CONTROL DE REGISTROS CONTROL DE REVISIONES

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1 Nombre de Procedimiento Cláusula de la Norma 7.1 No. de Control ECO-PO-OP-005 Revisión 4 Paginas 7 Fecha Inicio 17 De Febrero de 2017 Proceso VENTAS E INVENTARIOS CONTROL DE REGISTROS No. de Control BITACORA FISICA BILLETES ECO-PO-OP-005 ANEXO 1 ECO-PO-OP-005- F01 ECO-PO-OP-005- F02 Nombre del Documento BITACORA DE BILLETES DE ALTA DENOMINACION MONTOS MAXIMOS EN PISO POR OFICIAL CORTE DE OFICIAL GASOLINERO FORMATO DE VALE O PRESTAMOS ESTACIÓN Tiempo de retención 6 MESES SOLO EL ACTUAL 1 DIA 1 MES Disposición (al finalizar la retención) DESTRUIR DESTRUIR DESTRUIR DESTRUIR Resguardo (forma de archivar) FECHA ULTIMA REVISION POR FECHA POR FECHA Lugar de almacenamiento EN OFICINA DE ESTACION ANEXO EN ADHOC SYSTEM EN OFICINA DE ESTACION EN OFICINA DE ESTACION Revisión 3 4 CONTROL DE REVISIONES Descripción Cambio de encabezado de procedimiento, se agrega registro de envíos 3.3, 3.5, cambia de llamar a cada empresa por Enercard afiliaciones, en alcance se agrega 2.6 a 2.8, se agrega acuerdo de envíos, 3.8 elimina responsabilidad de gerente de tener las combinaciones, 3.9 se agrega que oficiales deberán hacer depósitos durante su jornada, 3.12 apoyo de caja chica 3.20 resguardo de los pre depósitos se agrega de 3.23 a 3.26 sobre depósitos y validaciones, 4.5 elimina el corte por posición de carga, se agrega 4.7 sobre inventarios de periféricos en exhibidores, cambia sistema SAC por contable, cambia cláusula de ISO 9001 y referencias normativas se actualiza a versión Se actualiza formato F01 Corte de oficial Gasolinero, se elimina logo eco en informacion documentada, se actualiza clausula y referencia a ISO , se especifica informacion contenida en paquetes contables diarios y mensuales 3.11, 2.12, horarios establecidos para depósitos 3.20, modo deposito en estaciones 12 hrs. Y uso de cajeros inteligentes, procedimiento de actividades y responsabilidades está determinado a través de Diagramas de flujo para recolección y depósitos. Fecha OCTUBRE DE 2016 FEBRERO DE 2017 Puesto: Supervisor Administrativo Puesto: Director de Operaciones Elaboró: Diana Ramirez Navarro Autorizo: Ing. Luis Carlos Hernandez Firma: AUTORIZACION ELECTRONICA Firma: AUTORIZACION ELECTRONICA

2 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-005 NO. PAGINAS: 2 DE 9 1. OBJETIVO Mmantener la seguridad en el manejo de recursos en las estaciones de servicio mediante un procedimiento de seguimiento continuo y eficaz. 2. ALCANCE 2.1 Oficial Gasolinero 2.2 Líder Turno 2.3 Supervisor de operaciones 2.4 Gerente de operaciones 2.5 Afiliaciones /Enercard 2.6 Departamento de auditoria 2.7 Departamento de Recursos Humanos 2.8 Tesorería 2.9 Contabilidad 3. POLITICAS 3.1 Es responsabilidad del Líder asegurarse de que el Oficial Gasolinero esté capacitado en auditar su corte de turno, consultando sus envíos en el IPAD previamente registrados en el formato de corte por oficial ECO-PO-OP-005-F Líder es responsable de cuadrar y cerrar correctamente su turno asegurándose de la correcta distribución de los ingreso. Si por alguna situación NO puede generar CIERRE DE TURNO deberá notificar a Supervisor Operativo de y este a su vez a los departamentos correspondientes según la situación o problema. 3.3 El monto máximo AUTORIZADO por Oficial Gasolinero para depósitos (ver ANEXO 1), no debe exceder la cantidad en EFECTIVO incluyendo vales externos (efectivale, gasopass, accor y si vale). Todos los cobros que se han realizado por tarjeta bancaria, monederos electrónicos, serán enviados junto con los depósitos en efectivo pero estos no contaran como suma de monto máximo autorizado. 3.4 Es responsabilidad del Líder mantener cerrada y con combinación la CAJA AUXILIAR (NO utilizar memoria de la caja). 3.5 El Oficial nocturno por ningún motivo deberán tener la combinación de la caja auxiliar a reserva de que este sea cubre descanso de Líder. 3.6 En caso de baja o cambio de estación de un Líder, el nuevo Líder deberá solicitar el cambio de combinación de la CAJA AUXILIAR y cambio de chapa de seguridad de la Oficina. 3.7 Líder debe proporcionar cambio al iniciar turno a cada Oficial Gasolinero un monto máximo de $ pesos (baja denominación y según se requiera tipo de moneda), este debe ser depositado durante su jornada de trabajo por el oficial Gasolinero. Nota: aplica para TODOS los Turnos 3.8 El Líder Turno 1 es el responsable de validar el corte y envíos de los Oficiales Gasolineros del Turno 3.

3 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-005 NO. PAGINAS: 3 DE Líder NO debe entregar dinero a ninguna Persona interna o externa sin autorización del Gerente de Zona 3.10 Líder puede autorizar prestamos (solo casos de emergencia) solo a Personal de la estos NO mayores a $ pesos (registrar en ECO-PO-OP-005-F02) los cuales se deben pagar en un tiempo máximo de 7 días, esto solo para es que cuentan con CAJA CHICA. El Supervisor Operativo responsable de autorizar préstamo a Personal de otras es. En caso de ser un monto que supere el total de caja chica este debe ser canalizado para el departamento de Recursos Humanos Líder es responsable de realizar PAQUETE CONTABLE diario, debe anexar lo siguiente: Tira de Consola de Inventarios de 6:00 AM (veeder root) Bouchers Bancarios ordenados, con sus totalizaciones y cierres de terminal Fichas Impresas de ECONET del depósito en efectivo Reporte de Ventas de Periféricos Reporte de Reembolsos de Enercard Remisiones de compra de combustible (Incluye tira del veeder root) Facturas de gastos deducibles (solo autorizados por Supervisor) Aviso interno (debe ser escaneado y agregado en carpeta compartida de RH) 3.12 Líder es responsable de realizar PAQUETE CONTABLE MENSUAL el paquete será conformado por lo siguiente: Tira de Consola de Inventarios de 12:00 AM (veeder root) Bouchers Bancarios ordenados, con sus totalizaciones y cierres de terminal Fichas Impresas de ECONET del depósito en efectivo Reporte de Ventas de Periféricos Reporte MENSUAL de Periféricos Reporte de Reembolsos de Enercard Remisiones de compra de combustible (Incluye tira del veeder root) Facturas de gastos deducibles (solo autorizados por Supervisor) Aviso interno (debe ser escaneado y agregado en carpeta compartida de RH) 3.13 Líder en Turno es responsable de registrar TODOS los billetes de ALTA denominación que recibe de la venta en la BITACORA Billetes de ALTA denominación, debe registrar la siguiente información: Denominación del billete Número de serie Nombre del Oficial que recibió Al momento del corte Líder debe solicitar la firma en cada registro del Oficial que recibió el billete, en caso de que el Líder omita los registros será responsable de ACTAS de Recolectoras donde reporten billete presuntamente falso Cuando Líder de detecta un faltante en Corte el Oficial Gasolinero NO se debe retirar de la hasta determinar y/o aclarar situación. Si se determina que el faltante en corte es del Oficial Gasolinero debe proceder con los siguientes pasos: Se debe documentar en AVISO INTERNO a Nombre del responsable del faltante, incluyendo la cantidad a descontar vía nómina. (véase política de faltantes en proceso de recursos humanos administrativo ECO-PO-RH-001-F02) NOTA: NO procede aviso sin firma del responsable del faltante.

4 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-005 NO. PAGINAS: 4 DE Líder debe capturar monto en sistema ECONET como un FALTANTE Líder debe escanear aviso interno y guardar en las carpetas compartidas de auditoría, contabilidad y Recursos Humanos para su disposición, el original se anexa a paquete contable Cuando el Cliente pague cualquier servicio con billetes de ALTA DENOMINACION de cualquier tipo de moneda (Pesos o Dólar) serán recibidos sin importar el monto consumido Cuando un Cliente realice pago con moneda americana el cambio se realizara conforme él lo solicite (pesos o dólares) sin importar el monto que consuma Cualquier Empleado de la tiene prohibido realizar compra y venta de dólares, esta acción es sancionada Oficial Gasolinero deberá cobrar por adelantado al Cliente cualquier tipo de consumo (producto y/o servicio) Cuando un Oficial Gasolinero al momento de cobrar al Cliente detecta un billete presuntamente falso debe apoyarse con un compañero para que le informe a Líder y de soporte en la situación. Nota: en ningún momento debe apartarse el Oficial Gasolinero de la vista del cliente 3.20 Es responsabilidad del Líder realizar los PRE-DEPOSITOS en tiempos establecidos por la Empresa, omitir este procedimiento en caso de un robo o extravió se responsabilizara del siniestro al Líder en Turno Horarios establecidos de DEPÓSITO (es con 2 Líderes): Turno 1 Responsable Líder Turno 1 PRE-DEPOSITO 1: 10:00 a 10:30 am PRE-DEPOSITO 2: 12:30 a 13:00 pm PRE-DEPOSITO 3: 14:00 a 15:00 pm Turno 2 Responsable Líder Turno 2 PRE-DEPOSITO 1: 17:30 a 18:00 pm PRE-DEPOSITO 2: 20:00 a 20:30 pm PRE-DEPOSITO 3: 22:00 a 23:00 pm Turno 3 Responsable Líder Turno 1 PRE-DEPOSITO 1: 6:00 a 6:30 am Horarios establecidos de DEPÓSITO (es 12 horas): Turno 1 Responsable Líder Turno 1 PRE-DEPOSITO 1: 10:00 a 10:30 am PRE-DEPOSITO 2: 12:30 a 13:00 pm PRE-DEPOSITO 3: 14:00 a 15:00 pm Turno 2 Responsable Líder Turno 1 PRE-DEPOSITO 1: 17:30 a 18:00 pm Turno 3 Responsable Líder Turno 1 PRE-DEPOSITO 1: 6:00 a 6:30 am

5 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-005 NO. PAGINAS: 5 DE 9 Nota: Líder antes de retirarse debe asegurarse de que los Oficiales Gasolineros queden con el efectivo necesario para solventar el cambio a los clientes solo 3.21 es 12 HORAS Después de que el Líder termina Turno (18:00 pm), Oficial Gasolinero deberá realizar depósitos directamente a CAJA AUXILIAR o por correo Neumático (según aplique) y realizar registro en IPAD Al finalizar Turno 2 Oficiales Gasolineros deben validar su CORTE en la IPAD asegurándose que entrega su TOTAL DE VENTA realizando depósito directamente a CAJA AUXILIAR o por correo Neumático (según aplique) Líder debe validar cortes del Turno 2 y Turno 3 al siguiente día en ECONET y hoja de corte por Oficial (ECO-PO-OP-005-F01), una vez que ya fue validado se procederá a firmar formato La validación siempre debe ser visible a cámaras de la Oficina para aclaraciones posteriores con los depósitos de Oficiales Gasolineros es MODO CAJERO INTELIGENTE Oficial Gasolinero deberá realizar directamente sus envíos en Cajero Inteligente El oficial en turno se le asignara un dispensario y NIP único con el cual podrá accesar al cajero donde podrá realizar sus depósitos Para realizar deposito seguir los siguientes pasos: Entrar a MENU OPCION 1 deposito en Moneda Nacional (incluyendo monedas) OPCION 2 deposito en Moneda Americana (NO incluye monedas) Una vez seleccionada la opción deberá introducir los billetes y/o monedas (según aplique) Después de introducir el depósito debe presionar ENTER para Imprimir TICKET Original y copia como respaldo del depósito Los depósitos realizados en cajero inteligente son enviados al ECONET automáticamente Al finalizar Turno Oficial Gasolinero debe consultar su corte en IPAD para depositar el resto de la venta Líder deberá capturar en ECONET/IPAD manualmente tarjetas bancarias, cargas manuales, etc.)

6 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-005 NO. PAGINAS: 6 DE 9 4. PROCEDIMIENTO Y/O DIAGRAMA DE FLUJO 4.1 Diagrama de Flujo Lider recolecta depositos Recoleccion de deposito a Oficial Gasolinero Validar la cantidad del deposito sea correcta (efectivo, vales, bauchers, etc) Notificar a Oficial al momento para que verifique NO Deposito correcto? SI Lider Registrar deposito en IPAD o ECONET y registrar en formato ECO-PO-OP-005-F01 FORMATO DE REGISTRO ECO-PO-OP-005-F01 Desposito se debe resguardar en caja auxiliar

7 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-005 NO. PAGINAS: 7 DE Diagrama de Flujo Oficial Gasolinero realiza deposito Deposito es llevado directo a la caja auxiliar y/o neumatico Oficial Gasolinero Validar en la Oficina cantidad del deposito sea correcta (efectivo, vales, bauchers, etc). Debe realizar directo en camaras el conteo. Notificar a Oficial al momento para que verifique NO Deposito correcto? SI Lider Registrar deposito en IPAD o ECONET y registrar en formato ECO-PO-OP-005-F01 FORMATO DE REGISTRO ECO-PO-OP-005-F01 Desposito se debe resguardar en caja auxiliar

8 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-005 NO. PAGINAS: 8 DE Diagrama de Flujo Lider genera Deposito en Caja de Valores Generar Deposito en Caja de Valores nota: debe consultar en Politicas horarios establecidos para Depositos Abrir caja auxiliar nota: siempre debe permanecer cerrada y con combinacion Colocar el dinero en escritorio visible a las camaras de Oficina Se realiza separacion de billetes y/o monedas por Tipo de Moneda (Pesos o Dollar) Realizar TABULACION y cotejar contra sistema ECONET montos de pre-corte o corte Hacer fajillas de billetes con su TABULACION incluyendo: Firma del Lider y Sello de nota: NO se debe mezclar pesos o dollar en fajillas Fajilla se debe depositar en CAJA DE VALORES nota: asegurar que la fajilla no se quede en la tombola

9 CODIGO DE DOCUMENTO: ECO-PO-OP-005 NO. PAGINAS: 9 DE 9 5. DEFINICIONES N/A 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Los montos y cortes por oficial serán establecidos en base a las necesidades y ventas de cada estacion. 7. REFERENCIAS 7.1 ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad Requisitos 7.2 ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad Fundamentos y vocabulario Procedamos a destruir los documentos obsoletos, los documentos vigentes son los que se encuentran en el adhoc System, la impresión de cualquier procedimiento es copia No controlada y puede ser usado solo para fines didácticos.