación adicional en la determinación de los costos reales de los nventarios previa al cierre mensual para efectos contables. - (. i ' " i" \ji. 1. ~ ji \! ~)ÓN <e FNANZAS Y PLANEACÓN

18 Manual de Procedimiento para la Toma Física de Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04 1 Revisión: Los Kardex de almacenes y los Registros Contables deberán iniciar operaciones en el mes siguiente al inventario con saldos iguales a los determinados por la Toma Física por lo que el centro de trabajo deberá reclasificar yo ajustar en su caso las diferencias determinadas a las cuentas instruidas por la Subdirección de Contabilidad General. b. ndiscutiblemente deberán anexar a las Cédulas de Determinación de Diferencias Definitivas por Producto y por Almacén (ANEXOS 10 Y 11) copia de la póliza de aplicación contable generada con la cual se muestren los ajustes por aclaraciones realizadas en el rubro de inventarios reuniendo al personal de las áreas de Contabilidad General y Adquisición de Leche o áreas involucradas. En los Centros de Trabajo de L1CONSA. 17. Deberán integrarse Parejas de Conteo y Mesas de Control General y Auxiliar de acuerdo a lo siguiente: a. Las Parejas de Conteo se deberán integrar con una persona del área de Administración y Finanzas quien anotará en los marbetes: la cantidad contada (verificando los conteos) número de pareja y en su caso las anotaciones o correcciones adecuadas; otra persona del área de Almacenes quien realizará los conteos y dictara las cantidades contadas al de Administración y Finanzas ~'" verificando que el producto que está contando su presentación y unidad de t medida (piezas litros kilos juegos cajas etc.) sean idénticos al mencionado ~ en el marbete. Se estructurará una relación del personal participante (anexo. ~ 5C) ~.!!. V 1 '" t>!t b. ntegración de las Mesas de Control Auxiliar; de acuerdo al punto 11. inciso "f" con personal del área contable yo administrativa relacionando al personal que interviene anexo 58; que se establecerán una por almacén o más cuando el tipo de Centro de Trabajo y volumen así lo requieran. c. La Mesa de Control General anexo 5A estará integrada por los titulares o representantes designados de las siguientes áreas: El representante designado por la Dirección de Finanzas y Planeación para presenciar la Toma Fisica quien será el encargado de la Me a de Control GeneraL ~ 1 J~..;:~=:.CH;:e DE DCEMBRE DE 2009 PAGNA 17 DE 70 DPECCÓN DE FNANZAS Y PLANEACJÓN

19 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de Clave: VST-DFP-PR-003 ' %. ll! Subgerencia de Administración y Finanzas. Como asesor el representante del Órgano nterno de Control. Subgerencia de Producción y Mantenimiento o de Padrón de Beneficiarios. Subgerencia o Departamento de Control de Calidad. Departamento de Producción. 18. Con el objeto de coordinar adecuadamente la Toma Física del inventario las Mesas de Control General y Auxiliar realizarán conjuntamente las siguientes funciones: a. Verificar que se haya llevado a cabo la entrega y recibo de los marbetes para la Toma Física mediante el Comprobante de Entrega y Recibo. (anexo 3). b. Verificar cotejando con los planos de ubicación que el acomodo y marbeteo de las mercancías sea adecuado evitando que alguna estiba rack etc. quede sin marbete de tal forma que los conteos se realicen correctamente. \ \\\ c. Verificar que los marbetes estén colocados en lugar visible y fácil de localizar. ~ d. Recorrer las áreas a inventariar supervisando al personal que interviene en los liá conteos fisicos cerciorándose de que sigan las instrucciones específicas del.:!: procedimiento y aclarándoles las dudas que se presenten.! e. Verificar en los marbetes que la CANTDAD exprese la unidad de medida de la mercancía contada (kilos piezas litros etc.) f. Verificar que los talones de los marbetes contengan el número de la pareja que 1'" realizó el conteo y la fecha de realización del inventario. L:::lg. Los marbetes deberán contener además de los datos que en ellos se solicitan ~ el nombre del Centro de Trabajo y la fecha de realización del inventario físico. \ J h. Elaborará la Hoja de Control de Marbetes (anexo 4) 1. Al finalizar la Toma Fisica de los inventarios la Mesa de Control Auxiliar recabará o elaborará según proceda y enviará a la Mesa de ' ntrol GJ~ral) ~ siguiente documentación por cada almacén: V FECHA: 18 DE DCEMBRE DE 2009 PÁGNA ;8 DE 70 1 DRECCÓN DE FNANZAS Y PLANEACÓN

20 Manual de Procedimiento para la Toma Fisica de.. i Clave: VST-DFP-PR-003 No. Revisión: 04...~ Revisión: Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5A Anexo 58 Anexo 5C Anexo 6 Anexo 7 Anexo 8 Anexo 9 Cédula de Corte Documental. Marbetes. Comprobante de Entrega y Recibo de Marbetes. Hoja de Control de Marbetes. Mesa de control General. Masa de Control Auxiliar. Personal para Conteos. Mercancías Recibidas Durante el nventario (si procede). Mercancías Despachadas Durante el nventario (si procede). Relación de Marbetes. Comparativo de Existencias Físicas Contra Kardex. 19. Será responsabilidad de los integrantes de la Mesa de Control General: a. Dirigir y supervisar los trabajos de la Toma Física de nventarios. b. Prever la cantidad necesaria de empleados con disponibilidad para realizar los conteos físicos. - y capacitados \ \ \ \ c. Designar e instruir acerca de los procedimientos a seguir a los grupos de personas que efectuarán los conteos físicos de las mercancías tanto en los almacenes de L1CONSA como en poder de terceros externos. d. Vigilar que antes de iniciar los conteos en cada uno de los almacenes se efectúe el corte documental de todas las formas utilizadas para recibir y despachar mercancías empleando para ello la Cédula de Corte Documental (anexo 1). e. Controlar el desarrollo de los trabajos desde su inicio hasta la determinación de las diferencias y aclaración de las mismas entre el primer y el segundo conteos (anexo 8) y efectuar el tercer conteo en caso necesario para determinar las cifras correctas de las existencias físicas. Posteriormente efectuar la comparación contra kardex; empleando para ello la Cédula Comparativa de Existencias Físicas Contra Kardex de Almacén (anexo 9). i f J ' Jf1 ' \ ' " '! : '! ~ ~ f. De común acuerdo declarar suspendida la Toma Física al detectar irregularidades que afecten el adecuado inicio o conclusión de los trabajos de inventarios levantando el Acta Administrativa correspondiente en la qu se deberán asentar las causas y en su caso responsables que leron lu a...-. interrupción del evento. r1 DRECCiÓN DE FNANZAS Y PLANEACÓN