SISTEMA DE CONTROL USUARIOS VERSIÓN 5.1

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1 SISTEMA DE CONTROL USUARIOS VERSIÓN 5.1 Página 1 de 25

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3 INTRODUCCIÓN El Sistema de Control de Usuarios (SCU), es el más preciso control de pagos y acceso a áreas de servicios en su organización. De esta manera se generan registros confiables del control de pagos por usuario, así como el seguimiento de actividades, horarios, número de personas inscritas a cierta actividad y profesores por actividad, así como un sin número de consultas y reportes personalizados para la efectiva explotación de la información. Desde el mismo sistema se controlan los privilegios de acceso, los cuales nos permiten generar usuarios del sistema con diferentes perfiles. Con este sistema usted llevará un preciso control del seguimiento de los pagos, descuentos, actividades, facturas emitidas, pagos a proveedores, profesores asignados a cierta actividad y horario. Características principales Flexibilidad Dispositivos de identificación Dispositivos de acceso El sistema tiene la cualidad de adecuarse a las políticas y procedimientos de cualquier organización, así como la de integrarse al sistema de pagos pre-existente en su organización. La modularidad de este permite integrarse a sus procesos de manera paulatina, es decir, se podrá integrar el módulo(s) con sistemas existentes en su organización. El sistema se puede adecuar a cualquier dispositivo electrónico existente en el mercado para la identificación del usuario, tales como: lectores de huellas digitales, identificadores de presencia, identificadores de voz, lectores de códigos de barras, etc. El sistema tiene la cualidad de poder adaptarse a cualquier dispositivo de acceso tales como: torniquetes, puertas automáticas con chapas electromagnéticas, lectores de proximidad, etc. Estas características se conjugan con sistemas para apertura de medios magnéticos. Página 3 de 25

4 Historial Reportes Privilegios Mantiene historiales de información y movimientos. Pueden crearse sofisticados reportes al instante, de tipo; estadísticos, demográficos y de rotación. El sistema cuenta con un módulo de administración que permite delimitar el acceso a la información del mismo por funciones. Además cuenta con cuatro roles, los cuales tienen privilegios específicos. Los roles son: Administrador, Supervisor, Usuario e Invitado. Servicios Capacitación Cicocom Systems otorga capacitación para todo el personal involucrado en el sistema, así como la asesoría para obtener el óptimo funcionamiento en procesos específicos. Soporte El área de soporte es un punto importante en la implementación de un proceso nuevo dentro de su organización, es por esto que Cicocom Systems otorga soporte en cualquier aspecto técnico, para la optimización de recursos electrónicos y en la medida de sus necesidades. Actualizaciones La evolución tecnológica de nuestros sistemas es nuestra principal preocupación por lo que se liberan actualizaciones periódicas de nuestros productos. Usted podrá obtener la última versión de su producto en línea ( así como manuales de usuario, casos de estudio, solución a problemas específicos, etc. Página 4 de 25

5 OBJETIVOS El Sistema de Control de Usuarios, tiene como objetivo primario el permitir a su organización controlar de forma efectiva y segura el acceso de los usuarios a su organización, llevando un estricto control en los pagos para el uso de los servicios. El objetivo se logra por medio de tres procesos principales, los cuales se engloban de la siguiente manera: 1. Emisión de credenciales con fotografía y código de barras Actualmente este proceso se puede eliminar con la implementación de un reloj biométrico, el cual nos permite la identificación plena del usuario (Huella dactilar o biometría de la mano) 2. Monitoreo de Entradas de los usuarios. 3. Control de Horarios, Actividades y profesores. 4. Facturación y pagos de servicios. Seguimiento de pagos Estadísticas para toma de decisiones i. Paquete mas vendido ii. Horario mas solicitado 5. Control de Casilleros (Lockers) Asignación Renta diaria, semanal, mensual o por tiempo específico 6. Punto de Venta (artículos, productos perecederos, etc.) 7. Control de Acceso (se recomienda reloj biométrico o huella dactilar), valida vigencia del pago Apertura de chapas electromagnéticas Apertura de torniquetes 8. Control de Informes 9. Control de personal Entradas, Salidas Generación de pre-nómina Página 5 de 25

6 Los principales módulos del sistema son: Módulo de catálogos. En el módulo de catálogos se presenta la información necesaria para alimentar al sistema y es donde se capturan los costos de los tipos de pago o conceptos. El mantenimiento de datos a los catálogos se realiza de la siguiente manera: 1. Se selecciona el catálogo a modificar. 2. Se presenta la pantalla de mantenimiento. 3. Seleccionar opción a dar mantenimiento (agregar, eliminar, modificar) Módulo de Usuarios. En la pantalla de modulo de usuarios se capturan los datos principales del usuario, se indican sus modalidades de pago, referencia bancaria y horarios de actividades. Este módulo está ligado al módulo de acceso para identificar la hora de entrada de los usuarios. Al momento de guardar la información se genera automáticamente un expediente para usuarios con número consecutivo y una letra al inicio. También, se incluye la fecha de solicitud de baja así como el ultimo día de actividades del usuario, causa de baja, si es temporal o permanente, y observaciones generales. En esta pantalla la búsqueda de información se realiza por código de barras (lector), por expediente ó por las primeras letras del nombre y/o apellido, ya que el número de identificación de cada usuario es único e irrepetible y exactamente igual al número de expediente. Módulo de Administración. En el módulo de administración se dan de alta los operadores de la aplicación y se definen los niveles de acceso a la aplicación. Se realiza la asignación y/o modificación de contraseñas, se pueden realizar modificaciones de operador y asignar sus funciones. Para el caso de Administrador no es posible agregar o quitar funciones puesto que cuenta con todas las funciones necesarias por default. Monitoreo de Control de Acceso El módulo de acceso sirve para identificar la hora de entrada de los empleados / usuarios. Este módulo se puede utilizar para habilitar la apertura de dispositivos de acceso, tales como: chapas electromagnéticas, torniquetes, accesos visuales, etc. Se despliega una pantalla, se pasa la credencial desde un lector de código de barras para poder visualizar la fotografía del empleado. Una vez realizada esta acción se almacena la hora de ingreso en la base de datos Página 6 de 25

7 Módulo de Credencialización y Fotografía En éste módulo ingresamos a la aplicación para generar credenciales con fotografía y código de barras con diseño personalizado por medio de plantillas en Microsoft Word. Es necesario contar con una cámara WEB para que el sistema identifique de manera automática el dispositivo. Se busca al empleado en altas al generar la credencial a fin de que se registre su expedición, si se presenta su fotografía en pantalla quiere decir que ya se había elaborado; en caso contrario se genera y guarda automáticamente. Podemos manipularla aumentando el brillo o disminuyendo su tamaño, si es necesario. Módulo de facturación y seguimiento de pagos. En el módulo de pagos se realiza el seguimiento de los pagos por usuario. Cabe mencionar que todo lo capturado genera un histórico y es posible capturar pagos parciales. Por medio de la referencia bancaria se despliega el histórico de pagos del usuario en donde se muestra lo siguiente: Referencia bancaria, fecha de pago, mes cubierto, año del pago, monto del pago, intereses generados, saldo (en caso de haber realizado pagos parciales), pago total y tipo de pago o concepto. Módulo de actividades (inscripciones, horarios, profesores). Consultas y reportes personalizados. Es el módulo que nos permite extraer la información personalizada. En la opción de consultas se puede buscar información pertinente al empleado, al acceso, asistencias, horarios de entrada, etc. Cualquier tipo de filtro que el cliente requiera. Dentro del sistema existe un módulo de configuración y sirve para personalizar el funcionamiento del mismo. En este módulo se indican los parámetros generales para el funcionamiento del sistema, tales como: días de pago, intereses, descuentos, tipos de pago, etc. Página 7 de 25

8 Características Tecnológicas El sistema de control de asistencia (SCAV1.0) fue desarrollado en la ciudad de México en el año de 2002 con una tecnología de Servidor pesado y Cliente ligero el cual utilizaba un servicio a una sola capa. En el año 2004 el sistema se migro a una herramienta mas poderosa y con una tecnología distribuida, la cual permite delimitar las reglas del negocio y aislar el procesamiento de cada módulo del sistema. Esta tecnología distribuye el procesamiento en tres capas de la siguiente manera: Interfaz Gráfica de Usuario (GUI) Reglas de Negocio (DLL) Base de datos Store Procedures La interfaz gráfica fue diseñada con la herramienta Visual Basic 6.0 y actualmente se esta migrando a la versión VB.NET, las librerías dinámicas (DLL) fueron diseñadas con la herramienta Microsoft Visual C y la base de datos fue diseñada con la herramienta SQL SERVER El proceso de control de librerías lo realiza el servidor desde el COM+ (Servicios de Componentes), de forma que el esquema es servidor pesado con cliente ligero. El sistema de control de asistencias (SCAV1.0) esta en proceso de actualización para permitir el uso de WEB SERVICES para consultas en línea, XML para desplazamiento e interpretación de datos y VB.NET para la integración de la interfaz gráfica. Los reportes del sistema fueron diseñados con la herramienta Crystal Reports 9.0, la cual permite la elaboración de cualquier reporte personalizado por parte de la empresa. Actualizaciones El sistema puede correr en un entorno WEB de forma HOSTEADA, es decir, todo el sistema corre en una dirección WEB la cual esta disponible los 365 días al año con una porcentaje de 99.99% de confiabilidad. Página 8 de 25

9 Los requerimientos mínimos son: PC con 1GB de memoria RAM y conexión de banda ancha (ADSL). Licencias de Uso Es necesario contar con licencias de terceros para el uso adecuado del software, las cuales son: a) SQL SERVER 2000 o superior, o en su defecto se puede utilizar una base de datos que exista en su organización como Microsoft Access, DBASE, INFORMIX, etc. b) Crystal Reports superior (opcional) c) SCAV1.0 la licencia de uso del sistema de control de asistencia se vende por desarrollo la cual puede ser instalada en todos los equipos de cómputo que pertenezcan a la misma empresa, conectados a la misma red local (LAN) o distribuida (WAN). Requerimientos de Hardware Servidor Sistema operativo Windows 2000 Server o superior, 512MB RAM, procesador PIV a 2.8Ghz, Unidad de CD a 48X, disco duro de 80GB. Opcionalmente se puede tener Sistema operativo XP y solo se recomienda para un número menor de 25 usuarios concurrentes con memoria RAM de 1GB y con un procesador PIV a 2.8Mhz. Cliente Las características del servidor van en función del número de usuarios del sistema. Sistema operativo Windows Home Edition o superior, 5126MB de memoria RAM, procesador PIVI a 2.4 GHZ y 5GB de disco duro. Página 9 de 25

10 Requerimientos de Software Servidor Manejador de base de datos Microsoft SQL Server 2000 (Licencia No incluida) Los parches del sistema operativo se instalan al adquirir el producto. Cliente Microsoft Excel (opcional para la explotación de consultas). El sistema se entrega totalmente adecuado a sus necesidades y a sus procedimientos. Incluye garantía por seis meses, capacitación, soporte técnico (seis meses), actualizaciones (un año), implementación, pruebas y puesta en marcha. Además se entrega el modelo de la base de datos para la explotación externa de la información. Pantallas Generales del sistema Acceso Página 10 de 25

11 Pantalla principal Menús del Sistema Cada Opción del Menú cuenta con consultas y reportes específicos sobre la información involucrada en cada módulo. Usuarios Control de Información General del Usuario. Actividades Control de Actividades, Asignación de Clases, Control de Profesores, Horarios, etc. Pagos Procesos de Facturación, Emisión de recibos y facturas, Seguimiento de Pagos, etc. Examen Médico Historia Clínica de los Usuarios, Control de Urgencias y restricciones médicas. Credenciales Emisión de credenciales, Fotografías de Usuarios, etc. Control de Acceso Control de entrada al centro deportivo, delimitación de acceso por pagos, restricciones médicas, etc. Catálogos Configuración de información general del sistema (Mantenimiento de Cuotas, Tipo de Membresías, Conceptos a Cobrar, etc.) Seguridad Administración del sistema, Generación de claves de acceso, Otorgar privilegios por usuarios, accesos a pantallas del sistema, cambio de contraseñas, etc. Consultas Generales Información global del usuario, datos generales, fecha de vencimiento de pago y examen médico, etc. Quejas / Sugerencias Controla la información y seguimiento de quejas y sugerencias por área y responsables de atención. Solicitudes Emisión de solicitudes de inscripción al centro deportivo y a actividades externas. Informes Control de gafetes y tiempos de recorridos para primer visita al centro deportivo. Empleados Control de Empleados, registro de hora de entrada y salida, generación de recibo de nómina, control de faltas, asistencias, retardos, etc. Biometría Aplica para el uso de relojes biométricos. CICOCOM recomienda el uso de HANDPUNCH para el control de accesos de los usuarios y HUELLA DACTILAR para procesos administrativos (EMPLEADOS). Página 11 de 25

12 Usuarios Altas Página 12 de 25

13 Búsqueda de Usuarios La búsqueda se puede realizar por lector (código de barras en credencial), por expediente o por la conjugación del nombre del usuario(s). Página 13 de 25

14 Consultas de Usuarios Los filtros de las consultas varían de acuerdo al módulo y todas las consultas tienen la opción de exportarse a Microsoft Excel. Página 14 de 25

15 Emisión de Recibos y Seguimiento de Pagos Página 15 de 25

16 Recibo de pago Página 16 de 25

17 Control de Pagos (Caja) El sistema cuenta con un módulo de caja el cual valida el pago y es el encargado de liberar los procesos de autorización de acceso, emisión de credencial y examen médico. Este módulo cuenta con tipos de pago (Efectivo, Tarjeta de crédito, Cheque, etc.) y valida el monto recibo, total a pagar y cambio en caso de ser pago en efectivo. Página 17 de 25

18 Corte de Caja Página 18 de 25

19 Examen Médico Página 19 de 25

20 Control de Acceso Página 20 de 25

21 Dispositivos de Acceso CARACTERISTICAS: Operación y monitoreo de puertas. Entrada de lector de tarjetas. Solicitud de salida. Interruptor de seguridad. Expansión de memoria de 512 (estándar) a usuarios. Salida de impresora RS-232. Operación autónoma o con conexión en la Red. Modo de emulación de lector de tarjetas. Diseño de instalación en la pared integrado. Múltiples entradas y salidas auxiliares. 62 zonas de tiempo que puede definir el usuario. Se dispone de una versión para exteriores. Módem o módulo Ethernet opcionales. Los torniquetes Catrax son la mejor solución del mercado para el control de acceso. Sus modelos se destacan por la versatilidad, por el diseño atractivo y, principalmente, por la facilidad de integración con otros componentes de seguridad, tales como lectores magnéticos, biométricos y de proximidad. Contamos con varios modelos, construidos en acero inoxidable o acero galvanizado con pintura horneada, los cuales le brindarán años de confiable operación. La tecnología propietaria de Catrax consiste en el uso de electroimanes que alargan la vida del mecanismo de control al no sobre calentarse como otras marcas. Puede fácilmente ser adaptado e integrado a cualquier terminal/tecnología. Permite fácil instalación de lectores de código de barras, de proximidad o Smart Card en la superficie o al costado de la tapa del torniquete. Página 21 de 25

22 Ventajas vs Sistemas existentes La principal ventaja del sistema de control de usuarios (SCUV5.1) es la facilidad de integrarse con cualquier dispositivo de acceso existente en el mercado actual, tales como lectores de huella digital, lectores de proximidad, lectores de biometría dactilar, etc. A continuación se mencionan ventajas reales del sistema de control de asistencia (SCUV5.1) Integración transparente con cualquier dispositivo de acceso. Código propietario por lo que se puede adecuar a las necesidades mas complejas solicitadas por el cliente o usuario final. Capacidad de migración de información en diferentes formatos (MDB, XLS, DBASE, ORACLE, SQL, etc.) Generación de archivos planos (ASCII) o en formato de tablas (DBF) para integración con sistemas de control de nómina. Licenciamiento general del software para ser usado en cualquier número de equipos de cómputo sin necesidad de adquirir licencias adicionales. Versión WEB disponible solo en renta precio por equipo $ M.N (costo por mes) Página 22 de 25

23 Proceso: A continuación se menciona la solución planteada para el proceso de control de acceso. Reloj Checador de Empleados HAND KEY II+ Entrada/ Salida Módulo de Relojes Poleo con terminales de acceso (extrae información de relojes) SCAV1.0 Sistema de Control de Asistencia Página 23 de 25

24 Precios A continuación se ejemplifica el costo de un proyecto con biometría de la mano. Equipo Descripción Tiempo de Entrega Precio Convertidor RS232 Convertidor serial de RS485 Inmediata $ HAND KEY II EM-801 NPA-DMT SCUV3.0 DESSW INSPRO Handkey II memoria de 512 usuarios Expansión de memoria hasta 9,728 usuarios Software Modulo de relojes para polear, configurar y programar terminales Software Sistema de Control de Usuarios versión CLIENTE / SERVIDOR n PCS Modificaciones a SCU V5.1 para necesidades específicas Inmediata $17, a 5 días $2, Inmediata $2, Inmediata $6, Por confirmar de acuerdo al número de cambios y complejidad de los mismos. Por confirmar Instalación de terminales, configuración de software y puesta 2 a 3 semanas $3, en marcha, capacitación Subtotal $ 35, IVA $ 5, Total $ 4, Página 24 de 25

25 Equipo Torniquete Catrax Plus Torniquete Catrax Master Torniquete Catrax Clip Descripción Catrax Plus es la mejor solución del mercado para el control de acceso. Sus modelos se destacan por la versatilidad, por el diseño atractivo y, principalmente, por la facilidad de integración con otros componentes de seguridad, tales como lectores magnéticos, biométricos y de proximidad. Catrax Master ha sido desarrollada con materiales livianos y dimensiones reducidas, ofreciendo resistencia y economía de espacio. Su diseño moderno aliado a los opcionales de terminación posibilitan una vasta gama de configuraciones, personalizando y adecuando el producto al ambiente en que será instalado. Catrax Clip ha sido desarrollada especialmente para atender a los incapacitados físicos. Posee diseño moderno, dimensiones reducidas, ofreciéndole al usuario un pasaje fácil y rápido. Además de la ergonomía, practicidad y seguridad, el cuerpo del producto está reforzado para soportar impactos provocados por sillas de ruedas. MAS INFORMACIÓN Condiciones comerciales Favor de verificar las condiciones con su ejecutivo de cuenta. Tels. 01 (55) Página 25 de 25