CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR REGLAMENTO DE ARCHIVO.

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1 CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR REGLAMENTO DE ARCHIVO. CAPITULO PRIMERO CONSIDERACIONES GENERALES. ARTÍCULO PRIMERO: OBJETO: Es objeto del presente Reglamento reglamentar la función archivística al interior de la Corporación Unificada Nacional de Educación Superior. ARTICULO SEGUNDO: CAMPO DE APLICACIÓN: El presente reglamento es aplicable a todas las actuaciones y gestiones archivísticas o de gestión documental de la Corporación y será de cumplimiento para todos los colaboradores y contratistas en los casos que corresponda. ARTICULO TERCERO: DEFINCIONES: Para efectos de este Reglamento se tendrán presentes las siguientes definiciones: ACCESO A LOS ARCHIVOS: Corresponde al derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley. ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES: Corresponde a la disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la información. ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos que integran un archivo. (Véase además: FONDO.) ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites reglados por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de la Corporación. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, entre otros, para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización. ARCHIVISTA: Persona especializada en el manejo de los archivos. ARCHIVO ACTIVO. (Véase Archivo de Gestión). ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Véase Archivo de Gestión). ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARCHIVO DE GESTIÓN. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

2 ARCHIVO ELECTRÓNICO. Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o Corporación pública o privada, en el transcurso de su gestión. ARCHIVO EN CUSTODIA. (Véase Custodia de Documentos). ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (AGN) Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística a nivel nacional. ARCHIVO HISTÓRICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del Archivo de Gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. ARCHIVO INTERMEDIO. (Véase Archivo Central). ARCHIVO PERMANENTE. (Véase Archivo Histórico). ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PÚBLICO: Es aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado como tal. ARCHIVO PÚBLICO: Es el conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados de interés público. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o Corporación pública o privada, en el transcurso de su gestión. ASISTENCIA TÉCNICA: Corresponde a la prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del quehacer archivístico. ASUNTO: Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa. AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la autorización o legalización de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la ley o las normas que sean aplicables. AUTOMATIZACIÓN: Es la aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental. CARPETA: Es la cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación. CATÁLOGO: Es el instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado. CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS: Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

3 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánicofuncional de la entidad. CÓDIGO: Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos. COLECCIÓN DE ARCHIVO: Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o Corporación. COLECCIÓN DOCUMENTAL. (Véase Colección de Archivo). COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. COMITÉ TÉCNICO: Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos archivísticos. CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa ó métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos. CONSULTA DE DOCUMENTOS. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos dentro de los alcances y limitaciones normativas aplicables. COPIA AUTENTICADA: Es la reproducción de un documento, refrendada por el colaborador competente para revestirlo de ciertas formas y solemnidades según lo establecido por la ley y que le confieren la fuerza jurídica del original. COPIA: Reproducción puntual de otro documento. CORREO ELECTRÓNICO: Es el proceso de elaborar, enviar y distribuir las diversas comunicaciones a través de medios electrónicos. Es similar al correo convencional donde se siguen básicamente tres pasos: escribir la comunicación, enviarla y distribuirla. La diferencia radica en las condiciones normales de conexión. Éste es uno de los servicios más utilizados en Internet, por la efectividad, rapidez y la ventaja de poder enviar los mensajes aunque el destinatario no esté conectado en el momento. CORRESPONDENCIA. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del colaborador, No generan trámite para las instituciones. (concordado con el Acuerdo 060 de Octubre 30 de 2001 del Archivo General de la Nación.) CUADERNO: Conjunto de documentos cosidos en forma de libro. CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la Corporación archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. DEPÓSITO DE ARCHIVO: Espacio destinado a la conservación de los documentos en una Corporación archivística.

4 DEPURACIÓN: Operación por la cual se separan los documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS: (Véase Eliminación de Documentos.) DIGITALIZACIÓN: Es un sistema de almacenamiento electrónico con un medio de almacenamiento y procesamiento de la información, mediante la indexación del documento y la conexión a bases de datos, los usuarios pueden recuperar los documentos en cualquier momento y lugar. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. DOCUMENTO ACTIVO: Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos. DOCUMENTO DE APOYO: Son los documentos de carácter general que sirven únicamente de soporte a la gestión de la oficina para permitir la toma de decisiones, pueden ser generados en la misma Corporación o proceder de otra y no forman parte de las series documentales de las oficinas, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central para su custodia, el jefe de oficina los destruye (Concordado con el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación.) DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. DOCUMENTO ESENCIAL: (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional. DOCUMENTO FACILITATIVO: Es aquel de carácter administrativo común a cualquier Corporación y que cumple funciones de apoyo. DOCUMENTO HISTÓRICO: Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el país. DOCUMENTO INACTIVO: Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. DOCUMENTO OFICIAL: El que produce, posee o maneja una entidad estatal. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO PRIVADO: El perteneciente a personas naturales y jurídicas, entidades, instituciones y organizaciones que no tienen carácter oficial.

5 DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el colaborador público en ejercicio de su cargo o con su intervención. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. DUPLICADO: Segundo ejemplar o posterior del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. ENCUADERNACIÓN: Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro. ESTANTE: Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación. EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. EXPURGO DE DOCUMENTOS: (Véase Selección Documental.) FACSIMIL: Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico. FECHAS DE ACUMULACIÓN: Fechas intermedias encontradas en un expediente. FECHAS EXTREMAS: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta. FOLIO VERSO: (Véase Folio Vuelto). FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe numeración. FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una Corporación o persona. FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIÓN: Información original no abreviada ni traducida; se llama también fuente de primera mano. FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

6 GUÍA: Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos. Organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación. IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. ÍNDICE TOPONÍMICO. Listado de sítios o lugares. ÍNDICE CRONOLÓGICO: Listado consecutivo de fechas. ÍNDICE ONOMÁSTICO: Listado de nombres propios. ÍNDICE TEMÁTICO: Listado de temas o descriptores. ÍNDICE: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción. INSTRUMENTO DE CONSULTA: Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. Instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión). INSTRUMENTO DE CONTROL: Es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los siguientes. ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, cuadros de clasificación, registros topográficos; y en la fase de valoración. relaciones, tablas de retención documental, registros generales de entrada y salida, relaciones y actas de eliminación, informes, relaciones de préstamo resultantes de muestreo. INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN: (Véase Instrumento de Consulta.) INSTRUMENTO DE REFERENCIA: (Véase Instrumento de Consulta.) INTERLÍNEA: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón. INVENTARIO: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. LEGAJO: En los archivos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental. LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA: Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país. MENSAJE DE DATOS: Toda información, generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares como pudieran ser entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el fax o el telefax. (Ley 527 de 1999) MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. MICROFILME: Fotografía en película generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en reproducción de documentos.

7 MUESTREO Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros. NORMALIZACIÓN: Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado. OFICINA PRODUCTORA: Es la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ORDENACIÓN: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. ORGANIGRAMA: Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas, cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica, con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. ORIGINAL. Documento producido directamente por su autor, sin ser copia. PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO: Conjunto de archivos conservados en el país y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. PIEZA DOCUMENTAL: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe. PLAZO PRECAUCIONAL: Tiempo prudencial de conservación de los documentos, una vez concluida su vigencia, como prevención de posibles reclamaciones. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL: (Véase Conservación de Documentos.) PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. RADICACIÓN: Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite REGISTRO DE DOCUMENTOS: Anotación de los datos del documento en los modelos de control. REGISTRO TOPOGRÁFICO: Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta en un depósito de archivo.

8 REGLAMENTO DE ARCHIVOS: Son los lineamientos generales administrativos y técnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de ley. REPROGRAFÍA: Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fonotécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia, el microfilm, el documento digitalizado. RESERVA LEGAL: La reserva legal sobre los documentos de archivos públicos, cesará a los treinta años de su expedición de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 57 de RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. SECCIÓN: Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional. SELECCIÓN DOCUMENTAL: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: acuerdos, resoluciones, actas, historias laborales, contratos, Informes, entre otros. SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Es el símbolo que resulta de combinar el número de clasificación o notación con otro dato que se le asigna a un documento impreso o electrónico para diferenciarlo. Se puede definir también como la numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito. Es el símbolo que resulta de combinar el número de clasificación o notación con otro dato que se le asigna a un documento electrónico o impreso con la notación que permite diferenciar un documento de otro. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: Programa especial orientado al logro de la cooperación interinstitucional de los archivos, a través de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico, coordinado por el Archivo General de la Nación. SUB SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie, por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas, de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier Corporación. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo. TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL: Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas. TOMO: Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en forma separada y con paginación propia. TRÁMITE: Entiéndase por trámite lo relacionado con la radicación, registro, y control de los documentos.

9 TRANSCRIPCIÓN: Procedimiento para reproducir con exactitud un documento. Puede ser textual, facsimilar o actualizada gramaticalmente. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisión de los documentos del Archivo de Gestión al central y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad técnico-operativa de una Corporación (oficina.) UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre otras: un expediente. (Véase expediente.) UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras. Una caja, un libro o un tomo, una carpeta. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente. UNIDAD PRODUCTORA: Oficina productora de documentos. VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. VALOR CONTABLE: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. VALOR HISTÓRICO. (Véase Valor Secundario.) VALOR JURÍDICO: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. VALOR LEGAL: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la Corporación productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. VIGENCIA: Capacidad o fuerza de un documento de archivo para testimoniar, obligar o informar sobre un asunto. ARTÍCULO CUARTO: PRINCIPIO DE LA RESPONSABILIDAD GENERAL: Todos los colaboradores de la Corporación que por una u otra razón tengan relación con el sub proceso procesos de gestión documental (archivo y correspondencia) deben atender y acoger los más claros principios de la ética profesional, las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, así como todas las previsiones institucionales que regulan su labor procurando organizar, conservar y servir la documentación que hace o hará parte del patrimonio documental de la CUN. ARTICULO QUINTO: PRINCIPIO DE LA RESPONSABILIDAD ESPECIAL: Todos los comunicados institucionales (correspondencia) y los documentos de los Archivos de Gestión de

10 la Corporación, son potencialmente parte integral del Archivo Central, razón por la cual, se genera la obligación de los colaboradores responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados sin perjuicio de las demás obligaciones y responsabilidades que se estipulen en este reglamento o la normativa institucional. Los colaboradores de la Corporación tienen la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos y son responsables de su organización, conservación y control, así como de la adecuada prestación de los servicios de Archivo de Gestión. PARÁGRAFO: Cuando un colaborador de la Corporación sea desvinculado de la Institución, se deberá verificar que no posea documentos a cualquier titulo o de cualquier naturaleza que pertenezcan al área de Gestión Documental, por ello, y en aras de darle cabal cumplimiento a esta disposición se deberá adicionar este requerimiento en el formato de paz y salvo de la Corporación empleado en los procesos de desvinculación de personal por parte de la Vicerrectoria de Capital Intelectual o quien haga sus veces. CAPÌTULO SEGUNDO. ÓRGANOS DE DIRECCIÓN, COORDINACIÓN Y ASESORÍA. ARTÍCULO SEXTO: DEL COMITÉ DE ARCHIVO: Es el órgano asesor de la alta dirección de la Corporación, responsable de definir las políticas de documentación de la misma, y por ende de la información institucional, corresponde a este comité aprobar programas eficientes y ordenados para su ejecución, además de orientar, coordinar, asesorar y constatar el cumplimiento de las actividades archivísticas. (Concordado con el Acuerdo 017 de 2009 del Consejo Directivo.) ARTÍCULO SEPTIMO: DEL AREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Es el subproceso responsable de la gestión de documental institucional (archivo y correspondencia) de la Corporación, por tanto, ejerce el control de la documentación recibida generada y tramitada durante todo el ciclo vital de los documentos. ARTÍCULO OCTAVO: DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y OFICINAS PRODUCTORAS: El respectivo jefe o encargado de una oficina productora será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su oficina. Las oficinas productoras de documentos, serán responsables del manejo directo y conservación de sus documentos y tomarán las medidas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos. CAPÍTULO TERCERO. USUARIOS, SERVICIOS Y SEDES. ARTÍCULO NOVENO: DE LOS USUARIOS: Es toda persona natural o jurídica que demanda un servicio, tanto interno como externo del área de gestión documental. ARTÍCULO DECIMO: SERVICIO DE CONSULTA: Corresponde al acceso a los documentos por parte de los usuarios. Para los efectos del servicio de consulta se debe tener en cuenta por parte del subproceso de Gestión Documental:

11 1. La autonomía universitaria. 2. Las garantías protectoras del buen nombre, privacidad y honra de las personas. 3. El respeto por la documentación privada de acuerdo con lo estipulado en la Constitución Política, la ley y los reglamentos. 4. El respeto por las competencias administrativas. 5. Las previsiones alusivas al Habeas Data. PARÁGRAFO: Para todos los efectos relacionados con este servicio se deberá consultar el Manual de Elaboración, Tramite, Consulta y Préstamo de Documentos expedido por el Comité de Archivo de la Corporación. ARTÍCULO UNDECIMO: SERVICIO DE PRESTAMO: Los documentos que se conservan en los archivos institucionales podrán ser objeto de consulta fuera de la sala de consulta por parte de las diferentes dependencias de la Corporación. PARÁGRAFO: Para todos los efectos relacionados con este servicio se deberá consultar el Manual de Elaboración, Tramite, Consulta y Préstamo de Documentos expedido por el Comité de Archivo de la Corporación. ARTÍCULO DUODECIMO: SERVICIOS DE REPROGRAFÍA: El servicio de reprografía de los documentos hace referencia a los servicios de duplicación de documentos con el fin de garantizar su seguridad, consulta, complemento, sustitución y difusión. En la medida que sus recursos lo permitan, el área de Gestión Documental puede prestar los servicios de reproducción de texto o imágenes así por medio de fotocopiado o digitalización siempre y cuando la copia tenga valor de archivo no administrativo, académico, o jurídico, que la misma cumpla con restricciones de acceso y conservación; así mismo se podrá cobrar por este tipo de servicio en aras de no generar desmedro en la capacidad financiera y administrativa del área. ARTÍCULO DECIMO TERCERO: SERVICIO DE CAPACITACIÓN: Es la formación archivística que se brinda a los colaboradores de la Corporación con el fin de cualificar los procesos y servicios, la misma será prestada por solicitud de la Vicerrectoria de Capital Intelectual o quien haga sus veces o de los colaboradores de la Corporación, en uno u otro caso, estas capacitaciones serán coordinadas por la Vicerrectoria de Capital Intelectual o quien haga sus veces. PARÁGRAFO: La capacitación y demás actividades de formación archivística o gestión documental, son de carácter obligatorio por parte de los colaboradores responsables de archivos de gestión o documentos institucionales, esto con el fin de garantizar la aplicación y normalización que exige la adecuada gestión documental. ARTÍCULO DECIMO CUARTO: DE LOS HORARIOS DE ATENCIÓN: Corresponde al Comité de Archivo de la Corporación determinar los horarios y días de atención de las oficinas encargadas de la atención y gestión de correspondencia y archivo. Para estos efectos corresponderá al Comité determinar los medios de comunicación o socialización que estime pertinente para informar a los colaboradores de la Corporación la fijación de horarios, o cualquier modificación a los mismos. ARTÍCULO DECIMO QUINTO: DE LAS SEDES: La Corporación destinará al área de gestión documental los espacios físicos necesarios para ubicación de su Archivo Central en el cual se conservarán las series y sub series documentales recientes y antiguas de la Institución. Así mismo, por direccionamiento del Comité de Archivo se determinarán los puntos de recepción de correspondencia en las Sedes y Cunad s de la Corporación.

12 CAPÍTULO CUARTO. GESTIÓN DE DOCUMENTOS. ARTÍCULO DECIMO SEXTO: DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: El proceso de gestión de documentos comprende la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los mismos. ARTÍCULO DECIMO SEPTIMO: PRODUCCIÓN Y/O RECEPCIÓN Y TRAMITE DE COMUNICACIONES INSTITUCIONALES: Corresponde a los procesos que permiten la normalización, el control, oficialización y trámite de comunicaciones institucionales con pleno respeto de la imagen corporativa y tendientes al fortalecimiento de la misma. Al respecto deberán tenerse presentes las siguientes previsiones alusivas a la recepción y trámite de comunicaciones y otros documentos. 1. Todos los sobres que lleguen a nombre de la Corporación, programa o a nombre de un colaborador indicando el cargo o dependencia, se entenderán como comunicaciones oficiales de tal forma que serán destapados para su revisión, radicación y distribución. Concordado con el Acuerdo No 060 de 2001 del Archivo General de la Nación. 2. Se registrarán en la base de datos, todos los documentos de carácter oficial que llegan a la Corporación. 3. Solo se considera comunicado recibido oficialmente todo aquel documento que huibiese sido recibido y radicado en el sistema que para tales efectos disponga la Corporación. 4. La correspondencia y demás documentos de carácter personal, que lleguen a la Corporación, no serán recibidos ni tramitados, en su lugar se devolverán al portador o al remitente. Cuando llegasen por otro medio se dejarán disponibles para consulta directa de los colaboradores y se eliminarán cada semestre. 5. Gestión documental priorizara el registro y trámite de citaciones judiciales y administrativas, derechos de petición, y todo lo relacionado con programas académicos y trámites juriricos asi como demas documentos actuales y trascendentales que para la Corporación. 6. Queda prohibido a todos los colaboradores sean administrativos o docentes recibir correspondencia institucional, los documentos que eventualmente fuesen reicbidos deben ser reportados inmediatamente a la persona encarda de correspondencia, quien los tramitará de inmediato, con el fin de no traumatizar procesos institucionales. Esto sin perjuicio de las sanciones y demas consecuencias previstas en este reglamento y la normativa institucional. ARTICULO DECIMO OCTAVO: NORMAS PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES Y OTROS DOCUMENTOS: Para efectos de la elaboración de documentos institucionales deberán tenerse en cuenta las siguientes previsiones: 1. Se deberán elaborar las comunicaciones oficiales de la Corporación atendiendo las normas técnicas colombianas. (Véase Manual de Elaboración, Trámite, Consulta y Préstamo de Documentos.)

13 2. Elaborar las comunicaciones oficiales en soporte papel en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina. (Véase Manual de Elaboración, Trámite, Consulta y Préstamo de Documentos.) 3. Se recomienda utilizar tipo y tamaño de letra Arial 12 con el fin de facilitar el proceso de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) al momento de su digitalización. 4. Debe emplearse tinta negra para firmar, así se garantiza la nitidez en los procesos de tecnificación por lo tanto es la única que se acepta. 5. Se debe verificar la dirección, datos correctos del destinatario y remitentes, asi como firmar en todas las copias 6. Deben encabezarse los memorandos, circulares y cartas con el logotipo de la Corporación o utilizar papelería con membrete o con las directrices de la Oficina de Comunicaciones en relación con la imagen corporativa. 7. Deben conservarse las características que requiere la comunicación organizacional entre ellas: Concisión, propiedad, precisión, claridad, sencillez, cohesión, sintaxis, integridad, estilo adecuado, cortesía, motivación, estética, ortografía y modernismo. 8. No debe emplearse papelería impresa para memorandos, cartas internas, circulares y copias de comunicaciones externas. 9. Deben utilizarse las plantillas aprobadas por la Corporación para la elaboración de comunicaciones oficiales. (Véase Manual de Elaboración, Trámite, Consulta y Préstamo de Documentos.) 10. Todo comunicado oficial de la Corporación debe ser radicado y tramitado por el sistema de gestión documental. ARTÍCULO DECIMO NOVENO: DE LA RADICACIÓN: Se deben radicar todas las comunicaciones oficiales cuyos asuntos son de trascendental importancia para la Corporación y que generen el desarrollo de un trámite en la misma o refiera a aquellas contempladas en las tablas de retención documental y que se requieren para posterior consulta o comprobación y su fin es oficializar el trámite. PARÁGRAFO: El consecutivo de las comunicaciones oficiales de la Corporación se debe mantener organizado y actualizado. ARTÍCULO VIGESIMO: NORMAS PARA LA RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Para efectos de tramitar la recepción y trámites de documentos deberán atenderse los siguientes lineamientos: 1. Todos los comunicados deben ser radicados en el lugar y horario establecido. 2. Se debe elaborar original y dos copias por cada asunto. 3. De deben elaborar las comunicaciones preferiblemente en computador o máquina, si el documento es manuscrito debe ser letra legible y con los espacios adecuados. 4. Se debe tener en cuenta la presentación, espacios adecuados y destinatarios correctos.

14 5. El documento debe estar firmado por el responsable o los responsables del contenido, si este carece de firma no se radica. 6. Se debe indicar el asunto en las cartas. 7. Se debe relacionar en la comunicación los anexos y entregarlos completos. 8. Los usuarios deben utilizar la copia radicada para hacer las reclamaciones. PARÁGRAFO: Solo se dará trámite y se considera oficial todo documento que haya sido previamente radicado en el sistema. ARTÍCULO VIGESIMO PRIMERO: NUMERACION DE DOCUMENTOS: Las actas de cuerpos colegiados, actas de comités, certificados, constancias y resoluciones así como demás documentos de producción consecutiva como contratos, convenios y ordenes de servicio, se radican y se numeran consecutivamente, las oficinas encargadas de dicha actividad efectuaran los controles, por ello no se numerarán los actos administrativos que no estén debidamente firmados y que cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. ARTÍCULO VIGESIMO SEGUNDO: DE LOS ANEXOS: Para efectos del manejo de anexos deberán atenderse las siguientes previsiones: 1. Relacionar los anexos en forma clara y precisa así: (Ej. Anexo: uno (15 folios y disquete ); Anexo: dos (10 folios); Anexo: tres (Un CD- ROM)) 2. Si los anexos por su volumen no se pueden anexar al momento de radicar la comunicación, o se envían por otro medio, será necesario justificar el hecho y la responsabilidad del trámite corresponderá a la oficina productora. PARÁGRAFO: En la Tabla de Retención Documental será definida la unidad administrativa y oficina productora responsable de la conservación de las series documentales integradas por dichas comunicaciones y sus anexos. Por lo tanto los anexos se enviarán sólo a los destinatarios y en la serie del consecutivo de comunicaciones, únicamente se conserva la comunicación que evidencia el desarrollo del trámite. ARTÍCULO VIGESIMO TERCERO: DE LOS CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS: Para efectos de las mismas se deberán tener en cuenta las disposiciones de la norma NTC 4176 del ICONTEC en lo siguiente: 1. Las constancias se elaboran para efectos de: tiempo de servicio, experiencia, salarios u honorarios, clase de trabajo, jornada laboral, cumplimiento de comisiones, comportamiento del trabajador. 2. Se elaboran certificados para efectos de: calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos, diplomas expedidos por la Corporación y documento que establece un privilegio o premio, asistencia a congresos, cursos y seminarios. 3. Estos documentos deben ser radicados, el número de orden sirve de control y estadísticas en las unidades productoras. 4. La papelería siempre debe contar con membrete. 5. Todos los certificados y constancias se firman con firma autógrafa.

15 ARTÍCULO VIGESIMO CUARTO: FIRMAS RESPONSABLE: Los colaboradores autorizados para firmar las comunicaciones con destino interno y externo que genera la Corporación son los Jefes máximos de cada proceso y descendentemente por subprocesos hasta el nivel de Coordinadores. PARAGRAFO: En todos los casos de comunicación externa deberá contarse con aval y autorización expresa de la Secretaria General de la Corporación quien a su libre consideración puede asumir la remisión de dicha comunicación. PARAGRAFO: Las comunicaciones oficinales que para su expedición requieran de visto bueno deberán consultarse en el Manual de Elaboración, Trámite, Consulta y Préstamo de Documentos. ARTÍCULO VIGESIMO QUINTO: COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRONICO: Para la recepción y envío de las comunicaciones (mensajes de datos) por medios electrónicos, se debe acatar la normatividad existente tanto interna como externa aplicable, resaltándose: 1. Todos los documentos recibidos o despachados por vía e - mail deben ser radicados en el sistema de gestión documental. 2. Se deben utilizar los recursos informáticos para lograr la celeridad, oportunidad y normalización de la información institucional. 3. Se deben hacer los controles necesarios que garanticen, que la información tramitada electrónicamente, sea accesible para su posterior consulta, que el mensaje de datos o documento sea conservado en el formato en que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada y que se conserve la información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado, recibido o producido el documento. 4. Se deben archivar electrónica y/o físicamente, las comunicaciones enviadas o recibidas por este medio, con el fin de completar o complementar las series y sub series de cada actividad o proceso y facilitar la recuperación. 5. Las comunicaciones enviadas vía , requieren confirmación electrónica. ARTÍCULO VIGESIMO SEXTO: COMUNICACIONES OFICIALES VIA FAX: Las comunicaciones recibidas y enviadas vía fax, tendrán la validez de cualquier mensaje de datos, por lo tanto deben ser radicadas en el sistema de gestión documental, no siempre será necesario enviar el original de la comunicación si con la transmisión de un documento vía fax queda satisfecha la comunicación, cuando es absolutamente necesario el envío del original, debe hacerse el mismo día. ARTICULO VIGESIMO SEPTIMO: NORMAS PARA EL TRÁMITE DE COMUNICACIONES VÍA FAX: Para los efectos de las comunicaciones vía fax deberán tenerse en cuenta las siguientes previsiones: 1. Hacer los controles que garanticen la recepción o envío de la información y archivar las comunicaciones recibidas por este medio, en el asunto o serie correspondiente, con el fin de garantizar la consulta o comprobación. 2. En caso que las oficinas productoras que utilizan papel químico para la impresión de los fax, deben reproducir este documento sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.

16 En las transferencias al Archivo Central, no se recibirán series y subseries que incluyan documentos en papel químico. 3. No se tramitarán fax personales. 4. Las comunicaciones que no cumplan lo estipulado en este reglamento, guías y procedimientos del Archivo no serán radicadas y se devolverán con un formato, indicando el porqué se realiza la devolución, con el fin de corregir las inconsistencias y mejorar los procesos. ARTICULO VIGESIMO OCTAVO: DISTRIBUCION DE COMUNICACIONES Y DOCUMENTOS: La distribución de la documentación se hace a través de los servicios de mensajería interna, externa y correo local, nacional e internacional. El area de Gestión Documental a través de la Unidad de Correspondencia, organizará, programará y controlará la distribución y el trámite de la documentación institucional con los servicios de Mensajería y correo en anuencia y coordinación de la Vicerrectoria de Capital Intelectual y respetando plenamente sus competencias y facultades. ARTÍCULO VIGESIMO NOVENO: NORMAS DE MENSAJERÍA: Para efectos del uso y control de mensajeri se deberan tener presentes las siguientes disposiciones: 1. Utilizar la mensajería sólo para asuntos oficiales. 2. Planear, coordinar y entregar al area de Gestión Documental las diligencias tanto internas como externas para su registro y trámite oportuno. 3. Abrir todos los sobres que se reciben en la Corporación para identificar el tipo de documento y permitir el registro control y trámite adecuado. 4. Registrar todo servicio de mensajería interna realizado por colaboradores de la Corporación. 5. Justificar los recorridos especiales para poder reprogramar y realizar las demás actividades. 6. Revisar tanto lo que se entrega como lo que se recibe y consignar el correspondiente nombre, no la firma. 7. Se debe canalizar la entrega de documentación oficial a los docentes a través de las coordinaciones de sede, el area de Gestión Documental no se hace responsable de la documentación que se tramita fuera de los canales establecidos. 8. La correspondencia y demás documentos de carácter personal, que lleguen a la Corporación, no serán recibidos, ni tramitados, se devolverán al mensajero portador. ARTÍCULO TRIGESIMO: NORMAS DE SERVICIO DE CORREO:Para efectos del uso del servicio de correo institucional deben tenerse presentes las siguientes previsiones: 1. La documentación que se envía por correo requiere del empleo de sobre tamaño oficio, carta, tarjeta o de manila dependiendo del tipo de los documentos a enviar y deben entregarse a Gestión Documental debidamente diligenciados, incluyendo datos correctos, completos y buena presentación, a tales efectos se deberá tener presente la Norma NTC El tamaño del sobre para envío de anexos debe permitir que los mismos se guarden sin

17 dobleces. 3. Si la comunicación a remtir incluye disquetes, video cintas u otros soportes que exigen un tratamiento especial, se debe registrar la existencia de los mismos en el correspondiente sobre. 4. Se debe definir y comunicar el tipo de envío: correo certificado, entrega-diario, entrega ordinaria o entrega personal. 5. Para ambos servicios, la información suministrada debe ser por escrito, correcta, clara, precisa y oportuna. 6. Todos los sobres deben allegarse abiertos al Area de Gestión Documental para identificar el tipo de documento y permitir su registro control asi como el trámite adecuado. 7. Toda la documentación recibida o entregada dentro o fuera de la Corporación debe ser registrada en las correspondientes planillas de control. 8. Se deberá registrar y comunicar a la oficina productora, las inconsistencias presentadas en el trámite de documentos externos en las planillas de control. 9. Se planificarán y canalizarán eficientemente los envíos masivos, por ello será necesario entregar al Area de Gestión Documental, la documentación debidamente organizada y bien presentada, anexando la relación de empresas o personas a quienes se les dirige la comunicación, con el fin de llevar los controles adecuados. 10. El Area de Gestión Documental no asumirá las consecuencias de las diligencias que no se pudieren realizar oportunamente, por falta de planeación o coordinación de las unidades productoras responsables de la gestión. 11. Se debe entregar copia de la guía de correo a la oficina productora e inmediatamente se hace el envío, con el fin de hacer los controles pertinentes correspondiendo al responsable del trámite anexar esta guía a la comunicación correspondiente. 12. Se efectuará control de calidad a los anexos y demás documentos antes del envío para evitar reprocesos, costos y demora en el trámite. CAPITULO QUINTO DEL ARCHIVO. ARTÍCULO TRIGESIMO PRIMERO: PRINCIPIOS BASICOS: La organización de los archivos de la Corporación se fundamentará en el Ciclo Vital de los documentos de acuerdo con los principios básicos de: 1. Procedencia. 2. Orden Original. Lo anterior siempre considerando la estructura orgánico funcional de la Institución.

18 ARTÍCULO TRIGESIMO SEGUNDO: DE LA METODOLOGIA ARCHIVISTICA: La metodología archivística que debe seguirse al interior de la Corporación es la siguiente: 1. Identificar la institución productora según su carácter académico: a. Instituciones Técnicas Profesionales b. Instituciones Universitarias o Escuelas Tecnológicas c. Instituciones Tecnológicas y Universidades También, debe identificarse su razón de origen. a. Institución Oficial Nacional b. Institución Oficial Departamental c. Institución Oficial Municipal d. Institución no Oficial-Fundación e. Institución no Oficial-Corporación De acuerdo con estos parámetros se denominara el archivo, que tendrá el mismo nombre de la institución. Concordado: Capítulo IV de la Ley 30 de y el Articulo 35 y 213 de la Ley 115 de Clasificar sus documentos estableciendo las agrupaciones documentales en concordancia con la estructura orgánico-funcional de la Corporación en: a. Fondos y subfondos b. Secciones y Subsecciones c. Series y Subseries d. Unidades Documentales 3. Ordenar las unidades documentales (simples y complejas) para luego conformar las series, teniendo como punto de partida: a. La procedencia o dependencia productora. b. El orden original siguiendo las secuencias del trámite administrativo y académico de la Corporación. c. Describir las series y elaborar los instrumentos de control y recuperación de la información, las cuales serán como máximo: i. Inventarios ii. Guía del Archivo iii. Catálogos iv. Índices. 4. Conservar físicamente los documentos en las unidades de conservación respectivas: a. Carpetas b. Cajas para archivo c. Estanterías y archivadores d. Locales o bodegas Los documentos deben permanecer en un ambiente propicio de acuerdo a la región, donde se garantice la preservación de los documentos con los promedios de temperatura y humedad recomendándose una temperatura de 18ºC a 22ºC. y una humedad relativa de 45% a 55% Adicionalmente, deben brindarse las condiciones adecuadas de luz, aireación, aislamiento de sitios de riesgo (humano, biológico, eléctrico y físico.)

19 ARTÍCULO TRIGESIMO TERCERO: PRINCIPIOS GENERALES EN LA ORGANIZACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES DE LA CORPORACIÓN: En la conformación y organización de las series documentales específicas de la Corporación se debe atender las siguientes directrices: 1. Tener presente que las series documentales se generan en desarrollo de las funciones específicas asignadas a las oficinas y se empieza a formar desde la correspondencia y los archivos de gestión. 2. Al identificarlas y clasificarlas es necesario conocer su alcance, cobertura y permanencia, procedimientos de la Corporación, tradición universitaria, así como las leyes y normas expedidas por las entidades que de control, inspección y vigilancia. 3. En cualquier fase de archivo se debe prestar especial atención a la documentación que testimonia las funciones desarrolladas por las diferentes aéreas. 4. Conservar adecuadamente las series documentales en cada fase de formación del archivo. En los archivos de oficina o de gestión la documentación se conservará el tiempo estipulado en la Tabla de Retención Documental (1 a 3 años aproximadamente.) En los archivos Centrales la documentación que ha finalizado su trámite y que debe cumplir plazos precauciónales permanecerá el tiempo indicado en la Tabla de Retención Documental. En el archivo histórico ingresará la documentación de valor permanente considerada de carácter histórico para la Corporación y aquella que se declare con valor patrimonial testimonial para el país, de acuerdo con las normas y recomendaciones de los organismos que regulan las Instituciones de Educación Superior en Colombia, las leyes aplicables, el Archivo General de la Nación, esto con destino a las series señaladas con C en las Tablas de Retención Documental de la institución (CT Conservación Total.) ARTÍCULO TRIGESIMO CUARTO: ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL: El Archivo Central de la Corporación deberá estar organizado de acuerdo con las series, subseries y tipos documentales que correspondan a la dependencia que realice la transferencia y debe estar acorde a lo establecido en la Tabla de Retención Documental. ARTÍCULO TRIGESIMO QUINTO: OBLIGATORIEDAD DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN: Los jefes de oficinas productoras deben con fundamento, en la Tabla de Retención Documental, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos los manuales de procedimiento, las funciones, las guías internas y la normatividad archivística. ARTÍCULO TRIGESIMO SEXTO: VALORACION DOCUMENTAL: Es el proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. La Corporación como entidad de educación determina acoger el procedimiento establecido por el Archivo General de la Nación para elaborar y aplicar la respectiva Tabla de Retención Documental, en la cual se definieron las series y subseries documentales propias de la Corporación.

20 ARTÍCULO TRIGESIMO SEPTIMO: DE LAS TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas, de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier Corporación, mientras que las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo. PARÁGRAFO: La Tabla de Retención Documental (TRD) es una herramienta de obligatoria aplicación por parte de todos los colaboradores encargados de las oficinas productoras de la Corporación, este es un instrumento dinámico que deberá responder en todo momento a los cambios que surjan en la Corporación,, el Líder de Gestión Documental o su delegado, serán responsables de presentar ante el Comité de Archivo, las modificaciones o actualizaciones que se requieran para ser aprobadas por el Comité de Archivo ARTÍCULO TRIGESIMO OCTAVO: DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: El Archivo Central recibirá las transferencias de los archivos de gestión de acuerdo con lo establecido en el Plan de Transferencias, al instructivo para transferencias y a la Tabla de Retención Documental. ARTÍCULO TRIGESIMO NOVENO: DE LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS CON VALOR PERMANENTE: Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, y en su proceso de selección y valoración ameriten su conservación permanente, deben incluirse en el plan de transferencias al Archivo Central, con las respectivas series documentales perfectamente identificadas según las Tablas de Retención Documental y debidamente marcadas las carpetas y las cajas. ARTÍCULO CUADRAGESIMO: DE LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Para la aplicación del presente reglamento, se entiende por eliminación, la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal, fiscal, jurídico, contable y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología. ARTÍCULO CUADRAGESIMO PRIMERO: PROCESO DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Para surtir este proceso se debe aplicar lo estipulado en las Tablas de Retención Documental, a tales efectos los documentos deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por la correspondiente tabla, para ello se elaborará relación de documentos a eliminar y el acta de eliminación, teniendo en cuenta los modelos establecidos por el Archivo General de la Nación y adaptados a los requerimientos de la Corporación. ARTÍCULO CUARAGESIMO SEGUNDO: AUTORIZACIÓN PARA ELIMINACIÓN: La autorización para eliminación de documentos de Archivo, es responsabilidad del Comité del Archivo de la Corporación y la de los documentos de Apoyo del jefe responsable de la oficina productora, en ambos casos se elabora acta de eliminación con las firmas de los responsables de la documentación a eliminar. PARÁGRAFO: Para la destrucción de información se debe tener en cuenta la confidencialidad de la información, con el fin de decidir si la documentación puede ser reciclada o por el contrario debe ser picada.