Manual de Procedimientos. Dirección General de Eventos y Logistica

Transcripción

1 Manual de Procedimientos Dirección General de y Logistica octubre 2012

2 Manual de Procedimientos Dirección General de y Logistica Elaboró Presentó Validó Agustín Ángel Ballesteros Romero Mauricio Senday Zárate C.P. Carlos Tapia Astiazarán Secretario de la Contraloría General Validado de acuerdo a lo establecido en el art ículo 26, Apartado B fracción XI de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonoraa, según oficio S de fecha 09/10/2012.

3 Contenido I. Introducción II. Objetivo del Manual III. Red de Procesos IV. Lista Maestra V. Presentación de los procedimientos

4 Introducción El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo, servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Dirección General de, cuidando que éstas atiendan a la misión del Gobierno Estatal. Contempla la red de procesos de la Unidad Administrativa, la lista maestra de documentos, as í como los procedimientos desarrollados con el propósito de promover el desarrollo administrativo de la Secretaría de Gobierno. Cabe señalar que este documento, deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura org ánica de la Unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo. 1

5 Objetivo del Manual Servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Dirección General de, cuidando que éstas atiendan a la misión del Gobierno Estatal. 2

6 RED DE PROCESOS Secretaría de Gobierno Dirección General de y Logistica Fecha de Hojas Elaboración 13/07/2012 Hoja 1 de 3 Código de la Red 04-DRP-RP/Rev.00 No. Dir. Facultad Macro. No. Subproceso Tipo Responsable Producto Indicador No, Procedimiento Productos Indicadores Cliente 3

7 1.2 A 01 3 Relaciones Públicas Operativo Felipe Chacón Muñiz, Director General de Logística, Giras y Actividades protocolarias eficientes Número de eventos organizados / Total de eventos convocados 01 Distribución de convocatorias a eventos, invitaciones, tarjetas de felicitación, fotos, videos y lecturas recomendadas de los eventos del C. Gobernador del Estado Informe estadístico generado del Sistema BADER: Reporte de Convocatorias para lanzadas. Reporte de Invitaciones giradas. Reporte de Tarjetas de felicitación enviadas. Reporte de envíos de fotos, videos y lecturas recomendadas de los eventos del C. Gobernador No. de convocatorias enviadas / No. de personas convocadas. No. de invitaciones enviadas / No. de personas invitadas. No. de tarjetas de felicitación enviadas / No. de personas celebrantes seleccionadas. No. de paquetes de fotos y videos enviados / No. de personas asistentes seleccionadas. No. de lecturas recomendadas enviadas / No. de personas seleccionadas. Ejecutivo del Estado / Dependencias de la Administración Pública Estatal / Entidades federativas de la República Mexicana / Entidades de la Administración Pública Estatal / Ayuntamientos Municipales del Estado de Sonora / Gobiernos Extranjeros / Líderes de Opinión / Cámaras Industriales / Cámaras Empresariales / Universidades / Asociaciones Civiles / Asociaciones Religiosas / Organismos Gubernamentales / Organizaciones No Gubernamentales / Sociedad en General 4

8 Catálogo de Macroprocesos Catálogo de Facultades Elaboró Revisó Validó 01 Conducción de las Políticas Generales de Gobierno 02 Protección Civil 03 Protección Jurídica de los Sonorenses y sus Bienes 04 Actividades de Apoyo Administrativo A B C D E Política Interior Protección Civil Servicios Registrales, Admvos. y Patrimoniales Desarrollo Regional Territorio María Icela Reyes Félix Agustín Ángel Ballesteros Romero Mauricio Senday Zárate 05 Acciones de Apoyo y Asesoría Jurídica F Asuntos Administrativos y Financieros 06 Atención a Grupos Prioritarios y Migrantes G Asuntos Jurídicos 07 Producción y Difusión de Información Estadística 08 Desarrollo Integral de las Comunidades Indígenas 09 Igualdad de Género H I J K Población Indígenas Otros Grupos Vulnerables Seguridad Pública 10 Seguridad Pública Transversal L Sistema Estatal de Protección Integral 11 Protección Integral M Grupos Prioritarios y Migrantes 5

9 ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Secretaría de Gobierno Dirección General de y Logistica NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Distribución de convocatorias a eventos, invitaciones, tarjetas de felicitación, fotos, videos y lecturas recomendadas de los eventos del C. Gobernador del Estado 04-DRP-P01/Rev.00 FECHA DE EMISIÓN: 16/07/2012 I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Entregar en tiempo y forma la documentación oficial que remite el C. Gobernador del Estado a la comunidad vinculada con Sector Gobierno, a fin de elevar los niveles de entendimiento, prioridad y colaboración. II.- ALCANCE Aplica al Ejecutivo del Estado, Entidades Federativas, Gobiernos extranjeros, Dependencias y Entidades del Estado, líderes de opinión, Ayuntamientos Municipales, Cámaras Industriales y Empresariales, Universidades, Asociaciones Civiles y Religiosas, Organismos Gubernamentales y no Gubernamentales y Sociedad en General. III.- DEFINICIONES EE: Ejecutivo del Estado DAPE: Dependencias de la Administración Pública Estatal EFRM: Entidades Federativas de la República Mexicana EAPE: Entidades de la Administración Pública Estatal AMES: Ayuntamientos Municipales del Estado de Sonora. GE: Gobiernos Extranjeros LO: Líderes de Opinión CI: Cámaras Industriales CE: Cámaras Empresariales U: Universidades AS: Asociaciones Civiles AR: Asociaciones Religiosas OG: Organismos Gubernamentales ONG: Organizaciones No Gubernamentales SG: Sociedad en General BADER: Sistema de Base de Datos y Control de de Relaciones Públicas ANFITRION: Persona designada por Director General de, para que se encargue de brindar atención personalizada a invitados especiales. IV.- REFERENCIAS Plan Estatal de Desarrollo Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno. Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos. 04-CRP-P01-I01/REV.00 Instructivo para la Operación del Sistema BADER V.- POLITICAS Se llevará a cabo la Convocatoria y la coordinación de reuniones semanales con los enlaces de Agenda del Ejecutivo Estatal para detallar las actividades a desarrollar. Se llevarán a cabo por escrito o por teléfono las convocatorias de invitados y las felicitaciones de cumplea ños de parte del Sr. Gobernador, a las personalidades, empresarios, funcionarios, familiares y sociedad en general.. Como atención protocolaria, se mantendrá permanentemente actualizada la Relación de Cumpleaños de Personas VIP, para hacerles llegar felicitaciones del Sr. Gobernador vía telefónica o personalmente. Después de las actividades desarrolladas en los de Trabajo del C. Gobernador del Estado se env ían fotos de los participantes como un recuerdo y mantener un vínculo con dichas personas. Mantener una relación con la red interna y mantenerlos informados de cualquier lectura recomendada por el C. Gobernador del Estado al Gabinete Legal y Ampliado, Subsecretarios, Diputados, Empresarios y Familia. Mantener una relación entre el ciudadano y el Ejecutivo para entregar obsequios respecto a un determinado tema relacionado con el Estado ya sean calendarios, libros, DVD s y productos regionales. 6

10 VI.- FORMATOS E INSTRUCTIVOS Clave de Formato/Instructivo Nombre del Formato/Instructivo N/A VII.- ANEXOS Clave de Anexo 04-DRP-P01-A01/Rev.00 Nombre Diagrama de flujo del procedimiento Distribución de invitaciones, tarjetas de felicitación, fotos, videos y lecturas recomendadas de los eventos del C. Gobernador del Estado. 7

11 VIII.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO NO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1. Director General de 1.1 Director General de 1.2 Director General de Revisión de la agenda oficial de actividades del C. Gobernador del Estado Revisa junto con la Coordinadora Ejecutiva de, la Agenda de Actividades del Ejecutivo Estatal y calendario de aniversarios de personalidades, empresarios, funcionarios, familiares y sociedad en general Solicita al Coordinador de Área una propuesta de convocatoria a evento y de invitados al mismo, si esto es requerido y/o una relación de personas que celebren alguna fecha especial 1.3 Coordinador de Área Elabora la propuestas de convocatoria y de invitados, basándose en el tipo de evento y en las instrucciones directas dictadas por la Coordinadora Ejecutiva de Relaciones Públicas y, y relaciona a aquellas personas que celebren alguna fecha especial 1.4 Director General de 1.5 Director General de Coordinador Ejecutivo de. 1.6 Coordinador Ejecutivo de. 1.7 Director de Logística, Giras y Revisa la propuesta de convocatoria, de invitados y la relación de personalidades y realiza modificaciones si es requerido. Somete las propuestas a aprobación del Ejecutivo del Estado Una vez aprobadas por el Ejecutivo del Estado Define el tipo de convocatoria y de invitación (escrita o telefónica) e instruye al Director General de Logística, Giras y, para que inicie con el procedimiento de invitación y los envíos de tarjetas de felicitación Informa al Coordinador de Área del listado, especificaciones de envío, elaboración y envío de convocatoria, invitaciones y tarjetas de felicitación y/o realización de las llamadas telefónicas de invitación 2. Coordinador de Área Envío de Convocatoria a evento, invitaciones y tarjetas de felicitación 2.1 Coordinador de Área Envía Convocatoria para el evento a las personas seleccionadas Coordinador de Área Si la invitación es vía telefónica Convocatoria a evento Relación de selección de Invitados Calendario de aniversarios 2.2 Coordinador de Área Imprime el listado de invitados con sus teléfonos de contacto 2.3 Coordinador de Área Elabora texto para convocatoria, mismo que incluye nombre del evento, día, hora, lugar, vestimenta, número de confirmación 2.4 Coordinador de Área Distribuye las llamadas al equipo de convocatoria para que éste realice las llamadas de invitación Coordinador de Área Si la invitación y/o la tarjeta de felicitación es impresa 8

12 2.5 Coordinador de Área Elabora etiquetas por grupos, colocando nombre y dirección 2.6 Coordinador de Área Etiqueta los sobres y coloca las invitaciones y tarjetas de felicitación dentro de éstos. 2.7 Coordinador de Área Determina las rutas de entrega, por sector de la ciudad, por ciudad o por región del Estado 2.8 Coordinador de Área Elabora acuses de recibo de las invitaciones y tarjetas de felicitación 2.9 Director de Logística, Giras y 2.10 Director General de Administración y Finanzas 2.11 Personal responsable de reparto de invitaciones Asigna al personal responsable del reparto de las invitaciones y tarjetas de felicitación y delega responsables por acuses Proporciona los insumos necesarios para el reparto de las invitaciones y tarjetas (carros, gasolina, guías de paquetería, etc.). Entrega invitaciones y tarjetas de felicitación y solicita firma en acuses de recibo 2.12 Coordinador de Área Recibe acuses de recibo ya firmados, almacena los acuses en archivo y registra en base de datos Coordinador de Área Una vez entregadas las invitaciones y tarjetas de felicitación 2.13 Coordinador de Área Inicia proceso de confirmación de recibido, elaborando un listado con el nombre y teléfono de las personas a quienes les fueron enviadas invitaciones y/o tarjetas de felicitación 2.14 Coordinador de Área Distribuye entre el equipo de convocatoria, para que éste, realice las llamadas de confirmación de recibido 2.15 Coordinador de Área Engargola los acuses de recibo y los entrega al Director General de Logística, Giras y 2.16 Director de Logística, Giras y 2.17 Director General de Recibe y revisa el documento e informa y entrega el mismo al Director General de y a la Coordinadora Ejecutiva de Relaciones Públicas y sobre los avances alcanzados Instruye al Coordinador de Àrea para que registre la información en el Sistema BADER, conforme al Instructivo para la Operación del Sistema BADER 04-CRP-P01-I01/REV.00 Acuses de recibo de invitaciones y/o tarjetas de felicitación 2.18 Coordinador de Área Registra información en el Sistema BADER. Sistema BADER Coordinador de Área Coordinador de Área 2.19 Director General de 2.20 Director General de Después de las actividades desarrolladas en los eventos del C. Gobernador Si se requiere enviar fotos, videos y lecturas recomendadas por el C. Gobernador Selecciona fotos y videos de los eventos y lecturas recomendadas por el C. Gobernador y acuerda con la Coordinadora Ejecutiva de a quienes se les harán llegar como recuerdo de su asistencia al evento del C. Gobernador Vigila que se realice el mismo procedimiento de distribución de fotos, videos y lecturas recomendadas, que las invitaciones o tarjetas de felicitación indicado desde el puntal 2.5 hasta el Acuses de recibo de distribución de fotos, videos y lecturas recomendadas

13 Director General de 2.21 Director General de Cuando se requiere enviar lecturas recomendadas por el C. Gobernador Envía lecturas recomendadas por el C. Gobernador vía correo electrónico. FIN DEL PROCEDIMIENTO Elaboró: Revisó: Aprobó: María Icela Reyes Félix, Auxiliar Administrativa Agustín Ángel Ballesteros Romero, Director General de Administración y Finanzas Mauricio Senday Zárate, Encargado de la Dir. Gral. de Relaciones Públ. SIP-F02/REV.02 y 10

14 INVENTARIO DE REGISTROS DE PROCEDIMIENTO Secretaría de Gobierno Dirección General de y Logistica NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Distribución de convocatorias a eventos, invitaciones, tarjetas de felicitación, fotos, videos y lecturas recomendadas de los eventos del C. Gobernador del Estado CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 04-DRP-P01/Rev.00 Hoja 1 de 1 Fecha de elaboración: 16/07/ :00:00a.m. No. Registro Puesto Responsable* Tipo 1 Convocatoria a evento Director General de 2 Relación de selección de Director General de Invitados 3 Calendario de aniversarios Director General de 4 Acuses de recibo de Director General de invitaciones y/o tarjetas de felicitación 5 Acuses de recibo de distribución de fotos, videos y lecturas recomendadas Director General de 6 Sistema de Base de Director General de Datos y Control de de Relaciones Públicas - BADER Electrónico y/o Papel Electrónico y/o Papel Electrónico y/o Papel Electrónico y/o Papel Electrónico y/o Papel Tiempo Resguardo Ubicación 6 años Base de datos de la Dirección General de Relaciones Públicas y 6 años Base de datos de la Dirección General de Relaciones Públicas y 6 años Base de datos de la Dirección General de Relaciones Públicas y 6 años Base de datos de la Dirección General de Relaciones Públicas y 6 años Base de datos de la Dirección General de Relaciones Públicas y Electrónico 6 años Base de datos de la Dirección General de Relaciones Públicas y Disposición final * El responsable del resguardo será responsable de su protección. SIP-F03/REV.02 11

15 VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secretaría de Gobierno Dirección General de y Logistica NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: Distribución de convocatorias a eventos, invitaciones, tarjetas de felicitación, fotos, videos y lecturas recomendadas de los eventos del C. Gobernador del 04-DRP-P01/Rev.00 Estado Hoja 1 de 1 Fecha de la verificación: No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO NOTAS: 1 Se revisa la agenda de actividades del Ejecutivo Estatal y el calendario de aniversarios de personalidades? 2 Se elaboran las propuestas de convocatoria a evento y de invitados y/o relación de personas que celebren alguna fecha especial? 3 Se someten las propuestas a aprobación del Ejecutivo del Estado, quien indica las personas que serán convocados, invitados y felicitados? 4 Se envían las convocatorias a evento, invitaciones y tarjetas de felicitación? 5 Se entregan las invitaciones impresas y las tarjetas de felicitación de manera personalizada por personal responsable del reparto o telefónicamente? 6 Se solicita firma en acuse de recibo de los documentos que se entregan personalmente? 7 Se confirma de recibido, elabora un listado con el nombre y teléfono de las personas a quienes les fueron enviadas invitaciones y/o tarjetas de felicitación? 8 Se engargolan los acuses de recibo? 9 Se Informa sobre los avances alcanzados al Coordinador Ejecutivo de? 10 Se Registra la información en el Sistema BADER? 11 Después de las actividades desarrolladas en los eventos del C. Gobernador Se seleccionan las fotos y videos de los eventos? 12 Se Selecciona y se envían a quienes se les harán llegar como recuerdo de su asistencia al evento del C. Gobernador? 13 Se envían lecturas recomendadas por el C. Gobernador vía correo electrónico? 12 SIP-F04/REV.01