CONTROL DE REGISTROS. No. de Control Nombre Tiempo Lugar BITACORA FISICA

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1 Nombre del Documento Cláusula de la Norma No. de Control Revisión 2 Paginas 7 Fecha Inicio MARZO 2014 Proceso VENTAS E INVENTARIOS MOTIVOS DE LOS CAMBIOS Se ingresa y se hace referencia al formato -F01 y -F02 dentro del procedimiento, alcance, nombre y puesto de quien elabora el procedimiento, modificación de tiempo de archivo de formato bitácora de billetes falsos, revisión en general del procedimiento y políticas. REV 2. Cambio de formato -F01 CONTROL DE REGISTROS No. de Control Nombre Tiempo Lugar BITACORA FISICA BITACORA DE BILLETES FALSOS 6 MESES OPERACIONES BILLETES FALSOS ANEXO 1 MONTOS MAXIMOS EN PISO POR INDEFINIDO OPERACIONES DESPACHADOR -F01 CONTROL DE INVENTARIOS Y CORTE MENSUAL OPERACIONES POR OFICIAL -F02 FORMATO DE VALE O PRESTAMOS 2 MESES OPERACIONES ESTACIÓN FICHAS FISICAS DEL FICHAS DE DEPOSITO INDEFINIDO CONTABILIDAD BANCO REPORTE SISTEMA CIERRE DE TURNO INDEFINIDO CONTABILIDAD REPORTE SISTEMA INFORME DIARIO DE INGRESOS INDEFINIDO CONTABILIDAD Puesto: SUPERVISOR ADMINISTRATIVO Puesto: DIRECTOR DE OPERACIONES Elaboró: Gerónimo coazozon Autorizo: Luis carlos hernandez Firma: Firma:

2 NO. PAGINAS: 2 DE 7 1. OBJETIVO MANTENER LA SEGURIDAD EN EL MANEJO DE RECURSOS EN LAS ESTACIONES DE MEDIANTE UN PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO CONTINUO Y EFICAZ. 2. ALCANCE OFICIAL GASOLINERO ENCARGADO TURNO 2 ENCARGADO TURNO 1 SUPERVISORES ADM/OPE GERENTE DE OPERACIONES 3. POLITICAS 3.1 En las estaciones de alto flujo, cada oficial gasolinero deberá tener un dispensario de combustible y un exhibidor de aceites, para las estaciones de bajo flujo se analizará (si este aplica o no). 3.2 E l monto máximo autorizado por despachador para entregas no se debe exceder la cantidad en efectivo y vales externos (efectiva le, gasopass, accor y si vale), (ver anexo 1) según estación. Todos los cobros que se han realizado por tarjeta bancaria, monederos electrónicos, serán enviados junto con los depósitos en efectivo pero este no contara como suma de monto máximo autorizado. 3.3 El encargado recolectara los envíos en piso de uno a dos máximo y si este no pudiera recolectar el oficial gasolinero deberá ir a depositar en caja auxiliar, pero le notificara al encargado y este deberá firmar de recibido (ver formato -F01) todo envió realizado que sea a través del sistema neumático de las estaciones en donde se cuente con cámara se deberá validar con ello el importe enviado (si este aplica).

3 NO. PAGINAS:3 DE Si un despachador extravía un ticket o en su caso sea por robo de una venta realizada y esta fue con tarjeta enercard o vale enercard se notificara al departamento correspondiente para aviso del mismo y se sacara una reimpresión la cual deberá llevar nombre oficial gasolinero en la parte posterior para que en caso de reclamación por parte del cliente el despachador será responsable del cobro a través de un aviso interno, para su descuento vía nómina. 3.5 En caso de robo o extravió de un vale o ticket y esta transacción se efectuó con tarjeta efecticard, ultragas, card gasopass y cargas(remisiones) y se tiene datos de los mismos se deberá llamar inmediatamente a los departamentos o empresas correspondientes para dicha autorización o aceptación de los mismos. 3.6 si el pago fue bancario se avisara al departamento de auditoria y al contador para estar enterados De que no va el bauchers original solo la totalización o la reimpresión del mismo, en caso de reclamo por parte del cliente el despachador será responsable del cobro a través de un aviso interno para descuento vía nomina 3.7 La caja auxiliar siempre deberá estar cerrada y con combinación, la cual solo la deberán conocer los encargados del turno. 3.8 El gerente de zona deberá tener un listado de combinaciones de las estaciones a su cargo en el caso de la baja de un encargado, se solicitara la modificación de las combinaciones 3.9 En el turno-3 (nocturno), los despachadores deberán tener para cambio un monto máximo de $ pesos y estos deberán ser billetes dólares y pesos de baja denominación entre ellos morralla para solventar cambio a clientes El encargado del turno-1 (6:00 AM a 2: PM) será quien realice o valide el corte y envíos del turno-3, despachador nocturno No se entregara dinero a ninguna persona ya sea interna o externa sin autorización del Gerente de Zona

4 NO. PAGINAS:4 DE No se podrá autorizar préstamos a personas ajenas a la estación, si se autoriza un préstamo a un Despachador o encargado solo en caso de emergencia este no debe de rebasar los (250 pesos) y deberá liquidarse en un tiempo máximo de 7 días. El dinero será de caja chica, siempre y cuando la estación cuente con ella (ver formato préstamo ECO-PO-OP- 005-F02). Si fuese mayor a la cantidad se solicita a través del departamento de recursos humanos para su seguimiento 3.13 La moneda nacional y los dólares no deberán ser mezclados para mayor control en el corte El manejo de valores debe ser de forma transparente y de frente a las cámaras de video en las estaciones que cuenten con cámaras en oficina En los casos de billetes de alta denominación como lo son $1, MN, $50.00 dlls y $100 dlls el encargado deberá anotar en una bitácora los números de serie y nombre de despachador quienes los recibieron y estos firmaran de conformidad, esto para la validación de algún billete falso si el banco lo detecta. El registro del billete quedara plasmado en la BITACORA FISICA DE LA ESTACION El pago en billetes de $ dlls y cualquier tipo de moneda americana y nacional serán recibidos Si es detectado un posible billete falso el despachador se apoyara de un compañero de la estación, para mandar hablarle al encargado en turno, pero no podrá retirarse de la vista del cliente 3.18 El cambio se realizara como el cliente lo solicite ya sea en moneda nacional o en dólares La compra y venta de dólares está prohibida por parte de la dirección general Los pre-depósitos siempre estarán resguardados en caja fuerte de traslado de valores 3.21 Si el encargado no efectúa el pre depósitos en tiempo y forma, de ocurrir un asalto será responsabilidad del encargado de turno, por no efectuar los depósitos o pre depósitos en caja de traslado de valores. Los horarios de pre depósitos y depósitos:

5 NO. PAGINAS:5 DE 7 A. Turno 1: de 10:00 a 10:30 am, de 12:30 a 1:00 pm. Y después de finalizar cobro a los despachadores Se hará el deposito final entre 2:30 a 3:00 p.m B. Turno 2: de 5:30 a 6:00 pm. De 8:00 a 8:30 p.m. y después de finalizar cobro a los despachadores se hará el depósitos final entre 10:30 a 11:00 p.m. C. Turno 3: lo realizara el encargado 1 y lo depositara en cuanto le cobre a los oficiales nocturno de 6: Los encargados del turno 3 por ningún motivo deberán tener la combinación de la caja auxiliar Para el cambio en piso, en horas de cambio de turno, los encargados se apoyaran entre si para tener siempre cambio en piso, utilizando el efectivo de los últimos envíos para depósito. El monto máximo para cambio será de $ 2, pesos, en diferentes denominaciones y moneda. (pesos y dólares) 4. PROCEDIMIENTO 4.1 Se realiza la cobranza del consumo de combustible o productos al (cliente). Ya sea por pago en efectivo pesos y dlls, tarjeta bancaria, tarjeta de monedero electrónicos, vales de consumo de gasolina o cualquier forma de pago autorizado 4.2 El encargado deberá realizar dos fichas de depósito al banco correspondiente: una por la venta en pesos y otra por la venta en dólares, del total de la venta que se haya efectuado en el turno. 4.3 Los depósitos de moneda nacional y dólares deberán llevar su ficha bancaria por separado y depositados de igual manera. 4.4 Al finalizar un turno se debe de realizar el corte de ventas por el sistema e- control, para esto debe de parar la venta de combustible por 2 minutos máximo para no alterar el corte. De igual manera el despachador deberá dar el servicio en el trascurso del tiempo de espera.

6 NO. PAGINAS:6 DE Al realizar el corte del turno el encargado en turno deberá imprimir un formato del sistema electrónico e-control donde indica la venta realizada en su turno y dividida por posición de carga donde especifica el nombre del vendedor que trabajo en esa posición de carga 4.6 Los oficiales gasolineros pasaran al cuarto de conteo para realizar la última entrega de la venta, el encargado tiene la obligación de mostrar el corte impreso emitido por el sistema E-CONTROL, mismo que deberá ser firmado de conformidad por los oficiales gasolineros, esto para mostrar transparencia al momento del cobro. 4.7 Si existiera un faltante se responsabilizara en ese momento a quien resulte culpable con la diferencia, por lo que en ningún momento se deberá retirar el empleado sin determinar la responsabilidad, además se tomaran los siguiente puntos para seguimiento de diferencias: A) Se levantara un aviso interno a quien resulto culpable del faltante, este llevara la cantidad a descontar vía nómina. (véase política de faltantes en proceso de recursos humanos administrativo ECO-PO-RH-002). B) Se captura en sistema SAC como un faltante diverso, de igual manera se realizara en Carátula del paquete contable. C) Se anexara una copia del aviso interno en paquete contable para sustentar dicha diferencia. El aviso interno original se enviara al departamento de recursos humanos y copia escaneada al departamento de auditoria 4.8 El encargado en turno una vez totalizado el cobro a los despachadores, deberá realizar la última ficha bancaria con la que cuadrara con los predepósitos antes realizados y la suma de estos dará la venta total del turno 4.9 Una vez realizada la ficha de depósito deberá introducir el efectivo en la caja fuerte de traslado de valores 4.10 El encargo en turno posteriormente deberá registrar en sistema SAC las ventas de los 3 turnos que conforman la venta del día, 06:00am-14:00pm, 14:00pm-22:00pm, 22:00pm-06.00am.

7 NO. PAGINAS:7 DE Una vez cuadrado y registrado en sistema la venta del día de los 3 turnos deberá llenar la remisión 4.12 una vez presentándose a la compañía de valores y haber entregado valores la información del paquete contable se enviara al contador correspondiente de cada estación se anexara carátula, informe diario de ingresos, ticket de ventas con monederos electrónico, terminales bancarias, Fichas de depósitos con papeletas firmadas por recolectores de valores, compras de otros productos, Compras de combustibles y copia de factura de gastos pagados por efectivo de la estación. 5. DEFINICIONES N/A 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN El encargado de estación en turno deberá reportar mediante aviso interno, en caso de que este detecte un faltante en la estación, mismo que será enviado al área de recursos humanos para su expediente y cobro que corresponda. Dicha diferencia se registra en el SAC donde se genera el paquete contable. 7. REFERENCIAS ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad Requisitos (NMX-CC-9001-IMNC-2008) ISO 9000:2005 Sistemas de gestión de la calidad Fundamentos y vocabulario (NMX-CC IMNC-2005) ISO 9004:2000 Sistemas de gestión de la calidad Recomendaciones para la mejora del desempeño (NMX-CC-9004-IMNC-2000) Manual de Pemex Procedamos a Destruir los documentos o datos obsoletos al recibir los nuevos, asegurando que estos últimos los coloquemos en el lugar en donde se realizan las actividades relacionadas con ellos