1. Módulo de Control de Planeación y Gestión

Transcripción

1 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Informe Pormenorizado del Sistema de Control Interno Periodo evaluado: Septiembre a Diciembre de 2015 Fecha elaboración: Enero de 2016 Avances 1. Módulo de Control de Planeación y Gestión Durante el este periodo, en el marco de la expedición del PND y la sanción de la Ley 1753 de 2015, la EVB SAS se transformó en la Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas 1, situación que motivó algunos ajustes en el escenario de planificación y gestión con el fin de transitar de manera progresiva a los cambios que demanda el régimen público bajo el cual se direcciona ahora su gestión: La gestión por componentes, se desagrega a continuación: 1.1. Componente: Talento Humano Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos La entidad cuenta con su Código de Buen Gobierno y de Ética, el cual se encuentran publicados en el servidor interno de la entidad. La Agencia adicionalmente cuenta con el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano el cual fue actualizado en el mes de septiembre de 2015, los anteriores informes se encuentran publicado en la página web de la entidad. Por otra parte de conformidad con lo establecido en la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, la entidad ha desarrollado las acciones de actualización para el mantenimiento de la información. La entidad en el marco del proceso de transición adelanta de manera escalonada los cambios en la dinámica de su gestión por tanto muchos de los criterios de cumplimiento están supeditados a los resultados de dichos cambios. Para visibilizar mejor lo anterior y de conformidad con lo señalado en los artículos 5 de la Ley 1712 de 2014 y 4 del Decreto 103 de 2015, en los cuales se establece que se deberá realizar la publicación de los informes y otra documentación e información específica relacionada, en la página web de la entidad, en una sección particular identificada con el nombre de "Transparencia y acceso a la información pública, la entidad habilitó en el menú de Atención al Ciudadano el correspondiente acceso. 1 Art. 245, Ley 1753 de 2015, Artículo 245. Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas. Modifíquese el artículo 10 del Decreto Ley 4184 de 2011, el cual quedará así: "Artículo 1. Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas - Transfórmese la Empresa Nacional de Renovación y Desarrollo Urbano Virgilio Barco Vargas SAS, en la Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas con personería jurídica, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., con autonomía administrativa y financiera, y adscrita al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. A partir de la aprobación de la presente ley, la Empresa Nacional de Renovación y Desarrollo Urbano Virgilio Barco Vargas SAS se denominará para todos los efectos como Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas y así se entenderá en todas las normas que se refieran a la empresa.

2 Desarrollo del Talento Humano La entidad ejecutó su Plan de Bienestar con el acompañamiento de la Caja de Compensación Familiar Colsubsidio. El Plan fue objeto de actualización, teniendo en cuenta la necesidad de aplazar algunas actividades teniendo en cuenta la coyuntura del proceso de transformación. Se elaboraron los planes de trabajo en los ámbitos de bienestar y capacitación. El primero de ellos se desarrolla bajo las líneas de acción de Salud y seguridad en el trabajo: i) Actividades deportivas y/o recreativas, ii) Calidad de vida laboral, iii) Actividades sociales, iv) Promoción de servicios de bienestar. La ejecución del plan se verificará con el apoyo de la caja de Compensación familiar COLSUBSIDIO. En materia de capacitación, Frente al Plan de Capacitación se han adelantado capacitaciones relacionadas con cadena de trámites de construcción y urbanismo, capacitación brigadas, trámites presupuestales, capacitaciones en interoperabilidad y seguridad de la información, retos app, propuestas de gestión de planes parciales, mejores prácticas de proyectos inmobiliarios de oficinas (World Office Forum Alianza del Pacífico 2015), el uso de aplicativos Sinergia, SUIFP y SPI (realizadas con el acompañamiento de la Oficina de Planeación del DAPRE y equipo sectorialista del DNP), Asistencia al Congreso Colombiano de Arquitectura celebrado en la ciudad de Bogotá. La ejecución medida en el cumplimiento de la asistencia a los eventos programados es del 90%. En materia de talento humano, si bien el proceso de transformación de la entidad cambia el régimen laboral de los trabajadores a empleados públicos, el mismo se encuentra en transición de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1275 de En este sentido, las actividades de gestión del Talento Humano se han ejecutado de acuerdo con la programación establecida desde sus planes de bienestar como los de capacitación. Componente Direccionamiento Estratégico Planes, Programas y Proyectos Durante el periodo se adelantó el ajuste sobre algunas de las acciones clave de los objetivos del Plan Estratégico de la entidad justificado en el cambio de naturaleza de la que fue objeto. En relación con la ejecución de los proyectos a cargo de la entidad, la gestión adelantada se resume de la siguiente manera: Proyecto Ciudad CAN: En el marco de la ejecución del contrato de consultoría integral de estudios, diseños y trámites para la construcción del proyecto ET CAN se han gestionado con las diferentes entidades del orden distrital las actuaciones necesarias en función a: a) Procedimiento de solicitud de disponibilidad de servicios (EAAB), b) Aprobación del PRM. La SDP suspendió términos para la aprobación del PRM dado el concepto de la Secretaria Distrital de Ambiente. c) Atención a las observaciones hechas por Secretaría de Movilidad al estudio de tránsito presentado. d) Incorporación del predio ante Catastro Distrital. Se socializó con Minminas los avances en el diseño del edificio y se solicitó el estudio de nuevos requerimientos acordes. El diseñador hace entrega del anteproyecto a la interventoría para su revisión y comentarios. Se iniciaron igualmente las actividades de estudio de mercado para la estructuración del APP encargada de la construcción, operación y mantenimiento del edificio. 2 P á g i n a

3 De igual forma en el marco del convenio con el Ministerio de Defensa, se realizó la consultoría para la recolección de datos, tabulación y tipificación de las preferencias actuales de los funcionarios del sector Defensa, en cuanto a comportamientos sociales, económicos y culturales, desde la cual se establecieron conclusiones y recomendaciones que en adelante servirán como instrumento de decisión para que el Gobierno Nacional formule las políticas y las necesidades de áreas complementarias a las oficinas del futuro complejo para el Ministerio de Defensa en la ciudad de Bogotá. Proyecto Ministerios: Durante el periodo se dio continuidad a las actividades relacionadas con la adquisición de predios de las manzanas 4, 6 y 10. Al corte del 31 de agosto la Agencia cuenta con 17 predios escriturados, de los cuales ya fueron registrados 16 y el restante se encuentra en trámite. De igual manera la Agencia adelanta 8 procesos de expropiación, los cuales han sido admitidos en su totalidad. Dos ya cuentan con sentencia por parte del juez. Se adelantó igualmente el estudio para identificar los predios de las manzanas 2,3 y 4 que son objeto de desafectación o cambio de categoría en relación con su valoración como Bienes de Interes Cultural BIC. Los resultados de este proceso se radicaron ante la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte para su revisión y observaciones. La Agencia trabajó también en la ejecución del proceso de selección para la contratación de la Consultoría para elaborar, formular y obtener la aprobación ante la Secretaría Distrital de Planeación del Plan de Implantación de la manzana 6 del Proyecto Ministerios acogiéndose a la normatividad vigente en la materia. El proceso fue adjudicado y se encuentra en trámite la suscripción del contrato. Proyecto Traslado Base Naval ACR Cartagena: Durante el periodo se dio inicio a las etapas preliminares en materia precontractual para dar inicio al proceso de selección de la Consultoría para realizar los estudios que permitan al Gobierno Nacional seleccionar el sitio para la localización de una nueva base naval, incluyendo análisis de prefactibilidad técnica, ambiental, social, económica, financiera y jurídica, y la caracterización de las condiciones oceanográficas de la actual Base Naval en Bocagrande. El Plan Estratégico presentó una ejecución del 85%. Objetivo 1: GESTIONAR PROYECTOS INMOBILIARIOS PARA LAS SEDES ADMINISTRATIVAS DE GOBIERNO Porcentaje de cumplimiento: 76% Logros: Avances en actividades relacionadas con elaboración de diseños técnicos y arquitectónicos para Edificio de Transición ET CAN Avances en actividades relacionadas con la gestión predial y adquisición de predios Mz 4, 6 y 10 Proyecto Ministerios (Certificados de cabida y linderos, avalúos, incorporación topográfico predio MinMinas, procesos de enajenación y expropiación) Ejecución consultorías programadas para identificación de necesidades en etapa del proyecto Complejo MinDefensa Factores críticos: Atrasos en la finalización de procesos para obtención del PMR para edificio ET CAN y Plan de Implantación en proyecto Ministerios No elaboración de estudios técnicos requeridos para la gestión del proyecto de Bases Militares 3 P á g i n a

4 (Cartagena) Atrasos en proceso de reclasificación predios BIC manzanas 2, 3 y 4 Proyecto Ministerios. Objetivo 2: ADOPTAR MECANISMOS QUE CONTRIBUYAN A LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DE LOS PROYECTOS Porcentaje de cumplimiento: 88% Logros: Transferencia a título gratuito del predio del Ministerio de Trabajo a la Agencia Gestión asociada a administración de recursos a través de la Fiducia Proceso de enajenación voluntaria de los predios de Mz 6 al patrimonio autónomo Factores críticos: No transferencia a título gratuito del predio del DAPRE a la Agencia Objetivo 3: PROMOVER LA GESTIÓN SOCIAL PARA LOS PROYECTOS Porcentaje de cumplimiento: 86% Logros: Elaboración y aprobación de política de gestión social Elaboración y seguimiento del Plan de Participación Ciudadana, y su ejecución en un 91% Reuniones (7) con entidades clientes institucionales para determinación y priorización de necesidades de infraestructura Factores críticos Baja ejecución de plan de gestión social por dificultades en el establecimiento de cronogramas en relación con el proceso de adquisición de predios y la poca disposición de las unidades sociales en la entrega de la documentación relacionada con la gestión de compensaciones. Objetivo 4: ADOPTAR PRÁCTICAS DE MEJORAMIENTO Y EFICIENCIA INSTITUCIONAL Porcentaje de cumplimiento: 92% Logros: Aprobación y adopción de Política de Comunicaciones Seguimiento a la implementación del planes institucionales - Gobierno en línea Cumplimiento del 91% de lo programado - Sistema Integrado de Gestión - 80% - Plan Anticorrupción 93% - Ley de Transparencia 85% - Plan de Bienestar y Capacitación 95% Factores críticos Baja ejecución en actividades relacionadas con la documentación e implementación del proceso de comunicaciones y la elaboración del plan estratégico de comunicaciones 4 P á g i n a

5 Finalmente, en materia de planes, programas y proyectos durante el periodo se efectuaron los seguimientos a los planes anticorrupción y de atención al ciudadano, y el de participación ciudadana, en las fechas de corte establecidas, los cuales se encuentran publicados en los siguientes vínculos de la página web de la Agencia: Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano: Este incluye el seguimiento al mapa de riesgos de corrupción Modelo de operación por procesos La implementación del Sistema Integrado de Gestión al corte de seguimiento del 30 de diciembre de 2015, presentó un avance del 80% de acuerdo con la matriz de seguimiento, verificándose las fases de planeación y ejecución (100%) y la fase de implementación en un 90%. En este aspecto, es importante precisar que el proceso de transformación demandará la revisión y a ajustes a la estructura de procesos al interior de la entidad, de acuerdo a las funciones y ajustes en estructura organizacional establecidas en el Decreto 2556 del 30 de diciembre de Estructura organizacional Mediante Decretos 2556 y 2557 de fecha 30 de diciembre se adoptaron la nueva estructura y planta de personal. Se adelantan los procesos de estudio de requisitos del personal para el respectivo poblamiento. Estructura: Decreto 2556 de Políticas de Operación No se efectuaron ajustes sobre ninguna de las políticas de operación de la entidad. 5 P á g i n a

6 1.2. Componente: Administración del Riesgo Política de Riesgos Se mantiene la política de administración de riesgos ajustada en el seguimiento anterior la cual se puede consultar en el documento del Sistema Integrado de Gestión - PAS\GG-01 GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. En función al seguimiento de los riesgos, se precisa que la Empresa no ha sido objeto ni ha recibido denuncias relacionadas con actos de corrupción. Avances 2. Módulo Control de Evaluación y Seguimiento 2.1. Componente Autoevaluación Institucional La Agencia mantuvo los mecanismos de auto evaluación y control adoptados a lo largo del año correspondientes a la realización de comités de gerencia semanales en donde se efectúa seguimiento a todas las actividades de orden técnico, administrativo y legal que han sido programadas previamente. Los resultados se traducen en el seguimiento del Plan Estratégico y del Plan de Acción en la periodicidad establecida. De igual forma dio continuidad a la prestación de servicios tercerizados administrativos y financieros con la firma especializada BDO Outsourcing SAS, la cual genera evaluaciones y controles sobre su gestión mediante Acuerdos de Nivel de Servicios que aseguran el adecuado funcionamiento de la Entidad en esta materia. 2.2 Componente de Auditoría Interna La Agencia elaboró y entregó los diferentes informes configurados como elementos de evaluación de la gestión, los cuales se relacionan a continuación: Informe pormenorizado con corte a 30 de agosto de 2015 de conformidad con la Ley 1474 de Seguimiento Plan Austeridad Directiva Presidencial 06 de 2014 corte al 30 de septiembre de Informe de PQRS al corte del 30 de septiembre de Informe trimestral de contratación SIRECI con corte a 31 de octubre de Informe Ley de Cuotas Para los elementos Información y Comunicación Externa y Sistemas de Información y Comunicación es necesario continuar mejorando los mecanismos previstos para el registro consolidado de información proveniente de las quejas, reclamos, sugerencias, solicitudes y derechos de petición. Así mismo, se deben mejorar los mecanismos existentes para el seguimiento a las respuestas oportunas a los derechos de petición y continuar avanzando en el análisis cualitativo de esta información para que sea utilizada como insumo en el mejoramiento de la gestión institucional. 2.3 Componente Planes de Mejoramiento El informe de la Contraloría presentó un resultado favorable con un resultado de cumplimiento del 83,8%. Los resultados se encuentran visibles en la página web: 6 P á g i n a

7 Sobre las observaciones establecidas, se levantó el correspondiente Plan de Mejoramiento, el cual se encuentra disponible para consulta en la página web de la entidad: Avances 3. Eje Transversal Información y Comunicación Información y Comunicación Externa Se adelantó la audiencia pública en fecha 15 de diciembre de 2015 y en ella se expusieron los avances más representativos en la gestión de los proyectos Ciudad Can, Ministerios y Traslados de Bases Militares. Los resultados respecto al entendimiento y comprensión de lo presentado fueron favorables destacándose el reconocimiento de la importancia de la gestión de este tipo de proyectos para la modernización de las sedes de gobierno. En otro aspecto de relacionamiento externo en el componente de atención al ciudadano, se efectuaron intervenciones del nivel directivo para mejorar de manera significativa los indicadores de gestión de PQRS, los resultados de periodos anteriores impactaron definitivamente el estado de cumplimiento en este aspecto. Durante el mes de diciembre en el que se ha insistido a los diferentes integrantes del equipo de trabajo acerca de la necesidad de dar respuesta oportuna a los requerimientos y soluciones a las solicitudes de los ciudadanos en los términos establecidos. Si bien en este aspecto de gestión se ha avanzado significativamente tanto en la organización de la información del PQRS y la centralización de su recepción, se hace necesario generar mayores compromisos por parte del equipo en esta materia. Información y Comunicación Interna Se mantienen disponibles los correos institucionales y las pantallas institucionales para socializar aspectos do información de las actividades y/o eventos relevantes de gestión. Sistemas de información y Comunicación Igualmente en materia de fortalecimiento de sistemas de información, se consolidó la implementación del Sistema de Correspondencia SIGOB con el entrenamiento a cada uno de los usuarios, así como de herramientas de Messenger Microsoft Lync para facilitar la interacción sectorial y entre los mismos funcionarios. Dificultades globales del Sistema La Agencia requiere fortalecer sus estrategias de articulación de esfuerzos y actividades en materia de: 1. Información externa tanto en la identificación básica de usuarios, como en la evaluación de la percepción de los usuarios 2. Medición y análisis de indicadores de gestión 3. Atención de PQRS 7 P á g i n a

8 4. Implementación de autoevaluación y 5. Evaluación independiente y auditoria interna. 6. Aplicación de los instrumentos y herramientas del Sistema Integrado de Gestión para el fortalecimiento de la cultura de control interno y de calidad. Estado General del Sistema de Control Interno El proceso de transformación ha apalancado la necesidad de priorizar las actividades y metas que orientarán la gestión permitiendo visibilizar de mejor forma los esfuerzos de la entidad para el cumplimiento de las metas del Plan de Gobierno. En este sentido, la Alta Gerencia debe continuar orientando sus esfuerzos a nivel interno en el fortalecimiento de los escenarios de decisión tanto del Comité del Sistema Integrado como el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo para garantizar que haya armonía entre los sistemas y lograr mayor efectividad al seguimiento de los compromisos legales. Implica lo anterior continuar con la implementación y fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión, generar estrategias de socialización y sensibilización para aumentar el nivel de aprehensión al SIGEVB, fortalecer la cultura del Autocontrol y el conocimiento del Sistema de Control Interno, fortalecer los procesos de planeación y mecanismos de seguimiento asociados a los planes programas y proyectos, generar estrategias para el fortalecimiento de la cultura de la administración del riesgo, entre otros. De esta manera riesgos tales como Cambios en la normatividad Rotación del personal Falta de Recursos Riesgos o eventos externos no identificados, podrán ser mitigados de manera favorable, sin afectar la continuidad que demanda la gestión de los proyectos a cargo de la entidad. 8 P á g i n a