Documento Descriptivo del Servicio de Correo Electrónico de la Universidad de La Rioja

Transcripción

1 Dcument Descriptiv del Servici de Crre Electrónic de la Universidad de La Rija INDICE 1. Intrducción 2. Respnsabilidades del servici 3. Dats de cntact de ls rganisms persnas encargadas del servici de crre electrónic 4. Descripción básica del servici 5. Organización del crre electrónic y cuentas de crre 5.1. cuentas persnales 5.2. cuentas institucinales funcinales 5.3. cuentas externas 5.4. listas de crre 6. Prcedimients de usuari 6.1. gestión de la prpia cuenta de crre 6.2. cambi de cntraseña 6.3. mensajes pr ausencia prlngada 6.4. gestión de listas 6.5. Integración cn el servici de LDAP de la UR 6.6. calendari 6.7. redirección de cuentas 7. Mds de acces al buzón de crre 8. Plítica Antivirus 9. Plítica Anti-spam 10. Plítica de Lgs 11. Limite del tamañ de mensajes y del buzón 12. recmendacines para el crrect us del crre electrónic 13. sprte técnic Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 1/13

2 1. Intrducción En apy de ls bjetivs fundamentales de nuestra institución, educación e investigación, y respetand ls principis de libertad de expresión y privacidad de infrmación, se frecen un serie de recurss de red y de infrmación a nuestra cmunidad universitaria. El bjetiv del servici de crre es: dtar de una herramienta útil para el desarrll de las labres de dcencia, investigación administración de ls miembrs de la cmunidad universitaria de la Universidad de La Rija, así cm de tras persnas vinculadas cn la Universidad aunque n frmen parte de ls citads clectivs. Dtar de una herramienta dispnible para ls alumns que le facilite la cmunicación electrónica en ls ámbits universitaris y sciales. Además de la dcumentación aquí aprtada, también existe tra cmplementaria en 2. Respnsabilidades del servici El respnsable del mantenimient del servici de crre electrónic es el Servici Infrmátic de la Universidad de La Rija. Nuestras respnsabilidades cnsisten en: Asegurar el crrect encaminamient del crre cuy dmini es unirija.es y subdminis ( alum.unirja.es, aurea.unirija.es, adm.unirja.es...) tant de aquel que prviene de internet a ls buznes persnales cm de aquel que prviene de las prpias estafetas de la UR Adptar las medidas de seguridad y tecnlógicas para que tal servici se mantenga perativ la mayr parte del tiemp y n se vea afectad pr ls múltiples ataques del exterir (spam, virus, phishing, etc.). La instalación, cnfiguración y mantenimient de ls servidres de crre electrónic y de tds ls elements tant sftware cm hardware que cmpnen el sistema de crre electrónic en la UR. Infrmar al usuari del funcinamient del servici de crre Pner a dispsición del usuari las herramientas necesarias para que pueda utilizar el crre independientemente de cual sea su lcalización gegráfica. Mantenimient de cuentas de crre crprativas Realizar cpias de seguridad periódicas tant de ls buznes cm de las estafetas de la Universidad, si bien se acnseja a ls usuaris que realicen cpias periódicas de ls mensajes almacenads en sus puests de trabaj. Para ell, existe un plan de cpias de seguridad tal y cm se indica en el apartad 10.Plitica de Lgs Aplicar las plíticas de seguridad necesarias para garantizar la privacidad de ls mensajes. Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 2/13

3 Cabe resaltar, que en un tant pr ciert muy elevad, ls crre llegan a su destinatari, per existen una serie de circunstancias que pueden impedir la recepción de ésts: superar el límite del tamañ del mensaje, superar el límite de almacenamient en ls buznes, detección de un virus... Nunca de frma rutinaria se realizarán mnitrizacines inspeccines de ls buznes sin el cnsentimient del prpietari del buzón. Sin embarg pdrá denegarse el acces a ls servicis de crre electrónic lcales e inspeccinar, mnitrizar y cancelar una cuenta de crre: Cuand haya requerimients legales Cuand pr circunstancias de emergencia, dónde n actuar pudiera repercutir gravemente en el servici general a la cmunidad. Dispnems de una nrmativa de crre que regula este servici en la página web: 3. Dats de Cntact de ls rganisms persnas encargadas del servici de crre electrónic Respnsable del crre electrónic fernand.ris@unirija.es ( ) Ls encargads de gestinar este servici sn: susana.navaridas@unirija.es ( ) hectr.fernandez@unirija.es ( ) Ente encargad de reslver incidencias técnicas sprte@si.unirija.es (ver apartad 13.sprte técnic ) Otrs cntacts que están implicads en el prces del crre: pstmaster@unirija.es destinad a reslver prblemas entre estafetas de crre... El usuari recibirá ntificacines pr parte de pstmaster en cas de enví de crres que n han pdid ser entregads al destinatari pr mtivs varis (destinatari incrrect, fall en la cnexión cn el destinatari, la cuenta de crre ha alcanzad el tamañ máxim de almacenamient...) abuse@unirija.es destinad a reslver y atender cnsultas sbre el abus del crre electrónic 4. Descripción básica del Servici El crre electrónic es un servici de red que prprcina a tda la cmunidad universitaria una frma rápida, eficiente y segura de cmunicarse, pudiend enviar tant text cm fichers digitales. Si el usuari se encuentra en un equip cnectad a la red interna de la universidad, el crre será gestinad pr un de ls ds carters interns (estafeta 1 y estafeta 2). Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 3/13

4 Si el usuari se encuentra en un equip extern a la red de la universidad ls encargads serán tras ds estafetas distintas (estafeta 3 y estafeta 4). En ambs cass el balanceadr de carga elegirá cual de las ds estafetas es la encargada de prcesar el crre, en función de diferentes criteris preestablecids. Una vez esté el crre en la estafeta crrespndiente, y antes de que éste sea prcesad, se cmprueba cntra el servidr de dats (ldap) la autenticación del usuari remitente (cntrl de acces al entrn de crre para evitar que las estafetas de la UR sean utilizadas pr tercers cn la finalidad de enviar crres a trs destinataris); pasams pr filtr anti-spam y anti-virus (IMSS) y trs parámetrs de cnfiguración cm pueden ser el númer de destinataris, tamañ del mensaje, númer de archivs cmprimids si adjunta fichers zip similares, cntrl de si es crre n desead (spf, listas negras, listas blancas...) etc. Pr últim si este va destinad a una cuenta prpia de la universidad pasa al servidr de crre prpiamente dich, el cual es el que tiene cnfigurads tds ls buznes, en un dispsitiv de almacenamient masiv. Si se tratase de un destinatari extern a la universidad, el crre sería enviad al servidr de crre remt (encargad de entregar en el buzón dich mensaje) Otra alternativa es que un usuari se cnecte vía webmail para pder realizar el enví de un crre. En este cas, el usuari n se cnecta cn ninguna estafeta de crre, sin que directamente se encuentra en el servidr de crre, y es dnde es prcesad el crre. En cualquiera de ls cass anterires, tds ls crres cn destin la universidad terminan en el dispsitiv de almacenamient intern, cnfrme a ls siguientes esquemas, del cual se hacen cpias de seguridad. Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 4/13

5 TENDENCIAS FUTURAS El sistema de crre descrit anterirmente está en cntinua evlución, y desde el Servici Infrmátic se está haciend un imprtante esfuerz para tmar medidas crrectivas ante ls nuevs ataques y mejras en este entrn (criteris de calidad definids pr RedIris). 5. Organización del crre electrónic y direccines de crre Actualmente en la Universidad de la Rija existe la siguiente clasificación de cuentas de crre: usuari cn cuenta persnal Es una dirección de crre persnal cn un buzón para tdas aquellas persnas que tienen relación cn la Universidad de La Rija, PAS, PDI, alumns y becaris de investigación. cuenta institucinal funcinal Sn cuentas de crre cn direccines encaminadas a facilitar el funcinamient de ls diverss servicis, departaments, secretarías, asciacines, cargs institucinales, cngress, etc. de la UR. dirección externa Sn las que se refieren a aquellas persnas u rganizacines que n tienen cabida dentr de las cuentas de crre persnales las direccines funcinales e institucinales. lista de crre Es una dirección de crre electrónic desde la que n se pueden enviar mensajes y tds ls mensajes que recibe sn redirigids a tras direccines de crre. Pr l tant n tienen buzón asciad, ni usuari, ni cntraseña. Para más detalles sbre el prcedimient del funcinamient de cada tip, cm dar de alta y dar de baja, se puede mirar en el siguiente enlace 6. Prcedimients de usuaris Gestión de la prpia cuenta de crre El prpi usuari pdrá gestinar su cuenta desde el enlace: Cambi de cntraseña Ésta se puede cambiar pr un de ls siguientes métds: Acces a nuestr crre pr webmail Opcines glbal cambi de cntraseña Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 5/13

6 Cabe destacar que a la hra de establecer la clave, el sistema ns va diciend si es una clave segura (barra en verde) está expuesta a vulnerabilidades (barra en rj) Mensajes pr ausencia prlngada Permite prgramar durante un interval de tiemp (días, meses ) un mensaje de respuesta autmática. Si se desea se puede especificar un mensaje distint para crres recibids desde direccines internas e inclus indicar el númer de días entre el día de recib y la respuesta. Éste mensaje se puede establecer desde pcines crre mensaje vacacines: Gestión de listas Si un usuari es administradr de alguna lista de distribución pdrá mdificar ls cnsiguientes parámetrs de cnfiguración en : Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 6/13

7 Integración cn el servici de LDAP de la UR Esta funcinalidad es muy útil si se pretende enviar un mensaje a una persna de la UR y n sabems su dirección. Pniend en el camp de la dirección de enví el apellid, autmáticamente buscará cincidencias en el directri y ns dará una lista de tdas las persnas que tengan ese apellid y sus direccines de crre. Este servici sól dispnible desde la intranet de la UR. Para mayr detalle sbre la cnfiguración del cliente de crre Mzilla Thunderbird, leer el dcument Calendari Calendari electrónic, dnde pdems ver ntas, citas y tareas. El acces al calendari se realiza mediante el acces vía webmail (Crre-Web) slapa calendari También existe una extensión (lightning v.09) que se puede instalar en Mzilla Thunderbind para unificar el calendari cn nuestr cliente de crre. 7. Mds de acces al buzón de crre El servidr de crre de la Universidad de La Rija ns frece la psibilidad de acceder a nuestr crre cn cualquiera de ls 3 prtcls: POPS, IMAPS Y VIA HTTPS (WEBMAIL) La diferencia es, básicamente, que usand POP ls mensajes de crre se descargan en el disc dur de nuestr PC, mientras que cn IMAP y webmail, ls mensajes de crre se quedan en el servidr. Ejempl de cnfiguración del servidr POPS: Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 7/13

8 Ejempl de cnfiguración de servidr IMAPS: Utilizand el Crre-Web además de tener las ventajas del IMAP descritas anterirmente, n necesitams ningún cliente de crre instalad ni cnfigurarl para leer nuestr crre, cn un navegadr web es suficiente. Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 8/13

9 Si necesita mas infrmación para la cnfiguración de dich cliente, puede mirar la dcumentación existente en 8. Plítica Antivirus del Servidr de crre Pr cada mensaje enviad y recibid en la universidad, se cmprueba la existencia de virus. En cas psitiv, se avisa (de frma autmática vía crre) al remitente del prblema, se brra el virus y el mensaje riginal (sin virus) se envía al destinatari. El prgrama de antivirus utilizad en las estafetas de crre es Trend Micr Interscan Messaging Security Suite 9. Plítica Anti-spam Nuestr sftware de anti-spam analiza cada mensaje recibid y enviad examinand si su cntenid tiene carga sexual, cmercial, racista cn carácter de hacer diner rápid. Una vez pnderads ests aspects, catalga si es spam n. Si l es, el sistema añade autmáticamente al asunt del crre (y antes de que le llegue al destinatari) la palabra [spam]. Existe una serie de recmendacines para que el usuari final gestine este tip de mensajes en Plítica de Lgs La infrmación de ls lgs es bligatri pr la LOPD y muy útil para: Ofrecer infrmación ficial y cmpleta de si un determinad mensaje ha sid entregad, a qué hra y a qué estafeta. Lcalizar trazas Ests fichers de lgs almacenan: fecha; hra; crre frm; destinatari; identificadr del mensaje; ip rigen; nmbre del equip; nmbre de la cuasi cn la que se está cnectand para leer el crre; tamañ; numer de destinataris; si el mensaje se ha enviad crrectamente, ha sid enclad se ha rechazad; si cntiene virus; si es spam... Tdas las maquinas que cmpnen la arquitectura del sistema de crre en la UR(estafetas externas e internas, ldap, dns, servidr de crre...) tienen la siguiente plítica de backups de lgs: cpias diarias incrementales cpia ttal el dming Durante el primer añ se guardan tdas las cpias ttales Del primer al segund añ se guarda una cpia ttal pr cada mes Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 9/13

10 11. Limite del tamañ de mensajes y del buzón El tamañ de ls buznes de las cuentas de crre electrónic asignadas en la UR está regulad pr la nrmativa de crre, y que las limita a un tamañ máxim. Este varia en función del tip de cuenta del que dispnga el usuari debid a su papel desempeñad en la universidad. En cncret ls tamañs preasignads sn: 1. PDI:500Mb 2. PAS: 500Mb 3. Direccines Institucinales: 300Mb. 4. Alumns: Hasta 500Mb según intensidad de us A su vez cada crre enviad desde este servici se ve limitad a un máxim de 20mb. 12. Recmendacines para el crrect us del crre electrónic RESPONSABILIDADES DEL USUARIO FINAL Ls usuaris sn cmpletamente respnsables de tdas las actividades realizadas desde sus cuentas de crre y buzón de crre que prprcina la UR. Está prhibid facilitar u frecer la cuenta de crre persnal la CUASI a terceras persnas. Es ilegal y estará penalizada la falsificación de cabeceras del crre electrónic. N distribuir infrmación sbre virus. Sól fiarse de la infrmación ficial de ls respnsables de su Servici. Está cmpletamente prhibid realizar cualquier abus de ls tips definids en el dcument Abus en el Crre Electrónic redactad pr Red IRIS, además de cualquiera de las siguientes actividades: Difusión masiva e indiscriminada de infrmación Participar en la prpagación de cartas encadenadas participar en esquemas piramidales asunts similares. Distribuir de frma masiva grandes cantidades de mensajes cn cntenids inaprpiads para nuestra Universidad. Para asegurar un nrmal funcinamient del servici y un us eficiente de ls recurss del sistema de crre el usuari debería: Leer periódicamente su crre Hacer un us respnsable de la capacidad del buzón de crre, vaciand periódicamente su buzón, de frma que su tamañ n sea excesiv. Avisar al Servici Infrmátic de cualquier incidencia que pueda surgir y que estime que pueda afectar al nrmal cmprtamient del servici, utilizand para ell el teléfn de Atención al Usuari ( ). Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 10/13

11 CONSEJOS PARA EL MANTENIMIENTO DE CONTRASEÑA La cntraseña es la parte más imprtante de la seguridad de una cuenta de usuari. NO utilices la misma cntraseña de la UR para servicis suscripcines de entidades ajenas. Generalmente n cnces cn certeza quién está detrás del servici y n dispnes de infrmación acerca del nivel de seguridad que prprcinan a tu cntraseña. El bjetiv a la hra de seleccinar una cntraseña es frecer el mayr grad de dificultad psible a un psible intrus que intente descubrirl. NO utilices tu nmbre del usuari ni psibles cmbinacines. NO utilices tus apellids ni psibles cmbinacines. NO utilices ls nmbres de ls hijs cónyuges. NO utilices infrmación fácil de btener relacinada cntig: DNI, númers de teléfn, matrícula del cche... NO elijas una cntraseña cn tds dígits cn la misma letra. NO utilices una palabra cntenida en un diccinari. NO utilices una cntraseña de lngitud inferir a 8 caracteres. SI cnviene alternar mayúsculas cn minúsculas. SI cnviene utilizar caracteres n alfabétics. SI es necesari que sea fácil de recrdar sin tener que escribirl en papel. SI cnviene utilizar una cntraseña que se pueda teclear rápidamente. Sugerencias para elegir cntraseñas Elige la primera letra de cada palabra de una línea ds de una canción pema que puedas recrdar. Alterna entre una cnsnante y varias vcales. Elige ds palabras crtas cncatenándlas cn caracteres n alfabétics... Para mantener la cntraseña segura: Debes tenerla siempre en mente. N debes escribirla en ningún papel, tarjeta... Nunca des la cntraseña a trs usuaris. Cambia la cntraseña de vez en cuand (1 vez cada 2 ó 3 meses) CONSEJOS SOBRE EL TIEMPO DE DESCARGA DE LOS MENSAJES CUANDO SE USA POP Cuand se utilicen clientes pp para descargar nuestr crre del servidr, se recmienda encarecidamente pner el tiemp de descarga de ls mensajes en un perid n inferir a 10 minuts. Tiemps inferires prvcan peticines innecesarias al servidr que aumentan su tiemp de respuesta. Recuerde también que n es recmendable utilizar la pción de "dejar cpias de ls mensajes en el servidr" ya que est puede prvcar que se llene su buzón e inhabilite su cuenta CONSEJOS SOBRE ENVIO DE FICHEROS ADJUNTOS A UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN Cuand envíe crres a una lista de distribución prcure n enviar fichers adjunts, ya que esta práctica multiplica la carga del servidr y disminuye su espaci en disc. Sería mas recmendable Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 11/13

12 publicar ls dcuments anexs en una pagina Web y en el crre hacer referencia esa ubicación. CONEXIÓN WEB Ls usuaris que quieran acceder cn el cliente unificad, deberán realizarl a través de CONSEJOS SOBRE CORREOS A MULTIPLES USUARIOS: COPIA OCULTA Y MENSAJES CADENA Cuand se envían crres a múltiples usuaris (cnfrme a la RFC 2821 del prtcl SMTP, la UR ha definid un máxim de 150), ya sea directamente a través de listas particulares creadas pr el prpi usuari, cnviene enviarls cm cpia culta, ya que de tra manera tds ls usuaris cncerán las direccines de ls destinataris, cn l que ell implica de distribución de direccines de crre de frma n deseada. Pr tra parte tampc se debe utilizar este métd para enviar crres del tip cadena ( si rmpe esta cadena puede prvcar mala suerte para usted y ls suys..) peticines de ayuda para determinadas causas, ya que esta práctica suele ser casi siempre un métd encubiert de mala utilización del crre que tiende a clapsar ls sistemas. CONSEJOS SOBRE ANTIVIRUS Debid a la prpagación de ls últims virus en Internet, sería deseable que td el persnal de la Universidad de La Rija tenga instalad en su rdenadr persnal el antivirus crprativ para así pder detectar fácilmente cualquier virus que se pueda tener en dich rdenadr. Ls últims virus prvcan un tráfic de crre innecesari que tendríams que cmbatir cn tdas las armas que tengams a nuestra dispsición y una de ellas es el antivirus lcal CONSEJOS SOBRE LA CORRECTA CONFIGURACIÓN DE LOS CLIENTES DE CORREO Se recmienda el us del cliente de crre de Thunderbird, el cual l debe mantener actualizad al máxim para evitar psibles prblemas de anterires versines y cmprbar que n se abren fichers adjunts autmáticamente al leer un crre, puest que esta es una de las principales causas de infección de virus. CONSEJOS SOBRE FORMAS DE REDUCIR EL TAMAÑO DE NUESTRO BUZÓN La mayría de ls mensajes sn de tamañ mínim, siend ls fichers adjunts ls que cupan más tamañ. Si sól ns interesa el ficher pdems guardarl en nuestr equip y lueg brrar el mensaje. Pdems eliminar mensajes bslets que ya n tienen interés (pr ejempl crre basura). Si deja sus mensajes en el servidr de crre, n lvide purgar ls mensajes. Debems vaciar el cntenid de la papelera de elements eliminads (especialmente si se accede pr web). Pdems eliminar ls mensajes cn ls fichers adjunts que hems enviad nstrs (carpeta elements enviads ). Nrmalmente dispnems de una Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 12/13

13 cpia de dichs fichers pr l que n tiene sentid que ls guardems en el buzón de crre. En cas de necesidad pdems mver a carpetas lcales ls mensajes más antigus. Pr ejempl pdems mver ls mensajes de más de seis meses un añ. AUTENTICACIÓN EN LOS MENSAJES QUE SE ENVIAN El sistema de estafetas de la UR ha sid diseñad cn implementación de autenticación en salida. De esta frma, para pder enviar un crre, es bligatri autenticarse (al igual que l hacems para leer crre, ya sea vía web, vía POPs vía IMAPs). La clave que se utiliza para autenticar el crre es la de la CUASI. 13. Sprte Cn el fin de frecer una mayr calidad y pder dar un servici más persnalizad tdas las incidencias serán atendidas mediante cualquiera de ls siguientes métds: a través del crre electrónic sprte@si.unirija.es Persnalmente en atención al cliente, sit en la planta baja del edifici rectrad cn hrari de lunes a viernes, de 8 a 20 hras, y ls sábads de 10 a 14 hras. Telefónicamente: Vía web ( puede abrir una incidencia cnsultar el estad de las incidencias que haya realizad. Cntrl remt.puede btener inclus sprte vía cntrl remt de su equip siguiend las instruccines del peradr que le atienda. La tma de cntrl remt se realizará baj cnsentimient del usuari y siempre pdrá visualizar en pantalla las peracines que se realicen en su equip. Para ell al realizar la intervención se generará un códig únic y específic para la sesión en curs que le dará el técnic que le atienda. Para facilitar el acces a su equip deberá acceder a la página dnde deberá intrducir el códig que le indique el peradr. La cmunicación entre el técnic y su equip es cmpletamente segura mediante cnexión punt a punt encriptada AES 256bit y una vez finalizada la cmunicación se pierde tda psibilidad de cnexión cn su equip. Este sistema n instala nada en su equip, ni se puede tener acces a él en ningún cas, except en el mment de la intervención y siempre cn su autrización y cn el códig específic generad para la sesión en curs. Dcument descriptiv del servici de crre electrónic de la UR 13/13