El Proceso de Comunicación

Transcripción

1 El Proceso de Comunicación Índice Definición del término... 2 Finalidad/Propósitos de la comunicación... 2 Componentes de la comunicación... 3 Características generales... 5 Impacto sobre la organización... 6 Redes de comunicación y liderazgo en las organizaciones... 7 Bibliografía

2 Definición del término Es necesario indagar el significado del término en estudio, como primer paso de estudio. Según la Real Academia Española: Comunicar. (Del lat. communicāre). 1. tr. Hacer a otro partícipe de lo que uno tiene. 2. tr. Descubrir, manifestar o hacer saber a alguien algo. 3. tr. Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito. U. t. c. prnl. 4. tr. Transmitir señales mediante un código común al emisor y al 5. tr. Establecer medios de acceso entre poblaciones o lugares. El puente comunica los dos lados de la bahía. U. t. c. prnl. 6. tr. Consultar con otros un asunto, tomando su parecer. Comunicación. (Del lat. communicatĭo, -ōnis). 1. f. Acción y efecto de comunicar o comunicarse. 2. f. Trato, correspondencia entre dos o más personas. 3. f. Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al 4. f. Unión que se establece entre ciertas cosas, tales como mares, pueblos, casas o habitaciones, mediante pasos, crujías, escaleras, vías, canales, cables y otros recursos. 6. f. Papel escrito en que se comunica algo oficialmente. 7. f. Escrito sobre un tema determinado que el autor presenta a un congreso o reunión de especialistas para su conocimiento y discusión. 8. f. Ret. Figura que consiste en consultar la persona que habla el parecer de aquella o aquellas a quienes se dirige, amigas o contrarias, manifestándose convencida de que no puede ser distinto del suyo propio. 9. f. pl. Correos, telégrafos, teléfonos, etc. Seguido de esto, se puede realizar un primer acercamiento a la definición de comunicación mediante su análisis etimológico. La palabra deriva del latín communicatĭo, -ōnis, que significa compartir algo, poner en común. Por lo tanto, la comunicación es un fenómeno inherente a la relación que los seres vivos mantienen cuando se encuentran en grupo. A través de la comunicación, tanto las personas como los animales obtienen información respecto a su entorno y pueden compartirla con el resto. Chiavenato, la define como intercambio de información entre personas. Stoner, por su parte, la define como Proceso mediante el cual las personas tratan de compartir significados por medio de la transmisión de mensajes simbólicos. Es el fenómeno a través del cual se posibilita la transmisión de información entre un emisor y un Finalidad/Propósitos de la comunicación El emisor tratará, mediante un estímulo, producir una respuesta (deseada por él) activa o pasiva sobre el O sea, el proceso de comunicación tiene por finalidad provocar un cambio en el Este proceso tiene la finalidad de INFLUENCIAR, COORDINAR, MOTIVAR, CONTROLAR, ejercer AUTORIDAD, resolver conflictos, etc., para lograr cumplir un cierto objetivo/deseo. 2

3 La comunicación permite socializar y capacitar a los miembros de la sociedad, de la comunidad y de la organización. Propósitos Generales y Específicos Cuando una persona, una organización o un grupo de personas se comunican, es que tiene un propósito. En general, este puede ser: 1. Informar 2. Entretener 3. Persuadir Estos tres propósitos se aplican en el desarrollo de un discurso, los actos de informar, entretener y persuadir generalmente van mezclados, pero es común que predomine uno por sobre los otros. Este sería el propósito general y, los que se desprendan de estos últimos, serían propósitos específicos. 1. Informar El propósito general de informar tiene como función principal ofrecer datos y se divide en cuatro tipos de propósitos específicos. a) Explicar: Dar a conocer un proceso o funcionamiento de algo. b) Describir: Dar las características esenciales y accidentales de alguien o algo para que el público construya en su mente una imagen. c) Definir: Aclarar un término. d) Exponer: Presentar o dar a conocer un tema. 2. Entretener Es la comunicación que pretende modificar la conducta o la opinión de una o más personas. 3. Persuadir Es pretender que las personas realicen una acción, adopten una idea o modifiquen una conducta que poseen, en base al deseo del emisor. Puede dividirse en los siguientes propósitos específicos: a) Motivar a la acción: Es decir, que se logre que el auditorio realice u omita una conducta. b) Convencer-formar: Pretende establecer una opinión, creencia o actitud respecto de algo. c) Convencer-reforzar: Este propósito se emplea cuando el público ya aceptó una opinión, actitud o creencia y se le ofrecen razones para consolidar esa idea. d) Convencer-cambiar: Consiste en modificar la idea, actitud, creencia u opinión que el público tiene respecto a algo. Componentes de la comunicación John Kotter ha definido la comunicación como un proceso compuesto por el emisor, que envía un mensaje a través de diferentes medios oral, escrito, magnético, gestual, etc., y un receptor, que le corresponde una acción. El esquema básico, se compone de: 3

4 Emisor Mensaje Receptor Cabe destacar que SI FALTA ALGUNO DE SUS ELEMENTOS, EL PROCESO DE COMUNICACIÓN NO SE LLEVA A CABO. El esquema anterior se encuentra afectado por otros componentes que, si bien no conforman los pilares del proceso, tienen carácter sustancial. Podríamos replantear una nueva gráfica: RETROALIMENTACION (FEEDBACK) Se realizó la acción deseada? ENTORNO Ruido Idea a comunicar Qué? Interpretación Qué? Emisor Quién? CANAL Mensaje A través de que medio? Receptor A quién? CODIFICACION DECODIFICACION Basado en experiencias y conocimientos Por su lado, Chiavenato, resalta los ejemplos cotidianos actuales como son: la comunicación oral directa y la comunicación interpersonal a distancia. En el primero de los casos, la conversación emplea el lenguaje como código y lo refuerza con elementos de comunicación no verbales (gestos, señales, símbolos). En el segundo caso, el intercambio de mensajes se realiza a través de la escritura, el teléfono o de Internet. Emisor: es el punto de partida de la información; puede ser una persona, un grupo (o grupos) o una organización (u organizaciones), que precisan transmitir información hacia otra persona, grupo/s u organización/s. Cabe destacar la existencia de una necesidad frente a cumplir un objetivo que requiera que el receptor ejercite una acción. Codificación: es previa a la emisión y se traduce en una serie de símbolos para que sea interpretada por el Por lo tanto, la información debe ser emitida de manera compatible con la percepción del Mensaje: es la forma física que adopta la información. Cuando le es asignada a la información, deber ser concebida para que sea captada por el El mensaje puede adoptar diversas formas: 4

5 oral, escrita, gestual, etc. que deben definirse en función de la personalidad y condiciones del Canal: es el método que se selecciona para transmitir el mensaje y debe ser armónico con este último. El canal debe ser apropiado a las características del mensaje que se pretende transmitir. Pueden ser: - Teléfono (para la transmisión oral) - Memorandos, informes, cartas (para la transmisión escrita) - Correo electrónico (para la transmisión informática) La transmisión del canal se hará en función de los mensajes a transmitir y de las disponibilidades del Receptor: es la persona que recibe el mensaje del emisor y lo traduce en información para generar una acción. Puede ser una persona, un grupo (o grupos) o una organización (u organizaciones). Algunos de los motivos por los cuales no se completa el proceso de comunicación son: que el mensaje del emisor no llegue al receptor; que el mensaje sea interpretado de modo diferente, lo que conlleva a no cumplir con la acción concebida por el emisor. Decodificación: es el proceso por el cual el receptor interpreta el mensaje con su propio marco de referencia que impacta sobre sus percepciones, lo cual se convierte en la información que lo llevará a ejecutar la acción esperada. Se encuentra completamente relacionada por las experiencias, el conocimiento y los sentidos del Ruido (Barreras de la comunicación): es la interferencia en la comunicación que afecta la calidad de la misma y puede llevar a interpretaciones diferentes de las originales. Respecto del emisor y receptor, puede ser: físico (ruido del entorno, por ej.: conversar en un subte mientras mantiene la marcha), fisiológico (alguna deficiencia en alguno de los sentidos, por ej.: un emisor afónico), semántico (una palabra posee diferentes significados para emisor y receptor, por ej.: ), psicológico o sociológico (cuando intervienen condiciones internas del individuo que participa en el acto comunicativo, por ej.: alguien que está sumamente triste escucha un mensaje y lo percibe de modo negativo) y pueden presentarse en cualquier etapa de la comunicación. Además, considerando que la comunicación es comprendida en un determinado entorno, los factores que conforman este último, pueden ser de gran impacto en la transmisión de la información. Retroalimentación (Feedback): es el proceso complementario al de comunicación original. Sirve para verificar cómo se ejecutó el mensaje original, permitiendo conocer si la información ha sido debidamente interpretada y aplicada. En primera instancia, se da desde el receptor hacia el emisor. Características generales La comunicación puede darse: en un sentido (emisor receptor, sin retroalimentación) en dos sentidos [emisor receptor, receptor emisor (con retroalimentación)] La comunicación puede ser: 5

6 Formal: es la que se encuentra estipulada y planificada por la organización. Depende de los canales establecidos al momento de definir la estructura de la organización, muchas veces denominados circuitos administrativos. Estos canales pueden ser: - Verticales: pueden ser descendentes, en coincidencia con las líneas de mando, y ascendentes, por donde fluye la información para ejecutar el control. - Horizontales: estipulados para la interrelación de unidades orgánicas en un mismo nivel jerárquico, contribuyendo a la coordinación. No formal: se manifiesta dentro de la organización a través de la interrelación social de las personas que la conforman, fuera de lo previamente establecido y es muy difícil de controlar. Tiende a complementar la red formal pero no deja de constituirse como el rumor o charla de pasillo. Puede darse: - De personas a personas (individualmente consideradas) dentro de la misma organización, y dentro del mismo grupo de trabajo. - De personas a personas (individualmente consideradas) dentro de la misma organización, siendo de distintos grupos de trabajo. - De personas a personas (individualmente consideradas) entre distintas organizaciones. - De personas (individualmente consideradas) a grupos, dentro de la misma organización y viceversa. - De grupos a grupos, dentro de la misma organización. - De grupos a grupos, entre distintas organizaciones. Impacto sobre la organización Actualmente, toda conformación de estructura organizacional tiende a ser definida lo más flexible y dinámica posible, con el fin de poder adaptarse de la mejor manera frente a los cambios permanentes del entorno. En muchos casos, estará vinculado al grado impuesto de centralización o descentralización. La definición de las redes de comunicación, en la organización, permite visualizar (en sentido estricto) los enlaces formales, tanto verticales como horizontales, generalmente representado por un organigrama 1. La comunicación vertical descendente coincide con la cadena de mando (entre los niveles superiores y los subalternos). Por lo general, en forma de órdenes, instrucciones u objetivos. La comunicación vertical ascendente se refleja a través de la generación de información para el control de la consecución de las órdenes, instrucciones u objetivos mencionados anteriormente. El ejemplo empresarial típico es el proceso de presupuesto. La comunicación horizontal es útil en el proceso de coordinación y armonización de la ejecución de actividades, entre los diferentes sectores o grupos (de similar jerarquía) dentro de la organización 1 En sentido general, un organigrama, es la representación gráfica (formal) de una organización donde se visualizan las relaciones de los diferentes niveles jerárquicos. Es una foto de la organización, en un momento determinado del tiempo. 6

7 EL ÉXITO O EL FRACASO DE UNA ORGANIZACIÓN SUBYACEN EN LA COMUNICACIÓN O EN LA AUSENCIA DE ELLA!! NO EXISTE ORGANIZACIÓN SIN COMUNICACIÓN!! Nos encontramos atravesando la Era del conocimiento, donde el rol preponderante en la organización actual y del futuro es la información. Aquí, es donde los administradores poseen el gran compromiso de lograr el mejor manejo y transmisión para obtener los mejores logros posibles. Chiavenato menciona que el enfoque de las relaciones humanas reveló las fallas de comunicación en las organizaciones, lo que dio a conocer algunas situaciones (de la época y actuales) que los administradores deberían considerar: La participación de personas de niveles inferiores en la solución de problemas de la organización. Estimular la confianza entre las personas y los grupos dentro de la organización. De igual manera, menciona los propósitos de la comunicación en la organización: Proporcionar la información para que las personas puedan desempeñar sus tareas Adoptar las actitudes necesarias que promuevan la motivación, la cooperación y la satisfacción en los cargos. La Teoría de las relaciones rumanas se focaliza en el análisis de grupos (como fenómeno social) y no individual!!! Complementariamente, el factor tecnológico es un elemento fundamental en la expansión comunicacional que va imponiendo nuevas formas de gestión. He aquí el surgimiento de algunos medios electrónicos que cambiaron la manera de hacer las cosas e incrementaron la calidad y la celeridad de la transmisión, al mismo tiempo reduciendo costos operativos. Los más preponderantes son: Correo electrónico: mensajes escritos a través de la red Correo por voz: mensajes sonoros a través de la red Sistemas on-line: son sistemas que permiten conexiones entre computadoras Servicios de consultas, de noticias, etc.: son servicios de informaciones en línea Cabe destacar, el papel ocupado por las redes. Entre las más conocidas: Internet: red de redes de computadoras de alcance mundial que se encuentran interconectadas. Intranet: red, ya existente y similar a Internet, pero utilizada por las organizaciones en forma interna y específica. Redes de comunicación y liderazgo en las organizaciones Los flujos de comunicación ocurren entre sujetos que son a un tiempo emisores y receptores, es un intercambio mutuo. 7

8 La teoría de sistemas ha llevado a los investigadores a cambiar su perspectiva de investigación. Hay que considerar las redes de comunicación que se desarrollan en las organizaciones. El multimillonario H. Ross Perot dijo una vez...life is not an organization chart. Life is more like a spider's web. Things happen in strange ways. 2 lo cual significa La vida no es un organigrama. La vida es más como una tela de araña. Las cosas suceden de manera extraña.. La frase en cuestión puede ser aplicada para variados ámbitos, inclusive la comunicaciones en la organización. Alex Bavelas, estudio la eficacia en las diversas estructuras de comunicación ( Y, rueda, cadena, círculo y canales múltiples) y, complementariamente, su discípulo Harold J. Leavitt, estudió, la relación entre cada tipo de estructura y la eficacia comparativa entre ellas, focalizando en la rueda y el círculo para resolver una tarea que requería la decisión de un sujeto que conociera información. Tomando ambos estudios, se podría aproximar el siguiente resumen: Y Rueda Cadena Circulo Canales múltiples Características del intercambio de información Velocidad de transmisión MUCHA POCA POCA POCA MUCHA-POCA Precisión/Exactitud del contenido MUCHA BASTANTE BASTANTE POCA MUCHA Saturación/Tráfico de la información POCA POCA MODERADA MUCHA MUCHA Características de los miembros Satisfacción general BAJA BAJA BAJA ALTA ALTA Énfasis en el líder MUY MUY MUY MARCADO NULO MARCADO MARCADO MARCADO/NULO Centralización ALTA ALTA MODERADA NULA BAJA Moral BAJA MUY BAJA BAJA MUY ALTA ALTA Flexibilidad en el ejercicio del cargo LENTA LENTA LENTA MUY RAPIDA RAPIDA 2 Frase extraída del artículo Think Like a Spider Web, Not an Organizational Chart publicado en: Web visitada el 17/05/

9 Bibliografía - Diccionario de la Real Academia Española; disponible en: - Introducción a la teoría general de la administración; Idalberto Chiavenato; editorial Mc Graw Hill; séptima edición (2006); páginas Qué es Administración Las organizaciones del futuro; Alejandro C. Geli y Cía.; editorial Ediciones Macchi; edición 1998; páginas Administración; J. A. F. Stoner, R. E. Freeman y D. R. Gilbert Jr; editorial Pearson; sexta edición; páginas Principios fundamentales para la administración de organizaciones; Miguel Ángel Vicente, Juan Carlos Ayala y otros; editorial Prentice Hall-Pearson Educación; edición 2008; páginas