MANUAL DE USUARIO Libro de Clases Electrónico. (Actualizado al )

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1 MANUAL DE USUARIO Libro de Clases Electrónico (Actualizado al )

2 Tabla de Contenidos 1.- Introducción Definiciones y Acrónimos Aplicaciones del sistema Asistencia SENCE Libro de Clases Electrónico Roles definidos Alumno Relator Administrativo Global del OTEC (o Empresa que dicta cursos SENCE) Administrativo OTEC Administrativo OTIC Fiscalizador OTIC Administrativo SENCE Fiscalizador SENCE Crear administrador global Requisitos e Instalación de Componentes Operación del sistema Asistencia SENCE Autenticación del Usuario Autenticación del Usuario - sin Lector Autenticación del Usuario - No reconoce huella Descargar Cursos Descargar Personal autorizado Pasar lista en contingencia (Nuevo ) Pasar Lista (Actualizado ) 31 (a) Agregar Asistente (b) Enrolar a un Asistente No Reconocido (c) Autorizar a un Asistente No Reconocido (d) Ingreso de observaciones (e) Registro de actividades fuera de línea Eliminar un curso Informar Asistencia Fiscalizar Aplicación Online - LCE Acceso por Huella Acceso por Clave 54 1

3 1.- Cambio de Clave Página Principal Módulos del Sistema VISUALIZACIÓN (a) Antecedentes Generales (b) Módulos (c) Horarios (d) Materiales (e) Relatores (f) Agregar un Relator con y sin rut (Actualizado) (g) Eliminar un Relator (h) Alumnos (i) Agregar un Alumno (j) Eliminar un Alumno (k) Evaluaciones CONFIGURACIÓN (Actualizado) (a) Antecedentes Generales (b) Operadores En esta opción se puede agregar, editar y/o eliminar a Usuarios del sistema para que accedan dentro de la Institución que se está consultando (b) Buscar Operadores (c) Agregar un Operador (actualizado al ) (a) Perfilar permisos de un Operador (NUEVO ) (b) Perfiles por Funcionalidad: (c) Perfiles por Contenido: (d) Agregar un Operador relator sin RUT (NUEVO) (e) Editar un Operador (f) Restablecer la Clave de un Operador (g) Eliminar un Operador (h) Enrolar (i) Consolidar (j) Des-Consolidar REGISTRO DIARIO (a) Asistencias (b) Asistencias de contingencia (c) Agregar Actividades (d) Generar Certificado de Asistencia (e) Fiscalización (f) Agregar Fiscalización (g) Alumnos (h) Consultar Acta (i) Crear Acta Final

4 1.- INTRODUCCIÓN El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo SENCE- ha definido una nueva forma de efectuar el registro del Libro de Clases para cursos SENCE. Este sistema denominado LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO da mayor seguridad, agiliza y facilita los procesos y comunicación entre los organismos que dictan los diferentes cursos y el SENCE, a través de un Sistema de verificación biométrica. En el presente Manual se explica el nuevo LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO, el cual permite configurar Operadores del sistema como Administrativos, Fiscalizadores y Relatores de las diferentes Instituciones que participan en el proceso de Capacitación, además de facilitar: Información asociada a una Institución de Capacitación o Empresas que dictan cursos SENCE Cursos que las Instituciones de Capacitación (OTEC/OTIC/EMPRESAS) han informado a SENCE La incorporación y/o Enrolamiento de Operadores El control del estado de avance de los cursos, contenidos, Asistencia y Calificaciones. Además explicará cómo utilizar la aplicación ASISTENCIA SENCE 2.2, que permite efectuar la Toma de Asistencia. Cada uno de los puntos anteriores depende del perfil de usuario asignado. Este Manual describe las funciones del sistema en cada uno de los roles definidos Definiciones y Acrónimos A continuación se definen los términos más utilizados en este Manual. SENCE: Servicio Nacional de Capacitación y Empleo OTEC: Organismo Técnico de Capacitación OTIC: Organismo Técnico Intermedio para Capacitación Sistema de Verificación Biométrica: Aplicación que permite verificar y validar la identidad de una persona a través de su huella digital. Operador: Corresponde a un Usuario del LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO. Roles: Accesos que se asignan a cada uno de los Usuarios del LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO. 3

5 Autenticación: Proceso de identificación de un Usuario a través del Sistema de Verificación Biométrica. Lector biométrico: Dispositivo electrónico que permite procesar y registrar la huella digital de un Usuario del sistema LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO Y ASISTENCIA SENCE 2.2. Enrolamiento: Registro de un Usuario dentro del sistema LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO a través de la lectura de su huella digital mediante un Lector biométrico. Con esta acción se almacena un patrón de la huella digital del Usuario en el sistema, así cuando sea necesario verificar su identidad, solo indicará su RUT y el sistema comprobará si esa huella corresponde o no. 4

6 2.- APLICACIONES DEL SISTEMA Esta sección describe las aplicaciones que forman parte del sistema LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO Asistencia SENCE 2.2 ASISTENCIA SENCE 2.2 es una aplicación local que corre sobre Windows en el equipo que se utiliza para realizar la toma de asistencia de los cursos SENCE. Es utilizada por un Operador asociado a un Curso y su función principal se ejecuta offline (sin conexión a Internet). Sus características, funcionalidades y modo de operación se describen en el apartado de este documento Libro de Clases Electrónico Sitio web que hace posible ingresar información y consultar el detalle de una o varias acciones. EL LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO, sus funciones y modo de operar, se describen en el apartado de este documento. 5

7 3.- ROLES DEFINIDOS Para el uso correcto de la aplicación, se han asignado los siguientes roles a cada uno de los Usuarios del Sistema: 1.- Alumno El Alumno es el Usuario cuya asistencia a un curso, se controla. Un Alumno puede pertenecer a uno o más Cursos de Capacitación en una o más Instituciones de Capacitación (o Empresa que dicta cursos SENCE). 2.- Relator El Relator, es un Usuario que tiene acceso a las dos aplicaciones del sistema (Libro de Clases Electrónico y Asistencia SENCE 2.2). Ingresa al sistema como RELATOR. IMPORTANTE: Esto siempre y cuando haya sido creado como operador en el módulo de configuración > Operadores. Además podrá trabajar sobre los cursos en los cuales haya sido registrado como relator (módulo de visualización > lengüeta Relatores ) Un Relator puede tener asignado uno o más cursos en una o más OTEC (o Empresa que dicta cursos SENCE). El Relator tiene acceso a: APLICACIÓN ASISTENCIA SENCE 2.2 MÓDULOS LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO o VISUALIZACIÓN (BÚSQUEDA DE CURSO(S)) o REGISTRO DIARIO 3.- Administrativo Global del OTEC (o Empresa que dicta cursos SENCE) El Administrativo Global del OTEC es el usuario asignado por la Institución de Capacitación (OTEC) o Empresa que dicta cursos SENCE, para administrar los derechos de los demás usuarios del OTEC/Empresa otorgando permisos por: Funcionalidad: (ej.: tomar asistencia) Contenido (ej.: región). Ingresa al sistema como ADMINISTRATIVO GLOBAL 4.- Administrativo OTEC El Administrativo OTEC es el usuario asignado por la Institución de Capacitación (OTEC) o Empresa que dicta cursos SENCE, para acceder a toda la información que el Administrativo Global autorice, como tomar asistencia, editar certificado de asistencia, cerrar libro, etc. En general, ingresar a toda la información del LIBRO DE CLASES 6

8 de cada uno de los Cursos que la Institución o Empresa (que dicta cursos SENCE), imparten, siempre y cuando tenga el permiso otorgado por el Administrativo Global. NOTA: Los administradores OTEC creados antes de la liberación de esta versión de LCE ( ) tendrán acceso a todos los cursos de la Institución y para todas las funcionalidades en LCE y aplicación de toma de asistencia, salvo para los módulos de mantención de operadores (Configuración > Operadores y Enrolar). Ingresa al sistema como ADMINISTRATIVO OTEC. Un Administrativo OTEC puede pertenecer a una o más Instituciones de Capacitación o Empresa que dicta cursos SENCE. El Administrativo OTEC tiene acceso a: APLICACIÓN ASISTENCIA SENCE 2.2 (2.0) MÓDULOS LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO o VISUALIZACIÓN o CONFIGURACIÓN ( POR DEFECTO AL MODULO DE CONSOLIDACIÓN, CON AUTORIZACIÓN DEL ADMIN GLOBAL A LOS MÓDULOS DE OPERADORES Y ENROLAR) o REGISTRO DIARIO 5.- Administrativo OTIC El Administrativo OTIC es el usuario asignado por el OTIC para acceder al Sistema LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO Y realizar gestiones sobre los cursos pertenecientes a las OTEC/Empresas (que dictan cursos SENCE) con las cuales trabaja. Ingresa al sistema como ADMINISTRATIVO OTIC Un Administrativo OTIC puede acceder a todos los cursos de todas las OTEC/Empresas (que dictan cursos SENCE) con las cuales trabaja. El Administrativo OTIC tiene acceso a: MÓDULOS LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO o VISUALIZACIÓN o CONFIGURACIÓN o REGISTRO DIARIO 7

9 6.- Fiscalizador OTIC El Fiscalizador OTIC es el usuario asignado por un OTIC para realizar Fiscalizaciones al LIBRO DE CLASE ELECTRÓNICO de un Curso que imparte una OTEC/Empresa (que dicta cursos SENCE) con la que trabaja. Ingresa al sistema como FISCALIZADOR OTIC El Fiscalizador OTIC puede tener acceso a todos los Cursos de todas las OTEC/Empresas (que dictan cursos SENCE) con las cuales trabaja. El Fiscalizador OTIC tiene acceso a: APLICACIÓN ASISTENCIA SENCE 2.2 (2.0) SOLO PARA REALIZAR FISCALIZACIONES FUERA DE LINEA. EL ADMINISTRATIVO O RELATOR LE DA ACCESO A LA APLICACIÓN. MÓDULOS LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO o VISUALIZACIÓN o REGISTRO DIARIO 7.- Administrativo SENCE El Administrativo SENCE es el usuario asignado por el SENCE para acceder al Sistema LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO. Ingresa al sistema como ADMINISTRATIVO SENCE Un Administrativo SENCE puede acceder a todos los cursos de todas las Instituciones de Capacitación (y Empresas que dictan cursos SENCE), existentes en el sistema. El Administrativo SENCE tiene acceso a: MÓDULOS LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO o VISUALIZACIÓN o CONFIGURACIÓN o REGISTRO DIARIO 8.- Fiscalizador SENCE El Fiscalizador SENCE es el usuario asignado por el SENCE para realizar Fiscalizaciones al LIBRO DE CLASE ELECTRÓNICO de un Curso que imparte una Institución de Capacitación (o Empresa que dicta cursos SENCE). Ingresa al sistema como FISCALIZADOR SENCE 8

10 El Fiscalizador SENCE puede tener acceso a todos los Cursos de todas las Instituciones de Capacitación (y Empresas que dictan cursos SENCE) existentes en el sistema. El Fiscalizador SENCE tiene acceso a: MÓDULOS LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO o VISUALIZACIÓN o REGISTRO DIARIO APLICACIÓN ASISTENCIA SENCE 2.2 (2.0) SOLO PARA REALIZAR FISCALIZACIONES FUERA DE LINEA. EL ADMINISTRATIVO O RELATOR LE DA ACCESO A LA APLICACIÓN Crear administrador global Para crear al administrador global de la institución diríjase a la pantalla de ingreso a LCE Pinche el link AQUÍ de la sección que se muestra destaca en la imagen anterior. 9

11 Ingrese el rut de la Institución y la clave que usa en SENCE para solicitar códigos curso y presione Siguiente Ingrese el Rut y el del administrador global y presione Grabar Administrativo Global y le entregará la siguiente confirmación: 10

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13 4.- REQUISITOS E INSTALACIÓN DE COMPONENTES Para conocer los requisitos administrativos, de hardware y software necesarios para la correcta operación de las aplicaciones descritas en el presente documento, se debe revisar el Manual de Instalación 1, que detalla la instalación y configuración de cada componente a utilizar. 1 El documento se puede descargar desde el sitio 12

14 5.- OPERACIÓN DEL SISTEMA Como se menciona en el apartado 2 de este documento, el sistema posee dos componentes: ASISTENCIA SENCE 2.2 (2.0) LIBRO DE CLASES ELECTRÓNICO A continuación se describe como ingresar y operar cada uno de los Componentes, teniendo en cuenta que la disponibilidad de estos, depende directamente del Rol (Administrativo Global, Relator, Administrativo OTEC, Administrativo OTIC, Fiscalizador OTIC, Administrador SENCE, Fiscalizador SENCE) el orden en que se ejecutan y los permisos asignados. NOTA: Las empresas que dictan cursos con código SENCE también tienen acceso al sistema. Para ello cuentan con los mismos roles y funcionalidades que un OTEC Asistencia SENCE 2.2 La Toma de Asistencia la realiza un Operador a través de la aplicación ASISTENCIA SENCE Autenticación del Usuario Cada vez que un Operador deba iniciar sesión para comenzar un Curso de Capacitación y tomar asistencia, debe acceder a la aplicación ASISTENCIA SENCE 2.2. Esta acción la puede realizar a través de ubicado en el Menú de Inicio o a través del acceso directo ubicado en el Escritorio, desplegándose a continuación la ventana principal, que se muestra en la siguiente ilustración: 13

15 Ilustración 1 - Ventana Inicial Asistencia SENCE 2.2 Para acceder a cualquiera de las funcionalidades de la aplicación, el Operador se debe autenticar ingresando su RUT o ID (en caso que no tenga RUT) y a continuación presionando el botón. 14

16 Por defecto el sistema le solicitará demostrar su identidad utilizando su huella. Para lo cual se desplegará la siguiente imagen: Ilustración 2 Verificación de huella Operador Ilustración 3 Asistencia Sence 2.2 Si el equipo no se encuentra conectado a internet, solo se activan las opciones Crear hoja de asistencia de contingencia, Pasar Lista y Fiscalizar, como se aprecia en la siguiente imagen: 15

17 Ilustración 4 Equipo no se encuentra conectado a Internet Autenticación del Usuario - sin Lector Si el Operador no tiene Lector conectado al computador, se despliega la siguiente imagen: Ilustración 8 No hay Lector conectado Solo será posible operar con clave si no hay conectado un lector. NOTA: Sin lector no será posible validar la asistencia de los alumnos ni relator usando sus huellas, tampoco enrolar alumnos o autorizarlos como ministro de fe. 16

18 Autenticación del Usuario - No reconoce huella Si la huella del usuario no es reconocida, la cuarta vez solicitará ingresar mediante una clave de acceso única, como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 9 Lector no reconoce huella y solicita clave Al presionar se desplegará la siguiente pantalla: Ilustración 10 Finaliza verificación por huella 17

19 Cuando acepte el mensaje presionando, volverá a la pantalla principal y se desplegará la opción de ingresar con clave, como se muestra a continuación: Ilustración 11 Ingreso mediante clave Posteriormente, presione el botón y aparecerá la imagen de la Ilustración 12, donde debe ingresar su clave, aquella que utiliza para ingresar al Libro de Clases Electrónico o si no la tiene, no recuerda o no funciona, puede solicitarla llamando a la Mesa de Ayuda LCE. 18

20 Ilustración 12 Ingresar Clave de contingencia Si la contraseña digitada o si la huella es reconocida, se habilitan todos los botones de acción de la ventana, como se muestra a continuación: Ilustración 13 - Operador autenticado 19

21 Descargar Cursos Previo a iniciar la toma de asistencia de un Curso, es necesario preparar la aplicación de toma de asistencia cargando en su equipo los datos del curso en cuestión. Para esto, el Operador, una vez autenticado debe presionar el botón A continuación se despliega una ventana que le permite efectuar la búsqueda de los Cursos que tiene asignados: Ilustración 14 Ventana de Búsqueda de Cursos a descargar En ella, el Operador debe buscar el o los cursos a descargar, seleccionando y llenando los filtros de búsqueda de la zona superior de la ventana y presionar el botón, tras lo cual se desplegarán todos los Cursos que cumplen con la condición especificada, como se muestra a continuación: 20

22 Ilustración 15 Resultado Búsqueda de Cursos a Descargar El Operador puede seleccionar uno o un conjunto de Cursos del Listado desplegado, marcando el cuadro que se encuentra a la izquierda de cada Curso. Si desea descargar la totalidad de los Cursos, debe presionar el botón (esta operación puede tardar varios minutos). Si desea eliminar todas las marcas de los Cursos seleccionados, debe presionar el botón. Para revisar más información de un curso, selecciónelo pinchándolo dentro de la lista y se mostrará su detalle al pie de la ventana: 21

23 Ilustración 16 Ver el detalle de un curso Una vez seleccionados los Cursos a descargar, debe presionar el botón, (esta operación tardará solo unos instantes). Cuando finaliza la descarga de los Cursos seleccionados, se despliega el siguiente mensaje: Ilustración 17 Fin Descarga de Cursos Seleccionados NOTA: En principio solo tendrá permisos para tomar asistencia de los cursos descargados el operador que descargo el curso y los relatores registrados como tales en dicho curso y que tengan calidad de operador para ese OTEC en LCE. Para dar acceso a otros 22

24 funcionarios del OTEC debe descargar sus permisos usando descargar personal autorizado Para finalizar, se debe presionar el botón. Si desea salir de la ventana con el Resultado de Búsqueda de Cursos, debe presionar el botón Descargar Personal autorizado Los cursos descargados pueden ser usados solo por el personal autorizado (operadores). Por defecto la aplicación de toma de asistencia reconocerá como autorizados aquellos usuarios que se encontraban en la lista de relatores para un curso en LCE, en el momento de su descarga así como para el usuario que realizo la descarga de este. Si se desea que la aplicación permita tomar asistencia a más usuarios autorizados del OTEC/Empresa (Administrativo OTEC/Empresa) se debe descargar dicha información desde LCE. Para esto presione el botón: Se levantará la siguiente ventana: 23

25 Ilustración 18 Descargar información de Operadores Para revisar que usuarios de su OTEC, o empresa que dicta cursos SENCE, forman parte de la planilla de personal autorizado por la Institución, digite el RUT de la institución y presione (Rut):, tras lo cual se listarán de la siguiente manera Nombre operador 24

26 Ilustración 19 Buscar Operadores autorizados En la zona superior derecha se informará para cuantos operadores se encuentran descargados sus permisos, esto respecto del total de operadores autorizados en LCE. Ilustración 20 Cantidad de permisos descargados El ejemplo de la imagen indica 17 de 65, esto significa que 17 operadores autorizados en LCE para usar la aplicación ya pueden ser reconocidos como tal en Asistencia SENCE 2.2 y que el total de operadores que están autorizados en LCE son 65. Ilustración 21 Descargar permisos Para descargar permisos de nuevos operadores, digite el Rut de un operador específico en la casilla Rut Operador (o en su defecto el ID asignado) y presione obtener los permisos de ese Operador. para Los permisos que se descarguen quedarán marcados en azul: 25

27 Ilustración 22 Cantidad de permisos descargados Pasar lista en contingencia (Nuevo ) Previo a iniciar la toma de asistencia de un Curso, si no le es posible descargar el curso o experimenta cualquier inconveniente que le impide hacer uso de un curso descargado (que no se pueda sortear con otra opción) existe la opción crear hoja de asistencia de contingencia. Esta opción permitirá crear una hoja electrónica para pasar asistencia de todas formas. Diríjase a la ventana principal de la aplicación y presione el botón: A continuación se despliega una ventana que le permite crear una hoja de toma de asistencia de contingencia: Ilustración 23 Crear hoja de asistencia de contingencia Digite al menos los datos obligatorios (casilleros verdes). Al digitar el rut de la Institución que imparte el curso si el programa cuenta con información para identificarla mostrará el nombre de dicha Institución, de otro modo podrá digitar un nombre referencial. El campo nombre libro servirá más tarde para identificar a que libro cargar esta hoja suelta de asistencia. 26

28 Presione para grabar la hoja de contingencia: Ilustración 24 Grabar hoja de asistencia de contingencia Presione Aceptar para continuar. Una vez creada la hoja de asistencia de contingencia, esta quedará disponible en el módulo para pasar lista. Es necesario que antes de pasar lista complete el listado de relatores y alumnos del curso. Para esto ingrese al módulo de pasar lista presionando el botón: Se despliega la ventana de la siguiente imagen. Presione el botón, para listar los Cursos disponibles para toma de asistencia. Aquellos que provienen de la creación de una hoja de asistencia de contingencia quedan marcados con una (c) al final y al revisar sus datos seleccionándolo de la lista se despliega en el recuadro inferior como Contingencia 27

29 Ilustración 25 Grabar hoja de asistencia de contingencia Seleccione el curso, Nuevo bloque de la sección lateral derecha de la pantalla y presione el botón. Se despliega la siguiente ventana: Ilustración 26 Preparar hoja de contingencia I 28

30 Ilustración 26 Preparar hoja de contingencia II El siguiente paso es agregar alumno(s) y relator(es) al curso. Utilice el botón y escoja el tipo de asistente (relator / alumno) y digite su RUT en el cuadro Rut Asistente. El Id Acción aparece como (no definida) si al crear la hoja de asistencia de contingencia no se digito un ID de acción, de otro modo aparecerá el id que haya digitado previamente. Ilustración 27 Agregar asistente a la hoja contingencia Presione Agregar y la aplicación le solicitará las huellas del participante. Son 4 muestras. Ilustración 28 Registro de huellas del nuevo asistente 29

31 Al concluir la toma de muestras de las huellas (siempre debe colocar en el lector el mismo dedo), presione el botón Aceptar en la verificación de asistentes: Y presione Cerrar en la ventana: Los nuevos participantes irán quedando en la lista del curso al costado izquierdo como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 29 Registro de huellas del nuevo asistente Puede cerrar esta ventana y tomar asistencia como de costumbre siguiendo los pasos del siguiente apartado ya que el sistema reconocerá a los asistentes con su huella. 30

32 Utilice y reutilice la hoja de contingencia mientras se encuentre en situación de contingencia. Descargue el curso en cuanto le sea posible para tomar asistencia de manera regular. Las hojas sueltas de contingencia deben ser asociadas al curso que pertenecen una vez informadas a LCE usando: Antes de eso no se contabilizarán. NOTA: Ver apartado que explica como cargar las asistencias al curso en LCE Pasar Lista (Actualizado ) Una vez descargada toda la información necesaria: cursos y permisos, esto último si corresponde, será posible iniciar la toma de asistencia. Para esto, debe presionar dentro de la ventana principal de la aplicación el botón: El proceso de Pasar Lista correspondiente al Inicio y Término de la sesión es el mismo. A continuación se despliega la ventana que permite seleccionar el Curso para el cual se pasará lista, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 30 Seleccionar Curso Para Pasar Asistencia 31

33 Se debe ingresar el Rut Institución que dicta el curso y el Tipo de Programa al que pertenece, para buscar cursos disponibles. También puede buscar por Código (Id de acción, código SAP o código curso dependiendo del tipo de programa), o Nombre del Curso. Presione el botón, para listar los Cursos que cumplen con las condiciones definidas, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 31 Resultado Búsqueda de Cursos para Pasar Asistencia Para iniciar un nuevo bloque horario de capacitación marque el curso en la lista, quedará en azul como muestra la imagen anterior. En la zona inferior de la pantalla se mostrará el detalle del curso. Si no desea efectuar en este momento la toma de Asistencia, debe presionar el botón. Para tomar la asistencia a un Curso, el Operador debe seleccionarlo del listado que se despliega en la Ilustración anterior, marcar nuevo bloque (cuando corresponde a una nueva clase) y a continuación presionar el botón siguiente ventana:, desplegándose la 32

34 Ilustración 32 Ventana Establecer horario de Inicio de la clase Si necesita tomar asistencia en más de un equipo en paralelo (por ejemplo: en Seminarios), seleccione por favor imagen:, se desplegará la siguiente IMPORTANTE: Para el correcto funcionamiento de esta opción, por favor, No cambie la letra designada y asegúrese de que la hora de todos los equipos que utilizará para este efecto, sea la misma. Igualmente la duración de la clase que ha digitado y la letra que muestra el equipo deben ser la misma en todos los computadores en los que tomará asistencia en paralelo La aplicación permite registrar bloques entre 10 minutos y un máximo de 10 horas. Indique la duración que tendrá el bloque de capacitación: 33

35 NOTA: Se considera un bloque a aquel que concluye con una salida de los alumnos. Si hay más de un relator en un mismo bloque de capacitación, solo marque la salida de cada uno según corresponda, teniendo en cuenta que el último relator que marque salida da por concluida la contabilización de tiempo de la clase, independiente de la duración digitada para el bloque. El tiempo se contabiliza acorde a la permanencia del relator en el bloque de capacitación. El Inicio de bloque aparecerá como: NO INICIADO y el botón Iniciar Bloque estará desactivado, este último se activará con el ingreso a clases del relator (con su huella digital). Ilustración 33 Bloque de capacitación No Iniciado NOTA: Mientras no presione Iniciar Bloque no se contabiliza el tiempo del bloque de capacitación aunque haya marcado entradas. Esta acción fija la hora de inicio de la clase, momento en el cual empiezan a correr los minutos de gracia. Si se verifica correctamente la huella del Asistente, su nombre desaparece del listado de la izquierda y se despliega en el listado de la derecha, mostrando la huella verificada en la sección c) Validación, como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 34 Alumno entra a clase 34

36 NOTA: Los participantes iniciados con (*) no han ingresado al bloque o salieron en un intervalo inferior a 10 minutos. Cuando el Relator ingresa su huella digital, automáticamente se habilita la opción Iniciar Bloque. Podrá iniciar el bloque de capacitación en ese momento presionando SI o más tarde presionando NO y a la hora correspondiente Iniciar Bloque. Ilustración 35 Mensaje Relator entra a clase Cuando presione Iniciar bloque se fijará la hora de inicio del bloque de capacitación, y se habilitará un cronometro con la cuenta regresiva del tiempo del bloque acorde a la duración que haya informado. 35

37 Ilustración 36 Relator y alumno ingresan a clase con el tiempo corriendo Cuando termine el bloque de capacitación, los participantes y el Relator deben colocar su huella en el lector para salir de clase. Su nombre desaparecerá de la columna B y se desplegará en la columna A. IMPORTANTE: Cuando el Relator marca su salida (ingresando su huella digital) automáticamente se da por finalizado el curso, aunque la duración del bloque informado no haya expirado y falten alumnos por marcar salida. 36

38 Ilustración 37 Relator (2) salen de clase Si el Asistente al momento de colocar su dedo en el Lector no se encuentra enrolado, o presenta problemas con su huella, la ventana de asistencia indica que la huella no es reconocida, como se muestra en las siguientes ilustraciones: Cuando esto ocurre tiene dos alternativas: 2 El Relator se representa en el Listado de Personas a Verificar y/o Verificadas a través del prefijo R que se encuentra a la izquierda del Nombre. 37

39 Enrolar al alumno, esto solo cuando aparece en la lista como (sin enrolar): Ilustración 38 Asistente No Enrolado Autorizar su ingreso actuando como ministro de fe, seleccione al alumno de la lista, digite el número de serie de su cédula de identidad y presione Autorizar Ilustración 39 Asistente No reconocido 38

40 (a) Agregar Asistente En caso en que sea necesario incorporar un participante (relator/alumno) al curso en el momento de la clase presione asistencia., en la ventana principal de toma de NOTA: Esta opción se utiliza en caso de contingencia, por ejemplo cuando no logra agregar a los participantes en LCE o no logra descargar el curso actualizado. Debe tener en cuenta que este cambio se permite solo para no trabar la toma de asistencia y que debe regirse por la normativa vigente respecto al trámite en SENCE para notificar cambios en un curso. Hay tipos de programas como (FOTRAB y Mujer Trabajadora Jefa de Hogar, MTJH que no autorizan el uso de esta funcionalidad) Visualizará la siguiente ventana: Ilustración 40 Agregar asistente fuera de línea Seleccione el tipo de asistente (relator o alumno) y luego seleccione el ID de acción al que pertenece el asistente. Esta lista crecerá si el curso está conformado por varias órdenes de compra o id de acción (curso consolidado). Digite el Rut del participante y presione: (creado fuera de línea). El nuevo asistente aparecerá como 39

41 Ilustración 41 Asistente creado fuera de línea Una vez que informe la asistencia que contiene a un nuevo asistente, LCE registrará su asistencia en el libro. También cargará en la lista del curso al nuevo alumno o relator según corresponda, incluyendo sus datos personales y estado de enrolamiento. Estos datos se refrescarán en la aplicación de toma de asistencia una vez que descargue el curso nuevamente. (b) Enrolar a un Asistente No Reconocido Esta acción se realiza presionando el botón, 40

42 Ilustración 42 Enrolar Operador y permite registrar por única vez los datos personales del alumno y sus muestras de huellas llamados patrones que se utilizarán para verificación de identidad desde ese momento en adelante. Se despliega la siguiente ventana: Ilustración 43 Verificación de identidad de quién enrolará 41

43 Para que el Operador se autentique con su huella previo al enrolamiento ya que él se hace responsable del correcto ingreso de los datos y huellas de este. Por seguridad solo un operador autenticado o validado usando su huella está habilitado para realizar enrolamientos. Si se verifica la identidad del operador con su huella, se despliega la ventana que permite enrolar al Alumno: Ilustración 44 Ventana Datos para Enrolar a Alumno Una vez se ingresan los datos personales del alumno en la ventana anterior (validar contra la cédula de identidad del alumno), se debe presionar el botón, que despliega la ventana para registrar las muestras de huellas del Alumno, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 45 Ventana Enrolamiento de Huella Por defecto se enrola el dedo índice derecho de la persona, pero puede seleccionar uno diferente utilizando los botones o. A continuación el Alumno debe colocar el dedo seleccionado en el Lector cuatro veces (el mismo dedo). Al finalizar el proceso de enrolamiento aparecen los mensajes de las ilustraciones que se muestran a continuación: 42

44 Ilustración 46 Mensaje Creación de Patrón de Huella enrolada Ilustración 47 Mensaje Fin Enrolamiento Para continuar con el registro de la Asistencia y marcar la entrada/salida a la clase, del Alumno recién enrolado, este debe colocar su huella en el lector una vez más, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 48 Verificación de Asistencia Alumno enrolado Al salir de la toma de asistencia recibirá la siguiente confirmación: Ilustración 49 Confirmación de enrolamiento 43

45 (c) Autorizar a un Asistente No Reconocido Si el Asistente está enrolado pero su huella no es reconocida o el alumno se niega a colocar el dedo en el lector, el Operador puede autorizarlo actuando como ministro de fe. Esta acción se realiza seleccionando el Nombre del Asistente en la Lista de la izquierda en la Ilustración siguiente e ingresando el Número de Serie del Cédula de Identidad en el cuadro habilitado a la derecha del botón siguiente ilustración:, como se muestra en la Ilustración 50 Autorización de Asistente Enrolado No Reconocido A continuación se debe presionar el botón siguiente mensaje:, acción que despliega el 44

46 Ilustración 51 Confirmación para Autorización El Operador debe presionar el botón, y se despliega el nombre del Asistente desde el listado de la izquierda a la derecha, como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 52 Verificación de Asistente Enrolado/No Reconocido Autorizado (d) Ingreso de observaciones Si el Operador requiere ingresar observaciones respecto a la toma de asistencia realizada, debe presionar el botón poder digitar la información, como se muestra en la siguiente imagen:, el cual despliega una ventana para Ilustración 53 Ventana Observaciones Relator Una vez ingresada la observación, debe presionar el botón. Para finalizar la toma de asistencia, se debe presionar el botón cerrar. 45

47 Se desplegará el siguiente mensaje: Ilustración 54 Salir de la toma de asistencia NOTA: Tenga en cuenta que la asistencia se empieza a grabar automáticamente una vez que ha presionado Iniciar bloque. Cada 2 minutos de inactividad, no se han marcado entradas o salidas, se vuelve a grabar. Si cierra la ventana se graba nuevamente la asistencia. Presione el botón desplegará lo siguiente: para grabar el ingreso de los participantes y se Ilustración 55 Mensaje Fin Toma Asistencia (e) Registro de actividades fuera de línea Para registrar las actividades realizadas durante el bloque de capacitación para el cual se pasa lista, presione el botón asistencia. en el costado inferior de la ventana de toma de 46

48 Se despliega la siguiente ventana: Ilustración 56 Registro de actividades fuera de línea I Ilustración 57 Registro de actividades fuera de línea II Registre las horas teóricas y/o practicas según corresponda y la descripción de las actividades realizadas. Presione Aceptar para grabar. Puede modificar esta información inclusive luego de haber informado esta asistencia o eliminar el registro desde LCE. 47

49 Eliminar un curso Si en el Listado de cursos desplegados en la ventana Pasar Lista se encuentra un Curso que ha finalizado, el Operador puede borrarlo seleccionándolo y presionando el botón. Se mostrará a continuación el siguiente mensaje de Confirmación: Ilustración 58 Confirmación Eliminar un Curso Al presionar el botón, el curso seleccionado desaparece de la lista Informar Asistencia Para informar las Asistencias tomadas durante las sesiones de uno o más Cursos así como los enrolamientos realizados a Asistentes y/o las Fiscalizaciones que se han realizado en una o más sesiones, el Operador debe autenticarse y a continuación presionar el botón: Se despliega la siguiente ventana: Ilustración 59 Cursos y Enrolamientos a Informar 48

50 Presione botón y se despliega a continuación un mensaje informando la cantidad de Asistencias, Enrolamientos y/o Fiscalizaciones enviados, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 60 Mensaje Actualización de Cursos Para finalizar, el Operador sólo debe presionar y luego el botón. Excepciones: Si se ha guardado una Toma de Asistencia donde el lapso de tiempo entre el Ingreso y la Salida de los Asistentes ha sido inferior a 10 minutos o no se han marcado salidas, se despliega el siguiente mensaje: Ilustración 61 Informar Asistencia Toma de Asistencia parcial Si presiona No, la asistencia seguirá pendiente de ser informada a LCE. Si presiona Si se informará la asistencia de todas formas. Tenga en cuenta que la asistencia sigue disponible para marcar nuevas entradas o salidas. Hecho esto queda nuevamente en cola para ser informada Fiscalizar Cuando el Operador requiere registrar la Fiscalización a un Curso de Capacitación, debe presionar dentro de la ventana inicial de la aplicación el botón: 49

51 A continuación se despliega la ventana que permite seleccionar el Curso que se desea fiscalizar, como se muestra en la siguiente ilustración:. Ilustración 62 Ventana principal de fiscalización en terreno NOTA: El administrativo OTEC o relator es quién se loggea en la aplicación para darle acceso a la asistencia registrada y al módulo para fiscalizar. Se debe seleccionar el Tipo de Programa y/o el Código SENCE y presionar el botón, desplegándose en la ventana los Cursos que cumplen con las condiciones definidas, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 63 Resultado Búsqueda de Cursos para Fiscalizar 50

52 Si no se desea efectuar la Fiscalización, se debe presionar el botón. Para registrar la Fiscalización a un Curso, el Operador debe seleccionarlo del listado que se despliega en la Ilustración y presionar el botón de la Ilustración:, desplegándose la ventana Ilustración 64 Ventana Fiscalización El Operador debe completar los campos desplegados en la ventana anterior y presionar el botón, se despliega el mensaje: Ilustración 65 Confirmación Grabación Fiscalización 51

53 5.3.- Aplicación Online - LCE Para acceder al sistema, el Operador debe ingresar utilizando algún browser definido (3) al sitio seleccionar la opción y a continuación, se desplegará la página que se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 66 Página inicial Portal 3 Los browser sobre los cuales funciona correctamente la aplicación son: Internet Explorer 8 o superior (32 bits), Firefox (32 bits), Mozilla(32 bits), Opera (32 bits), Chrome (32 bits) 52

54 Si el Operador tiene más de un rol asignado en el sistema, en la página principal puede indicar con cuál de ellos desea trabajar y con qué tipo de Verificación ingresará, como se muestra en las siguientes imágenes: Ilustración 67 Página Inicial Portal Selección de Rol Ilustración 68 Página inicial Portal Selección de Rol y Tipo de Verificación (Nuevo) El Rol de Relator también podrá verificar su identidad mediante huella digital. 53

55 Acceso por Huella Al seleccionar la opción Verificación por Huella, como se muestra en la siguiente imagen, se habilita el botón, por favor presiónelo. Ilustración Página inicial Portal Verificación A continuación, se desplegará una ventana para que el Operador coloque su huella en el lector: Acceso por Clave Ilustración - Autenticación del Usuario Al seleccionar la opción Verificación por Clave, se habilita en la misma ventana el campo que permite digitar la contraseña que el Operador tiene predeterminada cuando es acceso por primera vez o que ha definido, como se muestra en la siguiente ilustración: 54

56 Ilustración Acceso con Clave Una vez digitada la contraseña, se debe presionar el botón. 1.- Cambio de Clave Cuando el Operador ingresa por primera vez utilizando la opción Verificación por Clave se le solicita ingresar la contraseña predeterminada, que corresponde a su RUT (incluyendo guión y dígito verificador), esta información es igual cuando se restablece la clave de acceso. A continuación debe presionar el botón y se desplegarán los campos para que el operador defina una nueva contraseña, como se muestra a continuación: Ilustración Acceso con Clave Definición de nueva contraseña 55

57 Una vez ingresada la nueva clave en ambos campos, se debe presionar el botón ilustración.. Si el cambio se ha realizado correctamente se despliega la siguiente Ilustración Cambio de Clave Exitoso Para ingresar a LCE debe presionar determinar su Rol, luego Verificación por Clave, digitar su nueva contraseña en el campo habilitado para tal efecto y presionar nuevamente el botón. 56

58 Página Principal Dependiendo del Rol seleccionado, los Módulos a los que puede acceder el Operador varían, como se muestra en las siguientes ilustraciones: Ilustración Módulos de Página Principal Rol Administrativo global OTEC Ilustración Módulos de Página Principal Roles Fiscalizador OTIC, Fiscalizador SENCE, Relator 57

59 Ilustración Módulos de Página Principal Roles: Administrativo OTEC, Administrativo OTIC y Administrativo SENCE Ilustración Selección de la institución con la cual operar Si el Operador tiene acceso a más de una Institución, se solicita que indique con cuál de ellas desea trabajar, a través de la lista que se despliega en la zona superior derecha de la ventana y a continuación debe elegir el Módulo Visualización o Configuración según corresponda. Solicitud de soporte Las Opciones disponibles en cada uno de los Módulos desplegados en el Menú de la Página Principal del Sitio, dependen también del Rol Seleccionado y los permisos concedidos por el Administrativo Global (en el caso del Administrativo OTEC), sin embargo todos incluyen un botón ubicado en el costado superior derecho de la pantalla. Al presionarlo se desplegará la siguiente ventana: 58

60 Ilustración Formulario de solicitud de soporte Llene los datos del incidente a reportar y presione Módulos del Sistema En este apartado se describe cada una de las funcionalidades disponibles en LCE. 1.- VISUALIZACIÓN Al seleccionar la opción Visualización desde la página principal o a través del menú superior, se despliega la siguiente página: 59

61 Ilustración Módulo Visualización En esta página, el Operador puede efectuar la búsqueda de Cursos de dos formas: Listando todos los cursos asociados a la Institución de Capacitación seleccionada en la página principal (o que se concedió autorización), Listando cursos consolidados (nuevo) o aplicando los diferentes filtros. Dependiendo del Rol con el cual el Operador ha ingresado, puede contar con diferentes filtros de búsqueda a los desplegados en la Ilustración como se muestra en las siguientes imágenes: Ilustración Filtros Módulo Visualización Rol Relator 60

62 Ilustración Filtros Módulo Visualización Rol Administrativo OTEC/Empresa (varía de acuerdo a los permisos asignados por el Administrativo Global) Ilustración Filtros Módulo Visualización Rol Administrativo SENCE Cierre automático del libro de clases en LCE 61

63 Ilustración Módulo Visualización (Rol Administrativo OTEC/Empresa) Pestaña Aviso de cierre automático Los cursos tienen un plazo durante el cual permanecen vigentes. Después de cumplirse su fecha de término en el Libro de Clases Electrónico y en un plazo de 15 días corridos, luego de la fecha de término del curso, para Programas Sociales y 61 días, luego de la fecha de término del curso para los otros programas, se dará lugar al cierre automático del libro. En la Ilustración XX podrá visualizar la pestaña Aviso de cierre automático (Rol Administrativo OTEC/Empresa) donde encontrará un listado de los cursos cuyo cierre automático se aproxima. (Esto, 10 días antes del cierre). IMPORTANTE: Revise las fechas de cierre frecuentemente, porque una vez cerrado el libro, no será posible modificar la información del curso ni cargar asistencias. Búsqueda de cursos en LCE Para buscar cursos cargados en LCE diríjase a la lengüeta. Una vez seleccionada la opción y los parámetros respectivos- de acuerdo a las ilustraciones xx a xx el Operador debe presionar el botón, desplegándose a continuación el listado de Cursos, como se muestra en la siguiente ilustración: 62

64 Ilustración - Módulo Visualización Búsqueda de Cursos de una Institución Si ha encontrado el Curso requerido, el Operador puede revisar la información de éste presionando el botón que se encuentra a la derecha, y se desplegará la información del Curso seleccionado, como se muestra en la Ilustración XX. Esta se divide en diferentes Fichas que, de acuerdo al Rol del Operador (y los permisos otorgados), corresponden a: Ilustración Fichas Disponibles para todos los roles salvo Administrativo Global El contenido de cada una de las Fichas se detalla a continuación: (a) Antecedentes Generales Despliega la información relevante del Curso seleccionado, como muestra la Ilustración. 63

65 Ilustración Ficha Antecedentes Generales Ilustración Ficha Antecedentes Generales Terminar Curso Si el Operador ha ingresado con el Rol de Administrativo SENCE, no cuenta con el botón. Si el Operador ha ingresado con Rol de Relator o Administrativo OTEC/Empresa (*) y debe dar por finalizado el Curso, es necesario que presione el botón. 64

66 (*)El Administrativo OTEC/Empresa, debe contar con el permiso correspondiente otorgado por el Administrativo Global. A continuación se validan las Asistencias informadas y Actas del Curso generadas, desplegando el siguiente mensaje: Ilustración Confirmación Cierre Curso Si el usuario desea cerrar el curso, debe presionar el botón. (b) Módulos Muestra los diferentes Módulos o Tópicos que integran el Curso seleccionado, como se muestra en la Ilustración XX: Ilustración Ficha Módulos Si el Operador ha ingresado con Rol Relator, Administrativo OTEC (*) o Administrativo SENCE puede revisar los Objetivos, Contenidos y Actividades definidas para un Módulo, presionando el botón siguiente ilustración: que se encuentra a la derecha, como se muestra en la (*)El Administrativo OTEC/Empresa, debe contar con el permiso correspondiente otorgado por el Administrativo Global. 65

67 Ilustración Detalle de un Módulo Para volver al listado de Módulos de la Ilustración XX, se debe presionar el botón. (c) Horarios Los horarios son administrados en otros sistemas SENCE y no son necesarios para tomar asistencia en LCE, por tal razón no se despliegan en esta pantalla. Ilustración - Ficha Horarios (d) Materiales Si el Operador ha ingresado con Rol Relator, Administrativo OTEC (*) o Administrativo SENCE puede consultar el listado de Materiales asignados al Curso seleccionado, como muestra la Ilustración. (*)El Administrativo OTEC/Empresa, debe contar con el permiso correspondiente otorgado por el Administrativo Global. 66

68 Ilustración Ficha Materiales (e) Relatores Si el Operador ha ingresado con Rol Relator puede consultar el listado de los Relatores que tienen asignado el mismo Curso en la Institución de Capacitación o Empresa que dicta cursos SENCE, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración Ficha Relatores Rol Operador: Relator Si el Operador ha ingresado con Rol Administrativo OTEC (*) o Administrativo SENCE puede consultar, eliminar y agregar nuevos Relatores, y visualiza la Ficha de Relatores como se muestra en la siguiente ilustración: NOTA: Solo los relatores que aparezcan como operador = SI, pueden ingresar a LCE y a la toma de asistencia (*)El Administrativo OTEC/Empresa, debe contar con el permiso correspondiente otorgado por el Administrativo Global. 67

69 Ilustración Ficha Relatores Rol Operador: Administrativo OTEC/Empresa y Administrativo SENCE (f) Agregar un Relator con y sin rut (Actualizado) Si el Operador desea incorporar un nuevo Relator al curso, debe presionar el botón siguiente ventana: que se muestra en la ilustración XX, desplegándose a continuación la Ilustración Agregar Relator con RUT 68

70 Ilustración Agregar Relator sin RUT Una vez ingresado el RUT/ID del nuevo Relator (o N Pasaporte, si no cuenta con los anteriores) se habilita el botón de la ventana y se despliega la información del Relator si está enrolado; en caso que el RUT/ID ingresado sea incorrecto, se despliega un mensaje de error como se muestra en las siguientes ilustraciones, respectivamente: Ilustración Validación Datos Nuevo Relator enrolado Ilustración - Mensaje RUT/ID Relator erróneo 69

71 Ilustración - Mensaje RUT/ID Relator no enrolado Podrá enrolar al relator más tarde. Para concretar la incorporación del relator en la lista de relatores del curso presione (g) Eliminar un Relator Si el Operador desea eliminar a un Relator asociado al Curso que está consultando, debe presionar el icono que se encuentra a la derecha del registro en la Ilustración XX y se despliega un mensaje solicitando confirmar la eliminación, como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración Confirmación Eliminar Relator. (h) Alumnos Si el Operador ha ingresado con Rol Relator puede consultar el listado de los Alumnos inscritos en el Curso que está revisando, como se muestra en la siguiente ilustración: 70

72 Ilustración Ficha Alumnos Rol: Relator Si el Operador ha ingresado con Rol Administrativo OTEC/Empresa (*) o Administrativo SENCE puede consultar, eliminar y agregar nuevos Alumnos a un Curso, y visualiza la Ficha de Alumnos como se muestra en la siguiente ilustración: (*)El Administrativo OTEC/Empresa, debe contar con el permiso correspondiente otorgado por el Administrativo Global. Ilustración Ficha Alumnos Rol: Administrativo OTEC/Empresa y Administrativo SENCE (i) Agregar un Alumno Si el Operador desea incorporar un nuevo Alumno, debe presionar el botón, desplegándose a continuación la siguiente ventana: 71

73 Ilustración Agregar nuevo Alumno Una vez ingresado el RUT del nuevo Alumno, se habilita el botón de la ventana y se despliega la información del Alumno, si éste se encuentra enrolado; en caso que el RUT ingresado sea incorrecto, se despliega un mensaje de error como se muestra en las siguientes ilustraciones, respectivamente: Ilustración Validación de Datos de Alumno Ilustración Mensaje RUT Alumno erróneo (j) Eliminar un Alumno Si el Operador desea eliminar un Alumno asociado al Curso que está consultando, debe presionar el icono que se encuentra a la derecha del registro en la Ilustración X y se desplegará un mensaje solicitando confirmar la eliminación, como se muestra en la siguiente imagen: 72

74 Ilustración Confirmación Eliminar Alumno. (k) Evaluaciones Si el Operador ha ingresado con Rol Relator, Administrativo OTEC/Empresa (*) o Administrativo SENCE puede consultar el detalle de las Evaluaciones que se han definido para el Curso de Capacitación y su porcentaje asociado a la Calificación Final. La visualización del listado de Evaluaciones depende del Tipo de Evaluación que tiene definido el Curso que está consultando el Operador, como se muestra a continuación: (*)El Administrativo OTEC/Empresa, debe contar con el permiso correspondiente otorgado por el Administrativo Global. Ilustración Ficha Evaluaciones Tipo de Evaluación: Por Módulo 73

75 Ilustración Ficha Evaluaciones Tipo de Evaluación: Por Curso Ilustración Ficha Evaluaciones Tipo de Evaluación: Por Concepto 2.- CONFIGURACIÓN (Actualizado) Este Módulo pueden visualizarlo aquellos Operadores que acceden al sitio con Rol Administrativo Global OTEC, Administrativo OTIC y Administrativo SENCE, sin embargo, sólo el Administrativo Global tiene atribuciones absolutas para conceder o restringir permisos de acceso (a este y otros módulos) al Administrativo OTEC/Empresa. El seleccionar la opción Configuración desde la página inicial o a través del menú superior, permite al Operador revisar la información y modificar los Usuarios de la Institución sobre la cual está trabajando (siempre y cuando tenga los permisos para esto). La información de un Curso de Capacitación se divide en diferentes Fichas que, de acuerdo al Rol del Operador, corresponden a: 74

76 Ilustración - Fichas Disponibles Módulo Configuración - Rol Administrador OTEC/Empresa SIN permiso Ilustración - Fichas Disponibles Módulo Configuración - Rol Administrador OTEC/Empresa CON permiso Ilustración - Fichas Disponibles Módulo Configuración - Rol Administrativo Global OTEC/Empresa Ilustración Fichas Disponibles Módulo Configuración - Rol Administrador SENCE y Administrativo OTIC El contenido de cada una de las Fichas se detalla a continuación: 75

77 (a) Antecedentes Generales En esta página se muestra la información asociada a la Institución que el Operador está consultando, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración Ficha Antecedentes Generales En esta página solo el Administrativo Global OTEC/Empresa puede actualizar la información general de la Institución. Para aplicar las modificaciones debe presionar el botón. (b) Operadores En esta opción se puede agregar, editar y/o eliminar a Usuarios del sistema para que accedan dentro de la Institución que se está consultando. Los permisos asignados dependerán del Rol con el cual ingresó a la aplicación el Operador que realiza la consulta, a saber: Si el Rol de Acceso es Administrativo Global OTEC/Empresa, puede crear usuarios asignandoles Rol Administrativo OTEC/Empresa o Relator. Si el Rol de Acceso es Administrativo OTEC/Empresa, podrá realizar modificaciones en esta opción, siempre y cuando el Administrativo Global OTEC/Empresa le conceda los permisos necesarios para esto. Si el Rol de Acceso es Administrativo OTIC, puede crear usuarios con Rol Administrativo OTIC o Fiscalizador OTIC. Si el Rol de Acceso es Administrativo SENCE, puede crear usuarios con Rol Administrativo SENCE o Fiscalizador SENCE. 76

78 Ilustración Ficha Operadores - Rol: Administrativo Global OTEC/Empresa Ilustración Ficha Operadores - Rol: Administrativo OTEC/Empresa (CON Permisos para mantener operadores) Ilustración Ficha Operadores - Rol: Administrativo OTEC/Empresa (SIN Permisos para mantener operadores) 77

79 Ilustración Ficha Operadores - Rol: Administrativo OTIC/ Administrativo SENCE (CON Permisos para mantener operadores) (b) Buscar Operadores Solo quienes tienen los permisos habilitados para mantención de operadores podrán buscar operadores de la institución. Seleccione los parámetros de búsqueda y presione. Obtendrá la siguiente lista de operadores resultante. Puede buscar por rut, todos o por rol. Ficha Operadores - listado de operadores Rol: (c) Agregar un Operador (actualizado al ) Para introducir un nuevo usuario al sistema, se debe presionar el botón, desplegándose la página que se muestra en la siguiente ilustración: 78

80 Ilustración agregar nuevo operador Ilustración 98 Agregar Operador relator El Operador debe ingresar el RUT del nuevo usuario a crear junto a los campos que se solicitan en la ilustración. Si el RUT no está creado para la institución, se despliega un mensaje que muestra los datos de éste en el caso que esté enrolado, como se muestra en la Ilustración ; en el caso que no se encuentre enrolado, se despliega el mensaje de la Ilustración ; en el caso que el RUT ya tenga el Rol seleccionado, se despliega el mensaje de la Ilustración. Ilustración 99 Nuevo Operador - Usuario enrolado 79

81 Ilustración 100 Nuevo Operador Usuario no enrolado Ilustración 101 Nuevo Operador Usuario existe con Rol seleccionado Una vez registrada la información del usuario, se presiona el botón. Ilustración 99 Agregar Operador administrativo OTEC (a) Perfilar permisos de un Operador (NUEVO ) El rol Administrativo OTEC es perfilable por dos conceptos: Por defecto el administrador OTEC que se crea tendrá todos los permisos menos la administración de operadores del OTEC/empresa. Si el operador no tiene RUT, el Administrativo Global o un administrativo OTEC con perfil de administración. 80

82 El perfilamiento se activa al crear un operador del tipo administrativo OTEC y presionando o buscando el usuario, seleccionándolo y presionando alguno de los dos botones de perfilamiento. (b) Perfiles por Funcionalidad: En este módulo podrá revisar y otorgar permisos a los administrativo(s) seleccionado(s) a las funcionalidades disponibles en el libro de clases electrónico acorde a lo que defina. INSTRUCCIONES: Para dar acceso a una funcionalidad pinche el cuadro de selección al lado izquierdo de cada funcionalidad. NOTA: Recuerde que debe descargar nuevamente los permisos de los administrativos en la aplicación de toma de asistencia para que se reflejen los cambios, esto usando la opción Descargar personal autorizado. Las opciones de perfilamiento por funcionalidad son las siguientes: 81

83 Si selecciona el o los administrativos OTEC seleccionados podrán usar la aplicación de toma de asistencia. Al presionar el administrativo OTEC no podrá ingresar a LCE, solo utilizar la aplicación de tomar asistencia. Si no selecciona la opción anterior el administrativo OTEC podrá visualizar toda la información en LCE que tenga perfilada (perfil de contenido). Para otorgar permisos de edición sobre los diferentes módulos utilice las opciones: La opción mantener operadores permitirá al administrativo OTEC, realizar las acciones del listado otorgando permisos a otros administrativos OTEC pero para el total de su campo de acción o un subconjunto de este. Para grabar los permisos presione 82

84 (c) Perfiles por Contenido: En este módulo podrá En este módulo podrá revisar y otorgar permisos de contenido a los administrativo(s) seleccionado(s). Esto permitirá que actúen solo sobre los cursos que coincidan con los perfiles de contenido que defina. INSTRUCCIONES: Para elegir un perfil de contenido, haga click sobre la opción deseada en la columna izquierda (contenidos disponibles) y este aparecerá en el costado derecho (contenidos autorizados). Para eliminar un contenido autorizado, haga click sobre éste y será eliminado. Finalmente, presione Aceptar para guardar los cambios. Tenga en cuenta que los perfiles de contenido se complementan entre sí. Por ejemplo, si selecciona perfil de Zona Geográfica = "Metropolitana" y perfil de empresa "empresa que aprende Ltda", el administrativo sólo tendrá acceso a los cursos que se dictarán para la empresa " empresa que aprende Ltda " de la Región Metropolitana. NOTA: Recuerde que debe descargar nuevamente los permisos de los administrativos OTEC en la aplicación de toma de asistencia para que se reflejen los cambios, esto usando la opción Descargar personal autorizado. Las opciones de este tipo de perfilamiento son: Las columnas de la izquierda representan los permisos restringidos y las de la derecha los permisos otorgados. Para mover permisos de un lado a otro pinche cada opción y se moverá a la columna contraria. 83

85 Para grabar los permisos presione Confirmará con el siguiente mensaje: Filtros creados exitosamente (d) Agregar un Operador relator sin RUT (NUEVO) Si el operador no tiene RUT, el Administrativo Global o un administrativo OTEC con perfil de administración de operadores debe crearlo a través de la opción Configuración en el sitio web LCE, como se muestra en la siguiente secuencia de imágenes: Presione Agregar Operador. Aparecerá la siguiente ventana: 84

86 Ilustración 5 llenado de datos del relator sin rut Escoja el tipo de operador Relator de la lista Tipo Operador NOTA: El sistema le asignará un ID (identificador) para que el relator sin rut pueda entrar a LCE y a la aplicación de toma de asistencia. Infórmelo al relator (no debe perderlo, de otro modo no podrá ingresar al sistema). Con este ID debe agregarlo en el listado de relatores de un curso. Ilustración Id otorgado al relator sin RUT Marque la opción Relator sin rut y digite el pasaporte, el nombre del relator. Llene el resto de los datos como de costumbre y presione Guardar 85

87 El sistema confirmará el éxito de la operación: Si el relator ya cuenta con un ID para LCE se le informará de la siguiente manera: 86

88 Para visualizar el resultado final busque el relator con su ID de identificación para LCE Ilustración 7 Listado de relatores creados como operador El número de Rut/ID indicado arriba, corresponde al ID del nuevo Operador. A continuación debe seleccionar la pestaña Enrolar y proceder a enrolar al nuevo relator. 87

89 Ilustración Módulo para enrolar relatores Y pinchar sobre la huella, bajo Acción, para enrolar al relator: Ilustración 9 Ingreso de número de serie de la cédula de identidad 88

90 Ilustración 10 Ingreso de los datos del relator para enrolamiento Digite los datos del relator a acorde a su identificación oficial (RUT o Pasaporte) según el caso y solicite al relator que coloque su índice derecho en el lector 4 veces. Los intentos de registro de las huellas se reflejan como un manos, como se muestra en la siguiente imagen: debajo de los iconos de Ilustración 11 Ingreso de los datos del relator para enrolamiento (e) Editar un Operador Para modificar la información de un Operador existente, debe buscar dentro del listado de Operadores en la Ilustración y a continuación se debe presionar el botón ventana: que se encuentra a la derecha del registro, desplegándose la siguiente Ilustración Editar Operador relator 89

91 Una vez modificado(s) el(los) campo(s), se debe presionar el botón. Ilustración Editar Operador Administrativo OTEC Una vez modificado(s) el(los) campo(s), se debe presionar el botón Siguiente para modificar el perfilamiento del operador. (f) Restablecer la Clave de un Operador Para restablecer la contraseña de un Operador, se debe bucar su nombre dentro del listado desplegado en la Ilustración y a continuación se debe presionar el botón mensaje: que se encuentra a la derecha del Operador y se despliega el siguiente Ilustración 103 Mensaje Confirmación de Cambio Clave Al restablecer la clave del Operador, reemplaza la clave existente por el RUT del Operador, incluyendo el guión y dígito verificador. 90

92 (g) Eliminar un Operador Para eliminar un Operador, debe buscarlo en el listado que despliega la Ilustración y a continuación presionar el botón que se encuentra a la derecha del Operador y se le solicita la confirmación de la eliminación a través del mensaje: Ilustración 104 Confirmación para Eliminar a Operador (h) Enrolar Esta opción está disponible sólo si el Operador ingresa al sitio a través de Verificación con Huella 4 y se utiliza para efectuar el proceso de enrolamiento de un nuevo Operador de la Institución que no se encuentra enrolado al momento de crearlo. El listado de usuarios no enrolados se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 105 Ficha Enrolar Se debe buscar el Operador a enrolar y a continuación se debe presionar el botón, que se encuentra a la derecha del registro para que se inicie el proceso de enrolamiento. 4 Si el usuario ingresa con este rol, pero utilizando su clave esta opción no está disponible. 91

93 Se despliega una ventana en la que se solicita el Número de Serie del Carnet de Identidad del Operador que se está enrolando, como se muestra en la siguiente ilustración: Ilustración 106 Enrolamiento Solicitud de Número de Serie Al presionar el botón, se despliega a continuación la ventana para ingresar los Datos Personales del Operador, como se muestra en la Ilustración. Ilustración 107 Enrolamiento Datos del Usuario Al presionar se solicita al Operador que seleccione el dedo a registrar y que coloque 4 veces la huella dactilar para que se genere el patrón a almacenar, como se muestra en las siguientes ilustraciones: 92

94 Ilustración 108 Enrolamiento Captura Huella Digital Ilustración 109 Enrolamiento Fin del Proceso. Al presionar el botón finaliza el proceso de enrolamiento de un Usuario. (i) Consolidar Esta opción está disponible sólo para el Operador que accede con Rol de Administrativo OTEC. La Consolidación de Cursos sólo aplica para Cursos de Franquicia, se encuentren vigentes y pertenezcan al mismo Código SENCE. La página desplegada contiene todos los Cursos disponibles, incluyendo aquellos que ya se han iniciado y/o consolidado, como se muestra en la siguiente ilustración: 93

95 Ilustración 110 Ficha Consolidar Cursos Los cursos ya consolidados listan hacia abajo las acciones del libro como muestra la ilustración anterior. Puede buscar cursos utilizando los filtros de búsqueda y presionando Para consolidar un grupo de Cursos, se deben marcar los Cursos en la columna y a continuación se debe presionar el botón ventana:, desplegándose la siguiente 94

96 Ilustración 111 Escoger horario para toma de asistencia Consolidación Cursos En el caso de que los cursos a consolidar que se han seleccionado tengan horarios diferentes, será necesario seleccionar con que horario se tomará asistencia para el libro completo. Como muestra la Ilustración 111. La primera ilustración muestra la lista de acciones o comunicaciones a consolidar, para ver el horario de uno de estos selecciónelo desde la lista Acciones, automáticamente aparecerá el horario como muestra la segunda ilustración. Para fijar el horario del consolidado presione Se presentará el horario establecido para el consolidado y las fechas de inicio y término propuestas en base a los datos de las acciones a consolidar. Ilustración 112 Escoger fechas de inicio y término del consolidado Consolidación Cursos Utilice las opciones Fecha Inicio y Fecha Término para fijar el rango de fechas definitivas con las que se actualizará el libro de clases, considere que estas se actualizan en cada Id de acción (comunicación) por lo que si más tarde des-consolida estos quedarán con la nueva fecha de inicio y término. A continuación se debe presionar el botón completar la operación. Se confirmará de la siguiente manera: para 95

97 (j) Des-Consolidar Esta opción está disponible sólo para el Operador que accede con Rol de Administrativo OTEC. Para des-consolidar primero busque los cursos a des-consolidar utilizando los filtros de búsqueda en la zona superior de la lengüeta Consolidar y presione : Ilustración 113 Buscar cursos Des-Consolidación Cursos Seleccione el curso a des-consolidar usando los cuadros de selección de la columna y presione. El sistema listará las acciones o comunicaciones que forman parte del consolidado. Podrá realizar una des-consolidación parcial o total dependiendo de la selección que realice utilizando los cuadros de la columna 96

98 Ilustración 114 listar cursos del consolidado Des-Consolidación Cursos Presione para confirmar la des-consolidación. Se mostrará el siguiente mensaje: 3.- REGISTRO DIARIO Al seleccionar la opción Registro Diario desde la página inicial o a través del menú superior, permite al Operador efectuar consultas y agregar información sobre el avance de un Curso de Capacitación de cualquier Institución de Capacitación a la cual tiene acceso, como se muestra en la Ilustración. Además, el Operador puede generar las Actas Finales de los Alumnos y el Certificado de Asistencia del Curso. 97

99 Ilustración 115 Módulo Registro Diario Dependiendo del Rol con el cual el Operador ha ingresado, puede contar con más filtros de búsqueda a los desplegados en la Ilustración, como se muestra en las siguientes ilustraciones: Ilustración 116 Filtros Módulo Registro Diario Rol Relator y Administrativo SENCE Ilustración 117 Filtros Módulo Registro Diario Rol Administrativo OTEC Para realizar consultas sobre las Asistencias, Fiscalizaciones y Evaluaciones realizadas a un Curso, se debe presionar el botón que se encuentra a la derecha del Curso deseado, desplegándose la siguiente ilustración: 98

100 Ilustración 118 Registro Diario de un Curso La información del Registro Diario se divide en las fichas que se detallan a continuación: (a) Asistencias La Ficha de Asistencias permite conocer el resumen de la Asistencia de cada sesión, como se muestra en la Ilustración. Si el Operador desea conocer el detalle de la Asistencia de una sesión, debe presionar el botón que se encuentra a la derecha del registro, desplegándose la información que se muestra en la siguiente ilustración: 99

101 Ilustración 119 Detalle de Asistencia de una Sesión Rol: Relator y Administrativo OTEC En el caso que el Operador ingrese con Rol Adminsitrativo SENCE, al visualizar la página de la Ilustración, la sección de Actividades es sólo informativa, como se muestra en la siguiente ilustración: 100

102 Ilustración Detalle de Asistencia de una Sesión Rol: Administrativo SENCE (b) Asistencias de contingencia La Ficha de Asistencias permite conocer el resumen de la Asistencia de cada sesión, como se muestra en la Ilustración. El primer paso es una vez dentro del registro diario del curso al cual le tengo que cargar asistencia de contingencia, es dirigirse a la lengüeta Asistencias de contingencia y ubicar la hoja de asistencia de contingencia que le corresponde. Para esto puedo usar el panel de búsqueda que se muestra en la siguiente imagen ingresando los parámetros de búsqueda deseados y presionando Buscar Ilustración Detalle de Asistencia de una Sesión Rol: Administrativo SENCE 101

103 O dirigirse directamente al listado inferior (siguiente imagen), donde se lista por defecto todas las hojas de asistencia de contingencia que se hayan informado para el OTEC/empresa. El listado muestra los datos que se ingresaron al momento de crear la hoja de asistencia de contingencia, así como la fecha, hora, rut del operador que uso la hoja y el relator con el cual se tomo asistencia. La columna Coincidencias muestra la cantidad de alumnos/relatores de la hoja de contingencia que coinciden con el listado de alumnos/relatores del curso al que se está revisando para cargarle asistencia de contingencia. Al pinchar la opción se despliega el siguiente panel que permite comparar el curso que estoy revisando contra los datos de caratula de la hoja de asistencia de contingencia seleccionada. Para ver el detalle de la hoja de asistencia de contingencia con sus alumnos/relatores presione: Se despliega la siguiente ventana: 102

104 Ilustración Cuando los participantes coinciden con el listado del curso Ilustración Cuando los participantes no coinciden con el listado del curso Ya sea que los participantes coincidan o no puede carga esta asistencia de contingencia al curso seleccionando los registros en la columna Cargar Y luego presionando. De ser necesario seleccione el id de acción (cuando el curso está consolidado) de la lista antes de seleccionar Cargar. Los alumnos y relatores no coincidentes se agregarán al listado de relatores/alumnos del cursos y se cargarán las asistencias en la lengüeta Asistencias. Las asistencias de contingencias cargadas al libro se reflejarán con una marca en el reporte de asistencia como: 103