INFORME DE SEGUIMIENTO A LA RESOLUCIÓN 734 DE 2012 COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL VIGENCIA 2013

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1 INFORME DE SEGUIMIENTO A LA RESOLUCIÓN 734 DE 2012 COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL VIGENCIA 2013 MARCO REFERENCIAL Para dar cumplimiento al Artículo 11 de la Resolución No. 374 de 2012 "Por la cual se establece el Comité de Convivencia Laboral y el procedimiento interno para superar las conductas que configuran Acoso Laboral" la Oficina de Control Interno realizó el seguimiento al cumplimiento y evaluación de lo establecido en dicha Resolución, correspondiente al año inmediatamente anterior. Por tal motivo, se resalta el siguiente articulado de la mencionada Resolución: ARTÍCULO 1. OBJETO: Establecer el Comité de Convivencia Laboral en la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, la implementación de los mecanismos de prevención y el procedimiento conciliatorio interno para solucionar en su interior los conflictos causados por conductas relacionadas con el acoso laboral ARTÍCULO 2. MECANISMOS DE PREVENCIÓN DE LAS CONDUCTAS DE ACOSO LABORAL: se establecen los siguientes mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral, tendientes a generar y promover el trabajo en condiciones dignas, justas y armoniosas entre los funcionarios de la UAESP, para compartir la vida laboral, mejorando el ambiente en el ejercicio de sus funciones, así: Plan Institucional de Formación y Capacitación Inducción y Reinducción Programa de Salud Ocupacional y Bienestar Institucional Ideario Ético Políticas de comunicación ARTÍCULO 5. REUNIONES: El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente el primer miércoles de cada trimestre, entre otras, para hacer seguimiento a la implementación y ejecución de los mecanismos de prevención de acoso laboral ARTÍCULO 7. DESIGNACIÓN Y ELECCIÓN: El Director General designará directamente a dos (2) representantes y sus suplentes y los empleados públicos

2 de la Entidad elegirán dos (2) representantes a través de votación secreta que represente la expresión libre y espontánea de todos los servidores, y mediante escrutinio público, con sus respectivos suplentes. ARTÍCULO 8. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA: De acuerdo con la Resolución No.0652 del 2012 del Ministerio de Trabajo, son funciones del Comité de Convivencia, en relación con el cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1010 de 2006, las siguientes: 1. Atender las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan. 2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral. 3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja. 4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias. 5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad. 6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado. 7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General de la Nación, tratándose del sector público. 8. Elaborar las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestión del Comité de Convivencia Laboral, los informes requeridos por los organismos de control y el informe final a la culminación del período. 9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Convivencia Laboral a la Subdirección Administrativa y Financiera de la UAESP y la implementación y ejecución de los mecanismos establecidos de prevención de acoso laboral.

3 10. Revisar y aprobar los informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de las recomendaciones, seguimiento a la implementación de mecanismos de prevención de acoso laboral y reuniones celebradas. ARTÍCULO 12: PROCEDIMIENTO CONCILIATORIO INTERNO. Para los efectos previstos en esta resolución, se observará el siguiente procedimiento de atención de las quejas relacionadas con el acoso laboral, a saber:... ARTÍCULO 13. TEMERIDAD DE LA QUEJA DE ACOSO LABORAL. Cuando a juicio del Comité de Convivencia Laboral se presuma que la queja de acoso laboral carezca de todo fundamento fáctico o razonable, deberá enviarlo a la autoridad competente, con el fin de que se surta el proceso correspondiente de que trata el artículo 14 de la Ley 1010 del 23 de enero de 2006 ACCIONES ADELANTADAS EN LA UNIDAD En cumplimiento a la Resolución No. 797 del 31 de diciembre de 2012 "Por la cual se designan los representantes de los empleados y los delegados de la Dirección General ante el Comité de Convivencia Laboral de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos establecido mediante Resolución 734 del 30 de noviembre de 2012", la entidad designó, después del proceso de convocatoria para realizar las elecciones llevadas a cabo el 28 de diciembre de 2012, dos (2) representantes de los empleados y sus suplentes ante el Comité de Convivencia Laboral de la Unidad, como consta en el acta de escrutinio del mismo día. Asimismo, se designaron los representantes de la Administración para el período comprendido entre el 01 de enero de 2013 y el 31 de diciembre de A 31 de diciembre de 2013 estaban vigentes como representantes: Principal: Asesor Código 105 Grado 05 - Designado por la Dirección. Principal: Asesor Código 105 Grado 05 - Designado por la Dirección. Suplente: Subdirector de Servicios Funerarios y Alumbrado Público. Suplente: Jefe Oficina Asesora de Planeación.

4 En cuanto a los mecanismos de prevención, se pudo establecer que la Subdirección Administrativa y Financiera realizó el 13 de marzo de 2013 la capacitación Ética y Valores Acoso Laboral a la cual asistieron 39 funcionarios de las diferentes dependencias de la Unidad. El área de Talento Humano, por solicitud de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá, publicó en el mes de octubre de 2013 en la intranet de la Unidad el link: IKxDIpFGIodgE/viewform, para que los funcionarios dieran respuesta a la encuesta sobre sobre transparencia, sentido de lo público y rechazo a la corrupción, haciendo especial énfasis en los temas de corrupción, transparencia y probidad. Treinta y seis (36) funcionarios de la Unidad dieron respuesta a la encuesta. La Subdirección Administrativa y Financiera desarrolló durante el 2013 varias actividades en materia de bienestar, capacitación y salud ocupacional, dentro de las cuales se encuentran la celebración del Día de la familia realizada el 26 de octubre de 2013 y la jornada de Salud Ocupacional realizada entre el 09 y el 13 de diciembre de Respecto de las funciones que el Comité de Convivencia debe cumplir, se evidencia que el Comité se viene reuniendo periódicamente dejando como constancia las actas de reunión, en las que se observa el desarrollo de los temas de su competencia, según lo establecido en la Resolución 734 de Durante el año 2013 el Comité de Convivencia Laboral recibió siete (7) quejas formales por parte de diferentes funcionarios de la Unidad, de las cuales se trasladó una (1) al grupo de Control Interno Disciplinario debido a que el inculpado no se presentó a rendir los descargos solicitados por el Comité para proceder a una posible conciliación. Las otras seis (6) quejas fueron declaradas como improcedentes por el Comité, después de aplicar el procedimiento conciliatorio interno.

5 OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Durante el 2013, el procedimiento para establecer el Comité de Convivencia Laboral de la Unidad se llevó a cabo tal como está establecido en la Resolución 734 de No obstante, de los dos (2) funcionarios elegidos como suplentes para conformar el Comité, uno de ellos no participó en las actividades desarrolladas ni acudió a las citaciones, lo que motivó al Comité no volver a convocarlo a las reuniones. La Unidad no implementó un Plan Institucional de Formación y Capacitación para la vigencia Las actividades realizadas en el 2013 no alcanzan a contener las acciones suficientes encaminadas a potenciar el talento humano en cuanto a solución de conflictos, comunicación asertiva, técnicas de trabajo en equipo, liderazgo, entre otras, que ayuden al mejoramiento del ambiente laboral de la entidad. Se recomienda a la Subdirección Administrativa y Financiera, además de adoptar el Plan Institucional de Formación y Capacitación, incluir en él los temas establecidos en la Resolución 734 de Los días 18 y 19 de abril de 2013, el área de Talento Humano realizó una jornada general de inducción y re-inducción, contando con la asistencia de 230 funcionarios y contratistas de la Unidad. No obstante, no se incorporaron en los contenidos temáticos lo concerniente al tema de la Ley 1010 de 2006 y demás normas sobre acoso laboral, tal como está establecido en la Resolución 734 de De otro lado, no se evidenció que se estén realizando actividades de inducción y re-inducción en el puesto de trabajo, conforme lo señalado por el Decreto 1567 de Para poder determinar algunas de las causas que motivan esta situación, la Oficina de Control Interno revisó el procedimiento Selección, Vinculación, Inducción y Retiro Código: SO-GTH-PCSVIR-01, Versión: 04 y se encontró que en él no están contenidas las actividades correspondientes a inducción y reinducción. Se recomienda a la Subdirección Administrativa y Financiera hacer revisión y ajuste del Procedimiento para incluir las actividades de inducción y reinducción del personal a la Unidad y determinar en su contenido los temas establecidos por la normatividad vigente.

6 Otro de los mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral incorporados a la Resolución 734 de 2012, es el Ideario Ético y las labores que debe cumplir el grupo de gestores éticos designados en la Unidad (Resolución 165 de 2010 Por la cual se adopta el Ideario Ético y se ordena la conformación del Grupo de Gestores de Ética de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos ). La Oficina de Control Interno no logró encontrar en las actas de las reuniones celebradas por el Comité de Convivencia de Personal, la toma de decisiones por parte de los gestores éticos de la entidad a través de la mediación en situaciones de conflicto o dilemas éticos para generar procesos reflexivos, ni la promoción para la apropiación y aplicación de temas como el Ideario Ético de la Unidad, los valores, el diálogo y la concertación para la resolución de conflictos, tal como lo establece las normas internas vigentes. Una de las causas que se pudo establecer frente a esta situación es la inactividad del Grupo de Gestores Éticos de la Unidad y el desconocimiento por parte de los funcionarios de la existencia del Ideario Ético adoptado por la UAESP en el mes de abril del 2010, tal como se ve reflejado en los correos electrónicos expedidos en los meses de junio, julio y agosto de 2013, por uno de los integrantes del grupo de gestores éticos, solicitando la reactivación del Comité a la Oficina Asesora de Planeación. Se recomienda a la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, en su calidad de coordinador del Grupo de Gestores Éticos, apropiar el tema de ajuste y adopción de la nueva normatividad para la reactivación de las actividades del mencionado grupo. La Resolución 734 de 2012 establece dos políticas de comunicación: Una corresponde a la presentación del avance de la implementación y ejecución de los mecanismos de prevención establecidos en la Resolución por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera al Comité de convivencia Laboral, y la otra consiste en la inclusión en las tablas de retención documental del archivo originado como resultado de la gestión del Comité de Convivencia Laboral. No se pudo obtener evidencias que demuestren el cumplimiento de estas dos obligaciones. El Comité de Convivencia Laboral posee las actas y listas de asistencia debidamente firmadas, las cuales dan cuenta del trabajo que viene desarrollado sobre la convivencia laboral y los temas referentes al acoso laboral en la Unidad.

7 No obstante, al solicitar el informe anual de resultados sobre su gestión, a través del cual deben formular las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, el Comité informó que no ha sido preparado. Al indagar sobre cuál es el comportamiento actual del personal en la entidad respecto del acoso laboral, los miembros del Comité informan que se han estado incrementando las quejas. Sin embargo, no es posible aplicar el procedimiento conciliatorio interno debido a que no son formalizadas tal como lo indica la Resolución 734 de 2012, siendo uno de los motivos la temeridad para interponer la queja. Las principales causas por las que se ha presentado el acoso laboral en la entidad, según lo expresan los miembros del Comité son: Desconocimiento de los funcionarios sobre el Manual de Funciones de la Unidad. Constante cambio de los Jefes de áreas y oficinas que al ingresar como nuevos funcionarios, desconocen los procesos internos y las funciones del personal a su cargo. Falta de identidad y compromiso del personal con la entidad. Falta de credibilidad de los funcionarios en el Comité de Convivencia de Personal y la Comisión de Personal. Tanto el Comité de Convivencia Laboral como la Subdirección Administrativa y Financiera Talento Humano, vienen desarrollando actividades que ayudan a mejorar el clima laboral y el bienestar del personal de la Unidad, a pesar de ello no se evidencian actividades compartidas que apunten al cumplimiento de la Resolución 734 de Por último, la Oficina de Control Interno recomienda que las Subdirecciones y Oficinas lideren la formulación de acciones que permitan atender los asuntos observados en el presente seguimiento.