Procedimiento Incorporación, Evaluación y Clasificación de Proveedores

Transcripción

1 CLASIFICACIÓN PI.GA POR DEFINIR 1 de 6 Procedimiento Incorporación, Evaluación y Clasificación de Proveedores Elaborado por: Jefe Departamento de Adquisiciones Aprobado por: Gerente de Administración y Finanzas Fecha: Fecha: Firma Firma 1.- Objetivo. Asegurar que las evaluaciones aplicadas a Proveedores sean realizadas objetiva y correctamente. 2.- Aplicación. Este procedimiento se aplica en toda la Organización. 3.- Definiciones. 3.1 Abreviaturas. JDA: Jefe Departamento de Adquisiciones. 3.2 Términos. No aplica. 4.- Método o Descripción del Proceso. 4.1 Incorporación al listado de Proveedores. Si ingresa un nuevo Proveedor, se llena una ficha en el ERP y así ingresa al Listado de Proveedores (RG-GA-005). 1 de 6

2 CLASIFICACIÓN PI.GA POR DEFINIR 2 de Evaluación de Proveedores. El Formulario de Evaluación de Proveedores, tiene distintos ítems a considerar en la calificación, los cuales tienen asignados puntajes de 0 a, donde el valor corresponde al puntaje máximo. En cada ítem el puntaje decrece a medida que los aspectos débiles del Proveedor aumentan. El JDA debe marcar con una X la alternativa que considere más apropiada y cuando haya finalizado el cuestionario procede a promediar los puntajes marcados y así calificar al postulante. En caso de reevaluación, esta se realizará cada un año, siguiendo el mismo criterio descrito anteriormente, estas evaluaciones se incorporan al Registro de evaluación de proveedores (RG-GA-005). 4.3 Definición de Categorías. Para Evaluación y clasificación de Proveedores: Puntaje entre 71 y puntos: Es clasificado como Proveedor tipo A, es decir, se considera confiable, con alta capacidad de respuesta de las solicitudes, con solvencia económica, con despachos oportunos y con un alto nivel de interés para trabajar con la empresa. Puntaje entre 41 y 70 puntos: Es clasificado como Proveedor tipo B. Se considera medianamente confiable, con una mediana capacidad de respuesta de las solicitudes, con mediana solvencia económica y despachos no totalmente satisfactorios. Puntaje de 0 a 40 puntos: Es clasificado como Proveedor tipo C. Tiene deficiente capacidad de respuesta ante las solicitudes, escasa solvencia económica, despacho condicionado al pago. Proveedor que por lo general, fabrica o entrega materiales o servicios especiales. Se deben tomar resguardos para optar por este tipo de Proveedor. 5.- Responsabilidades y Obligaciones. Jefe Departamento de Adquisiciones: Evalúa y clasifica al Proveedor y actualiza sus antecedentes. 6.- Anexos. 2 de 6

3 CLASIFICACIÓN PI.GA POR DEFINIR 3 de Formulario para Evaluación de Proveedores. 7.- Registros. Código e Identificación Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable RG-GA-005 Listado de Proveedores Por Nombre Libre Oficina Departamento de Adquisiciones Digital, Actualizar una vez por año. Archivar Jefe Departamento de Adquisiciones RG-GA-006 Registro de evaluación de proveedores Por Calificación Libre Oficina Departamento de Adquisiciones Digital, Actualizar una vez por año. Archivar Jefe Departamento de Adquisiciones 8.- Diagrama de Proceso. No aplica. 9.- Bitácora de Actualizaciones. Número Responsable Ítem alterado Motivo Fecha 00 Jefe Unidad de Adquisiciones Todos Creación del documento Jefe Unidad de Adquisiciones Comité SGI Todos Cambio de unidad y áreas por departamento, revisión completa documento 03 Comité SGI Todos revisión completa documento Jefe Unidad de Adquisiciones 4.1 Agrega punto Jefe Adquisiciones N/A Agrega RG-GA Jefe Adquisiciones 4.2 Modificación del título y texto Comité SGI Todos revisión completa documento de 6

4 CLASIFICACIÓN PI.GA POR DEFINIR 4 de 6 Proveedor: Razón Social: RUT: ANEXO 1 FORMULARIO EVALUACIÓN Fecha Evaluación: Período Evaluación: ETAPA ÍTEM ASPECTO PUNTAJE MARCA Demuestra interés en recepcionar solicitud de cotización, conocimiento de su producto, claridad ante consultas, sugiere alternativas y entrega cotización en el plazo definido. Cotización y Consulta Demuestra interés en recepcionar solicitud de cotización., pero con poco conocimiento de sus productos al momento de hacer consultas, no sugiere alternativas y entrega cotización en el plazo definido Demuestra desinterés en recepcionar solicitud de cotización. Pero, es un proveedor reconocido a nivel nacional y/o internacional; entrega cotización fuera de plazo, sin alternativas ni sugerencias ETAPA DE COTIZACIÓN Precios Demuestra desinterés en recepcionar solicitud de cotización, sin respuesta Rechaza recepción de solicitud de cotización. 0 Precio más bajo, con posibilidad de devolución y/o cambio del producto. Precio más alto, con posibilidad de devolución y/o cambio del producto. Precio más bajo, sin posibilidad de devolución y/o cambio del producto Precio más alto, sin posibilidad de devolución y/o cambio del producto 0 Facilidad de pago Pago de 45 a 90 días, con orden de compra Pago 30 días, con orden de compra 60 Pago Contado 30 ETAPA DE ENTREGA Facilidad de Despacho Despacho de productos a PAIS o en dependencias del Cliente del Proyecto, sin costo. Despacho de productos a PAIS o en dependencias del Cliente del Proyecto, con costo. Entrega de productos de manera ágil y satisfactoria en bodegas de proveedor. Entrega de productos de manera lenta e insatisfactoria en bodegas de proveedor de 6

5 CLASIFICACIÓN PI.GA POR DEFINIR 5 de 6 ETAPA DE ENTREGA Tiempo de Entrega % de Productos Entregados El producto es entregado el día señalado en el contrato u orden de compra. El producto es entregado con 2 a 3 días de retraso. 60 El producto es entregado con 4 o más días de retraso a 99 % de los productos son entregados. 80 a 89 % de los productos son entregados a 79 % de los productos son entregados. 30 Menos del 70 % de los productos son entregados. 0 Demuestra a lo menos 5 años de reconocida experiencia en el mercado, produciendo o comercializando el o los productos de interés Experiencia Tiene mediana experiencia 60 Posee poca experiencia 30 No posee experiencia 0 EVALUACIÓN TÉCNICA Capacidad Técnica Demuestra capacidad técnica para producir o comercializar el o los productos Su capacidad para producir es mediana 60 Posee poca capacidad 30 Sólo produce cuando le solicitan 0 La calidad de sus Productos está comprobada y respaldada por certificaciones u organismos técnicos reconocidos Calidad Posee buena calidad sin certificación 60 Su calidad es mediana sin certificación 30 Su calidad es mala 0 Resultado Evaluación Clasificación de Proveedor 5 de 6

6 CLASIFICACIÓN PI.GA POR DEFINIR 6 de 6 Firma 6 de 6