CENTRO NACIONAL DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN AGROPECUARIA CENIDA

Transcripción

1 CENTRO NACIONAL DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN AGROPECUARIA CENIDA ACCESO DE INFORMACIÓN AGROPECUARIA A TRAVÉS DE BASES DE DATOS NACIONALES Y REGIONALES VÍA TELECOMUNICACIONES Presentado por : Equipo - CENIDA y Equipo de Informática del MAG Managua, Marzo de INTRODUCCIÓN Cuando hablamos de automatización de un proceso algunos piensan que todo se hará por si solo. La automatización involucra un trabajo interdisciplinario exacto para la consecución de su objeto y su adecuada utilización según sean los adelantos científicos-tecnológicos que se desarrollen a corto y mediano plazo, a fin de interactuar con los otros sistemas externos. En estos momentos la Dirección del Centro Nacional de Información y Documentación Agropecuaria CENIDA, proyecta dentro de las perspectivas de modernización de la Universidad Nacional Agraria (UNA) el fortalecimiento de fondo bibliográfico, documental y hemerográfico, así como la automatización de los catálogos bibliográficos de acceso manual existentes a través del uso de bases de datos, que puedan ser accesadas por correo electrónico e internet, a fin de proyectar y fomentar la utilización de la información agrícola y pecuaria nacional en los estudiantes e investigadores de Nicaragua. En este sentido y considerando que el fortalecimiento y actualización de la colección se ejecutará a través de la ejecución de un proyecto específico para este objetivo, hemos preparado el presente documento que describe los objetivos y acciones que implican la automatización de los puntos de acceso a las referencias bibliográficas (catálogos). Consideramos que la automatización contribuirá a mejorar los servicios que se ofrecen a usuarios e investigadores del sector agrícola, a través de las consultas directas a las bases de datos ya sea en forma directa en el CENIDA a través del correo electrónico. I.- ANTECEDENTES El Centro Nacional de Información y Documentación Agropecuaria fue creado en 1984 como organismo del Ministerio de Desarrollo Agropecuario y Reforma Agraria (MIDINRA) de la República de Nicaragua, pero años después los cambios económicos, estructurales y sociales que atravesó el país, determinó que el CENIDA queda bajo la Dirección de la Universidad Nacional Agraria El acervo bibliográfico del Centro está constituido por la Biblioteca de la Escuela Nacional de Agricultura y Ganadería y el centro de Documentación del MIDIERA. El fondo bibliográfico lo constituye: libros, documentos, revistas, boletines, informes, índices, abstractas, auditutoriales, tesis bibliográficas sobre las ciencias agrícolas, pecuarias y forestales. El fondo bibliográfico se encuentra organizado de la siguiente forma: COLECCIÓN FAO COLECCIÓN NACIONAL COLECCIÓN IICA

2 COLECCIÓN TESIS COLECCIÓN REVISTAS A través de la definición del CENIDA como sistema de información se crea la Red Nacional de Información Agropecuaria (RENIDA), con el objetivo de promover y apoyar la diseminación y utilización de la información y documentación nacional del Sector Agropecuario. La RENIDA con el apoyo financiero de organismos internacionales como IRDC, CIID, MOLISV y FAO ha promovido actividades de capacitación en documentación y con los 18 centros de documentación agrícolas que conforman la red. No obstante no se crearon mecanismos para mantener la continuidad de este trabajo, capacitación y asistencia técnica. Desde 1986 el CENIDA actúa centro coordinador de la información documental para Sector agropecuario e implementa la utilización de un sistema automatizado y metodológicamente standard para el tratamiento y uso de la información agropecuaria. Este sistema es conocido como AGRIA. Es creado por la FAO con el propósito de captar, centralizar y procesar la información agrícola en discos compactos para transferirla a todos los centros colaboradores con AGRIS a nivel mundial. Periódicamente en CENIDA proporciona el envío de los insumos al Centro Coordinador de FAO en Roma. II.- OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL Contribuir a la formación de profesionales agropecuarios y por ende al desarrollo científico-técnico del sector, mediante la divulgación de la información agrícola nacional e internacional en forma precisa y oportuna a través de la Red Nacional de Información y Documentación Agropecuaria (RENIDA) y uso de las bases de datos biblio-documentales existentes en el Centro Nacional de Información y Documentación Agropecuaria (CENIDA). OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.-Estimular a las Instituciones Nacionales involucradas en docencia, investigación y transferencia de tecnologías en el uso de la información agropecuaria nacional mediante la creación de servicios de consulta y transferencia de información ágiles a través del uso de bases de datos nacionales. 2.- Promover y proporcionar a las instituciones agrícolas y pecuarias de programas y metodología GRIA/CARIS para el establecimiento y ejecución de mecanismos adecuados para la automatización de los materiales de información. 3.- Agilizar el proceso de respuesta a demandas de información por parte de instituciones y organismos, mediante el uso de las telecomunicaciones y los servicios que ofrece la red INTERNET. 4.- Desarrollar mecanismos de control para cuantificar los préstamos y servicios que se ofrecen en el CENIDA a su universo de usuarios, a través de un trabajo integrado en red. 5.- Desarrollar mecanismos de control de los préstamos y servicios que ofrece a su universo de usuarios, a través de una base de datos integrada al quehacer de todo el CENIDA. III.- PROBLEMA En la década de los ochenta se prolifera el uso de equipos computacionales en la Unidades de Información de Nicaragua con el objetivo de minimizar la inversión de tiempo en algunas actividades bibliotecarias como catalogación, búsquedas de información e impresiones. Durante los años ochenta Unidades de información como INIES, INCAE, Biblioteca Nacional, etc. adquieren diferentes paquetes para la automatización de sus colecciones; logrando así crear las primeras bases de datos bibliográficas en software DBASE y Micro CDS/ISIS. Al inicio de la década de los noventa se abarataron los precios de los equipos computacionales y equipos periféricos como lectores de CD, impresoras, etc. aumentando en un 200% la adquisición de estos equipos por parte de las Unidades de Información en el país. La falta de conocimiento y experiencia en esta nueva forma de trabajo o del tema de automatización fue una de las causas principales por la cual dicho proceso no se desarrolló

3 de forma planificada y organizada en casi 80% de la Unidades. Es decir, en este momento el desarrollo alcanzado no corresponde a las inversiones hechas tanto económicas, esfuerzo humano y del factor tiempo, pues la automatización sólo permitió agilizar la actividad de recuperación de información y no la generación de productos. El CENIDA en su accionar como Sistema de Información Nacional Agropecuario ha recopilado y procesado 8,000 títulos de materiales de información, los cuales se encuentran registrados en catálogos de autor, título y materia, no obstante la actual demanda de información exige mecanismos que faciliten y amplíen los puntos de acceso para la búsqueda y recuperación de esta información. En este sentido consideramos que la automatización de los catálogos de acceso a las referencias de información es la respuesta inmediata y mas eficiente. Actualmente esta unidad de información cuenta con 5 computadoras 2 con problemas de capacidad de memoria, las cuales no han tenido ningún tipo de mantenimiento (limpieza y revisión de programación) que impiden la ejecución del proceso de almacenamiento de las referencias bibliográficas en una base de datos, por tanto se requiere la compra de programas, servidor con capacidad de...megas y equipos periféricos para la automatización y actualización de los catálogos a través de red. IV.- JUSTIFICACIÓN Considerando que para el procesamiento de la información se utiliza metodología e instrumentos estandarizados a nivel de la región de América Latina y el Caribe, la automatización de los catálogos garantiza también el futuro intercambio de referencias bibliográficas a nivel nacional y regional. Hoy día el CENIDA cuenta aproximadamente con 5,000 títulos de libros y documentos especializados en el sector agrícola y pecuario, cuanta además con 300 títulos de publicaciones periódicas nacionales e internacionales de mucho valor informativo, que una vez puesta en base de datos podrán ser accesadas en forma inmediata por cualquier usuario ya sea a través de una consulta local o a través del uso de correo electrónico. El Centro Nacional de Información y Documentación Agropecuaria cuenta con un equipo de 6 profesionales en el Departamento de Procesos Técnicos que ejecutan el trabajo de procesamiento analítico sintético de los materiales de información que llegan al CENIDA. Este departamento utiliza para el análisis de los libros y documentos hojas de análisis que describen el contenido temático de los materiales y de aquí se generan las referencias bibliográficas que constituyen los catálogos manuales ubicados en el área de Servicios Informativos. La automatización de estos instrumentos agilizarán el proceso de búsqueda y recuperación de información y por ende en la satisfacción de necesidades y demandas de información. En febrero de este año la Universidad nacional Agraria a través de la Red de Desarrollo Sostenible ha hecho posible la conexión de los servicios de correo electrónico e internet en el CENIDA, lo cual consideramos el mecanismo para transferir los futuros servicios que puedan generarse con la automatización de los catálogos (búsquedas en las bases de datos bibliográfica nacionales o internacionales) ya que actualmente la utilización de los recursos informativos apuntan directamente al hecho de no poder remitir producto que faciliten la transferencia de la información a los diferentes organismos e instituciones que cubre el sector agropecuario del país. Finalmente consideramos que la ejecución de este proyecto no solo beneficiaría al CENIDA como sistema de información Nacional, sino que aportará insumos para el desarrollo de investigaciones en el sector agrícola en el país y permitiría hacer mas eficiente la recopilación de información y envío de insumos al AGRIS/CARIS. V.- DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: 1.- El mejoramiento y apertura de nuevos de los servicios a fin de contribuir de forma eficiente y eficaz al proceso de enseñanza-aprendizaje e investigación en el sector agrícola. Esto implicará al acceso directo a las Bases de Datos de las cuales el CENIDA es depositario como AGRIS-FAO, PRIAG, UNIVERSIDAD DE COLIMA y aquellas creadas por centro mismo. Para ello se instalará a primer instancia una computadora en la sala de Referencia con todas las Bases de Datos disponibles en Disco Compacto, así como aquellas bases creadas durante el proceso de automatización que se generan en Referencia, Hemeroteca y Circulación y Préstamo. 2.- Capacitación del personal.

4 Desarrollo de cursos de capacitación, que conduzca a un entrenamiento del personal en aspectos de uso y mantenimiento de las bases de datos. 3.- Programa de automatización: En la etapa de modernización se hará necesario establecer una red de microcomputadoras conectadas que permita actualizar los archivos bibliográficos, el control de préstamos, devoluciones, multas, generación de distintos reportes para el usuario: reclamos, avisos de devoluciones. En este sentido es necesario considerar la identificación del material y el usuario por sus UPC (Universal Pin Code) donde el Pin (Personal Identification Name) conocidos también por Diagramas de Barras que serían leídos por el computador. Existe un programa donde se asigna un UPC cada material y/o Usuario, crea el Label adhesivo que se coloca en el libro y carnet. Cada UPC va referido con toda la información concerniente del material y usuario. Esto facilitará todo inventario futuro, de tal forma que este podría ser realizado por una o dos personas, sin necesidad de papel o lápiz, requiriéndose para ello de un lector de UPC o Scan portátiles. VI.- PLAN DE ACCIÓN 1.- Revisión y organización de los diferentes puntos de acceso para la recuperación de información agropecuaria (catálogos). 2.- Diagnóstico de los equipos de computación, periféricos y sistema eléctrico del edificio del CENIDA. 3.- Limpieza y re-programación de los equipos computacionales y periféricos. 4.- Contratación de especialista informático para la instalación de la red y el desarrollo de curso de capacitación sobre el manejo de la misma al personal de CENIDA. 5.- Contratación de dos digitadores para la automatización de los catálogos bibliográficos. 6.- Distribución del sistema AGRIS y base de datos bibliográfica a los Centros de Información Agrícolas Nacionales. 7.- Transferencia de búsquedas automatizadas vía correo electrónico a instituciones y organismos nacionales e internacionales que así lo demanden. 8.- Envío de DSI a instituciones del sector agrícola y pecuario de Nicaragua a través de correo electrónico o los servicios que ofrece internet. VII.- EQUIPO Y PRESUPUESTO El financiamiento del presente proyecto consiste en: a.- Compra de servidor, software y equipos periféricos adecuados para instalar una red que facilite la automatización de los catálogos existentes y las nuevas referencias bibliográficas generadas por el Departamento de Procesos Técnicos. b.- Contratación por 6 meses de dos digitadores para la introducción de los datos informativos de los catálogos, pues el personal de procesos técnicos podría desarrollar el proceso de entrada de datos actualizados, es decir las nuevas adquisiciones. c.- Mantenimiento de servicios de instalación. d.- Mantenimiento de los equipos por el periodo de dos años EQUIPO SERVIDOR SOFTWARE

5 BATERÍAS TRIPP LIFE MODEM LÁPIZ ELECTRÓNICO LABEL ADHESIVO CABLES IMPRESORAS TARJETAS Descripción de la red. La red a instalarse debe ser una red Ethernet, ya que esta permite diferentes tipos de tipología como árbol y Estrellas, necesarias para futuras conexiones de oficinas y/o bibliotecas de la Universidad y además sectores interesados. La estructura de la red estará conformada por un servidor central y 10 estaciones de trabajo. Una de las estaciones de trabajo estará dedicada a la administración del servidor. La conexión entre el servidor y las estaciones de trabajo se realizará mediante un concentrador de 12 puertos, usando cable para trenzado, para la conexión servidor concentrador y concentrador terminales. Se usará un concentrador para la distribución de las estaciones de trabajo por oficina. Con la finalidad de darle mayor seguridad a la red, de tal manera que si por cualquier problema que ocurra en la línea entre una estación de trabajo, no se afectarán las demás terminales, ya que está diseñada para que cada estación de trabajo acceda al servidor (Concentrador) por una sola línea). DISTRIBUCIÓN DE ESTACIONES DE TRABAJO POR OFICINA Oficina Número de estaciones de trabajo Distancia aproximada entre el servidor y la oficina Administración de Servidor 1 Procesos Técnicos 3 Dirección 2 Servicios Informativos 1 Sala de lectura 3 REQUERIMIENTO DE EQUIPO Y/O ACCESORIOS

6 Equipo/Accesorios Cant. Justificación Servidor Dedicado 1 Servidor Central Estaciones de Trabajo (PC) 10 Ver distribución Tarjetas Ethernet de 16 bits 10 Una para cada estación de trabajo Tarjeta de Ethernet de 32 bits 1 Conexión Servidor-Concentrado Concentrador de 12 puertos 1 Conexión Servidor Estaciones de Trabajo Estabilizadores de 600 watts. 10 Una para cada estación de trabajo Estabilizador de 1,800 watts. 3 1 para el servidor y 2 para las impresoras láser. Batería (UPS) de 425 watts. 10 Una para cada estación de trabajo Batería (UPS) Para el servidor central Cable por trenzado (10BaseT) MTS Conexión Concentrador-Estaciones de Trabajo Conectores RJ Conexión cable tarjeta (2 cada estación de trabajo) y conexión servidor concentrador Fax Modem Externos 3 Conexión a la red vía telecomunicaciones Para respaldo de la información Tape Backup de 1 Giga Byte 5 Respaldo de la información actualizada Cjs. De Diskette 3.5 (1.44 MB) 20 Respaldo de programas y trabajos ESTACIONES DE TRABAJO: ESPECIFICACIONES DEL EQUIPO Microcomputadora - Micropocesador Intel 486 de 100 MHZ Diskette Drive de 3.5" MB Memoria Ram de 16 MB Disco Duro de 340 MB 1 Puerto Serial 1 Puerto Paralelo Monitor SVGA Color Mouse MS/DOS V6.xx, Windows V3.xx Tarjeta de Comunicación Ethernet de 16 Bits Estabilizador de 600 Watts Batería (UPS) de 425 Watts ESTACIÓN DE SUPERVISIÓN: Microcomputadora - Microprocesador Intel 486 de 100 MHZ Memoria Ram de 16 MB Disco Duro de 340 MB Unidad de Tape Backup SCSI de 1 Giga Byte Diskette Drive de 3.5" MB Diskette Drive de 5 ¼ MB

7 1 Puerto Serial 1 Puerto Paralelo Monitor SVGA Color Mouse MS/DOS V.6.xx, Windows V.3 xx Tarjeta de Comunicación Ethernet de 16 Bits Estabilizador de 600 Watts Batería (UPS) de 425 Watts SERVIDOR CENTRAL: Microprocesador Intel 586 de 120 MHZ Memoria RAM de 32 MB expandible 384 MB 2 Discos Duros de 2 Giga Byte (uno corriendo como espejo) Diskette Drive de 3.5" (1.44 MB) Diskette Drive de 5 ¼" (1.22 MB) Unidad de Cd/ROM Interno SCSI-2 Teclado ampliado y Unidad de Mouse Monitor SVGA Monocromo Tarjeta de Red de 32 Bits Estabilizador de 1,800 Watts Batería (UPS) 2000 IMPRESORAS: 2 Impresoras Láser HP (LaserJet 4 Plus) 2 Estabilizadores de 1,800 Watts para impresoras láser 3 Impresoras Matricial carro ancho de 24 pines, 500 caracteres por segundo EQUIPO PARA LECTURA DE CÓDIGO DE BARRAS: Pendiente NOTA: Pendiente el equipo y software que se usa para la lectura y procesamiento de códigos de barra. CONEXIÓN DE LA RED Y CABLEADO: Cable por trenzado (10 Base T) 1 Concentrador de 12 puertos 22 Conectores (RJ-45) CONEXIÓN VÍA CORREO ELECTRÓNICO: 3 Fax Modem externos de 24, 800 Software para correo electrónico La cantidad de fax modem externos depende de la cantidad de líneas telefónicas que deseen instalar, pero consideramos el tamaño de la red (comienzo y perspectivas de crecimiento) sería recomendable comenzar con la instalación de 3 fax modem externos. REQUERIMIENTO DE SOFTWARE: SISTEMA OPERATIVO: Sistema Operativo MS/DOS V.6.22 (Versión Actual) Windows V.3.11 (Versión Actual) Novel V.4.XX (Versión Actual) Licencia para 50 usuarios (Se iniciará con 10 usuarios, pero habrá usuarios externos y perspectivas de crecimiento).

8 LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN, MANEJADORES DE BASES DE DATOS Y OTROS: Micro-isis Foxpro-LAN Programas de comunicación Mocrosoft Office (Versión Actualizada) CONSIDERACIONES GENERALES PARA EL CABLEADO E INSTALACIÓN DE LA RED: Para la instalación de la red debe acondicionarse un local que preste las condiciones necesarias para la seguridad del servidor central, condiciones como: Temperatura (aire acondicionado) Estabilidad en el fluido eléctrico (revisar o hacer instalaciones eléctricas con polo tierra) Restringir el acceso a personas ajenas a la administración del servidor. Para el cableado de la red se debe realizar por donde no existan (lo mínimo posible)cables eléctricos o aires acondicionados, ya que con esto proceden campos magnéticos que afectan los cables de transmisión de datos, causando alteraciones en los mismos. VIII. PRESUPUESTO REQUERIMIENTO DE EQUIPO Y/O ACCESORIOS. EQUIPO/ACCESORIOS COSTO UNIT. UNI DS. COSTO TOTAL US$ US$ Servidor Dedicado y Periféricos 9, , Estaciones de trabajo (PC) microcomputador 5, , Microcomputador 3, , Impresora Láser , Impresora Matricial , Conector Tigerhub Estabilizadores Tripp Litte 600 watts Estabilizadores Tripp Litte 1800 watts Batería (UPS) , Batería (UPS) , , Lector de código de barras metros de cable Fax Modem externos Tap Backup Interno 1 Gbyte , Cajas de disquetes Contrato de un informático 2, , Contrato de dos digitadores 1, ,000.00

9 TOTAL...US$ 83,684.91