Información en las Organizaciones

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1 Información en las Organizaciones María Inés Parnisari 30 de julio de Introducción 1.1 La revolución de los sistemas de información Porqué sistemas de información? Sistema: conjunto de objetos relacionados entre sí y con su ambiente, de tal forma que forman una totalidad. Apuntan a lograr objetivos. Definición Conjunto de objetos relacionados entre sí que reúne, procesa, almacena y distribuye información para mayor control y para ayudar en la toma de decisiones. Contienen datos acerca de personas, lugares, y cosas del entorno y de la organización. Sistema de información Nos interesamos en los CBIS (Computer Based Information Systems). Tipos de Sistemas de Información: Perspectiva de negocios Solución organizacional y administrativa, basada en tecnología. Forman parte de las organizaciones y en algunas es indispensable. 1. Sistemas Estratégicos: orientados a soportar la toma de decisiones (planeamiento, previsión y administración de la organización). Su utilización no es predecible. Son funciones basadas en el conocimiento. Ejemplos: Management Information Systems (MIS), Business Simulation Intelligence (BIS). Son la base de un Data Warehouse. 2. Sistemas Tácticos: orientados a soportar la coordinación de actividades y manejo de documentación. Ejemplos: sistemas de mensajería, sistemas de coordinación y control de tareas. 3. Sistemas Técnico-Operativos: cubren el núcleo de operaciones tradicionales de captura masiva de datos (Data Entry) y servicios básicos de tratamiento de datos, con tareas predefinidas (contabilidad, almacén, personal, etc.). Siempre son las primeras partes de la empresa a ser computarizado. Tipos de Sistemas de Información: 1. SSG (Sistema de Soporte Gerencial): recibe información agregada y emite proyecciones, respuestas a consultas. 2. SIA (Sistema de Información para la Administración): recibe información resumida de operaciones, emite informes. 3. SSD (Sistema de Soporte de Decisiones): recibe poco volumen de información, emite informes especiales. 4. STC (Sistema de Trabajo del Conocimiento): recibe especificaciones de diseño y emite modelos y gráficas. 5. SAO (Sistema de Automatización en la Oficina): recibe documentos y emite documentos y correos. 6. SPO (Sistema de Procesamiento de Operaciones): recibe transacciones y eventos, y emite listas y resúmenes. 1

2 Datos Información Conocimiento Elementos de una organización: 1. Personal 2. Estructura 3. Procesos 4. Política 5. Cultura Administración: 1. Percibir retos del entorno Flujos de hechos en bruto que representan sucesos ocurridos. Datos procesados. Tienen significado y utilidad. Características de la información: relevante, correcta, completa, clara y oportuna. Entendimiento de la información. 2. Establecer la estrategia de la organización 3. Asignar recursos (humanos, físicos, financieros) 4. Liderar a las personas Tecnología: herramienta fundamental para los administradores. Formado por: software, hardware, almacenamiento y comunicaciones. Por qué sistemas de información? 4 cambios en el mundo: 1. Globalización: mercado global, competencia global, grupos de trabajo globales; sistemas de entrega globales. 2. Transformación de economías industriales a economías de servicio: nuevos productos y servicios, conocimiento como activo fundamental de las empresas; entorno turbulento. 3. Transformación de las empresas: aplanamiento, descentralización, flexibilidad, bajos costos de coordinación, equipos colaborativos. 4. Surgimiento de la empresa digital: todo a través de medios digitales (relación con la gente, procesos de negocios, administración de activos, noticias del entorno) Enfoques contemporáneos de los sistemas de información Técnico Conductual Sociotécnico Modelos normativos con bases matemáticas. (Computación, Inv. Op., Adm.) Se concentra en los cambios de actitud y cuestiones de conducta. (Sociología, Psicología, Economía) Considera los puntos de vista de todas las disciplinas El nuevo rol de los Sistemas de Información Amplio alcance Revolución de redes y Internet Menos costo de la tecnología, software potente y fácil de usar 2

3 1.1.4 Retos para los administradores Estrategia para ser competitivos y eficaces Globalización Arquitectura de la información? Inversión en sistemas de información Responsabilidad y control: uso ético de los sistemas de información Impactos de los Sistemas de Información Ventajas Desventajas Más velocidad de procesamiento y de Menos puestos de trabajo distribución de información Visión más exhaustiva de los clientes Uso incorrecto para distribuir copias ilegales (patrones de compra, preferencias...) Más rendimiento Más dependencia en los sistemas Más avances en ciencias Menos privacidad Enfoque de Sistemas 1954, por Von Bertalanffy. Teorías de la Organización: Modelo formal / mecánico (1880): por Taylor, Fayol y Weber. División de tareas por especialidades Estructura sobre principios científicos Estudio del trabajo, su secuencia y sus requerimientos Descompone todo en partes pequeñas para comprenderlo mejor Modelo organicista: por Parsons y Homans. Analogía con la biología Equilibrio: la subsistencia de la organización depende del balance de compensaciones y contribuciones Modelo de sistemas (1959): por Simon. Responde a la presión de analizar la complejidad de empresas Búsqueda del conocimiento de las partes Organizaciones y necesidad de su administración Organización: dos o más personas que trabajan de forma estructurada para alcanzar objetivos. Obtienen y asignan recursos para conseguir las metas; procesan y obtienen bienes o servicios. Existen en un ambiente. Tendrán administradores. Sirven a la sociedad: preservan el conocimiento y lo enriquecen. Empresa: organización que se dedica a los negocios. Administración: arte de hacer las cosas a través de la gente. Planear, Organizar, Liderar, Dirigir y Controlar. Planificación: pensar acciones con anticipación para lograr los objetivos establecidos. Liderazgo: dirigir, influir y motivar a empleados. Control: fijar normas + medir desempeño + corregir acciones. Estrategia: plan que integra metas y políticas de una organización. 3

4 Ayuda a poner orden Asignación de recursos Anticipar posibles cambios en el entorno OBJETIVO = METAS = POLÍTICAS = PROGRAMAS La organización como sistema Teoría de los sistemas sociotécnicos Teoría de los sistemas abiertos Trist y Bramforth Emey y Trist Límites: tecnología, sociedad y psicología El sistema coexiste con el ambiente e interactúa con él Objetivos del diseño organizativo Cuanta más complejidad, y cuanta más incertidumbre hay en el entorno, las empresas cambian: estructura, estrategia, cultura, procesos y Sistemas de Información Elementos del diseño organizativo Estrategia Estructura Es Debe considerarse Es Tipos -Planeamiento: fijación de objetivos -Modelo -Posicionamiento: mercado para los productos -Perspectiva: visión de la empresa -Trampa: maniobra para eliminar un competidor QUÉ productos ofrecen? A QUIÉNES le ofrecen esos productos? POR QUÉ somos mejores? DÓNDE nos enfocaremos? CÓMO implementaremos? -Disposición + agrupamiento de las partes = división de tareas + jerarquías -Análisis de la relación entre partes -Organigrama Formal, informal, presunta, existente, requerida Procesos Es Conjunto de actividades que recibe insumos y crea productos con valor para el cliente Gente Es Distribución de cargos. Debe haber equilibrio entre aporte, retribución y capacidad de las personas Tecnología Es Herramienta para transformar materia prima en productos 1.2 Diseño de sistemas administrativos Un sistema administrativo: 4

5 Es Debe permitir Elementos que lo forman Conjunto integrado de procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa, y para generar información para el control de resultados alcanzados. - Realizar tareas en tiempo, costo y confiabilidad aceptable - Posibilitar toma de decisiones - Asegurar cumplimiento de objetivos - Flujos de trabajo - Flujos de información - Personas - Tecnología Requisitos del diseño Eficacia: lograr objetivos. Eficiencia: lograr objetivos con mínimos recursos. Calidad (1959): por W. Edwards Deming. Métodos estadísticos de control de calidad Consistencia, duración, confiabilidad Creación de valor: percepción del cliente sobre la calidad. El sistema administrativo debe proveer información que agregue valor. Transparencia y ética Pautas de control interno Control interno: sistema coordinado de reglas y procedimientos que sirven como referencia a las decisiones, atendiendo a los objetivos de la organización. Objetivos: 1. Mejorar la eficiencia de las operaciones: información requerida para tomar decisiones. Evitar tareas duplicadas Acortar tareas largas Delegar tareas a personas capacitadas 2. Dar confiabilidad a la información: claridad, relevancia, pertinencia, oportunidad, exactitud y veracidad de los datos. Considerar el costo-beneficio de obtenerla. Controles de aritmética Controles de inventario de stock 3. Protección del patrimonio. Guardar dinero en cajas fuertes Nadie puede retirar mercadería del depósito sin autorización Seguimiento de stock, registro de movimientos, inventarios de stock frecuentes Control de saldos de cuentas corrientes Rendición periódica de un fondo fijo Arqueos de caja frecuentes, inventarios de chequeras, seguimiento de formularios anulados Rotación de cajeros Pagos de sumas grandes de dinero autorizado por 2+ personas Control del vencimiento de valores para su cobro en fecha Autorizar notas de crédito 5

6 4. Comprometer al personal con los objetivos de la alta dirección. Manuales de procedimientos y funciones Segregación de funciones Respeto del principio de unidad de mando Actualización de los datos del sistema en momento y lugar que se producen Personal idóneo para cada tarea Estructura organizacional correcta Elementos del control interno: Estructura organizativa. Procedimientos estándares. Capacidad del personal. Pautas de carácter general: 1. Separación de funciones: control por oposición de intereses. DECISIÓN vs. AUTORIZACIÓN CUSTODIA DE BIENES vs. MANEJO DE BIENES REGISTRO DE ACCIONES vs. EJECUCIÓN DE ACCIONES 2. Asignación de responsabilidades: funciones de puestos bien establecidos; uso del manual de funciones. 3. Niveles de autorización: definir quién puede autorizar cada operación. 4. Seguridad en el manejo de activos: a) Centralización del manejo de activos en una entidad b) Acortamiento de pasos y traslados c) Documentación de los traslados d) Seguros contratados 5. Diseño de formularios, archivos y registros: a) Información clara y precisa b) Constancia del responsable que interviene 6. Control de formularios y comprobantes, prenumeración de los mismos. 7. Integridad de la información Impacto del cambio tecnológico: la Era de la Información Influye sobre la forma de realizar tareas, sobre la generación y uso de la información, y sobre las personas Cambios en las áreas de actividad humana Nuevo orden económico global: lo intangible es importante Multiplicación de redes económicas; escala global Modificación de nociones básicas del tiempo y la distancia Reinvento de las organizaciones Innovación permanente Vínculos con clientes y proveedores 6

7 1.2.4 Ventajas de la informatización de los sistemas administrativos Operaciones más rápidas y en simultáneo Eliminación de papeles físicos Más capacidad de almacenamiento Más facilidad de acceso a la información Más velocidad en transmisión de datos Información apropiada y oportuna Control automático de actividades Aplicaciones de la informática Redes de datos digitales Máquinas interactivas (ejemplo: cajeros digitales) Fabricación virtual (ejemplo: CAD - Computer Assisted Design -) Oficinas sin papeles Sistemas de información integrales (ERP) E-commerce 1.3 Diagramas y manuales Son una formalización de la empresa. Ventajas: Reduce variabilidad del comportamiento y permite controlarlo Coordina tareas Consistencia para producción eficiente Asegura imparcialidad Tres modos de formalización: Por corriente de trabajo Por posición Por reglas Algunos diagramas: 1. Diagrama de flujo de datos 7

8 2. Diagrama de bloque 3. Diagrama de interdependencia sectorial / diagrama analítico 4. Diagrama de operación de procesos 5. Cursograma 8

9 6. Manuales a) De función b) De procedimientos 1.4 La empresa en funcionamiento 2 Sistemas administrativos Sistema administrativo: conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí, que sirven de base para el cumplimiento de una función. Es una serie de procedimientos (preparación, control, autorización, registración, archivo, seguimiento). Procedimiento: sucesión cronológica y secuencial de operaciones predefinidas repetitivas para cumplir tareas de una organización. Son los actos mínimos que integran la estructura de la organización y los aspectos operativos. Proceso: forma de hacer las cosas en forma sistemática. Secuencia de pasos. Circuito: seguimiento de un orden secuencial, bajo la forma de procedimientos burocráticos. Tienen en cuenta las áreas y los puestos de trabajo encargados de llevar a cabo las tareas. Establecer para cada agente: Funciones Responsabilidad Autoridad Un buen conjunto de sistemas administrativos debe: 1. Otorgar previsibilidad 2. Otorgar orden secuencial 3. Permitir identificar las etapas de una operación 9

10 2.1 Descripción de procedimientos administrativos 1. Narrativa Desventajas Lectura extensa Difícil visión del procedimiento en su conjunto Narración subjetiva Complica elaboración de software 2. Diagramas Ventajas Utilidad Elimina ambigüedad Proporciona una visión global del procedimiento Relevar información Detectar problemas Diseñar mejoras Comparar realidades administrativas 3. Manual de procedimientos: contiene una relación ordenada y sistematizada de los procedimientos administrativos. IDENTIFICACIÓN: órgano, procedimiento, código del Contenido procedimiento, fecha de elaboración, fecha de vigencia OBJETIVO NARRATIVA: operaciones numeradas, en forma secuencial PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo e instrucciones de llenado CURSOGRAMA 4. Cursograma: modelo esquemático gráfico de un procedimiento. Usa símbolos (para caracterizar acciones) y reglas convencionales (rigen la forma de presentación y disposición de los símbolos). Objetivos Información que brindan Determinar errores, omisiones, reiteraciones, superposición de tareas Analizar cambios por optimización o por necesidad Introducir a personal ajeno a las prácticas administrativas de la empresa Unidades funcionales Operaciones, controles y decisiones llevadas a cabo Formularios y archivos involucrados (cuántos y cómo se distribuyen) Cursos de acción posibles 2.2 Metodología para el análisis de Sistema de Información Objetivo: investigar sistemas actuales para detectar errores y proponer mejoras. Metodología: descomponer el procedimiento en partes. Conocer qué, por qué, quién/es, dónde, cuándo, cómo. Errores comunes: 10

11 Trabajo innecesario, muchas etapas, mucho movimiento de personas Error en el orden o la secuencia Falta de unificación Excesivo registro de datos 2.3 Norma IRAM Símbolos Símbolo Nombre Significado Documento Operación Control Demora Archivo transitorio Archivo definitivo Destrucción Alternativa Proceso No Representado Traslado Traslado de información Conector Contiene: denominación abreviada + cantidad de ejemplares Representa: acción de elaboración, modificación o incorporación de información Representa: acción de verificación Representa: detención transitoria Representa: almacenamiento temporal de información Representa: almacenamiento permanente de información Representa: eliminación de información Indica: formas de acción Representa: acciones que se desconocen Representa: desplazamiento físico de papeles Representa: desplazamiento de información Representa: nexo entre procedimientos 2.4 Norma IRAM Técnicas Sentido descendente y en forma horizontal. Pueden graficarse unidades externas a la organización que participan en el procedimiento. Las columnas (unidades funcionales) separadas por rayas. Cruce de líneas con puentes de media circunferencia; el puente con la concavidad del mismo sentido de la línea que corta. Uniones de líneas de secuencia forman ángulos de 90 grados. 11

12 2.5 Norma IRAM Diseño de formularios Formatos de hojas: A3 (apaisado), o A4 (vertical). Margen mayor a 25 mm. En el encabezado va la organización, el procedimiento, y la fecha. Referencias a nombres de formularios. 3 Formularios y documentos comerciales Objetivos de los documentos comerciales: Precisar la relación jurídica entre las partes intervinientes Oficiar como prueba de los actos comerciales Contabilización y control de las operaciones 3.1 Cheque Cheque: título de crédito que contiene una orden de pago librada contra un banco, respecto del cual se tiene provisión y disponibilidad de fondos, para que pague a la vista al portador legítimo del título una suma determinada de dinero. Tipos de cheques: Cheque común Cheque de pago diferido: no es un cheque, debería llamarse instrumento de pago diferido, porque no es una orden de pago, es un instrumento de crédito como un pagaré. Cheque cruzado: es aquel en el cual se colocan dos barras paralelas en el ángulo superior izquierdo, con lo cual el cheque no podrá hacerse ejecutivo en ventanilla, deberá ser depositado para el pago a través de una entidad bancaria. Cheque para acreditar en cuenta: es aquel que tampoco se paga por ventanilla; únicamente debe ser depositado en la cuenta indicada en el cuerpo del cheque. Es el cheque más seguro porque no se puede negociar. Cheque imputado: no se puede cobrar en ventanilla. Sirve para pagar algún servicio de caja del banco (ej: un impuesto). Cheque certificado: el portador lo presenta al banco para certificar que hay fondos suficientes y disponibles en la cuenta. El cheque no queda en el banco, se le devuelve a quien lo presenta. Cheque no negociable 3.2 Factura Tipos de facturas: 12

13 Tipo factura A B C E M Vendedor Comprador IVA discriminado en factura? IVA inscripto IVA inscripto IVA Consumidor inscripto final, exento, monotributista Monotributista Todos / Exento IVA Empresa inscripto / importadora Monotributista extranjera IVA inscripto IVA inscripto Si No No hay IVA No hay IVA Si 4 Impuestos Impuesto: cargas obligatorias que las personas y empresas tienen que pagar para financiar al Estado. 4.1 IVA El Impuesto al Valor Agregado (IVA) es un impuesto al consumo, que se aplica a la venta de cosas, a la prestación de servicios y a las importaciones de ciertos bienes. El porcentaje que se agrega al precio como IVA es del 21 %. El organismo que lo recauda es la D.G.I. (Dirección General Impositiva) que depende de la A.F.I.P. (Administración General de Ingresos Públicos). Los impuestos al consumo gravan al acto de consumir bienes y servicios: alimentos, indumentaria, artículos de tocador y perfumería, combustibles, servicios públicos, seguros, etc. Los impuestos son un mecanismo para financiar el gasto público mediante el cual el Estado redistribuye ingresos desde los sectores más ricos hacia los más vulnerables. Los impuestos son parte de la Política Tributaria que debe ser equitativa, es decir, promover la igualdad. Este concepto comprende la equidad horizontal y la equidad vertical. Equidad horizontal: si dos contribuyentes tienen iguales características deben ser tratados de igual manera. Equidad vertical: las personas con diferente capacidad de pago deberían pagar diferentes cantidades de impuestos. El concepto de progresividad establece que para que un impuesto sea equitativo un contribuyente de mayores ingresos debería pagar más no sólo en valor absoluto, sino también proporcionalmente. Dado que los hogares de menores ingresos gastan en consumo todos sus ingresos y los hogares de mayores ingresos tienen capacidad de ahorro, los primeros tienen todos sus ingresos gravados mientras que los segundos solo una parte de ella. De lo anterior se desprende que el IVA no tendría que ser aplicado a la canasta básica. El Impuesto al Valor Agregado se lo denomina un impuesto en cascada, debido a que cada ciclo productivo se lo traslada al siguiente, hasta llegar al consumidor final, quien corta la cadena de traslado. Para mantener al IVA como un impuesto al consumo, existe un mecanismo de compensación a través del cual los débitos generados por la venta de productos pueden pagarse por medio del IVA que se paga al realizar la compra de insumos o el pago de servicios a terceros. El débito fiscal es aquel que los Responsables Inscriptos le cobran a sus clientes cuando le vende bienes o servicios. Se acredita en la cuenta IVA Débito Fiscal del Pasivo. En cambio, el crédito fiscal es el que se genera en la compra de insumos, contratación de servicios, etc. Se debita en la cuenta IVA Crédito Fiscal del Activo. La diferencia entre el impuesto que se incluye en las ventas (débito fiscal) y el tomado de las facturas de compras de insumos o servicios (crédito fiscal), constituye en cada período fiscal el monto a abonar al fisco. Cuando el Débito Fiscal es mayor que el Crédito Fiscal la diferencia se deposita en la D.G.I. 13

14 Cuando el Crédito Fiscal es mayor que el Débito Fiscal la diferencia queda a favor del contribuyente como saldo a favor y puede descontárselo cuando en los meses posteriores le de a pagar a favor de la D.G.I. Las operaciones de compras y ventas de los Responsables Inscriptos y los Responsables no Inscriptos deben registrarse en los libros I.V.A compras e I.V.A ventas. Excluyendo al consumidor final, para el resto de los integrantes del ciclo comercial, el efecto del IVA debería ser neutro considerando los IVA de compras y ventas. Esta neutralidad se rompe en la medida que: el fisco implementa sistemas de retenciones anticipadas al depósito de débito fiscal largos períodos de saldo a favor debido a la estacionalidad inherente a la actividad, produciendo esto un costo financiero adicional. Uno de los mayores problemas que causa a una empresa este impuesto, es la retención de capital por un tiempo determinado, con el consecuente aumento del costo oportunidad Categorías del IVA 1. IVA Inscripto: aquellas personas o empresas que superaron en el año calendario anterior el monto mínimo establecido por la D.G.I, actualmente $ Los Responsables Inscriptos deben pagar el 21 % adicional sobre las transacciones comerciales que realice cuando compra y cobrar el 21 % adicional a Responsables Inscriptos, consumidores finales y el 21 % + el 10,5 % correspondiente a la sobre tasa para los Responsables no Inscriptos cuando venda. 2. IVA No Inscripto: Son los que realizan operaciones pero sus ingresos no superan el importe determinado por la D.G.I., actualmente $ Los Responsables no Inscriptos paga el 21 % + 10,5 % cuando realiza sus compras. Los Responsables no Inscriptos emiten facturas C ya sea una venta a Responsables Inscriptos, Responsables no Inscriptos, Exentos y Consumidores finales. 3. Monotributo: es un nuevo régimen que reúne el IVA, el Impuesto a las Ganancias y los recursos de seguridad social. Ventajas: a) Simplifica el pago de las obligaciones impositivas y previsionales. b) Facilita el cumplimiento tributario, ya que las ventas no generan obligaciones tributarias en el IVA, ni los ingreso en Ganancias. c) Disminuye los costos. Desventajas: a) No se puede tomar el crédito de impuesto, cuando compramos mercaderías o materias primas. b) Las sociedades regulares no tienen acceso a este régimen (solo pueden optar por él, las sociedades de hecho). c) Es más dificultoso el acceso al crédito, mediante entidades bancarias. d) Se está limitado a tres puntos de ventas. Categoría de Monotributo Ing. Brut. anuales ($) Sup. afectada ( m 2 ) Electricidad consumida anual (kw) B C D E F G H I

15 4. Exentos: no pagan el IVA. Ventas exceptuadas de IVA: libros, diarios, estampillas, agua natural, pan, leche sin aditivos, medicamentos. Servicios exentos de IVA: escuelas privadas, transporte, lotería, etc. 5. Consumidor final 4.2 Impuesto a los Bienes Personales El Impuesto a los Bienes Personales aplica un gravamen al conjunto de bienes que una persona posee al 31 de diciembre de cada año. El monto del mínimo exento en Bienes Personales es de $ Las alícuotas aplicables, entonces, serían: Hasta $ : 0 % Más de $ a : 0.50 % Más de $ a : 0.75 % Más de $ a : 1.00 % Más de $ : 1.25 % Actualmente, mediante los Anexos que anualmente se emiten, se establecen valores más acordes a la realidad del mercado en cuanto valor de los automotores, de cotización de monedas extranjeras, etcétera. Cabe destacar que las personas radicadas en el país tributarán sobre los bienes que poseen tanto en el mismo como en el exterior. Sin embargo, las personas radicadas en el extranjero tributarán sólo sobre los bienes que poseen en Argentina, a través de un responsable sustituto. 4.3 Ingresos Brutos El Impuesto sobre los Ingresos Brutos, principal recurso que obtienen los gobiernos provinciales, grava el ejercicio de la actividad económica con propósitos de lucro en una determinada jurisdicción y, en general, se calcula únicamente sobre las ventas y no supera el 3 ó 3,5 % de las mismas. 4.4 Impuesto a las Ganancias El impuesto a las ganancias es un tributo que pagan tanto las empresas como las personas físicas y que se calcula en proporción a sus beneficios. La ley estipula que sólo paguen impuesto a las ganancias las empresas y personas físicas que ganen una cantidad de dinero mínimo por mes. Según normativas del año 2005, el impuesto a las ganancias en Argentina alcanzaba el 35 %, una vez descontadas las deducciones que permite la ley. Sin embargo, en 2009 se produjo un importante alivio al bolsillo de los contribuyentes gracias a la eliminación de la llamada tablita de Machinea. En la actualidad, los trabajadores que ganan más de $ netos por año pagan $ más una tasa del 35 % sobre el monto que supera los pesos. Pero a partir de 2009 se creó una escala nueva según la cual los que ganen más de $ pagarán una suma fija de $ más un 37 % sobre el excedente de pesos. En la Argentina, el impuesto a las ganancias posee carácter progresivo. Esto significa que a mayor ganancia, mayor deberá ser el aporte. 15

16 5 Introducción a contabilidad 5.1 Estados contables Estado contable: conjunto de informes que presentan información generada por la empresa. Responden a formatos y contenidos estandarizados. Se confeccionan teniendo en cuenta normas contables internacionales. Las empresas que cotizan en bolsa están obligadas a divulgarlas. En Internet se puede obtener un conjunto de esos informes. Los más conocidos son: Estado de Situación Patrimonial / Balance General Son útiles para evaluar y comparar el estado de diferentes empresas en un mismo momento, o en una empresa a lo largo del tiempo. Refleja el estado contable de la empresa en un momento determinado. Es una foto que se toma de la empresa al final del ejercicio. Activo (todo lo que hay en la empresa) Pasivo (cómo se dispone el activo) Patrimonio Neto (todo lo que queda a favor de los socios) Egresos (R ) Ingresos (R + ) Ecuación Estática: Activo = Pasivo + PatNeto Ecuación Dinámica: Activo + Egr = Pasivo + PatNeto + Ing Cuadro de Resultados Resume los cambios sucedidos entre dos fechas. Ingresos por Ventas - Costos variables (MP) - Costos fijos imputables (atribuibles a una producción) = Margen de contribución - Costos fijos no imputables (gastos de adm. y ventas) - Amortización = Utilidad Bruta - Intereses - Impuestos = Utilidad Neta Estado de evolución del Patrimonio Neto Detalla los aspectos relacionados con el patrimonio neto solamente. Estado de flujo de fondos / Cash Flow Se concentran en el flujo de efectivo; ingresos y egresos en el momento en que se concentran. 5.2 Cuentas Cuentas patrimoniales Activos (7) Disponibilidades: activos con poder cancelatorio legal ilimitado (efectivo, cheques, depósitos bancarios) Inversiones: colocaciones de capital al margen de la actividad de la empresa (acciones, títulos públicos, plazos fijos, inmuebles para alquilar) Créditos por ventas: derechos que la empresa tiene sobre bienes de terceros para percibir dinero, bienes o servicios (créditos por ventas, anticipos a proveedores, gastos pagados por adelantado) Otros créditos Bienes de cambio: bienes materiales para vender (mercadería de reventa, materias primas, producción en proceso) 16

17 Bienes de uso: bienes tangibles para ser usados en la actividad (terrenos, edificios, maquinarias, rodados) Los bienes de uso pierden valor en el tiempo por desgaste o desuso. Los únicos bienes de uso que no se amortizan son los Terrenos. Activos intangibles: expresan un valor cuya existencia depende de la posibilidad futura de producir ingresos (derechos de propiedad intelectual, llave de negocio, gastos de IyD, patentes) Pasivos (3) Deudas: deudas a favor de terceros Clasificación de deudas Por su plazo Hasta 1 año Más de 1 año Por su origen Comerciales Bancarias Por su naturaleza Con garantía Sin garantía Financieras Sociales Provisiones: hechos económicos de ocurrencia cierta que deben incidir en los resultados del ejercicio, pero que no constituyen obligaciones exigibles a la fecha del balance Previsiones: hechos económicos de ocurrencia eventual. Son estimaciones de situaciones contingentes con probabilidad de originar obligaciones Patrimonio Neto (3) Capital: capital suscripto por los dueños de la empresa Reservas: parte de las utilidades no distribuidas Resultados: saldo de las ganancias o pérdidas acumuladas. Su evolución durante el ejercicio se detalla en el Estado de Resultados Acumulados Cuentas Transitorias De Resultado Ingresos (R+): venta de mercaderías, venta de bienes de uso, alquileres e intereses cobrados, descuentos obtenidos Egresos (R-): sueldos, impuestos, amortizaciones, gastos, servicios, costo de venta, descuentos otorgados Ganancias y Pérdidas: aquí se vuelcan las cuentas de ingreso y egreso al cierre del ejercicio. Pueden tener saldo positivo (Ganancia) o negativo (Pérdida) De Producción: cuentas en las que se van acumulando los costos de fabricación a medida que avanza la producción. Materia prima en proceso Mano de obra directa en proceso Gastos generales de fabricación en proceso Cuentas de Orden Costo: se incorpora al valor del producto durante la fabricación. Se transfiere al activo. Gasto: afecta el resultado del período. Se genera con los egresos realizados a partir de que los productos abandonan la línea de producción. 5.3 Variaciones Patrimoniales Las variaciones patrimoniales son los aumentos o disminuciones de algún elemento de la ecuación estática A = P + Kn. 1. Se registran contablemente a través del método de partida doble, que se fundamenta en tres convenciones: a) Clasificación de las cuentas: patrimoniales y de resultado. 17

18 b) División de las cuentas en debe y haber. Cuenta T: forma de registrar los movimientos. (Título de la cuenta) Debe Activo + Egresos Haber = Pasivo Pat Neto + + Ingresos c) Registración simultánea balanceante: cada débito se corresponde con un crédito. Principio de Partida Doble: cada operación o movimiento afecta a, por lo menos, dos cuentas. 2. Se clasifican en: a) Permutativas: varían cualitativamente el Activo, Pasivo o Patrimonio Neto, pero no en forma cuantitativa. No varía el total del Patrimonio Neto. Ejemplos: Compra de mercadería al contado (cambio de un activo -caja- por otro activo -mercaderías-) Se salda una deuda en efectivo (disminución de un activo -caja- y disminución de pasivo -deudas-) b) Modificativas: varían el Patrimonio Neto en forma cuantitativa. Puede ser Ganancia o Pérdida. Ejemplo: cobranza de intereses en efectivos (aumento de activo -caja- y aumento de patrimonio neto -ganancias-) c) Mixtas: varían el Patrimonio Neto en forma cuali y cuantitativa. Ejemplo: se venden acciones a mayor precio que el actual (variación permutativa porque se cambia un activo por otro; variación modificativa porque aparece una ganancia) 5.4 Ejemplo de estado contable 01/03/2001 Se compra mercadería para revender a $5000 a crédito. Debe Haber Asiento en el diario Mercadería 5000 Activo a Deudas Comerciales 5000 Pasivo 02/03/2001 Se compra mercadería por $5000 en cuenta corriente con IVA. Debe Haber Asiento en el diario Mercadería 5000 Activo IVA 1050 Activo Crédito Fiscal a Deudas Comerciales 6050 Pasivo 03/03/2001 Se vende mercadería con IVA por un valor de $1000. Se cobra en efectivo. Costo de mercadería $1000. Debe Haber Asiento en el diario Caja 2420 Activo a Ventas 2000 Ingresos a IVA 420 Pasivo Débito Fiscal Debe Haber Costo de mercadería vendida a Mercadería 1000 Egresos 1000 Activo 18

19 5.5 Bancos Cuenta Corriente: es el producto básico del sistema bancario; este contrato comprende una tarjeta de débito y la posibilidad que conlleva ello de extraer dinero de cajeros automáticos y de realizar compras con débito directo sobre el saldo de la cuenta. La tasa de interés ofrecida por conservar pesos en la caja de ahorro es la más baja de todos los productos. Caja de Ahorro: contrato que amplia al anterior, o sea se tiene una Caja de ahorro más una Cuenta Corriente. A la antes mencionada tarjeta de débito, se le agrega la chequera, y la posibilidad de obtener dinero financiado hasta un tope preestablecido por el banco. El cheque es el documento más utilizado por los poseedores de la cuenta corriente, y con él podemos realizar compras con pagos diferidos (30, 60 o más días). Plazo Fijo: son depósitos que se formalizan entre el cliente y el banco por medio de un documento o certificado; se pactan por un monto y plazo determinado y de os mismos no pueden hacerse retiros ni incrementarse ante del vencimiento del plazo pactado. Conciliación bancaria: proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. 6 Presupuestos Presupuesto: conjunto coordinado de estándares de operación para un período determinado, que permite prever el funcionamiento de la organización, involucrando a cada una de sus áreas. Presupuesto como herramienta de control: Interpreta los objetivos de la empresa para el período considerado Asegura un programa equilibrado Permite comparar la realidad con lo pronosticado; sirve para detectar desvíos Permite una dirección eficiente Principios para presupuestar: 1. Toda decisión técnica tiene consecuencias económicas y financieras 2. Los planes deben adecuarse a la capacidad financiera de la empresa 3. Hacer un esfuerzo para conservar la libertad de acción 4. No se trata de prever el futuro, sino de prevenir las consecuencias y las respuestas posibles a esas consecuencias 5. Los presupuestos no son rígidos e inmutables; son flexibles 6. Adaptar el presupuesto a la realidad, no la realidad al presupuesto 6.1 Objetivos organizacionales Objetivos Estratégicos Objetivos Tácticos Planificación Programación Objetivo: razón de ser de la organización. Ejemplo: producir y vender bienes para satisfacer las exigencias del mercado, obteniendo utilidades. Criterios de clasificación de los objetivos Criterio general Objetivos generales: hacen a la existencia de la organización Objetivos derivados: son objetivos concretos Requisitos que debe cumplir todo objetivo: Criterio según el tiempo Objetivos a largo plazo: son conceptuales y modificables; sirven de guía Objetivos a corto plazo: están definidos en todo su alcance y a menor plazo, mayor precisión 19

20 Deben estar determinados en función de las necesidades de la empresa Deben coordinarse Deben estar formulados en forma clara (en cifras, costos, precios, etc.) Deben ser conocidos por todos Deben ser alcanzables con esfuerzos razonables Deben estar definidas las contribuciones de cada sector al logro Proceso de Planeamiento: analiza la proyección de la empresa y sus proyectos en el corto y largo plazo. Tiene dos etapas básicas. Etapa de Planificación: responde a las preguntas de QUÉ se hará (selección de actividades), CUÁNTO se hará (capital a asignar a las actividades) y CÓMO se hará (tecnología, procesos, ingeniería de proyecto). Se formula en base al presupuesto económico. 1. Establecer el grado de importancia de los objetivos 2. Prever las variables que pueden afectar en el período 3. Decidir la sucesión entre las actividades a realizar. Seleccionar entre los recursos disponibles y establecer en qué medida se usarán 4. Determinar las modalidades de empleo de los recursos 5. Definir los plazos para la ejecución de cada tarea 6. Determinar los estándares de rendimiento aceptables 7. Asignar tareas a cada persona 8. Establecer la forma de control y darla a conocer Etapa de Programación: asignación de recursos y tiempos a las tareas reales en las que se han descompuesto o transformado los objetivos. Responde a las preguntas de DÓNDE (localización del proyecto), CUÁNDO (especificación del factor tiempo) y QUIÉN (asignación de tareas). Se formula en base al presupuesto financiero. Etapa de Realimentación: se ajusta el programa original según los resultados de los programas preliminares. Decisión: elegir entre varias alternativas, considerando el objetivo propuesto, tratando de eliminar el azar y de minimizar el riesgo. Las decisiones pueden ser personales u organizativas, estratégicas o tácticas. El riesgo en la toma de decisiones está asociado a la incertidumbre y ésta depende de: No se conoce la frecuencia relativa de los sucesos No hay registros anteriores de las consecuencias de adoptar una decisión El problema es muy complejo o poco conocido Las consecuencias futuras no se pueden vincular a datos históricos Dirigir es decidir. Todo lo que hace un directivo, lo hace tomando decisiones. Peter Drucker Proceso de Toma de Decisión: 1. Identificar las alternativas 2. Adoptar una escala de valores 3. Comparar las alternativas según la escala 4. Prevenir las consecuencias de cada alternativa 5. Comparar y valorizar las consecuencias de cada alternativa 20

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