Presidencia de la República Oficina Nacional de Servicio Civil. Manual de Organización Departamento de Administración Interna

Transcripción

1 Presidencia de la República Oficina Nacional de Servicio Civil Manual de Organización Departamento de Administración Interna Guatemala, diciembre de 2010

2 PRESENTACIÓN La Oficina Nacional de Servicio Civil, por ser una Institución de servicio, necesita contar para el ejercicio de sus funciones con instrumentos técnicos que le permitan realizar una gestión eficaz y oportuna. Entre estas herramientas de carácter administrativo figuran los Manuales de Organización y de Procedimientos. Dichos documentos presentan una panorámica general de la Organización, conteniendo como parte toral la descripción de los puestos que detallan el que hacer de los mismos a lo interno de cada Unidad Administrativa de la Institución. Dentro de ese marco de referencia y en vista de la necesidad que se tiene en los diferentes Departamentos y/o Unidades de la Oficina, de contar con estos instrumentos administrativos, se ha elaborado el Manual de Organización del Departamento de Administración Interna, con la finalidad de que el mismo contribuya a lograr la eficiencia y eficacia en el desempeño de las competencias que la ley le asigna. Es por ello que la Dirección de esta Institución, consciente del valor que reviste para una organización el contar con herramientas de esta naturaleza, autoriza a que el documento en referencia sea utilizado como un medio que facilite y coadyuve en la ejecución de las diversas actividades cotidianas que competen al Departamento. Guatemala, diciembre del 2010 Lic. Marcotulio Meoño Ramírez Director Oficina Nacional de Servicio Civil

3 CONTENIDO Introducción i I. Antecedentes Históricos de la Oficina Nacional de Servicio Civil 1 II. Estructura Organizacional de la Oficina Nacional de Servicio Civil 5 III. Organigrama Estructural Oficina Nacional de Servicio Civil 6 IV. Base Legal del Departamento 7 V. Misión y Visión del Departamento 8 Misión 8 Visión 8 VI. Objetivos del Departamento 9 General 9 Específicos 9 VII. Estructura Organizacional del Departamento 10 VIII. Organigrama del Departamento 11 IX. Organigrama de Puestos del Departamento 12 X. Funciones del Departamento de Administración Interna 13 XI. Descripción de cada Órgano 14 Jefatura y Subjefatura 14 Secretaría 14 Apoyo Administrativo 14 Sección de Compras y Suministros 14 Sección de Servicios Generales 15 Sección de Recursos Humanos 15 Clínica Médica 15 XII. Descripción de Puestos 16 Jefe(a) del Departamento 16 Subjefe del Departamento 21

4 Secretaria del Departamento 25 Encargado de Apoyo Administrativo 29 Jefe de la Sección de Compras y Suministros 33 Encargado de Almacén 37 Jefe de la Sección de Servicios Generales 42 Encargados de Mantenimiento 47 Conductor de Vehículo 51 Encargados de Electricidad y Telefonía 55 Encargado de Carpintería 59 Encargado de Imprenta 63 Auxiliar de Imprenta 67 Encargados de Seguridad 71 Encargado de Mensajería 75 Jefe de la Sección de Recursos Humanos 79 Secretaria de Recursos Humanos 84 Recepcionista 88 Analista de Recursos Humanos 92 Encargado de Nómina 97 Médico General 102 Auxiliar de Enfermería 107 Anexos 112

5 INTRODUCCIÓN El Departamento de Desarrollo Institucional de la Oficina Nacional de Servicio Civil, en aras de fortalecer el rol de la Institución a través de la correcta administración de los recursos humanos ha realizado la actualización del Manual de Organización del Departamento de Administración Interna, el cual es un documento técnico que contiene entre otros apartados, la estructura organizacional del mismo, las funciones de las unidades administrativas que la integran, así como los deberes y responsabilidades que corresponden a cada uno de los puestos de trabajo que dispone el Departamento, para el ejercicio de sus labores. El Manual, constituye un instrumento de suma utilidad para el personal de la Oficina, ya que contiene información real y objetiva sobre el accionar del referido Departamento. Disponer de un documento administrativo que sirva de medio de consulta dentro del Departamento y la Oficina en general. Definir con claridad las relaciones de autoridad y responsabilidad entre los diferentes puestos de trabajo del Departamento. Describir con exactitud las funciones que corresponden a cada puesto de trabajo. Identificar los canales de comunicación a través de los cuales se realiza el proceso de comunicación formal. Delimitar el ámbito de acción de cada unidad administrativa. Disponer de un instrumento administrativo que facilite el proceso de reclutamiento y selección de personal. Dada la importancia que tiene el Manual de Organización en el funcionamiento de este Departamento y en cumplimiento a las funciones del Departamento de Desarrollo Institucional, se considera necesario que el mismo sea actualizado periódicamente, con el fin de adaptarlo a los diferentes cambios que se realicen en el futuro como parte de la dinámica de administración de personal. - i -

6 I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL Antes de la Constitución de 1945 las relaciones entre el Estado como patrono y los servidores públicos eran reguladas por diferentes leyes, lo que provocaba cierto desorden en su aplicación, además no se contaba con una reglamentación que garantizara a los empleados un mínimo de derechos y les asegurara estabilidad laboral y estímulo en su trabajo. A partir de 1947 las relaciones entre patronos y trabajadores del sector privado, han sido reguladas por el Código de Trabajo ; sin embargo, los empleados públicos no contaban con la misma protección y prerrogativas que otorgaba dicho instrumento, por lo que durante mucho tiempo estuvieron desprotegidos. En ese tiempo la administración de personal se realizaba en forma empírica y casuística y se padecía dentro del Sector Público en general, de una desorganización administrativa con relación al sistema de ingreso al servicio y una falta de normativos que regularan las acciones de personal y el régimen de retiro; lo cual permitía que las decisiones se tomaran en forma subjetivas e impregnadas de favoritismo político o conveniencias personales y no con criterios técnicos jurídicamente respaldados. De esa cuenta el 4 de febrero de 1955, a través de Acuerdo sin número, se creó la Oficina de Censo y Clasificación de Empleados Públicos con miras a emitir el Estatuto del Servidor Público. El 29 de febrero de 1956, por Decreto Presidencial número 584, se aprobó el Estatuto Provisional de los Trabajadores del Estado, el cual constituyó un primer avance en el intento por regular las relaciones mencionadas, aunque no con mucho éxito, ya que el recurso humano del Estado necesitaba de un macrosistema técnico de administración de personal. El 5 de abril de 1957, a través del artículo 1º. de Acuerdo sin número, el Presidente Constitucional de la República, crea como dependencia directa de la Secretaría General de la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Personal, el cual el 9 de enero de 1858 fue denominado Departamento de Servicio Civil y pasó a depender del Ministerio de Trabajo y Bienestar Social, su principal función era realizar estudios encaminados a la elaboración de un Plan de Clasificación de Puestos y el Registro de Acciones de Personal de los Empleados Públicos del Orden Civil

7 La Constitución Política de la República de 1965 en el título X de Disposiciones Transitorias y Finales, en el Capítulo Único, Artículo 2, señala que el Congreso de la República debía emitir la Ley de Servicio Civil, prevista en el artículo 120 de la referida Constitución, para establecer un sistema técnico, armónico, eficiente y dinámico de la Administración Pública. Con este objeto en el año 1967 se instaló una Comisión Bipartita conformada con representantes de los Organismos Ejecutivo y Legislativo, con el propósito de emitir el proyecto de Ley de Servicio Civil. En la exposición de motivos de dicho proyecto, se destacó como una necesidad impostergable poner orden jurídico y técnico en los aspectos de la Administración del Recurso Humano del Estado. Para el efecto se propuso el llamado Sistema de Servicio Civil, a fin de contar con un régimen laboral de derecho para regular las relaciones entre la Administración Pública y sus trabajadores, que constituyera el instrumento para garantizar dignidad y estabilidad laboral a quienes hacen carrera en el servicio público. Fue así como finalmente el 02 de mayo de 1968 el Congreso de la República emitió la Ley de Servicio Civil, según Decreto 1748, misma que cobró vigencia el 01 de enero de Así se creo finalmente la Oficina Nacional de Servicio Civil, -ONSEC- cuya misión es constituirse en el órgano ejecutivo encargado de la aplicación y cumplimiento de esta Ley, en todo el territorio de la República de Guatemala. La misma debe estar integrada por un Director, un Sub-director y el personal indispensable para su funcionamiento; la cual puede a juicio del Presidente de la República crear oficinas regionales dependientes de la ONSEC. Sin embargo, con el fin de lograr los propósitos y principios para los cuales se promulgó la Ley de Servicio Civil, era necesario desarrollar sus preceptos, así como, precisar los procedimientos para su correcta aplicación, ya que durante varios años se regularon las relaciones entre el Estado y sus trabajadores, sin que existiera un reglamento específico que fijara las normas y especialmente los procedimientos para la aplicación de éstas. Esta ley ha sido de suma importancia para los trabajadores del Estado hasta la fecha, ya que integra en un solo cuerpo todos los elementos de un Sistema de, Administración de Personal, a efecto de garantizar a los empleados estabilidad laboral y establecer las normas para la aplicación

8 Su ámbito de aplicación se extiende a los servidores públicos del Organismo Ejecutivo y a algunas Entidades Descentralizadas del Estado que carecen de su propia Ley y Reglamento en materia de Recursos Humanos. La Oficina Nacional de Servicio Civil no dispuso de Manual de Organización y Funciones, hasta el mes de abril de 1974, mediante resolución DSC-1-74 a través de la cual se aprobó el Manual de Organización Interna de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Su estructura organizacional tuvo cambios progresivos que facilitaron el desarrollo de las funciones asignadas y el logro de los objetivos propuestos; al mes de enero de 1986 estaba integrada de la forma siguiente: Dirección Sub Dirección Departamentos Clasificación de Puestos y Salarios Jurídico Clases Pasivas Servicios Administrativos Nombramientos y Registros Reclutamiento y Selección de Personal Racionalización Administrativa La Ley de Servicio Civil, contiene en el capítulo I los Órganos Directores que deberán velar por su correcta aplicación, siendo ellos: Dirección Suprema: Presidente Constitucional de la República Órganos Superiores: Junta Nacional de Servicio Civil Oficina Nacional de Servicio Civil - 3 -

9 El 15 de enero de 1998 mediante Acuerdo Gubernativo No , se aprobó el Reglamento de Ley de Servicio Civil, el cual ha sido modificado parcialmente en su articulado por los Acuerdos Gubernativos, , publicado en el Diario Oficial el 31 de agosto de 1998; , publicado el 8 de marzo del 2002; , publicado el 23 de abril del 2002; y, , publicado el 25 de abril del 2002, publicado el 3 de junio de 2008 y el publicado el 14 de junio de

10 II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL Por medio del Acuerdo Gubernativo No de fecha 12 de diciembre de 1995, se aprobó la reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil. En el Acuerdo Gubernativo No de fecha 17 de mayo de 1995, se instituyeron las unidades de Administración Financiera -UDAF- y Auditoría Interna -UDAI- en las entidades del Sector Público no Financiero y para atender los términos del mismo, se emitieron los Acuerdos de Dirección números D y D con la finalidad de establecer dentro de la estructura administrativa de la ONSEC, las unidades mencionadas. A través del Acuerdo de Dirección No. D del 12 de mayo de 2005, la Unidad de Cómputo fue trasladada del Departamento de Desarrollo Institucional, a la Dirección de ONSEC, como una dependencia adscrita a la misma. Cabe mencionar que de conformidad con lo establecido en el Decreto , de fecha 23 de septiembre de 2008, se establecen las Unidades de Información Pública en las Entidades del Sector Público, por lo que hace necesario crear la Unidad de Información Pública de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC, acción que se realizo mediante el Acuerdo de Dirección número D de fecha 7 de abril de Asimismo a través del Acuerdo de Dirección No. D de fecha 27 de septiembre de 2010 se creo la Unidad de Formación y Capacitación Permanente del Servidor Público y por medio del el Acuerdo de Dirección No. D de fecha 27 de septiembre de 2010 se crea la Unidad de Soporte de Nómina con carácter permanente. Dirección: Dirección Subdirección Departamentos: Asuntos Jurídico Laborales Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Normas y Selección de Recursos Humanos Previsión Civil Desarrollo Institucional Administración Interna Unidades: Administración Financiera Auditoría Interna Cómputo Información Pública Formación y Capacitación Permanente del Servidor Público Soporte de Nómina - 5 -

11 III. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL DIRECCIÓN DIRECCIÓN SUB-DIRECCIÓN UNIDAD DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN PERMANENTE DEL SERVIDOR PÚBLICO* UNIDAD DE SOPORTE DE NÓMINA* UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA UNIDAD DE CÓMPUTO UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DESARROLLO DE INSTITUCIONAL DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE DE ADMINISTRACIÓN PUESTOS, DE REMUNERACIONES PUESTOS, Y REMUNERACIONES AUDITORÍAS Y ADMINISTRATIVAS AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO NORMAS Y DE SELECCIÓN NORMAS DE Y SELECCIÓN RECURSOS DE HUMANOS RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO REGISTROS Y DE VERIFICACIÓN REGISTROS DE Y VERIFICACIÓN ACCIONES DE DE RECURSOS ACCIONES DE HUMANOS RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE ASUNTOS DEPARTAMENTO JURÍDICO- DE ASUNTOS LABORALES JURÍDICO- LABORALES DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO PREVISIÓN CIVIL DE PREVISIÓN CIVIL Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Relación de apoyo = Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Fecha: enero de

12 IV. BASE LEGAL DEL DEPARTAMENTO El Departamento de Administración Interna fue creado con la finalidad de brindar apoyo logístico a la Oficina, fundamenta su accionar en las leyes y disposiciones legales siguientes: Constitución Política de la República de Guatemala del 3 de junio de Decreto No del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil, publicado el 23 de mayo de Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Servicio Civil y sus reformas. Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No del Congreso de la República y sus reformas. Acuerdo Gubernativo No , Reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil, publicado el 21 de diciembre de Acuerdo de Dirección No. D de la Oficina Nacional de Servicio Civil, del 10 de febrero de Acuerdo de Dirección No. D de la Oficina Nacional de Servicio Civil, del 28 de febrero de Presupuesto General de Ingresos y Egresos, Decreto que emite el Congreso de la República cada año. Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo. Ley de Compras y Contrataciones del Estado

13 V. MISIÓN Y VISIÓN DEL DEPARTAMENTO MISIÓN Somos el Departamento responsable de brindar apoyo logístico a los Departamentos y/o Unidades de Oficina, para el efectivo desarrollo de sus funciones, coordinando actividades programas y actividades establecidas en el Plan Operativo Anual -POA-, institucional y que esto permita contar con un clima organizacional eficiente, responsable y un manejo trasparente de los recursos asignados a la Oficina para su funcionamiento a nivel interno. VISIÓN Ser el Departamento encargado de la implementación del sistema de gestión de recursos administrativos en forma eficiente, así como la prestación de los servicios de mantenimiento y resguardo de las instalaciones de la Oficina, con eficiencia y empeño en el desarrollo de los procesos

14 VI. OBJETIVOS GENERAL Proporcionar los servicios de apoyo administrativo y logístico a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina dentro y fuera de las instalaciones de la misma, para que realicen sus funciones adecuadamente. ESPECÍFICOS Recopilar en cada Departamento y/o Unidad que integra la Oficina la correspondencia oficial para su traslado a donde corresponda. Prestar el servicio de seguridad, resguardo a las instalaciones de la Oficina y el parqueo de los funcionarios. Mantener en óptimas condiciones los vehículos de trasporte con que cuenta la Oficina contratando para ello los servicios de mecánica automotriz correspondiente. Atender con eficiencia las solicitudes de trabajo de carpintería, electricidad, plomería y telefonía que se requieren para mejorar las instalaciones de la ONSEC, así mismo brindar el servicio de limpieza que permita mantener limpia la Oficina. Prestar servicios médicos a los colaboradores de la Oficina, cuando estos lo requieran, así mismo desarrollar jornadas médicas especiales. Optimizar los procesos de compras de acuerdo a los procedimientos de control establecidos internamente, para la efectiva supervisión y fiscalización de los mismos, abasteciendo al almacén de materiales y suministros y que estos estén disponibles cuando sean requeridos. Garantizar el resguardo de la propiedad, planta y equipo a través del cumplimiento de las políticas y normas de control interno implementadas por la Institución, en congruencia con las establecidas por la Dirección nacional de Adquisiciones y contrataciones de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas

15 VII. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL DEPARTAMENTO El Departamento de Administración Interna, para el cumplimiento de sus funciones se integra de la siguiente manera: Jefatura Subjefatura Apoyo Administrativo Secretaría Sección de Compras y Suministros Almacén Sección de Servicios Generales Mantenimiento Trasporte Electricidad y Telefonía Carpintería Reproducción Seguridad Mensajería Sección de Recursos Humanos Recursos Humanos Nómina Clínica Médica

16 VIII. ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO Jefatura Subjefatura Apoyo Administrativo Secretaría Sección de Compras y Suministros Sección de Servicios Generales Sección de Recursos Humanos Clínica Médica Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Relación de apoyo = Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Autorizado Por: La Jefatura del Departamento de Administración Interna Fecha: diciembre de

17 IX. ORGANIGRAMA DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO Jefe del Departamento Asesor Profesional Especializado IV Subjefe del Departamento Profesional Jefe I Encargada de Apoyo Administrativo Trabajador Especializado II Secretaria del Departamento Secretario Ejecutivo III Jefe de la Sección de Compras y Suministros Jefe de la Sección de Servicios Generales Jefe de la Sección de Recursos Humanos Médico General Profesional Jefe II Asistente Profesional Jefe Asistente Profesional IV Asesor Profesional Especializado II Encargado de Almacén Encargado de Mantenimiento (6) Conductor de Vehiculo (3) Encargado de Electricidad y Telefonía (2) Encargado de Carpintería (1) Recepcionista Secretaría de Recursos Humanos Auxiliar de Enfermería Técnico III Trabajador Operativo IV Trabajador Operativo IV Técnico III Trabajador Operativo IV Trabajador Operativo IV Trabajador Especializado II Técnico III Trabajador Operativo IV Encargado de Imprenta (1) Encargado de Seguridad (4) Encargado de Mensajería (1) Analista de Recursos Humanos Encargado de Nómina Jefe Técnico II Trabajador Especializado II Trabajador Operativo IV Trabajador Especializado Jefe II Técnico Profesional en Informática II Asesor Profesional Especializado I Auxiliar de Imprenta (1) Asistente Profesional Jefe Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Relación de apoyo = Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Autorizado Por: La Jefatura del Departamento de Administración Interna Fecha: diciembre de

18 X. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA Proporcionar los servicios médicos generales a los colaboradores de la Oficina, a los parientes considerados dentro del grado de la Ley y en casos necesarios efectuar evaluaciones a domicilio, dando el seguimiento clínico correspondiente si fuere necesario, así mismo realizar jornadas médicas especiales. Brindar los servicios de mensajería, transporte, mantenimiento, reproducción de documentos y seguridad, de igual manera en lo que se refiere a higiene y limpieza de las instalaciones del edificio. Estimar en forma programática, conforme la disponibilidad presupuestaria, la compra de bienes, materiales y suministros que utilizan los Departamentos y/o Unidades de la Oficina, realizando el trámite de las requisiciones de compra o contratación de servicios. Registrar y controlar las acciones de personal, que ejecutan los colaboradores que integran la Oficina, así mismo mantener una base de datos actualizada que contenga candidatos a conformar la Oficina y que llenen los requerimientos mínimos para su contratación. Registrar y crear las partidas a los colaboradores de nuevo ingreso a la Oficina en Guatenóminas, además debe elaborar la nómina mensual para el pago de salarios y mantener actualizada la misma registrando las acciones de personal de los colaboradores de la Oficina

19 XI. DESCRIPCIÓN DE CADA ÓRGANO JEFATURA Y SUBJEFATURA Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades que le corresponde desarrollar al Departamento en materia de administración y distribución de los materiales y suministros que se asignan a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina, de acuerdo a la normativa interna legal vigente, así como velar por el eficiente desempeño del recurso humano que tienen a su cargo, y por el cumplimiento de los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual (POA). SECRETARÍA Brindar apoyo a la Jefatura en actividades secretariales, específicamente en la recepción, control, redacción, transcripción y archivo de documentos de correspondencia oficial, así como atender al público que requiere información o audiencia con la Jefatura del Departamento, realizar los procedimientos establecidos para llevar el control de documentos y expedientes internos del Departamento. Hacer las requisiciones de materiales y suministros. Distribuir los materiales y suministros al personal del Departamento y mantener el control de existencias de los mismos. APOYO ADMINISTRATIVO Brindar apoyo a la Jefatura en actividades de logística cuando se realizan eventos de capacitación a nivel interno y otras actividades especiales que son competencia del Departamento, así como la realización de trabajos misceláneos consistentes en cubrir ausencias de personal y entrega de periódicos y correspondencia a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. SECCIÓN DE COMPRAS Y SUMINISTROS Revisar analizar y evaluar por medio del Comprobante Único de Registro -CURla correcta aplicación y ejecución presupuestaria, así mismo realizar gestiones con otras Instituciones Públicas y Privadas para la cotización de materiales y suministros, procurando con ello optimizar la utilización de los recursos asignados a la Oficina

20 SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Prestar los servicios de mensajería, transporte, mantenimiento, reproducción de documentos, seguridad y limpieza e higiene de las instalaciones del edificio, así como la realización de trabajos de carpintería, electricidad y telefonía, vigilancia y guarda del edificio que ocupa la Oficina Nacional de Servicio Civil. SECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Atender y resolver las necesidades de Dirección, Departamentos y/o Unidades de la Oficina, en cuanto a la administración de personal se refiere, con base en las normas establecidas en la Ley de Servicio Civil y su Reglamento, Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo y otras disposiciones legales relacionadas, asimismo, realizar el proceso de inducción para el personal de primer ingreso, dotándolos de los conocimientos técnicos y profesionales en áreas específicas, para estimular el desempeño de sus labores.. CLÍNICA MÉDICA Proporcionar los servicios de medicina general a los colaboradores de la Oficina y si fuere necesario a sus familiares de acuerdo al programa de citas previas, con el fin de prevenir molestias y enfermedades que puedan afectar su desempeño, además prescribir tratamiento y medicamentos que se considere adecuados al caso que se presente y si fuere necesario ordenar su traslado al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-, así mismo llenar la historia clínica en el expediente médico de los colaboradores de la Oficina que lo soliciten

21 XII. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Contiene una panorámica general y específica de cada una de las funciones de los puestos y los requisitos mínimos que debe llenar la persona para ocuparlos. I. IDENTIFICACIÓN JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: ASESOR PROFESIONAL ESPECIALIZADO IV CÓDIGO: 9840 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO FUNCIONAL: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA CÓDIGO DE ESPECIALIDAD: 0007 NÚMERO DE PLAZAS: UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010 JEFE INMEDIATO: DIRECTOR (A) DE LA ONSEC SUB-ALTERNOS: TODO EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional que consiste en planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades que ejecuta el personal del Departamento, así como brindar apoyo logístico a la Dirección, Departamentos y/o Unidades administrativas de la Oficina, en las áreas de recursos humanos, compras de materiales y suministros, servicios generales, atención médica y seguridad. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades que desarrolla el personal que del Departamento, para garantizar la calidad en el trabajo. Revisar, corregir y aprobar, los documentos que se emiten en el Departamento

22 Supervisar la ejecución de los programas y proyectos contenidos en el Plan Operativo Anual del Departamento. Programar, coordinar y supervisar la entrega de materiales y suministros a los Departamentos y/o Unidades administrativas de la Oficina, para el desarrollo de sus funciones. Elaborar informes sobre la ejecución de las actividades que lleva a cabo el Departamento, que le son solicitados por la Dirección de la Oficina. Planificar y supervisar los proyectos de infraestructura del edificio, ejecutándolos de acuerdo a los requerimientos y/o necesidades que presentan los Departamento y/o Unidades de la Oficina. Establecer lineamientos para un mejor aprovechamiento de los recursos asignados, a fin de cumplir con los objetivos planteados por el Departamento. Coordinar, supervisar y controlar el mantenimiento de las instalaciones del edificio, de acuerdo a la programación establecida, así mismo velar porque el personal de seguridad cumpla con la vigilancia permanente del mismo. Velar porque las acciones del recurso humano de la Oficina se registren en el sistema de control, así como verificar el control de horarios del personal y mantener actualizada la base de datos. Velar por el debido cumplimiento de las normas administrativas internas que rigen el Departamento. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Participar en reuniones de trabajo con las Autoridades Superiores, Jefes de Departamento y/o Unidades de la Oficina. Integrar comisiones de trabajo de acuerdo a instrucciones giradas por las Autoridades Superiores de la Oficina, con el fin de mejorar la infraestructura de la misma. Asumir la responsabilidad de las instalaciones de la Oficina, en ausencia de las Autoridades Superiores. Realizar reuniones de trabajo con los Jefes de Sección para realizar estudios y proyectos que tienden a mejorar el desempeño de las actividades que desarrolla el personal del Departamento

23 Observar el monitor de las cámaras del circuito cerrado de la Oficina, a fin de detectar las anomalías que se presenten en la conducta de los colaboradores, así como del personal que la visita, velando por el orden y conducta adecuada de las personas dentro de las instalaciones. Autorizar permisos y vacaciones del personal del Departamento de acuerdo la normativa interna legal vigente. Aplicar medidas correctivas y disciplinarias al personal del Departamento, cuando el caso lo amerite. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Director(a) de la Oficina. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión sobre el personal del Departamento de Administración Interna. c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas propias y de las que desarrolla el personal del Departamento, así como las que le indique la Dirección de la Oficina y por el manejo de información y documentos confidenciales. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina

24 V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de emisión, revisión, análisis y aprobación de los documentos que se emiten en el Departamento. ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada. f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal del Departamento. Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC

25 Externamente con los diferentes proveedores de materiales y suministros, así como con aquellos que prestan servicios considerados especiales relacionados con el mantenimiento del edificio y el mobiliario que pertenece a la Oficina. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en una carrera afín al puesto. Seis meses de experiencia como Asesor Profesional Especializado III y ser colegiado activo. OPCIÓN B: Acreditar título universitario en el grado académico de Licenciado en la carrera profesional que el puesto requiera. Siete años de experiencia en labores afines y ser colegiado activo. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual

26 I. IDENTIFICACIÓN SUBJEE DEL DEPARTAMENTO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: PROFESIONAL JEFE I CÓDIGO: 5060 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO FUNCIONAL: SUBJEFE DEL DEPARTAMENTO CÓDIGO DE ESPECIALIDAD: 0007 NÚMERO DE PLAZAS: UNA ESPECIALIDAD: ADMINISTRACIÓN FECHA: DICIEMBRE 2010 JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DE DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: TODO EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional que consiste en asesorar y apoyar a la Jefatura del Departamento en la planificación, organización, dirección, coordinación y supervisión de las actividades técnico administrativas que ejecuta el personal asignado al mismo, sustituyendo a la Jefatura en caso necesario. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Velar por el cumplimiento de las funciones y objetivos planteados por el Departamento. Brindar apoyo en la elaboración de mecanismos de control que coadyuven a alcanzar las actividades encomendadas a las Secciones que componen el Departamento. Apoyar y supervisar que los Departamentos y/o Unidades administrativas de la Oficina, dispongan de los materiales y suministros necesarios para el desarrollo de sus funciones en el tiempo exacto

27 Participar en reuniones de trabajo con la Jefatura y Jefes de Sección del Departamento, proponiendo soluciones a los problemas que se presenten en el que hacer diario. Elaborar informes que solicitan la Dirección y/o Sub-Dirección de la Oficina y Jefaturas de Departamento y/o Unidades, sobre el proceso y avance de las diferentes actividades que le competen al Departamento. Coordinar las unidades de trasporte con que cuenta la Oficina, velando por que estén disponibles cuando sean requeridas por los colaboradores. Velar por el debido cumplimiento de las normas administrativas internas que rigen el Departamento. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Sustituir al Jefe(a) de Departamento, en caso de ausencia. Participar en reuniones de trabajo cuando sea citado por la Dirección y con los Jefes de Departamentos. Elaborar y autorizar requisiciones de materiales, en casos especiales. Apoyar en la consolidación del Plan Operativo Anual -POA-, Anteproyecto de Presupuesto y programa de ejecución presupuestaria y Memoria de Labores del Departamento. Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión sobre el personal del Departamento de Administración Interna, con excepción de la Jefatura

28 c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas el puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento, así como por el manejo de información y documentos confidenciales. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de emisión, revisión, análisis y aprobación de los documentos que se emiten en el Departamento

29 ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentado. f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal del Departamento. Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. Externamente con los proveedores de materiales y suministros, así como con aquellos que prestan servicios considerados especiales relacionados con el mantenimiento del edificio y mobiliario que pertenece a la Oficina. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, seis meses de experiencia como Profesional III en la misma especialidad, que incluya supervisión de personal y ser colegiado activo. OPCIÓN B: Acreditar título universitario a nivel de Licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, dos años de experiencia profesional en labores relacionadas con el puesto, que incluya supervisión de personal y ser colegiado activo. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente el Departamento para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual

30 I. IDENTIFICACIÓN SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: SECRETARIO EJECUTIVO III CÓDIGO: 6200 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO FUNCIONAL: SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO CÓDIGO DE ESPECIALIDAD: 0006 NÚMERO DE PLAZAS: UNA ESPECIALIDAD: ACTIVIDADES SECRETARIALES FECHA: DICIEMBRE 2010 JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo de oficina que consiste en asistir a la Jefatura del Departamento en la realización de las actividades secretariales, observando los procedimientos establecidos para el registro, archivo, custodia y traslado de documentos, así como la elaboración de oficios, providencias, circulares y otros documentos que le sean solicitados. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Elaborar oficios, providencias, circulares y otros documentos oficiales relacionados con las funciones del Departamento, llevando su control en orden correlativo. Atender llamadas telefónicas, recibir mensajes y realizar llamadas telefónicas oficiales a solicitud de la Jefatura del Departamento. Atender a los colaboradores de la Oficina, a fin de orientarlos en consultas que presentan al Departamento. Brindar apoyo secretarial en las reuniones programadas por la Jefatura del Departamento

31 Gestionar la reproducción de fotocopias de los documentos oficiales requeridos por el Departamento. Entregar a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina los documentos oficiales que son emitidos en el Departamento. Organizar y archivar documentos diversos del Departamento. Elaborar requisiciones de útiles de oficina, imprenta y compras del Departamento. Elaborar el informe mensual de las acciones de recursos humanos realizadas que se envía al Departamento de Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Reportar a la Unidad de Recursos Humanos del Departamento la inasistencia eventual del personal. Solicitar la reparación del mobiliario y equipo que se encuentra en mal estado. Recopilar la información para la elaboración del informe trimestral de labores. Transcribir el informe mensual del Plan Operativo Anual -POA- para trasladarlo al Departamento de Desarrollo Institucional. Elaborar reportes de personal, desperfectos de maquinaria y equipo, energía eléctrica y otros. Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC

32 b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia

33 e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, debido a que necesita poner en práctica los conocimientos secretariales que posee, así como manejar procedimientos administrativos para el desarrollo de sus funciones. ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada. f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal del Departamento. Dentro de la Institución se relaciona con las secretarias de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. Externamente con el público en general que solicita información sobre las gestiones que realiza el Departamento con los proveedores de materiales, suministros y servicios. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título a nivel de educación media y seis meses de experiencia como Secretario Ejecutivo II. OPCIÓN B: Acreditar título o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe y dos años de experiencia en labores secretariales. En el caso de que se requiera, dominio de un idioma. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones

34 I. IDENTIFICACIÓN ENCARGADA DE APOYO ADMINISTRATIVO INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: TRABAJADOR ESPECIALIZADO II CÓDIGO: 6200 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO FUNCIONAL: ENCARGADA DE APOYO ADMINISTRATIVO CÓDIGO DE ESPECIALIDAD: 0339 NÚMERO DE PLAZAS: UNA ESPECIALIDAD: RELACIONES LABORALES FECHA: DICIEMBRE 2010 JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo de oficina que consiste en asistir a la Jefatura del Departamento en la realización de actividades de reparto y vigilancia de las instalaciones del edificio, observando los procedimientos establecidos para resguardar el área física de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Recoger periódicos en recepción y llevarlos a donde corresponde. Entregar tarjetas de felicitación a los cumpleañeros de la Oficina e invitaciones a otras actividades especiales relacionadas con el que hacer del Departamento. Apoyar en procesos de compras menores. Brindar apoyo logístico en las reuniones programadas por la Jefatura del Departamento Fotocopiar los documentos oficiales que son solicitados por las Secretarias de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. Mantener limpia las fotocopiadoras del Departamento

35 Entregar a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina los documentos oficiales que son emitidos en el Departamento. Apoyar en la organización y archivo de documentos diversos del Departamento. Cubrir a la recepcionista durante la hora de almuerzo. Apoyar a las Secciones del Departamento en actividades de traslado de documentos y solicitudes de los colaboradores de la Oficina. Elaborar el informe mensual de fotocopiado de documentos. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Reportar a la Jefatura del Departamento cualquier anomalía que observe dentro de las instalaciones de la Oficina. Elaborar reportes de trabajo que le son solicitados por la Jefatura del Departamento. Reportar a la Jefatura del Departamento los desperfectos o fallas que tenga la fotocopiadora. Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las que le indique la Jefatura del Departamento

36 BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal del Departamento. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados en el Plan Operativo Anual -POA- del Departamento, afectando con ello las metas planteadas a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de la aplicación de un esfuerzo mental en un 10%, debido a la aplicación de conocimientos generales en el área reparto y encomienda. ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 90% en lo que respecta a esfuerzo físico para realizar diariamente las actividades de entrega de documentos y control de las instalaciones ya que la mayoría del tiempo permanece de pie y en movimiento

37 f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal del Departamento. Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. Externamente con el público en general que solicita información sobre las gestiones que realiza el Departamento con los proveedores de materiales, suministros y servicios. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título a nivel de educación media y seis meses de experiencia como Secretario Ejecutivo II. OPCIÓN B: Acreditar título o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe y dos años de experiencia en labores secretariales. En el caso de que se requiera, dominio de un idioma. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones

38 I. IDENTIFICACIÓN TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: JEFE DE LA SECCIÓN DE COMPRAS Y SUMINISTROS INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO PROFESIONAL JEFE II CÓDIGO: 5070 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO FUNCIONAL: JEFE DE LA SECCIÓN DE COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO DE ESPECIALIDAD: 0070 NÚMERO DE PLAZAS: UNA ESPECIALIDAD: COMPRAS Y SUMINISTROS FECHA: DICIEMBRE 2010 JEFE INMEDIATO: JEFE(A) DEL DEPARTAMENTO SUB-ALTERNOS: ENCARGADO DE ALMACEN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo profesional que consiste en realizar actividades relacionadas con el proceso de compra y adquisición de materiales y suministros necesarios para el funcionamiento de la Institución, observando las normas presupuestarias legales y los procedimientos administrativos internos vigentes. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Realizar la programación y organización de la compra de materiales y suministros, conforme los requerimientos del almacén de la Oficina. Ejecutar el programa de compras, verificando que el mismo se ajuste a la programación presupuestaria. Realizar cotizaciones de equipo, materiales y suministros, en forma personal o por medios electrónicos. Organizar la lista de requisiciones de compra de la ONSEC. Clasificar las requisiciones por renglones de gasto, para evaluar la asignación presupuestaria

39 Verificar que las requisiciones de compra cumplan con los requisitos legales correspondientes para hacerlas efectivas. Realizar las compras autorizadas por la Dirección de la Oficina. Elaborar sumario que compara las cotizaciones a los proveedores y oferentes para que se autorice la compra, seleccionando la mejor propuesta. Preparar la papelería necesaria para ingresar las compras realizadas al almacén y registrarlas en el inventario correspondiente. Preparar la papelería para la realización del pago correspondiente a la compra, que incluye la revisión de las facturas emitidas por los proveedores. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Realizar la programación cuatrimestral de compras de materiales y suministros, tomando en cuenta las requisiciones de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina. Realizar inventario en el almacén, a efecto de verificar las entradas y salidas de materiales y suministros, con el apoyo del Encargado del Almacén. Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Jefatura del Departamento. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en el Departamento de Administración Interna, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión sobre el Encargado de Almacén