CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: PERIODO DE PRODUCCIÓN 1.

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1 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: PERIODO DE PRODUCCIÓN 1. TABLA DE RETENCION APROBADA MEDIANTE ACUERDO AGN 025 DE No fue adoptada por acto administrativo. Estas tablas fueron elaboradas con base en la estructura definida en el Decreto 1738 de agosto 3 de 1994 Oficina productora: Experto Comisionado - Coordinación General Unidad Administrativa. Código de la oficina: ACTAS ACTAS COMITÉ DE EXPERTOS * Actas de comité de expertos * Citación * Orden del día 2.12 CONTRIBUCIONES ESPECIALES CONTRIBUCIONES ESPECIALES * Carta solicitud información * Estados financieros empresas * Estudio * Formato de liquidación * Resolución * Oficios de notificación * Edictos INFORMES INFORMES DE ACTIVIDADES * Informes del Coordinador General Oficina productora: Coordinación ejecutiva. Código de la oficina: CONSECUTIVOS DE CORRESPONDENCIA CONSECUTIVOS DE CORRESPONDENCIA * Interna * Externa CONTROL DE CORRESPONDENCIA CONTROL DE CORRESPONDENCIA * Control de archivo de correspondencia * Control derechos de petición * Control recursos interpuestos INFORMES INFORMES DE ACTIVIDADES * Informe * Solicitud de presentación INFORMES INFORME DE PROYECTOS APROBADOS * Informe * Solicitud de presentación INFORME DE PROYECTOS NO APROBADOS * Informe * Solicitud de presentación PLANES Y PROGRAMAS PROYECTOS PLAN CUATRIENAL DE GESTION PLAN DE GESTION PLAN INFORMATICO ANTEPROYECTO ANUAL DE INVERSION FICHA EBI QUEJAS Y RECLAMOS QUEJAS Y RECLAMOS * Control quejas y reclamos * Queja Oficina productora: Coordinación administrativa. Código de la oficina: ACTOS ADMINISTRATIVOS ACTOS ADMINISTRATIVOS * Resoluciones internas CAJA MENOR CAJA MENOR * Cuenta de cobro * Facturas * Recibos de caja menor * Solicitud de reembolso CONTRATOS ADQUISICIÓN DE BIENES * Actas de recibo de bienes * Aviso de publicación * Certificado de Disponibilidad Presupuestal * Certificado de existencia y representación legal * Contrato * Cotizaciones * Orden de compra * Pólizas * Recibo pago Diario Oficial * Registro presupuestal * Solicitud de cotizaciones * Solicitud de elaboración de contrato CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS * Antecedentes disciplinarios * Carta de aprobación de pólizas * Certificado de cumplimiento * Certificado de disponibilidad presupuestal * Certificado judicial * Declaración de bienes y renta * Hoja de vida persona natural * Informes periódicos de ejecución * Orden de servicio o contrato * Póliza * Recibo de pago Diario Único de Contratación * Registro presupuestal * Solicitud de contratación * Solicitud de elaboración de contrato u orden de servicio * Términos de referencia o condiciones de contratación CONTROL DE EJECUCION PRESUPUESTAL CONTROL DE EJECUCION PRESUPUESTAL * Certificados de disponibilidad presupuestal * Registros presupuestales CONVOCATORIAS CONVOCATORIAS * Acta de concurso * Análisis de antecedentes * Autorización concurso 1

2 * Convocatoria de concurso * Evaluación de conocimientos específicos * Guías de entrevista * Informe de entrevista * Informe de vacante * Lista de aspirantes admitidos * Lista de aspirantes no admitidos * Pruebas * Puntajes pruebas de conocimiento * Necesidades de vinculación * Resolución de nombramiento ELEMENTOS DE EGRESO AL ALMACEN ELEMENTOS DE EGRESO AL ALMACEN * Egreso de almacén consumo * Egreso de salida devolutivos * Solicitud y entrega de elementos ELEMENTOS DE INGRESO ALMACEN ELEMENTOS DE INGRESO ALMACEN * Orden de compra o contrato * Factura * Comprobante de ingreso * Acta de recibo de bienes HISTORIAS LABORALES HISTORIAS LABORALES * Acta de posesión * Resolución de posesión * Asignación de funciones * Cédula de ciudadanía * Certificación de experiencia laboral * certificado judicial * Certificado de antecedentes disciplinarios * Certificado de incapacidad * Certificado médico de aptitud * Certificado o diplomas de estudio * Comisión de estudios * Compensatorios * Encargos de funciones * Hoja de vida * Horas extras * Libreta Militar * Licencias * Oficios de aceptación de nombramiento * Oficio de presentación de renuncia * Oficio de solicitud de comisión de estudios * Oficio de solicitud de interrupción * Oficio de solicitud de licencia ordinaria * Oficio reanudación de vacaciones * Oficios de comunicación de actos administrativos * Permisos * Resolución de aceptación de la renuncia * Resolución de comisión de estudios * Resolución de comisión de servicios * Resolución de encargos * Resolución de interrupción de vacaciones * Resolución de vacaciones * Resolución de licencia de maternidad * Resolución de licencia ordinaria * Resolución Licencia por maternidad * Resolución de aplazamiento de vacaciones * Servicios y pólizas * Solicitud de vacaciones * Traslados * Vacaciones INFORMES INFORMES DE ACTIVIDADES * Informe * Solicitud de informe INFORMES INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL INFORMES INFORMES FINANCIEROS * Informe a contraloría * informe a Ministerio de Desarrollo * Informe a Planeación * Informe Ministerio de Hacienda INVENTARIO INVENTARIO * Planilla para registro LIBROS CONTABLES LIBRO AUXILIAR LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR Y BALANCE LICITACIONES LICITACIONES * Acta de audiencia * Avisos de publicación * Certificado de disponibilidad presupuestal * Contrato * Estudio de factibilidad * Informe de evaluación con recomendaciones * Modificaciones pertinentes a términos * Propuestas * Resolución de adjudicación * Resolución de apertura * Solicitud de audiencia * Solicitud de aclaración de términos de referencia NOMINA NOMINA PROYECTOS PROYECTOS * Anteproyecto anual de presupuesto de funcionamiento de la Comisión * Anteproyecto de inversión * Anteproyecto de presupuesto de inversión * Plan anual de compras Oficina productora: Oficina de Regulación y políticas de competencia. Código de la oficina: ASESORIAS ASESORIAS * Oficio de solicitud estudio sobre gestión * Informes * Oficios respuestas * Estudios sobre tarifas ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS * Estudios de costos y tarifas * Oficio de observaciones * Solicitud de antecedentes 2

3 * Solicitud de estudios PROYECTOS PROYECTO ANUAL DE INVERSIÓN * Anteproyecto anual de inversión * Oficio de solicitud PROCESOS DE MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS PROCESOS DE MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS * Antecedentes de solicitud * Estudio de la solicitud * Comunicados a personería y otras autorid. * Solicitud de constitución en parte * Certificado de fecha de fijación y desfijación * Acta de Comité de Expertos * Acto administrativo que resuelve la solicitud Oficina productora: Oficina Técnica. Código de la oficina: CONCEPTOS EXTERNOS CONCEPTOS EXTERNOS * Oficio de solicitud * Concepto INFORMES BOLETÍN ESTADÍSTICO ESTUDIOS TÉCNICOS INFORMACIÓN TARIFARIA INFORMES DE GESTIÓN INFORME DOCUMENTOS PRESTADOS INFORMES ESTADÍSTICOS INFORME MENSUAL CONSULTAS ATENDIDAS SERVICIOS TÉCNICOS INFORME EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS SERVICIO CENTRO DOCUMENTAL SOPORTE TÉCNICO A USUARIOS * Oficio de solicitud * Planilla * Registro del soporte técnico Oficina productora: Oficina Jurídica. Código de la oficina: ACTAS ACTOS ADMINISTRATIVOS Comité de expertos De expertos a comisión Resoluciones Comisión ACTOS ADMINISTRATIVOS COMPILACIÓN DE JURISPRUDENCIA COMPILACIÓN DE JURISPRUDENCIA * Doctrinas * Leyes * Decretos CONCEPTOS JURÍDICOS CONCEPTOS JURÍDICOS * Solicitud de concepto * Concepto jurídico PROCESOS CONTENCIOSOS PROCESOS CONTENCIOSOS * Notificación admisión demanda * Poder * Contestación Demanda * Pruebas * Alegatos de conclusión * Sentencia ANTEPROYECTO ANTEPROYECTO ANUAL DE INVERSIÓN CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: PERIODO DE PRODUCCIÓN 2. TABLA DE RETENCION APROBADA MEDIANTE AACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO 001 de Resultante de un proceso de actualización, conservando la estructura definida en el Decreto 1738 de agosto 3 de 1994 Oficina productora: Dirección Ejecutiva. Código de la oficina: COMUNICACIONES OFICIALES A ENTIDADES DE CONTROL CIRCULARES 1.05 CONTRATOS CONTRATOS DE FIDUCIA Términos de referencia Licitación Contrato Póliza de Garantía Publicación Diario Oficial Certificado de existencia y representación legal Certificado No Deudor Moroso del Estado Certificado Pago Parafiscales Consignación Tesoro Público Registro Único Tributario Liquidación de contrato Acta de liquidación 1.08 HISTORIAS 3

4 HISTORIAL EMPRESAS REGULADAS 1.09 INFORMES INFORMES DE ACTIVIDADES Informe impacto tarifario (Dto ) Informe del Director Ejecutivo 1.15 PETICIONES PETICIONES PETICIONES DERECHOS DE PETICIÓN Solicitudes Respuestas a la solicitud Formulación de la queja PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS Resolución/oficio Oficina productora: Coordinación Ejecutiva. Código de la oficina: ACTAS ACTAS COMITÉ SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 2.04 COMUNICACIONES OFICIALES CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA 2.05 CONTRATOS CONTRATOS DE COMPRA Memorando de justificación Solicitud de cotizaciones Solicitud de disponibilidad presupuestal Cotización / propuesta Certificado de existencia y representación legal Registro Único Tributario RUT Certificado No Deudor del Estado Fotocopia del documento de identidad Contrato Orden de compra Registro presupuestal Pólizas Acta de aceptación de pólizas Recibo de pago Diario Oficial Publicación Diario Oficial Acta de Liquidación CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS Memorando de justificación Certificación planta (no disponibilidad del cargo) Solicitud de disponibilidad presupuestal Propuestas Contratos Hojas de vida Pólizas Certificado de disponibilidad presupuestal Pago de Publicación Registro Presupuestal Certificados académicos Certificados de experiencia Certificado de No Deudor del Estado Certificado entes de control Pago de parafiscales CONTRATOS DE SUMINISTRO CONTRATOS DE SUMINISTRO Memorando de justificación Solicitud de cotizaciones Solicitud de disponibilidad presupuestal Cotización / propuesta Certificado de existencia y representación legal Registro Único Tributario RUT - Certificado de No Deudor del Estado Fotocopia del documento de identidad Contrato Orden de compra Registro presupuestal Pólizas Acta de aceptación póliza Recibo de pago Diario Oficial Publicación Diario Oficial Acta de liquidación 2.09 INFORMES INSTRUMENTOS DE CONTROL INFORME DE AUDITORÍA DE CALIDAD INFORMES DE GESTION PERIODICOS FICHAS DE ESTADÍSTICAS BÁSICAS DE INVERSIÓN PLANILLAS REGISTROS 2.14 MANUALES MANUAL DE PROCESOS 2.16 PLANES PLANES DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PDA ANUAL CRA Informes de auditoría interna Informes de auditoría externa Informes de revisión gerencial Informe de gestión mensual Informe de gestión anual Fichas de estadísticas básicas de inversión Comunicaciones Enviadas Agenda regulatoria Matriz de quejas y reclamos PLANES DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PDA ANUAL CRA PLAN ESTRATÉGICO QUINQUENAL PLAN ESTRATÉGICO QUINQUENAL PROGRAMAS CONSULTAS PÚBLICAS Anexo Base de datos de las radicaciones 4

5 Capacitación a empresas y usuarios Cintas de audio y video Encuestas para medir calidad del evento Formato recolección de información Relatorías Resúmenes de las consultas Oficina productora: Coordinación Administrativa. Código de la oficina: ACTAS ACTAS ACTAS ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO ACTAS COMITÉ DE CAPACITACIÓN Y BIENESTAR SOCIAL ACTAS COMITÉ DE COMERCIALIZACIÓN ACTAS COMITÉ PARITARIO OCUPACIONAL ACTAS COMITÉ SANEAMIENTO CONTABLE ACTAS COMISIÓN DE PERSONAL 3.02 CERTIFICACIONES CONTRACTUALES Aceptación de recibo a satisfacción 3.03 COMPROBANTES CONTABLES AJUSTES DE SIIF AMORTIZACIONES BAJAS DE ACTIVOS CAUSACION COSTOS Y GASTOS COMPROBANTES DE EGRESO COMPROBANTES DE NÓMINA CREACIÓN DE ACTIVOS DEPRECIACIONES EGRESOS DE ALMACÉN FACTURAS DE COMPRAVENTA INGRESOS AL ALMACÉN LIQUIDACIÓN DE NÓMINA NOTAS CRÉDITO NOTAS DEBITO NOTAS DE CIERRE NOTAS DE CONTABILIDAD NOVEDADES DE NÓMINA ÓRDENES DE COMPRA PROVISIÓN PARA PRESTACIONES SOCIALES RECIBOS DE CAJA 3.04 COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES INTERNAS 3.06 DECLARACIONES TRANSFERENCIA A LA SEGURIDAD SOCIAL Autoliquidaciones DECLARACIONES TRIBUTARIAS ESTUDIOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS Y JURÍDICOS 3.08 HISTORIAS HISTORIAS EMPRESAS REGULADAS (CONTRIBUCIONES) Impuesto de industria y comercio Retención en la fuente Anteproyecto de presupuesto Plan Anual de Compras Programa Anual de Gastos Proyecto de tarifa de contribución especial Estados financieros Dictamen de revisoría fiscal Informe de gestión Formato de autoliquidación Oficio de solicitud de información Resolución de aprobación de contribución Citación a notificación personal Edicto Sello de diligencia de notificación personal Comprobante de recaudo Oficio respuesta a solicitud de información Resolución HISTORIA LABORAL Acto administrativo de nombramiento Oficio de notificación de nombramiento Oficio de aceptación de nombramiento Documentos de identificación Hoja de vida (Formato Único Función Pública) Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Acta de posesión Pasado judicial certificado de antecedentes penales Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Declaración de bienes y rentas Certificado de aptitud laboral (exámenes médicos de ingreso) Afiliaciones a: régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc. Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros. Evaluación de desempeño Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor público de la entidad 5

6 HISTORIAS VEHÍCULOS Tarjeta de propiedad Registro de mantenimiento Pólizas de seguro Factura de compra Manifiesto de importación Pagos de impuesto de rodamiento 3.09 INFORMES INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN Informe del presupuesto y de ingresos Informe plan de personal y de costos Informe rendición de cuentas INSTRUMENTOS DE CONTROL INFORMES DE GESTIÓN PERIÓDICOS INFORMES FINANCIEROS CONCILIACIONES LISTADOS Informe de gestión mensual Informe de gestión anual Estados financieros básicos Informe de ejecución presupuestal Informe de saldos e inversiones Conciliaciones bancarias Conciliaciones de caja menor Listado del Programa Anual Mensualizado de Caja Reintegros Operaciones Auxiliares de Tesorería (OAT) REGISTROS ADMINISTRATIVOS Registros presupuestales Comunicaciones SIIF SOLICITUDES Solicitudes cambio de firmas Solicitud de chequeras Solicitud de contratación Solicitud de cotización Solicitud de documentos Solicitud de información Solicitud de modificación PAC Solicitud de modificaciones presupuestales 3.11 INVENTARIOS INVENTARIO COLECCIÓN BIBLIOGRÁFICA INVENTARIO DE BIENES Acta de entrega Baja de bienes Comprobantes de egreso al almacén Comprobante de ingreso al almacén Creación de bienes Inventario consolidado de consumo Inventario individual Movimiento de almacén Reporte de verificación movimiento de activos fijos Salida de bienes de la comisión Solicitud de bienes de consumo Traslado de movimiento de bienes INVENTARIO GENERAL DOCUMENTAL INVENTARIO GENERAL DOCUMENTAL 3.12 LIBROS DE CONTABILIDAD MANUALES LIBROS AUXILIARES LIBRO MAYOR Y BALANCES MANUALES ARCHIVÍSTICOS Libro anual de bancos Libro anual de caja menor y recibos de caja LIBRO MAYOR Y BALANCES Tabla de retención documental MANUAL CENTRO DOCUMENTAL Manual 3.15 PETICIONES DERECHOS DE PETICIÓN Solicitudes Respuestas a la solicitud 3.17 PROCESOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL Convenio interinstitucional Convocatoria Reclutamiento e inscripción Pruebas Recursos, reclamaciones y consultas Lista de elegibles PROCESOS DISCIPLINARIOS Indagación preliminar Investigación disciplinaria Apertura de la investigación Pruebas Pliego de cargos Descargos Archivo de actuación disciplinaria Fallo primera instancia Recurso de apelación Recurso de queja Fallo segunda instancia Ejecutoria de las decisiones Autos interlocutorios Autos de sustanciación 3.20 RESOLUCIONES RESOLUCIONES UAE CRA (Resoluciones administrativas) Oficina productora: OFICINA DE REGULACIÓN Y POLÍTICAS DE COMPETENCIA. Código de la oficina: COMUNICACIONES OFICIALES MEMORANDOS INTERNOS 4.19 PROYECTOS REGULATORIOS 6

7 PROYECTOS REGULATORIOS DE CARÁCTER GENERAL PROYECTOS REGULATORIOS DE CARÁCTER PARTICULAR Solicitud Antecedentes Memorandos Informes consultorías Informes de la propia oficina Hoja de vida Cuadros Base de datos Documentos de trabajo operativo Solicitud Antecedentes Memorandos Informes consultorías Informes de la propia oficina Hoja de vida Cuadros Base de datos Documentos de trabajo operativo Oficina productora: OFICINA TÉCNICA. Código de la oficina: COMUNICACIONES OFICIALES MEMORANDOS INTERNOS Oficina productora: OFICINA JURÍDICA. Código de la oficina: COMUNICACIONES OFICIALES LICITACIONES / INVITACIONES PROCESOS ACTAS COMITÉ DE EXPERTOS ACTAS DE SESIÓN DE COMISIÓN CONTRATACIÓN LICITACIONES PÚBLICAS PROCESOS DE JURISDICCION COACTIVA Adendos Acta de adjudicación Aclaraciones u observaciones Estudio necesidad, oportunidad y conveniencia Ofertas Términos de referencia Estudio necesidad, oportunidad y conveniencia Pliego de condiciones Avisos de prensa Adendas Acta de apertura Aclaraciones u observaciones Ofertas Acta de adjudicación Acta de cierre Actas de remate Acuerdo de pago Autos Avisos Certificación a Coordinación Administrativa Citaciones Comunicaciones de desembargo Demanda Mandamiento de pago Oficios Providencia ordena seguir adelante la ejecución Solicitudes para plazo por persuasivo PROCESOS JUDICIALES 6.20 RESOLUCIONES RESOLUCIONES Apelaciones Audiencias Autos Citaciones Notificaciones Conciliaciones Demandas judiciales Fallos Liquidación costas Notificaciones Oficios Poderes Pruebas Recursos Respuesta a contestación Oficina productora: OFICINA DE CONTROL INTERNO. Código de la oficina: ACTAS ACTAS DEL COMITÉ DE CONTROL 7

8 7.09 INFORMES INTERNO INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL INFORMES CONTABLES INFORMES DE AUDITORÍAS INFORMES DE CONTROL INTERNO Saneamiento contable A contratación A planeación Auditorías internas Austeridad en el gasto público Contribuciones Ejecución presupuestal Inventarios Mapa de riesgos Parque automotor Quejas y reclamos Sistema de información Sistema gestión de la calidad Control interno contable INFORMES DE GESTIÓN Auditorías de cumplimiento Gastos generales Informe ejecutivo anual 7.10 INSTRUMENTOS DE CONTROL ARQUEOS Arqueos de caja menor 7.16 PLANES PLANES DE MEJORAMIENTO Informe de seguimiento y evaluación 7.18 PROGRAMAS PROGRAMAS DE AUTOCONTROL Mensajes de sensibilización CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: PERIODO DE PRODUCCIÓN 3. TABLA DE RETENCION APROBADA MEDIANTE ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO 001 de Resultante de un proceso de actualización a partir de la estructura definida en el Decreto 2883 de julio 31 de Oficina productora: Dirección Ejecutiva. Código de la oficina: CONCEPTOS CONCEPTOS TÉCNICOS - Solicitud de conceptos - Conceptos técnicos - Estudios técnicos - Anexos ESTUDIOS ESTUDIOS DE DISTRIBUCIÓN DE CONTRIBUCIONES ESPECIALES - Estudios de distribución de contribuciones especiales PRESENTACIONES PRESENTACIONES - Presentaciones en eventos (Power Point) Oficina productora: OFICINA ASESORA JURÍDICA. Código de la oficina: ACTAS ACTAS DE LA COMISIÓN - Actas de la comisión - Proyecto de resolución - Documentos de trabajo - Excusas - Observaciones a proyectos - Salvamento de voto - Resoluciones - Nombramiento de encargo ACTAS DEL COMITÉ DE EXPERTOS - Actas del comité de expertos - Excusas - Proyecto de resolución - Documentos de trabajo ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y/O CONSULTAS ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y/O CONSULTAS - Solicitudes de información de ciudadanos, empresas y terceros - Respuesta a solicitudes de información - Solicitudes de información preferencial - Respuesta a solicitudes de información preferencial DERECHOS DE PETICIÓN - Derechos de petición de interés general - Respuesta a derechos de petición de interés general - Derechos de petición de interés particular - Respuesta a derechos de petición de interés particular CONCEPTOS CONCEPTOS DE LEGALIDAD DE CONTRATOS DE CONDICIONES UNIFORMES - Contratos de condiciones uniformes - Justificación de las condiciones - Concepto jurídico 8

9 - Modificaciones de los contratos de condiciones uniformes - Derechos de petición - Respuestas CONCEPTOS DE LEGALIDAD DE PROYECTOS REGULATORIOS - Estudios jurídicos CONCEPTOS JURÍDICOS (GENERALES) - Solicitud de concepto - Concepto - Anexos PROCESOS PROCESOS A FAVOR DE LA INSTITUCIÓN - Demandas - Poder PROCESOS DE COBRO COACTIVO - Notificación de acto administrativo - Proceso cobro coactivo - Solicitud de información de bienes a cámaras de comercio - Solicitud de información de bienes a bancos - Solicitud de información de bienes a empresas - Auto de acuerdo de pago - Auto declarando desierto recurso - Auto por el cual se decretan pruebas - Auto de suspender un proceso - Auto ordenando el remate - Auto de libramiento - Auto ordenando la liquidación del crédito - Auto de archivo del proceso PROCESOS EN CONTRA DE LA ISNTITUCION - Demandas - Poder Oficina productora: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN. Código de la oficina: ACTAS ACTAS DEL COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y CONTROL - Actas del comité - Presentaciones AGENDAS REGULATORIAS AGENDAS REGULATORIAS - Agendas regulatorias ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y/O CONSULTAS ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y/O CONSULTAS - Solicitudes de información de ciudadanos, empresas y terceros - Respuesta a solicitudes de información - Solicitudes de información preferencial - Respuesta a solicitudes de información preferencial DERECHOS DE PETICIÓN - Derechos de petición de interés general - Respuesta a derechos de petición de interés general - Derechos de petición de interés particular - Respuesta a derechos de petición de interés particular AUDITORIAS DE CALIDAD AUDITORIAS DE CALIDAD - Formato de planificación de auditorías internas por procesos - Evaluación de auditores internos - Registro de no conformidades en auditorías - Registro de control de productos no conformes, No conformidad y Acciones correctivas por procesos de auditorías externas - Cronograma de planificación de auditorías COMUNICADOS DE PRENSA COMUNICADOS DE PRENSA - Comunicados de prensa CONSULTAS PÚBLICAS CONSULTAS PÚBLICAS - Convocatorias a eventos de consultas públicas - Lista de asistentes - Grabaciones de audio - Bases de datos de participación ciudadana - Aportes de la ciudadanía - Formato de recolección de información - Encuesta para medir la percepción de calidad del evento - Relatoría de consulta pública INFORMES INFORMES DE GESTION ANTE LA COMISIÓN de gestión del Director de gestión de las áreas INFORMES DE GESTION DE LA OFICINA de gestión MANUALES MANUALE S DE CALIDAD - Manual de calidad - Anexos MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - Manuales de procesos - Manuales de procedimientos PLANES PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO - Plan de Desarrollo Administrativo - Indicadores PROYECTOS ANTEPROYECTOS DE PRESUPUESTO ANUAL REVISIONES GERENCIALES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD REVISIONES GERENCIALES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - Anteproyecto de presupuesto - Presupuesto anual de las áreas - Orden del día - Formato de revisión gerencial 9

10 SENSIBILIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SENSIBILIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD - Soportes de revisión gerencial - Indicadores y tableros de gestión - Actas de revisión gerencial - Boletines / Plegables - Presentaciones Power Point - Notas de cartelera Oficina productora: GRUPO DE CONTROL INTERNO. Código de la oficina: ACTAS ACTAS DEL COMITÉ DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO - Citación - Actas del comité de control interno de control interno ARQUEOS ARQUEOS DE CAJA MENOR - Actas de arqueo de tesorería - Extractos - Papeles de trabajo ARQUEOS DE INVERSIONES - Actas de arqueo de tesorería - Extractos - Papeles de trabajo INFORMES a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios al Ministerio de Ambiente, vivienda y desarrollo territorial a la Contaduría General de la Nación a la veeduría ciudadana a la presidencia de la república a la vicepresidencia de la república al congreso de la república al departamento administrativo de la función pública al ministerio de hacienda y crédito público al Ministerio de interior y de justicia a la Auditoría General de la República a la Fiscalía General de la nación a la procuraduría general de la nación a la defensoría del pueblo al Departamento nacional de planeación a la contraloría general de la república - Papeles de trabajo (por cada informe presentado) - Solicitudes de información INFORMES DE AUDITORIA contratación planeación austeridad en el gasto público contribuciones ejecución presupuestal inventarios mapa de riesgo - Informe parque automotor quejas y reclamos sistemas de información gastos generales de caja menor de control interno contable al proceso de capacitación y bienestar social - Papeles de trabajo INFORMES DE GESTION DE LA OFICINA - Papeles de trabajo de gestión PLANES PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL M.E.C.I PROGRAMAS PROGRAMAS DE AUTOCONTROL - Programas de autocontrol - Papeles de trabajo - Planes de mejoramiento institucional de seguimiento a los planes de mejoramiento institucional - Avances planes de mejoramiento institucional - Papeles de trabajo Oficina productora: SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. Código de la oficina: ACTAS ACTAS DEL COMITÉ ADMINISTRATIVO - Citación al comité - Actas del comité de las áreas de la coordinación CIRCULARES INTERNAS CIRCULARES INTERNAS - Circulares INFORMES INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL al Departamento nacional de planeación al departamento administrativo de la función pública a la Contaduría General de la Nación al ministerio de hacienda y crédito público al Ministerio de Ambiente, vivienda y desarrollo territorial - Boletín de deudores morosos - Informe Cámara de Representantes - Informe costo de personal 10

11 PROCESOS PROCESOS DISCIPLINARIOS - Queja - Auto de apertura de indagación preliminar - Auto de apertura de investigación disciplinaria - Informe a la procuraduría general de la nación - Pruebas - Pliego de cargos - Descargos - Archivo de actuación disciplinaria - Fallo primera instancia - Recurso de apelación - Recurso de queja - Fallo segunda instancia - Ejecutoria de las decisiones - Autos interlocutorios - Autos de sustentación - Auto de archivo RESOLUCIONES RESOLUCIONES C.R.A. - Resoluciones - Edictos - Notificaciones - Recursos - Anexos de las resoluciones Oficina productora: GRUPO DE TALENTO HUMANO. Código de la oficina: ACTAS ACTAS DEL COMITÉ DE CAPACITACION Y BIENESTAR SOCIAL ACTAS DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL ESTUDIOS ESTUDIOS TÉCNICOS DE PLANTA DE PERSONAL - Actas del comité - Evaluación de solicitudes de apoyo educativo - Actas del comité - Resumen de perfiles - Manual de funciones y requisitos - Proyecto de planta de personal HISTORIAS LABORALES HISTORIAS LABORALES - Resolución de nombramiento - Notificación de nombramiento - Hoja de vida formato función pública - Cédula de ciudadanía - Libreta militar - Certificaciones de estudio - Certificaciones de experiencia laboral - Acta de posesión - Certificado de antecedentes judiciales - Certificado de antecedentes fiscales - Certificado de antecedentes disciplinarios - Declaración de bienes y rentas - Certificado médico - Afiliaciones EPS (novedades) - Afiliaciones fondos de pensiones (novedades) - Afiliaciones riesgos profesionales - Afiliaciones cajas de compensación familiar - Resolución de vacaciones - Resolución de licencias - Resolución de traslados - Resolución de encargos - Resolución de días compensatorios - Resolución de viáticos al interior del país - Resolución de viáticos al exterior - Evaluaciones de desempeño - Liquidación de cesantías parciales /definitivas (formato FNA) - Resolución de desvinculación - Resolución de insubsistencia - Resolución de aceptación de renuncia al cargo - Resolución de pago de prestaciones sociales INFORMES INFORMES AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA NÓMINAS NÓMINAS - Novedades - Descuentos - Liquidación de nómina PLANES PLANES DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PROGRAMAS PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS dl Departamento Administrativo de la Función Pública - Estudios de clima laboral de evaluación de desempeño de capacitación - Programas de bienestar - Encuestas PROGRAMAS DE CAPACITACION - Programa de capacitación - Encuestas - Formato de evaluación de capacitación - Registro de capacitación - Cronograma de capacitación - Formato de solicitud de capacitación formal y/o no formal - Formato de evaluación de solicitudes de apoyo educativo 11

12 PROGRAMAS DE SALUD OCUPACIONAL - Solicitud de contratación para ejecución del programa - Informe de panorama de riesgos - Informe de resultado de inspecciones - Cuadro de riesgos generales Oficina productora: GRUPO ADMINISTRATIVO. Código de la oficina: ACTAS ACTAS DE COMITÉ DE ARCHIVO - Citación a comité de archivo - Orden del día ACTAS DE COMITÉ DE COMERCIALIZACION - Citaciones - Actas del comité - Relación de bienes - Conceptos técnicos oficiales CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES HISTORIAL DE VEHICULOS HISTORIAL DE VEHICULOS - Tarjeta de propiedad - Registros de mantenimiento - Pólizas de seguro - Factura de compra - Manifiesto de importación - Pago de impuestos de rodamiento INSTRUMENTOS DE CONTROL ADMINISRTRATIVO CONTROL DE PRÉSTAMO DE - Formato de control de préstamo de documentos DOCUMENTOS REGISTRO DE ATENCION A USUARIOS - Procedimiento de atención telefónica y personal SALIDA DE PUBLICACIONES - Formato de salida de publicaciones editadas por la Comisión INFORMES INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL a la contaduría general de la nación al ministerio de vivienda, ambiente y desarrollo territorial contraloría general de la república archivo general de la nación INVENTARIOS INVENTARIOS DE COLECCIÓN BIBLIOGRAFICA INVENTARIOS DE ELEMENTOS DE CONSUMO INVENTARIOS DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS - Inventarios de colección bibliográfica - Solicitud de bienes - Inventario individual MOVIMIENTOS DE ALMACEN BAJAS DE ALMACEN - Resolución de baja de bienes - Acta de comité de comercialización ENTRADAS DE ALMACÉN - Orden de compra - Comprobantes de ingreso - Facturas PLANES PLANES DE COMPRA - Formatos SICE - Memorando de solicitud PROGRAMAS PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL - Tablas de retención documental - Inventarios documentales - Actas de eliminación de proyectos de gestión documental REPORTES HISTÓRICOS DE ACTIVOS REPORTES HISTÓRICOS DE ACTIVOS - Relación valorizada de los bienes inservibles u obsoletos Oficina productora: GRUPO DE CONTRIBUCIONES. Código de la oficina: CONTRIBUCIONES ESPECIALES CONTRIBUCIONES ESPECIALES - Formato de autoliquidación de contribución especial - Estados financieros - Certificación de estados financieros - Resolución de liquidación de contribuciones especiales - Citación de notificación personal - Formato de notificación personal sin recurso de reposición - Formato de notificación personal con recurso de reposición - Resolución que resuelve el recurso de reposición - Edicto - Consignaciones de contribuciones especiales - Derecho de petición - Respuesta a derecho de petición - Solicitud de información - Solicitud de pago de contribución - Mandamiento ejecutivo FACTURAS DE VENTA POR CONCEPTO DE CONTRIBUCIONES ESPECIALES FACTURAS DE VENTA POR CONCEPTO DE CONTRIBUCIONES ESPECIALES - Copia de la resolución de liquidación de contribuciones 12

13 Oficina productora: GRUPO DE CONTRATOS. Código de la oficina: CONTRATOS CONTRATOS (COMPRAVENTA, SUMINISTROS, PRESTACION DE SERVICIOS) ORDENES (COMPRAVENTA SERVICIOS SUMINISTRO) - Memorando de justificación - Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal - Certificado de disponibilidad presupuestal - Informe a confecámara (licitación) - Informe a la cámara de comercio (licitación) - Publicación en prensa - Proyecto de términos de referencia /pliego de condiciones - Publicaciones página web - Publicaciones portal de contratación posibles oferentes - Respuestas - Términos de referencia definitivos - Resolución de apertura (licitación) - Acta de audiencia de aclaración de términos - Verificación de CUBS - SICE - Acta de cierre - Informe de evaluación Comité de contratación - Informe de traslado de evaluación - Observaciones a evaluaciones de ofertas - Respuestas - Acta de adjudicación (licitación) - Registro presupuestal - Contrato - Propuesta - Certificado de existencia y representación legal (persona jurídica) - Registro único tributario - Cédula de ciudadanía - Formato de hoja de vida función pública - Certificación de cuenta bancaria - Póliza de garantía de cumplimiento - Aprobación de garantía - Pago de derechos de publicación en diario oficial - Pago de impuesto de timbre - Acta de inicio de contrato - Acta de suspensión de contrato - Acta de reanudación de contrato - Certificación de aportes parafiscales (persona jurídica) - Pagos de aportes salud (persona natural) - Pagos de aportes en pensiones (persona natural) - Acta de liquidación - Memorando de justificación - Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal - Certificado de disponibilidad presupuestal - Términos de referencia - Registro presupuestal - Contrato - Propuesta - Certificado de existencia y representación legal (persona jurídica) - Registro único tributario - Cédula de ciudadanía - Formato de hoja de vida función pública - Certificación de cuenta bancaria - Garantía de cumplimiento - Acta de inicio de contrato - Acta de reanudación de contrato - Certificación de aportes parafiscales (persona jurídica) - Pagos de aportes salud (persona natural) - Pagos de aportes en pensiones (persona natural) - Acta de terminación y/o liquidación CONVENIOS CONVENIOS - Memorando de justificación - Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal - Certificado de disponibilidad presupuestal - Formato de hoja de vida función pública - Certificación de cuenta bancaria - Certificado de existencia y representación legal y/o documento equivalente - Registro único tributario - Póliza de garantía - Aprobación de garantía - Publicación diario oficial - Acta de terminación y/o liquidación INFORMES INFORMES A LA IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA PROCESOS PROCESOS DE CONTRATACION DECLARADOS DESIERTOS O NO ADJUDICADOS a la imprenta nacional de Colombia - Memorando de justificación - Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal - Certificado de disponibilidad presupuestal - Informe a confecámara (licitación) - Informe a la cámara de comercio (licitación) - Publicación en prensa - Proyecto de términos de referencia /pliego de condiciones - Publicaciones página web - Publicaciones portal de contratación posibles oferentes - Respuestas - Términos de referencia definitivos - Resolución de apertura (licitación) 13

14 - Acta de audiencia de aclaración de términos - Verificación de CUBS - SICE - Acta de cierre - Informe de evaluación Comité de contratación - Informe de traslado de evaluación - Observaciones a evaluaciones de ofertas - Respuestas - Acta de declaratoria de desierta - Resolución de declaratoria de desierta (licitación) PROPUESTAS NO ADJUDICADAS PROPUESTAS NO ADJUDICADAS - Propuestas originales Oficina productora: GRUPO DE FINANZAS Y PRESUPUESTO. Código de la oficina: ACTAS ACTAS DEL COMITÉ TÉCNICO DE SANEAMIENTO CONTABLE AMORTIZACIONES AMORTIZACIONES - Liquidación - Amortizaciones - Citación al comité - Actas del comité de depuración de cuentas ARQUEOS ARQUEOS DE CAJA MENOR - Actas de arqueo ARQUEOS DE CHEQUERAS - Actas de arqueo BALANCE GENERAL C.G.N. 001 BALANCE GENERAL C.G.N Libros auxiliares CERTIFICACIONES CERTIFICACIONES DE INGRESOS Y RETENCIONES - Consolidado de ingresos CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CONCILIACIONES BANCARIAS CONCILIACIONES BANCARIAS - Conciliaciones bancarias - Extractos bancarios - Libros auxiliares CUENTAS RECÍPROCAS C.G.N. 002 CUENTAS RECÍPROCAS C.G.N Libros auxiliares DECLARACIONES DE IMPUESTO DECLARACIONES DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO, AVISOS Y TABLEROS I.C.A DECLARACIONES DE IMPUESTO DE RETENCION EN LA FUENTE - Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal - Certificado de disponibilidad presupuestal - Modificaciones al certificado de disponibilidad presupuestal - Declaraciones - Libros auxiliares por cuentas - Comprobantes de egreso - Comprobantes de consignaciones - Declaraciones - Libros auxiliares por cuentas - Comprobantes de egreso - Comprobantes de consignaciones ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS FINANCIEROS - Estados financieros - Estados de cambios en el patrimonio - Estados de actividad financiera y económica - Libros auxiliares INFORMES INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL al Departamento nacional de planeación a la contaduría general de la nación al Ministerio de hacienda y crédito público al Ministerio de Ambiente, vivienda y desarrollo territorial - Boletín de deudores morosos INFORMES DE EJECUCION PRESUPUESTAL - Programación presupuestal de ejecución presupuestal de ejecución presupuestal explicativo INFORMES DE VALORES PENDIENTES POR CLASIFICAR INGRESOS SIIF - Recibos de caja - Extractos bancarios - Resoluciones - Comprobantes de consignación de avance en identificación de saldos - Tipologías encontradas en los saldos por clasificar en SIIF INFORMES SEMANALES DE SALDOS de saldos de tesorería LIBROS DE CONTABILIDAD LIBROS AUXILIARES - Soportes contables LIBROS DIARIOS - Soportes contables LIBRO MAYOR Y BALANCES - Soportes contables OPERACIONES AUXILIARES DE TESORERIA OPERACIONES AUXILIARES DE TESORERIA - Listado de operaciones auxiliares de tesorería ORDEN DE PAGO ORDEN DE PAGO - Facturas PLANILLA ÚNICA DE APORTES SEGURIDAD SOCIAL PLANILLA ÚNICA DE APORTES SEGURIDAD SOCIAL PROGRAMAS PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC - Novedades E.P.S. - Novedades A.R.P. - Novedades A.F.P. - Novedades aportes parafiscales - Solicitud de anticipo de PAC - Programa anual mensualizado de caja - Modificaciones al PAC 14

15 REGISTROS REGISTRO PRESUPUESTAL - Registros presupuestales REGISTRO DE INGRESOS SIIF - Ingresos SIIF COMPROBANTES DE EGRESO COMPROBANTES DE EGRESO - Comprobantes de egreso - Anexos NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO NOTAS DÉBITO Y CRÉDITO - Notas débito - Notas crédito Oficina productora: subdirección técnica (Grupo de Análisis de información, Grupo de Asesoría, Grupo de Regulación). Código de la oficina: ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y/O CONSULTAS ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y/O CONSULTAS - Envío de tarifas - Respuesta a envío de tarifas - Estudios de costos 30 días - Estudios de costos 45 días - Respuesta a envío estudio de costos - Solicitud de información ciudadanos, empresas y terceros - Solicitudes particulares por parte de los prestadores - Respuesta a solicitudes de información - Solicitudes de información preferencial - Respuesta a solicitudes de información preferencial - Traslado a competente - Solicitud de modificación de costos y/o fórmulas - Respuesta a solicitud de modificación de costo económico de referencia y/o formulas tarifarias - Solicitud de información DEA a las empresas - Envío de información DEA - Respuesta a envío de información DEA - Solicitud de concepto por parte de los prestadores - Solicitud de conceptos técnicos por parte de los prestadores - Respuesta a solicitud de concepto de los prestadores - Solicitud de información por parte de la CRA - Envío de información general - Acuse de recibo - Anexos - Solicitud de Información valoración de activos - Acuse de recibo valoración de activos - Traslado al competente DERECHOS DE PETICIÓN - Derechos de petición de interés general - Respuesta a derechos de petición de interés general - Derechos de petición de interés particular - Respuesta a derechos de petición de interés particular - Traslado al competente ESTUDIOS ESTUDIOS TÉCNICOS DE CONSULTORÍA - Concepto técnico - Informe de visita - Propuesta metodológica - Solicitud de modificación de fórmulas tarifarias y costo económico de referencia - Solicitudes particulares - Modelos estadísticos - Modelos matemáticos - Memorandos internos INFORMES INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL a la Presidencia de la República - Informe a la Contraloría General de la República a otras entidades de control - Rendición de cuentas PROYECTOS PROYECTOS REGULATORIOS DE CARÁCTER GENERAL PROYECTOS REGULATORIOS DE CARÁCTER PARTICULAR - Cronograma de trabajo - Documentos de trabajo - Hoja de vida de proyectos - Matriz de proyectos regulatorios terminados - Planificación de proyectos - Proyecto de resolución - Proyecto regulatorio - Solicitud de información - Envío respuesta - Cronograma de trabajo - Documentos de trabajo - Hoja de vida de proyectos - Matriz de proyectos regulatorios terminados - Planificación de proyectos - Proyecto de resolución - Proyecto regulatorio - Solicitud de información - Envío de información - Respuesta CRA PUBLICACIONES PUBLICACIONES - Boletines estadísticos - Revista regulación - Otras publicaciones REPORTES DE INFORMACION REPORTES DE INFORMACION - Encuesta - Informe de visita - Reportes comparativos de tarifas y costos - Reportes de análisis de consumo - Reportes de análisis tarifarios - Reportes de análisis técnicos - Revisiones bibliográficas - Variables 15