SIT: TeleGEST/TeleGEST+

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1 SIT: TeleGEST/TeleGEST+

2 SIT TeleGEST 2 2 Social ERP Telegestión, S.L. Dpto. de Formación Juan de Urbieta, Madrid (Spain) Solicite información de los cursos presenciales y on-line sobre el contenido de este Manual: formacion@telegestion.com Edición: enero 2013.

3 SIT TeleGEST 3 3 Contenido : TeleGEST 7 Capítulo 1. Introducción 8 Cómo utilizar este Manual 8 Capítulo 2. Entidades y Cuentas 9 Qué son las Entidades y Cuentas? 9 Entidades 10 Tipo de Sociedad 10 Tipo de Documento de Identificación 10 Actividades de Entidades 10 Varios 11 Administrando Entidades 11 Fusión de Entidades 11 Entidades sin Cuentas vinculadas 12 Cuentas 12 Términos utilizados 14 Plan General 15 Definir Cuentas 15 Cuentas anotables 15 Asociar una Cuenta a una Entidad 16 Cuentas por defecto 17 Administrando Cuentas 17 Duplicados 17 Riesgos (Clientes y Proveedores) 17 Pestaña gestión 18 Cliente o Proveedor extranjero (empresas en España) 18 Traspasar expedientes 19 Contactos Personales y Contactos de una Cuenta 19 Transformar un Contacto Comercial en una Cuenta de Cliente 19 Contactos de una Cuenta 20 Búsqueda rápida de Contactos 21 Funcionamiento 21 Operaciones admitidas desde Búsqueda rápida de Contactos 22 Crear un nuevo Contacto o Empresa 22 Capítulo 3. Artículos 23 La importancia de los Artículos 23 Cómo definir Artículos 23 Agregar Artículos 23 Pasos previos a la introducción de Artículos 24 Pestaña Generales 26 Alta y Baja de Artículos 27 Código EAN 13 27

4 SIT TeleGEST 4 4 Envases y embalajes en la ficha del artículo 28 Tipo de artículo 30 Próximo costo, Margen comercial y Factor multiplicador 31 Descuentos 31 Comisión: 32 Pestaña Gestión 33 Pestaña Observaciones 33 Modificar Artículos en Bloque 34 Cambios de IVA 35 Cambiar el porcentaje del IVA en los Artículos 35 Composición de Artículos 42 Artículos accesorios 43 Impresión de Tarifas 44 Impresión de Etiquetas 44 Imagen del Artículo 47 Capítulo 4. Documentos de Gestión (I) 48 Introducción 48 Tipos de documentos 48 Datos de Cabecera 49 Nuevo Documento 49 Modificar Documento 51 Añadir, modificar y eliminar Artículos 51 Procesar un nuevo Documento de Gestión 52 Procesar un Pedido de Ventas 52 Procesar un Pedido de Compras 54 Procesar un Albarán (de compras o ventas) 56 Procesar una Factura (de compras o ventas) 57 Trazabilidad de los documentos 58 Modelos de Impresión de Documentos de Gestión 58 Capítulo 5. Documentos de Gestión (II) 60 Presupuesto 60 Opciones en presupuestos 60 Líneas de comentario 61 Impresión y Exportación 62 Precios de Coste (Presupuestos de Ventas) 62 Proveedores (Presupuestos de Ventas) 63 Pedido 64 Proveedores por Artículos (Pedido de Ventas) 65 Generar Pedidos a Proveedores 66 Número de Pedido 67 Fusionar Pedidos a un Proveedor 67 Procesar un Pedido para crear un Albarán 67 Artículos en Depósito 68

5 SIT TeleGEST 5 5 Imprimir Pedidos 68 Impresión con la Dirección de Entrega 69 Albarán 69 El Albarán como herramienta de gestión del almacén 70 Movimiento de Almacén 70 Agrupación (fusión) de Albaranes 70 Agrupación de Albaranes en una Factura 71 Clave de Albarán / Factura 71 Clave de Facturación 71 Albarán no facturable 72 Portes 72 Hoja de Contenido (Packing- List) 74 Impresión de Etiqueta Expediente del Porte 74 Importes Accesorios (Importaciones) 75 Factura 75 Generación automática de Facturas 76 Series de Facturas 76 Pagos por Transferencia 76 Impresión de Facturas 76 Dirección Fiscal y Dirección de la Factura 77 Abono de Facturas 78 Comisiones Comerciales 78 Alta de Comerciales o Agentes 78 Comercial por defecto 78 Comisiones Orgánicas Relación de Mandos 79 Comisiones por Descuentos en Artículos 80 Gestión de Comisiones 82 Capítulo 6. Documentos de gestión (III) 84 Procesos Automáticos 84 Ver Documentos de Gestión 85 Utilización de colores en Documentos de Gestión 85 Impresión de Documentos de Gestión 86 Capítulo 7. Movimientos de Almacén 88 Términos utilizados 88 Movimientos de Almacén 88 Entradas en Almacén 88 Salidas de Almacén 88 Importación de Movimientos 89 Etiquetas por Movimientos 89 Traspasos entre Almacenes 89 Regularización de Existencias 90 Cierre y Apertura de Almacén 91 Anulación del Cierre 91

6 SIT TeleGEST 6 6 Capítulo 8. Existencias 93 Artículos con Control de Existencias 93 Extracto de un Artículo 94 Ventana de Información de Existencias 95 Informe sobre las Existencias 96 Stock mínimo y máximo: previsión de compras 96 Existencias por debajo de cero 97 Etiquetas por Existencias 98 Capítulo 9. Precios de Venta y Compra 99 Precios 99 Precios por Cuenta (Cliente o Proveedor) 99 Precios por Volumen 100 Precios por Tarifa 100 Capítulo 10. Número de Serie / Lote y Fecha de Caducidad 102 Definir Artículos con Nº de Serie 102 Entrada en Almacén 103 Salida de Almacén 103 Buscar un artículo por su Número de Serie 104 Listado de Artículos por su Número de Serie 104 Capítulo 11. Campo Su código 106 Objetivo del campo Su código 106 Imprimir Su código en documentos de venta 106 Referencia del Fabricante o Proveedor 106 Capítulo 12. Informes de Gestión Comercial 107 Introducción 107 Objetivo 107 Tipos de Informe de Gestión 107 Selección de documentos 110 Estadísticas y Resúmenes de Gestión 110 Características 110 La ventana "Selección de Documentos" 111 Ejemplos prácticos de selección 112 Cuentas y Contratos 113 Selección de Cuentas 114 Selección para su Impresión 114 Informes sobre Presupuestos, Pedidos, Albaranes y Facturas 115 Características 115 Selección de Documentos 117 Opciones de Listado 117 Gestión de Tesorería (Cobros y Pagos) 118 Características 118 Selección de Vencimientos 118 Ejemplos de selección de Vencimientos 119

7 SIT TeleGEST 7 7 Impresión del Informe 119 Artículos bajo mínimos y Existencias por Especificaciones 120 Características 120 Selección 120 Otros Informes 121 Entrega y Recepción de Mercancías 121 Seguimiento de Números de Serie 121 Capítulo 13. análisis de ventas 122 Introducción 122 SIT: TeleGEST/TeleGEST+

8 Introducción 8 8 CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN Cómo utilizar este Manual Tanto en la Base de Conocimientos ( como en los distintos manuales SIT, se menciona la Ruta como el camino o pasos que debe seguir el usuario para poder utilizar una determinada utilidad del programa. Partiendo de la ventana principal, el usuario se desplaza por el programa haciendo clic sobre los distintos botones. La Ruta se representa de la siguiente forma: [OPCIÓN PRINCIPAL (perteneciente a la Paleta Principal) : OPCIÓN SECUNDARIA: etc.]. De esta forma, haciendo clic en las opciones indicadas, le llevaremos hasta la ventana objeto de la explicación. Cuando llegue a una lista de registros podrá: Crear un nuevo registro. Modificar el registro. Cambiar la selección de registros (ver botones de selección). Utilizar cualquier otro botón para realizar una determinada acción (imprimir, borrar, exportar, etc.). 1. SIT es una aplicación multiproceso. Es decir, sin necesidad de salir de un determinado registro, puede acceder a otras ventanas. SÓLO ESTARÁ ACTIVA LA ÚLTIMA VENTANA ABIERTA EN CADA PROCESO. 2. Si el cursor se convierte en un icono con forma de caja, significa que el usuario ha hecho clic en una ventana inactiva, ocultando la ventana activa. Basta con pulsar cualquier tecla para que la ventana activa proceso se sitúe en primer término. 3. Es muy recomendable leer primero el Manual INICIACIÓN para conocer las principales características de SIT, así como las normas para facilitar la navegabilidad por la aplicación. ANTES DE EMPEZAR CON ESTE MANUAL, RECOMENDAMOS LA LECTURA DEL MANUAL DE INICIACIÓN

9 Entidades y Cuentas 9 9 CAPÍTULO 2. ENTIDADES Y CUENTAS [GENERALES : AUXILIARES: ENTIDADES] [GENERALES : CUENTAS: PROVEEDORES/CLIENTES/PERSONAL/BANCOS] [ADMINISTRACIÓN: CONTABILIDAD: CUENTAS VARIOS] Qué son las Entidades y Cuentas? El SIT permite la gestión de una o varias empresas. Cada empresa trata a su vez con otras empresas o personas, a las cuales SIT identifica como ENTIDADES. Por ello, podemos definir como ENTIDAD a toda persona física o jurídica que no es mi EMPRESA y con la que ésta juega uno o varios papeles. Cada papel o rol entre mi empresa y una entidad se denomina CUENTA. Por tanto, la Entidad hace referencia a los datos de la Persona Física o Jurídica (nombre legal y comercial, dirección fiscal, tipo de sociedad, CIF, teléfono, contactos, etc.) y puede asociarse a una o varias Cuentas (cliente, proveedor, etc.), a las cuales identificamos por el campo Descripción. Cada Cuenta, a su vez, incorpora otra información (tipo de cuenta, dirección comercial, datos contables y de gestión, así como los contactos asociados a la cuenta). Por eso es importante: Ventana de una Cuenta de Cliente. 1. Asegurarnos que cada nueva Entidad vaya a jugar un papel o rol con mi empresa.

10 Entidades y Cuentas Si una Entidad deja de tener relación con su Empresa, podrá darla de baja (se recomienda no borrar registros). 3. Para editar una Entidad desde la ventana de una Cuenta, hacer clic en el icono Prismáticos próximo al campo código entidad. 4. Una Entidad puede tener varias Cuentas (o roles entre esa Entidad y la Empresa). 5. En cualquier momento puede dar de alta en la pestaña contactos personales, aquellas personas, departamentos, etc. que le interesen para una determinada Entidad. 6. Un contacto en negrita significa que está asignado a la Cuenta que está modificando. 7. Podemos agrupar varios contactos por Cuentas u otras formas de agrupación que nosotros designemos. Entidades Tipo de Sociedad GENERALES : AUXILIARES: ENTIDADES: NUEVO A cada Entidad es necesario asociar un Tipo de Sociedad (salvo en personas físicas, que por defecto se introduce P.F. ). Puede agregar o modificar tipos de sociedades en [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: LISTAS SUPERVISOR: hacer clic en "Tipos Sociedades"]: 1. En código introducir las siglas que se mostrarán con la cuenta (opcional) en sus Documentos de Gestión (por ejemplo: S.L. ). 2. En descripción, introduzca el texto que vea más conveniente (en el ejemplo: Sociedad Limitada ). 3. Por último, marque o desmarque la casilla "Imprimir junto al nombre" para que el código aparezca o no junto al nombre legal en los Documentos de Gestión. Tipo de Documento de Identificación En este campo debe seleccionar el tipo de documento de identificación para el nombre legal introducido. Es obligatorio para aquellas cuentas a las que se asocien facturas. Es muy importante seleccionar el tipo adecuado, ya que SIT realizará una comprobación algorítmica sobre la veracidad del documento introducido. No olvide seleccionar correctamente el país en [GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS] para poder acceder a los distintos tipos de documentos de identificación válidos para dicho país. En el caso de España, y si crea cuentas de empresas extranjeras extracomunitarias, seleccione Nº de identificación extranjeros. De esta forma, no tendrá limitación a la hora de introducir el documento que le faciliten. Actividades de Entidades Las Actividades son un campo obligatorio, junto al origen comercial. Le permitirá clasificar sus cuentas para así facilitar su gestión. Descripción del tipo de negocio o actividad al que se dedica nuestro cliente o proveedor.

11 Entidades y Cuentas Previamente deberá crear las Actividades en: [PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: LISTAS SUPERVISOR: entrar en : Actividades de Entidades ]. Datos Varios Confidencial : En caso de marcar este check, el SIT le pedirá que indique el usuario propietario de dicha entidad y de todas sus cuenta. Logo : Pinchando sobre el cuadrado de logotipo podemos pegar el logo del cliente/proveedor. C.N.A.E.: Introducir el código correspondiente, en caso de no conocerlo podemos acceder al listado que dispone el SIT escribiendo en este apartado? + Tabulador, y nos muestra el listado correspondiente. Origen Comercial : Método por el cual el cliente ha contactado con la empresa ( Internet, periódicos, etc). Botones Llamó : Funcionalidad que nos permite dejar un mensaje de un determinado contacto a uno de los usuarios del SIT. Aviso : Utilizando este botón podemos dejar un aviso referente a una cuenta, de esta manera cada vez que algún usuario entre en dicha cuenta nos aparecerá el aviso el cual solo puede ser anulado por el usuario creador. Comentario : Como su nombre lo indica, en esta ventana podemos comentar asuntos varios relacionados con la cuenta o un determinado contacto de la misma. Todos estos comentarios estarán visibles para los diferentes usuarios del SIT. Dispone de más información sobre botones, en el manual de Iniciación. Administrando Entidades Fusión de Entidades Puede darse la situación de que en el día a día esté creando varias Entidades que en realidad son la misma, pues tienen todas ellas el mismo documento de identificación (CIF, NIF, etc.) y/o el mismo nombre, asignándose a cada una distintas cuentas. SIT permite eliminar las duplicidades, para ello: Ir a [GENERALES: AUXILIARES: ENTIDADES]. Hacer clic en Procesos, opción "Buscar Duplicados" (SIT busca duplicados por su documento de identificación). A continuación, tiene dos opciones: 1. Seleccionar las dos Entidades que quiere unificar y hacer clic en Procesos, opción "Fusionar Entidades". SIT le preguntará cuál de las anteriores Entidades quiere que permanezca. Para el resto (cuentas y contactos incluidos), se asignarán a la Entidad aquí seleccionada. 2. También puede hacer clic en Procesos, opción Fusionar en bloque. En este caso, fusionará todas las Entidades duplicadas. Esta potente herramienta combina la búsqueda de duplicados con la Fusión de Entidades. SIT selecciona automáticamente la Entidad a mantener. En las observaciones de la Entidad que permanece en SIT, podrá ver el resultado de las operaciones realizadas. IMPORTANTE: La fusión de Entidades se realiza para todas las empresas dadas de alta en SIT, ya que las Entidades no tienen una vinculación directa con dichas empresas (esta vinculación se establece a través de la Cuenta, no de la Entidad).

12 Entidades y Cuentas De esta forma, todas las cuentas que antes de la fusión dependían de 2 ó más entidades con el mismo Nº de Identificación o nombre, tras la fusión quedarán vinculadas a una única Entidad, lo que simplificará mucho su trabajo con SIT. En ningún caso se pierden datos ni registros (documentos comerciales, asientos, etc.), ya que toda esta información depende directamente de sus Cuentas (que no se fusionan ni desaparecen), y no de las Entidades. Entidades sin Cuentas vinculadas Cuando las Entidades han sido importadas o tecleadas directamente desde Entidades, no desde Cuentas, es posible que carezcan de Cuentas asociadas. Para localizar Entidades sin Cuentas asociadas: Ir a [GENERALES: AUXILIARES: ENTIDADES]. Clic en la casilla "Cuentas Contables" para dejarla seleccionada (parte SUPERIOR derecha de la ventana). Se muestran las Entidades que al menos tienen una cuenta contable. Clic en Invertir selección. Ahora se muestran todas las Entidades sin cuenta. Estas Entidades pueden permanecer sólo como contactos o ser eliminadas. Cuentas [GENERALES : CUENTAS] Como hemos visto en la introducción, una Cuenta es un registro, perteneciente al archivo de Cuentas, que contiene todos los datos identificativos de cualquier persona física o jurídica que se relaciona con una empresa de trabajo de SIT. Ese tipo de relación no tiene por qué ser exclusivamente contable o comercial. Particularmente, SIT trata también como cuentas aquellas personas o empresas que no siendo clientes, proveedores, personal en nómina o bancos, se las considera Contactos Comerciales. La única diferencia entre una Cuenta Contable y un Contacto Comercial es que éste último carece de Código Contable. Por lo tanto, se les puede asignar tan sólo documentos comerciales de tipo Presupuestos de Ventas y en un futuro pueden convertirse en cuentas de clientes. Cada Cuenta podrá tener ilimitados Contactos Personales o Departamentos para ser usados por el programa de muy distinta manera. Para crear nuevas Cuentas Ir a [GENERALES : CUENTAS], CLICK el tipo de Cuenta que quiere crear: PROVEEDOR/CLIENTE/PERSONAL/BANCO A continuación, haga doble clic en una cuenta para modificarla o clic en el botón nuevo.

13 Entidades y Cuentas Seleccione en el segundo desplegable que encontrará en la parte superior de la derecha, el subtipo de cuenta. Seleccione el campo "Descripción" y escriba el nombre de la empresa. Después, pulse la tecla tabulador. Si el SIT no ha encontrado una Entidad a la que asociar su nueva Cuenta, se abrirá la ventana de Entidades: A continuación, seleccione el campo "Tipo de Sociedad" y teclee un signo "?". Tabule. El SIT le mostrará las opciones disponibles. Elija una y acepte: Por defecto, el SIT muestra en tipo de sociedad "P.F.", que significa "persona física". Si introduce otro tipo de sociedad, la ventana cambia su apariencia. Cumplimente el resto de datos, especialmente: dirección, CIF y teléfono. No olvide introducir el "origen comercial" y la "actividad": Confirme esta ventana. De esta manera, volverá a la ventana de Cuenta. Para modificar estos datos, deberá hacer clic en el botón "Acceso" (segundo icono que se muestra en la esquina superior izquierda de la ventana): Entidad.

14 Entidades y Cuentas Por último, puede introducir otros datos en la parte derecha e inferior de la ventana, como por ejemplo, una dirección comercial para esta empresa (distinta de la dirección "fiscal" que aparece en la "Entidad"). Para introducir contactos, clic en el signo "+" que se muestra en la parte inferior derecha. Términos utilizados 1. Descripción: nombre descriptivo de la empresa. Para empresas recomendamos utilizar el nombre legal, incluyendo el tipo de sociedad (SL, SA, etc.). Para personas, el nombre y al menos el primer apellido. En "Descripción" introduciremos el Nombre de la Cuenta que queremos crear 1. El SIT buscará entre las ENTIDADES existentes para comprobar que no exista ya esta entidad. Pueden darse dos circunstancias: a. La ENTIDAD ya existe: El SIT introducirá los datos de esta Entidad en esta nueva Cuenta y faltará completar otros datos complementarios. Los datos se mostrarán en la pestaña "Entidad". b. La ENTIDAD no existe: El SIT abrirá la ventana de ENTIDADES, dónde podremos completar los datos de la misma para, después de confirmar esta ventana, completar el resto de datos correspondientes a la cuenta. 2. Nombre Legal: nombre legal de la empresa. Por defecto, el SIT incluirá el introducido en la Descripción. 3. Nombre Comercial: nombre o denominación comercial, si existe. 4. Entidad: datos básicos de una persona física o jurídica, como la información fiscal (la necesaria para poder realizar, por ejemplo, una factura). 5. Cuenta: introducir los datos de la actividad. Si la dirección es distinta a la dirección de la fiscal, puede introducirla en la parte derecha de la ventana Cuenta. Una Entidad puede tener varias Cuentas (por ejemplo: cliente y proveedor). 6. Contacto: personas de contacto o Departamentos de una Entidad. Los contactos se agrupan por el Departamento al que pertenecen y serán visibles en todas las Cuentas de esta Entidad. Si existe una dirección del contacto distinta de la fiscal y de la actividad, puede incorporarla en este apartado. Si buscamos una cuenta desde [Búsqueda rápida de contactos/operaciones] o desde [CUENTAS], nos mostrará los datos de la Entidad, independientemente del tipo de cuenta en el que nos encontremos. Es necesario pulsar el botón Accesos: Entidad para modificar los datos de la Entidad. 1 Puede introducir los primeros caracteres, o un grupo de caracteres, y el SIT presentará las Cuentas que más se le aproximan. También puede introducir el símbolo? y el SIT presentará una lista de todas las Cuentas. Esta herramienta funciona desde todas las ventanas de la aplicación.

15 Entidades y Cuentas Cada cuenta podrá tener ilimitados Contactos Personales o Departamentos que podrán ser usados por el programa de muy distinta manera. Por ejemplo, la Entidad/Cuenta BANCO X, puede tener varios contactos o departamentos, que son las sucursales con las que trabajamos. Generales: cuentas: proveedores/clientes... disponemos del botón : rápida de entidades no europeas., permite realizar una búsqueda Plan General [ADMINISTRACIÓN : CONTABILIDAD: PLAN DE CUENTAS] Podrá ver el PGC establecido por las normas del país seleccionado en [GENERALES : CONFIGURACIÓN: EMPRESAS: PESTAÑA CONTABILIDAD: Plan de cuentas]. Recomendamos que NO sea modificado por el usuario y que en caso de que considere imprescindible, tal modificación sea comunicada a nuestro soporte (sit@telegestion.com), para que sea tenida en cuenta por posibles cambios que en la programación pudiera conllevar. Definir Cuentas SIT dispone de una entrada específica para los siguientes grupos: PROVEEDORES: Ir a [GENERALES : CUENTAS : PROVEEDORES]. Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de compras. Pueden ser de los subtipos proveedor, acreedor, proveedor extranjero, etc. CLIENTES: Ir a [GENERALES : CUENTAS : CLIENTES]. Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de ventas. Pueden ser de los subtipos cliente, cliente extranjero, empresa del grupo, etc. PERSONAL: Ir a [GENERALES : CUENTAS : PERSONAL]. Son las cuentas a las que se pueden asignar nóminas. BANCOS: Ir a [GENERALES : CUENTAS : BANCOS]. Son las cuentas correspondientes a las entidades financieras. Pueden ser de los subtipos Cuenta Corriente o Cuenta de Crédito. CUENTAS VARIOS: Ir a [ADMINISTRACIÓN: CONTABILIDAD : CUENTAS VARIOS]. Puede definir las cuentas no encuadradas en los grupos anteriores y su plan de cuentas anotables. Cuentas anotables El plan de cuentas anotables se compone de todas las cuentas de su plan y cada cuenta se compone de 10 dígitos. Los cinco primeros hacen referencia a los grupos, cuentas y subcuentas definidas en el Plan General de Contabilidad. Los cinco últimos dígitos designan las diferentes cuentas anotables, es decir, sobre las que el usuario puede hacer imputaciones contables. Al crear una cuenta, deberá introducir los 10 dígitos correspondientes y SIT, según sean los 5 primeros dígitos, sabrá asignarla al grupo y cuenta correspondiente del PGC. Podrá ver dicha asignación en la parte inferior de la ventana. Si tal grupo o cuenta del PGC no existe, SIT le mostrará, en el mismo lugar, tal circunstancia. Tenga en cuenta que si crea cuentas cuyos cinco primeros dígitos no se contemplan en el PGC, es muy posible que a la hora de realizar informes establecidos por la norma vigente (Balance de situación y Cuenta de Pérdidas y Ganancias) no sean tenidas en cuenta. ES MUY IMPORTANTE introducir todos los datos que se solicitan en las distintas pestañas de cada Cuenta, sobre todo de proveedores y clientes, ya que, aunque a priori no son datos relevantes a efectos de contabilidad (país de residencia, tipo de documento identificativos origen comercial, tipo de sociedad, forma de pago, CCC e IBAN, plazos de pago, tipo de IVA, tipo de IRPF, etc.), posteriormente pueden afectar

16 Entidades y Cuentas a los procesos automáticos que se generen en otros módulos (laboral, gestión, C.R.M., declaraciones, remesas bancarias, etc.). Recomendamos, por tanto, ir recorriendo las pestañas Entidad, Contables y Gestión, e introducir el mayor número de datos: Es igualmente importante calificar en estas ventanas el tipo de IVA al que estará sujeto el proveedor/cliente, en lo que a su relación con nuestra empresa se refiere: OI Operaciones Interiores. AI Adquisiciones Intracomunitarias. En PROVEEDORES/ACREEDORES, debemos calificar aquellos cuyas rentas están sujetas a IRPF, según los distintos tipos que admite SIT (profesionales, arrendadores, actividades económicas, etc.). Esta información es clave a la hora de realizar los informes y declaraciones relativos a los impuestos correspondientes. Asociar una Cuenta a una Entidad Para dar de alta una nueva Cuenta, ejecute los siguientes pasos: 1. Ir a [GENERALES: CUENTAS: Proveedores/Clientes/Personal/Bancos]. Clic en Nuevo. O bien en [ADMINISTRACIÓN: CONTABILIDAD : CUENTAS VARIOS] Clic en Nuevo 2. En la casilla "Descripción", escriba el Nombre de la Cuenta que quiere crear 2. SIT buscará entre las ENTIDADES existentes para comprobar si ya existe alguna con el nombre introducido. 3. Si quiere crear una nueva Cuenta con la Entidad que SIT le sugiere por defecto: Después de introducir la "descripción" (le recomendamos usar la tecla "tabulador" para pasar al siguiente campo), SIT mostrará un mensaje informando que la Entidad ha sido asociada a esta cuenta. Puede continuar introduciendo los datos de la Cuenta y Contactos. También puede añadir una dirección para esta Cuenta distinta de la dirección de la Entidad, debajo de "Datos de la Cuenta, si son distintos de la Entidad" (recuerde que si modifica la dirección en la Entidad, el cambio también afectará a otras cuentas con la misma Entidad en SIT). 4. Si quiere crear una nueva Cuenta con una Entidad que no es la que SIT le sugiere por defecto: Primero debe haber creado la nueva Entidad, bien a través de otra cuenta o en [GENERALES : AUXILIARES: ENTIDADES], botón Nuevo. En descripción introduzca el nombre de la Cuenta. 2 Puede introducir los primeros caracteres, o un grupo de caracteres, y SIT presentará las Cuentas que más se le aproximan. También puede introducir el símbolo? y SIT presentará una lista de todas las Cuentas. Esta herramienta funciona desde todas las ventanas de la aplicación. Por defecto, SIT pondrá la primera letra de cada palabra en mayúsculas y el resto en minúsculas (independientemente de cómo se hayan tecleado). Si quiere que se registre tal y como lo haya escrito, debe introducir un asterisco antes de la palabra (por ejemplo: si escribe "fundación juan *XXIII" realmente se guarda como "Fundación Juan XXIII" y no como Fundación Juan Xxiii ).

17 Entidades y Cuentas Se mostrará un mensaje informando que la Entidad ha sido asociada a esta cuenta. Acepte (puede seleccionar cualquiera de ellas) y vuelva a escribir en el campo "descripción" el nombre de la Cuenta. Ahora SIT le pregunta si desea realizar una nueva asociación. Responda SÍ. Seleccione la nueva Entidad y confirme. SI MODIFICA DATOS EN UNA ENTIDAD, ESTOS CAMBIOS AFECTARÁN A TODAS LAS CUENTAS CON DICHA ENTIDAD. Cuentas por defecto El usuario puede decidir qué datos o características por defecto debe utilizar SIT al dar de alta una nueva cuenta. Las condiciones que se fijan son las referentes a régimen de impuestos y forma de pago. A MODO DE EJEMPLO, para fijar las condiciones generales de los clientes de su empresa, proceda como sigue: 1. Modifique un cliente, o cree un cliente nuevo, con las condiciones que se desea establecer como condiciones por defecto. 2. Clic en Procesos, opción por defecto. A partir de ese momento, cualquier cliente nuevo tendrá asignadas dichas condiciones. CLIC EN PROCESOS, OPCIÓN POR DEFECTO A LA VEZ QUE MANTIENE PULSADA LA TECLA MAYÚSCULAS : ASIGNARÁ CONDICIONES POR DEFECTO A UN CLIENTE YA EXISTENTE. Administrando Cuentas Duplicados Puede darse la situación de por algún motivo se han creado cuentas con la cuenta contable duplicada. Pueden ser localizadas: GENERALES:CUENTAS:CLIENTES/PROVEEDORES : BOTÓN PROCESOS: DUPLICADOS. Riesgos (Clientes y Proveedores) Para el control automático del riesgo de clientes y proveedores, acceda a la cuenta deseada [GENERALES : CUENTAS : CLIENTES / PROVEEDORES]. En la pestaña "Contables", introduzca la cantidad máxima de crédito a soportar con dicha cuenta en Riesgos Permitidos / Consumidos : Si en el campo Riesgo ha escrito una cantidad, puede hacer clic en el botón "Consumido". De esta forma, el programa recalcula el crédito consumido y muestra su composición: Vencimientos no pagados, Albaranes no facturados, Pedidos no servidos, etc. Si actualiza el riesgo del cliente, y éste es superado por la suma de pedidos, albaranes y vencimientos pendientes (los estados que en [GENERALES : CONFIGURACIÓN: EMPRESAS : pestaña CONTA] están seleccionados se consideran como pendientes), SIT impedirá crear nuevos pedidos, albaranes o facturas.

18 Entidades y Cuentas Para buscar clientes con Riesgo: [GENERALES : CUENTAS : CLIENTES]. Clic en el Buscar. Introduzca una cantidad y SIT buscará por el riesgo aceptado en cada uno de sus clientes: Pestaña gestión En este apartado concretamos el medio de pago (efectivo, cheque, etc) Días de pago, nº de pagos Cliente o Proveedor extranjero (empresas en España) [GENERALES: CUENTAS : CLIENTES/PROVEEDORES : Pestaña ENTIDAD] En el campo Residencia, introduzca el país (por ejemplo: Francia ). Cumplimente el campo Tipo de documento y seleccione éste según se trate de un país comunitario (7. NIF Operador comunitario) o no (6. Número Identificación extranjeros). Igualmente deberá seleccionar el tipo de Operación IVA en la Pestaña Contables y, en su caso, el tipo de IRPF. Confirme la Entidad. En la ventana Cuentas de clientes / proveedores, en la parte superior derecha tiene dos desplegables: en el primero aparece Cliente (o Proveedor ) que indica la raíz de la cuenta contable (43 ó 40 ó 41). En el segundo desplegable debe seleccionar el tipo de cliente o proveedor/acreedor: Extranjero :

19 Entidades y Cuentas Traspasar expedientes [GENERALES : CUENTAS : CUALQUIER TIPO]. Clic en Procesos, opción Traspasar Expedientes Esta función sólo se aplica entre dos cuentas, de tal forma que todos los contactos, procesos comerciales y ofertas de la cuenta origen se mueven a la cuenta destino. No moverá albaranes, facturas, vencimientos ni apuntes contables pendientes en la cuenta origen. Contactos Personales y Contactos de una Cuenta SIT diferencia entre Contactos de una Cuenta y Contactos Personales. Hasta ahora hemos visto que una CUENTA es un registro, perteneciente al archivo de CUENTAS, que hace referencia a una determinada persona o empresa (ENTIDAD) y que tiene algún tipo de relación con su EMPRESA. Ese tipo de relación no tiene por qué ser exclusivamente contable o comercial. Particularmente, SIT también trata como cuentas a aquellas personas que la empresa considera CONTACTOS PERSONALES. La única diferencia entre una CUENTA CONTABLE y un CONTACTO PERSONAL es que éste último carece de CÓDIGO CONTABLE. Se les puede asignar tan sólo documentos comerciales de tipo PRESUPUESTOS DE VENTAS y en un futuro se les puede convertir en cuentas de clientes. Por otra parte están los CONTACTOS: una CUENTA puede tener múltiples CONTACTOS, que siempre son personas físicas o Departamentos (a los que podemos asociar una persona). Los CONTACTOS son las personas pertenecientes a una CUENTA, a quienes nos dirigimos en nuestras gestiones con dicha CUENTA, del tipo que sea (cliente, proveedor, banco, etc.). Un ejemplo de una Cuenta con varios Contactos podría ser el siguiente: 1. Tenemos una Entidad, que es un Ayuntamiento, y 3 Contactos, que son 3 Concejalías. 2. Por lo tanto, el camino ideal es crear 3 Contactos a partir de 1 Cuenta que es el Ayuntamiento. Los contactos se crean desde [GENERALES : CUENTAS : CLIENTE/PROVEEDOR : Nuevo/Modificar]. Añadir contacto (clic en signo "+"). 3. Para cada contacto, escriba el nombre de la persona de contacto (si dispone de él, sino lo puede dejar en blanco) y en el campo Departamento la Concejalía correspondiente. Escriba los datos de la dirección, si son distintos a los que figura en la Entidad. Cuando emita un documento a este Departamento, SIT tomará la dirección del Contacto y no de la Entidad. 4. No olvide marcar en Clasificar para la Gestión aquellos documentos de gestión en los que este Contacto puede aparecer: Transformar un Contacto Comercial en una Cuenta de Cliente Para convertir un Contacto Comercial en una Cuenta de Cliente, ir a [PROMOCIÓN CRM : BASES: CUENTAS CRM]. Seleccionar el contacto o contactos y clic en Procesos, opción "Transformar". Elija el tipo y subtipo de cuenta. También puede convertir su Contacto en Cuenta en aquellos casos donde dicho contacto tiene ya una propuesta (presupuesto). Al crear su Pedido, el programa preguntará: "desea transformar la cuenta en cliente". Responda afirmativamente para realizar la transformación.

20 Entidades y Cuentas Contactos de una Cuenta Las cuentas que SIT guarda en [GENERALES : CUENTAS : PROVEEDORES / CLIENTES / PERSONAL / BANCOS] pueden llevar asociados Contactos a los que dirigirnos, o a cuyo nombre personalizar los documentos de gestión (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas) de sus respectivas cuentas. Cada vez que creamos un nuevo Contacto, éste se asocia a la Entidad de la Cuenta de la que depende. Por lo tanto, los contactos siempre están guardados con su Entidad correspondiente. Para asociar un Contacto a una Cuenta, modificar la Cuenta y en la parte inferior se mostrarán los Contactos de la Entidad asociada. Para distinguir qué Contactos además están asociados a la Cuenta, fijarse en la tipografía: Texto normal: Contacto NO asociado a esta Cuenta. Texto negrita: Contacto SÍ asociado a esta Cuenta. Texto cursiva: Contacto asociado a otra Cuenta de la misma Entidad. En el siguiente ejemplo nos encontramos dos Cuentas (una como Proveedor y otra como Cliente) de la Entidad "Surcando el Mar", donde se aprecian como los Contactos de la Entidad están asociados a la Cuenta de Cliente: Cuenta de cliente de la Entidad "Surcando el Mar". Cuenta de proveedor de la Entidad "Surcando el Mar".

21 Entidades y Cuentas SIEMPRE DEBE EXISTIR AL MENOS UN CONTACTO ASOCIADO A CADA CUENTA. POR ESTE MOTIVO, SIT CREA POR DEFECTO EL CONTACTO ADMINISTRACIÓN CON CADA NUEVA CUENTA. Acciones más habituales: Para añadir nuevos Contactos, clic en "+" (parte inferior derecha de los contactos). Para eliminar Contactos, (resaltar previamente con un clic el contacto) clic en "- " (recomendamos no eliminar sino dar de baja). Para dar de baja Contactos, modificar el Contacto (con doble clic) y desmarcar la casilla "Alta". Para asociar un Contacto a la Cuenta actual, (resaltar previamente con un clic el contacto) clic en "Asociar Cuenta" (un clic para asociar, un nuevo clic para eliminar asociación). Para copiar y pegar un Contacto, (resaltar previamente con un clic el contacto) clic en "C" (copiar) y clic en "P" (pegar). Para mostrar todos los Contactos, incluidos los dados previamente de baja, desmarcar la casilla "Sólo Alta". Dispone de varias alternativas para localizar sus contactos: 1. Desde [GENERALES : AUXILIARES: ENTIDADES]. 2. Desde la barra de "Búsqueda rápida de Contactos". Escribir el nombre o correo electrónico y SIT nos mostrará las Cuentas con este contacto activo. 3. Desde [GENERALES: CUENTAS : PROVEEDORES / CLIENTES / BANCOS]. Búsqueda rápida de Contactos Al entrar en SIT, el usuario dispondrá de una pequeña ventana situada en la parte inferior de la paleta principal, desde la que podrá hacer rápidas consultas en el archivo de CUENTAS/CONTACTOS. Este es un "Proceso" independiente del "principal", es decir, podremos acceder a esta ventana cada vez que lo necesitemos: Ventana Búsqueda rápida de Contactos Funcionamiento Desde la ventana Búsqueda rápida de Contactos podrá buscar cuentas de cualquier empresa a la que el usuario tenga acceso, introduciendo cualquiera de los siguientes datos: 1. Nombre de la cuenta: Descripción y Nombre Comercial. 2. Nombre de Contacto: Nombre de alguna de las personas que pertenecen a la cuenta. 3. NIF, CIF u otro documento de identificación. 4. Teléfono de la cuenta o de alguno de sus contactos. 5. Código numérico del cliente: Busca la cuenta de cliente con dicho número en la Empresa Principal.

22 Entidades y Cuentas Operaciones admitidas desde Búsqueda rápida de Contactos 1. *NP: nueva solicitud de Presupuesto: Crea un nuevo presupuesto, en la Empresa Principal (esta se indica en Panel de Mando: supervisor: preferencias: generales). Permite la introducción de "Cuenta de cliente" y Observaciones. Este presupuesto quedará sin valoración en [VENTAS: ARCHIVOS: PRESUPUESTOS]. 2. *NSAT: igual que la anterior, pero en este caso, genera una nueva Solicitud de Reparación SAT. 3. *NOR: igual que la anterior, pero en este caso, genera una nueva Orden de Reparación SAT. 4. *NC: nuevo Contrato Laboral. Propuesta de contrato laboral. Crear un nuevo Contacto o Empresa 3 Para crear un nuevo contacto desde la ventana de Búsqueda rápida de Contactos, introduzca la descripción (nombre del contacto o empresa). Al no existir en SIT, le preguntará sí desea crearlo y podrá introducir todos los datos del contacto y de la empresa (en el campo descripción). Si SIT le pregunta si desea asociar a una nueva Entidad, responder afirmativamente, salvo que la empresa ofrecida por defecto coincida con la que en estos momentos está introduciendo. Desde esta ventana también podrá introducir las condiciones de pago para este contacto, así como un comentario que podrá ver el usuario designado en [GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS : TAREAS], en el campo "Endosar proceso a" (sólo a clientes con el módulo de Tareas). Recuerde que con este procedimiento sólo se da de alta "contactos personales" que después puede transformar en "clientes" o "proveedores". 3 Esta opción sólo está disponible en las versiones plus de SIT.

23 Artículos CAPÍTULO 3. ARTÍCULOS [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVO: ARTÍCULOS] La importancia de los Artículos SIT define artículo como el concepto por el cual la empresa se relaciona con el cliente. Un artículo puede provocar un ingreso o un coste, aunque puede ser cero desde el punto de vista contable. Sobre un artículo podemos tener un coste en tiempo o recursos de la empresa. Esta información, correctamente reflejada en SIT, nos será muy útil en el futuro para poder establecer un coste económico que podamos repercutir en el precio. Así, puede interesar dar de alta un artículo aunque no se cobre por ello, con coste cero. El sistema refleja la existencia de una relación empresa- cliente, mientras que el cliente percibe que lo que le hemos regalado sí tiene un valor. En cambio, no interesa crear artículos en SIT que sean irrelevantes para el futuro de la empresa (desde el punto de vista financiero, contable, comercial, logístico, etc.). Cómo definir Artículos Frecuentemente, el usuario confunde el aspecto estético que quiere darle a sus documentos comerciales con sus objetivos de información. Aconsejamos, desde el primer momento, no incluir la apariencia de dichos documentos como factor decisivo a la hora de describir nuestro fichero de artículos. Igualmente, determinados usuarios dan poca importancia a este fichero porque la empresa vende "servicios". Creemos que es un error: las empresas de servicios tienen las mismas necesidades informativas que cualquier otra empresa que se dedique a la compra / venta. El usuario debe plantearse el "nivel" de descripción al que su archivo de artículos debe llegar. Habrá usuarios que, por necesidades de controlar las existencias de cada uno de los artículos, tendrá que describir cada uno de ellos como artículos independientes. En cambio, habrá determinados artículos que no será necesario que sean descritos independientemente: bastará con dar de alta un "artículo" genérico que se usará en todas las operaciones, aunque en cada una de ellas el usuario cambie la descripción del artículo. Por ejemplo: es diferente un negocio de venta de ordenadores que trabaja con stock (es decir: compra y almacena) que otro que vende bajo demanda: el primero necesitará dar de alta cada modelo de ordenador porque debe estar informado de los distintos modelos de los que dispone en almacén. En cambio, en el segundo caso, basta con dar de alta un artículo que se llame "Ordenador", especificando en cada proceso (pedido a proveedor, albarán de venta) de qué modelo se trata. Por principio, un artículo genérico siempre tiene un stock virtual "0": todo lo que se compra tiene una venta inmediata. Agregar Artículos Para añadir artículos, ir a [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVO: ARTÍCULOS] y clic en Nuevo. SIT permite la introducción continua de registros, de tal forma que podemos agregar una serie de artículos simplemente confirmando tras cada nuevo registro. Cuando alcanzamos el último registro que deseamos

24 Artículos agregar, tenemos dos opciones: pulsar la tecla mayúsculas a la vez que confirmamos, o bien confirmar y a continuación salir. Pasos previos a la introducción de Artículos Como paso previo, deberá definir en [GESTIÓN COMERCIAL: MÁS: LISTAS GESTIÓN ] la Unidad de Venta (unidad, litro, metro, etc.), Envases (lo que contiene a nuestros distintos artículos y sirve para protegerlo, manipularlo, distribuirlo o presentarlo como cajas, blíster, bote ) y Embalajes (aquellos recipientes o envolturas que contiene a nuestros productos de manera temporal principalmente para agrupar unidades de un producto pensando en su manipulación, transporte y almacenaje (cajas, palés, etc.)).. En [LOGÍSTICA: BASES : ALMACENES: nuevo] deberá crear el almacén o los almacenes. Descripción: Nombre del almacén. Cuenta: Cuenta contable (por ejemplo la de la empresa). Contacto: Contacto en el almacén. País, Provincia, Cod/Localidad y dirección: según se indica. Plazo Reposición (días): Opciones que podemos marcar: Imprimir dirección en Pedidos: aparecerá esta en los pedidos de proveedor si esta marcada. Incluir Traspasos en Cálculo de consumos: Almacén de Fabricación: Identifica el almacén como en el que se fabrica. Necesario para usuarios con módulo de Fabricación. Forzar Salida de Almacén al Procesar: Si esta marcado se realiza la entrada en almacén de la mercancía al procesar de albarán a factura de compras. En [GESTIÓN COMERCIAL: ARCHIVOS: FAMILIAS] deberá crear las principales familias por las que se agruparán sus artículos. Los artículos se reúnen en Familias para hacer más comprensible cualquier listado que se genere sobre las compras / ventas de la empresa. Existen determinados factores que todos los artículos de una misma familia deben compartir:

25 Artículos * La forma en que se controlan las existencias * La forma en que se gestionan las especificaciones. Un artículo puede ser cambiado de familia en cuanto el usuario lo desee. Este cambio no afectará a la integridad de la información ya introducida. Las familias son un sistema de clasificación de artículos o comportamientos de esos artículos. Además de por familias podemos realizar una agrupación por subfamilias. En esta ventana introduciremos la etiqueta para la gestión de números de serie o lite y los Plazos de Análisis Consumo. Un ejemplo de comportamiento es si los artículos llevan o no control de existencias. A LA HORA DE ESCRIBIR LA DESCRIPCIÓN DE LOS ARTÍCULOS, ES RECOMENDABLE HACERLO CON EL FORMATO DE NOMBRE PROPIO (PRIMER CARÁCTER EN MAYÚSCULA), MIENTRAS QUE LAS FAMILIAS SE ESCRIBEN TODOS LOS CARACTERES EN MAYÚSCULAS. Si tiene varias empresas, puede ver todas las familias que se hayan dado de alta para cada una de las empresas. Para ello tiene que marcar la casilla Grupo de empresas. Gestión comercial: archivos: familias: Esto vale para que en un botón de artículos analice los artículos cuyo consumo este entre esa cifra.

26 Artículos Pestaña Generales Vendedor: Si crea o modifica un artículo, puede incorporar su comercial en el campo "Vendedor" de la pestaña Generales. En el campo "comisión", introduzca el porcentaje situado en la pestaña Gestión. Es el comercial que puede llevar el artículo. Fabricante: cualquier cuenta tipo Proveedor subtipo Proveedor y que en la pestaña gestión tenga marcado el check de FABRICANTE. Es el fabricante o proveedor. No es la marca. Descuento: es el descuento que le aplicaría a ud., el fabricante o proveedor. Los artículos y todas las especificaciones en ellos incluidos sirven tanto para compras como para ventas. Por lo tanto, si en sugerir unidades ha introducido 5, esa es la cantidad mínima que le permitirá incorporar SIT en un documento comercial de compra (o de venta). Únicamente tenga en cuenta que si en el campo "Cantidad por (Unidad de Agrupación)" ha introducido 5, en el campo "Sugerir unidades" como mínimo podrá escribir 5 o múltiplos de 5 (10, 15, etc.). Peso: El del artículo. El peso se muestra en el albarán si cumple la siguiente condición: 1. En el artículo además del peso, tiene que tener unidades de porte y unidades de caja. 2. En la ficha del cliente en la pestaña Gestión, que no tenga marcado "Mostrar Artículos Empaquetados". SIT permite incluir en la ficha del artículo una foto o imagen del mismo para ello procederemos a utilizar los comandos copiar y pegar, o simplemente CTRL/CMD +C en la imagen, clic en el recuadro Imagen Artículo y a continuación CTRL/CMD +V, utilizar una definición inferior a 300 kb.

27 Artículos Alta y Baja de Artículos Si un artículo tiene bandera roja (se selecciona haciendo clic en el icono bandera a la derecha de la descripción ), el artículo estará dado de baja y no se puede incorporar a ningún documento de gestión. Cuando SIT informa de que los artículos están en uso, es porque se están utilizando en documentos comerciales (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas, tanto de clientes como de proveedores). Por esta razón, si ya tiene documentos con estos artículos, no debe suprimirlos (haciendo clic en el borrar ) pues alteraría toda la información. Lo que recomendamos es abrir este artículo y seleccionar una bandera roja (la encontrará en [GESTION COMERCIAL : ARCHIVOS : ARTICULOS : Pestaña GENERALES], en la esquina superior derecha. De esta forma el artículo queda automáticamente dado de baja, y no se podrá añadir a más documentos comerciales. También puede ir a [GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTICULOS], seleccionar varios artículos, pulsar la tecla mayúsculas del teclado y sin soltarla, hacer clic en "Estado" (parte inferior derecha de la ventana). Seleccione la bandera roja. De esta forma, todos los artículos seleccionados quedan en estado "baja". Código EAN 13 European Article Number es un sistema de código de barras adoptado por más de 100 países y cerca de un millón de empresas (2003). El código EAN más usual es EAN13, constituido por 13 dígitos y con una estructura dividida en cuatro partes: Código de empresa. Es un número compuesto por 5 dígitos, que identifica al propietario de la marca, otorgado por la Asociación de Fabricantes de España. Se introduce en GENERALES: CONFIGURACIÓN: EMPRESAS. Código EAN del país que otorgó el código, por ejemplo, en España 84. Se introduce en: PANEL DE MANDO: SUPERVISOR: LISTAS SUPERVISOR: PAISES/PROVINCIAS

28 Artículos Código de producto (5 dígitos). Código Validación: Se obtiene mediante una formula matemática en función de los 12 dígitos anteriores. Finalmente el código EAN se obtendría escribiendo todos los códigos anteriores pero de derecha a izquierda, desde la ficha del artículo pestaña Generales: Otros códigos marcamos EAN 13 y pinchamos en el +, el SIT nos preguntará si queremos generar el código EAN13 y en caso de faltar algún datos nos indicará donde. Envases y embalajes en la ficha del artículo [GESTION : ARCHIVOS : ARTICULOS : Pestaña GENERALES]

29 Artículos Envase: continente o soporte que contiene o guarda el producto. Cualquier recipiente, lata, caja o envoltura propia para contener alguna materia o artículo. Embalaje: todos los materiales que sirven para acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar una mercancía. Pinchamos sobre el botón Envases/embalajes (carpetilla situada a la derecha de cantidad por embalaje) y se abre la ventana siguiente: En donde podemos incluir las medidas, volumen y peso, tanto del envase como del embalaje. Bien podemos crear tanto los envases como embalajes desde: GESTION COMERCIAL: MÁS: LISTAS GESTION: Envases y Embalajes,

30 Artículos Como desde la ficha del artículo, donde nos indicará que no existe y nos preguntará si queremos crearlo. Tipo de artículo [GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTICULOS : Pestaña GENERALES] Opciones: Otros, Seguro, Venta por Bonos y Control de Acceso. Venta: Es el genérico. Seguro: es para especificar que un artículo es el Seguro, este tipo de artículos no obedecen a las condiciones de "lleva IVA" de la ficha del cliente pues no llevan IVA en ninguna circunstancia y en consecuencia genera un desglose de IVA por ser este tipo de artículo. Este tipo de artículo tiene una línea adicional en el desglose de iva que se llama "Operaciones interiores exentas de IVA por art. 20". Cuando un artículo es "Suplido" no lleva ninguna línea de Desglose de IVA. Por tanto si en un documento, incluimos un Artículo Normal con 21%, un Artículo con Seguro (la casilla de iva estará en blanco) y un Artículo con Suplido en el documento aparecerá dos líneas de desglose de IVA, una por el artículo del 21% y otra por el seguro, pero el suplido no lleva desglose de IVA. Así en el 347 se identificarán las "operaciones de seguro" de manera independiente al resto de operaciones. Venta por Bonos: Caso de uso: Servicio Técnico: vende un bono de 10 horas de atención técnica aplicando un descuento del 20%. Se facturan y cobran al cliente. Luego, cada vez que se atiende al cliente en una solicitud de reparación o pedido, el programa abona automáticamente las líneas hasta que se cumple la cantidad de bonos. Realización del proceso: Marcar el artículo como Tipo Venta por Bonos. Crear un pedido de ventas con una línea con cantidades positivas (p.e. 10 ) y otra línea con las mismas cantidades negativas (p.e ). Procesar el pedido a albarán sólo de las cantidades positivas, quedando las negativas pendientes de servir.

31 Artículos Tiempo después al ejecutar las horas crearemos nuevos pedidos por las cantidades correspondientes en cada momento. Al generar el albarán, se abonan las cantidades que queden pendientes en negativo del primer pedido Control de Acceso: Estos artículos son identificados por el TPV como tipo entrada, generando un número de serie el cual es encriptado y convertido en code 128 e impreso este en el ticket. Alquileres: precisa módulo de Alquileres. Próximo costo, Margen comercial y Factor multiplicador [GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTICULOS : Pestaña GENERALES] Habiendo seleccionado la divisa de compra: "Próximo Costo" refleja el precio de coste. Este valor monetario, se utiliza sólo si para un mismo artículo quiere establecer un precio de coste y un precio de venta, con el margen correspondiente. Los Márgenes para artículos se aplican de la siguiente manera: En "Próximo Costo" escriba el precio de coste. Para la Tarifa 1 (es posible definir hasta 3 tarifas para 3 tipos de clientes), podemos indicar bien un "Factor multiplicador" respecto del próximo costo (si escribe 110, estará multiplicando por 1,10, es decir; el precio de venta será un 110% del próximo costo), o bien un margen comercial "M%", en cuyo caso establecerá el porcentaje del margen comercial, aplicado en este caso al precio de venta, no al de costo. La fórmula que SIT utiliza en este último caso es la siguiente: "Precio Venta" = "Próximo costo" multiplicado por 1,XX (donde XX es el porcentaje a aplicar al próximo costo). Como podrá observar, SIT también puede hacer el cálculo a la inversa, es decir, escriba primero el "Precio Venta" o el precio de venta "IVA Incluido", y la aplicación calcula el margen aplicado. Los campos de "Próximo Costo", "Precio Venta" y "IVA Incluido" admiten la entrada directa de fórmulas. Por último, existe la posibilidad de modificar o aplicar el margen directamente en las líneas de un presupuesto de [VENTAS: ARCHIVOS: PRESUPUESTOS]. Aplicar la fórmula directamente en el campo que está debajo del botón "Precio Unitario". Puede escribir, por ejemplo, para un margen sobre el precio de coste de un 20%: Precio coste*100/80 (estas fórmulas no admiten paréntesis y no guardan la fórmula sino su contenido). Descuentos [GESTION COMERCIAL: ARCHIVOS: ARTICULOS : Pestaña GENERALES] SIT permite aplicar un Descuento para un artículo determinado. El descuento se introduce en el campo del mismo nombre, mediante la cantidad: si queremos aplicar un 10% a este artículo, se introduce 10.