Modelo de empresa saludable Healthy workplace model

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1 Modelo de empresa saludable Healthy workplace model

2 Título: Modelo de empresa saludable. Healthy workplaces model Autor: AENOR AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), 2012 Todos los derechos reservados. Queda prohibida la reproducción total o parcial en cualquier soporte, sin la previa autorización escrita de AENOR. ISBN: Impreso en España - Printed in Spain Edita: AENOR Maqueta y diseño de cubierta: AENOR Nota: AENOR no se hace responsable de las opiniones expresadas por el autor en esta obra. Génova, Madrid Tel.: Fax:

3 Modelo de empresa saludable... 5 Healthy workplace model... 45

4 Modelo de empresa saludable

5 Índice Prólogo... 9 Introducción Generalidades Principios de los sistemas de gestión de empresa saludable Objeto y campo de aplicación Documentos para consulta Términos y definiciones Sistema de gestión de empresa saludable (SIGES) Requisitos generales Política de empresa saludable Planificación Identificación, evaluación y determinación de controles Requisitos legales y otros requisitos Objetivos y programas Implementación y operación Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Competencia, formación y toma de conciencia Comunicación, participación y consulta Documentación Control de documentos Control operacional Verificación Medición y seguimiento del desempeño... 34

6 8 Modelo de empresa saludable Evaluación del cumplimiento legal y otros requisitos Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva Control de los registros Auditoría interna Revisión por la dirección Anexo A. Orientación para el uso de este modelo de empresa saludable A.1. Requisitos generales A.2. Requisitos específicos A.2.1. Ambiente físico de trabajo A.2.2. Ambiente psicosocial de trabajo A.2.3. Actuaciones en salud en el espacio de trabajo A.2.4. Participación de la empresa en la comunidad... 44

7 Prólogo La salud y el bienestar de los empleados no solo constituyen fines nobles en sí mismos, sino que además son esenciales para la productividad, la competitividad y la sostenibilidad de las empresas. La promoción de la salud en la empresa es uno de los grandes objetivos definidos en el Plan de Acción Mundial de la OMS. Abundan los datos que demuestran que las empresas que promueven y protegen la salud de los trabajadores se encuentran entre las más exitosas y competitivas a largo plazo y también tienen las mayores tasas de retención de empleados. Por eso AENOR, junto con el Instituto Europeo de Salud y Bienestar Social, Centro Colaborador de la OMS en España y la Sociedad de Prevención de FREMAP ha elaborado este documento que, basado en los criterios de empresa saludable de la OMS, propone un modelo global para la identificación, planificación, ejecución y evaluación de las actividades esenciales para la protección y promoción de la salud, a llevar a cabo por las organizaciones de cualquier tipo y tamaño. 9

8 Introducción Generalidades La salud, la seguridad y el bienestar de los trabajadores tienen una importancia fundamental para los propios trabajadores y sus familias, pero también para la productividad, la competitividad y la sostenibilidad de las empresas y, por ende, para las economías de los países y del mundo. Según el nuevo paradigma, la promoción y la protección de la salud son las piedras angulares de las actividades que afectan a los factores determinantes de la salud. Por ello, es importante definir de forma correcta qué entendemos por salud y, sobre todo, los aspectos y el alcance de dicha definición en relación con las características de la sociedad sobre la que se pretende actuar y su(s) forma(s) de desarrollo, así como los diferentes aspectos que inciden en la promoción y protección de la salud para que esta no solo sea alcanzada, sino también mantenida con eficacia. La Organización Mundial de la Salud (OMS, 1956) redefine el concepto de salud como: El estado de completo bienestar físico, psicológico y social, y no solo la ausencia de enfermedad. La introducción del factor social como elemento que conforma el estado de bienestar, junto a lo físico y a lo mental, supone la necesidad de una atención psicosocial frente a un problema de salud como una enfermedad crónica. Es importante tener presente que, en un contexto integral de la definición de salud, la salud mental ha adquirido una especial relevancia en la concepción de salud como tal desde entonces, y por ello, la OMS, en su última revisión de 2011, define la salud como un estado de bienestar en el cual el individuo, es consciente de sus propias capacidades, puede afrontar las tensiones normales de la vida, puede trabajar de forma productiva y fructífera, y es capaz de hacer una contribución a su comunidad. Este modelo establece los requisitos de un sistema de gestión de empresa saludable para organizaciones comprometidas con los principios y recomendaciones existentes 11

9 12 Modelo de empresa saludable sobre empresas saludables (en particular, con los contenidos en el modelo de la OMS de ambientes de trabajo saludables), y que quieren promover y proteger la salud, seguridad y bienestar de los trabajadores y la sostenibilidad del ambiente de trabajo de manera continuada. Sobre la base de los criterios recogidos en el modelo de la OMS y la amplia bibliografía existente sobre esta materia, este modelo establece un sistema de gestión de empresa saludable basado en la metodología conocida como Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA). El ciclo PHVA se puede describir brevemente como: Planificar: establecer los objetivos y requisitos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política de empresa saludable de la organización. Hacer: implementar los requisitos. Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los requisitos respecto a la política de empresa saludable, los objetivos, las metas y los requisitos legales, reglamentarios y otros requisitos, e informar sobre los resultados. Actuar: llevar a cabo acciones para mejorar continuamente el desempeño del sistema de gestión de empresa saludable. La base de este enfoque se muestra en la figura 1. Figura 1. Modelo de sistema de gestión de empresa saludable

10 Introducción 13 Como en el caso de otros sistemas de gestión, este sistema contiene requisitos auditables que aseguran una mejora continua del sistema de gestión de empresa saludable; sin embargo, no establece requisitos absolutos en relación con la salud, seguridad, bienestar y sostenibilidad, más allá de: Las obligaciones legales que sean de aplicación a una organización. Los requisitos del sistema de gestión recogidos en este modelo y cualquier otro requisito que la organización suscriba o establezca. Los objetivos establecidos por la propia organización. Principios de los sistemas de gestión de empresa saludable Las actuaciones que se emprenden en el ámbito de la gestión de empresa saludable se asientan sobre una serie de principios generales ampliamente admitidos, aplicables con independencia de la naturaleza de las actividades, del tamaño de la organización, del ámbito geográfico o de otras características específicas, y que son adicionales al respeto a los derechos y principios universales. La organización debe basar sus actuaciones en las iniciativas sobre ambientes de trabajo saludables de la OMS: Ética empresarial. Interés empresarial. Obligación legal. Además de los principios generales de empresa saludable descritos, la organización debería tener en cuenta los siguientes: Comportamiento de los empleadores basado en valores fundamentales. Los programas de entornos de trabajo saludables deben estar integrados en los objetivos de la organización. Incluir a los trabajadores y sus representantes. Los trabajadores afectados por los programas deben participar en cada uno de los pasos del proceso, desde la planificación hasta la ejecución y la evaluación. Análisis de brechas. Es importante evaluar la situación actual, luego determinar qué se desea lograr y hacer planes para salvar la brecha entre ambas situaciones.

11 14 Modelo de empresa saludable Aprender de otros. Es importante contar con expertos que han recibido capacitación especial sobre entornos de trabajo saludables. Sostenibilidad Es importante integrar las iniciativas ambientales de trabajo saludables en el plan estratégico de la empresa. Importancia de la integración. La planificación estratégica debe incorporar el aspecto humano.

12 Healthy workplace model

13 Index Prologue Introduction General observations Principles of occupational healthy workplace management systems Aim and scope of application Consultation documents Terms and definitions Healthy Workplace Management System (HWMS) General requirements Healthy workplace policy Planning Identification, evaluation and determining controls Legal requirements and other requirements Objectives and programs Implementation and operation Resources, roles, responsibility, accountability and authority Competence, training and awareness Communication, participation, and consultation Documentation Control of documents Operational control Checking Performance measurement and monitoring... 73

14 48 Healthy workplace model Evaluation of legal compliance and other requirements Incident investigation, nonconformity, corrective action and preventive action Control of records Internal auditing Management review Annex A. Guidance on the use of this healthy workplace model A.1. General requirements A.2. Specific requirements A.2.1. Physical work environment A.2.2. Psychosocial work environment A.2.3. Personal health resources at the place of work A.2.4. Enterprise community involvement

15 Prologue The health and wellbieng of workers is not only made up of good faith, but rather they are essential aspects of productivity, competitiveness and the sustainability of companies. Promoting health in the workplace is one of the most important objectives deifned by the Global Action Plan of the WHO. There is much data that shows that companies that promote and protect the health of their workers are among the most succesful and competetive over the long term and also have the highest retention rate of employees. For this reason, AENOR, together with the European Institue of Health and Social Welfare, the Collaborating Center of the WHO in Spain and the FREMAP Prevention Society have put together this document that proposes a global model for the identifiatcion, planning, execution and evaluation of the essential activities needed to protect and promote health, which can be carried out in an size or type of organization. 49

16 Introduction General observations Workers health, safety, and well being are of paramount importance to the workers themselves and their families, but they also affect companies productivity, competitiveness and sustainability, and by extension, the economies of every country in the world. According to the new paradigm, health promotion and protection are the cornerstones of the activities affecting the determining factors of people s health. As such, it is important to properly define what is meant by health, and above all, the aspects and scope of the said definition in relation to the characteristics of the company at which actions are to be taken. Additionally, it is important to define the method(s) of implementation and the different aspects that have an effect on health promotion and health protection, so that this aim is both achieved and effectively maintained. The World Health Organization (WHO, 1956) has redefined the concept of health as: A state of complete physical, mental and social well-being and not merely the absence of disease. The introduction of the social factor as an integral element of the state of well being, together with the physical and mental aspects, entails a need for psychosocial care to combat a health problem like a chronic illness. It is important to bear in mind that mental health has, within the integral context of the definition of health, acquired particular significance since then, and for this reason the WHO defined health in its latest 2011 review as a state of well-being in which every individual realizes his or her own potential, can cope with the normal stresses of life, can work productively and fruitfully, and is able to make a contribution to her or his community. This model establishes the requirements of a healthy workplace management system for organizations committed to the principles and recommendations existing on 51

17 52 Healthy workplace model healthy workplaces (in particular, the contents of the WHO healthy workplace model), and which seek to promote and protect workers health, safety and well being and the sustainability of the work environment on a continuous basis. On the basis of the criteria contained in the WHO model and the extensive literature that exists on this matter, this model establishes an occupational safety and health management system based on the Plan-Do-Check-Act (PDCA) methodology. The PDCA cycle may be described briefly as follows: Plan: establish the aims and requirements necessary in order to attain results in accordance with the organization s healthy workplace policy. Do: implement the requirements. Check: follow up and measure the requirements of the healthy workplace policy, the aims, the goals, and the legal, regulatory and any other requirements, and report on the results. Act: take actions aimed at continually improving the performance of the occupational safety and health management system. The basis for this approach is shown in figure 1. Figure 1. Healthy workplace management system

18 Introduction 53 As in the case of other management systems, this system contains auditable requirements that ensure the continuous improvement of the occupational safety and health management system; however, no absolute requirements are established in relation to health, safety, well being and sustainability, beyond the following: The legal duties incumbent on an organization. The requirements of the management system contained in this model and any other requirements adopted or established by the organization. The aims established by the organization itself. Principles of occupational healthy workplace management systems The activities undertaken within the framework of healthy workplace management are based on a series of widely accepted general principles, applicable regardless of the nature of the activities, the size of the organization, its geographical scope or any other specific characteristics, and are additional to the respect for universal rights and principles. The organization ought to base its actions on the WHO healthy work environment initiatives: Business ethics. The business case. Legal duty. In addition to the general principles of healthy workplaces described, the organization should take the following into account: Leadership engagement based on core values. Healthy work environment programs should form a part of the aims of the organization. Involving workers and their representatives. Employees affected by the programs should participate in every step of the process, from planning to implementation and evaluation. Gap analysis. It is important to assess the current situation, and then to determine what needs to be achieved and make plans to bridge the gap between the two situations.

19 54 Healthy workplace model Learning from others. It is important to have experts who are specially trained in healthy work environments. Sustainability. It is important to integrate the healthy work environment initiatives into the company s strategic plan. The importance of integration. Strategic planning should include the human aspect.

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