Now I know who moved your Cheese

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2 Now I know who moved your Cheese Using SAS to improve development Costs European SAS Forum Geneve, May 2006 Ignacio Fernández Montolí Competence Center Gas Natural Informática S.A. 2

3 3

4 Contents 1. Now I know who moved your cheese 2. Who are we 3. MOOD initiative 4. Using SAS to provide metrics 5. AUTPLAN project 6. Conclusions and maybe questions? 4

5 Now I know who moved your Cheese 5

6 Story based on the book Now I know who moved your Cheese Transforming I.T. organizations to cut off costs and to improve efficiency and quality by Dr. Prof. Frank k. Lee 6

7 An Incredible Tale 7

8 Four Adventurers following a dream Wanda Doolittle Gus Nathan Gus Nathan Joe Waters Andrew Essal 8

9 A great adventure 9

10 Really dangerous 10

11 The conquest of the Treasure 11

12 But keeping the secret was not so easy They would deny the existence of the treasure But the legend was true They had found their mission on the life Each one would create a cattle exploitation and build a cheese factory Full agreement was not possible Therefore, each one opted for a different solution 12

13 Body Shopping Boys n Shopping Corp. 13

14 Turnkey project Iverson Magnificent Buildings Corp. 14

15 Outsourcing Axel C. Sturion Associates 15

16 A different approach Moe V. Welldone Inc 16

17 The moral to the story All the approaches are neither good nor bad, they depend on what are used for and how they are used. Projects need control and supervision, independently of the way they are contracted. It is fundamental to guarantee the quality and skills of the resources. Contracting strategy and Service Level Agreements are fundamental. Things can be done well or as always. It is necessary to distinguish among participating in a project and to be implied in it. Contrary to Caesar's woman, it is not about seeming good, but of being good. 17

18 Who are we 18

19 Who are we Gas Natural SDG Main gas distribution and supplier group in Spain Operates in 11 countries Spain, Portugal, France, Italy Morocco, Argelia Brazil, Argentina, Colombia, México, Puerto Rico Multi-utility oriented Gas, Electricity, Services, Maintenance, etc 10 Million Customers 19

20 Who are we Gas Natural Informática S.A. Company of the group responsible for software development services, exploitation and management of data and voice communications. Multiple platforms : Mainframe, Unix, Linux, Windows XP Múltiple tecnologíes: SAP, Siebel ERM y CRM, GIS, SAS, Microstrategy, J2EE, Fatwire, Natural, Cognos, MQ,etc. International communications network 4 DPC s ( 2 in BRS configuration), Mips 747 servers, 200 in DPC 100 Tb of Disk Users, PC s 117 Local área networks, 415 comm. lines More than hours/year in application development and maintenance 20

21 MOOD Initiative 21

22 Introduction The changing situation,both in the regulatory environment and in Gas Natural SDG itself, forced GNI to an internal reflexion on the development strategy oriented to : Adapt to the changing market conditions Improve our response to our internal customer s demands Adapt our structure to GN s new reality Reinforce the proper use of emerging technologies 22

23 Introduction (2 ) Structure of development groups was out of date Relationship between end users and developers was not efficient Implication of end users should be increased Software quality culture should be promoted Complexity of current systems, both at hardware and software level demanded new approaches 23

24 Three axes of GNI development strategy Customer Orientation Cost Reduction Quality Improvement Need for Improvement!!! But. 24

25 Three axes of GNI development strategy 25 Can t Improve what is not measured!!! Quality Improvement Customer Orientation Cost Reduction

26 MOOD Initiative Standardize Products and Activities Develop tools to collect measurements Develop tools to report and analyze results Implement relationship models Start improving!!! 26

27 Standardize products and activities Common development methodology Technical and political procedures QA policy and tools Best practices from CMM, ITIL, Cobit, etc Standard products and process 27

28 Methodology, deliverables and procedures 28

29 Nuevos Desarrollos Evaluación de la Necesidad Usuario Usuario clave Petición de usuario E100 Petición de usuario Gestión de petición Usuario Coordinador de Usuario Tipificar y registrar Registro de peticiones Gestión de petición Diseño Funcional Jefe de proyecto Retipificar y registrar Registro de peticiones Análisis de la petición GP009 Plan preliminar Gestión de Proyecto Control de calidad Oficina Calidad Analista calidad GP009 E100 Plan preliminar Petición de usuario Control de calidad Check list GP009 Validación Usuario Validación Calidad 29

30 Retipificar y registrar Evaluación de la Necesidad Retipificar y registrar Responsable Participa DF Valida Descripción de la actividad: Una vez aprobada por el usuario coordinador la petición, el responsable funcional encargado de su resolución procede a realizar un primer análisis de la petición. Se verifica la tipología de la petición y sus características para determinar el tratamiento de la petición. En función de la información contenida en la petición se deberá definir el ciclo de desarrollo a utilizar (Nuevo proyecto, Evolutivo, Correctivo) y confirmar /modificar la prioridad. Previo a realizar esta actividad y dependiendo de la petición, el responsable funcional estudiará la misma y podrá solicitar soporte al usuario para lograr el entendimiento de la petición, teniendo la capacidad de rechazarla hasta considerarla completa. Una vez aceptada quedará reflejada la aceptación en la herramienta de soporte y en el acta de reunión correspondiente (en caso que hubiese sido necesario realizarla). Entregables entrada: CODSMI_F_NP_EN_E100_vNN (Petición suario). Registro de Peticiones. Entregables salida: Registro de Peticiones. Técnica: Procedimientos: Gestión de peticiones Herramientas de soporte SMI / SMI evolucionado 30

31 Customer oriented relationship models External customers (Gas Natural) Internal Customers ( Funcional vs Design) External Providers Uniform culture and SLA s 31

32 Relationship models Establishes relationship framework among end users and I,T. Formalize relationship, defining SLA and quality indicators External providers selection criteria External Servicel level agreements Quality level expected Gas Natural Group Internal Customers Establishes relationship frameworks among internal stakeholders Define internal service level agreements and Quality levels Bidirectional Tracing External Providers 32

33 Model Components Portfolio management Customer management Management Model Project management Performance Indicators Indicadores GNI GN Actividad Eficiencia Calidad Planificación Costes * Acuerdos de Nivel de Servicio con áreas de negocio Categoría Indicador GNI Objetivo Calidad del servicio/ producto Mantenimientos correctivos % de correctivos pendientes 5% % cumplimiento tiempos de resolución de incidencias 95% Mantenimientos evolutivos Grado de efectividad mantenimientos evolutivos 5% Nuevos Proyectos Grado de efectividad nuevos proyectos 20% Soporte a usuarios Peticiones de usuario pendientes 5% % cumplimiento de tiempos de respuesta a peticiones 95% de usuario Service Level Agreements 33

34 Tools for data collection and measurement Activity tracking and timesheet Activity reporting Dashboards Data analtytics Metrics, forecast, estimates!!! 34

35 Request Manager SYD Development Life cycle management Planning management Load management Change management Functional version management Associated documentation generation and storage Effort tracking Outsourced, turnkey and body shopping projects management Methodology integration 35

36 Request manager SYD 36

37 Request manager SYD 37

38 Activity reporting 38

39 Activity reporting 39

40 Dashboards 40

41 Using SAS to provide metrics 41

42 Using SAS to provide metrics Optimize methodological cycles Automated request planning and estimating Degree of completion calculation Internal benchmarking Small requests outsourcing Demand management calculations 42

43 Optimize methodology cycles Corrective maintenance distribution 43

44 Methodology cycles Project cycle Análisis preliminar Diseño funcional Diseño técnico Construcción Implantación User Rquest Evaluation of user needs Evolutive maintenance cycle Diseño funcional Diseño técnico Corrective maintenance cycle Construcción Implantación Short Evolutive cycle Ultra short evolutive cycle Diseño técnico Construcción Implantación Short corrective cycle Ultra short corrective cycle 44

45 Automated request planning and estimating Estimated planning based on historical data Application affected Request Categorization quartile selection Estimated distribution of efforts and time based on historical data 45

46 Automated request planning and estimating 46

47 Automated request planning and estimating PROMEDIO PORCENTAJE_ PRIMER PORCENTAJE_P CUARTIL PROMEDIO COSTE_REAL MEDIANA PROMEDIO COSTES TIPO_TRABAJO TRAMO TIPO_TAREA fase SUMA LAZO COSTES _Q1 COSTES COSTE_REAL_Median TERCER CUARTIL Mantenimiento Correctivo Menos de 8 horas Analizar incidencia 1 37,69 51,50 1,54 1,70 2,45 Analizar solución 1 8,93 13,64 0,41 0,40 0,58 Revisar el diseño técnico 2 13,85 5,29 0,16 0,62 0,90 Revisar el diseño técnico de integración 2 0,30 0,22 0,01 0,01 0,02 Revisar plan de pruebas unitarias 2 1,20 0,89 0,03 0,05 0,08 Revisar plan de pruebas de integración 2 0,24 0,17 0,00 0,01 0,02 Construir/corregir componentes de software 3 24,23 17,38 0,52 1,09 1,57 Realizar pruebas unitarias 3 8,58 4,57 0,14 0,39 0,56 Preparar entorno de pruebas 3 0,43 0,23 0,01 0,02 0,03 Realizar pruebas de integración 3 1,97 3,00 0,09 0,09 0,13 Realizar pruebas funcionales 3 0,53 0,67 0,02 0,02 0,03 Realizar pruebas de aceptación (usuario) 3 0,77 0,50 0,02 0,03 0,05 Gestionar el paso a producción 4 0,78 0,94 0,03 0,04 0,05 Pase a Productivo 4 0,50 1,00 0,03 0,02 0,03 TOTAL 100,00 100,00 3,00 3,00 4,50 4,50 6, horas Analizar incidencia 1 25,77 40,62 3,09 4,64 6,38 Analizar solución 1 14,31 23,18 1,72 2,58 3,54 Revisar el diseño técnico 2 21,93 10,73 2,63 3,95 5,43 Revisar el diseño técnico de integración 2 1,11 0,31 0,13 0,20 0,27 Revisar plan de pruebas unitarias 2 1,85 2,19 0,22 0,33 0,46 Revisar plan de pruebas de integración 2 0,15 0,14 0,02 0,03 0,04 Construir/corregir componentes de software 3 23,51 12,27 2,82 4,23 5,82 Realizar pruebas unitarias 3 7,89 5,06 0,95 1,42 1,95 Preparar entorno de pruebas 3 0,05 0,07 0,01 0,01 0,01 Realizar pruebas de integración 3 1,98 1,05 0,24 0,36 0,49 Realizar pruebas funcionales 3 0,25 1,79 0,03 0,05 0,06 Realizar pruebas de aceptación (usuario) 3 0,14 0,10 0,02 0,02 0,03 Gestionar el paso a producción 4 0,80 1,30 0,10 0,14 0,20 Pase a Productivo 4 0,26 1,19 0,03 0,05 0,06 TOTAL 100,00 100,00 12,00 12,00 18,00 18,00 24,75 Mas de 40 horas Analizar incidencia 1 26,86 37,70 13,43 16,92 26,59 Analizar solución 1 16,42 17,33 8,21 10,34 16,25 Revisar el diseño técnico 2 16,93 17,80 8,46 10,66 16,76 Revisar el diseño técnico de integración 2 1,69 0,53 0,84 1,06 1,67 Revisar plan de pruebas unitarias 2 2,19 1,64 1,10 1,38 2,17 Revisar plan de pruebas de integración 2 0,45 0,25 0,22 0,28 0,44 Construir/corregir componentes de software 3 22,07 10,67 11,04 13,91 21,85 Realizar pruebas unitarias 3 6,78 11,15 3,39 4,27 6,71 Preparar entorno de pruebas 3 0,00 0,02 0,00 0,00 0,00 Realizar pruebas de integración 3 4,74 0,78 2,37 2,99 4,70 Realizar pruebas funcionales 3 0,14 0,03 0,07 0,09 0,14 Realizar pruebas de aceptación (usuario) 3 0,23 0,14 0,11 0,14 0,23 Gestionar el paso a producción 4 0,34 0,33 0,17 0,22 0,34 Pase a Productivo 4 1,15 1,62 0,58 0,73 1,14 TOTAL 100,00 100,00 50,00 50,00 63,00 63,00 99,00 Mantenimiento Evolutivo Menos de 8 horas Elaborar Diseño Funcional 1 33,55 55,27 1,01 1,68 2,35 Realizar el gap análisis 1 5,89 1,40 0,18 0,29 0,41 Revisar diseño funcional 1 5,23 3,84 0,16 0,26 0,37 Establecer el plan de pruebas de aceptación 1 8,47 5,47 0,25 0,42 0,59 Revisar el plan de pruebas de regresión 1 2,84 17,57 0,09 0,14 0,20 Definir arquitectura de software 2 0,10 0,16 0,00 0,01 0,01 Estrategia de diseño y construcción 2 0,13 0,16 0,00 0,01 0,01 Establecer plan de pruebas unitarias 2 1,75 1,08 0,05 0,09 0,12 Elaborar el diseño técnico 2 4,08 1,66 0,12 0,20 0,29 Elaborar el diseño técnico de integración 2 0,16 0,25 0,00 0,01 470,01

48 Degree of completion calculation Trying to avoid the 90% syndrome The degree of completion of a single task is informed by user Based on this degree, effort expended anf time consumed, we calculate the task forecast in the following manner ETA (Cost) = Effort Expended / %completion ETA (Time) = (Today Initial Date ) / %completion Once a task is finished, the percentage of completion is obtained from the statistical weight of the type of task in the type of request. In this way, degree of completion is based on past reality, calculated by means of statistical analysis 48

49 Small request outsourcing Current usage Small corrective and evolutive requests developed in outsourcing mode are estimated based on effort ranges Requested effort to be paid is the statistical mean of the range selected Cost is calculated using effort and tariff means Ranges are updated in six month frecuency and new means are established, the same as redefining ranges, depending on existing data. Working in this way, it s very easy to negociate, estimate and manage these small tasks. 49

50 Small request outsourcing Task group to outsource Outsurcer assigned Effort range 50

51 Small request outsourcing Requested finish date Effort and fee to be paid 51

52 AUTPLAN project 52

53 AUTPLAN Project Objectives AUTPLAN is configured as an additional SYD module, integrated with SAS Analytical model, to provide: Statistic models for effort and timings for new project, at every stage of the life cycle Based on multivariable analysis Using historic metrics, both qualitative and quantitative Readjustment of forecast, based on real information of finished stages of the project 53

54 AUTPLAN Project Input / Output Data Independent variables: Qualitative (Business, Technologies, Request type, complexity, effort range, etc) Quantitative (number of requirements, functionalities, entidades, interfases, etc..) Quantitative variables will be extracted from the deliverables via XML) Closing project qualitative variables ( Final complexity, user collaboration, lessons learned, etc) Dependent variables: Effort Time Precalculated models for each project stage 54

55 AUTPLAN Project SYD Data Entry Actual data of finished projects ( cost, time) GNI methodology life cycle Project attributes/characteristics: Request, Project, Task, AUTPLAN Data Preparation GNI Projects Attributes Stages Actual Data Statistical Models Generation Schedules and cost Project planning Project planning proposals (Scheduling and cost) Estimates Calculation and Validation 55

56 El proyecto AUTPLAN Database server: SYD Data AUTPLAN Analytic server: Automatic model generations: Multivariable statistics Descriptive analysis Automatic calculation of effort and time forecast 56

57 and that s all, folks!!! Questions??? Thank you very much!!! 57

58 Esta presentación es propiedad del Grupo Gas Natural. Tanto su contenido temático como diseño gráfico es para uso exclusivo de su personal. Copyright Gas Natural SDG, S.A. 58

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