UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Transcripción

1 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 26 A02 ACTAS A02.04 Actas de Comisión Asesora de Relaciones 1 4 X X Institucionales A02.15 Actas de Comité de Evaluación Administrativa 4 4 X X A02.22 Actas de Comité de Relaciones Laborales 4 4 X X A02.29 Actas de Comité Interno de Asignación y 4 4 X X Reconocimiento de Puntaje (CIARP) A02.48 Actas Operador Externo 4 4 X X A02.84 Actas de Comité Paritario de Seguridad y Salud en 2 4 X X el Trabajo Inscripción de COPASST Acta comité de salud ocupacional Acta de apertura Acta de escrutinio

2 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 2 de: 26 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 2 8 X X Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación (si aplica) Listado de tiras de pagos y resumen Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes) Resoluciones de nombramiento, cancelación y modificación Novedades Liquidación A11 AUXILIOS A11.01 Auxilio Educativo 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud funcionario Certificaciones de colegios Listados A11.02 Auxilio Funerario 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Carta solicitud Factura funeraria original

3 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 3 de: 26 Certificado de defunción autenticado Fotocopia cédula de la persona fallecida Fotocopia cédula del solicitante Orden de pago Resolución A12 AUTORIZACIÓN CONTRATACIÓN EXTERNA 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo y se puede Autorización del sistema consultar en el sistema A13 APORTES SEGURIDAD SOCIAL 30 8 X X Liquidaciones Reportes B01 BECAS B01.04 Becas IPRED 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud Certificado de dependencia Certificación laboral tiempo y salario Relación al IPRED

4 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 4 de: 26 B01.05 Becas de Sostenimiento 2 8 X X Listados de tiras de pagos y resumen Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes) Resoluciones de nombramiento, cancelación y modificación Novedades Liquidación C03 CERTIFICADOS C03.03 Certificados de Ingresos y Retenciones (Acumulados) 2 8 X X Se elimina porque pierde valor administrativo Reportes C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se eliminan porque pierden valor administrativo C07 CONCURSOS

5 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 5 de: 26 C07.01 Concursos Administrativos 3 4 X X Se elimina porque una vez terminado el concurso, los Copia Resolución de Convocatoria documentos de los vinculados quedan en la historia Avisos laboral Listado de aspirantes que cumplen requisitos Pruebas (técnica, psicotécnica, examen físico y entrevista) Carta de citación a pruebas y entrevistas Resultados de pruebas Recursos y respuestas a los mismos Listado de elegibles Copia de Resolución de declaración de concurso desierto (si aplica) C09 CONTRATACIÓN C09.08 Orden de Compra 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería RUT Cotizaciones Pólizas (si aplica) Factura

6 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 6 de: 26 C09.10 Orden de Pago 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería RUT Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería RUT Factura o cuenta de cobro Fotocopia de afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería RUT Cotizaciones Pólizas Acta de inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta de obra no prevista Acta de liquidación

7 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 7 de: 26 Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C10 CONVENIOS C10.10 Convenios Inglés 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Carta solicitud de Inglés Firma de compromiso Listado de inscritos Listado de notas C12 CUOTAS PARTES PENSIONALES 10 0 X Se elimina porque pierde valor contable y administrativo Cuentas de cobro y en tesorería se evidencia los pagos Actas de cruce de cuentas Acuerdos de pago Resoluciones de contabilización de deudas de las objeciones presentadas a los cobros de cuotas partes

8 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 8 de: 26 C16 CURSOS PREICFES 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Certificado de culminación del curso Registro D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X Se elimina porque pierde vigencia E07 EXPEDIENTE PENSIONADOS CAPRUIS P 0 X Certificaciones de tiempos laborados Resolución de reconocimiento de pensión Registro civil o partida de bautizo Fotocopia cédula de ciudadanía Resoluciones de reajustes G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdos de pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica) H04 HISTORIAS LABORALES

9 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 9 de: 26 H04.01 Historias Laborales Personal Administrativo X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la terminación del contrato Acto Administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Oficio de notificación del nombramiento Oficio de aceptación del nombramiento o contrato de trabajo Registro Civil de nacimiento Fotocopia de los documentos de identificación Fotocopia de la tarjeta profesional (para profesionales) Formato Único de Hoja de Vida Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Acta de posesión Copia del memorando dirigido al Jefe inmediato sobre la fecha de posesión Formato de documentos presentados para la vinculación Certificado médico de ingreso Declaración juramentada sobre existencia o no de procesos pendientes de carácter alimentario Declaración juramentada de la identificación de los bienes y rentas Certificado de hemoclasificación

10 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 10 de: 26 Formularios de afiliación a seguridad social Evaluación del periodo de prueba Evaluación del desempeño Actos Administrativos que señalen situaciones administrativas del funcionario: suspensión, insubsistencia, destitución de vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera, entre otros. Acuerdos sobre reconocimientos Copia de diligencias de posesión en otros cargos administrativos Copia del contrato de la comisón de estudios Pagaré de respaldo a la comisión de estudios Modificaciones al contrato y/o pagaré Carta de reintegro de la comisión Hoja resumen de la producción intelectual (formulario de control) Carta del Comité de Evaluación Administrativo sobre el reconocimiento o negación del puntaje Carta de confirmación de pago anual de cesantías Copia de la carta de aceptación de la renuncia

11 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 11 de: 26 Resolución de aceptación de la renuncia Resultados de exámenes de retiro emitidos por la E.P.S. Copia de la carta de solicitud de pensión ante la AFP Solicitud de la AFP del bono pensional o cuota parte Resolución de reconocimiento del bono pensional Copia del Acto Administrativo de la AFP reconociendo la pensión Copia de la Resolución de la pensión convencional, en el caso de Trabajadores Oficiales Resolución de reconocimiento de las cesantías definitivas Copia del reporte de periodos de afiliación a pensión Carta del funcionario declarando que no se encuentra incurso en incompatibilidades para acceder a la pensión Carta y soporte de sustitución en vida Paz y salvo con la Universidad Constancia de devengados y descuentos para efectos de las prestaciones sociales año a año Formato solicitud de cesantías Documentos soportes para el pago de cesantías según el caso Comunicación autorizando el pago de cesantías

12 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 12 de: 26 H04.02 Historias Laborales Docente Planta X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la terminación del contrato Acto Administrativo de nombramiento Soportes del concurso docente Acta de evaluación para personal docente (sueldo de enganche) Carta de notificación del nombramiento (carta de ofrecimiento) Oficio de aceptación del nombramiento Registro Civil de nacimiento Fotocopia de los documentos de identificación Fotocopia de pasaporte (para Extranjeros) Visa de trabajo para la UIS (para Extranjeros) Matrícula o permiso de trabajo (para Extranjeros) Fotocopia de la tarjeta profesional Formato Único de Hoja de Vida Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Oficio o recibo de pago de Estampillas Pro-UIS Acta de posesión Copia del memorando dirigido al Director de la Escuela sobre la fecha de posesión

13 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 13 de: 26 Carta de autorización de descuentos salariales por no cumplimiento del año de servicio Carta de autorización de gastos de representación Formato de documentos presentados para la vinculación Certificado médico de ingreso Declaración juramentada sobre existencia o no de procesos pendientes de carácter alimentario Declaración juramentada de la identificación de bienes y rentas Certificado de hemoclasificación Formularios de afiliación a seguridad social Actos Administrativos que señalen situaciones administrativas del funcionario: suspensión, insubsistencia, destitución, comunicaciones de vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, pago de prestaciones, entre otros. Evaluación del periodo de prueba del docente Evaluación del desempeño Copia de los certificados de participación o asistencia a actividades de formación continua (seminarios, cursos, talleres, etc.)

14 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 14 de: 26 Copia del contrato de la comisión de estudios Pagaré de respaldo a la comisión de estudios Modificaciones al contrato y/o pagaré Carta de reintegro de la comisión Resolución de otorgamiento de Año Sabático Contrato y pagaré de Año Sabático Actos Administrativos de reconocimientos Copias de Diligencias de Posesión en otros cargos administrativos Resultados de la Evaluación Docente por: Director de Escuela, Estudiantes, Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión y la Autoevaluación Hoja resumen de la producción intelectual (formulario de control) Carta del CIARP sobre reconocimiento o negación del puntaje Carta de conceptos de trabajos académicos Cartas de notificación de disfrute de vacaciones y solicitud de acumulación de las mismas Autorización de licencias asociadas al rendimiento laboral o llamados de atención, inclusive actos de levantamiento

15 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 15 de: 26 Manifestaciones expresas del funcionario sobre modificación salarial Carta de confirmación de pago anual de cesantías Carta autorizando la sustitución de pensión Carta de aprobación de cesantías parciales Copia de la carta de renuncia Copia de la carta de aceptación de la renuncia Resolución de aceptación de la renuncia Resultados de exámenes de retiro emitidos por la EPS Copia de la carta de solicitud de pensión ante la AFP Solicitud de la AFP del bono pensional o cuota parte Resolución de reconocimiento del bono pensional Copia del Acto Administrativo de la AFP reconociendo la pensión Resolución de reconocimiento de las cesantías definitivas definitivas Copia del reporte de periodos de afiliación a pensión Carta del funcionario declarando que no se encuentra incurso en incompatibilidades para acceder a la pensión Carta y soporte de sustitución en vida Paz y salvo con la Universidad

16 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 16 de: 26 Constancia de devengados y descuentos para efectos de las prestaciones sociales año a año Formato solicitud de cesantías Documentos soportes para el pago de cesantías según el caso Comunicación autorizando el pago de cesantías H04.03 Historias Laborales Docente Cátedra X X El tiempo de retención se cuenta a partir de la termi- Formato Único de Hoja de Vida nación del contrato Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Certificaciones laborales Fotocopia de los documentos de identificación Fotocopia de pasaporte (para extranjeros) Fotocopia de visa de trabajo para la UIS (para extranjeros) Fotocopia de la tarjeta profesional Copia de afiliaciones a seguridad social Contrato laboral por semestre académico Solicitudes y respuestas de cambio de categoría Evaluaciones docentes Copia de los certificados de participación o asistencia a

17 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 17 de: 26 actividades de formación continua (diplomados, seminarios, cursos, talleres, etc.) Hoja resumen de la producción intelectual (formulario de control) Carta del CIARP sobre reconocimiento o negación de puntaje asociadas al rendimiento laboral o llamados de atención, inclusive actos de levantamiento Copia de la carta de renuncia Copia de la carta de aceptación de la renuncia H08 Historia Ocupacional 5 15 X X Pasados 15 años en el archivo central se microfilma y Certificado de aptitud laboral se elimina el soporte papel Formato único de reporte de accidentes de trabajo y enfermedad profesional Mediciones ambientales y otros Mediciones generales de afectación al trabajador Recomendaciones medicas en casos clínicos Conceptos de la ARP y juntas de calificación de invalidez Actas y planes de intervención Análisis de puestos de trabajo y reportes

18 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 18 de: 26 I01 INFORMES I01.02 Informes a Entes de Control 2 3 X Se elimina porque la información queda reflejada en Solicitud Respuesta I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato N01 NOMINAS N01.03 Nomina Profesores Cátedra 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y Listados de tiras de pagos y resumen se elimina el soporte papel Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes) Listado Maestra Listado de reporte de tiempos trabajados Liquidación

19 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 19 de: 26 N01.05 Nomina Jubilados 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y Listados de tiras de pagos y resumen se elimina el soporte papel Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes) Listado Maestra Listado de aportes a Seguridad Social N01.07 Nomina General 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y se elimina el soporte papel Listados de tiras de pagos y resumen Listados acumulados (devengados, deducidos, aportes) Listado Maestra Listado de Aportes a Seguridad Social N02 NOVEDADES DE NOMINA 2 8 X X Pasados 8 años en el archivo central se microfilma y se elimina el soporte papel Copia de Actos Administrativos (nombramientos, renuncias y comisiones) Autorización de descuentos Formato de horas extras Informe de incapacidades Certificados para modificación de retención en la fuente

20 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 20 de: 26 N04 NOVEDADES CONTRATACIÓN EXTERNA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Reporte P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P09 PROGRAMAS P09.20 Programa de Inspecciones 2 4 X X Porque pierde valor administrativo Listas de chequeo Informes P09.25 Programa de Formación 5 5 X X Plan de formación Resumen de asistencia

21 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 21 de: 26 Eficiencia de la formación Informe del plan de formación P09.29 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Tra- 2 4 X X bajo Registro de asistencia Informe de Práctica Actas P09.30 Programa de Vigilancia Epidemiologica de Salud 2 4 X X Mental Plan de actividades Registro de asistencia Consentimiento informado Informe P09.31 Programa de Prevención y Protección Contra Caídas 2 4 X X en Alturas

22 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 22 de: 26 Plan de actividades Registro de asistencia Inspección de seguridad Formatos de permiso Informe P09.32 Programa para la Prevención y Atención de Emergen- 2 4 X X cias Plan de Actividades Registro de asistencia Inspecciones de Botiquines, Extintores y Camillas Mantenimiento y recarga de extintores Revisiones gabinete contra incendio Revisión red hidraúlica contra incendio (Hidrantes) Brigadas de emergencia Informes P09.33 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la Pre- 2 4 X X vención y Control de enfermedades Asociados al Ri-

23 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 23 de: 26 esgo Químico Plan de actividades Registro de asistencia Informes P09.34 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la 2 4 X X Prevención de Riesgo Biológico Plan de Actividades Registro de asistencia Registro de vacunación Informes P09.35 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la Pre- 2 4 X X vensión y Control de Riesgo Biomecánico en Entornos Laborales Plan de Intervención Registro de asistencia Consentimiento informado

24 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 24 de: 26 Informe P09.36 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la Pre- 2 4 X X vensión y Control de Alteraciones Auditivas Asociadas al Ruido Laboral Plan de Actividades Registro de asistencia Informe P09.37 Programa de Vigilancia Epidemiológica para la Pre- 2 4 X X vensión y Control de Alteraciones en la Voz Plan de Actividades Registro de asistencia Informe P09.38 Programa Entrega y Uso de Elementos de Protección 2 4 X X Personal Registro de asistencia Verificación de uso de EPP

25 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 25 de: 26 Verificación de uso de EPP Informe P11.08 Proyecto Bienestar y Mejoramiento de la Calidad de 3 1 X X Vida Muevete UIS Acondicionamiento Físico Celebraciones Especiales Empleado Administrativo Integración Docente Acompañamiento a Funcionarios Etapa Pensional a Plenitud Gracias por sus servicios P11.09 Proyecto de Mejoramiento de Clima Organizacional 3 1 X X Aplicación del Instrumento Ejecución de Planes de Intervención Conferencias Magistrales Formatos de Asistencia Evaluaciones de Reacción

26 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 26 de: 26 P11.10 Proyecto Mecanismos para la Resolución Pacifica de 10 1 X X Conflictos Promoción de los Mecanismos Atención de Casos (-Formatos-Actas) Plan de Formación de Mediadores Informe Anual de Resolución Pacifica P11.11 Proyecto de Valores Institucionales 3 1 X X Estrategia Publicitaria Informe Anual de la Promoción del Valor S05 SOLICITUDES DE ASOCIACIONES 4 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud Autorización