GUÍA DEL FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. Personal administrativo

Transcripción

1 GUÍA DEL FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Personal administrativo El presente instructivo tiene el objetivo de orientar a los evaluadores y evaluado en el uso correcto del Formulario de Evaluación del Desempeño.

2 GUÍA DEL FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO I- INDICACIONES GENERALES Para el mejor aprovechamiento de esta guía y minimizar inconvenientes: Lea detenidamente y tenga a mano el Programa de Evaluación del Desempeño, los Estatutos de la Universidad del Caribe, el Manual de Organización y la descripción del puesto del evaluado. Confirme que los colaboradores están informados del proceso a realizarse y que están orientados en su contenido. Revise detenidamente el formato de evaluación para asegurarse que tiene toda la información que se requiere para abordar cada uno de los espacios. Asegúrese del que evaluado maneja y comprende el significado para los conceptos evaluación, desempeño laboral, competencias, objetivos, metas institucionales. Para cumplir con el proceso de Evaluación del Desempeño ha de cumplirse: - Primera fase: Fijación y ponderación de objetivos y capacidades. Establece el compromiso entre ambas partes (contribuciones y metas individuales, competencias comportamentales. Definir criterios de desempeño y evidencias para cada unidad y elemento de competencia y asignar el peso relativo a cada unidad y elemento). - Segunda fase: Conformación y seguimiento del portafolio o registro de evidencia. (evidencia de producto, evidencia de comportamiento y evidencia de conocimiento y comprensión). - Tercera fase: Verificación del cumplimiento del compromiso. Reuniones de control y seguimiento. - Cuarta fase: Resultado de evaluación (calificación del desempeño) II- DESCRIPCIÓN DEL MÉTODO Con la finalidad de llevar a cabo una evaluación del desempeño de la comunidad administrativa de la Universidad del Caribe, se propone el Método de Evaluación por Objetivos, en el cual su valoración será por medio de la ponderación de factores. Consiste al análisis de características generales del desempeño divididas en dos grupos (Objetivos y Capacidades), se desglosa cada parte en factores y se les asigna una puntuación. Para calificar el rendimiento del evaluado se asignan puntos a las categorías las que se subdividen en: Supera las expectativas, cumple las expectativas, cumple medianamente las expectativas, cumple parcialmente las expectativas, no satisface las expectativas. 1

3 III- CLASIFICACIÓN DE LOS FORMAULARIO Se han definido tres grupos de funcionarios según su nivel de responsabilidad y actividad: Coordinador, Directores y Mandos Medios; Técnico y Profesional y Administrativos. COORDINADOR, DIRECTORES Y MANDOS MEDIOS Son todos los funcionarios con delegación de mando y supervisión sobre al menos un funcionario de administrativo. TÉCNICO Y PROFESIONAL Son colaboradores que para el desarrollo de sus funciones requieren de título a nivel técnico universitario, técnicos especializados o título de Licenciatura. De conocimiento y experiencia para desarrollar técnicas específicas. ADMINISTRATIVOS Agrupa personal de oficina, auxiliare, secretarias y de más para el desarrollo de sus tareas se requiere nivel de bachiller. IV- PONDERACIÓN DE LOS FACTORES SEGÚN GRUPO A EVALUAR A continuación se muestran los cuadros en donde se detalla la ponderación de los factores correspondiente a las Capacidades, es decir la asignación del peso de cada factor en relación a la evaluación global. La primera parte correspondiente a los Objetivos, se deben desarrollar en conjunto con el colaborador a evaluar. Cabe señalar que las ponderaciones de cada objetivo los designan el colaborador que será evaluado y no el evaluador, de esta manera se crea el compromiso del colaborador con las metas de la unidad en que labora. Para el desarrollo de los objetivos se debe considerar lo detallado en el Programa de Evaluación del Desempeño. I PARTE COORDINADORE, DIRECTORES, MANDOS MEDIOS N OBJETIVO PONDERACIÓN II PARTE N CAPACIDADES PONDERACIÓN 1 PLANIFICAR Y ORGANIZAR CAPACITAR Y DESARROLLAR A OTROS LIDERAZGO TOMA DE DECISIONES TRABAJO EN EQUIPO DELEGACIÓN

4 I PARTE PROFESIONALES Y TÉCNICOS N OBJETIVO PONDERACIÓN II PARTE N CAPACIDADES PONDERACIÓN 1 PLANIFICAR Y ORGANIZAR COMUNICACIÓN VERBAL Y NO VERBAL PERSUASIVA CAPACIDAD DE INVESTIGACIÓN PRODUCTIVIDAD TRABAJO EN EQUIPO RELACIONES INTERPERSONALES 0.10 I PARTE ADMINISTRATIVOS N OBJETIVO PONDERACIÓN II PARTE N CAPACIDADES PONDERACIÓN 1 RECIBIR Y ATENDER INSTRUCCIONES RESPONSABILIDAD PRODUCTIVIDAD DISCRECIÓN DISCIPLINA RELACIONES INTERPERSONALES 0.10 V- CALIFICACIÓN DEL DESEMPEÑO Se han definido cinco categorías para calificar el desempeño: PUNTAJE CALIFICACIÓN De 18.0 a puntos SUPERA LAS EPECTATIVAS De 16.0 a puntos CUMPLE LAS EPECTATIVAS De 14.0 a puntos CUMPLE MEDIANAMENTE LAS EPECTATIVAS De 12.0 a puntos CUMPLE PARCIALMENTE LAS EPECTATIVAS De puntos NO SATISFACE LAS EPECTATIVAS 3

5 Supera las expectativas: Su actuación alcanza y sobre pasa las metas, la calidad del trabajo es excelente. Cumple las expectativas: Colaboradores que generalmente alcanzan las metas, frecuentemente exceden las expectativas de su rendimiento, su desempeño es más del esperado en muchas actividades; y la calidad de su trabajo es bueno. Cumple medianamente las expectativas: Cumple en forma aceptable las funciones y actividades, buenas relaciones de trabajo con sus compañeros; su desempeño y la calidad de trabajo es aceptable. Necesita poner esfuerzo adicional para mejorar en algunas áreas. Cumple parcialmente las expectativas: Colaborador cuyo desempeño no es satisfactorio, apenas alcanza el nivel esperado en la mayoría de las actividades. Aunque tiene la capacidad, le falta conocimiento y experiencia para el desempeño del puesto de trabajo. Requiere constante supervisión. No satisface las expectativas: Colaborador con desempeño insatisfactorio, no cumple con las metas programadas, su calidad de trabajo es inaceptable. No tiene la capacidad, conocimiento, ni la experiencia para el desempeño del puesto de trabajo. VI- CONSIDERACIONES GENERALES El proceso de evaluar consiste en el análisis y selección de la categoría que más identifica su desempeño laboral en cada factor, para lo cual el evaluador deberá tomar en cuenta lo siguiente: Consideración de antecedentes relevantes, dentro del período a evaluar, lo que registrado en el Portafolio de Evidencia, con el fin de eliminar el subjetivismo. Enfóquese en las actividades, desarrollo y logro de objetivos y no solamente en las actitudes o formas particulares de desarrollar que tiene el colaborador (diferencias individuales). Revisar y considerar los aspectos desarrollados en el Programa de ED en cuanto a las Distorsiones en la Evaluación del Desempeño. No debe tomarse en cuenta la incidencia de factores externos en el desempeño laboral del colaborador, sobre los cuales este no puede tener control. VII- ASPECTOS A CONSIDERAR AL MOMENTO DE LA ENTREVISTA DE EVALUACIÓN: Finalizada la etapa de evaluación del desempeño, el evaluador debe planificar la entrevista que sostendrá con el empleado evaluado, para darle a conocer su el resultado de su evaluación y recibir retroalimentación para permitirle mejorar el desempeño, es el momento oportuno para poner en práctica las capacidades de comunicación, liderazgo y demás; para este momento se recomienda: 4

6 Defina anticipadamente los aspectos medulares y programe el día y hora, dejando suficiente tiempo para el empleado evaluado. Lleve a cabo la entrevista en un ambiente de privacidad y sin interrupciones; y propicie un clima que brinde confianza al evaluado para expresar sus puntos de vista. Inicie la entrevista, explicando el objetivo de la misma. Procure conducir adecuadamente la entrevista, evitando conductas de irrespeto y discusión con el colaborador evaluado, para que se desarrolle en medio de una plática constructiva. Exprese juicios constructivos, estimule al colaborador evaluado a exponer sus opiniones. Guíe al evaluado sobre los aspectos que necesita mejorar y sugiera la forma de hacerlo. Finalice la entrevista expresando las fortalezas del colaborador y felicítelo si las acciones lo ameritan. VIII- GUIA PARA COMPLETAR EL FORMULARIO DE ED 1. Inicie por rellenar los datos generales del colaborador a evaluar. Nombre del Empleado: Cargo que ocupa: Ubicación: Superior Evaluador: Motivo de la revisión: Anual período de prueba Otro Fecha en que inició en actual puesto: Fecha última evaluación: 2. Cada factor se califica escogiendo una de las letras señaladas en la sección PUNTUACIÓN DE LA CATEGORÍA. A-2, B-4, C-6, D-8 y E En la columna PO (puntuación obtenida) coloque el valor que corresponde a cada factor, el número que se encuentra debajo de la letra escogida (2, 4, 6, 8, 10) 4. En la columna PF (Ponderación de Factores, se representa el peso o ponderación establecido para cada factor (Objetivo / Capacidad), en relación a la evaluación global de cada empleado, este es un dato establecido, por lo que no efectuará ninguna operación. 5. En la columna R (Resultados), complete las casillas multiplicando el valor de la puntuación de la columna PO por el valor de la columna PF, y realice la sumatoria de la columna R. EJEMPLO: 5

7 OBJETIVO/ CAPACIDAD 1. Orientación al Cliente: Capacidad de trabajar teniendo en cuenta las necesidades y demandas de los clientes, buscando siempre su máximo nivel de satisfacción. PUNTUACIÓN DE PUNTAJE LA CATEGORÍA A B C D E PO PF Puntuación Ponderación Obtenida del Factor RESULTADO Finalmente, en el último campo, escriba el resultado de la sumatoria de la columna R en la casilla PUNTAJE y la CALIFICACIÓN que corresponde, según la siguiente tabla: PUNTAJE CALIFICACIÓN De 18.0 a puntos SUPERA LAS EPECTATIVAS De 16.0 a puntos CUMPLE LAS EPECTATIVAS De 14.0 a puntos CUMPLE MEDIANAMENTE LAS EPECTATIVAS De 12.0 a puntos CUMPLE PARCIALMENTE LAS EPECTATIVAS De puntos NO SATISFACE LAS EPECTATIVAS I- FORTALEZAS Y LIMITACIONES Para finalizar la evaluación complete los campos ASPECTOS QUE FAVORECEN EL DESEMPEÑO LABORAL DEL COLABORADOR y los ASPECTOS QUE LIMITAN EL DESEMPEÑO LABORAL DEL COLABORADOR, RECOMENDACIONES. Culmine el proceso colocando nombre del Evaluador, firma y fecha. Igualmente con el Evaluado. El colaborador evaluado al momento de firmar debe señalar si está o no de acuerdo con la misma. De no estar de acuerdo, debe escribir las razones que lo justifiquen. 6

8 Nombre del Empleado: Salvador, Emanuel Cargo que ocupa: Conductor Ubicación: Unidad de Servicios Generales Superior Evaluador: Camarena, Loida Motivo de la revisión: Anual período de prueba Otro Fecha en que inició en actual puesto: 16 feb 2015 Fecha última evaluación: no aplica. INSTRUCCIONES: El evaluador en conjunto con el evaluado ha de definir los objetivos. Analice la descripción de cada factor y la definición de cada categoría y marque con un la letra que más identifique la categoría que considere representa el nivel de desempeño del colaborador en evaluación. Toca al evaluado ponderar cada factor de los objetivos y de las capacidades, en cada parte la suma no debe superar 0.50 de valor. PERSONAL ADMINISTRATIVO I PARTE - OBJETIVOS: declaración del resultado que se desea alcanzar en determinado periodo. PUNTUACIÓN DE LA CATEGORÍA PUNTAJE OBJETIVO A B C D E PO PF Puntuación Obtenida Ponderación del Factor RESULTADO 1) Realizar las asignaciones de mensajería externa y transporte de colaboradores con un 100% de efectividad en el uso del vehículo asignado. 2) Cumplir en un 100% el programa diario de asignaciones en términos del volumen despachado en función del consumo tanto de tiempo como de combustible. 3) Desarrollar las tareas asignadas con eficiencia en el adecuado mantenimiento del vehículo (evitar colisiones o daños mecánicos) y efectividad en el manejo

9 del mismo (ninguna infracción de tránsito). SUB TOTAL: II PARTE- COMPETENCIAS: comportamientos que algunas personas dominan mejor que otras, y que las hace más eficaces en una determinada situación", en éstas englobamos conocimientos, habilidades y actitudes que, puestos en acción, diferencian a unas personas de otras. COMPETENCIAS Puntuación Obtenida Ponderación del Factor RESULTADO 1-Recibir y atender instrucciones: Capacidad para comprender y cumplir instrucciones de trabajo Responsabilidad: Capacidad para cumplir con exactitud y seriedad sus funciones y compromisos laborales, demuestran esfuerzo, dedicación y preocupación por el trabajo. 3- Productividad: Capacidad para generar resultados con la calidad esperada y el tiempo oportuno, a fin de lograr los objetivos y metas propuestas Discreción: Capacidad para guardar reserva y cautela en el manejo de la información confidencial relacionada con el trabajo. 5-Disciplina: Capacidad para cumplir las normas disciplinarias de la institución, políticas y conducta en general. 6- Relaciones Interpersonales: Capacidad para crear y mantener buenas relaciones interpersonales con clientes internos y externos; para lograr una comunicación efectiva, clara, precisa oportuna, de respeto mutuo y equidad SUB TOTAL: TOTAL: PUNTAJE: 18 CALIFICACIÓN : Supera las expectativas 8

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11 FORTALEZA Y LIMITACIONES N ASPECTOS QUE FAVORECEN EL DESEMPEÑO LABORAL DEL COLABORADOR Colaborador dinámico, conoce sus responsabilidades y el reglamento de tránsito. Pro activo, investiga la ubicación de los lugares a que debe realizar los encargos de manera previa para evitar demoras o contratiempos. N ASPECTOS QUE LIMITAN EL DESEMPEÑO LABORAL DEL COLABORADOR Los constantes tranques o cierres de vía son factores que quedan fuera de su control y ha de valerse de vías alternas o sus rutas de acceso rápido. RECOMENDACIONES PARA MEJORAR EL DESEMPEÑO LABORAL 10