GESTIÓN DE DESARROLLO HUMANO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA, APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

Transcripción

1 PÁGINA: 1 de OBJETIVO Plantear los pasos a seguir para la liquidación de la nómina, la cual se liquida en el aplicativo SYSMAN. 2. ALCANCE Comienza con la liquidación de todas las novedades; continúa con la interface entre el módulo de nómina y Contabilidad, la entrega a Presupuesto para las reservas presupuestales, la entrega a Tesorería para los pagos a terceros y termina con el archivo de los soportes de nómina y novedades en historias laborales. 3. DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO La base de datos de la nómina se encuentra en el equipo Nomina01D:\DocumentosEsperanza\SYSMANNUEVA\Nominap, a la cual se tiene acceso a través de una contraseña general para la base y una personal para cada usuario autorizado. Una vez se ingresa a la base de datos se selecciona la aplicación Nómina y el periodo de trabajo. Por su parte, los archivos auxiliares de la nómina se encuentran en red, en una carpeta denominada Trabajos de Nómina, clasificados por años y organizados en subcarpetas de acuerdo a los diferentes temas. El aplicativo de nómina funciona a través de tres módulos, a saber: Nominad en la cual se encuentran las tablas con la información de la nómina, esta base se encuentra en el servidor; Nominap que es el portal a través del cual se liquida la nómina como tal y Rnominad, la cual genera los informes detallados y algunos archivos planos. Adicionalmente, se encuentra el módulo Davivienda, a través del cual se genera el archivo plano y el listado para el pago de nómina a los funcionarios que tienen su cuenta en dicho banco. Procesos de Nómina: (Figura 1) Base de datos Fuente: SYSMAN Factores prestacionales: que se deben tener en cuenta en la liquidación mensual de la nómina: Asignación Básica mensual: es la asignación que establece la Junta Directiva mediante la escala salarial del Instituto, se modifica anualmente de acuerdo con los lineamientos dados por la Alcaldía Mayor para el incremento anual Prima de antigüedad se liquida en los siguientes rangos: 0 a 4 años: 0% sobre el sueldo; 4 a 9 años: 7% sobre el sueldo; 9 a 14 años: 9% sobre el sueldo y Mayor a 14 años: 11% sobre el sueldo. Prima Técnica: el reconocimiento máximo de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Distrital 320 del 13 de junio de 1995, para el nivel profesional es de 40% y para el nivel directivo es de 50%.

2 PÁGINA: 2 de 20 Gastos De Representación: el porcentaje es del 100% para el Director General, 30% para el nivel directivo y 30% para el nivel asesor. Auxilio de Alimentación: Establecido para aquellos funcionarios que devengan hasta el tope establecido anualmente por el Gobierno Nacional, se cancela en dinero a aquellos funcionarios que no laboran en las UPI, donde se ofrece la alimentación, para los demás funcionarios que tengan derecho pero que laboran en las UPI donde se ofrece la alimentación no se les cancela pero si es factor prestacional para las demás liquidaciones. Subsidio de transporte: Establecido para aquellos funcionarios que cumplan lo normado en el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional. Prima semestral: Es un factor de salario que se liquida de acuerdo con la Resolución No. 03 de 2004 expedida por la Junta Directiva del IDIPRON Prestaciones Sociales: Son las establecidas por el Gobierno Nacional Retroactivo: El periodo para liquidación del retroactivo se ingresa una vez es decretado el incremento salarial y se conoce la fecha de pago. El periodo corresponde al número 5 (de la figura 1) teniendo en cuenta que el pago es mensual, se ingresa año y mes del pago correspondiente. 3.2 PROGRAMACIÓN DEL PAC RESPONSABLE REGISTRO La programación del PAC anual debe realizarse en el mes de noviembre de cada año, el cual corresponde a la proyección presupuestal de pagos mensuales para la siguiente vigencia. Ésta se debe diligenciar en el formato que el área de Tesorería entregue para tal fin. Por su parte, la reprogramación del PAC mensual debe efectuarse de acuerdo con la fecha estipulada por el Área de Tesorería para el envío de la información. En el formato para la reprogramación del PAC se debe diligenciar la siguiente información: Información básica correspondiente al mes. Se trae la columna del respectivo mes que se va a reprogramar del Formato Distribución del PAC. En la última columna se deben incluir los valores a reprogramar, teniendo en cuenta las novedades de vacaciones y bonificaciones para el mes correspondiente, y en general para los rubros que así lo requieran. y Responsable Reprogramación PAC mensual A-GFI-FT-019

3 PÁGINA: 3 de LIQUIDACIÓN DE VACACIONES Y BONIFICACIONES RESPONSABLE REGISTRO Una vez se obtengan todas las novedades se inicia el proceso de liquidación de las mismas: Liquidación de Vacaciones y Bonificación por Servicios Prestados: Para liquidar las vacaciones y las Bonificaciones, se debe tener en cuenta la programación, una vez verificada ésta se ubica el menú Procesos y se selecciona Novedades Generales. En el recuadro que aparece, en el formulario que indica Vacaciones, se diligencian los

4 PÁGINA: 4 de 20 datos de las vacaciones (el inicio disfrute corresponde al primer día hábil del mes en el que se disfrutarán las vacaciones), así con cada uno de los funcionarios que salen a vacaciones, es en el periodo en el cual se está trabajando. Así mismo, se relaciona si hay o no bonificaciones: en el formulario que indica Novedades, se busca el indicador de liquidar bonificaciones y en la columna de valor se escribe 1. Cada funcionario debe liquidarse, con el fin de que todos los cambios queden registrados en el sistema. La liquidación de vacaciones y bonificación de cada funcionario se imprime a través del menú Informes, Informes liquidaciones, Vacaciones listado o Factores bonificación, respectivamente, luego de lo cual se procede a corroborar cada uno de los datos con la hoja de vida y los registros existentes. Para verificar dichas liquidaciones, se tienen en cuenta los siguientes criterios: Revisión de las Bonificaciones: Para la revisión de las Bonificaciones por servicios Prestados se verifica teniendo en cuenta lo establecido anualmente por el Gobierno Nacional. Revisión Liquidación de Vacaciones: Factores que se deben tener en cuenta en la liquidación: El valor total de la bonificación Anual por Servicios se divide entre 12 y el resultado es el que debe aparecer en la hoja de liquidación de vacaciones, en el ítem que indica Bonificación anual por servicios. Para verificar la hoja de liquidación de vacaciones, se busca en la carpeta denominada planta de personal del año que corresponda, el valor cancelado al funcionario por prima semestral y se divide entre 12. Se comprueba la suma de todos los factores, la cual constituye el salario base por 30 días Para obtener el salario de vacaciones, se divide el salario base entre 30 y se multiplica por el número de días calendario que el funcionario va a estar en vacaciones Liquidación de vacaciones Liquidación de bonificación anual

5 PÁGINA: 5 de 20 La prima de vacaciones corresponde a 15 días del salario base, o sea que para obtenerla, dividimos entre dos dicho salario. La bonificación por recreación corresponde a 2 días de sueldo, es decir, el sueldo se divide entre 30 y se multiplica por PREPARAR DIFERIDOS RESPONSABLE REGISTRO En el menú procesos, préstamos diferidos aparece la siguiente pantalla: Se da clic en el extremo superior derecho en preparar siguiente y luego en preparar diferidos de nómina. El mes base es el mes inmediatamente anterior y el mes a preparar es el que se va a liquidar. Se da clic en aceptar; en este momento se arrastran los saldos correspondientes a los descuentos autorizados para realizar por nómina, ejemplo: planes adicionales en salud, créditos, etc. Posterior a la preparación de los diferidos debe hacerse la validación de las cuotas mensuales autorizadas para descontar y debe tenerse en cuenta el personal que sale a vacaciones dado que a ellos se les debe efectuar descuento doble. Base de datos 3.5 DESCUENTOS A COOPERATIVAS RESPONSABLE REGISTRO Los descuentos a realizar por concepto de Cooperativas, tramitados a través de libranza con cargo a la nómina mensual, deben incluirse de manera manual ingresando a la ventana de Novedades por el menú Procesos y seleccionando Novedades generales. Allí se busca uno a uno el funcionario al cual se le aplicará descuento y se digita el valor en el concepto 250. (Estos descuentos deben ser entregados en los primeros cinco (5) días del mes, por parte de las cooperativas o entidades autorizadas). Base de datos 3.6 CÁLCULO DE PRENÓMINA RESPONSABLE REGISTRO Para liquidar la prenómina la ruta es la siguiente: Menú Procesos Prenómina Cálculo de Prenómina Base de datos

6 PÁGINA: 6 de 20 En la ventana que aparece activa la casilla de estado actual se selecciona Activo, luego se da clic en liquidar. El proceso tarda aproximadamente 2 horas. Base de datos 3.7 LIQUIDAR NOVEDADES INDIVIDUALES RESPONSABLE REGISTRO Las novedades que tienen que ver con ingresos, retiros, traslados, cambios de E.P.S. o Fondo de Pensiones, entre otros, se actualizan por el menú Datos básicos, personal a través de la ventana llamada Archivo de Personal. Base de datos

7 PÁGINA: 7 de 20 Cuando la persona se retira, se deben colocar los siguientes indicadores (si aplican): Indicador para retiro con liquidación Indicador de liquidar prima semestral Indicador de liquidar prima de Navidad Registrar la fecha de retiro Liquidación de Incapacidades: Las novedades que tienen que ver con incapacidades se ingresan por Procesos, Novedades generales, en el formulario llamado incapacidades. Es importante recordar que en el campo fecha de inicio de incapacidad, debe colocarse el mes sobre el cual se está trabajando o de lo contrario, la incapacidad no será tomada. Base de datos Cuando son novedades que a partir de la fecha se vuelven permanentes el primer paso se ingresa a Procesos, Novedades generales, se aplica a, se selecciona siempre a un empleado. Luego, en Empleado, se selecciona el funcionario al cual se le va incluir o modificar la novedad; en Código se selecciona el concepto a modificar y se escribe el valor de la novedad. Base de datos

8 PÁGINA: 8 de RETENCIÓN EN LA FUENTE RESPONSABLE REGISTRO Para el cálculo del porcentaje de retención en la fuente, el cual se debe realizar en enero, abril y en julio de cada año, se ingresa a la aplicación Nominap, allí, por el menú procesos se ingresa a la opción Cálculo porcentaje retención: Áre a de Nomina y Liquidaciones Listado base de retención en la fuente A-GDH-FT-003 Retención en la fuente Se ingresan las fechas, para el primer semestre, se toma desde el primero de diciembre del año anterior hasta el 30 de noviembre del siguiente año. Para el segundo semestre, desde el primero de junio del año anterior hasta el 30 de mayo del siguiente año. Al hacer clic en aceptar, el archivo tardará unos minutos en ser generado. Una vez éste ha sido generado, se debe abrir en Excel y

9 PÁGINA: 9 de 20 calcular, de acuerdo al procedimiento 2 de retención en la fuente, el porcentaje fijo de retención que se usará durante los seis meses siguientes. Para los funcionarios nuevos que tienen retención, se usa el procedimiento 1, en el cual se determina el valor a retener mensualmente Mensualmente se debe corroborar que el porcentaje de retención que está arrojando el aplicativo coincide con el que se encuentra calculado y registrado en el archivo de excel. Para tal fin, se hace una copia del mes inmediatamente anterior en una hoja nueva del mismo archivo y se actualiza con los datos del mes que se está trabajando (los listados detallados denominados Porcentaje de Retención en la fuente y Retención en la Fuente, se vinculan con Excel y dividiendo el valor a retener, entre el porcentaje a retener, multiplicado por 100, se obtiene la base de retención); el valor del porcentaje de retención no varía, excepto cuando por solicitud del funcionario y con los respectivos soportes, se ha hecho el ejercicio para disminuir la base de retención, evento en el cual disminuye el porcentaje. El valor de la retención varía en función de las novedades presentadas. El formato generado, el cual contiene entonces el porcentaje, la base y el valor de la retención del mes, se debe anexar al formato de Retención en la Fuente que arroja el aplicativo, para su respectiva entrega en las áreas pertinentes. Nota: Este paso se debe llevar a cabo cuando se está revisando la planilla de devengos y descuentos y se llega a la columna de Retención en la Fuente. 3.9 GENERAR PLANILLA PARA REVISÓN RESPONSABLE REGISTRO Ingresando a Nominap y siguiendo la ruta que se muestra, se obtienen los listados correspondientes a los descuentos autorizados para realizar por nómina, los cuales se deben comparar, bien sea con los registros existentes en Excel o con las facturas, para verificar que el programa esté liquidando correctamente las cuotas del mes. Menú informes Informes financieros Listados detallados Detalle por concepto Una vez se han revisado los listados individuales, se procede a revisar la planilla de devengos y descuentos, la cual se genera por la siguiente ruta: Menú informes Planillas Planilla de devengos y descuentos La revisión de esta planilla comienza verificando los días trabajados para las personas en vacaciones, los cuales deben corresponder a la diferencia entre los 30 días del mes y los días que la persona tiene de vacaciones. Se debe verificar que el sistema esté liquidando correctamente las Ver numeral 6 del procedimiento Compensación y Novedades A-GDH-PR-001

10 PÁGINA: 10 de 20 incapacidades a través de la siguiente fórmula, los2 primeros días se reconocen al 100% del sueldo +TRAA. Esta fórmula se utiliza para calcular el valor de la incapacidad a partir del tercer día: Valor incapacidad= El pago de la incapacidad se realiza por el 100% del sueldo básico, mas no se debe incluir auxilio de transportes ni subsidio de alimentación. Se procede a corroborar si el total devengado Cn(097) es correcto. Entonces en una columna se deben sumar los siguientes factores por los días trabajados: Valor sueldo Cn002 TRA = Subsidio de Alimentación + Subsidio de Transporte TRAA=Prima técnica + Gastos de representación + Prima de antigüedad + Prima de clima VAC= SALARIO DE VACACIONES QUI= PRIMA DE VACACIONES + BONIFICACIÓN POR SERVICIOS Total ajustes a favor= AJUSTES A FAVOR + BONIFICACIÓN POR RECREACIÓN Cn(151) Valor de las incapacidades Posteriormente se debe verificar el IBC, Cn(112), el cual está conformado por: IBC = Sueldo + Todo lo que constituya factor salarial (es decir todo lo que entra para las liquidaciones de vacaciones, primas, etc.), a excepción del transporte y la alimentación. En el caso de una incapacidad, el IBC = ((Sueldo + Todo lo que constituya factor salarial) * días trabajados)+ Valor de la incapacidad. En el caso de vacaciones, el IBC = Sueldo + Factores salariales * 30 días. Valor sueldo Cn002 TRAA=Prima técnica + Gastos de representación + Prima de antigüedad + Prima de clima Valor bonificación anual por servicios prestados Cn(150) Valor de las incapacidades

11 PÁGINA: 11 de 20 Días trabajados Concepto 009 Número de días a pagar salario vacaciones 094 La fórmula que se debe plantear en Excel es la siguiente: a. Revisar los conceptos 113 (aportes salud empleado) y 118 (aportes pensión empleado), que equivalen al 4% y 4% del IBC, respectivamente. Revisar el concepto 115 (aporte empleado fondo de solidaridad pensional), el cual equivale al 1% sobre el IBC superior a 4 salarios mínimos. Los empleados que tengan un ingreso inferior a los cuatro salarios mínimos no deben efectuar dicho aporte; por el contrario, aquellos que devenguen por encima de 16 salarios mínimos legales mensuales vigentes deben hacer un aporte adicional al 1% general, así: 16 a 17 S.M.L.M.V => 0.2% 17 a 18 S.M.L.M.V => 0.4% 18 a 19 S.M.L.M.V => 0.6% 19 a 20 S.M.L.M.V => 0.8% Superior a 20 S.M.L.M.V => 1% Para las personas que regresan de vacaciones y que su IBC es inferior a cuatro salarios mínimos, pero que su IBC por 30 días supera los 4 SMLV, se debe realizar así: Si (sueldo devengado Cn(002) + TRAA) / Cn(009) * 30 > 4 salarios mínimos, entonces se le aplica el porcentaje de fondo de solidaridad pensional Para las personas que salen a vacaciones y que usualmente no aportan a FSP se debe tener en cuenta que su IBC muestra el valor de dos meses, es decir, el IBC del mes que se está liquidando más lo que a éstos se les paga por adelantado por el disfrute de sus vacaciones + la bonificación por servicios prestados, por lo tanto el IBC que se utiliza para calcular el FSP se debe calcular así: FSP=SI((((Sueldo mes+traa+bon. Ss prestados) >smmlv*4; (Sueldo mes+traa+bon. Ss prestados)*0.01;0) Se debe tener en cuenta que el IBC que presentan las personas que salen a vacaciones muestra el valor de dos meses, es decir, el IBC del mes que se está liquidando más lo que a éstos se les paga por adelantado por el disfrute de sus vacaciones, por lo tanto el IBC que se utiliza para calcular los aportes del mes (de los funcionarios que usualmente aportan al FSP), es decir, el Cn(115) es igual a:

12 PÁGINA: 12 de 20 FSP Cn(115) = (Sueldo del mes Cn(002) + TRAA del mes + Bon. Ss prestados) el cual se multiplica por el 1%. FSP Cn(136) = el cual corresponde a APORTES FSP EMPLEADO PROVISION VACACIONES es igual a: Cn (136) = ((Sueldo del mes Cn(002) + TRAA) / Días trabajados * Días de vacaciones) * 0.01 Ahora, se verifica Retención en la fuente, de acuerdo al numeral de este instructivo. De igual manera, se verifica lo relativo a cooperativas: el total debe corresponder a la suma de todos los descuentos autorizados por nómina y que no corresponden a los descuentos de ley; y al juzgado: Al total devengado debe restársele un salario mínimo y sobre la diferencia, se aplica el porcentaje correspondiente al descuento efectuado por embargos. Se verifica también el total deducido, sumando en una columna aparte todos los descuentos, este valor debe ser igual al Cn(140) que está registrado en la planilla de devengos. El neto a pagar, el cual no puede ser menor a la mitad del devengado en ese mes y que ya está registrado en la planilla de devengos, se debe comprobar calculando la diferencia entre el cn(097) total devengado y el total deducido. Si en efecto, esta diferencia es menor que medio devengado, el descuento de cooperativas u otras entidades se debe ajustar, haciendo que el neto a pagar corresponda, como mínimo, a medio devengado. El neto a pagar sólo puede ser menor a un salario mínimo legal mensual vigente cuando no se tienen los 30 días trabajados. Por la siguiente ruta se generan los informes de IBLR, IBLRPENSIÓN, IBLRSALUD: Menú informes Generador de Informes Una vez generada la planilla de IBLR y vinculada con Excel se debe en primer lugar, calcular el valor de los gastos de representación más el valor de la primas técnica y de antigüedad, más la bonificación anual por servicios prestados. El resultado del cálculo anterior más el sueldo del mes y el valor de las incapacidades debe ser igual que la columna denominada base 131. En el caso de existir incapacidades o retiro, no se debe tomar el sueldo del mes, sino de los días trabajados, el cual se completa con el valor de la incapacidad y de igual forma, para este caso, se toma el valor de los gastos de representación más el valor de la primas técnica, de antigüedad, pero por los días trabajados. El IBC de la planilla unificada es por 30 días, siempre, existan

13 PÁGINA: 13 de 20 vacaciones o incapacidad. La base siempre corresponde a 30 días, pero los días si se deben reportar los trabajados. Por ejemplo, una señora que en el mismo mes disfruta 22 días de vacaciones, tiene 2 días de incapacidad y además trabaja 6 días, el IBC de la nómina y de riesgos es el mismo y es por los días trabajados (tanto la base como los días), mientras que para la planilla unificada, la base debe corresponder a treinta días, la cual se calcula sumando el valor de los días trabajados (para efectos de la planilla unificada, los días de vacaciones son días trabajados) más el valor de la incapacidad. Se debe verificar en la planilla de IBLR que ninguna persona tenga un IBC inferior al mínimo, ni que tenga aportes de salud y pensión en 0, a menos que la persona se encuentre suspendida, en Licencia no remunerada o se retire. Verificar que el Informe Resumen Mensual Riesgos (el cual se genera por Rnominad ingresando a los menús Aplicaciones, Otros de nómina e Informes) y la planilla de Riesgos es denominada (la cual se genera por Nominap accediendo a los menús Informes, Planillas, Autoliquidación Riesgos Mensual) tengan los mismos valores. Se vincula la planilla en Excel y se procede a validarla. El IBC para riesgos cuando hay incapacidad o ingreso-retiro, es el valor días trabajados más el valor de la incapacidad, el cual ya está calculado y presentado en la planilla de riesgos Cn(131) y el valor de los aportes es multiplicar éste por el porcentaje que le aplique, mientras que cuando hay tiempo de disfrute de vacaciones se debe calcular ese IBC que presenta la planilla, únicamente por los días trabajados. El aporte para riesgos se reconoce solamente por los días trabajados independientemente de la novedad. Cuando la novedad es únicamente incapacidad, el IBC para riesgos es el mismo que ha dado en la planilla de devengos. Cuando hay vacaciones, es ese de la planilla pero sólo por los días trabajados. Cuando hay doble novedad (vacaciones e incapacidad), se toma el valor de los días que se hayan trabajado más el valor de la incapacidad GENERAR ARCHIVO PLANO DE PLANILLA UNIFICADA RESPONSABLE REGISTRO Ingresar a la base de datos denominada Rnominad: Área de Nomina Archivo plano Planilla Unificada Menú Aplicaciones Planilla unificada Diligenciar el cuadro de diálogo que aparece, teniendo en cuenta que el código que se asigna al proceso es tal y como se enuncia en el recuadro

14 PÁGINA: 14 de 20 y únicamente se deben elegir dos procesos, en el caso de incluir primas u otros, en la liquidación de la planilla unificada. Diligenciar el año, mes (en número) y periodo, el cual corresponde a 03, cuando se trata de pago mensual 01 si el pago fuese en la primera quincena y 02 si éste se hiciera en la segunda quincena. Al dar clic en generar, el sistema solicita el nombre de la planilla, indicando el mes y el año correspondiente. En unos segundos, el archivo plano estará generado y se encontrará ubicado en una carpeta denominada Archivo texto VALIDAR PLANILLA UNIFICADA A TRAVÉS DEL OPERADOR DE INTERNET RESPONSABLE REGISTRO Ingresar a la página o el operador vigente en el momento, el sistema solicita el usuario y la clave. Acceder al siguiente menú con el fin de validar la planilla: Menú Planillas Nómina Subir archivo En la ventana que aparece, se sube al operador el archivo generado en el paso anterior; el sistema lo valida y entrega los errores, si existen, se procede a corregirlos, hasta que la planilla se pueda subir de manera exitosa. Se deben ir realizando los ajustes de manera manual. Una vez validada, la planilla permanece en línea en la página web, con el fin de que el Área de Tesorería realice lo de su competencia. La página web permite la impresión de diferentes informes, los cuales sirven para el control por parte de la Subdirección Técnica de Desarrollo Humanoy para soporte de los funcionarios, en caso de que lo soliciten. Planilla Integrada de Autoliquidación de Aportes 3.12 INTERFACE RESPONSABLE REGISTRO Una vez se ha comprobado que la nómina está correcta, se debe realizar la interfase con el Área de Contabilidad, proceso que lo realiza directamente dicha Área. Al Área de Contabilidad se le deben entregar los siguientes informes como soporte de lo que se envió a través de la interface y con el fin de que sean revisados desde el punto de vista contable (este paquete corresponde al que se guardará en el archivo de nómina y liquidaciones). NÓMINA Resumen total de nómina Resumen de nómina por centros de costo Listado base de retención en la fuente Retención en la fuente Resumen mensual de aportes empleado a AFP Resumen mensual de aportes empleado a EPS Resumen total a girar por entidad por entidad Bancaria Área de Nomina Ver actividad No 8 del procedimiento Compensación y novedades A-GDH-PR-001

15 PÁGINA: 15 de 20 Resumen mensual aportes EPS Resumen mensual aportes EPS por centros de costo Resumen mensual aportes AFP Resumen mensual aportes AFP por centros de costo Resumen mensual aportes ARP por centros de costo Resumen mensual de aportes Parafiscales Resumen mensual de aportes Parafiscales por centros de costo Resumen mensual de Riesgos por centros de costo Resumen mensual aportes cesantías con retroactividad Resumen mensual aportes cesantías con retroactividad por centros de costo Resumen mensual aportes cesantías Fondo Público por centros de costo Área de Nomina 3.13 GENERAR ARCHIVO PLANO PARA FONCEP RESPONSABLE REGISTRO Para los funcionarios que tienen el régimen de retroactividad de las cesantías, se debe generar el archivo plano en Nominap ingresando por la ruta: Medios Magnéticos Diskettes para cesantías Favidi, de ser necesario, se debe consultar el PARA EL REPORTE DE LOS CONCEPTOS BASE DE CESANTÍAS, diseñado por FONCEP. Área de Nomina Archivo Plano de cesantías y soporte de envío del archivo a FONCEP Se debe efectuar la comparación del valor de la base de los aportes del Informe generado por nominap, con el archivo plano, valores que deben ser exactamente iguales.

16 PÁGINA: 16 de 20 Vía correo electrónico, se envía el archivo plano creado al correo del funcionario asignado en FONCEP, junto con la certificación del pago realizado, dejando impreso el soporte de dicho envío, el cual se archiva en la carpeta denominada Aportes FONCEP ENTREGA DE INFORMES A PRESUPUESTO RESPONSABLE REGISTRO Una vez el Área de Contabilidad ha revisado los informes generados en el punto anterior y ha dado su visto bueno, se procede a imprimir los soportes correspondientes a las áreas de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad: Estas copias deben ser firmadas por el Subdirector (a) de la Subdirección Técnica de Desarrollo Humano y por el Responsable del y posteriormente entregadas al Área de Presupuesto, quienes a su vez se encargan de hacer llegar el original al Área de Tesorería y una copia a Contabilidad. - Planilla Devengos y descuentos - Planilla descuentos por niveles - Listado Mensual de aportes a pensión (Nominap Planillas) - Listado Mensual de aportes a salud - Listado Mensual de aportes a riesgos - Créditos compensar - Cuota Plan Complementario - Juzgados - Emermédica - Detallado bancos - Cooperativas Área de Nomina Ver actividad 11 del procedimiento Compensación y novedades - A-GDH-PR-001 Área de Nomina 3.15 GENERACIÓN DE ARCHIVOS PLANOS PARA EL PAGO DE NÓMINA Y DEMÁS LISTADOS DE TESORERÍA Se deben generar los dos archivos planos de bancos dirigidos a Tesorería, con los cuales se hace el pago de nómina, uno de ellos es el de Bancolombia y el otro el de Davivienda. RESPONSABLE REGISTRO Ver numeral 13 del procedimiento A-GDH-PR-001

17 PÁGINA: 17 de 20 A través de Rnominad por el menú procesos, se da clic a Creación archivo plano pago Bancolombia y aparece un cuadro de diálogo en el cual se debe ingresar el mes, el año y el proceso, con lo cual queda generado el archivo. Área de Nomina De igual forma y como soporte del pago, deben imprimirse dos copias del informe generado por Rnominad a través de la opción Pagos enviados Bancolombia: Por el módulo Davivienda, al cual se ingresa con contraseña, se genera el archivo plano para los funcionarios que tienen inscrita la cuenta en dicho banco, ingresando año, mes proceso. Automáticamente se genera el listado, el cual se debe imprimir en dos (2) copias. Área de Nomina

18 PÁGINA: 18 de 20 Los listados que se relacionan a continuación, se generan por la siguiente ruta: Dando clic a detalle por concepto, se abre un cuadro de diálogo en el cual se debe ubicar el listado a imprimir, entre los cuales se encuentran: Cuota Plan Complementario Cn(654) FONIDIPRON Cn(250) Juzgados que se pueden encontrar entre los Cn(700) al Cn(799) Créditos Compensar Cn(655) EMERMEDICA Cn(653) 3.16 GENERACIÓN DE INFORMES ADICIONALES RESPONSABLE REGISTRO Por la ruta que se ilustra, se pueden generar los informes adicionales que se relacionan a continuación: Área de Nomina Ver numeral 6 del procedimiento A-GDH-PR-001

19 PÁGINA: 19 de 20 Planillas de devengos y descuentos, Planillas de devengos y descuentos por niveles, Pago de nómina por entidades bancarias, Planilla mensual aportes ARL, Planilla mensual aportes EPS, Ingreso base de liquidación mensual EPS, Planilla mensual aportes AFP, Ingreso base de liquidación mensual AFP, Ingreso base de liquidación mensual TOTAL, Liquidación de ajustes de nómina, Liquidación de vacaciones, Liquidaciones de bonificación anual, Factores para reconocimiento de prima técnica, Informe de novedades de personal de planta, Volantes de pago, Planillas de firmas 3.17 BACK UP RESPONSABLE REGISTRO Diariamente al iniciar la jornada laboral, el profesional del Área de Nómina realiza copia de seguridad a la base de datos que sirve de PORTAL para ingresar a la base de datos de nómina. Diariamente a partir de las 7:00pm el Área de Sistemas realiza copia de seguridad, a la base de datos (Nominad) que se encuentra en el servidor del Instituto. Áre a de Nomina y Liquidaciones Copias de seguridad 4. CONTROL DE CAMBIOS Nº. VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS FECHA (DD/MM/AA) ELABORO 01 Se generan las instrucciones específicas para el procesamiento de la nómina a través del aplicativo SYSMAN. 21/07/2011 Esperanza Arenas Responsable Área de Nómina y Liquidaciones Mónica Patricia Rincón Velandia

20 PÁGINA: 20 de Se realiza cambio a la plantilla actual deinstructivo. 2. Se estandariza el tipo de letra aplicando Times New Roman. 3. Se amplía el alcance (agregando el archivo de los soportes de nómina y novedades en historias laborales). 4. Se reemplaza la palabra FONIDIPRON en los numerales 3.5, 3.9, 3.14 por Cooperativas, debido a que en la actualidad el IDIPRON cuenta con diferentes Cooperativas. 5. Se ajusta en el numeral 3.9 la fórmula de valor incapacidad, reemplazando 3 primeros por 2 primeros, teniendo en cuenta el Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013 del Ministerio de Trabajo 6. Se complementó la columna Registro indicando el nombre de los documentos citados. 7. En el numeral 3.11 se agrega la frase o el operador vigente en el momento, para el caso en que se cambie de operador de Internet para la planilla unificada. 8. Se cambió el número de la actividad en la columna Registro en los numerales 3.12, 3.14 y 3.15, teniendo en cuenta que el procedimiento citado fue modificado. 9. En la actividad 3.16 se cambia las siglas ARP por ARL. 10. Se modifica la actividad 3.17, por cuanto el Área de Nomina no tiene injerencia en las actividades realizadas por el Área de Sistemas, ni tampoco cuenta con los medios para realizar BACK UP diferentes al equipo de cómputo FIRMA EN ORIGINAL Sandra Patricia Pardo Ramirez Contratista Subdirección Técnica de Desarrollo Humano 5. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN REVISÓ APROBÓ NOMBRE Esperanza Arenas Lemmy Humberto Solano Julio CARGO Subdirector FECHA (DD/MM/AÑO) FIRMA 04/03/2016 FIRMA EN ORIGINAL 04/03/2016 FIRMA EN ORIGINAL