Desarrollo de un Business Case para justificar un Proyecto de Inversión

Transcripción

1 Desarrollo de un Business Case para justificar un Proyecto de Inversión

2 Qué buscan los Tomadores de Decisiones? Los tomadores de decisiones desean asegurarse de que las decisiones que toman son las correctas y proporcionarán los resultados esperados... Qué buscan los Tomadores de Decisiones: o Cortos Tiempos para el logro de Beneficios o Bajo/Justo Costo Total de los Proyectos o Habilitar el Crecimiento y Agilidad o Riesgos o Resultados del Business Case (ej., Retorno sobre la Inversión - ROI) o Autosuficiencia y Gente Preparada o Simplicidad o Aprovechamiento de la Organización o Fundaciones para la Mejora Continua Soluciones que sean: o Apropiadas o Justificadas o Implementables o Sustentables

3 Algunas cosas debieran ser obvias En ciertos casos, el Business Case para hacer algo simplemente se trata de es necesario hacerlo sentido común Desafortunadamente, el sentido común es muchas veces el menos común de los sentidos

4 Qué es un Business Case? Definición de Business Case Un Business Case es parte de los entregables de un proyecto, generado previo al inicio de la implementación del mismo El Business Case responde a una necesidad de la empresa que el proyecto busca satisfacer. Incluye: o Razón(es) del proyecto o Beneficios esperados y métricas claves o Opciones consideradas (con las razones para el rechazo o aprobación de cada opción) o Costos / Inversiones esperados o Análisis financiero o Supuestos principales o Riesgos esperados o Cronograma de implementación o Próximos pasos La comparación entre la situación base" y el proyecto propuesto define la justificación

5 Qué es un Business Case? En su forma más simple, un Business Case se trata de justificar la inversión requerida en función del valor potencial de creación Business Case = Valor Agregado Inversión Requerida El Valor Cuantitativo y Cualitativo y los componentes de Inversión deben tenerse en cuenta para desarrollar un Business Case

6 Qué significa Valor Agregado? Hay distintas formas de crear Valor, y todas deben ser tenidas en cuenta en un Business Case Facturación Crecimiento Incrementar Calidad Estos Servicio Flexibilidad Valor = Riesgos Tiempos Costos Capital de Trabajo Impuestos Estos

7 Activos y Pasivos Gastos e Ingresos Cuáles son los drivers que afectan el ROI? Incrementar Facturación Costo de Bienes Vendidos Costo de Ventas Costos Logísticos Costos Administrativos Incrementar Margen Bruto Costos Operativos Impuestos Incrementar Margen Operativo Neto Antes de Imp. Pago Intereses Incrementar Ingresos Netos Estos son los Drivers que impactan en el Business Case Incrementar Retorno sobre Inversión (ROI) Depreciación Capital de Trabajo Activos Fijos Capital Neto % Costo de Capital Costo de Capital

8 Beneficios Intangibles Si bien los beneficios intangibles son difíciles de cuantificar, no hay razón para valorarlos en cero en un análisis de gastos de capital. El cero es, al fin, no menos arbitrario que cualquier otro número. Contadores conservadores que asignan valor cero a muchos beneficios intangibles prefieren estar equivocados con precisión para ser imprecisamente correctos. Los gerentes no deben seguir su ejemplo. - Robert Kaplan, Harvard Business School En conclusión Es un beneficio o no? Si lo es, cuantifíquelo, aunque sea en forma imprecisa.

9 Cuáles son los costos involucrados? Los distintos componentes de costos involucrados debe ser definidos y calculados Costos Logísticos Totales Ilustrativo Costos de Transporte Costos de Mano Obra Costos de Sistemas Costos de Inventario Costos de Infraestr. Otros Costos Entrada Salida Inter- Bodegas Rutas de Distribución Devoluciones Costos Flota Mantenimiento Arriendo Gasolina Peajes Impuestos Seguros Cendis Directa Indirecta Soporte Operaciones Directo Indirecto Indemnizac. Capacitación WMS WCS TMS LMS ERP Otros Sistemas de Ejecución y Planeación de Cadena de Suministro Costo Producto Inventario- Compras Cantidades Descuentos Fletes Otros Centros de Distribución Servicios de Apoyo Costo Tierra Mantenim. Parques Edificios Equipamiento Equipos de Manejo de Materiales Servicios Eléctrico Gas Agua Servicios Profesionales Costos de Transición Personal Materiales Inventario Apertura/Cierre Edificios Impuestos Aranceles IVA Renta Otros Seguros Propiedad Responsabilidad Incentivos Contingencias

10 Por qué las Compañías invierten en Logística? En general existen 2 razones típicas para proyectos logísticos estratégicos y de diseño e implementación de Centros de Distribución 1. Re-alineación con Cambios en el Negocio 2. Cambio del trade off Costo vs. Servicio Dónde estamos Cambio requerido en Capacidades Dónde debemos estar Nivel de Servicio Mejora Servicio T 2 Reducción Costos T 1 Cambios Negocio Crecimiento en Volumen (o Reducción) Nuevos Clientes Cambios en Requerimientos de Clientes Cambios en capacidades de distribución Nuevos Servicios Nuevos Mercados / Áreas Geográficas Cambios en portafolio de productos Fusiones y Adquisiciones Decisión de tercerización o insourcing de operaciones Ejemplos Objetivos Negocio Costos Logísticos Racionalización de Inventarios Minimización Costos de Transporte Ejemplos Minimización Costos de Infraestructura Minimización Costos de Mano de Obra Minimización Costos Administrativos / Planeación Minimización de Impuestos Minimización de nivel de errores Incremento de Fill Rate Incremento de Flexibilidad Incremento de Seguridad

11 Enfoque del Business Case Preguntas Clave Una serie de preguntas clave que deben ser respondidas para definir el enfoque de Business Case... Cuál es el enfoque, roles y responsabilidades? Por qué se está realizando el proyecto? Qué define el éxito del proyecto? Cuáles son los Indicadores para la justificación? Preguntas del Business Case Cuál es el resultado esperado? Qué drivers justificarán el proyecto? Cuál es la situación base para justificar el proyecto?

12 Preguntas Clave (continuación) Debemos definir por qué se está realizando el proyecto y qué define el éxito del mismo Por qué se está realizando el proyecto? o Habilitar crecimiento (ej. limitaciones capacidad, adquisiciones)? o Habilitar cambios (ej. Nuevos canales, cobertura geográfica, cambios en perfil de pedidos de clientes)? o costos (ej. eficiencia, consolidación, tercerización, reducción de inventarios (capital de trabajo), transporte)? o Combinaciones? Qué define el éxito del proyecto? o Logro de Capacidades (capacidad, productividad, servicios, etc.)? o Costos (ej. costo por unidad)? o Velocidad de implementación? o Facilidad de Implementación? o Otros?

13 Preguntas Clave (continuación) Tenemos que saber que esperar del proyecto y cuál es la situación base para comparar distintas alternativas Cuál es el resultado esperado (cuál es la hipótesis)? o Instalaciones Actuales: Mejoras operacionales, cambios operativos (ej. servicios), expansión, reingeniería, combinación? o Nuevas Bodegas: Incrementar capacidades (SKUs, Volúmenes, Almacenamiento), consolidación de operaciones existentes, etc.? o Viabilidad de Tercerización (parcial o total) de operaciones? Cuál es la situación base para justificar el proyecto? o Enfoque actual (equipamiento, procesos, sistemas, mano de obra) extrapolado para soportar el crecimiento? o Alternativas manuales o de mínima tecnología (equipamiento, procesos, mano de obra) extrapolado para soportar crecimiento? o Tercerización parcial o total de operaciones? o Otros?

14 Preguntas Clave (continuación) Debemos saber cuáles son los drivers de valor que justificarán el proyecto y los indicadores a medir? Cuál es la base para la justificación (drivers de valor)? o Reducción de costos (ej. costo por unidad)? o Margen operativo incremental? o Reducción de costos de transporte? o Ahorro de inventarios por cross docking? o Cumplir con un presupuesto pre-definido? o Costo más bajo? comparado con qué? o Otros? De ser así, qué parte de este valor es posible asociar con el proyecto logístico? Cuáles son los indicadores de justificación del proyecto? o Tasa mínima de retorno? o TIR? o Período de Repago? o VAN? o Flujo de caja descontado? o Otro?

15 Preguntas Clave (continuación) Debe haber un claro entendimiento respecto a cómo va a desarrollarse el Business Case Cuál será la metodología, roles y responsabilidades para el desarrollo del Business Case? o Quién hará qué cosa? o Cómo será comunicado el Business Case y por Quién? Plantillas existentes para desarrollo de Business Case? Presentación a la Junta Directiva? Otros? o Qué metodología y enfoque se utilizará? Business Case todo incluido (inversiones esperadas y retorno asociado)? Proveer componentes del Business Case (ej. Equipamiento, Sistemas, Mano de Obra)? Las respuestas a estas preguntas clave que proporciona una base sólida para el desarrollo de un Business Case

16 10 Principales Razones de Fracaso de Proyectos! Desafortunadamente, el mundo cuenta con muchos proyectos que no han sido exitosos estas son las 10 principales razones: 1. La falta de apoyo de la Alta Dirección. 2. Demasiado trabajo, muy pocos recursos, sin tiempo suficiente y con limitaciones presupuestarias. 3. La falta de miembros del equipo dedicados y conocedores del proyecto con clara responsabilidad y empoderamiento. 4. Falta de metodología, documentación, reportes y planes probados. 5. Trabajo en "Silos", falta de integración de flujos de trabajo, con impacto en gente, procesos, tecnología y activos. 6. La falta de participación transversal y del usuario final no se cuenta con voces y visiones (lentes) de las distintas áreas de la empresa. 7. Cronograma del proyecto y el alcance no está bien definido o administrado. 8. Falta de Planes de Transición a tiempo. 9. Expectativas sin alineación referentes a las aplicaciones (ERP, WMS, WCS, etc.). 10. Falta de voluntad y/o capacidad de cambiar el status quo.

17 Resumen Conclusiones de la presentación El Business Case debiera basarse en el Retorno sobre la Inversión (ROI) o En general se pone mucho foco sobre la I (Inversión) y un menor tiempo es dedicado a analizar la R (Retorno) o Los tomadores de decisiones se van a enfocar en la R (Retorno sobre el Capital Invertido) deben creer y apoyar el valor de los factores involucrados en la R o Ejemplo: En un proyecto de 8 años de vida útil que tiene un repago simple de 2 años, un error del 10% en el cálculo de la R es igual a un 40% de error en la I es importante dedicarle suficiente tiempo a validar el cálculo de las Rs! En última instancia, un Business Case se enfoca en ayudar a los responsables de las empresas a la toma de las mejores decisiones Una vez aprobado el proyecto, el foco debe orientarse a garantizar el cumplimiento de dicho Business Case!

18 Acerca de Fortna Fortna diseña, implementa y soporta soluciones de Cadena de Suministros, garantizando soluciones exitosas, compartiendo riesgos con sus Clientes Algunas Cifras Más de 240 asociados en el mundo Gerencia Sólida de Mucha Antigüedad Alta solidez financiera Herramientas Propietarias Líderes Soporte 24/7/365 80% de los Ingresos responde a Clientes Previos Alta Satisfacción de sus Clientes Nashville Reading Cleveland Atlanta Ubicaciones La Promesa de Fortna Foco en objetivos del negocio Garantía de cumplimiento del Business Case Responsabilidad sobre las soluciones Acuerdos de riesgo compartido Mayor aprovechamiento de su gente Brindando autosuficiencia en su organización Simplicidad y Flexibilidad Panama City Bogota Caracas Johannesburg

19 Información adicional sobre los servicios y herramientas discutidos se encuentra disponible en Para mayor información: Juan Recondo Vice Presidente LATAM Teléfono: JuanRecondo@fortna.com Web-site: