Una solución de portal estandarizada aumenta la colaboración y la eficacia de un gigante de los medios de comunicación

Transcripción

1 Microsoft Office System Caso práctico de solución para clientes Una solución de portal estandarizada aumenta la colaboración y la eficacia de un gigante de los medios de comunicación Información general País o región: Estados Unidos Sector: Medios de comunicación y entretenimiento Perfil del cliente MTV Networks, una división de Viacom, es una compañía global de contenidos de entretenimiento con marcas como MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL y TV Land. MTV Networks tiene empleados y su sede se encuentra en la ciudad de Nueva York. Situación de la empresa La infraestructura del portal anterior de la compañía requería la participación de un servicio de TI para publicar contenido nuevo y necesitaba una cantidad excesiva de atención por parte del personal de TI. Solución MTV Networks estandarizó su entorno a Microsoft Office SharePoint Server 2007, que en la actualidad aloja las intranets de MTV Networks y Viacom, además de múltiples sitios de Internet. Ventajas Mejora de la comunicación y la colaboración Aumento de la eficacia de TI Entorno ampliable En primer lugar y ante todo, somos una compañía de contenidos, y Office SharePoint Server nos ayuda a dar el paso hacia un entorno digital. Joe Simon, Vicepresidente senior y director de información de MTV Networks Al ser una compañía de entretenimiento, MTV Networks debe garantizar el flujo libre de ideas y contenido. Sin embargo, la infraestructura del portal anterior de la compañía no contribuía mucho a ello, ya que los usuarios finales no podían publicar su propio contenido. MTV Networks estandarizó su entorno a Microsoft Office SharePoint Server 2007, a partir del cual la compañía implementó un nuevo portal de intranet, un portal corporativo para Viacom y varios sitios de Internet. La autopublicación de contenido permite a los grupos de la compañía comunicarse mejor, mientras que las funciones enriquecidas de colaboración y búsqueda ayudan a los empleados globales a encontrar y compartir información fácilmente. Con Office SharePoint Server, MTV Networks se beneficia de una plataforma de portal estandarizada que ofrece nuevas capacidades de forma confiable, escalable y rentable y que servirá a la compañía para el futuro.

2 En la actualidad podemos colaborar globalmente no sólo para compartir contenido, sino también en cómo se crea ese contenido. Joe Simon, Vicepresidente senior y director de información de MTV Networks Situación Viacom es una compañía global líder de contenidos de entretenimiento, que llega a más de 508 millones de hogares en 161 países y territorios de todo el mundo a través de programas de televisión, películas y medios digitales. MTV Networks, la mayor división de Viacom, incluye marcas domésticas como MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL y TV Land. MTV Networks debe garantizar el flujo libre de ideas y contenido para permanecer competitiva como compañía de entretenimiento. En nuestro negocio, el éxito reside especialmente en la creatividad: ser los primeros en llegar con la siguiente gran idea, declara Dave Mitchell, Vicepresidente de desarrollo de aplicaciones de MTV Networks. Para permanecer en contacto con nuestro público tenemos que reinventarnos constantemente, lo que implica tener en cuenta las ideas de la gente y hacer que formen parte de una base de conocimiento mucho mayor. En 2002, para mejorar la comunicación y la colaboración, MTV Networks implementó un portal de intranet corporativo basado en Plumtree Software. Sin embargo, en cuestión de pocos años, las necesidades de la división habían crecido hasta el punto de que el portal era inadecuado. Nuestro portal de primera generación era estupendo para comunicarnos en la división, afirma Mitchell. Pero los tiempos han cambiado y también nuestras necesidades. Hoy, los usuarios necesitan poder comunicarse y colaborar directamente entre sí en un medio digital. No siempre es sencillo reunir a unos amigos en una habitación, tener una conversación y conseguir algo productivo, especialmente cuando unos están en Francia y otros en Singapur. Un problema era la dificultad para publicar contenido nuevo. Sólo el personal de TI podía publicar contenido nuevo, afirma Mitchell, y tener un único grupo intentando mantener en contacto a la gente de la división entre sí no funcionaba. El contenido del portal se había degradado hasta el punto de que una buena parte de él tenía varios años de antigüedad y el destino más popular era el menú de la cafetería. Debido a las limitaciones del portal, muchos grupos implementaron sus propias soluciones de portal. Teníamos portales de varios proveedores diferentes, además de algunos hechos en casa, declara Brian Amirian, Vicepresidente de tecnologías de almacenamiento y servidores de MTV Networks. Eso produjo problemas con las copias de seguridad, la recuperación y la escalabilidad, con lo que se dedicaba demasiado tiempo al mantenimiento y al soporte. Necesitábamos una solución de portal única para toda la división. Solución MTV Networks optó por estandarizar el entorno a Microsoft Office SharePoint Server 2007, a partir del que la división implementó su nuevo portal de intranet. La autopublicación de contenido y las herramientas de colaboración enriquecidas mejoran la comunicación con el fin de que los usuarios finales sean más productivos, mientras que una única infraestructura subyacente mejora la eficacia de TI y minimiza costos. Todos teníamos la misma visión para la nueva plataforma del portal, declara Mitchell, puesto que queríamos una solución en la que todas las piezas encajasen con la que se pudiese trabajar fácilmente, de modo que la responsabilidad de la administración de contenido recayese en los usuarios finales. Evaluamos una solución de portal de otro proveedor, pero también se controlaba de forma centralizada. Otro factor de decisión

3 Office SharePoint Server 2007 ofrecía la capacidad de integrarse a la perfección con el resto de nuestra infraestructura de TI. Dave Mitchell, Vicepresidente de desarrollo de aplicaciones, MTV Networks fue que siempre habíamos sido usuarios de software de Microsoft; y Office SharePoint Server 2007 podría integrarse a la perfección con el resto de nuestra infraestructura de TI. MTV Networks aloja varios sitios en la misma instancia de Office SharePoint Server 2007: Intranet de MTV Networks, que se implementó en junio de 2007 y que actualmente usan los empleados internos de la división. Intranet corporativa de Viacom, que se implementó unos meses más tarde y que usan unos 200 empleados de la organización corporativa de Viacom. Sitios de Internet, como Viacom.com y TVLandPress.com, que sirven de apoyo para la comunicación con grupos externos, como inversores, analistas y la prensa. Toda la infraestructura de Office SharePoint Server se aloja en tan sólo ocho equipos servidores, en los que se ejecuta el sistema operativo Windows Server El contenido se almacena en un clúster de servidores de base de datos que funcionan con el software de base de datos Microsoft SQL Server Administración de autopublicación de contenido Al seleccionar una solución de portal, la autopublicación y administración de contenido eran prioritarias. Necesitábamos transferir la responsabilidad relacionada con la propiedad del contenido a los clientes empresariales, que prefieren administrar su propio contenido, declara Mitchell. Con Office SharePoint Server 2007 pueden publicar contenido a través de un entorno de edición in situ, con flujos de trabajo integrados para la aprobación de contenido y que puede controlar quién obtendrá acceso a ese contenido. Las funciones de seguridad de Office SharePoint Server nos hacían mucha falta, porque los usuarios tienen que confiar en que sólo las personas apropiadas podrán obtener acceso a lo que están compartiendo. Como organización de TI, hay otros productos que nos podrían haber permitido controlar quién tiene acceso a qué, pero Office SharePoint Server nos ha permitido pasar ese control a los usuarios empresariales y, de este modo, avanzar hacia una función operativa del día a día. El nuevo portal de intranet de la división aloja más de 110 sitios de varios grupos facultados para administrar su propio contenido, ya que son propietarios empresariales de la intranet corporativa y de los sitios de Internet de Viacom. Cada sitio suele tener de dos a tres administradores dentro del grupo empresarial, que son responsables de la administración y la publicación de contenido, afirma Mitchell. Conocen su propio contenido y cuando necesitan publicar algo, lo pueden hacer rápido. Otra ventaja de usar Office SharePoint Server para los sitios de la intranet y de Internet es que los grupos empresariales que poseen un sitio de cada tipo pueden aplicar las mismas habilidades de administración de contenidos a ambos. Colaboración sencilla y acceso a la información MTV Networks también necesitaba ofrecer un lugar único en el que los empleados pudiesen compartir y encontrar información. Aparte de la publicación de contenidos, los requisitos de los usuarios finales eran, al mismo tiempo, grandes y pequeños, afirma Mitchell. Existía la necesidad de reunir a personas de todo el mundo, permitirles colaborar y compartir grandes ideas sin preocuparse por los obstáculos geográficos u organizativos. En la actualidad, tanto si alguien está en el departamento de marketing, ventas o investigación, puede dirigirse a sitios de colaboración en los que pueda compartir información y trabajar conjuntamente de muchas formas: espacios

4 La estandarización a Office SharePoint Server ha ofrecido mejores economías de escala. No sólo hay menos servidores que administrar, sino que se pueden mantener de la misma forma, lo que simplifica en gran medida las copias de seguridad y la recuperación. Brian Amirian, Vicepresidente de tecnologías de almacenamiento y servidores, MTV Networks de trabajo de reuniones y documentos, wikis, blogs y mucho más. Actualmente disponemos de más de 150 de dichos sitios, un número que está creciendo más rápido que nunca. Cuando MTV Networks se preguntó qué funciones de colaboración necesitaban los usuarios, parte de la respuesta vino dada por el número cada vez mayor de sitios de Windows SharePoint Services, de los cuales había aproximadamente 60 en aquel momento. Sin embargo, se trataba de sitios independientes que habían surgido de abajo a arriba, sin organización ni estructura y con tantas solicitudes nuevas que abrumaban al equipo de TI. Un grupo conseguía un sitio de SharePoint, otro grupo lo veía y también quería el suyo, afirma Janni Plattner, un analista de negocios del grupo de Mitchell. Nuestro paso a Office SharePoint Server 2007 ofreció la oportunidad de adoptar un enfoque de arriba a abajo en toda la empresa para satisfacer la demanda de los usuarios de nuevos sitios de colaboración cuyo número, gracias a un conjunto de progresos rápidos y sencillos, estaba aumentando rápidamente. Otro factor clave en la decisión de la división de usar Office SharePoint Server 2007 fueron sus capacidades de búsqueda empresarial. Necesitábamos ir más allá de la colaboración y la administración de contenido para integrar la administración de conocimiento, afirma Plattner. La función de búsqueda empresarial de Office SharePoint Server permite a los usuarios tener una ubicación en la que buscar archivos, personas, contenidos del sitio web y mucho más. Al disponer de una única herramienta de búsqueda que cubre todas esas áreas, podemos reducir la duplicación de esfuerzos y acelerar la adopción de prácticas recomendadas en toda la división. Esfuerzos futuros Ahora que se ha implementado Office SharePoint Server 2007 en el entorno del portal, MTV Networks se centra en ampliar el alcance de su nueva intranet para incluir a sus empleados internacionales. El equipo de Mitchell también usa Office SharePoint Server 2007 como parte de una nueva solución que automatizará el proceso de aprovisionar nuevos empleados. La aplicación E-Provisioning usará Office SharePoint Server junto con otras aplicaciones para dirigir la interacción con sistemas back-end para la planeación del espacio, las telecomunicaciones y la seguridad, afirma Mitchell. Esperamos reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para el proceso de incluir a un nuevo empleado en al menos un 80%. Ventajas La estandarización a Office SharePoint Server 2007 como plataforma del portal para toda la división ha supuesto grandes ventajas para los usuarios finales y para el personal de TI de la división. La autopublicación de contenido permite a los grupos de la división comunicarse entre sí de forma más eficaz, mientras que las herramientas de colaboración enriquecidas y las funciones de búsqueda exhaustivas permiten a los usuarios encontrar y compartir información de forma más sencilla. Al crear la nueva infraestructura del portal con Office SharePoint Server 2007, MTV Networks puede ofrecer dichas capacidades de forma confiable, escalable y rentable y, además, ha implementado un kit de herramientas y un entorno tecnológico que servirá a la división en el futuro. En primer lugar y ante todo, somos una compañía de contenidos, y Office SharePoint Server nos ayuda a dar el paso hacia un entorno digital, afirma Joe Simon, Vicepresidente ejecutivo y director de información de MTV Networks. En la actualidad podemos colaborar globalmente no sólo para compartir contenido, sino también en cómo se crea ese contenido.

5 Hemos percibido progresos antes de lo esperado y la organización de TI se ve como un proveedor sólido del nuevo valor empresarial. Dave Mitchell, Vicepresidente de desarrollo de aplicaciones, MTV Networks De esta manera, se reducen los costos y el período de comercialización, lo que implica que podemos producir más contenido con la misma cantidad de dinero. Y en nuestro negocio, cuanto más contenido podamos producir, más oportunidades tendremos de crear un éxito. Comunicación y colaboración mejoradas Los grupos aprovechan la autopublicación de contenido para comunicarse más eficazmente con los usuarios internos y externos. Un ejemplo de esto es Viacom.com, que se usa principalmente para las comunicaciones con inversores y analistas. Antes de Office SharePoint Server, Viacom.com estaba estancado, afirma Kristin Heitmann, Directora de comunicaciones corporativas de Viacom. La autopublicación de contenido nos permite publicar más información y mantenerla actualizada, lo que convierte el proceso en algo tan sencillo como editar un documento de Microsoft Office Word. Esas capacidades han sido especialmente útiles al final del trimestre, cuando tenemos que publicar los resultados financieros actualizados. Otro grupo que ha disfrutado de ventajas similares es el equipo de comunicaciones de TV Land, que ahora usa un sitio de Internet basado en Office SharePoint Server 2007 para publicar contenido para la prensa. Cuando se trabaja con los medios de comunicación, es necesario poder adaptarse a ellos casi instantáneamente, afirma Paul Ward, que era el vicepresidente ejecutivo de comunicaciones de TV Land. Gracias a la flexibilidad y la eficacia de la tecnología SharePoint y los esfuerzos de nuestro departamento de TI, TVLandPress.com se ha convertido en un destino útil y eficaz. A los profesionales de los medios de comunicación les encanta la comodidad que ofrece. El nuevo sitio también ha mejorado la productividad y ha reducido los costos. Ya no necesitamos enviar materiales físicamente a varios cientos de personas, lo que nos ahorra un montón de dinero, declara Ward. Estas capacidades también ahorran tiempo. En lugar de fotocopiar notas de prensa, pedir transferencias de vídeos, hacer copias de fotos y enviar fuera todos esos materiales, nos podemos centrar en reforzar las relaciones con los reporteros, cazatalentos y presentadores de radio que, en esencia, son nuestros elementos constitutivos. Los sitios de colaboración también han aumentado la productividad de los empleados, permitiéndoles compartir información de forma sencilla. Un grupo que se beneficia de esta funcionalidad es el grupo de marketing y distribución de contenidos que, como Mitchell indica, ha aprovechado las funciones de colaboración ya configuradas que ofrece Office SharePoint Server y está funcionando con ellas. Otro gran entusiasta de esas herramientas de colaboración es Jacques Tortoroli, Vicepresidente ejecutivo y director financiero de MTV Networks, que mantiene su propio blog en el portal. Aumento de la eficacia de TI La estandarización a Office SharePoint Server 2007 ha mejorado la eficacia del grupo de Mitchell, especialmente cuando la responsabilidad de la publicación del contenido recae en sus departamentos. Uno de los aspectos mágicos de Office SharePoint Server es que puedo dar soporte a un portal de intranet global con sólo cuatro o cinco personas, afirma Mitchell. En los casos en los que se necesita cierto nivel de personalización, puedo enviar ese trabajo fuera, de modo que dejo libre a mi propio equipo para impulsar el desarrollo de nuevas funciones que se puedan volver a usar en todos los sitios. De esta forma podemos trabajar en 10 sitios nuevos cada mes, a menudo con un costo tan bajo que ni siquiera tengo que cargarlo a un departamento. Y en cuanto ese nuevo sitio

6 está en funcionamiento, la administración diaria la realizan los propios departamentos del sitio. Una solución consolidada también mejora la eficacia del grupo de tecnologías de almacenamiento y servidores de Amirian, que hace funcionar el centro de datos en donde se aloja Office SharePoint Server La estandarización a Office SharePoint Server ha ofrecido mejores economías de escala, declara Amirian. No sólo hay menos servidores que administrar, sino que se pueden mantener de la misma forma, lo que simplifica en gran medida las copias de seguridad y la recuperación. Office SharePoint Server ha encajado muy bien en nuestra infraestructura de TI existente y se integra con el resto de tecnologías de Microsoft que ya usamos. Para mí, es un aspecto muy valioso, porque puedo realizar el soporte técnico con los recursos y conjuntos de habilidades existentes, de modo que pueda aprovechar las economías de escala para mantener al mínimo los costos de mantenimiento. Microsoft Office System Microsoft Office System es el entorno elegido en el mundo empresarial para trabajar con la información, puesto que proporciona los programas, servidores y servicios que le ayudan a conseguir que la información sea más impactante. Para obtener más información acerca de Microsoft Office System, visite: Entorno ampliable Aunque la solución ya está proporcionando importantes ventajas, Mitchell opina que lo mejor aún está por venir. Ahora disponemos de una plataforma de portal que puede crecer con nosotros como compañía, afirma. Gracias a las fuertes alianzas que tenemos en el sector, hemos obtenido progresos antes de lo esperado y la organización de TI se ve como un proveedor sólido del nuevo valor empresarial. El hecho de que esos usuarios empresariales acudan a nosotros por iniciativa propia y digan Podemos hacer esto con SharePoint? es claramente un indicador del éxito. Estamos apoyando un proceso. No es que nos estemos convirtiendo en el proceso.