DIFUSIÓN DE LOS PROCESOS, METODOLOGÍAS Y FORMATOS A UTILIZARSE PARA EL SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS HABITACIONALES

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1 DIFUSIÓN DE LOS PROCESOS, METODOLOGÍAS Y FORMATOS A UTILIZARSE PARA EL SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS HABITACIONALES

2 TEMARIO 1. CALIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE FISCALIZADORES O EMPRESAS CONSULTORAS. 2. REVISIÓN DE INFORMES DE FISCALIZACIÓN Y ENTIDAD TECNICA UTC. 3. REVISIÓN DE INFORMES POR EL BEV.

3 1. CALIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE FISCALIZADORES O EMPRESAS CONSULTORAS REQUISITOS Los siguientes son los documentos que deben presentar los profesionales para ser calificados como fiscalizador de un proyecto: Copia del título profesional en Arquitectura o Ingeniería Civil; Título refrendado por SENESCYT; RUC; RUP; Ejercer la profesión por lo menos 5 años; Certificados de haber fiscalizado obras similares. Conocimientos del manejo de herramientas de MICROSOFT OFFICE; Los documentos deben ser entregados adjuntos a una carta de solicitud. dirigida a: Arq. Rodrigo González, Gerente General BEV. ingresar en: Secretaría General (matriz BEV) ó sucursales respectivas.

4 1.2.- PROCEDIMIENTO DE CALIFICACIÓN a) BEV califica los documentos entregados de acuerdo a metodología interna. b) BEV crea su base de datos de fiscalizadores calificados PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Una vez que ha sido aprobado el crédito por parte del Comité de Crédito ó Directorio según corresponda: a) BEV invita a un profesional o consultor calificado, a presentar una oferta económica (en base a información enviada por el BEV monto y tiempo que dura la construcción). ENTREGAR oferta económica, en formato indicado en la invitación, adjunto a carta dirigida a: Ing. Adriana Salgado, Subgerente de Proyectos. TIEMPO MÁXIMO ENTREGA: 5 DÍAS LABORABLES b) BEV revisa, aprueba ó rechaza la oferta realizada. c) Aceptada la oferta, se suscribe una Acta de Negociación entre el BEV y el fiscalizador.

5 d) Se notifica al promotor sobre designación de fiscalizador y se realiza una..reunión entre las partes. REUNIÓN entre: Promotor del proyecto, fiscalizador del proyecto y Subgerente de Proyectos BEV y/o su delegado. lugar: Subgerencia de Proyectos (matriz) ó sucursal respectiva. documentos: Acta de Negociación para la firma de las partes y formularios aprobados (línea base del proyecto). e) Promotor: firma contrato de adhesión a Fideicomiso de Seguimiento y Control, previo al 1er desembolso. Celebrado entre: Promotor y FIDUCIA S.A. f ) Se efectúa el 1er desembolso al Promotor e inicia la construcción (mes 1).

6 2. REVISIÓN DE INFORMES DE FISCALIZACIÓN Y ENTIDAD TÉCNICA UTC a) Fiscalizador presenta su informe a la UTC (Unidad técnica de Control fideicomiso): del Presentación: Informe en los nuevos formularios, original y 2 copias, más archivo digital. Plazo: La fecha del primer desembolso, determinará el inicio del período de fiscalización, por lo cual los informes deberán ser presentados dentro de los 5 primeros días después de finalizado el período de fiscalización, este plazo incluye enmienda de errores. Se evaluará la entrega oportuna. b) UTC revisa informes y realiza una inspección en la obra para validar los datos constantes en el informe de fiscalización. UTC presenta al fideicomiso su informe de evaluación y resultados con observaciones y conclusiones. Fideicomiso remite al BEV informes de UTC e informe de fiscalización revisado y aprobado.

7 3. REVISIÓN DE INFORMES POR EL BEV Subgerencia de Proyectos (BEV) revisa y registra en el sistema, los datos sobre avances y/o retrasos tanto técnicos como comerciales reflejados en los informes de seguimiento y control aprobados. NOTA: en caso de que los informes de seguimiento y control reporten atrasos significativos (superior a un 15%) respecto de la línea base aprobada en avance de obra o ventas, cambios en especificaciones técnicas, tipología de vivienda, modificaciones al presupuesto, número de viviendas, reprogramación de cronograma, etc. debidamente justificadas, el promotor deberá solicitar un Control de Cambios

8 En el caso de que el Promotor requiera un desembolso, este deberá adjuntar lo siguiente: Requisitos según Reglamento para Crédito: -Carta de solicitud de desembolso, dirigida al Arq. Jorge Navas Subgerente de Negocios. -Avalúo de las garantías entregadas al BEV, realizado por un perito avaluador calificado por la Superintendencia de Bancos y registrado en el BEV, las mismas que cubran el 120% o 140% según sea el caso (vigencia de avalúo 1 año). -Informe del Fiscalizador y de UTC actualizado. -Algún otro documento requerido de ser el caso, por la Subgerencia de Negocios

9 CONTROL DE CAMBIOS El control de cambios puede ser requerido cuando exista una de las siguientes condiciones: Retraso tanto en obra como en ventas. Variación del presupuesto de obra debidamente justificado. Cambio de tipología de viviendas, número y/o precio debidamente justificado y que no sobrepase los USD Tiempos en el cronograma de obra. Cambios en la estructura comercial. Si el informe de fiscalización refleja alguna condición de las indicadas anteriormente, la UTC notificará al BEV para realizar la evaluación correspondiente. En el caso de que el retraso sea mayor al 15%, deberá realizarse un CONTROL DE CAMBIOS. El BEV citará a sus oficinas al promotor y fiscalizador, para analizar el caso e iniciar con el proceso de control de cambios y notificará a la UTC de este trámite. Concluido el trámite, el BEV comunicará del cambio de línea base a los interesados.

10 CONTROL DE CAMBIOS PASOS A SEGUIR POR PARTE DEL PROMOTOR: 1. Reunión entre BEV, fiscalizador y promotor 2. Elaborar los formularios ajustados al valor ganado reportado por el Fiscalizador al mes de ajuste. Además incluye los nuevos presupuestos ó cronogramas, según sea el caso. 3. Acudir con estos formularios al BEV (Subgerencia de Proyectos) para revisar los formularios reprogramados previo el ingreso formal. 4. Ingresar solicitud de Control de Cambios y los documentos que justifiquen el pedido realizado, dirigida al Arq. Rodrigo González Gerente General BEV. 5. Formularios reprogramados, tanto digital como impresos en original y dos copias. 6. Informe del Fiscalizador y de UTC, con las cuales se está realizando el Control de Cambios. 7. Formulario de Requerimiento de cambios firmado por Promotor y fiscalizador. 8. Ingresar estos documentos a través de Secretaria General (matriz) ó sucursal respectiva.

11 AMPLIACIÓN DEL PERÍODO DE GRACIA Ampliar el periodo de gracia, es actualizar la tabla de amortización. Por tanto se toma cada desembolso individualmente. La Ampliación de Periodo Gracia, ayuda a la liquidez del proyecto; especialmente mientras dure la construcción. El período máximo de gracia es de doce meses para cada uno de los desembolsos, sin sobrepasar el tiempo que dure la construcción. No se puede ampliar el monto, ni el plazo para el pago del capital del crédito.

12 AMPLIACIÓN DEL PERÍODO DE GRACIA REQUISITOS: Al igual que el Control de Cambios, el Promotor reprograma los formularios, para revisión y aprobación de la Subgerencia de Proyectos. Se entrega un CD, original y dos copias. No haber pagado ni una sola cuota del desembolso del cual solicita ampliación. Informe fiscalización actualizado. Informe de la UTC. Solicitud del promotor, justificando las razones por las que pide Ampliación de Período de Gracia, anexando documentos justificativos. Dirigida a: Arq. Rodrigo González Gerente General BEV.

13 NOVACIÓN La novación se aprueba en casos excepcionales, no es la generalidad. Puede ser por re-estructuración o refinanciamiento, se da cuando no tiene capacidad de pago, debe tener garantías del 140%. Es una nueva operación, nuevo monto (sobre el capital vencido), nuevas garantías y puede solicitarse por una sola vez.

14 NOVACIÓN REQUISITOS PARA SOLICITAR LA NOVACIÓN: Al igual que el Control de Cambios, el Promotor reprograma los formularios, revisión y aprobación en Subgerencia de Proyectos. No tener retrasos en los pagos (mayores a 90 días para refinanciamiento). Informe fiscalización actualizado, si está terminado el proyecto, será el informe que diga que tiene el 100% (60 días máximo.) Informe de avalúo actualizado (no más de 1 año). Solicitud del promotor, justificando las razones por las que pide novación, anexando documentos justificativos. Dirigida a: Arq. Rodrigo González Gerente General BEV. Compromiso al pago del 10% del capital vencido. Informe de la UTC. Aprobación de la novación es concedida por la instancia que aprobó el crédito original.

15 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Costo directo: costo de viviendas más costo de infraestructura del proyecto. Valor de Fiscalización (seguimiento y control): valor correspondiente al costo de fiscalización y administración de valores de control y seguimiento por medio de FIDUCIA S.A., este valor consta en el formulario N 6 de los formularios presentados por el promotor. Fideicomiso de seguimiento y control: ente que regula el proceso técnico de intervención de fiscalizadores y entidades de control (UTC), y que está legalmente representada por la fiduciaria de seguimiento y control. Fiducia S.A.: administradora de los recursos del % de seguimiento y control de los proyectos del BEV.

16 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Contrato de adhesión: es un contrato suscrito entre el Fideicomiso de Seguimiento y Control, promotor y fiscalizador. Fiscalizador: profesional en arquitectura o ingeniería civil, designado por el BEV para realizar el seguimiento y control de la obra. UTC: ente técnico designado por el fideicomiso de seguimiento y control para revisar y validar los informes mensuales presentados por el fiscalizador al fideicomiso.

17 Gracias