Colaboraciones. Póliza contable + UUID_CFDI = posible deducción autorizada?

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1 Colaboraciones Póliza contable + UUID_CFDI = posible deducción autorizada? LC Gerardo García Campa Integrante de la Comisión de Desarrollo Fiscal 1- Bosques del CCPM, y Director General de asesorfiscal.mx gerardogarcia@asesorfiscal.mx Sin duda, el eje principal de toda deducción fiscal es el CFDI que soporta la operación, más aún cuando para la contabilidad electrónica fiscal representará el único vínculo que la une con la contabilidad financiera, a través de su folio. Antecedentes En la última década han existido diversos e importantes cambios en materia de comprobación fiscal. Sin remontarnos muy atrás, recuérdese la reforma al CFF publicada en el decreto del 7 de diciembre de 2009, en donde se impone como obligatorio al comprobante fiscal digital a través de Internet (CFDI), a partir del 1o. de enero de 2011, según disposición transitoria del mismo decreto. 2a. decena de noviembre

2 FISCAL Colaboraciones De esta manera comenzó la nueva era del CFDI o factura electrónica, esa que el contribuyente expide con el consentimiento del SAT a través de su certificación por medio de un proveedor autorizado, lo cual implica para este organismo tener al mismo tiempo que el contribuyente, el archivo electrónico o xml del CFDI. Empero, aun cuando el SAT cuente con una copia del comprobante fiscal no necesariamente implica que pueda fiscalizar las operaciones del contribuyente de una manera inmediata y automatizada, pues para ello se requieren procesos adicionales ya dispuestos en la reforma fiscal de 2014, establecidos en el artículo 28 del CFF y sus cuatro fracciones: I, precisar los documentos e informes que integran la contabilidad; II, señalar las características y requisitos que deberán cumplir los registros o asientos contables; III, indicar los medios electrónicos en que deberá llevarse la contabilidad; y IV, determinar que el envío mensual de la información contable se realizará a través de su portal Este envío de la contabilidad electrónica fiscal hoy sabemos se realizará en enero de 2015, a través del buzón tributario del contribuyente no sólo implica un compendio encriptado de información en formato xml del catálogo y las balanzas de comprobación de su contabilidad, sino el preludio de la nueva forma en que la autoridad fiscal ejercerá sus facultades de comprobación. Por ello, luego de haber revisado esa información, en ciertos casos la autoridad les solicitará a los contribuyentes el envío de sus pólizas o registros contables del periodo. La estructura de su contenido ya está perfectamente identificada en el rubro D del anexo 24 Contabilidad en medios electrónicos de la RMF vigente. Cuando el contribuyente realice el envío de la información de las pólizas generadas, le estará diciendo a la autoridad el detalle de cada una de las transacciones manifestadas en el saldo en la balanza de comprobación que requiere ser aclarado. En cada una de las pólizas existirá un elemento fundamental que permitirá comprobar si la operación existe: la distinción del CFDI soporte de la operación. Fiscalización del efecto fiscal de un CFDI a través de su UUID El que la autoridad fiscal utilice el CFDI como medio para comprobar operaciones no es nada nuevo, incluso ha venido evolucionando desde aquellos antiguos comprobantes en papel, hasta el actual archivo electrónico o xml del CFDI. Entonces, por qué hace tan diferente las cosas? En breves palabras, porque el propio contribuyente le declarará a la autoridad el efecto fiscal asignado en su contabilidad. Sí, no es lo mismo expedir un CFDI y contabilizarlo para luego presentar una declaración de impuestos, cuya veracidad no puede ser inmediata y plenamente ratificada por la autoridad tributaria; a expedirlo y estar obligado a relacionarlo (a través de su folio fiscal de 32 dígitos) en cada póliza o registro contable por enviar, donde ahora sí se puede compulsar de manera inmediata el efecto fiscal que se le dio. Por ejemplo, hasta antes de este año la contabilidad financiera de las operaciones de un gasto no deducible pudo haber terminado en una declaración de impuestos como deducible, pues algunos contribuyentes partían del hecho de que la autoridad nunca se daría cuenta de ello, sino hasta cuando literalmente les hiciera una auditoría, y eso era poco probable si este mismo contribuyente parecía cumplir con sus obligaciones fiscales. Por lo anterior, el principal aspecto a fiscalizar de la póliza o registro contable por enviar al SAT el próximo año será sin duda la correlación que habrá de cada operación y su soporte documental o identificador universalmente único (UUID) del CFDI, atributo requerido en la estructura informática de la póliza para expresar el dato del comprobante fiscal soporte de la transacción. Comprobante fiscal deducible Entonces, si el archivo electrónico o xml del CFDI es uno de los elementos por los cuales la autoridad podrá fiscalizar la operación sustentada por esa póliza contable, es imprescindible que la transacción sea real y hubiera cumplido no sólo con los requisitos fiscales del comprobante, sino también los que para esa deducción en particular establezca la ley. En este sentido basta recordar lo dispuesto por el artículo 16 2a. decena de noviembre 2014

3 Colaboraciones FISCAL 27 de la Ley del ISR al señalar que las deducciones autorizadas deben reunir una serie de requisitos, entre otros, según la fracción III, estar amparadas con un comprobante fiscal; esto es, un archivo electrónico o xml del CFDI. Además, en la fracción IV del mismo precepto se indica que si los pagos cuya deducción se pretende corresponden a contribuyentes causantes del IVA, dicho impuesto deberá estar trasladado en forma expresa y por separado en el comprobante fiscal respectivo. Pero quizá la parte medular es la fracción XVIII, en donde se señala que el comprobante fiscal se debe obtener a más tardar el día en el cual el contribuyente deba presentar su declaración. En este punto se debe tener mucha precaución, pues su CFDI contiene un elemento imposible de alterar: la fecha de expedición. En consecuencia, si aplica esta regla de obtener el comprobante a más tardar el 31 de marzo del año siguiente, inevitablemente su CFDI vendrá con la fecha de expedición de ese ejercicio y no del ejercicio al que corresponde la deducción, tal como lo establece la última oración de la mencionada fracción XVIII, propiciando en automático la no deducibilidad de ese gasto. Lo anterior quedará evidenciado cuando en el xml enviado al SAT de la información de las pólizas contables se hubiera relacionado un comprobante que no cumpla el requisito de la fecha de expedición. Por tanto, el SAT, gracias al UUID del CFDI, podrá confirmar de manera automatizada el incumplimiento de este requisito básico para la deducibilidad del gasto, aun cuando en la póliza se hubiera considerado como deducible. Entonces, si el contribuyente le da un efecto fiscal diferente al correspondiente conforme a la Ley del ISR, ahora ya se verá reflejado desde el momento en que se contabilizó el gasto y no necesariamente hasta la presentación de la declaración provisional o definitiva de impuestos, lo cual hace más sencillo para las autoridades el ejercer sus facultades de comprobación. Requisitos fiscales vigentes del archivo xml del CFDI En términos del primer párrafo del artículo 29 del CFF, los contribuyentes están obligados a expedir comprobantes fiscales o CFDI en documentos digitales que, luego de certificarse por el SAT, se vuelven el archivo electrónico o xml; sin embargo, es necesario cumplir con una serie de requisitos fiscales contenidos en nueve fracciones contenidas en el artículo 29-A del CFF. Muchos contribuyentes creen tener un sistema actualizado de facturación electrónica que les resolverá el problema, pero no se han percatado de la desactualización padecida desde la reforma de 2011, pues han visto pasar muchos cambios que no han considerado en los procesos de facturación realizados a la fecha; empero, estos errores no pasarán de largo por la contabilidad electrónica. Por lo anterior, no confíe ciegamente en su sistema, revise si los campos que le ofrece para facturar una operación coinciden con los requisitos fiscales listados para efectos prácticos a continuación: resumidos, desglosados y numerados. REQUISITOS FISCALES VIGENTES DEL CFDI 1. Clave del RFC de quien los expida (Art. 29-A Frac. I CFF) 2. Régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR (Art. 29-A Frac. I CFF) 1, 2 3. Domicilio del local o establecimiento en el que se expidan (sólo sí se tiene más de un local o establecimiento) (Art. 29-A Frac. I CFF) 4. Número de folio asignado por el SAT (Art. 29-A Frac. II CFF) 2a. decena de noviembre

4 FISCAL Colaboraciones 5. Sello digital del SAT (Art. 29-A Frac. II CFF) REQUISITOS FISCALES VIGENTES DEL CFDI 6. Sello digital del contribuyente que lo expide (Art. 29-A Frac. II CFF) 7. Lugar y fecha de expedición (Art. 29-A Frac. III CFF) 8. Clave del RFC de la persona a favor de quien se expida (Art. 29-A Frac. IV CFF) Cuando no se cuente con el RFC, se deberá utilizar la clave genérica XAXX , y cuando se trate de residentes en el extranjero, XEXX (regla I de la RMF 2014) 9. Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen (Art. 29-A Frac. V CFF) Se puede utilizar la unidad de medida que usen conforme a los usos mercantiles, para prestación de servicios o del otorgamiento del uso o goce temporal de bienes, en el CFDI se podrá señalar la expresión NA o cualquier otra análoga (regla I de la RMF 2014) En el caso de permisionarios identificar el vehículo que les corresponda (Art. 29-A Frac. V, inciso a CFF) 1 Si se trata de donativos, la mención de serlo y contener el número y fecha del oficio constancia de la autorización para recibir donativos; o en su caso, del oficio de renovación correspondiente. Si ampara bienes deducidos conforme a la Ley del ISR, indicar que el donativo no es deducible (Art. 29-A Frac. V, inciso b CFF) En caso de arrendamiento de bienes inmuebles, el número de cuenta predial o datos del certificado de participación inmobiliaria no amortizable (Art. 29-A Frac. V, inciso c CFF) 1 Para contribuyentes del IEPS, especificar el peso total de tabaco contenido en los tabacos labrados enajenados o, en su caso, la cantidad de cigarros enajenados (Art. 29-A Frac. V, inciso d CFF) Para contribuyentes del ISAN e importadores de automóviles en la región fronteriza, contener el número de identificación vehicular y la clave vehicular que corresponda al automóvil. El valor del vehículo enajenado deberá estar expresado en el comprobante correspondiente en moneda nacional (Art. 29-A Frac. V, inciso e CFF) (Ver reglas I ; I y I de la RMF 2014) 10. Valor unitario consignado en número (Art. 29-A Frac. VI CFF) Separación del monto del lente óptico graduado (Art. 29-A Frac. VI, inciso a CFF) Separación del monto del transporte escolar obligatorio (Art. 29-A Frac. VI, inciso b CFF) Monto de lo cobrado en operaciones de factoraje (Art. 29-A Frac. VI, inciso c CFF) 11. Importe total señalado en número o letra (Art. 29-A Frac. VII CFF) 12. Condición de pago, señalamiento expreso cuando la contraprestación se pague en una sola exhibición o en varias exhibiciones [parcialidades] (Art. 29-A Frac. VII, incisos a y b CFF) 13. Impuestos incluidos, cuando proceda, se indicará el monto de los impuestos trasladados desglosados por tasa de impuesto y, en su caso, el monto de los impuestos retenidos (Art. 29-A Frac. VII, inciso a CFF) 14. Forma de pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativo o tarjeta de débito, de crédito, de servicio o monedero electrónico) (Art. 29-A Frac. VII, inciso c CFF) 1, Documento aduanero, su número y fecha si se trata de ventas de primera mano (Art. 29-A Frac. VIII CFF) (No aplica para contribuyentes que importen o exporten mercancías por medio de tuberías o cables; regla I de la RMF 2014) Notas 1. Hasta 2013, estuvo temporalmente dispensado según regla miscelánea I Para 2014 se dispone en la primera modificación a la RMF que continúe utilizándose la expresión NA o cualquiera análoga (regla I ); durante 2012 solía utilizarse el término No identificado (regla I ). Los requisitos señalados en la tabla anterior ahora se plasman gráficamente en un archivo de un CFDI en su lenguaje nativo xml: 18 2a. decena de noviembre 2014

5 Colaboraciones FISCAL Es importante precisar que los requisitos antes ilustrados no son los únicos cuando se trate de contribuyentes de sectores o actividades específicas, pues ellos deben incorporar requisitos fiscales adicionales en sus CFDI, mediante los complementos publicados por el SAT en su portal en Internet. Efectivamente, según la regla I de la RMF para 2014, los complementos son obligatorios para los contribuyentes luego de 30 días naturales de haberse publicado en el mencionado portal, salvo que en otra disposición fiscal se precise lo contrario. Algunos de los más utilizados son el complemento del recibo de pago de nómina. Representación impresa del CFDI En cuanto a la representación impresa del CFDI, todavía es muy utilizada por los contribuyentes, independientemente si la obtienen impresa en papel, cuando se las entrega inmediatamente el proveedor; o bien, a través de su envío en algún formato popular como el pdf. En este sentido, si bien en la fracción V del artículo 29-A del CFF actual ya no se hace un señalamiento expreso de cumplir con los requisitos establecidos en la RMF, la regla I , vigente, indica seis fracciones que ya por sistema seguiremos viendo en las representaciones impresas de los CFDI actuales. Cabe apuntar que esto es así debido a la reforma a la citada fracción V, a partir de 2014 la representación impresa únicamente presume la existencia de dicho comprobante fiscal ; por lo cual, por sí misma ya no sirve para efectuar una deducción fiscal, pues como ya se comentó anteriormente, sólo con el archivo electrónico o xml del CFDI se podrá deducir. Sin embargo, para efectos de darle seguimiento al ejemplo del gráfico ilustrado antes, enseguida se muestra el mismo documento en su versión de representación impresa, donde se indica en números arábigos los requisitos antes referidos y en números romanos los recién comentados aplicables sólo a esta versión del comprobante fiscal: 2a. decena de noviembre

6 FISCAL Colaboraciones Metodología de revisión de comprobantes Si los CFDI de las operaciones relacionadas en las pólizas contables cumplen con todos los requisitos antes señalados, las probabilidades de que la autoridad fiscal cuestione alguna de ellas son mucho menores. Esto sólo si el contribuyente está consciente de que las erogaciones son estrictamente indispensables para los fines de su actividad (personas morales), o para la obtención de los ingresos por los cuales se está obligado al pago del ISR (personas físicas). No obstante, para estar plenamente seguros del cumplimiento de los requisitos aludidos se recomienda implementar una metodología de revisión de comprobantes, obligatoria para el área de cuentas por pagar de la empresa; o bien, a quien corresponda hacer este mismo proceso, a fin de efectuar la revisión de todo comprobante de una erogación pendiente de realizar o ya pagada. 20 2a. decena de noviembre 2014

7 Colaboraciones FISCAL La metodología propuesta consta de cinco fases, la aplicación de la segunda y la cuarta dependerán del resultado de la primera y la tercera, respectivamente. En el siguiente gráfico se aprecia el proceso completo y más adelante se describe cada una de ellas: 1a. Revisar físicamente la representación impresa y el xml Respecto a la representación impresa del CFDI, si bien en 2014 ya no sirve para deducir, contiene literalmente los datos básicos donde se han detectado los errores más comunes de incumplimiento de requisitos fiscales; por tanto, es más eficaz hacer una revisión física del comprobante, pues aquellos datos que se identifiquen como erróneos seguramente tienen su origen también en el xml. 2a. Consultar las facturas recibidas usando la herramienta del SAT Es común que durante la revisión de un xml el archivo pueda estar dañado o con alguna situación similar que impida su completa revisión; por ello se recomienda acceder a la herramienta gratuita para generar factura electrónica, disponible en el portal del SAT, a fin de descargar nuevamente el archivo y proceder a su revisión. 3a. Comprobar la autenticidad del comprobante fiscal Atendiendo a lo dispuesto por el tercer párrafo del artículo 29 del CFF, es necesario comprobar la autenticidad del CFDI para saber si el folio que lo ampara le fue autorizado al emisor y si al momento de la emisión del CFDI el sello digital se encontraba vigente y registrado en el SAT. Esta labor se puede hacer fácilmente utilizando los servicios de validación que el propio SAT tiene disponibles en su portal, ya sea validando los folios copiando y pegando la información de la representación impresa; o bien, utilizando los servicios especializados de validación donde se requieren el xml del CFDI, así como el certificado de sello digital (CSD) del SAT o proveedor de certificación. Como ya se comentó, en esta fase sólo se busca comprobar la autenticidad del CFDI; esto es, validar la estructura, cadena original y sello del CFDI, además de saber que el comprobante se encuentra vigente; pero de ninguna manera este proceso evita no realizar la primera fase, pues incluso el propio validador de forma y sintaxis en su versión 3 lo señala al final de validar los comprobantes. En este punto se recomienda no confiar tácitamente de la validación efectuada por el programa comercial de facturación electrónica con el que se cuente, pues existen casos donde no la realizan de forma completa; esto es, sólo validan el xml pero no con la validación del CSD del SAT. 4a. Recuperar los CSD incorrectos y revisar su tipo Cuando derivado de la comprobación de la autenticidad de los CSD resultan errores, es de mucha utilidad 2a. decena de noviembre

8 FISCAL Colaboraciones la herramienta conocida como CertiSAT. Con ella se podrán consultar los CSD del emisor y saber su tipo; es decir, si son para Fiel o para sello y entonces descargar aquel que se requiera. 5a. Confirmar que el emisor no esté en la Relación de contribuyentes incumplidos Conforme a la reforma del artículo 69 y adición del artículo 69-B al CFF, a partir de 2014 el SAT publica la lista con el nombre, denominación o razón social y clave del RFC de los contribuyentes que incumplen sus obligaciones fiscales, así como aquellos simuladores de operaciones y emisores de facturas apócrifas. Esta lista negra como algunos suelen llamarle o nulidad de comprobantes (artículo 69-B), se puede consultar directamente en el portal en el apartado Trámites y servicios, menú Consultas, Relación de contribuyentes, Con operaciones inexistentes (presuntos y definitivos). Se recomienda cotejar si el emisor del comprobante fiscal a deducir no se encuentra en esta lista; pues de antemano, la autoridad fiscal podría presumir que las operaciones contenidas en los comprobantes fiscales expedidos por el contribuyente en cuestión no producen ni produjeron efecto fiscal alguno. Lo anterior significa que cuando se le hubiera dado un efecto fiscal al CFDI se deberá seguir un procedimiento para aclararle a la autoridad dicha situación, en términos del penúltimo párrafo del artículo 69-B, antes de poder considerar como deducible la operación; o peor aún, le sea detectada por la autoridad en el ejercicio de sus facultades de comprobación. Consecuencias de no implementar la revisión de comprobantes Quizá la sanción más importante de no haber tenido el tiempo y la disponibilidad de revisar los CFDI, es la contenida en el último párrafo del artículo 29-A del CFF, según la cual, las cantidades amparadas en los CFDI que no reúnan algún requisito de los establecidos en los artículos 29 y 29-A del citado código, o cuando los datos contenidos en los mismos se plasmen en forma distinta a lo señalado por las disposiciones fiscales, no podrán deducirse o acreditarse fiscalmente. Esa falta de control en los CFDI ya será posible de identificar por las autoridades fiscales, ya que cuentan con una copia del CFDI, mismo que el propio contribuyente relacionará en sus pólizas contables mediante su folio fiscal o UUID. Por esta razón, es preferible implementar una adecuada revisión con la metodología sugerida en el punto anterior. Es conocido por todos que con la contabilidad electrónica por enviar en 2015 iniciará una nueva era en el ejercicio de las facultades de comprobación de las autoridades fiscales, sobre todo con la puesta en marcha de la fiscalización electrónica referida en la fracción IX del artículo 42 del CFF, la cual está pensada que actúe sobre conceptos específicos de la situación fiscal del contribuyente. Corolario Desde el año 2011 hasta el cierre de agosto de 2014, al menos 3 684,355 contribuyentes han venido utilizando el CFDI como esquema de comprobación fiscal ante el SAT; esto sin contar a los más de 27 millones y medio de asalariados que desde este año también cuentan con un CFDI por el pago de su nómina. Esta y mucha más información relativa al CFDI servirá a la autoridad fiscal para compararla contra la información contable y los estados de cuenta bancarios que se reportarán el año próximo, a fin de verificar las deducciones aplicadas, gastos y ventas. Al mismo tiempo que mejoran la detección de esquemas agresivos de evasión fiscal, como el de las empresas que deducen operaciones simuladas (EDOS). Asimismo, la compulsa de los CFDI por el pago de nómina y sus deducciones será la base para la declaración anual de estas personas físicas, al grado tal que su saldo a favor se podrá autorizar o rechazar automáticamente en línea; lo anterior sin duda se convertirá en una herramienta valiosa para detectar y erradicar el clásico esquema abusivo de sustitución laboral mejor conocido como outsourcing. Si bien el archivo electrónico del CFDI es el único elemento que permitirá la deducción fiscal a partir de este año, eso no será suficiente para lograrlo, pues su contenido y validez demostrados a través del folio fiscal que se relacionará en la póliza contable dirán la última palabra ante la autoridad tributaria. 22 2a. decena de noviembre 2014