Social Intranets. Cómo sacar el máximo partido para tu Intranet del lanzamiento de SharePoint 2013, Windows 8 y de las nuevas tendencias sociales?

Transcripción

1 2013 Cómo sacar el máximo partido para tu Intranet del lanzamiento de SharePoint 2013, Windows 8 y de las nuevas tendencias sociales?

2 Resumen Ejecutivo. Si estás pensando en evolucionar y dinamizar tu Intranet para que pase de ser una Intranet estática a ser una Intranet Social, descentralizada y colaborativa, el contenido de este Whitepaper te interesa. En él veremos porqué 2013 va a ser un gran año para todos aquellos que tenemos una Intranet y queremos llevarla al siguiente estado de maduración. Es en 2013 cuando confluyen el lanzamiento de la nueva versión de SharePoint 2013 y Windows 8, además de la evolución de PiuPoint. Entre otras cosas veremos: La Intranet que viene en Una nueva intranet para una nueva forma de trabajar. Mi Intranet Social. Qué es una Intranet Social? Qué características tiene? Cuáles son los factores críticos de éxito? Cuáles son las novedades de SharePoint 2013 y PiuPoint en este aspecto? Una nueva arquitectura para tu Intranet. La arquitectura de una intranet basada en departamentos da paso a una basada en Comunidades. Espacios de Colaboración. Nuevas herramientas de colaboración y comunicación que facilitarán el trabajo en equipo y la gestión de un proyecto. Aplicaciones. SharePoint Store, un nuevo mundo de aplicaciones corporativas para tu Intranet. Búsquedas. La Integración de FAST Server dentro de SharePoint potenciará enormemente las búsquedas en tu Intranet. Governance & Compliance. Nuevas herramientas que facilitarán la gestión de tu intranet y el cumplimiento de normativas legales. Tu intranet móvil. Por fin la Intranet móvil es un hecho con SharePoint 2013 y Windows 8. Web Content Management (WCM) Cada día más, la Intranet y la web pública comparten la misma plataforma. Conoce las nuevas características de SharePoint 2013 como WCM. Automatización de procesos, Workflows La automatización de procesos es una gran manera de incrementar la productividad de tu empresa. Te enseñamos las principales novedades que se presentarán en este ámbito con SharePoint 2013 y la nueva versión de Nintex Worklfow. 1

3 Tu intranet va a cambiar en 2013 En 2013, las Intranets de muchos de nuestros clientes se convertirán en una poderosa herramienta de comunicación y colaboración que conectará la información con los usuarios y los usuarios entre sí. Un nuevo concepto de intranet más allá de la gestión documental y de procesos. Una evolución desde la intranet estática y centralizada, a la Intranet social, descentralizada y colaborativa. Intranet estática 1 a 1 Intranet dinámica 1 a "n" Intranet Social "n" a "n" Es en 2013 cuando confluyen varios factores que lo harán posible. Por una parte el lanzamiento de nuevas tecnologías que actuarán como catalizadores de este cambio. Estamos hablando principalmente de SharePoint 2013 y Windows 8, aunque también la compra de Yammer por parte de Microsoft. Creemos que son excelentes noticias para todos aquellos que queremos llevar a nuestra Intranet al siguiente estado de maduración. Por otra parte, y no menos importante, en Raona estamos percibiendo un cambio de percepción por parte de muchas empresas respecto a la utilización de herramientas de colaboración social en el trabajo. Millones de usuarios usan cada día las redes sociales en su entorno personal. Por qué no replicar estos comportamientos en la Intranet de la empresa?. Hemos podido comprobar como muchos de nuestros clientes están ya preparados para ceder parte del control de las intranets a sus usuarios, con el objetivo de mejorar la comunicación e incrementar la productividad. Sin duda es un tema que está suscitando gran interés y debate interno entre todos ellos. Incremento de productividad Trabajo en equipo Colaboración Comunicación sin barreras Satisfacción de los usuarios 2

4 En Raona, estamos preparados para ayudar a nuestros clientes a evolucionar su intranet, de una intranet estática o dinámica, a una intranet social. Como siempre, el éxito no está solo en aplicar la tecnología adecuada, sino también en cómo aplicarla. El premio a nivel Europeo conseguido a principios de este año a la mejor estrategia social sobre SharePoint, avala nuestra experiencia en este campo. Estamos ante un cambio de paradigma en donde el usuario gana protagonismo y se coloca en el centro de la Intranet. Este documento trata de destacar las principales novedades tecnológicas y funcionales que harán posible esta gran re-evolución de nuestras intranets. Su contenido es fruto del análisis realizado por nuestros expertos durante el programa de adopción temprana de estas tecnologías al que solo unos pocos Partners privilegiados hemos tenido acceso BEST EUROPEAN SOCIAL STRATEGY WINNER 3

5 La Intranet que viene A VISTA DE PÁJARO Son muchas e importantes las novedades en el mundo de las intranets que veremos el año que viene gracias al lanzamiento de la nueva versión de Sharepoint, Windows 8 y otras soluciones complementarias aportadas por Raona. Web Content Management Nuevas herramientas que facilitan la gestión de la información en el caso de que utilices tu SharePoint como plataforma web. Experiencia de usuario Un look & Feel totalmente nuevo, más visual, limpio y simple, en línea con el nuevo sistema operativo Windows 8. Compatibilidad con la mayoría de dispositivos móviles y navegadores. Movilidad. Multidispositivo- Multinavegador MyCo. Componentes y visores. "made by Raona" Multilenguaje. Publicación Cross-site. Estrategia SEO. Espacios de colaboración Aparecen nuevas herramientas de colaboración a nivel de site que facilitan el intercambio de información y el trabajo en equipo. Integración con One Note. Newsfeed de proyecto. Timeline de Tareas. Site Mailbox. Areas & Workspaces. Mi Intranet Social SharePoint 2013 incorpora poderosas herramientas de comunicación social que conectan la información de la Intranet con los usuarios y los usuarios entre sí. Follow. Microblogging. My Newsfeed. Comunidades. PiuPoint. Compliance & Governance Se incorporan nuevas herramientas que ayudan a cumplir con normativas legales y facilitan la gestión de SharePoint. Gestión centralizada de políticas. E-Descovery. Self Service Site Creation. Sharing. Governance Plan. Aplicaciones y productividad Se crea un nuevo marketplace SharePoint Store desde el cual los usuarios podrán bajarse multitud de aplicaciones. Se incorporan importantes mejoras en el área de BI, búsquedas y workflows. SharePoint Store. Skydrive-Pro. Search. Workflows en SharePoint. Business Intelligence. Nintex Worklow for SharePoint Soluciones aportadas por Raona. 4

6 Los TITULARES Déjanos jugar por un momento a ser periodistas y a sintetizar en titulares la esencia de las nuevas intranets. El usuario en el centro de la intranet La información es la que encuentra al usuario basándose en sus preferencias y prioridades. Cada usuario recibe centralizadamente, de manera automática y sin esfuerzo, cualquier actualización que se produzca en su "Universo Intranet". Tu intranet tu red social corporativa Grandes compañías dan un paso de gigante al incorporar nuevas herramientas sociales en sus intranets. Los usuarios de la Intranet pueden colaborar y trabajar en equipo de manera más eficiente. A partir de ahora, cualquier información dentro de una Intranet es susceptible de compartirse socialmente y crear conversaciones alrededor de ella, un documento, una actualización del perfil de un usuario, una pregunta en un proyecto, etc. Tu intranet se mueve contigo Una nueva forma de interactuar con tu Intranet desde tu Smartphone o Tablet Accede e interactúa con documentos, sites de equipo, comunidades o cuadros de mando desde tu Smartphone o Tablet con Windows 8. 5

7 Mi Universo Intranet En SharePoint 2013, el Mysite gana protagonismo convirtiéndoseen el centro de mando para el usuario. Desde él podrá acceder a la información, aplicaciones, sites y documentos relevantes para él. Es también el eslabón que enlaza el usuario con otros usuarios. 6

8 Raona Mi # Intranet Social Una intranet social incorpora un gran número de herramientas y servicios que mejoran la participación y colaboración de sus usuarios. La mayoría son herramientas que ya conocemos, no hay nada de nuevo en ellas. Lo realmente poderoso es su integración dentro de una Intranet. No nos olvidemos que es en la Intranet en donde confluye el conocimiento, la información y las personas. Al dotar a una intranet con estas herramientas sociales, se fomenta el intercambio de información y por lo tanto se está consiguiendo una empresa más ágil, rápida y flexible. #1 #6 #11 #16 Intranet Blogs. Búsquedas sociales. Time line o muro. Integración con herramientas sociales públicas. #2 #7 #12 #17 Intranet Wikis. I like & rating. Comunidades. Agregador de feeds. #3 #8 #13 #18 Espacios de grupo. Microblogging. Integración con redes sociales externas. Consulta desde dispositivos móviles #4 #9 #14 #19 MySite. Mensajería instantánea, voz y video. Integración con aplicaciones de negocio. Video #5 #10 #15 #20 Intranet Forums. Co-Authoring. Estadísticas de uso y participación de la red social interna. Actividad de la Red Social #21 Promoción de contenidos por el Comunity Manager 7

9 No pienses que tu Intranet tiene que incorporar todas estas herramientas para que sea social. Qué herramientas implementar depende de cada empresa y de sus objetivos. Puedes empezar poco a poco y en un ámbito acotado, por ejemplo en un departamento, o crear una comunidad para toda la empresa. Cuando despliegues este tipo de herramientas, ten en cuenta que no todos los usuarios van a lanzarse en masa a utilizarlas. En realidad, solo un pequeño grupo de usuarios lo harán activamente. Deberás tener un plan de acción para fomentar la participación de todos los usuarios. 13% 19% 15% 19% 33% 52% Creators Critics Collectors Joiners Spectators Inactives Los porcentajes muestran los usuarios que participan al menos en una de las categorías. Forrester Research En Raona, utilizamos el método POST (People, Objectives, Strategy, Technology) de la consultora Forrester. En él se crea una estrategia y definen unos objetivos para cada uno de estos grupos de usuarios. Si quieres más información al respecto te invitamos a que te descargues el WhitePaper Social Intranet desde People Objectives Strategy Technology 8

10 El lanzamiento de la nueva versión de SharePoint 2013 es una buena noticia para nuestros clientes ya que incorpora por defecto muchas de las herramientas mencionadas anteriormente. Luego analizaremos con mayor profundidad las principales. Otras ya se incluían en la versión 2010, aunque han sido mejoradas claramente en la versión 2013, como por ejemplo el Mysite, Newsfeed, búsquedas sociales, o los espacios de colaboración. Sin embargo, hay otras características, no incluidas en SharePoint, que son complementarias a éstas y que aportan gran valor a una Intranet. Todas ellas las hemos incluido en nuestra solución PiuPoint, la cual obtuvo en 2012 el premio Europeo a la mejor estrategia social para entornos SharePoint. Integración con redes sociales Personalización de experiencia de uso PiuPoint Integración con aplicaiones Entregia de implementación Integración con Redes Sociales Externas. Twitter y Facebook permiten crear cuentas privadas. Estas cuentas se diferencian de las cuentas abiertas o públicas en que solo los usuarios autorizados pueden ver su actividad. Así pues, si un usuario tiene cuenta en Twitter y en Facebook, también podrá enterarse por estas redes sociales de lo que pasa en la Intranet de su empresa. La integración con Twitter o Facebook también abre la posibilidad de que el Community Manager de la empresa pueda promocionar externamente contenidos de la Intranet que tengan interés público. Por otra parte, la unión de la Intranet con redes sociales externas permite también importar contenido interesante. En Raona por ejemplo, podemos ver en nuestra Intranet información sobre alertas de Google, cuentas de Twitter de nuestro interés, o feeds a blogs de empleados de Raona o de Partners como Microsoft. 9

11 Integración con aplicaciones. La integración de la Intranet con otras aplicaciones como el CRM o el ERP es un hecho en muchos de nuestros clientes. La novedad es tratar la información que generan estas aplicaciones (pedidos, nuevas oportunidades comerciales, etc.) como información social, compartiéndola automáticamente en el Newsfeed. Otra posibilidad es integrar la intranet con servicios externos disponibles en Internet. Por ejemplo, mediante la conexión con Klout ( podríamos hacer que apareciera en el Mysite de cada usuario su grado de influencia en redes sociales. Personalización de la experiencia de usuario. Cada cliente es único y el estándar de SharePoint no tiene porqué adaptarse al 100% a sus necesidades. En Raona adaptamos el interfaz de SharePoint a la imagen corporativa y a los requerimientos funcionales del cliente. Implementación del método POST mencionado anteriormente. De la Intranet estática a la Intranet social Intranet Estática Intranet Dinámica Intranet Social 1 a1 1 a "n" "n" a "n" Estrategia Integración Red sociales Integración Comunity manager PiuPoint Búsquedas Micro Blogging Actividad Comunidades Estadísticas 2013 Muro Video Blogs Grupos Doc Management WIKIS Voz y datos Mysite Feeds Likes Workflows Co-Authoring Herramientas Públicas APP Forums 10

12 Nuevas capacidades sociales de SharePoint 2013 Está clara la influencia que ha tenido la compra reciente de Yammer por parte de Microsoft en la nueva versión de SharePoint. Nadie sabe qué pasara con Yammer pero es previsible que esté fuertemente ligado a la versión online de SharePoint: Office 365. La comunidad está expectante por ver cómo estos dos exitosos productos se fusionan para crear una experiencia única desde el punto de vista social. Nuestra opinión es que Yammer tiene mucho que aportar a SharePoint, sobre todo en su versión cloud. Usuarios Comunidades Tag Sites Eventos FOLLOW SHARE Que quieres compartir? What s new? # Hashtags Menciones Documentos MyNewsFeed Preguntas My FOLLOWERS Usuarios Comunidades 11

13 (+) Follow y Share Es una de nuestras funcionalidades favoritas. Mediante la acción follow, cualquier usuario puede seguir, no solo a otros usuarios, si no también otros de elementos de SharePoint como por ejemplo, comunidades, palabras clave o tags, sites, documentos, etc. Una excelente manera de estar siempre informado de lo que pasa en mi Universo SharePoint. De la misma manera, mediante la opción Share se pueden compartir fácilmente elementos de SharePoint. MyNewsfeed Es el hub o concentrador de toda la información social del usuario. En cuanto a diseño, es muy parecido al muro de Facebook. Es el lugar en donde, además de consultar información, podré generar o participar en conversaciones con otras personas. Puedes consultar toda la información social y actualizaciones de tu Universo SharePoint en tu NewsFeed. La mejor respuesta, Best Reply siempre aparecerá en primer lugar, Community Sites Las comunidades son un tipo especial de "sites" creadas para que grupos de usuarios puedan compartir información alrededor de un mismo tema o área de interés. Los participantes pueden abrir conversaciones, realizar y responder preguntas, o compartir cualquier tipo de información, de una manera más amena y menos intrusiva que el . Cada comunidad tiene un moderador y los usuarios que contribuyen más a la comunidad son reconocidos con una puntuación. Cualquier usuario puede solicitar la creación de una nueva comunidad, pero es el administrador de SharePoint el que decidirá dónde ponerla y sus políticas administrativas. Una vez creada el usuario puede personalizar su aspecto y compartirla con otros usuarios a los que asignará permisos de administrador, moderador, miembro o visitante. Comparte lo que desees con la comunidad con un click. Consulta las conversaciones más populares. Información visual sobre la actividad y reputación de cada miembro de la comunidad. 12

14 Microblogging avanzado. Con SharePoint 2013 podrás hacer lo que haces en Twitter pero a nivel corporativo, lo que en el mundillo social se conoce como Microblogging. Cuando le ponemos el adjetivo avanzado detrás es porque hay tres nuevas funcionalidades que consideramos de gran interés: Menciones. Cuando quieras llamar la atención de alguien menciona el nombre del usuario como lo harías en twitter con El usuario recibirá la notificación en su Newsfeed, aunque no sea seguidor tuyo. # Hashtags. Los utilizo cuando quiero asociar un post con un tema en concreto, al igual que haría en twitter, incorporo un #hashtag. Preview de documentos y webs. Posts que contienen links a documentos muestran un preview del documento. El usuario decide con quién compartir la información. La opinión de Pablo Peris Director de la Oficina de Raona en Londres. Poner al usuario en el centro es algo más que un eslogan, funcionalidades como el nuevo newsfeed o la posibilidad de seguir (follow) a una persona, un sitio o hasta un documento permiten que sea el usuario el que decida la información que es relevante para su trabajo diario. La importancia del contenido y las facilidades para colaborar y compartir harán de las intranets de 2013 una experiencia mucho más social, mucho más cercana al usuario, que en definitiva es el propietario del contenido y el ingrediente clave para una intranet exitosa. 13

15 En 2013 las #comunidades gobernarán las #intranets Con las nuevas Intranets sociales, la Intranet tradicional estructurada por departamentos desaparecerá. En nuestro trabajo diario, no solo nos comunicamos y trabajamos con las personas de nuestro departamento. En verdad, para crear algo nuevo, innovador y original debemos crear lazos y relaciones con otras personas que complementen nuestro trabajo y tengan puntos de vista diferentes al nuestro. Esto es más fácil que se de con personas de otros departamentos, incluso de otras oficinas o países. Si estructuramos nuestra intranet por departamentos, estamos incentivando los guetos de información, es decir, levantando fronteras entre ellos que dificultarán las relaciones e intercambio de conocimientos. Además, este tipo de estructura departamental provoca lo que hemos llamado en Raona el síndrome de Diógenes documental, es decir lleva a duplicar el mismo contenido en múltiples sites de departamento, no sabiendo nunca cual es la última versión, llenando la intranet de basura documental. En la nueva Intranet Social, la estructura cambia entorno a lo que llamamos Comunidades. Estas comunidades no tienen porqué estar compuestas por personas del mismo departamento, por ejemplo, comunidad de calidad, comunidad de directores, comunidad de ventas y marketing, o de desarrollo de nuevos productos. Las comunidades tienen a su disposición dos tipos de recursos. Las áreas y espacios de colaboración. Áreas. Un área es un recurso en donde los usuarios van a consultar información, generalmente documentos. Ejemplos de áreas podrían ser contratos, facturas, propuestas comerciales, material de ventas, etc. Normalmente hay unos pocos usuarios con permisos para publicar y muchos más con permisos de consulta. En un área normalmente hay workflows de aprobación. 14

16 Espacios de colaboración. Como su propio nombre indica, su objetivo es facilitar la colaboración de sus usuarios entorno a un tema concreto. Un ejemplo muy común de espacio de colaboración es un site de proyecto. A un espacio de colaboración solo sus miembros tienen acceso. Cualquier miembro puede generar contenido. La información es en tiempo real. No suele haber flujos de aprobación para la publicación de contenido ya que se trata de documentos de trabajo en constante evolución y cambio. Por último decir que diferentes comunidades pueden compartir los mismos recursos, por ejemplo dos comunidades diferentes, pueden acceder a un mismo espacio de colaboración, por ejemplo al site de un proyecto. Community 1 Community 2 Community 3 community Resources Wall Workspace Area Area Wall Wall Area Area Area Workspace Area Area Workspace Workspace La implementación técnica de las comunidades no siempre es la misma para todas las empresas. Dependerá de su forma de trabajar y de su estrategia. Entre otras cuestiones se habrán de contestar preguntas del tipo: Cuántas comunidades debo crear? Las comunidades deben compartir recursos, áreas y espacios de colaboración? Los usuarios pueden crear comunidades? Pueden crear espacios de colaboración? Deben los recursos documentales de una empresa estar ubicados dentro de las comunidades o deben permanecer fuera de éstas? Cada comunidad tiene que tener su propio muro? y los Espacios de colaboración como el site de un proyecto? Quién gestiona los miembros de una comunidad? En base a la respuesta a estas y otras preguntas, Raona adecuará la estructura de tu Intranet social con el objetivo de fomentar la colaboración y la comunicación horizontal entre departamentos, oficinas o países, cuando éstos deban trabajar juntos alrededor de un proyecto, un problema, una nueva idea, etc. 15

17 Espacios de Colaboración en SharePoint 2013 Para que un proyecto tenga éxito, es necesario que todos los miembros del equipo tengan acceso a la misma información, que puedan colaborar eficientemente y que puedan hacer un seguimiento eficaz del estado del mismo. Como hemos visto en el apartado anterior, esto se consigue mediante la creación de espacios de colaboración, que en SharePoint 2013 incorporan interesantes novedades que ayudarán a mejorar la productividad de los equipos de trabajo. 16

18 Site de Proyecto El site de proyecto es el lugar en donde sus miembros colaboran y comparten información. En SharePoint 2013 el proceso de creación de un nuevo site se ha simplificado enormemente. El usuario puede personalizar fácilmente su estilo y diseño mediante el uso de templates, y su contenido añadiendo listas, librerías y otras aplicaciones. Timeline Una de nuestras funcionalidades favoritas es el nuevo timeline. Cualquier tarea con una fecha final prevista es añadida automáticamente al timeline que se muestra en la parte superior del site de proyecto. De esta manera todos los miembros del equipo pueden ver el calendario global del proyecto y donde sus tareas encajan en el mismo. Estas tareas se pueden sincronizar My Tasks Llevar un seguimiento de las tareas de un proyecto puede ser sencillo, pero si trabajas a la vez en varios proyectos, la tarea se complica. Para evitar que el usuario tenga que visitar todos los Sites de sus proyectos, se ha creado un concentrador de tareas llamado My Tasks en el que puede ver todas las tareas centralizadamente ordenadas por proyectos, y en un timeline personal. Las tareas del My Tasks pueden sinconizarse con las tareas de Outlook. Block de notas Al crear un site de proyecto, una de las aplicaciones que vienen integradas por defecto es un Block de notas con OneNote, el cual está alojado en la nube. Esto simplifica la colaboración permitiendo a múltiples usuarios trabajar a la vez en un mismo documento, el llamado Co-authoring. Aunque esta funcionalidad ya estaba disponible en Office 2010, se ha mejorado su integración con SharePoint y especialmente dentro de los sites de proyecto. Site Mailbox Una de nuestras aplicaciones favoritas por su sencillez y utilidad es el Site Mailbox. Es un buzón de correo que comparten todos los miembros de un equipo. Cada vez que envíes un correo relacionado con un proyecto, CC a la dirección de correo del site, y éste quedará almacenado y disponible de manera centralizada para todos los miembros del equipo. 17

19 Aplicaciones en SharePoint 2013 Con el lanzamiento de esta versión, Microsoft ha querido abrir a sus Partners el desarrollo de aplicaciones para SharePoint y Office. Así pues, a partir de ahora, los clientes tendrán la posibilidad de utilizar, no solo las aplicaciones desarrolladas por Microsoft e incluidas dentro de SharePoint, si no también otras aplicaciones de terceros disponibles en la nube, en el recién creado SharePoint Store. Estas aplicaciones pueden utilizar una amplia variedad de tecnologías como ASP.NET, HTML5, JavaScript, PHP, etc. A diferencia de las versiones anteriores, las nuevas aplicaciones deben instalarse en otro servidor que no sea el de SharePoint o en la nube, en Windows Azure, para evitar la sobrecarga, mejorar el rendimiento y la seguridad de SharePoint. SharePoint Store Site del proyecto My Site My Blog My Pictures My Tasks 18

20 Búsquedas en SharePoint 2013 En SharePoint 2013, el sistema de búsqueda se ha potenciado gracias a la total integración de FAST Search Server. Ya no es necesario realizar una instalación separada de FAST Search Server, ya que combina las características de éste con la búsqueda por defecto de SharePoint. Así pues, la nueva búsqueda de SharePoint 2013 es mucho más potente que en anteriores versiones. Se pueden configurar diferentes fuentes de contenido fuera de SharePoint e integrar los resultados de manera transparente para los usuarios. Una nueva opción es la de rastreo continuo de nuevo contenido (crawling), la cual permite que un nuevo documento subido a SharePoint aparezca en los resultados de búsqueda casi inmediatamente. Además, SharePoint 2013 sugiere términos de búsqueda basados en búsquedas similares realizadas por otros usuarios. La presentación y la navegación por los resultados de búsqueda también han sido mejoradas, ya que los usuarios tienen una vista previa de los documentos y pueden refinar los resultados mediante la aplicación de filtros. 19

21 Governance &Compliance En la mayoría de nuestros clientes SharePoint ha crecido enormemente, pasando de ser un gestor documental a un entorno de colaboración global para toda la empresa. Esto ha supuesto un gran reto para la gestión o gobierno de la plataforma. Gestión centralizada Control estricto GESTIÓN Gestión descentralizada CONTROL DE LA INFORMACIÓN Colaboración abierta Políticas estrictas de desarrollo EVOLUCIÓN Y DESARROLLOS + libertad para creación Encontrar el equilibrio entre la flexibilidad y el control, siempre ha sido difícil. SharePoint 2013 aprovecha las nuevas herramientas sociales mencionadas anteriormente para crear una comunicación más fluida entre los usuarios finales y los administradores. De esta manera, IT sigue manteniendo el control para gestionar el crecimiento y aplicar las políticas establecidas en el plan de gobierno, a la vez que se agiliza la respuesta a las necesidades de los usuarios. Mediante esta funcionalidad, cualquier usuario puede compartir un site con otros usuarios, aunque éstos no tengan permisos de acceso. Todas las peticiones de acceso las reciben los administradores centralizadamente para su gestión. Cuando un usuario visita un site o un documento del cual no tiene permisos, puede realizar su petición, explicando porqué necesita acceso mediante una notificación al dueño del site. Incluso se puede abrir una conversación entre los dos si fuera necesario. SHARE 20

22 Self Service Site Creation En SharePoint 2013 los usuarios finales pueden crear sus propios sites descargando a los administradores de gran parte de ese trabajo. Políticas a nivel de Site. SharePoint 2013 permite la gestión de políticas a nivel de site, lo que implica que una vez definidas y asociadas al site, se aplican automáticamente. Las principales políticas son las de retención del contenido, incluyendo los buzones de correo asociados, o las que definen cuando un site debe cerrarse o expirar. E-Descovery Solution SharePoint 2013 incluye una nueva funcionalidad especialmente útil en el caso de auditorías de contenido. Esta solución permite crear un site para un caso, (por ejemplo una auditoría legal), buscar contenido relacionado con éste y almacenar los documentos con la versión que había en el momento de la auditoría. Los resultados se pueden exportar a un formato XML si fuera necesario. 21

23 Movilidad y en SharePoint 2013 No podemos tratar de la misma manera la movilidad en un entorno corporativo que en un entorno de consumo. Aunque puede haber algunos elementos comunes, existen importantes diferencias. Microsoft lanza al mercado su nuevo sistema operativo Windows 8, diseñado desde un inicio para satisfacer los requerimientos del mercado empresarial. Seguridad. Garantía de confidencialidad de la información mediante la aplicación de las políticas de seguridad corporativa. Información Push. La información debe llegar a los usuarios sin que tengan que ir a buscarla, notificaciones, alertas, noticias, indicadores, etc. Integración. Integración con los sistemas corporativos y disponibilidad de aplicaciones de negocio. Polivalencia. El mismo dispositivo cuando estás dentro de la oficina como PC y fuera como Tablet, como por ejemplo la nueva Surface Tablet de Microsoft. Interfaz táctil. El interfaz de Windows 8 facilita la interacción con las aplicaciones móviles y la información. También permite interactuar con el mouse. Cloud. Posibilidad de integrar con servicios y aplicaciones en la nube. 22

24 Por lo que refiere a SharePoint 2013, los usuarios móviles podrán utilizar todas las capacidades de SharePoint. SharePoint 2013 ofrece una mejor navegación para smartphones o tablets con sistemas operativos Android e ios (Apple), además de por supuesto Windows Phone y Windows 8. Mediante la optimización de SharePoint para navegadores móviles (Mobile IE9, Windows Phone 7.5, Iphone 4.0, Safari 4.0 o versiones posteriores) y al uso de la tecnología HTML5, se mejora enormemente la experiencia de uso. Ya es posible ver e interactuar con contenido de Business Intelligence en Tablet, como cuadros de mando realizados en Performance Point, Excel Services o SQL reporting services. Otra mejora significativa es la flexibilidad que ofrece SharePoint 2013 para crear diferentes diseños optimizados para diferentes dispositivos. Por último, SharePoint 2013 soporta geolocalización, lo que permitirá su uso en el desarrollo de aplicaciones que exploten esta característica. 23

25 Web Content Management Cada día, más y más clientes utilizan SharePoint como plataforma web. La nueva versión de SharePoint incorpora importantes mejoras para crear web sites cada vez más atractivas y fáciles de mantener y actualizar. Multi-dispositivo y Multi-Navegador. Se pueden generar diferentes diseños optimizados para diferentes navegadores y dispositivos. SEO Se incluyen herramientas para mejorar la navegación y la optimización del site para su posición en buscadores, SEO. E-Commerce Se incorporan nuevas funcionalidades que facilitan la gestión de catálogos de productos para comercio electrónico Publicación Cross-Site Permite publicar el mismo contenido en varios sites a la vez. Cuando el contenido inicial es modificado se cambia automáticamente en el resto de sites facilitando así su mantenimiento. Multi-Lenguaje SharePoint 2013 tiene un servicio de traducción integrado que permite a los autores de contenido exportarlo para su traducción manual o automática con el servicio SharePoint Translation Services. 24