GLOBAL BANKING SOLUTION

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1 GLOBAL BANKING SOLUTION

2 Los cambios que se han producido en la economía mundial han hecho que el Sector de Banca esté en constante evolución y se reinvente cada día para adaptarse a las nuevas necesidades, pero manteniendo sus valores esenciales. Para afrontar estos cambios, desde Basilea se vienen realizando hace varios años recomendaciones internacionales que sirven de guía para mejorar la solvencia y estabilidad de las Entidades de Crédito. El valor esencial de las Entidades Bancarias es el cliente. La calidad de servicio es el elemento diferenciador entre una u otra Entidad, y será lo que decante la balanza entre uno y otro banco. Para ello, las Entidades Financieras han de centrarse en el desarrollo óptimo de su negocio, externalizando todas las tareas que no aporten valor añadido. Por otro lado, las nuevas formas de interactuación de las personas también están cambiando y esto hace que los canales de venta de productos y servicios bancarios (oficina, teléfono, internet, móvil, etc.) evolucionen y mejoren, para que el cliente disponga de todas las facilidades posibles. Esta variedad de canales de venta conlleva una complejidad organizativa muy elevada, los contratos, documentos acreditativos, firmas, vencimientos, claves, pólizas, escrituras, control de garantías, etc. llegan al banco desde diferentes vías y en múltiples formatos. El cumplimiento de recomendaciones, la plena dedicación al cliente y la proliferación de canales de venta suponen un volumen de documentación y complejidad de tratamiento en aumento. Para conseguir estos objetivos marcados, mantener la posición en el mercado, cumplir con las recomendaciones de Basilea y ofrecer al cliente el servicio que demanda, se requiere de la intervención de empresas especializadas en gestión de contenidos empresariales que faciliten la labor no sólo a la oficina bancaria, sino a todos los canales de venta y por supuesto a toda la estructura superior. La calidad de servicio, la transparencia, la rapidez, la facilidad de contacto y resolución así como la eliminación de las barreras burocráticas, marcan, hoy en día, las pautas a seguir para la banca del siglo XXI. La problemática del sector La problemática a la que se enfrentan las Entidades Financieras se resumen en los siguientes puntos: Riesgo operativo que supone la pérdida de documentos o expedientes incompletos, lo que se traduce en pérdidas económicas además del riesgo reputacional. Personal dedicado a tareas que no aportan valor al negocio, pierden el tiempo en buscar información, fotocopiar, reclamar información, etc. Conservación masiva de documentación innecesaria, lo que puede suponer incumplimiento legal, problemas de espacio, inseguridad en el almacenamiento físico, etc. a la vez que transmite una imagen de empresa no modernizada. Elevado volumen de información en diferentes formatos (física y electrónica) y canales de entrada de la documentación muy diferentes. Necesidad de cumplir con las recomendaciones de Basilea y con las leyes cada vez más estrictas, como la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo. 02

3 Global Banking Solution. Paper Free Management Las soluciones que SGAIM propone para hacer frente a la difícil situación de los bancos y conseguir considerables mejoras en la gestión de documentación asociada a los procesos que se desarrollan en el banco, se fundamentan en la idea de paper free management, no sólo oficina sin papeles, sino gestión sin papeles. Los servicios que ofrece SGAIM se pueden enfocar desde el punto de vista del documento a tratar o del proceso en el que interviene. Dependiendo de la estructura organizativa de cada entidad pueden necesitar la gestión de la documentación de diferente manera. DOCUMENTOS A TRATAR: En las entidades bancarias la documentación a tratar es muy variada, incluye documentación acreditativa de empresas o personas: PERSONAS JURÍDICAS Escrituras de Constitución Escrituras de Poderes Escrituras de Modificación Escrituras de Ampliación de capital, etc. PERSONAS FÍSICAS: DNI Tarjeta de Residencia Pasaporte, etc. Documentación del cliente necesaria para la contratación de cualquiera de los productos bancarios: IRPF (declaración renta) Nóminas Contrato laboral Declaración de bienes Consultas registrales Auditorías 2 años Modelo 390 IVA Modelo 347 Seguros sociales Formularios de contratación Escritura declaración de herencia Justificante de pago de impuestos Escritura de testamento Certificado de saldo a la fecha del fallecimiento Informe testamentario Acuerdos del consejo Estatutos Informe de bastanteo, etc. Contratos firmados para la contratación tanto productos de activo como de pasivo, donde el control de las firmas es fundamental para la validez del mismo: Cuentas corrientes Cuentas de ahorro Imposiciones a plazo fijo Fondos de inversión Cuentas de valores Planes de pensiones Seguros de ahorro Tarjetas de crédito Préstamos personales Préstamos hipotecarios Cuentas de crédito Pólizas de descuento comercial Leasing mobiliario Leasing inmobiliario Avales, etc. 03

4 Para toda esta documentación que gestiona el banco es necesaria su digitalización, en el caso que no se haya entregado en formato electrónico. Y una vez que se dispone de la imagen digital, se procede a la categorización de los documentos y a la captura de la información para poder asociarla al expediente de cada operación o cliente. A toda esta información en formato electrónico tienen acceso los miembros autorizados del banco a través de la plataforma web de SGAIM TTID o en sus propias aplicaciones de negocio. Como valor añadido a sus servicios, SGAIM contempla la posibilidad de custodiar la documentación en sus instalaciones liberando espacio útil en las oficinas bancarias. SGAIM ofrece a sus clientes un nuevo servicio de Certificación y fechado con depósito notarial. La aplicación de este servicio en la gestión de la documentación que tratan los bancos es muy amplia, pero destacamos los siguientes escenarios: Aplicación de la digitalización certificada, en base a los protocolos establecidos por la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, de cualquier documento que reciba el banco. Aplicación de Certificación y fechado con depósito notarial de cualquier comunicación Negocio de electrónica que se realice Entidad Financiera para los clientes de la entidad. BANK Contratación de un depósito Integración de datos Consulta Envío de documentación Solicitud de préstamo Apertura de cuenta de ahorros Digitalización Solicitud de una tarjeta de crédito Consulta CLIENTES DEL BANCO 04

5 PROCESO BANCARIO: Presentamos algunos ejemplos de los procesos que el banco realiza y en los que SGAIM tiene experiencia para la gestión de su documentación. El proceso que hemos descrito anteriormente del paso de la documentación por los distintos estados: digitalización, categorización, captura de información, etc. es la parte inicial para la prestación de todos los servicios que describimos a continuación. Gestión de información asociada a la cartera de efectos. Account Payable&Receivable Portfolio Management Uno de los principales problemas de la Banca se centra en la Gestión de Cartera de Efectos, debido a la complejidad de la validación de los datos y del control y gestión física de los mismos. SGAIM ha desarrollado un sistema inteligente que permite la gestión de la información asociada a la cartera de efectos de una forma ágil y efectiva. Mediante procesos de reconocimiento inteligente de los diferentes tipos documentales y la captura automatizada de los datos, el sistema realiza una validación automática. La información se pone a disposición de las oficinas bancarias en el portal web TTID, para permitir un procesamiento ágil y Gestión de documentación para la evaluación del riesgo en la concesión de créditos. Credit Risk Management El servicio de gestión de documentos para concesión de créditos agiliza la respuesta al cliente, garantiza el cumplimiento de los requisitos exigidos por la entidad financiera y la ley, además de emitir alertas con las variaciones en el estado de solvencia de los solicitantes de créditos. Estos objetivos se consiguen, a través de la automatización en la captura de los datos necesarios para calcular el riesgo de una operación. eficaz. Gestión de avales La gestión de avales y garantías de riesgos dinerarios originados en los préstamos, créditos bancarios u operaciones de arrendamiento financiero, requiere una ágil tramitación para ofrecer un valor diferencial con respecto a la competencia. La solución que ofrece SGAIM para optimizar la gestión de los avales bancarios, pasa por la digitalización de toda la información recibida relacionada con los créditos, la captura inteligente de los datos que la componen integrándolos en la aplicación de gestión de avales de la entidad. Los datos extraídos se ponen a disposición de la entidad bancaria mediante la plataforma web TTID Plus, donde se puede consultar y controlar el estado de aceptación o anulación del aval. 05

6 Gestión de cheques bancarios y pagarés de cuenta corriente Las entidades financieras reciben un elevado número de cheques bancarios y pagarés de cuenta corriente por lo que buscan agilizar el proceso para la liquidación de sus importes y reducir el coste asociado a su gestión. SGAIM facilita la rápida digitalización de los cheques bancarios y pagarés de cuenta corriente, que lleguen en formato físico, y su puesta a disposición de las entidades financieras a través del portal web TTID Plus en breves plazos de tiempo. La captura de los datos de dichos documentos facilita la correcta validación de los mismos, pudiendo detectar posibles descuadres en los importes procesados que provienen de ingresos de cheques y pagarés. Gestión de contratos de derivados financieros. Derivatives Contract Management Gestión de bastanteos de poderes El bastanteo de poderes supone importantes problemas para las empresas bancarias, ya que la actualización del estado de vigencia de los mismos es fundamental y no siempre es tan sencilla. Esto supone elevados tiempos y costes de intercambio de documentación original entre oficinas, servicios jurídicos y clientes, dificultad en la localización, interpretación y transcripción de los datos al sistema de información del banco, además de importantes demoras en la venta de productos y servicios bancarios, motivados por procedimientos de validación manuales. La solución propuesta por SGAIM contempla la eliminación de envío físico gracias a la digitalización distribuida y la incorporación de documentos electrónicos, la extracción de datos automática para la composición de informes, la reducción de tiempos en la lectura de documentos, su interpretación y su transcripción a un informe o documento. Actualizaciones automáticas del sistema con el control de caducidad y renovación de poderes. Gestión de testamentarías Los derivados financieros son formalizados por medio de contratos que están destinados a cubrir riesgos que pueden aparecer en cualquier operación. Como todo contrato, genera derechos y obligaciones para los intervinientes y, según el tipo de activo del que se trate, las cláusulas pueden variar. Los participantes deberán asumir el riesgo de contrapartida, derivado de que, si una de las partes obtiene beneficios, la otra no cumpla sus compromisos en la fecha de liquidación, porque no exista un contrato firmado que acredite la transacción. SGAIM centraliza la recepción de la documentación que integra el contrato del derivado financiero y se clasifica a través de herramientas de reconocimiento óptico de caracteres y tecnologías lingüísticas La gestión de expedientes testamentarios implica dilatados tiempos de tramitación, gran cantidad de intercambios y solicitudes de información, elevados costes de consulta física y de lectura e interpretación de documentos. A lo que se le añade que los informes de las testamentarías son no estructurados. SGAIM propone una solución que optimiza los tiempos del proceso, eliminado el envío físico gracias a la digitalización distribuida, extrayendo los datos automáticamente y elaborando informes estructurados que facilita su validación, distribución, lectura e interpretación de documentos. 06

7 Beneficios de Global Banking Solution de SGAIM Reducción de costes gracias a la automatización de los procesos. Control absoluto de toda la información que gestionan las Entidades Financieras. Mejora y monitorización de los tiempos de respuesta de las operaciones bancarias. Rapidez y seguridad en el tratamiento y calidad de los datos extraídos de los documentos, debido a la sustitución de tratamientos manuales por procesos automatizados, además de permitir la corrección automática de errores y disminución de incidencias. Disponibilidad inmediata de la información y eliminación de los riesgos de extravíos de documentos físicos mediante la digitalización. Generación de informes a medida según las necesidades de cada Entidad Financiera. Garantía de cumplimiento de requisitos legales y reglas de negocio específicas. 07

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