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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE IMPLANTACIÓN DE VARIAS SOLUCIONES DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA EN EL AYUNTAMIENTO DE CASTELLÓN DE LA PLANA

2 1. Introducción 2. Objeto del contrato 3. Requerimientos Específicos 3.1 Detalle de las soluciones de Administración Electrónica incluidas en el alcance del proyecto. 3.2 Principios Generales de la Solución Propuesta 3.3 Requerimientos Funcionales del Proyecto Parametrización general Administración Firma electrónica Lógica de negocio Interfaz de usuario Datos Carga de contenidos y Migraciones Datos Exportaciones y generación de datos Datos Integraciones Personalización de los componentes implantados 3.4 Requerimientos Técnicos del Proyecto Entorno de aplicación Arquitectura de aplicación Acceso a Aplicación Navegadores Rendimiento Seguridad Infraestructura Disponibilidad Datos Mantenimiento 3.5 Requerimientos Jurídicos

3 3.6 Documentación Documentación requerida en la oferta Entregables requeridos durante la ejecución del proyecto. 3.7 Formación 3.8 Metodología de gestión de proyecto. 3.9 Estructura del equipo de trabajo 3.10 Calendario del proyecto 4. Hitos del proyecto 5. Pruebas de aceptación 6. Mejoras 7. Plazo de ejecución del contrato 8. Importe Base de Licitación 9. Facturación 10. Garantía 11. Penalizaciones 12. Solvencia Técnica 13. Criterios de Valoración 13.1 Criterios de valoración objetivos Criterios de valoración subjetivos. 14. Condiciones Generales 14.1 Propiedad Intelectual 14.2 Transferencia Tecnológica

4 1. Introducción La entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22 de Junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y la Ley 3/2010, de 5 de mayo, de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana supuso el reconocimiento del derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, así como la obligación de éstas a garantizar ese derecho. Ambas normativas suponen el marco en el que se ha basado el Ayuntamiento de Castellón de la Plana, junto con su Plan Marco de Modernización y Calidad de los servicios Municipales, para afrontar su proceso de modernización, convirtiéndose en un Ayuntamiento referente en materia de Administración Electrónica. El presente pliego es un reflejo de la evolución que desea afrontar el Ayuntamiento de Castellón de la Plana, siguiendo las directrices marcadas en el Plan Marco de Modernización y Calidad de los servicios Municipales aprobado por el Pleno del Ayuntamiento y en su posterior desarrollo en el Plan Director de Administración Electrónica, en sus anualidades de 2012 a Este contrato tiene como objetivo ejecutar las principales acciones identificadas en dicho Plan para los dos primeros ejercicios. Se trata de dos bloques complementarios, uno orientado a la implantación de una plataforma de Administración Electrónica orientada al ciudadano y otro que persigue el aumento de la eficiencia y calidad de los procesos internos a la vez que el ahorro de costes propiciado por su uso. Este segundo bloque incluye herramientas de tramitación electrónica de expedientes, entrada en registro de documentos con escaneado, distribución electrónica de documentación, firma electrónica y archivado electrónico. Conscientes de la necesidad de maximizar el ahorro de costes, esta contratación va a valorar las propuestas que aporten cualquier tipo de ahorro presente y futuro, como por ejemplo, tal y como se indica en el apartado de mejoras, propuestas que maximicen la aportación de software sin coste de licenciamiento o propuestas que aporten reutilización de activos de software, procesos desarrollados colectivamente con otras administraciones públicas o propuestas que aporten beneficios tangibles e inmediatos a otras administraciones públicas que reutilicen los mismos componentes ofertados, como por ejemplo a la iniciativa Tu Municipio en Red liderada por la Generalitat Valenciana, Diputaciones de la Comunidad Valenciana y FVMP.

5 2. Objeto del contrato El objeto del contrato es el servicio de instalación, configuración, puesta en marcha, mantenimiento y uso continuado durante la vigencia del contrato, de varias soluciones software en el ámbito de la administración electrónica. Estos servicios en forma de consultoría, formación y software se deben ofrecer por el licitador en modalidad servicio de software SaaS (software as a service), incluyéndose en las propuestas el coste de todos los servicios necesarios para su implantación, utilización, funcionamiento, mantenimiento y uso en todos sus ámbitos. Las propuestas se deberán presentar preferiblemente considerando que la infraestructura hardware necesaria para facilitar el servicio se ubicará en las instalaciones del CPD del Ayuntamiento de Castellón, aunque el proveedor del servicio la facilitará, instalará, mantendrá, operará, y será de su propiedad. Los componentes o módulos funcionales que estos servicios deben incluir se detallan en numerosos requisitos especificados en el apartado siguiente. Por supuesto, este contrato tiene también como objetivo el cumplimiento de los requerimientos y funcionalidades definidos para el proyecto al amparo de las leyes 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos y 3/2010, de 5 de mayo, de la Generalitat, de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana, y la Ordenanza Municipal de Administración Electrónica de este ayuntamiento, siempre desde un punto de vista lo más coordinado posible con el resto de Administraciones Públicas. Se deberán garantizar además las configuraciones añadidas necesarias para integrar todos los componentes objeto de este contrato, así como la integración con las soluciones actuales del Ayuntamiento y la continuidad del servicio implantado. Adicionalmente, se incluye como parte objeto del contrato todos aquellos trabajos relativos a la asistencia y el soporte de la solución propuesta, y en general todas aquellas tareas que aseguren el éxito de su implantación. 3. Requerimientos Específicos A continuación se detalla el alcance del proyecto y los requerimientos de alto y bajo nivel que éste debe cumplir.

6 3.1. Detalle de las soluciones de Administración Electrónica incluidas en el alcance del proyecto Las acciones identificadas en el Plan Director de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Castellón de la Plana que plantean la puesta en marcha de distintas soluciones, incluyen tanto aspectos técnicos como organizativos. El alcance de este proyecto incluye varias de estas acciones del Plan Director, concretamente, la puesta en funcionamiento, integración y parametrización de los módulos funcionales de administración electrónica indicados a continuación. Los módulos o bloques principales son CIUDADANO, TRAMITADOR, FIRMA y REGISTRO, y cada uno de ellos se componen de otros submódulos o componentes. Son los siguientes: Módulo CIUDADANO - Portal Ciudadanía: donde se ofrecerá de forma pública el catálogo de trámites disponibles, tanto electrónicos como presenciales, incorporando toda la información de instancias, plazos, descripción de la tramitación, etc. Este componente contempla un área privada (Carpeta Ciudadana) donde, mediante certificado digital reconocido se podrán realizar trámites con la organización y consultar el estado de los mismos. Módulo CIUDADANO - Catálogo de Trámites: como componente utilizado tanto por la sede como por el tramitador y que albergará la colección completa de los trámites ofrecidos a la ciudadanía. Módulo CIUDADANO - Componentes accesorios integrados con el Portal de la Ciudadanía y con el tramitador de expedientes electrónico: al menos, gestor de notificaciones electrónicas, gestión de la representación de ciudadanos y empresas, gestión de pagos mediante pasarela; Módulo CIUDADANO - Bus de Integración SOA para interoperabilidad: como sistema de soporte principal para garantizar la interoperabilidad e integración entre todos los componentes del sistema objeto de este proyecto así como con el resto de componentes existentes del ayuntamiento a integrar (backoffice y otros). Módulo TRAMITADOR - Gestor de tramitación electrónica de expedientes para el funcionario que permita realizar una completa gestión del ciclo de vida del expediente en todas su fases y sea cual sea su tipo (expediente papel, o mixto). Módulo TRAMITADOR - Gestión de órganos de gobierno. Este componente incluirá la gestión de estos órganos, tanto unipersonales como colegiados, así como la gestión de sus resoluciones y libros

7 electrónicos de estas. Módulo FIRMA - Portafirmas, que permita funcionalidades de bandeja de documentos a firmar, consulta de documentos firmados, implementación de circuitos de firma, implementación de firma desatendida, gestión de delegaciones y sustituciones. Módulo FIRMA Componente de firma. Incluye el applet y los servicios necesarios para efectuar la firma electrónica de documentos, que se ofrecerá de forma desacoplada y que obligatoriamente utilizarán en el resto de módulos y componentes del proyecto. Módulo REGISTRO - Registro Presencial y Electrónico: se implantará una solución de registro presencial y electrónico de entrada/salida, con el objeto de constatar y guardar constancia de las solicitudes de los interesados y las respuestas de la administración. Este módulo debe incluir necesariamente funcionalidades de escaneo y digitalización certificada de documentos con sello de órgano. La solución de Registro ofertada deberá integrarse y garantizar su funcionamiento como un registro unificado que contemple tanto las funcionalidades del registro electrónico como las del registro presencial, garantizando la concurrencia, numeración única y consolidación de apuntes. La solución de registro electrónico deberá cumplir los requerimientos específicos del registro electrónico especificados en la Ordenanza reguladora de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Castellón de la Plana. Componente transversal a todos los Módulos - Gestión documental y archivo electrónico: las soluciones a implantar deberán integrarse con la solución actual de Gestor Documental y Archivo Electrónico Longevo municipal tanto para los expedientes vivos como para los archivados o, en su defecto, incluir en el alcance ofertado una alternativa mejorada de la actual que plantee la sustitución de los sistemas actuales de gestión documental y archivo electrónico con plena funcionalidad. Aunque quedan fuera del alcance del proyecto los costes futuros previstos durante toda la vida útil de las soluciones ofertadas, estos deben valorarse económicamente en la oferta. Se entiende por costes futuros previstos durante toda la vida útil de las soluciones ofertadas, los costes que no se incluyen en el alcance de la oferta presentada y que se refieren a costes de utilización, mantenimiento correctivo y adaptativo (tanto debido a cambios legislativos como de evolución de versión del software relacionado con el proyecto), y soporte técnico del servicio, así como de cualquier mantenimiento o inversión en licencias de software complementario, todos ellos necesarios, a juicio del licitador, para garantizar la operatividad, estabilidad y buen

8 funcionamiento de las soluciones tecnológicas ofertadas así como para la óptima consecución y rentabilización de estas soluciones. Dado que se estima segura la necesidad de mantenimientos evolutivos del servicio, se incluirá necesariamente en esta valoración una bolsa de horas para soporte y/o evolutivos de al menos 200 horas anuales a partir del momento de finalización del proyecto. Esta valoración económica tiene por objeto poder conocer la estimación de costes de mantenimiento en toda su vida útil prevista Principios Generales de la Solución Propuesta A continuación se enumeran algunos de los principios generales de especial relevancia para la solución objeto de este contrato y que rigen el desarrollo de la Administración Electrónica en el ámbito del Ayuntamiento de Castellón de la Plana, de conformidad a lo establecido en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la Ley 3/2010 de Administración Electrónica de la Comunitat Valenciana y la Ordenanza reguladora de la Administración Electrónica del Ayuntamiento de Castellón de la Plana. La solución propuesta se regirá por estos principios generales. i.flexibilidad y Modularidad: se exige que el sistema se adapte a los distintos escenarios que puedan darse en el Ayuntamiento de Castellón de la Plana en función de su tamaño y grado de madurez tecnológica así como la posibilidad de futuras implantaciones no completas. ii.reutilización de Componentes: se valorará como mejora la oferta de un entorno que aporte una alta la reutilización de componentes ya existentes, propios de otros organismos públicos o existentes en el mercado, con el fin de dotar de mayor valor a la solución implantada, basándose en la aplicación de mejores prácticas. iii.no Intrusión: la Solución de Administración Electrónica permitirá la coexistencia con sistemas y/o componentes preexistentes en el Ayuntamiento. iv.integración e Interoperabilidad: el sistema debe estar diseñado técnica y funcionalmente con el fin de garantizar la interoperabilidad con los distintos niveles de administración existentes en el Ayuntamiento. El sistema estará adaptado para garantizar la cooperación en la utilización de medios electrónicos por otras Administraciones Públicas, así como para garantizar la interoperabilidad de los sistemas y soluciones y la

9 prestación conjunta de servicios. v.neutralidad tecnológica: deberá garantizarse la independencia de los medios tecnológicos utilizados, siendo la propia evolución tecnológica la que determinará el uso, en cada momento, del medio tecnológico más adecuado Requerimientos funcionales del Proyecto A continuación se enumeran y describen los requerimientos funcionales, técnicos, jurídicos, documentales, formativos, organizativos, metodológicos y temporales que deberán cumplir cada uno de los módulos y componentes del proyecto. Asimismo el licitador podrá incluir cualquier mejora que desee. Las mejoras que serán valoradas de acuerdo con lo establecido en el apartado de mejoras de los criterios de valoración. El licitador deberá incluir cualquier otro elemento y funcionalidad no descritos en los requerimientos siguientes y que sean necesarios para la correcta comprensión y el correcto funcionamiento del conjunto Parametrización general. Requerimientos aplicables a TODOS los módulos: Solución multi-idioma. Todos los componentes de la solución propuesta deberán contemplar como mínimo las dos lenguas oficiales de la Comunitat Valenciana para todo el contenido tanto interno como externo, además de estar preparado para incluir adicionalmente aquellos idiomas que se consideren necesarios. Se incluye parametrización completa inicial en Castellano y Valenciano. Solución multi-entidad/institución y multi-sede. Todos los componentes de la solución propuesta deberán contemplar como mínimo dos instituciones y dos sedes, además de estar preparado para incluir tantas sedes e instituciones como se consideren necesarias. Se incluye parametrización completa inicial para 2 instituciones/entidades y 2 sedes que el Ayuntamiento indicará. Los sistemas y aplicaciones implicados en los servicios electrónicos se sincronizarán con la hora oficial (ROA) Administración. Requerimientos aplicables a TODOS los módulos: Se proporcionarán herramientas gráficas de usuario para la

10 completa gestión y administración del sistema, incluyendo entre otros control de usuarios, perfiles, roles, grupos de usuarios, permisos y accesos, definición de formularios, mantenimiento de todos los parámetros configurable, etc. Estas herramientas serán de uso sencillo y permitirán la autonomía por parte de la organización en el diseño, creación, actualización y organización de todos los componentes y servicios incluidos en todos los módulos (Sede Electrónica, Portal Ciudadanía/Oficina Virtual, Catálogo de Trámites, componentes accesorios, Tramitador, Gestor de Órganos de Gobierno, Registro, etc). Estas herramientas darán una completa flexibilidad de perfiles y roles para contemplar toda la casuística necesaria a nivel de usuario y a nivel de administración. Requerimientos aplicables al módulo CIUDADANO: El sistema dispondrá de una herramienta de usuario para la generación de formularios que permita la definición, diseño y modificación de formularios de tramitación de forma autónoma y con una mínima o, idealmente nula, necesidad de programación o conocimientos técnicos. En la tramitación o posterior aportación de documentación, se permitirá anexar documentos en distintos formatos, inicialmente, entre otros, PDF, CAD, DOC, ODT, etc. Este abanico de formatos aceptados será parametrizable por el usuario administrador Firma electrónica. Requerimientos aplicables a TODOS los módulos: Todos los módulos y componentes de este contrato que requieran el uso de autenticación, validación de certificado electrónico y firma electrónica de formularios y documentos deben integrarse con los componentes ejecutados en el módulo de FIRMA de este contrato. El sistema admitirá la identificación y autenticación de usuarios a los servicios mediante usuario y contraseña, cuando así lo permita el administrador, o mediante los certificados digitales e-dni y los sistemas de firma electrónica de ACCV y Camerfirma, tanto para certificados de ciudadano o empresa como para empleado público. Requerimientos aplicables a módulo FIRMA y, por extensión, a TODOS los módulos que usen los componentes de firma. El sistema debe incluir la funcionalidad de bandeja de documentos a firmar y consulta de documentos firmados por cada usuario.

11 El sistema debe incluir funcionalidad para permitir implementar circuitos de firma secuenciales que contemplen firma por funcionario y/o firma desatendida de uno o varios documentos. Estos circuitos de firma se podrán definir por tipología de circuito o expediente, permitiendo en cada caso definir el workflow de firmantes y los roles de firmantes para cada tipo de documento. Esta definición y parametrización de circuitos de firma deberá poder realizarse de forma intuitiva y sin necesidad de codificación por software. El sistema debe incluir funcionalidad configurable por el administrador la gestión de delegaciones y sustituciones de firmantes, permitiendo, en el mejor de los casos, configurar delegaciones en base a información parametrizada complementaria e integrada con la relación de puestos de trabajo (RPT) municipal así como configurar sustituciones de forma planificada y sustituciones imprevistas, que tendrán que redefinir el firmante de documentos que puedan incluso estár ya en la bandeja de portafirmas de documentos a firmar. El motor de firma incorporado en el sistema utilizará firmas electrónicas avanzadas y reconocidas, según requerimientos establecidos en la Ley 59/2003, de firma electrónica y en la Directiva Europea 1999/93/CE. El sistema debe admitir los sistemas de firma electrónica: edni y cualquier otro que sea de firma electrónica avanzada reconocidos al menos por las autoridades de certificación ACCV (Autoridad de Certificación de la Comunidad Valenciana) y Camerfirma, incluyendo el formato tanto software como usb o tarjeta criptográfica. Los certificados electrónicos reconocidos emitidos por otros prestadores de servicios de certificación serán admitidos como válidos, siempre y cuando el prestador de servicios de certificación ponga a disposición la información que sea precisa en condiciones que resulten tecnológicamente viables. Las herramientas ofertadas deberán tener capacidad de firmar digitalmente con un formato de firma que soporte firma de larga duración y garantice la posibilidad de resellado, permitiendo obtener documentos electrónicos con plenas garantías jurídicas de forma indefinida, según define el Instituto Europeo de Estandarización (ETSI) y la RFC 3126 Electronic Signature Formats for long term electronic signatures. El formato

12 seleccionado y el soporte a estas capacidades solicitadas deberán ser expresamente indicados en la oferta y argumentarse con claridad. Los documentos firmados por el funcionario se almacenarán en formato de firma que soporta larga duración. Si este formato soportara opciones, se deberá poder configurar por parametrización en el sistema en base a los datos que se indiquen (tamaño del fichero y otro datos). En cada acción de firma ejecutada por el usuario, el sistema permitirá la opción de generar copia auténtica en PDF con inclusión del código seguro de verificación (CSV). Los documentos enviados al exterior (ciudadania o entidad jurídica), y por tanto siempre registrados de salida, podrán implementarse en varios formatos, pero como mínimo siempre deberán suministrarse para su envío al ciudadano al menos en el formato PDF, y tendrán su origen en los documentos originales firmados (con formato de larga duración) o no firmados, previa generación e inclusión visual del correspondiente del código seguro de verificación (CSV) para el caso de documentos firmados en este Ayuntamiento. El sistema dispondrá de mecanismos que garantizarán que los documentos administrativos firmados electrónicamente incluirán referencia temporal (sellado de tiempo TSA), que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera. El sistema deberá dar garantía de autenticidad e integridad de documentos electrónicos a través de código seguro de verificación (CSV). El sistema deberá incorporar CSV en todos los documentos generados para su envío al ciudadano, como por ejemplo certificado de empadronamiento o cualquier duplicado de recibo de una tasa o impuesto. El sistema dispondrá de un validador de documentos electrónicos emitidos por el Ayuntamiento y que incorporen código seguro de verificación (CSV). El proceso de validación solicitará al usuario la introducción de parte del CSV que incorpora el documento a validar y mostrará el documento original firmado electrónicamente que deberá estar almacenado, junto con su CSV que formará parte de los metadatos del documento, en el gestor documental del

13 municipal. El sistema debe permitir validar (con el código seguro de validación o CSV) aquellos documentos que hayan sido firmados electrónicamente con las plataformas municipales anteriores a este proyecto. El sistema debe implementar mecanismos que permitan actuaciones administrativas automatizadas mediante el empleo de firmas con sello de órgano, de forma que permita añadir trámites de expedición electrónica automatizada (sin intervención de persona física), entre otros, de certificados e informes que se expidan por cualquier aplicación del ayuntamiento. Esta automatización consiste al menos en firmar un documento mediante el sello de órgano deseado, posterior firma opcional del funcionario, aplicar opcionalmente código seguro de verificación (CSV) al documento firmado con el sello de órgano y su almacenamiento en el gestor documental municipal. Se debe suministrar una herramientas de uso sencillo que permita ampliar los trámites automatizados sin necesidad de codificación de nuevo software. El sistema será capaz de firmar cualquier tipo de archivo: Word, OpenOffice, Excel, TIFF, DXF, XML, HTML, etc, independientemente de que después administrativamente se parametricen y limiten los formatos que el ayuntamiento decida admitir. Se permitirá en aquellos procesos que así lo requieran la firma en segundo plano de lotes de documentos electrónicos, entendiendo por segundo plano que el sistema deje trabajar al usuario mientras realiza y controla la correcta ejecución de la firma de un lote de documentos. Se permitirá en aquellos procesos que así lo requieran la firma múltiple de varios documentos con una sola intervención del usuario para teclear el P.I.N. Se entiende que esta selección múltiple realizará la firma individual de cada uno de ellos Lógica de negocio Requerimientos aplicables al módulo CIUDANDANO El catálogo de trámites será completo y mostrará toda la información necesaria para poder realizar la tramitación independientemente del canal que el ciudadano seleccione.

14 El sistema permitirá mostrar la agrupación de trámites de su catálogo según la clasificación realizada por el usuario en distintas familias. El sistema aportará mecanismos para posibilitar el versionado de trámites, de forma que puedan coexistir distintas versiones de un mismo trámite y permitiendo definir la vigencia de publicación para su iniciación online o presencial para cada una de las versiones. El sistema debe dar solución a los distintos requisitos de documentación a aportar en función de la casuística de cada trámite. El sistema permitirá ofrecer al ciudadano 5 niveles de tramitación online, en función de la configuración de cada trámite, entendiendo como nivel 1, la mera publicación de información del trámite en el catálogo de la sede, nivel 2, la posibilidad de facilitar documentación y formularios descargables sobre este trámite, nivel 3, la posibilidad de iniciar el trámite online, nivel 4, la posibilidad de comunicar y notificar al cidadano avances o requerimientos sobre este trámite, y nivel 5 la completa gestión electrónica interna del trámite y el expediente asociado a la tramitación online iniciada. La sede electrónica permitirá al ciudadano iniciar tramitación electrónica de los tramites así configurados. Se deberá permitir iniciar estos temas con o sin certificado digital por parte del ciudadano, en función de la configuración del trámite. El sistema ofrecerá al ciudadano la posibilidad de interactuar sobre sus trámites, expedientes, tributos, etc mediante un servicio de acceso restringido que garantice la confidencialidad y seguridad de estos datos. Este acceso por parte del solicitante, se realizará a través de un espacio privado denominado Carpeta Ciudadana, mediante la cual el ciudadano podrá realizar la presentación y consulta de estado de sus trámites, historial de procedimientos, documentos aportados, registros de entrada y salida, recibos, autoliquidaciones y liquidaciones y notificaciones realizadas por la administración. El sistema permitirá obtener copias electrónicas de los documentos que formen parte de un procedimiento. El sistema garantizará al ciudadano el derecho a no aportar datos y documentos que ya obren en poder de la Administración. Para ello, ofrecerá facilidades que idealmente permitirán al ciudadano seleccionar los documentos que desee de entre los presentados

15 anteriormente, siempre disponibles para el usuario cuando desee aportar documentación, en cualquier fase de la tramitación o en cualquier otro trámite iniciado. El sistema garantizará al ciudadano el derecho al acceso al estado de la tramitación, tanto de los trámites iniciados telemáticamente como los presenciales. Un trámite debe poder ser presentado tanto por una persona física como por una persona jurídica. El sistema permitirá que el ciudadano efectué el pago de todas las modalidades de tramitación electrónica, es decir, cualquier trámite, autoliquidación o recibo de su carpeta a través de la pasarela de pago a implantar. El sistema de pasarela de pagos aportará facilidades de usuario para efectuar la consolidación de pagos electrónicos en la gestión tributaria municipal. El sistema ofrecerá posibilidad de envío de notificaciones electrónicas al solicitante, en caso de que así lo haya elegido el ciudadano. Se incluirá las funcionalidades de: adjuntar documentos en las notificaciones, enviar mensajes de texto SMS o correos electrónicos al solicitante, visualización del acuse antes de su firma y sellado de tiempo. Estas notificaciones telemáticas se generarán, si así lo elige el usuario, a partir de documentos registrados de salida. En caso de ser ofertado, el Perfil del Contratante estará soportado por un sistema que permita acreditar fehacientemente el momento de inicio y de final de la difusión pública de la información. Requerimientos aplicables a los módulos CIUDADANO y TRAMITADOR. El sistema ofrecerá mecanismos para facilitar el control de plazos, fecha y hora e identificación de las personas. El sistema permitirá la presentación de un trámite aunque se encuentre fuera de plazo. El sistema permitirá realizar el avance y seguimiento de los trámites iniciados de forma telemática de manera que sea posible asociar los trámites/expedientes a un flujo de tramitación para permitir el avance de su estado de tramitación y dar visibilidad de ello al ciudadano; recoger y enviar documentos de/hacia el ciudadano; (comunicarse con el ciudadano) a través del

16 componente de comunicaciones/notificaciones; El sistema permitirá al ciudadano subsanar/alegar telemáticamente o presencialmente a un trámite ya iniciado, presentando opcionalmente documentación, se presente telemáticamente o presencialmente. El sistema permitirá al ciudadano continuar un procedimiento iniciado por un medio, por otro diferente, entendiendo por medio el canal utilizado: presencial, on-line/telemático o telefónico. Los documentos adjuntos a la solicitud, ya sean generados por el ciudadano o por la administración, deben cumplir los estándares especificados en los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad y de Seguridad. En este sentido, los documentos que aporte el ciudadano deben estar catalogados con el conjunto mínimo de metadatos que marca el ENI (fecha de creación, autor, firmas y otros) y que se gestiona de acuerdo con las normas de seguridad (cifrado y privacidad), además de los que requiera el gestor documental o el gestor de archivo municipal. El sistema debe permitir la posibilidad de habilitar autorizaciones de representación de las personas habilitadas, tanto para empresas o ciudadanos en representación de otros ciudadanos como de funcionarios habilitados. Deberá gestionar las representaciones tanto por autorización expresa como a representación en base a convenios con terceras entidades que habilitan representación masiva de colectivos como colegios profesionales. El sistema deberá también permitir acreditación de la representación por distintos medios, presenciales o telemáticos. El sistema incluirá en la carpeta ciudadana la funcionalidad de expedición electrónica de los volantes de Empadronamiento haciendo uso del tratamiento automatizado con sello de órgano. Este volante de empadronamiento emitido con la expedición automatizada debe mostrar sólo los datos del interesado (individuales), y no de la unidad familiar o grupo de personas junto con las que se encuentra empadronado. Requerimientos aplicables al módulo TRAMITADOR El tramitador debe ser un gestor de tramitación electrónica de expedientes para el funcionario debe permitir realizar una completa gestión del ciclo de vida del expediente en todas su fases y sea cual sea su tipo (expediente o papel, o mixto).

17 Este tramitador debe contemplar necesariamente la implementación de gestión sin workflow predefinido y, por tanto, con libre envío de cualquier tarea o encargo sobre el expediente a cualquier usuario y, opcionalmente, permitirá la gestión del expediente con workflow predefinido, en el mejor de los casos, la implementación de procedimientos o tipos de expedientes mixtos, es decir, reglados por workflow parcialmente para cierto tipo de subprocesos. El tramitador, en caso de permitir implementación de procedimientos o subprocesos con workflow predefinido, deberá contemplar el versionado de procesos. Este versionado permitirá la coexistencia de expedientes vivos basados en una versión de workflow con otros basados en una versión distinta. El tramitador permitirá gestionar de parte o de oficio cualquier tipo de expediente. El sistema dispondrá de una herramienta de gestión de tramitaciones que permitirá al usuario/funcionario: gestionar trámites en todo su ciclo de vida, es decir, hasta el archivado del expediente, iniciados tanto telemáticamente como presencialmente; distribución de trámites iniciados a departamento destino; comunicación y envío al ciudadano de... avisos sobre el estado de su tramitación, vía correo electrónico o vía SMS, integrándose con la plataforma de envío de SMSs municipal; notificaciones electrónicas, a través de un sistema de notificación electrónica que permita realizar notificaciones fehacientes desde un expediente o por decisión propia del empleado público; documentación relacionada con su tramitación; actualizar el estado de su tramitación; El sistema permitirá al usuario/funcionario la gestión del inicio de cualquier tramitación presencial o telemática. La herramienta debe cumplir que: todas las tramitaciones se almacenarán en el repositorio

18 único que contendrá tanto las iniciadas presencialmente como las iniciadas telemáticamente; todos los trámites iniciados, de forma telemática o de forma presencial, estarán en un único repositorio accesible y consultable por los usuarios/funcionarios; todos los trámites iniciados, se distribuirán a destino con una única herramienta; todos los trámites se podrán gestionar de forma centralizada o descentralizada, por los departamentos gestores; la información utilizada para la atención ciudadana sea la misma que ve el ciudadano cuando efectúa la tramitación online, es decir, que el catálogo de trámites sea el mismo que en el componente de ciudadano en la sede electrónica; el funcionario pueda efectuar la tramitación ante el ciudadano de forma similar a como lo hace el ciudadano, previa identificación del ciudadano/tercero, de forma integrada con la base de datos de terceros municipal, y consulta de la carpeta del ciudadano/tercero para conocer todo su historial (tramites, expedientes, registros, documentos, etc), consulta o búsqueda del trámite a iniciar; en el mejor de los casos el funcionario podrá realizar el inicio y finalización del trámite, entregando al ciudadano acuse de recibo de presentación en el registro presencial con la respectiva firma y sello de tiempo digitales, y demás evidencias legales; terminado el inicio presencial del trámite, éste pasará a la bandeja de trámites iniciados que se encargará de atender el equipo correspondiente; el funcionario enumere (documentación digital o papel) o aporte (adjuntando en soporte digital) toda la documentación que presenta el ciudadano; el trámite se registre directamente en el registro presencial y se obtenga acuse de recibo para el ciudadano; el ciudadano pueda presentar digitalmente documentación de un trámite iniciado presencialmente, y viceversa. El tramitador permitirá gestionar las instancias, solicitudes o entradas por registro, integrando ambas gestiones (registro y tramitador), heredando por tanto toda la información de registro, documentación digitalizada incluida.

19 El sistema pondrá a disposición del ayuntamiento las herramientas para implementar la actuación administrativa automatizada para los trámites que con el sistema actual se tratan de esta forma, que son: expedición electrónica de certificados de empadronamiento, expedición electrónica de certificado de bienes, expedición electrónica de informe de bienes, recibos acreditativos de la recepción de los documentos electrónicos presentados en el Registro Electrónico del Ayuntamiento con la respectiva firma y sello de tiempo digitales, y demás evidencias legales. Este módulo debe incluir la gestión de órganos de gobierno unipersonales y colegiados. Este componente incluirá la gestión de estos órganos, tanto unipersonales como colegiados, así como la gestión de sus resoluciones y libros electrónicos de estas. El módulo gestionará todo el ciclo de vida de las sesiones de órganos colegiados, como Junta de Gobierno y Pleno así como los circuitos de firma y aprobación de las resoluciones de éstos órganos y de los unipersonales, como los Decretos de Alcaldía. Esta componente debe estar integrada con el tramitador y debe permitir su gestión sin obligatoriedad de gestión íntegra de los expedientes afectados en el tramitador, es decir, se podrá gestionar cualquier resolución, convocatoria, orden del día, etc, de órganos de gobierno relacionados con expedientes que podrán estar o no gestionados en el tramitador. Requerimientos aplicables al módulo REGISTRO El sistema estará dotado de un sistema de registro electrónico que permitirá enviar y/o recibir solicitudes, escritos, y comunicaciones de/hacia el ciudadano, indicando siempre al usuario/ciudadano fecha y hora de cualquier documento registrado. El sistema dará garantía de la fecha y hora oficial del Registro conforme a lo establecido en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. La solución propuesta debe disponer de la capacidad para generar justificantes de apuntes registrales firmados electrónicamente y accesible por parte del solicitante. El sistema dará solución de registro presencial y electrónico de entrada/salida, con el objeto de constatar y guardar constancia de las solicitudes de los interesados y las respuestas de la administración. Este módulo debe incluir funcionalidades completas o

20 complementarias de escaneo y digitalización certificada de documentos con sello de órgano de la documentación aportada en la entrada de registro presencial. La solución de Registro ofertada deberá integrarse con el resto de módulos y componentes detallados en este pliego, y garantizar su funcionamiento como un registro unificado que contemple tanto las funcionalidades del registro electrónico como las del registro presencial, garantizando la concurrencia, numeración única y consolidación de apuntes. La solución de escaneado debe permitir trabajar con escaneado al instante, en el momento de registrar con el ciudadano presente, así como escaneado en diferido, permitiendo un escaneado masivo que identifique automáticamente la separación entre distintos documentos e instancias/solicitudes. La oferta deberá definir con máximo detalle este procedimiento de escaneado. La solución de registro electrónico deberá cumplir los requerimientos específicos del registro electrónico especificados en la Ordenanza reguladora de Administración Electrónica del Ayuntamiento de Castellón de la Plana. Requerimientos aplicables a TODOS los módulos En relación a la gestión documental y archivo... Se realizarán todas las tareas necesarias para, o bien integrar el sistema con el Gestor Documental y Sistema de Archivo electrónico del Ayuntamiento, o bien ofertar un sistema que lo sustituya con plenas funcionalidades iguales o mayores que el sistema actual. En caso de integrar los sistemas ofertados con el actual sistema de archivo, el Ayuntamiento aportará los WebServices (WSs) que permitan enlazar con el gestor documental y Archivo del Ayuntamiento, para los diversos espacios documentales de gestión de expedientes y archivos activos, semi-activo e histórico. La ejecución del proyecto incluirá la revisión y adaptación de las estructuras de datos (metadatos) de documento y expediente a las definidas por la gestión documental y de archivo municipales, incorporando a su vez como propuesta -que el ayuntamiento deberá aceptar-, los metadatos y modificaciones necesarias para el cumplimiento de las normas técnicas que desarrollan el RD 4/2010 que regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI). El sistema interactuará con el gestor documental y archivo

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