Uso Correo Electrónico Institucional

Transcripción

1 Us Crre Electrónic Institucinal NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

2 Tabla de cntenid 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABILIDADES Respnsabilidades de la Administración Respnsabilidades del Usuari Generales Técnicas De difusión de cntenids De difusión de cntenids ANEXOS... 9 Anex 1: Abus en el Crre Electrónic... 9 Intrducción... 9 Tips de abus CONTROL DE CAMBIOS

3 1. INTRODUCCIÓN La Dirección de Tecnlgía de Infrmación de la Universidad Austral de Chile es la unidad respnsable de mantener la cmunicación y peración cn el prveedr del Servici de Crre Electrónic de la UACh. En esta cndición ha generad el presente dcument que define, baj criteris técnics, las nrmas de us del sistema de crre electrónic crprativ, las que deberán ser acatadas pr tds ls usuaris del servici, en el entendid que el bjetiv buscad es dar un servici eficiente para el us de tda la Cmunidad Universitaria. El presente prcedimient desarrlla las nrmativas necesarias para el crrect us de las casillas electrónicas tant para estudiantes y cm para funcinaris de la institución 2. OBJETIVO Definir nrmas y prcedimients asciads us del crre electrónic para estudiantes y funcinaris de la Universidad Austral de Chile. 3. ALCANCE Tds ls cmputadres y similares cnectads a la red de dats crprativa pr cualquier medi. Tds ls usuaris que utilicen ls cmputadres y similares cnectads a la red de dats crprativa. Tds ls usuaris que envíen crres electrónics cn rigen destin algún dmini perteneciente a la universidad. Tds ls servicis interns que utilizan el crre electrónic. 4. DEFINICIONES La Universidad Austral de Chile prveerá de casilla electrónica cn a tds las persnas que mantienen cntrat vigente cn esta institución de a l mens 3 meses. A ls alumns que mantienen matrícula vigente se les entregará una casilla de la de frma similar a ls alumns egresads titulads se le entregará una casilla de la Véase nrmativas para la gestión de cuentas de crres: 3

4 Gestión de Crre Electrónic para estudiantes Gestión de Crre Electrónic para funcinaris El us de las deberá estar enmarcad en el ámbit del quehacer universitari y debe, necesariamente, tener algun de ls siguientes prpósits: investigación, dcencia, extensión administración interna. Td enví de infrmación tant en la red crprativa cm hacia redes exterires, nacinales cm internacinales, debe cumplir cn las nrmativas de us definidas en este dcument. La Dirección de Tecnlgía de Infrmación crdinará labres para velar pr el cumplimient de las nrmas definidas en este dcument. A partir del añ 2013 tds ls estudiantes nuevs cntarán cn una casilla la que será utilizada para el enví de infrmación cuand se requiera usar este tip de medi de cmunicación. La Universidad Austral de Chile canalizará las cmunicacines es a dcentes y alumns mediante las casillas SPAM: se refiere al crre n slicitad, cnsiderad basura enviad en grandes cantidades y que habitualmente es de tip publicitari. 5. RESPONSABILIDADES El us y administración de la platafrma de crre electrónic crprativ fija algunas nrmas para asegurar el crrect funcinamient del servici. Estas nrmas sn aplicables para tds ls entes definids en el ámbit de aplicación antes descrit Respnsabilidades de la Administración La Dirección de Tecnlgía de Infrmación cm unidad a carg de la administración del cnveni de utsursing para el trgamient del servici de crre electrónic es la respnsable de desarrllar tdas las accines necesarias para mantener el servici perativ, verificand su crrect funcinamient y tmand las accines crrectivas sbre prblemas detectads en la supervisión del servici. La Dirección de Tecnlgía de Infrmación asignará casillas de crre de acuerd a ls prcedimients Gestión de Crre Electrónic Institucinal para Estudiantes Nuevs y Gestión de Crre Electrónic para Funcinaris. 4

5 La Dirección de Tecnlgía de Infrmación se crdinará cn tras rganizacines para clabrar en la reslución de prblemas puntuales relacinads cn usuaris del sistema de crre UACh. La Dirección de Tecnlgía de Infrmación n realizará mnitrizacines inspeccines de las casillas sin el cnsentimient del respnsable de la casilla asignada. Sin embarg pdrá denegarse el acces a ls servicis de crre electrónic lcales e inspeccinar, mnitrear y cancelar una casilla de crre electrónic en las siguientes cndicines: Cuand haya requerimients legales. Cuand haya sspechas fundadas de mal us del servici. Cuand el directiv superir l requiera tras sspechas de mal us del servici desvinculación del funcinari cn la rganización. Cuand, pr circunstancias de emergencia, n actuar pudiera repercutir gravemente en el servici general a la cmunidad. Para el cas de crres electrónics asciadas a unidades crprativas, la Dirección de Tecnlgías pdrá realizar cambis de cntraseñas derivar la casilla de crre a trs funcinaris de la institución cn el bjetiv de cntinuar recibiend y cntestand ls crres que se estuvieran recibiend mediante esta casilla de crre electrónic. La Dirección de Tecnlgía de Infrmación velará pr la buena reputación del servici prhibiend reguland el enví masiv de crres que pudiera ser cnsiderad SPAM pr listas negras y de trs tips. Existen nrmativas internacinales acerca del us y abus del servici de crre electrónic las que están incrpradas en el servici y deben ser respetadas, evitand así blques y tras medidas de cntrl aplicadas pr el prveedr Respnsabilidades del Usuari Generales La casilla de crre electrónic asignada pr la UACh es respnsabilidad del usuari a quien se le trga, desde el mment en que ésta le es infrmada. La clave de acces asciada a la casilla es de us privad y debe mantenerse cm tal, haciend cas a la nrmativa de manej de claves crprativa. 5

6 El crre electrónic asignad al funcinari estudiante es intransferible. Aquells crres electrónics es asciadas a unidades, ficinas pryects y que sean traspasads a funcinaris a cargs de dichas unidades, serán de su respnsabilidad hasta el mment de su cierre cambi de funcines, mment en que deberá hacer entrega frmal del identificadr y cntraseña a quien l releve. Mantener un respald de su infrmación, más aún si maneja una cpia única en su equip persnal. Si necesita sprte de cóm realizar esta administración debe pnerse en cntact cn el Call Center de la Mesa de Ayuda Técnicas Mantener su estación de trabaj cn antivirus actualizad y en cas requerid cn el cliente de crres Micrsft Outlk, según las indicacines emanadas desde la Dirección de Tecnlgía de Infrmación. N enviar mensajes masivs cn dcumentación adjunta cn el fin de evitar la saturación del servici y la prpagación de virus infrmátics. N usar el crre electrónic para transferir grandes vlúmenes de infrmación. El crre debe ser usad sól para enviar mensajes breves, sin archivs adjunts de gran tamañ. En cas de requerir transferir grandes vlúmenes de infrmación puede utilizar SkyDrive de Micrsft prvist pr el mism servici de crre electrónic póngase en cntact cn el Call Center (fn: ) de la mesa de ayuda para utilizar algún métd alternativ. N realizar accines cn bjet de impsibilitar dificultar el nrmal funcinamient del servici de crres electrónic. Véase el anex 1 para más detalle sbre est. N manipular las cabeceras de ls mensajes para intentar cultar falsear la identidad del usuari remitente del mensaje. N instalar ni usar servidres encaminadres de crre que n cuenten cn la autrización explicita de la Dirección de Tecnlgía de Infrmación. Administrar eficientemente ls crres de su casilla cn el fin de evitar que esta sature el espaci asignad. Si necesita sprte de cóm realizar esta administración debe pnerse en cntact cn el Call Center de la Mesa de Ayuda. 6

7 De difusión de cntenids N enviar crres masivs de ningún tip. En especial las cadenas de ayudas anónimas de particulares que en general resultan ser frmas encubiertas de infectar cn virus a ls usuaris cmpasivs. N hacer enví de infrmación anónima. N enviar cntenid de naturaleza ilegal, cm es td aquel que cnstituya cmplicidad cn hechs delictivs. Ejempls: xenófb, racista, aplgía del terrrism, prgramas n licenciads, prngrafía, amenazas, estafas, esquemas de enriquecimient piramidal, virus códig hstil en general, atentatri cntra ls derechs humans, actuar en perjuici de ls derechs a la intimidad, al hnr, a la prpia imagen cntra la dignidad de las persnas. N usar casillas prpias ajenas para enviar de frma masiva, publicidad cualquier tr tip de crre n slicitad, cn excepción de las rganizacines cn las cuales la universidad ha establecid cnvenis De difusión de cntenids NO pdrán ser utilizadas para el enví de crres masivs cn el bjetiv de difundir cntenid infrmación relevante. En cas que alguna unidad funcinari realizara este prces mediante el us de casillas es, éstas serán blqueadas cm cnsecuencia de las plíticas anti-spam de nuestr prveedr de servici actualmente vigentes. Para el enví de crres masivs de frma interna (funcinaris académics y n académics), tant las unidades cm ls funcinaris deberán cntactarse cn la ficina de Relacines Públicas haciéndle llegar la dats asciads al enví requerid, entr de ls cuales se debe detallar si la lista (grup de distribución) cnsidera: Académics Funcinaris Ambs Se debe cnsiderar que el enví se realizará a ls funcinaris que utilizan crres es cn el Para el enví de crres masivs a listas externas de nuestra institución, la unidad funcinari requirente deberá ser autrizad, cnfigurad y capacitad pr la Dirección de Tecnlgías de la Infrmación. El prcedimient a desarrllar cntempla las siguientes actividades: 7

8 Cntactarse cn la Mesa de Ayuda mediante un crr electrónic a mesadeayuda@uach.cl indicand el IP, crre electrónic y dats del cntact. Una vez autrizad el acces a platafrma de crres masivs, el IP y casilla sn cnfigurads en el servidr administrad pr la Dirección de Tecnlgías de Infrmación. La Mesa de Ayuda cnfigura el equip del funcinari respnsable y l capacita para el crrect us de esta platafrma. 8

9 6. ANEXOS Anex 1: Abus en el Crre Electrónic Intrducción Definims ACE (Abus en Crre Electrónic) cm las diversas actividades que trascienden ls bjetivs habituales del servici de crre y perjudican directa indirectamente a ls usuaris. Alguns de ls términs habitualmente asciads en Internet a ests tips de abus sn spamming, mail bmbing, unslicited bulk (UBE), unslicited cmmercial (UCE), junk mail, etc., abarcand un ampli abanic de frmas de difusión. De ls tips de abus englbads en ACE, el que más destaca es el cncid cm SPAM que es un términ aplicad a mensajes distribuids a una gran cantidad de destinataris de frma indiscriminada. En la mayría de ls cass el emisr de ests mensajes es descncid y generalmente es impsible respnderl (reply) de la frma habitual inclus llegar a identificar una dirección de retrn crrecta. Tips de abus Las actividades catalgadas cm ACE se pueden clasificar en cuatr grandes grups: 1. Difusión de cntenid inadecuad. Cntenid ilegal pr naturaleza (td el que cnstituya cmplicidad cn hechs delictivs). Ejempls: aplgía del terrrism, prgramas piratas, prngrafía, amenazas, estafas, esquemas de enriquecimient piramidal, virus códig hstil en general Difusión a través de canales n autrizads Us n autrizad de una casilla ajena para reenviar crre prpi. Aunque el mensaje en sí sea legítim, se están utilizand recurss ajens sin cnsentimient. 3. Difusión masiva n autrizada. El us de casillas prpias ajenas para enviar de frma masiva publicidad cualquier tr tip de crre n slicitad se cnsidera inadecuad. 9

10 4. Ataques cn bjet de impsibilitar dificultar el servici. Dirigid a un usuari al prpi sistema de crre. En ambs cass el ataque cnsiste en el enví de un númer alt de mensajes pr segund, cualquier variante, que tenga el bjetiv net de paralizar el servici pr saturación de las líneas, de la capacidad de CPU del servidr, del espaci en disc de servidr usuari. En inglés ests ataques se cncen cm mail bmbing, y sn un cas particular de denial f service (DS). En castellan pdems llamarls bmba de crre saturación, siend un cas particular de denegación de servici. Suscripción indiscriminada a listas de crre. Es una versión del ataque anterir, en la que de frma autmatizada se suscribe a la víctima a miles de listas de crre. Dad que en este cas ls ataques n vienen de una sla dirección, sin varias, sn much más difíciles de eliminar. 7. CONTROL DE CAMBIOS FECHA REVISIÓN MOTIVO 30 Nviembre Publicación de Primera versión 10