Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

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1 II Jornada de Bones Pràctiques de Gestió del Coneixement Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo Alberto Ortiz de Zárate Tercero Barcelona, 5 de desembre de 2007 Oficina para la Modernización de la Administración

2 Gestión del conocimiento: realidades y deseos Entonces dime el remedio, amigo, Si están en desacuerdo realidad y deseo El advenimiento de una sociedad de la conversación parece anunciar la anhelada sociedad del conocimiento En nuestras Administraciones, todavía son escasas la realidades, pero cada vez tenemos sueños más interesantes. 2 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

3 K-Government y Web 2.0 La llamada Web 2.0 trae nuevas posibilidades para una Administración que aprende. Proporciona herramientas para la generación y compartición de conocimiento. Se inserta en una nueva cultura (la ética hacker) en la que se valora el trabajo apasionado y la aportación desinteresada de conocimiento. 3 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

4 Administración abierta, Administración extensa La Administración del siglo XXI se configura como una red donde participan múltiples actores. Las fronteras interiores y exteriores de la Administración son cada vez más porosas. El conocimiento se abre a la consulta y la participación de la ciudadanía, de los proveedores 4 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

5 Enfoque experimental La innovación es el camino El camino no está trazado. La innovación conlleva una aproximación experimental, donde el ensayo y el error son fundamentales para aprender. Estamos preparados? Está nuestra gente preparada? 5 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

6 CASO 1: OMA: Oficina para la Modernización de la Administración (Gobierno Vasco) Mejora del procedimiento de gestión del conocimiento 6 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

7 Análisis de situación Oficina para la Modernización de la Administración (OMA) Nos basamos en productos estándar Ofrecemos soluciones personalizadas El ciclo de vida de nuestros productos es largo Es corto Hay pocas innovaciones en nuestro mercado Hay una innovación muy rápida en nuestro mercado Nuestro producto se puede copiar fácilmente Nuestras soluciones son difíciles de copiar Nuestros productos son fácilmente reemplazables No se pueden reemplazar en un futuro próximo Nos resulta difícil desarrollar nuevos productos Somos eficientes a la hora de desarrollar nuevas soluciones Nos centramos en optimizar el rendimiento a corto Queremos conseguir un aumento sostenible del valor de la empresa 7 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

8 Problemas en nuestra gestión del conocimiento Mucha información pero poco ordenada (versiones no válidas, clasificaciones imperfectas ) Qué poner en la red? todo? Qué exponer en la red? todo? Buen conocimiento de las herramientas colaborativas? Share Point Participación suficiente en redes externas? Existen espacios y tiempos intencionados para producir intercambio de conocimiento? Se ha obviado al cliente y proveedor como fuente de conocimiento? Dónde lo recogemos? Dificultades para localizar el conocimiento externo por mediocridad en la oferta (la oferta puede ser necesario generarla) o por falta de tiempo para localizarla 8 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

9 Fases de implantación Definición de objetivos Vinculación con gestión de RRHH Diagnóstico-Mapa de conocimiento Análisis de clientes y proveedores Identificar red de conocimiento y TIC Identificar el día a día en KM Mejora continua 9 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

10 CASO 2: Foro interadministrativo Administraciones vascas que buscan soluciones colaborativas 10 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

11 Foro interadministrativo Objetivo: crear espacios de colaboración interinstitucional para el avance en la digitalización de servicios y la coordinación de iniciativas. compartir información y mejores prácticas para la gestión. integrar ofertas de servicios a través de internet que den respuesta a necesidades comunes. Plan al que se adscribe: Plan Estratégico de Administración y Gobierno electrónicos - PEAGE Alcance: El proyecto se circunscribe a acuerdos de colaboración en el ámbito tecnológico, de prestación de servicios, de intercambio de información, etc. Participantes / Agentes: El Gobierno Vasco (OMA), las Diputaciones Forales, las capitales de los tres Territorios Históricos, EUDEL y una representación de Ayuntamientos pequeños y medianos. 11 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

12 Funcionamiento del foro: Sistemática: Inicio a finales de 2004 Periodicidad bimestral Propuesta de temas abierta Coordinación centralizada (OMA) Share-Point como herramienta colaborativa Grupos de trabajo para desarrollar proyectos específicos Problemas: No se mantiene la periodicidad Implicación variable de los miembros Dependencia del organismo coordinador Escasa actividad entre sesiones Falta de un mecanismo claro de toma de decisiones 12 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

13 Resultados claves obtenidos: Definir un modelo común de catalogación de contenidos web. Definir un modelo para compartir contenidos entre euskadi.net y los portales de las administraciones basado en tecnología RSS. Mejora del Modelo de Administración Electrónica Acceso de las administraciones locales a la consulta del registro de contratistas de Gobierno Vasco. Elaborar una propuesta de modelo de colaboración tecnológica. Acuerdos para compartir soluciones tecnológicas. Despliegue municipal de la tarjeta electrónica ONA. Analizar la situación actual del Foro y proponer iniciativas. 13 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

14 CASO 3: Pliego de Innovación de IHOBE Un sistema para innovar con los proveedores 14 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

15 IHOBE: antecedentes Clara orientación estratégica de IHOBE hacia una política de proveedores madura ( IHOBE extendido ) Reflexión estratégica: el equipo humano de IHOBE no debe ser la única fuente de innovación Incremento significativo de productividad (factor 10x), que conlleva externalización masiva de servicios y alejamiento del cliente Demanda expresa por los proveedores de un sistema flexible para aportar innovación (Foro Proveedores 2002) 15 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

16 Marco actual innovación en IHOBE Licitación pública de proyectos innovadores específicos Sistema Pliego Innovación anual Proveedores Berringurumena: Berringurumena: Sistema Sistema para para fomentar fomentar la la innovación innovación en en Entidades Entidades Municipales Municipales Sistema para fomentar innovación vía alianzas Sistema para fomentar innovación desde sector privado Sistema para reforzar innovación de personas/procesos IHOBE 16 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

17 Concepto básico Objetivo: Establecer un sistema atractivo para el proveedor y de sencilla gestión para IHOBE que incentive la aportación de innovaciones. Características del sistema: Convocatoria anual Proceso de dos etapas: ideas preliminares y ofertas. Amigable y con protección de know-how Temáticamente abierto. Prioridades de IHOBE/Cliente vía foros periódicos Proyectos limitados en presupuesto (30.000/ ) y en el tiempo (<12 meses) Licitación pública en proceso de Reflexión Estratégica/Elaboración Plan de Gestión Anual de IHOBE Proceso de valoración en equipo con gestión ágil Ciclo PDCA anual de mejora del sistema 17 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

18 Resultados claves obtenidos: Implantación innovadora de una cultura de excelencia según modelo EFQM (2003) Listado de Tecnologías Limpias para exenciones fiscales (2003) Metodología para la Evaluación Ambiental Estratégica de Planes y Programas (2004) Diseño herramienta de conocimiento y gestión de la imagen social de IHOBE (2004) Diseño de un canon de residuos (2004) Diseño de una Oficina Vasca de Cambio Climático (2005) Diseño de indicadores de salud y medio ambiente (2006) 18 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

19 CASO 4: Modelo de intranet corporativa Una aproximación a la intranet Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

20 Proyecto de Intranet corporativa Objetivo general: Crear un sistema electrónicamente compartido que apoye el desempeño de los trabajadores y les ayude a cumplir con los objetivos de su servicio en un contexto de crecimiento profesional y trabajo en equipo Objetivos estratégicos: Proporcionar un único entorno de trabajo para el acceso a las aplicaciones de negocio de cada profesional. Distribuir información corporativa y del propio servicio de manera eficiente, eficaz e integrada con las necesidades de los procesos de trabajo Proporcionar un entorno para el trabajo colaborativo entre profesionales propios y también con agentes externos de otras administraciones u otros aliados y proveedores. Proporcionar un entorno distribuido de relación profesional para generar y compartir conocimiento. Proporcionar un entorno para el aprendizaje continuo. Automatizar la gestión de los asuntos laborales y resolver las necesidades de las personas en este ámbito. 20 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

21 Estructura propuesta: metáforas Universidad Institución Taller Secretaría Cafetería 21 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

22 Intranet corporativa 2.0 El usuario construye su propio entorno: Máxima personalización de contenidos. No se construyen portales, sino microservicios: -Feeds RSS para la información -Módulos de acceso a servicios y a aplicaciones 22 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

23 UN SUEÑO: Funcionarios en la larga cola del talento Comunidades de práctica que trabajan en nichos de conocimiento aprovechando herramientas Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

24 El conocimiento de los trabajadores públicos Las administraciones son enormes silos de conocimiento. El mapa de conocimientos de las administraciones es un mapa mundi, que abarca todos los temas, desde la agricultura a la cultura. Por cada tema especializado, cada Administración cuenta con uno o pocas personas expertas. Podemos ver a cada técnico como un profesional en la larga cola del talento, que trabaja en materias donde muy pocos son expertos Un profesional de un nicho de conocimiento suele carecer de una red con la que crecer profesionalmente La web 2.0 permite la creación de redes en la larga cola del talento Todo profesional, por muy especializado que esté, tiene un homólogo en otra administración estatal, autonómica o local. Un reto: crear comunidades de práctica entre quienes tienen interés en un campo de conocimiento Todos son bienvenidos: trabajadores públicos, universidad, proveedores, ciudadanía 24 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

25 Plataforma de la comunidad de práctica (I) Anillo profesional Integrar funcionalidades de redes sociales para posibilitar las relaciones personales entre los miembros. Agregador de blogs Las conversaciones son más vivas en los blogs que en otros medios sociales. Hay que aprovechar el individualismo altruista. Mejor que cada cual publique en su propio medio y limitarse a agregar los blogs de los miembros de la comunidad. Construcción colaborativa de documentos Pocos wikis funcionan, pero la idea sigue siendo excelente. Buscar la filosofía wiki en otros medios: GoogleDocs y similares. Foros y encuestas Quién ha dicho que no son herramientas 2.0? Microblogging, chat o grupos de correo? Utilizar lo que la gente esté dispuesta a utilizar. 25 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

26 Plataforma de la comunidad de práctica (II) Etiquetación social Es la base para ir dando semántica a la mera documentación. Genera un sistema de recomendaciones p2p Gestión documental Hay vida más allá de Share-Point? Buscador que permita guardar un RSS de la búsqueda Publicación de noticias Vía RSS Modelo menéame? Merece la pena crear una plataforma con lógica de portal? Podemos crear los microservicios y dejar que cada persona cree su propia plataforma. Habría así tantas plataformas como personas. Yo soy yo y mi contextopedia. Permite enriquecer los servicios con widgets, a gusto del usuario 26 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

27 Generar redes y cuidarlas (I) La forma real de crear xarxes és el no-disseny (Ramón Sangüesa) Las redes no se diseñan, sino que se cultivan. La receta es "poca planificació, poca centralització, poca comissió, poc consens i molt feeback". Permitir que la comunidad emerja Son más sostenibles los hayedos que los jardines (Julen Iturbeormaetxe) Es contraproducente la figura del dinamizador profesional? Aprovechar las comunidades existentes y los antecedentes de posibles comportamientos colaborativos Generar confianza Difícil en un colectivo diverso: funcionarios, políticos, consultores, ciudadanos Algunas pocas normas claras: generar una netiqueta del grupo Creative Commons como sistema de gestión de la propiedad intelectual 27 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

28 Generar redes y cuidarlas (II) Hacer invisibles las herramientas y visibles las materias P.e., la propuesta de 6 prestaciones centrales de Miguel Rodríguez: 1. Saberes y conocimientos creados en colaboración ( wiki). 2. Inventario de herramientas y técnicas específicas para conocer el entorno. 3. Relatos de buenas prácticas y experiencias. 4. Red de personas (social networking). 5. Red de opiniones abierta a la sociedad (blogosfera). 6. Agenda, calendario y convocatorias profesionales. Alfabetización digital y democratización organizacional Pasar de funcionarios office a funcionarios web. La alfabetización digital hoy es, sobre todo, un cambio cultural hacia una ética del trabajo en red y hacia la autoorganización. Tocarnos las caras En algún momento, deseamos tener un contacto con las personas de nuestra comunidad de práctica. Provocar contactos presenciales y buscar sustitutivos para las largas distancias. 28 Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo

29 II Jornada de Bones Pràctiques de Gestió del Coneixement Gestión del conocimiento: entre la realidad y el deseo Alberto Ortiz de Zárate Tercero Barcelona, 5 de desembre de 2007 Moltes gràcies - Mila esker Oficina para la Modernización de la Administración

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