Digitalización n de un archivo de historias clínicas activo

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Aarón Lozano Torregrosa
hace 7 años
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1 V CONGRESO IBEROAMERICANO DE INFORMÁTICA MÉDICA NORMALIZADA Impacto de las TICS en la Gestión Sanitaria Digitalización n de un archivo de historias clínicas activo La experiencia del Fondo Nacional de Recursos Lic. Amelia Correa Lic. Gabriela Mujica Lic. Yolanda Dos Santos Sr. Juan I. Machado Montevideo, Octubre de 2011

2 Antecedentes El Fondo Nacional de Recursos (FNR) - Fue creado el 1ro de Diciembre de Persona Pública no estatal - Brinda cobertura financiera a procedimientos de medicina altamente especializada para toda la población. - Estos procedimientos se realizan en los IMAE públicos o privados, habilitados por el MSP para realizar las técnicas cubiertas. El FNR recibe información clínica de los pacientes a los que dará cobertura, desde todas las instituciones de asistencia médica del país, públicas o privadas y desde todos los IMAE.

3 Gestión informatizada - Sistema Informático de Gestión (SIDEG) - Basado en un Índice Maestro de Pacientes - Índice principal N de HC - Información de identificación - Información demográfica - Se asocia: - Información clínica - Información administrativa - Información contable - etc..

4 Archivo de historias clínicas (HCs) - Única por paciente - Custodiado y mantenido por una Unidad de RRMM. - Tamaño: HCs m 2 - Pacientes nuevos por día: 45 (promedio) - Alta incidencia de consultas en todo el archivo: - HCs activas: para gestión de nuevas coberturas. - HCs pasivas: para estudios y/o investigaciones retrosp. - Ambas: para soporte legal de su gestión. Las HCs deben estar todas accesibles a la consulta en forma oportuna, ya sea por actores internos como externos al FNR.

5 Proyecto de digitalización n del archivo activo Fecha de comienzo del proyecto: 1ro de abril de 2008 Objetivos primarios: - Aumentar las consultas de HCs en linea. - Detener el crecimiento físico del archivo.

6 Metodología: Se estudió la viabilidad, calidad, seguridad y - costo-beneficio del proyecto. Se adquirió una solución de gestión documental - DoMUS. Se adquirió el hardware necesario (servidor de imágenes, scanners)

7 Se coordinó con la empresa proveedora de la - solución de Gestión Documental (DoMUS), - los tipos de documentos que era necesario - definir, previo a la implementación del - sistema, y la forma de indexación de las - HCs digitalizadas para vincularlas al SIDEG. Se establecieron procedimientos para el -guardado en depósito externo y/o destrucción -de los documentos ya digitalizados. Se afectaron los RRHH de Registros Médicos -encargados de todo el proceso.

8 Descripción n del proceso Etapas del proceso de digitalización: 1) Preparación de la documentación Se prepara la documentación de cada HC, sacando tapas, ganchos y dobleces. Se ordena la documentación, se imprime una carátula a través del SIDEG que se adjunta a cada HC.

9 Carátula Separador Datos referenciales: - paciente - acto médico Literales Control Codificados Indexación

10 2) Digitalización Las HCs ya preparadas se pasan por un scanner para obtener las imágenes correspondientes. La carátula se digitaliza al comienzo de cada HC. Se emplean scanners de productividad media, con alimentador automático y cama plana para distintos formatos de hoja. Se digitalizan diariamente aprox hojas.

11 3) Carga de imágenes al sistema de gestión documental Esto se realiza a través del módulo de carga de DoMUS. Previo a la carga, las imagenes se agrupan en lotes de documentos, que son útiles para referenciar y controlar el flujo de trabajo. Se le asigna un nombre a cada lote, compuesto por la siguiente información: - Fecha de la carga - Persona responsable - Número de lote - Número de caja en depósito Ejemplo de nombre de lote: /YD/05/C224

12 4) Módulo de verificación En el módulo de verificación de DoMUS se controlan: - La correcta indexación de las imágenes - La calidad de imágenes digitalizadas Permite corregir y volver a digitalizar las imágenes con mala calidad, o imágenes faltantes.

13 5) Guardado de la documentación La documentación de las HCs que han cumplido todo el proceso de digitalización, carga y verificación, se archivan en cajas etiquetadas y numeradas en un depósito externo. Como toda la documentación guardada en el depósito está referenciada en el SIDEG, podemos consultar a través de éste, el estado de las HCs contenidas en cada caja, y saber cuando éstas cumplen con la norma para su destrucción. También esta referenciación nos permite recuperar el documento original, en caso de ser necesario.

14 Consultas A través del SIDEG: A través de DoMUS:

15 Ejemplo de consultas de Estudios funcionales digitalizados:

16 Resultados El FNR tiene en la actualidad un archivo de HCs activas en soporte digital. Esto ha permitido: 1 Detener el crecimiento físico del archivo 2 Consultar las historias clínicas en línea, en la gestión interna. 3 Tener la posibilidad de intercambiar HCs con agentes externos, incluso a través de estándares de intercambio de documentos clínicos (CDA). 4 Tener un sistema válido de respaldo legal de la gestión.

17 Si bien la información contenida en las HCs digitalizadas no es procesable, como resultado del proceso obtenemos HCs con algunas de las principales virtudes de una HCE: Accesibilidad Oportunidad Completitud Persistencia Interoperabilidad?

18 Muchas gracias por su atención Lic. Amelia Correa

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